Kantonspolizei, Ersatz Drucker, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 30. Juni 2021

704. Kantonspolizei, Ersatz Drucker (gebundene Ausgabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Bei der Kantonspolizei (Kapo) stehen rund 1700 Drucker (1500 Ar­ beitsplatzdrucker und rund 200 Multifunktionsdrucker) im Einsatz, die gestützt auf den Beschluss des Regierungsrates vom 25. März 2015 zwi­ schen 2015 und 2017 beschafft wurden. Die Drucker haben das Ende ihrer Lebensdauer erreicht und müssen bis Mitte 2022 ersetzt werden. Im Rahmen dieses Ersatzes soll das Beschaffungsvolumen um rund 1000 Drucker verringert werden.

B. Ersatzbeschaffung, Betrieb und Finanzierung der Drucker In Zusammenarbeit mit den verschiedenen Nutzerorganisationen des Polizei- und Justizzentrums (PJZ), insbesondere mit der Direktion der Justiz und des Innern und dem Amt für Informatik, hat die Kapo, die den Druckerservice für alle Nutzer des PJZ erbringt, die Anforde­ rungen an den Druckerservice spezifiziert. Die Kantonale Drucksa­ chen- und Materialzentrale hat in ihrer Funktion als Lead-Buyer für Outputsysteme, basierend auf einer öffentlichen Ausschreibung 2017, mit den drei Lieferanten (TA Triumph-Adler Schweiz AG, Embrach, Canon [Schweiz] AG, Wallisellen, und Graphax AG, Dietikon) Rah­ menverträge abgeschlossen. Basierend auf diesen Rahmenverträgen und der Beschaffungsspezifikation hat die Kapo die drei Lieferanten eingeladen, eine Offerte einzureichen, wobei sich das Angebot der Graphax AG, Dietikon, unter Erfüllung sämtlicher Eignungskriterien als das wirtschaftlich günstigste erwies, weshalb bei ihr die Drucker be­ zogen werden sollen. Aufgrund der Rechnungslegungsvorschriften ge­ mäss dem Gesetz über Controlling und Rechnungslegung (CRG, LS 611) und den IPSAS-Grundsätzen (International Public Sector Ac­ counting Standards) liegt bei der Erneuerung der Drucker ein Finan­ zierungsleasing vor. Mit der Graphax AG, Dietikon, sollen ein Wartungs- und Support­ vertrag sowie Einzelverträge für die Lieferung und Installation der Er­ satzbeschaffung der Drucker mit einer festen Vertragslaufzeit von fünf Jahren abgeschlossen werden.

Im Rahmen dieses Projekts Drucker-Ersatz ist eine Ausgabe für fol­ gende Kosten zu bewilligen: Kostenübersicht Investitions­ Erfolgs­ Erfolgs­ Total für (in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung rechnung fünf Jahre (einmalige (einmalige (jährliche Auf­- Ausgaben) Ausgaben) wen­dungen) Externe Beschaffungsunterstützung (Aus­ 44 857 49 919 94 776 gabebewilligung Kapo vom 29. März 2021) Erneuerung Drucker (Graphax AG, Angebot vom 17. Mai 2021) 2 387 002 499 860 4 886 302 davon für: Drucker-Basisservice 389 109 18 934 483 779 rund 730 Geräte 1 997 893 56 691 2 281 348 Anzahl Klicks (28,45 Mio./Jahr) 424 235 2 121 175 bzw. Druckkosten Projektbegleitung Einführung 60 312 60 312 (AWK Group AG, Offerte vom 8. Juni 2021) Rolloutunterstützung (Abraxas Informatik 103 383 103 383 AG, Angebot vom 3. Juni 2021) Datacenter-Erweiterung 100 000 20 000 200 000 (Abraxas Informatik AG, Schätzung) Netzwerkanschlüsse (Schätzung) 150 000 13 440 217 200 Unvorhergesehenes (z. B. höhere Anzahl 304 527 76 700 688 027 Klicks) / Rundungen Total Ausgaben brutto 3 150 081 49 919 610 000 6 250 000 Ertrag aus Weiterverrechnung Drucker­ –100 000 –500 000 service an PJZ-Nutzer (Schätzung) Total Ausgaben netto 3 150 081 49 919 510 000 5 750 000 Die Vergaben für Netzwerkanschlüsse, Datacenter-Erweiterung und externe Rolloutunterstützung sowie Projektbegleitung bei der Einfüh­ rung fallen gestützt auf § 34 in Verbindung mit § 39 lit. a der Finanz­ controllingverordnung (LS 611.2) in die Kompetenz der Sicherheits­ direktion. Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschrie­ benen Aufgaben (u. a. gemäss Polizeiorganisationsgesetz [LS 551.1]) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Er­ neuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen sachlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgaben im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG.

Die einmaligen Ausgaben für den Drucker-Ersatz betragen Fr. 3 200 000 und werden der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, belastet. Davon gehen Fr. 3 150 081 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 49 919 zulasten der Erfolgsrechnung. Von diesem Betrag wur­ den der Rechnung 2020 Fr. 51 050 belastet. Der Restbetrag ist im Bud­ get 2021 (Fr. 2 119 166) sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Fi­ nanzplan (KEF) 2021–2024, Planjahr 2022 (Fr. 1 029 784), enthalten. Die Betriebskosten für den Druckerservice betragen für die fünf­ jährige Vertragslaufzeit bis Ende Mai 2027 brutto jährlich Fr. 610 000 bzw. insgesamt rund Fr. 3 050 000. Die anteilmässigen Beträge sind im Budget 2021 sowie im KEF 2021–2024, ab Planjahr 2022, eingestellt und werden der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kan­ tonspolizei, belastet. Die Beträge ab Planjahr 2025 sind im KEF einzu­ stellen. Mit Erträgen aus der Weiterverrechnung des Druckerservice an die PJZ-Nutzerinnen und -Nutzer in der Grössenordnung von Fr. 100 000 ist zu rechnen. Die Kapitalfolgeaufwendungen für eine Nutzungsdauer von fünf Jahren betragen jährlich rund Fr. 642 900, davon rund Fr. 631 000 für Abschreibungen und rund Fr. 11 900 für Zinsen. Es fallen keine weite­ ren Folgeaufwendungen an. Am 29. März 2021 hat die Kapo für die externe Beschaffungsunter­ stützung eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 94 776 bewilligt. Diese Ausgabenbewilligung ist Teil der zu bewilligenden Gesamtaus­ gabe und ist somit aufzuheben. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik und dem Gre­ mium Operative Informatiksteuerung (OIS) abgestimmt (u. a. anläss­ lich der OIS-Sitzung vom 27. Mai 2021). Es gab keine Einwände. Das Projektcontrolling wird durch die Abteilung Informatik der Kantons­ polizei sichergestellt.

C. Weiterbetrieb der bestehenden Drucker Mit Beschluss vom 25. März 2015 wurden Fr. 4 734 000 für die Be­ schaffung und einen fünfjährigen Betrieb bewilligt. Aufgrund des vor­ gesehenen Drucker-Ersatzes bleiben die bisherigen Geräte als Über­ gangslösung weiterhin bis Mitte 2022 im Einsatz. Für diese zweijährige Verlängerung sowie wegen höherer Betriebskosten als ursprünglich an­ genommen, namentlich für Toner, ist eine zusätzliche Ausgabe von Fr. 1 500 000 zu bewilligen. Die gesamte zur Verfügung stehende Aus­ gabensumme beträgt somit neu Fr. 6 234 000. Der Betrag der Vergabe für Arbeitsplatzdrucker an die Smartec Services AG, Rotkreuz (vor­ mals PremierPartner AG, St. Gallen), gemäss Beschluss vom 25. März 2015, ist entsprechend von Fr. 2 077 908 auf Fr. 3 577 908 zu erhöhen.

Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschrie­ benen Aufgaben (u. a. gemäss Polizeiorganisationsgesetz [LS 551.1]) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Er­ neuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen sachlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgaben im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG. Die Finanzierung erfolgt zulasten der Erfolgsrechnung der Leis­ tungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei. Die zusätzlichen Aufwendun­ gen von insgesamt Fr. 1 500 000 sind im Budget 2021 sowie im KEF 2021–2024, Planjahr 2022, eingestellt. Die gesamte zur Verfügung ste­ hende Ausgabensumme beträgt somit neu Fr. 6 234 000.

Dispositiv

Auf Antrag der Sicherheitsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Ersatzbeschaffung der Drucker und für den Druckerser­ vice mit einer fünfjährigen Vertragslaufzeit bei der Kantonspolizei wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 6 250 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, bewilligt. Davon gehen Fr. 3 150 081 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 3 099 919 zulas­ ten der Erfolgsrechnung.

II. Für den Weiterbetrieb der bestehenden Drucker wird zur Ausga­ benbewilligung gemäss Beschluss vom 25. März 2015 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 500 000 zulasten der Erfolgs­ rechnung der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt Fr. 6 234 000.

III. Der Betrag der Vergabe an die Smartec Services AG, Rotkreuz (vormals PremierPartner AG, St. Gallen), gemäss Beschluss vom 25. März 2015, für Arbeitsplatzdrucker wird von Fr. 2 077 908 auf Fr. 3 577 908 erhöht.

IV. Die Kantonspolizei wird ermächtigt mit der Graphax AG, Dieti­ kon, die Verträge gemäss Abschnitt B der Erwägungen abzuschliessen.

V. Die Ausgabenbewilligung der Kantonspolizei vom 29. März 2021 für die externe Beschaffungsunterstützung wird aufgehoben.

VI. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Sicherheitsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Peter Hösli