Gemeindeamt, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. Mai 2024

512. Gemeindeamt (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Stellenplan des Gemeindeamtes wurde zuletzt mit RRB Nr. 342/2019 angepasst. Im Rahmen dieser Anpassung wurden zugunsten der Abtei- lung Zivilstandswesen 0,6 Stellen geschaffen. Hintergrund waren die ste- tig steigenden Fallzahlen sowie die zunehmende Komplexität insbeson- dere im Fachbereich ausländische Urkunden. Sowohl Fallzahlen als auch Komplexität haben seit 2019 weiter zugenommen. Gründe für die Zunahme gibt es mehrere. Einerseits werden neu viele ausländische Staatsangehörige im elektronischen Personenregister ge- führt. Anderseits haben die Zivilstandsmeldungen von Auslandschwei- zerinnen und Auslandschweizern zugenommen. Ebenso ist die Zahl der Leihmutterschaftsfälle sprunghaft angestiegen. Auch ist in der Schweiz die Anzahl Zivilstandsfälle mit Bezug zu Personen aus dem Asyl- und Flüchtlingsbereich gestiegen. Betroffen von diesen Veränderungen ist der Fachbereich ausländische Urkunden, und gerade hier ist es unabding- bar, dass die Bearbeitungsdauer möglichst kurz gehalten werden kann. Eine Verzögerung bei der erforderlichen Prüfung und Bestätigung der vorgelegten Urkunden und den daraus folgenden Registereinträgen wäre einem international ausgerichteten Kanton nicht würdig, denn sie hat weitreichende Konsequenzen für die betroffenen Menschen: Die Part- nerin oder der Partner kann nicht in die Schweiz einreisen oder sie bzw. er kann bei Todesfällen ihre bzw. seine administrativen Formalitäten nicht rechtzeitig erledigen. Überdies können Leistungen der Sozialver- sicherungen nicht rechtzeitig bezogen werden oder es wird allenfalls zu viel ausbezahlt. Zudem besteht ein erhöhter Unterstützungsbedarf bei Betroffenen von Zwangsheirat und anderen Gewaltformen. Die Fälle sind anspruchsvoll, die Ausgangslage oft kompliziert. Damit den Betroffenen effektiv und effizient geholfen werden kann, einerseits mit direkten Massnahmen und anderseits mit fachkundiger Vermittlung von weiteren Unterstützungs- möglichkeiten, werden entsprechend personelle Mittel benötigt. Im Sinne von Sofortmassnahmen mussten in der Abteilung Zivilstands- wesen des Gemeindeamtes per Januar 2023 bereits 0,5 Stellen im Fach- bereich ausländische Urkunden und im Februar 2023 0,8 Stellen im Zu- sammenhang mit der Gemeindeaufsicht befristet geschaffen werden.

Damit die Abteilung Zivilstandswesen ihren gesetzlichen Auftrag innerhalb einer angemessenen Bearbeitungsdauer erfüllen und weiter- hin ihre Leistungen in der erforderlichen Qualität erbringen kann, sind diese Sofortmassnahmen zu verstetigen. a) Beurteilung von Auslandurkunden Bei den Beurteilungen der Auslandurkunden stieg die durchschnitt- liche Anzahl der Eingänge von ausländischen Urkunden in den Jahren 2021–2023 im Vergleich zum Jahr 2020 um rund 750 Fälle an. Auslandfälle nur den Kanton Zürich betreffend: 2020 2021 2022 2023 Eingänge 5388 6293 6107 6157 2023 wurden rund 10 500 Stunden für die Bearbeitung von ausländi- schen Urkunden aufgewendet. Diese Aufgabe wurde mit einem zusätz- lichen befristeten Pensum von 0,5 Stellen während vier Monaten bewältigt. Mit diesem Zeitaufwand konnten rund 5900 Dossiers erledigt werden. Dies entspricht einem Aufwand pro Dossier von etwa 1,8 Stunden. Für die Bearbeitung des Mehraufwandes von 750 Dossiers pro Jahr werden somit rund 0,5 Stellen benötigt. b) Komplexität und Koordination Zusätzlich zum dargestellten gestiegenen Sachaufwand hat auch die Komplexität der einzelnen Fälle und damit auch der Aufwand für Fall- besprechungen und interne Koordination zugenommen. Beispielsweise wurde eine grosse Steigerung von Leihmutterschafts- fällen aus aller Welt für die Eintragung in die Zivilstandsregister festge- stellt. Diese Fälle sind nicht nur wegen der komplizierten Rechtslage auf- wendig. Das Bundesgericht verpflichtet die zuständigen Behörden, das Recht des Kindes auf Kenntnis seiner eigenen Abstammung zu wahren und gleichzeitig im Sinne des Kindeswohls schnell zu entscheiden. Bei Leihmutterschaftsfällen ist mit Verfahrensdauern von mehreren Monaten zu rechnen, da aufwendige Sachverhaltsabklärungen zu tätigen sind, eine Auseinandersetzung mit gefälschten Urkunden und Urteilen sowie irre- führenden Arztbescheinigungen stattzufinden hat und komplexe Be- schwerdeverfahren begleitet werden müssen, die nicht selten bis zum Bundesgericht reichen. Weiter führen politische Ereignisse und Konflikte wie etwa der Aus- stieg Grossbritanniens aus der Europäischen Union oder der Konflikt in Israel/Palästina dazu, dass Auslandschweizerinnen und Ausland- schweizer vermehrt Zivilstandsereignisse nachmelden. Ereignisse aus Grossbritannien sind im Vergleich zu 2020 um mehr als 75 Fälle pro Jahr angestiegen. Die Steigerung aus Israel beträgt mehr als 200 Fälle im Jahr.

Für die Bewältigung der steigenden Komplexität und des damit ein- hergehenden Mehraufwands für die interne Koordination werden zusätz- lich 0,8 Stellen benötigt.

2. Entwicklung des Stellenplans und Stellenbedarf Der Stellenplan des Gemeindeamtes umfasst gegenwärtig insgesamt 56,3 Stellen, davon 14,0 in der Abteilung Zivilstandswesen. Zusätzlich mussten in der Abteilung Zivilstandswesen 1,3 befristete Stellen geschaf- fen werden. Um angesichts der beschriebenen stetig zunehmenden Fallzahlen und Komplexität weiterhin den gesetzlichen Auftrag der Abteilung Zivil- standswesen erfüllen zu können, sind die insgesamt 1,3 befristeten Stel- len als unbefristete Stellen weiterzuführen: befristete Richtposition Klasse unbefristete Richtposition Klasse Stellen VVO Stellen VVO 0,5 Verwaltungsassistent/in 16 0,5 Verwaltungsassistent/in 16 0,8 Adjunkt/in 18 0,5 Adjunkt/in 18 0,3 Verwaltungsassistent/in 16 Es handelt sich bei sämtlichen Stellen um Stellenaufstockungen.

3. Finanzierung Für die 1,3 Stellen ist mit jährlich wiederkehrenden Kosten von rund Fr. 196 000 (Grundlohn einschliesslich Sozialversicherungsbeiträgen und Infrastrukturkosten) zu rechnen. Die Mittel für diese Stellen sind im Budget 2025 sowie im Konsolidier- ten Entwicklungs- und Finanzplan 2025–2028 in der Leistungsgruppe Nr. 2207, Gemeindeamt, einzustellen.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Gemeindeamtes werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2025 die bestehenden befristeten 0,8 Stellen Adjunkt/in LK 18 VVO in folgende unbefristeten Stellen umgewandelt: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,5 Adjunkt/in 18 0,3 Verwaltungsassistent/in 16

II. Im Stellenplan des Gemeindeamtes werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2025 folgende bestehenden befristeten Stellen in unbefristete Stellen umgewandelt: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,5 Verwaltungsassistent/in 16

III. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli