Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens, Berichterstattung über den Stand des Projekts per 31. Dezember 2009

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 5. Mai 2010

684. Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens; Berichterstattung über den Stand des Projekts per 31. Dezember 2009

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 die Finanzdirektion beauftragt, das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungs- wesens» durchzuführen. Er hat mit Beschluss Nr. 235/2009 den Stand des Projekts per 31. August 2008 zur Kenntnis genommen und das wei- tere Vorgehen festgelegt. Das Projekt zielt darauf hin, eine nachhaltige Senkung der gesamten Beschaffungskosten zu erreichen, eine hohe Qualität der Beschaffun- gen sicherzustellen und die Risiken so gering wie möglich zu halten. Gemäss RRB Nr. 48/2007 sind alle nicht strategischen oder besonderen Sachmittel und Dienstleistungen betroffen, die durch den Kanton be- schafft oder finanziert werden. Das Projekt umfasst alle Direktionen und die Staatskanzlei. Zudem sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten (z. B. Univer- sität Zürich, Universitätsspital Zürich, Kantonsspital Winterthur) sowie interessierte Behörden und die Rechtspflege eingeladen, im Projekt mitzuarbeiten. Gemäss RRB Nr. 235/2009 ist eine jährliche Berichterstattung der Finanzdirektion an den Regierungsrat vorgesehen, jeweils per Ende Jahr. Die vorliegende Berichterstattung für das Berichtsjahr 2009 ent- hält Ausführungen über das bisherige Vorgehen, die bisher vorliegen- den Ergebnisse, das weitere Vorgehen sowie die beanspruchten Mittel.

2. Stand des Projekts

2.1 Bisheriges Vorgehen Im Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens» wur- den 2007 und 2008 umfangreiche Grundlagenarbeiten durchgeführt. Diese umfassten vertiefte Analysen über das Beschaffungswesen im Kanton Zürich und dienten insbesondere dazu, verwaltungsübergrei- fende Optimierungspotenziale und Handlungsfelder zu ermitteln.

Die Projektarbeiten im Berichtsjahr 2009 erfolgten gemäss den Fest- legungen in RRB Nr. 235/2009. Dabei wurden die Prioritäten auf eine breite Abstützung des Projekts und die rasche Auslösung von Teilpro- jekten gelegt. Zudem wurden die Vorbereitungen für die Bearbeitung weiterer Aufgabengebiete getroffen. Der Projektausschuss als oberstes Projektorgan mit je einer Vertre- tung jeder Direktion, der Staatskanzlei, der Universität Zürich und der Rechtspflege führte sechs Sitzungen durch. Ein Kernteam mit Vertre- tungen des Projektausschusses nahm die operative Steuerung des Pro- jekts wahr. Die Projektplanung zielt gemäss RRB Nr. 235/2009 darauf hin, das Projekt innerhalb von drei Jahren, bis Anfang 2012, abzuschliessen. Die tatsächliche Dauer wird davon abhängen, wie schnell die einzelnen ver- waltungsübergreifenden Teilprojekte ausgelöst und umgesetzt werden können. 2.2 Bisherige Ergebnisse

2.2.1 Aufgabengebiet «Materialgruppen» Die in den Vorjahren geleisteten Grundlagenarbeiten umfassten ver- tiefte Analysen der Sachgruppe 31 (Erfolgsrechnung; Sachaufwand) und der Sachgruppe 506 (Investitionsrechnung; Mobilien, Maschinen, Fahrzeuge). In der Folge wurden mehrere Materialgruppen gebildet, auf denen die weiteren Arbeiten im vorliegenden Projekt aufbauen. Das gesamte Volumen beläuft sich auf 1,1 Mrd. Franken, beruhend auf der Erfolgs- und der Investitionsrechnung 2008. Davon entfallen 1,04 Mrd. Franken auf die Sachgruppe 31 und 0,06 Mrd. Franken auf die Sachgruppe 506. Dieses Volumen umfasst auch Ausgaben, die im Sinne des Projekts keinen Beschaffungscharakter haben. Das Volumen, das für das vorliegende Projekt von Bedeutung ist, beläuft sich auf grob ge- schätzt 0,8 Mrd. Franken. Im Berichtsjahr 2009 wurden über alle Materialgruppen hinweg Übersichten erstellt und verwaltungsübergreifende Optimierungsan- sätze gesucht, um bei Bedarf Teilprojekte auszulösen. Dabei wurden jeweils mehrere Gesichtspunkte beachtet (u. a. Anzahl und Volumen von Beschaffungen, Anteile von spezifischen und nicht spezifischen Be- schaffungsgütern, Beschaffungsprozesse, Zuständigkeiten). Im Berichtsjahr 2009 sind die Teilprojekte «Büromaterial», «Publika- tionen», «Lehrmittel», «Telematik», «Mobiliar» und «Lebensmittel» ein- geleitet worden. Das Volumen der entsprechenden Materialguppen beläuft sich auf insgesamt rund 0,1 Mrd. Franken. Bei den weiteren Materialgruppen sind die Abklärungen für die Durchführung von Teil- projekten in Arbeit. Der Stand der Arbeiten per Ende 2009 ergibt das folgende Bild:

Materialgruppen Volumen Teilprojekte Teilprojekte (Basis: Sachgruppen 31 und 506) in Mio. Franken in Arbeit in Abklärung Büromaterial 11,3 X Publikationen 26,3 X Fachliteratur 2,7 X Lehrmittel 22,0 X Büromaschinen 5,9 X Maschinen, Geräte, Fahrzeuge 53,9 X Informatik, Hard- und Software 128,2 X Kleider und Wäsche 2,8 X Übrige Mobilien 15,7 X Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt 84,5 X Betriebsmaterial 148,3 X Lebensmittel 14,6 X Benützungskosten 8,5 X Übriger Sachaufwand 99,3 X Dienstleistungen Dritter 208,5 X (teilweise) X Verschiedenes 270,7 Total 1103,4 Bemerkungen: – Die für die Materialgruppen aufgeführten Volumina beruhen auf den Werten der Erfolgs- und der Investitionsrech- nung 2008. – Die Materialgruppen «Maschinen, Geräte, Fahrzeuge», «Informatik, Hard- und Software» und «Übrige Mobilien» ent- halten auch Anteile an Investitionen im Umfang von 61,6 Mio. Franken. – In der Materialgruppe «Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt» ist der Unterhalt von Staatsstrassen und Natio- nalstrassen nicht enthalten. – Das Teilprojekt «Telematik» betrifft einen Teil der Materialgruppe «Dienstleistungen Dritter». – Unter «Verschiedenes» sind der Unterhalt von Staats- und Nationalstrassen, Mieten, Pachten und weitere Elemente enthalten, die keinen Beschaffungscharakter im Sinne des Projekts haben.

Die Finanzdirektion hat die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte sowie die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten je- weils eingeladen, Vertretungen für die Teilprojekte zu melden. Damit sollen die Arbeiten breit abgestützt sowie vorhandenes Fach-, Bran- chen- und Beschaffungswissen bestmöglich genutzt werden. Die Teilprojekte verfolgen die Stossrichtung, die zukünftige Form der Beschaffungen (u. a. Abläufe, Organisation) zu klären und zugleich Mass- nahmen zur wirksamen Senkung der Beschaffungskosten zu erarbeiten. Sie werden nach einem einheitlichen Vorgehen in vier Phasen (Initia- lisierung, Lösung, Umsetzungsplanung, Umsetzung) durchgeführt. Bei den eingeleiteten Teilprojekten sind die möglichen finanziellen Auswirkungen erhärtet, und es zeigt sich, dass bei diesen Teilprojekten Einsparungen in der Höhe von insgesamt mindestens 6 Mio. Franken pro Jahr möglich sind, teilweise verbunden mit einer Optimierung der Beschaffungsmengen. Zudem zeigt sich, dass mit verwaltungsübergrei-

fend optimierten Beschaffungsprozessen auch administrative Entlas- tungen erreicht werden können. Erste Massnahmen zur rasch wirksamen Senkung von Kosten sind ausgelöst worden. Die Teilprojekte sind zum Teil weit fortgeschritten und zeigen den folgenden Stand: – Teilprojekt «Büromaterial»: Die Lösungen liegen weitgehend vor. Sie umfassen insbesondere die Festlegung eines Kernsortiments, mit dem ein Grossteil der Bedürfnisse abgedeckt werden kann, sowie den teilweisen Ersatz bisheriger Artikel durch solche mit ökonomi- schen und ökologischen Vorteilen. Die bisherigen Arbeiten zeigen, dass erhebliche finanzielle Verbesserungen erwartet werden können, die im weiteren Verlauf des Teilprojekts näher beziffert werden. – Teilprojekt «Publikationen»: Die Lösungen sind weit fortgeschritten. Sie betreffen die Aufgabenteilung zwischen dezentralen Stellen als «Besteller» und der zentralen Beschaffungsstelle, vereinfachte Bestell- und Logistikprozesse sowie den Einsatz von Informationstechnolo- gien zur Förderung von «Print on demand». Viele Beispiele zeigen, dass mit der Bündelung von Druckaufträgen und optimierten Pro- zessen die Beschaffungskosten deutlich vermindert werden können. – Teilprojekt «Lehrmittel»: Dieses Teilprojekt wird innerhalb der Bil- dungsdirektion durchgeführt. Es zielt darauf ab, organisatorische Strukturen zu entwickeln, um die bisher dezentral geprägten Be- schaffungen der einzelnen Schulen übergreifend optimieren zu kön- nen. Die in der Materialgruppe «Lehrmittel» enthaltenen Beschaf- fungsgüter werden dabei zu Artikelgruppen (z. B. IT-Produkte und -Dienstleistungen, Mobiliar, Publikationen, Laborartikel) zusammen- gefasst. Die Lösungen sind in Arbeit und sollen 2010 schrittweise zum Tragen kommen. – Teilprojekt «Telematik»: Dieses Teilprojekt zielt auf Optimierungen mit Bezug zur Telekommunikation (Bestandteil der Materialgruppe «Dienstleistungen Dritter»). Es umfasst die Festnetz- und Mobiltele- fonie (Sprache und Daten). Dabei erfolgt auch eine Koordination mit dem KITT betreffend Internet-Telefonie. Die Lösungen sind in Arbeit, wobei die Prioritäten vorerst auf optimierte Abläufe für die Beschaffung und den Betrieb von Mobiltelefonen gelegt werden. – Teilprojekt «Mobiliar»: Die Lösungen sind in Arbeit, wobei eine Viel- zahl von Varianten geprüft wird, um die Kosten zu senken (u. a. Straf- fung des Standardsortiments, Verlängerung der Einsatzdauer von Möbelprogrammen, Varianten für die finanzielle Steuerung). Im Rahmen dieser Arbeiten findet zudem ein Erfahrungsaustausch mit Beschaffungsstellen ausserhalb der kantonalen Verwaltung statt.

– Teilprojekt «Lebensmittel»: Die Projektarbeiten sind eingeleitet und darauf ausgerichtet, eine übergreifende Optimierung über mehrere Beschaffungsstellen hinweg zu erreichen. Die Aufgaben betreffen vor allem die internen Prozesse, die Lagerbewirtschaftung und das Lieferantenmanagement. Damit verbunden werden mehrere Kosten- bereiche unterschieden (u. a. Warenkosten, Lieferkosten, Lagerkos- ten, Prozesskosten). Für die weiteren Materialgruppen sind vertiefte Abklärungen in Arbeit, ob und in welchem Umfang Teilprojekte ausgelöst werden sollen. Sie zeigen per Ende 2009 den folgenden Stand: – Materialgruppe «Fachliteratur»: Die Vorbereitungen für ein Teilpro- jekt sind weit fortgeschritten und erfolgen in Absprache mit der Universität Zürich, die ihrerseits ein Projekt vorsieht. Abklärungen für «Zeitungen und Zeitschriften» als Teile dieser Materialgruppe deuten darauf hin, dass mit dem Einsatz eines Portals administrative Entlastungen erreicht werden könnten, jedoch kaum eine Verminde- rung der Kosten. Bei der Fachliteratur im engeren Sinne gilt es abzu- warten, ob das System der Buchpreisbindung wieder eingeführt wird. – Materialgruppe «Büromaschinen»: Diese Materialgruppe umfasst zu einem grossen Teil Informatikmittel, die teilweise auch in andern Materialgruppen enthalten sind. Bisherige Abklärungen zeigen, dass vor allem verstärkte Volumenbündelungen sowie vereinfachte Be- stellprozesse anzustreben sind, verbunden mit dem Einsatz eines Portals. Die Abklärungen für ein Teilprojekt sind in Arbeit. – Materialgruppen «Maschinen, Geräte, Fahrzeuge» und Teile «Betriebs- material»: Für die mehrheitlich spezifischen Beschaffungsgüter be- stehen gut eingespielte Abläufe, die durch die Kantonspolizei und das Tiefbauamt als gewichtige Beschaffungsstellen entwickelt wor- den sind. Zurzeit wird geklärt, in welcher Form die Abläufe weiter entwickelt und kommuniziert werden sollen, damit diese verwal- tungsweit genutzt werden können. – Materialgruppe «Informatik, Hard- und Software»: Die bisherigen Abklärungen, die mit dem KITT erfolgten, vermitteln ein gutes Ge- samtbild über Handlungsfelder aus Beschaffungssicht. Diese betref- fen vor allem die Beziehungen zu Grosslieferanten und eine ver- stärkte Bündelung bei der Beschaffung von Informatikmitteln (z. B. Drucker, Bildschirme, Zubehör). Das weitere Vorgehen wird zurzeit geklärt. – Materialgruppe «Kleider und Wäsche»: Diese Materialgruppe weist geringe finanzielle Grössen aus und enthält viele spezifische Artikel. Ein Teilprojekt wird deshalb erst in zweiter Priorität ausgelöst.

– Materialgruppen «Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt» und Teile von «Betriebsmaterial»: Ein Grossteil dieser Beschaffungsgüter sind leitungsgebunden und haben Monopolcharakter. Die bisherigen Abklärungen zeigen, dass diese einen engen Bezug zu Aufgaben der Immobilienbewirtschaftung haben. Die Vorbereitungen für ein ent- sprechendes Teilprojekt «Facility Management» sind in Arbeit. – Materialgruppe «Dienstleistungen Dritter»: Diese Materialgruppe enthält sehr unterschiedliche Beschaffungsgüter. Sie ist im Hinblick auf die weiteren Arbeiten geeignet strukturiert worden (u. a. mit Bezug zu einzelnen Beschaffungssegmenten und zu andern Material- gruppen). Das weitere Vorgehen wird zurzeit geklärt, wobei Aufga- ben mit Bezug zur Telekommunikation im Teilprojekt «Telematik» bearbeitet werden. – Materialgruppe «Benützungskosten»: Diese Materialgruppe umfasst vor allem Kopiergeräte und Multifunktionsgeräte, die gekauft oder gemietet sind. Die heutigen Beschaffungsprozesse sind gut ausgestal- tet, weshalb auf ein Teilprojekt verzichtet wird. – Materialgruppe «Übriger Sachaufwand»: Die bisherigen Abklärun- gen zeigen, dass diese Materialgruppe sehr viele Ausgaben enthält, die keinen «Beschaffungscharakter» haben. Sie wird deshalb erst in zweiter Priorität weiter bearbeitet.

2.2.2 Aufgabengebiet «Beschaffungsprozesse» Gemäss RRB Nr. 235/2009 werden im Aufgabengebiet «Beschaf- fungsprozesse» die Grundsätze für optimierte Beschaffungsprozesse erarbeitet, die alle wesentlichen Prozessschritte und Funktionen um- fassen (z. B. Bedarfsklärung, Bestellung, Lieferung, Fakturierung, Da- tenmanagement), sowie damit verbundene organisatorische Fragen geklärt. Die Arbeiten für dieses Aufgabengebiet werden 2010 vorange- trieben, abgestimmt auf die Arbeitsfortschritte in den Teilprojekten.

2.2.3 Aufgabengebiet «Kreditoren» Mit Bezug zu den Kreditoren werden gemäss RRB Nr. 235/2009 Lösungen für Grosskreditoren erarbeitet (z. B. Überprüfung und Neu- verhandlung bestehender Verträge). Im Rahmen der Teilprojekte wer- den zudem auch Lösungen für Kleinstkreditoren entwickelt (z. B. Bün- delung und Verminderung der Anzahl Lieferanten). Im Berichtsjahr 2009 sind für einen Grossteil der Kreditoren die verwaltungsweiten finanziellen Volumina ermittelt und die Arbeiten für Optimierungen ausgelöst worden.

2.2.4 Übergreifende Fachfragen Gemäss RRB Nr. 235/2009 werden übergreifende Fachfragen in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen des Kantons Zü- rich geklärt. Diese betreffen insbesondere die Themen Submissions- recht, Informatik, E-Government und Buchführung. Die Arbeiten wer- den 2010 eingeleitet, abgestimmt auf die Feststellungen und Bedürfnisse, die sich aus den einzelnen Teilprojekten ergeben.

2.2.5 Information und Kommunikation Das Gewicht wurde bisher auf die Erarbeitung inhaltlicher Ergebnis- se gelegt. Auf die Durchführung besonderer Informationsanlässe wurde bewusst verzichtet. Informationen über das Projekt erfolgten vor allem bei der Vorbereitung und der Bearbeitung der Teilprojekte, die jeweils mit zahlreichen Kontakten zu Amtsstellen und Fachstellen verbunden waren.

2.3 Würdigung Im Berichtsjahr 2009 konnten gute Fortschritte erzielt werden, wobei sich die straffe Führung des Projekts und der Einsatz eines operativen Kernteams bewährt haben. Zudem konnte eine breite Abstützung des Projekts erreicht sowie vorhandenes Wissen und Erfahrungen mit Bezug zu Beschaffungen eingebunden werden. Die Arbeiten vermitteln ein zunehmend deutlicheres Bild über das Beschaffungswesen im Kanton Zürich. Bei den bisher eingeleiteten Teilprojekten zeigt sich, dass Einsparungen im Umfang von insgesamt mindestens 6 Mio. Franken pro Jahr möglich sind, teilweise verbunden mit einer Optimierung der Beschaffungsmengen. Zudem zeigt sich, dass erhebliche administrative Entlastungen erwartet werden können, sofern die Lösungsansätze weiterverfolgt und vollständig umgesetzt werden. Die bisherigen Erkenntnisse lassen zudem den Schluss zu, dass mit verwaltungsübergreifend optimierten Beschaffungsprozessen der Be- darf weiterhin in genügendem Umfang und mit genügender Qualität gedeckt werden kann, auch wenn in Zukunft weniger finanzielle Mittel für Beschaffungen zur Verfügung stehen sollten. Die Arbeiten geben auch klare Hinweise auf die Handlungsfelder und Schwerpunkte bei den weiteren Projektarbeiten. Dabei sind ins- besondere die folgenden Aspekte zu erwähnen: – In Teilbereichen sind gute Beschaffungsstrukturen sowie Fach-, Branchen- und Beschaffungskompetenzen vorhanden, oft jedoch nur teilweise bekannt und genutzt. In Zukunft ist deshalb ein besonderes Augenmerk auf eine einfach verfügbare und transparente Informa- tion über das Beschaffungswesen zu richten.

– Verwaltungsweite Auswertungen über das Beschaffungswesen (u. a. spezifische und nicht spezifische Beschaffungsgüter, Anzahl Beschaf- fungen) sind nur mit einem erheblichen Aufwand möglich, zum Teil auch wegen einer unterschiedlichen Verbuchungspraxis. Bei den wei- teren Arbeiten muss die Systematik der Datenbasis sorgfältig geklärt werden. – Im Kanton Zürich fehlen bisher eine verwaltungsweite Beschaf- fungspolitik und ein aussagekräftiges Beschaffungscontrolling. Im Hinblick auf die spätere Überführung des Projekts in die Linienor- ganisation sind entsprechende Fragen zu klären und zweckmässige Lösungen zu entwickeln.

3. Weiteres Vorgehen

3.1 Aufgabenschwerpunkte Das weitere Vorgehen erfolgt gemäss den Festlegungen in RRB Nr. 235/ 2009. In den einzelnen Aufgabengebieten stehen folgende Arbeiten im Vordergrund: a. Aufgabengebiet «Materialgruppen» Für alle Materialgruppen werden die noch ausstehenden Teilprojek- te ausgelöst und alle Teilprojekte rasch vorangetrieben. Im Verlauf des Jahres 2010 sollen erste Ergebnisse erreicht werden, auch mit Aussagen über finanzielle Wirkungen. b. Aufgabengebiet «Beschaffungsprozesse» In diesem Aufgabengebiet werden Informationen über das kantona- le Beschaffungswesen und einzelne Materialgruppen aufbereitet sowie Arbeitshilfsmittel und Mustervorlagen erstellt. Zudem werden konzep- tionelle Grundlagen für ein verwaltungsweit koordiniertes Beschaf- fungsmanagement einschliesslich einer Beschaffungspolitik und eines Beschaffungscontrollings erarbeitet. c. Aufgabengebiet «Kreditoren» Die bisherigen Arbeiten mit Bezug zu einzelnen Kreditoren werden weitergeführt. Im Verlauf des Jahres 2010 sollen erste Ergebnisse er- reicht werden, auch mit Aussagen über finanzielle Wirkungen. 2010 werden insbesondere auch übergreifende Fachfragen mit Bezug zum Submissionsrecht, zur Informatik, zu E-Government und zur Buch- führung soweit erforderlich geklärt.

3.2 Berichtswesen Der Projektausschuss berichtet wie bisher zuhanden der Finanz- direktion regelmässig über den Projektfortschritt. Die nächste Bericht- erstattung der Finanzdirektion an den Regierungsrat erfolgt im 1. Quar- tal 2011 mit Stichdatum 31. Dezember 2010.

4. Aufwand und Mittelbedarf Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 einen Objektkredit von Fr. 300 000 und mit Beschluss Nr. 235/2009 einen Zusatzkredit von Fr. 269 000 bewilligt, womit der gesamte Kredit Fr. 569 000 beträgt. Die Kosten für die bisherigen Projektarbeiten betragen per Ende 2009 insgesamt Fr. 549 000. Damit verbleibt ein verfügbarer Kredit von Fr. 20 000, der 2010 beansprucht wird.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Berichterstattung der Finanzdirektion über den Stand des Pro- jekts «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens» per 31. Dezem- ber 2009 wird zur Kenntnis genommen.

II. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staats- kanzlei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte, c/o Kassationsgericht des Kantons Zürich, Postfach, 8022 Zürich, und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi