Handelsregisteramt, Beschaffung Software CR-Business, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 18. Mai 2016

454. Handelsregisteramt, Beschaffung der Software CR-Business (Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Handelsregisteramt setzt zur Unterstützung seines digitalen Work- flows des Kernprozesses die von der Powerneting AG, Bern, entwickelte Software «HR-Net» ein. Sie muss durch eine neue Version abgelöst wer- den. Die bestehende Handelsregisterlösung hat sich bewährt. Sie steht seit rund 10 Jahren bei 22 Kantonen und dem Fürstentum Liechtenstein im Einsatz, ist jedoch am Ende ihres Lebenszyklus angekommen. Umfassende Analysen und Abklärungen der Situation haben erge- ben, dass das sicherste und wirtschaftlichste Vorgehen darin besteht, die Anwendung auf der Grundlage der bestehenden fachlichen Anforderun- gen abzulösen.

B. Bedarf Das Handelsregisteramt ist nahezu vollständig digitalisiert, die Ge- schäftsbearbeitung erfolgt im Rahmen eines elektronischen Workflows. Die gesamte eingehende Post wird gescannt und den Mitarbeitenden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Bearbeitung der Ge- schäfte erfolgt hauptsächlich am Bildschirm. Dazu steht die von der Powerneting AG entwickelte Software zur Ver- fügung, insbesondere für: – Erfassen und Führen des Geschäftsverzeichnisses, – Erfassen der Anmeldung, – Erfassen der Eintragungsverfügung, – Import der elektronischen Dokumente in das elektronische Dossier der Sachbearbeitenden, – Tagesregistereintragung, -verarbeitung und Übermittlung an das Eid- genössische Amt für das Handelsregister, – Anzeige und Ausdruck der Handelsregisterauszüge, – Bearbeitung der Bestellungen, – Vorbereiten der Buchhaltungsdaten, – elektronische Archivierung der Anmeldungen und Belege, – Import und Export von Daten und Belegen bei Sitzverlegungen (in und aus dem Kanton Zürich).

Die Software unterstützt die Kernprozesse des Handelsregisteramts beinahe vollständig. Sie muss aus folgenden Gründen durch eine neue Ver- sion abgelöst werden: – Eine effiziente und wirtschaftliche Wartung ist nicht mehr gewährleis- tet. – Die Architektur der Lösung ist nicht mehr zeitgemäss und erfüllt zu- dem nicht (mehr) die Standards der Kantone. – Die Ausbaubarkeit der Lösung ist nicht oder nur mit übermässigem Aufwand möglich. – Die Interoperabilität (zu Systemen der Kantone und des Bundes) kann künftig nicht mehr oder nur mit übermässigem Aufwand gewährleis- tet werden. – Der sichere und stabile Betrieb der Lösung in den Betriebszentren (Kunden und RZ Powerneting AG) kann mittelfristig nicht mehr ga- rantiert werden. Die Powerneting AG plant denn auch, die Unterstützung der bisheri- gen Software «HR-Net» auf Ende 2017 einzustellen und das System still- zulegen. Um die einwandfreie Abwicklung der Prozesse und den Vollzug der bundesrechtlichen Vorgaben auch in Zukunft sicherstellen zu können, ist das Handelsregisteramt auf den Ersatz der bisherigen Software spä- testens 2017 angewiesen.

C. Ausgabenbewilligung Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Control- ling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebun- den, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungs- aufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Das Handelsregisteramt befasst sich ausschliesslich mit dem Vollzug von bundesrechtlichen Vorschriften. Die zu beschaffende Software ist ein sachliches Mittel, das im Sinn von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung der sich daraus ergebenden Aufgaben erforderlich ist, weshalb ihre Be- schaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. Die aufgeführten Werte entsprechen der Offerte der Powerneting AG und sind das Ergebnis längerer Vertragsverhandlungen. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe von Fr. 2 109 962 (einschliesslich MWSt), wovon Fr. 523 733 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 586 229 zu- lasten der Erfolgsrechnung gehen. Die Ausgaben werden im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanz- plan 2017–2020 eingestellt.

Es handelt sich um eine einmalige Ausgabe, die Vertragsdauer beträgt sechs Jahre. B 2017 PJ 2018 PJ 2019 PJ 2020 2021 2022 Total Investitionsrechnung Zwischentotal 523 733 523 733 Schnittstellen 223 763 Workflow & eDossier 96 390 Einzelposten 203 580 Erfolgsrechnung Zwischentotal 454 604 226 325 226 325 226 325 226 325 226 325 1 586 229 Migration 166 104 Schulung 39 625 Betriebsunterstützung 92 275 69 725 69 725 69 725 69 725 69 725 Lizenz, Support & Wartung 156 600 156 600 156 600 156 600 156 000 156 000 Total 2 109 962

Die Kapitalfolgekosten betragen Fr. 108 675 (20% oder Fr. 104 747 Ab- schreibungen und 1,5% oder Fr. 3928 Zinsen auf Investitionskosten von Fr. 523 733). Personelle und betriebliche Folgekosten fallen keine an.

D. Vergabe Der massgebende Schwellenwert von Fr. 350 000 für Beschaffungs- verfahren im Staatsvertragsbereich ist vorliegend überschritten. Grund- sätzlich käme demnach das offene oder selektive Verfahren zur Anwen- dung. Vorbehalten ist eine freihändige Vergabe im Rahmen der Ausnah- mebestimmung von § 10 der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (SVO). Das zu beschaffende Produkt ist eine Weiterentwicklung einer beste- henden Branchenlösung, die für die Handelsregisterämter in technischer Hinsicht einzigartig ist und branchenspezifische Alleinstellungsmerkmale aufweist und damit eine Ersatzbeschaffung für die bereits vorhandene Software darstellt. Nach § 10 Abs. 1 lit. c und f SVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 Bst. c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungs- wesen vom 15. März 2001 (IVöB) kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn aufgrund der technischen Besonderheit des Auftrags nur eine Anbieterin oder ein Anbieter infrage kommt oder wenn Ersatz, Er- gänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen dem ursprüng- lichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Kon- tinuität der Dienstleistungen gewährleistet ist. Diese Voraussetzungen sind erfüllt, weshalb der Auftrag im freihändi- gen Verfahren an die Powerneting AG, Bern, zu vergeben ist.

Der Vertrag wird auf eine feste Laufzeit von sechs Jahren abgeschlos- sen und kann danach jährlich optional um ein Jahr verlängert werden. Eine solche Vertragsverlängerung und die damit verbundenen Ausgaben sind dem Regierungsrat zur Bewilligung zu unterbreiten.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung der Software CR-Business wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 2109900 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 523 700 zulasten der In- vestitionsrechnung und Fr. 1 586 200 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Entwicklung der Software für das Handelsregis- teramt wird gemäss Offerte vom 25. April 2016 zu Fr. 2 109 962 an die Powerneting AG, Bern, vergeben.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf der Beschaffungsplattform simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Hösli