Steuerung Digitale Verwaltung und IKT, Vertretungen und Konstituierung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 25. April 2018

392. Steuerung Digitale Verwaltung und kantonale IKT, ­Vertretungen und Konstituierung

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 (RRB Nr. 390/2018) und der IKT-Strategie 2018 (RRB Nr. 383/2018) hat der Regierungsrat die Leitlinien und strategischen Ziele für die Digitalisierung der Ver- waltung sowie für den Einsatz und die Organisation der kantonalen IKT festgelegt. In beiden Bereichen werden wichtige Voraussetzungen für die digitale Transformation der Verwaltung geschaffen. Während die Strategie Digitale Verwaltung auf die Entwicklung digitaler Ange- bote und Geschäftsmodelle, der dazu notwendigen fachlichen Fähig- keiten, der organisatorischen und regulatorischen Rahmenbedingun- gen sowie der Kultur zielt, sorgt die IKT-Strategie für die bedarfsge- rechte und wirtschaftliche Bereitstellung der dazu notwendigen tech- nologischen und betrieblichen Grundlagen. In beiden Bereichen war im Rahmen der Strategieentwicklung auch die Frage der strategischen Steuerung zu klären. Aufgrund der Trag- weite der Themen ist ein starkes Engagement der obersten Führungs- ebene unabdingbar. Der Regierungsrat hat daher bereits im Rahmen der Strategieentwicklung steuernd Einfluss genommen und die Ent- wicklung der strategischen Leitlinien eng begleitet. Er hat festgelegt, dass für die Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung und der Steuerung der IKT ein gemeinsames übergeordnetes Steuerungsgre- mium vorzusehen ist, das über die erforderlichen Kapazitäten und das Durchsetzungsvermögen verfügt, insbesondere damit die beiden Be- reiche auf strategischer Ebene aufeinander abgestimmt sind. Dem stra- tegischen Gremium sollen daher auch Mitglieder des Regierungsrates angehören (RRB Nr. 780/2017). Die durch das Steuerungsgremium zu erfüllenden Aufgaben wurden im Rahmen der beiden Projekte «Strategie Digitale Verwaltung» (RRB Nr. 1183/2016) und «Grundlagen für eine zukünftige kantonale IKT» (RRB Nr. 68/2017) beschrieben und zwischen den Projektleitun- gen abgestimmt.

B. Übergeordnete Steuerungsaufgaben und Verantwortung Zur Steuerung der Digitalisierung der kantonalen Verwaltung und der kantonalen IKT wird ein Steuerungsgremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI)» eingesetzt. Das Gremium steuert im Auf- trag des Regierungsrates die Umsetzung der beiden Strategien direktions- und fachübergreifend. Es sorgt dafür, dass sie abgestimmt umgesetzt und weiterentwickelt und dass die Projekte und die damit verbundenen personellen und finanziellen Mittel koordiniert geplant werden. Es wirkt zuhanden des Regierungsrates als vorberatendes Gremium betreffend der für die Ziele der Strategien erheblichen Gesichtspunkte, beurteilt die Entscheidungsgrundlagen, prüft Priorisierungen, stösst die erforderlichen Massnahmen an und stellt den angemessenen Einbezug der Verwaltungsstellen sicher. Es sorgt im Weiteren für den erforderli- chen Rückhalt in den Direktionen und die Koordination der verwaltungs- weiten Umsetzung. Zuhanden des Regierungsrates koordiniert es die direktionsübergreifende Planung. Das Steuerungsgremium beschliesst Vorgaben und Hilfsmittel für die koordinierte Umsetzung und legt die Instrumente zur Steuerung der Umsetzung und Weiterentwicklung beider Strategien fest. Es sorgt dafür, dass die Umsetzung und die Ziele der IKT-Strategie mit denjeni- gen der Strategie Digitale Verwaltung abgestimmt sind und mit den Entwicklungen der Digitalisierung und den Bedürfnissen der kantona- len Verwaltung Schritt halten. Als steuernde Vorgabestelle trägt es die Verantwortung für die strategischen Anforderungen an den IKT-Einsatz (Effektivität und Effizienzgewinne durch IKT-Einsatz). Als übergeord- netes Gremium für die IKT-Steuerung verantwortet es die wirtschaft- liche IKT-Leistungserbringung und die dafür erforderlichen Voraus- setzungen. Das Gremium sorgt für die ausgewogene Gesamtsteuerung unter Berücksichtigung der Dynamik der Digitalisierung, der Umfeld- entwicklungen und der langfristigen Regierungsziele. Die Umsetzung der Digitalisierung ist vor allem auch mit einem Kul- turwandel in der Verwaltung verbunden. Das Gremium soll sich für eine offene Dialogkultur in der kantonalen Verwaltung einsetzen und dabei nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken der Digitalisie- rung thematisieren. Weiter soll es sich für die Begleitung und Etablie- rung des kulturellen Wandels einsetzen und zu dessen Förderung und Unterstützung die entsprechenden Ziele und Massnahmen anstossen. Die Mitglieder der SDI haben zu gewährleisten, dass im Zuständig- keitsbereich ihrer Organisation die erforderlichen finanziellen und per- sonellen Mittel für die Umsetzung der strategischen Projekte bedarfsge- recht bereitgestellt bzw. diese dem Regierungsrat beantragt werden. Sie sind zudem verantwortlich, dass die Umsetzung der Strategien in ihren Organisationen gemäss den beschlossenen Vorgaben erfolgt.

Die SDI berät die Anträge und Berichterstattungen an den Regie- rungsrat, namentlich für Änderungen der strategischen Ziele oder des Umfangs des Impulsprogramms, bzw. bei Anpassungen der strategi- schen IKT-Planung oder der Umsetzungsorganisation, einschliesslich des Einsatzes der benötigten Mittel. B1. Besondere Aufgaben zur Strategieumsetzung «Digitale Verwaltung» Zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 ist ein Impulsprogramm vorgesehen, das die impulsgebenden, strategischen und insbesondere direktionsübergreifenden Vorhaben enthält und im Rahmen einer Programmorganisation gemäss der Methodik HERMES abgewickelt wird. Die SDI nimmt zur strategischen Steuerung und Ko- ordination dieser Vorhaben die Aufgaben des Programmausschusses wahr. Die Staatsschreiberin wirkt im Programm in der Rolle der Pro- grammauftraggeberin. Das Gremium entscheidet als Programmaus- schuss über die Verwendung der durch die Staatskanzlei für die Unter- stützung des Impulsprogramms bereitgestellten zentralen Mittel. Der SDI obliegt es, insbesondere für die Steuerung und die Führung der Themenbereiche Kulturwandel, Kommunikation und Innovation zu sorgen, die wesentliche Erfolgsfaktoren für digitale Transformation sind. B2. Besondere Aufgaben zur Steuerung der IKT Die SDI hat im Weiteren Massnahmen zur Festlegung der IKT-Gover- nance und deren Weiterentwicklung sicherzustellen. Sie genehmigt die IKT-Strategien der Direktionen und der Staatskanzlei, die gemäss IKT-Strategie zu erstellen sind. Das Gremium soll zudem als Ausschuss für das Programm wirken, das zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie vorgesehen ist, wobei der Finanzdirektorin oder dem Finanzdirektor die Aufgabe der Auf- traggeber-Vertretung im Programmausschuss zufällt. Für alle Projekte im Programm werden je eigenständige Projektorganisationen mit einem Projektausschuss bestimmt. Die SDI unterstützt die Finanzdirektorin oder den Finanzdirektor bei der übergeordneten strategischen Pro- grammsteuerung und sorgt für die Verankerung des Programms in der kantonalen Verwaltung. Die SDI nimmt neben der Steuerung der Umsetzung der IKT-Stra- tegie auch die übergeordnete Steuerung und das Controlling der IKT-­ Leistungserbringung wahr. Diese IKT-spezifischen Aufgaben orientie- ren sich an den Festlegungen der IKT-Strategie (RRB Nr. 383/2018).

C. Zusammensetzung und Vorsitz Das Steuerungsgremium setzt sich aus der Vorsteherin oder dem Vorsteher der Finanzdirektion, zwei weiteren Vertreterinnen oder Ver- tretern des Regierungsrates und der Staatsschreiberin zusammen. Als Vertreterinnen und Vertreter der weiteren Direktionen werden die je- weiligen Generalsekretärinnen und Generalsekretäre oder die von der jeweiligen Direktionsvorsteherin oder dem jeweiligen Direktionsvor- steher bestimmte Person ernannt. Der Vorsitz der SDI wird der Staatsschreiberin übertragen. Damit wird der zentralen Rolle, die sie bei der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung einnehmen soll, Rechnung getragen. Diese ist Teil des Tä- tigkeitsbereichs der Staatskanzlei zur Unterstützung der gesamtheitli- chen Führung und Steuerung der Verwaltung (§ 26 OG RR). Der Vor- sitz sorgt ebenfalls dafür, dass die beiden Themen Digitale Verwaltung und IKT ausgewogen behandelt werden. Das Regierungsratsmitglied mit dem Vorsitz im Steuerungsaus- schuss der E-Government-Zusammenarbeit zwischen Kanton und ­Gemeinden, egovpartner.zh.ch (RRB Nr. 1092/2012), in dem auch der Gemeindepräsidentenverband des Kantons Zürich (GPV) und der Ver- ein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) vertreten ist, hat Einsitz im Steuerungsgremium. Dieses ist zurzeit die Direktorin der Justiz und des Innern (RRB Nr. 724/2015). Diese Ver- tretung entspricht dem im gemeinsamen Steuerungsausschuss geäus- serten Wunsch nach Vertiefung der guten Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden im Bereich E-Government. Anliegen, welche die Gemeinden betreffen, sollen dadurch frühzeitig auf strategischer Ebene abgestimmt werden, womit die institutionelle Zusammenarbeit verstärkt wird. Um den unterschiedlichen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung der öffentlichen Aufgaben zu entsprechen, wird als weiteres Mitglied des Regierungsrates im Steuerungsgremium die Bildungsdirektorin ernannt. Der Bildungsbereich ist durch die Digita- lisierung vielseitig gefordert. Zudem spielen Bildung sowie Forschung und Entwicklung an den Hochschulen eine wichtige Rolle in der Nutz- barmachung der neuen Technologien für Wirtschaft und Gesellschaft. Bindeglied zu den operativen Führungs- und Steuerungsgremien in den Bereichen Digitale Verwaltung und IKT sind die Chefin oder der Chef des Amts für Informatik und die Chefin oder der Chef der neu zu bildenden Abteilung Digitale Verwaltung und E-Government der Staatskanzlei. Sie nehmen daher mit beratender Stimme Einsitz in die SDI. Sie haben ein Antragsrecht bezüglich der Geschäfte, von denen ihre Organisationseinheiten betroffen sind oder die ihren fachlichen bzw. direktionsübergreifenden Zuständigkeitsbereich betreffen.

Im Weiteren kann die SDI Fachpersonen hinzuziehen, die sie bera- ten. Namentlich für die Aufgaben betreffend den Kulturwandel soll das Gremium durch erfahrene und kompetente Fachpersonen unterstützt werden. Für die Behandlung übergeordneter Themen, die das Personal bzw. das Personalrecht betreffen, wird die Chefin oder der Chef des Personalamts beigezogen. Die Verankerung der Gesichtspunkte der or- ganisatorischen und kulturellen Veränderung auf oberster Führungs- stufe (strategisches Change Management) ist ein wesentlicher Erfolgs- faktor für die Digitalisierung. Diese Aufgabe soll daher bewusst unab- hängig von den mit operativen und fachlichen Aufgaben betrauten Stel- len auf Steuerungsebene angesiedelt werden.

D. Konstituierung und Geschäftsaufnahme Die SDI ist eine Kommission des Regierungsrates gemäss § 28 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantona- len Verwaltung (OG RR). Es wird der Staatskanzlei zugeordnet (§ 30 OG RR). Zu Beginn einer Amtsdauer bezeichnet der Regierungsrat jeweils seine Vertretung (§ 55 Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung). Das Steuerungsgre- mium konstituiert sich abgesehen vom Vorsitz selbst. Für die Ge- schäftsaufnahme werden unter der Federführung der Staatskanzlei ein Geschäftsreglement und ein Organisationshandbuch auf der Grund­ lage der Strategien und der zugehörigen Organisationskonzepte er- stellt. Die Geschäfte werden jeweils einem Aufgabenbereich der SDI zugeteilt und nach deren besonderen Anforderungen behandelt. Es ist vorgesehen, dass das Gremium in der Regel vier- bis sechsmal im Jahr tagt, in der Anfangsphase der Strategieumsetzung dürfte der Bedarf nach etwas häufigeren Sitzungen bestehen. Die Konstituierungssitzung soll vor Mitte 2018 stattfinden. Mit der Planung, Vorbereitung und Protokollierung der Sitzungen wird eine bei der Staatskanzlei angegliederte Geschäftsstelle betraut (Geschäftsstelle Digitale Verwaltung und IKT, GS SDI). Diese koor­ diniert die Geschäfte und unterstützt das Gremium in administrativen Fragen. Für diese Aufgabe wird mit einem Aufwand von vier bis fünf Personentagen pro Sitzung (Qualitätssicherung der Anträge, Vorbe- sprechungen, Sitzungsadministration, Protokollierung und Pendenzen- kontrolle) gerechnet. Auf eine diesbezügliche Ergänzung des Stellen- plans der Staatskanzlei wird vorerst verzichtet, da davon ausgegangen wird, dass das erforderliche Arbeitspensum kompensiert werden kann.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei und der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Zur Steuerung der Digitalisierung der kantonalen Verwaltung und der kantonalen IKT wird ein Steuerungsgremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI)» unter dem Vorsitz der Staatsschreiberin eingesetzt. Sie ist als Kommission des Regierungsrates gemäss § 28 OG RR der Staatskanzlei zugeordnet.

II. Als Vertreterinnen und Vertreter des Regierungsrates ins Steue- rungsgremium werden abgeordnet: der Finanzdirektor, die Direktorin der Justiz und des Innern und die Bildungsdirektorin. Als Vertreterin- nen und Vertreter der weiteren Direktionen werden die jeweiligen Ge- neralsekretärinnen und Generalsekretäre oder die von der jeweiligen Direktionsvorsteherin oder dem jeweiligen Direktionsvorsteher be- stimmte Person gemäss Abschnitt C der Erwägungen ernannt.

III. Beratend Einsitz im Steuerungsgremium nehmen die Chefin oder der Chef der Abteilung Digitale Verwaltung und E-Government der Staatskanzlei und die Chefin oder der Chef des Amts für Informatik.

IV. Die Staatskanzlei wird beauftragt, die Geschäfte des Steuerungs- gremiums SDI mit einer Geschäftsstelle gemäss Abschnitt D der Erwä- gungen zu führen.

V. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli