Submissionsverordnung, Änderung, Kommission Beschaffungswesen, Amtsdauer 2023-2027, Wahl

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 9. Juli 2025

750. Submissionsverordnung, Änderung, Kommission Beschaffungs- wesen, Amtsdauer 2023–2027, Wahl

Erwägungen

A. Ausgangslage Das kantonale Beschaffungswesen ist darauf ausgerichtet, die Ver- waltung mit Gütern und Dienstleistungen zu versorgen, die zur Erbrin- gung der staatlichen Leistungen erforderlich sind. Die Beschaffungen umfassen ein sehr breites Spektrum, das von einmaligen Beschaffungen spezifischer Güter mit einem grossen finanziellen Volumen bis zu wie- derkehrenden, koordinierten Beschaffungen von Verbrauchsgütern reicht. Das kantonale Beschaffungswesen ist ein ausgeprägt interdiszi- plinäres Aufgabengebiet, das unter anderem rechtliche, betriebswirt- schaftliche, ökologische und soziale Gesichtspunkte umfasst. Beschaf- fungen müssen vielfältigen Anforderungen gerecht werden und sind mit hohen Erwartungen an die Nachhaltigkeit, Transparenz und Compli- ance verbunden. Die Beschaffungsstrategie des Kantons wurde in den letzten 20 Jah- ren stetig weiterentwickelt. Die organisatorischen Grundlagen sind heu- te in der Submissionsverordnung (SVO, LS 720.11) und in verschiedenen Regierungsratsbeschlüssen festgelegt (RRB Nr. 890/2012, Organisation des kantonalen Beschaffungswesens; RRB Nr. 243/2017, Organisation des kantonalen Beschaffungswesens [Weiterentwicklung]; RRB Nr. 202/ 2018, Beschaffungspolitik). Für einzelne Bereiche wie etwa Hochbau, Tiefbau, Fahrzeuge und Papier bestehen spezifische Beschaffungsvor- gaben (vgl. RRB Nr. 601/2021, Standard Nachhaltigkeit Hochbau; RRB Nr. 652/2017, Standard Nachhaltigkeit Tiefbau; RRB Nr. 949/2021, Wei- sung Emissionsminderung von Fahrzeugen bei der Beschaffung und dem Betrieb; RRB Nr. 1244/2009, Verwendung von Recyclingpapier in der kantonalen Verwaltung). Darüber hinaus sind auch Strategien des Regierungsrates (z. B. die Strategie zur Kreislaufwirtschaft, RRB Nr. 295/ 2024, oder die langfristige Klimastrategie, RRB Nr. 128/2022) sowie übergeordnete Vorgaben wie der Verhaltenskodex Compliance (RRB Nr. 1205/2017) durch die beschaffenden Stellen zu beachten. Die Direktionen und die Staatskanzlei legen in ihren Zuständigkeits- bereichen die Organisation des Beschaffungswesens selbst fest. Rund zwei Drittel aller Leistungen werden jedoch koordiniert beschafft. Einer- seits gestützt auf das Organisationsrecht durch zentrale Beschaffungs- stellen, wie zum Beispiel das Hochbauamt, das Tiefbauamt, beide Bau-

direktion (BD), oder das Generalsekretariat der Finanzdirektion (GS- FD) für Versicherungen. Anderseits hat der Regierungsrat sogenannte Lead-Buyer für bestimmte Warengruppen eingesetzt (vgl. RRB Nr. 243/ 2017). Für übergeordnete Fragestellungen sind die Kommission für öf- fentliches Beschaffungswesen (KöB, Rechtsgrundlage: § 13 SVO), die mit RRB Nr. 890/2012 eingesetzte Beschaffungskoordination (BEKO) und die Fachgruppe Beschaffungsoptimierung sowie verschiedene Fach- stellen (Generalsekretariat der Baudirektion [GS-BD], Kantonale Druck- sachen- und Materialzentrale [kdmz], Koordination Bau und Umwelt [KOBU, GS-BD]) verantwortlich. Diese stehen den Beschaffungsstellen beratend zur Seite, stellen verwaltungsweit Hilfsmittel zur Verfügung (u. a. Fachpublikationen, Leitfaden für Beschaffungen, Leitlinien nach- haltige Beschaffung) und organisieren Fachveranstaltungen. Seit der Festlegung der Beschaffungspolitik durch den Regierungsrat 2018 hat sich das relevante Umfeld weiterentwickelt. 2022 setzte der Regierungsrat seine langfristige Klimastrategie fest. Im selben Jahr stimmte eine deutliche Mehrheit der Stimmberechtigten dem neuen Art. 106a der Kantonsverfassung (LS 101) betreffend «Stoffkreisläufe» zu und 2024 setzte der Regierungsrat die Strategie zur Kreislaufwirt- schaft des Kantons fest. In Bezug auf die Nachhaltigkeit hat der Regie- rungsrat Grundsätze für die nachhaltige Beschaffung festgelegt (RRB Nr. 202/2018). Diese wurden im Rahmen der Berichterstattung zum Pos- tulat KR-Nr. 212/2019 betreffend Nachhaltigkeit als Kriterium für das öffentliche Beschaffungswesen mit den «Leitlinien nachhaltige Beschaf- fung» konkretisiert. Per 1. Oktober 2023 trat der Kanton Zürich der revidierten Interkan- tonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1) bei. In der Praxis haben sich vor allem die grösseren Beschaffungsstellen und die Lead-Buyer zu spezialisierten und professionalisierten Einkäu- fern entwickelt. Dies wurde mit der Schaffung des Amtes für Informa- tik (AFI) und der damit einhergehenden zentralen Beschaffung im Rahmen der IKT-Grundversorgung in einem weiteren Bereich verstärkt. Vor diesem Hintergrund soll die heutige Organisation des kantonalen Beschaffungswesens weiter gefestigt und gezielt weiterentwickelt wer- den. Die direktionsübergreifende Zusammenarbeit soll dabei gestärkt werden. Für diese Revision haben die beiden Gremien KöB und BEKO sowie die KOBU 2024/2025 im Projekt Beschaffungslandschaft ZH zu- sammengearbeitet und direktionsübergreifend weitere Personen und Stellen eingebunden. Die Arbeiten zur Revision hat der Regierungsrat mit der Mitteilung vom 21. August 2024 zustimmend zur Kenntnis ge- nommen.

B. Gremienlandschaft Durch fortschreitende Spezialisierung wandeln sich die Ansprüche an die Koordinationsgremien und Fachstellen im Kanton. Strategieüber- prüfungen in der KöB und der BEKO haben unabhängig voneinander gezeigt, dass Koordinationsgremien vermehrt eine interdisziplinäre, strategische Gesamtsicht einnehmen müssen. Sie können insbesondere dann ihren Beitrag zur Verwirklichung der Grundsätze der kantonalen Beschaffungspolitik leisten, wenn sie neue, übergreifende Themen iden- tifizieren, zu einer Gesamtbeurteilung der kantonalen Beschaffungs- praxis beitragen und vermehrt auf eine Vernetzung der unterschiedlichen Akteure im Kanton hinwirken. Die heutigen Herausforderungen können nicht mehr gesondert aus rechtlichpolitischer (KöB), betriebswirtschaft- licher (BEKO) oder umweltbezogener (KOBU) Sicht angegangen wer- den. Im Projekt Beschaffungslandschaft ZH wurden direktionsübergrei- fend Optionen für die zukünftige Zusammenarbeit geprüft (Status quo, verstärkte Zusammenarbeit KöB-BEKO, Zusammenlegung BEKO- KöB). In der durchgeführten SWOT-Analyse zeigt sich, dass der Status quo heute den anderen beiden Szenarien deutlich unterlegen ist. Die Zusammenlegung von KöB und BEKO vereinfacht die Koordination und reduziert den Ressourcenaufwand. Eine einheitliche Stelle für in- terne und externe Ansprechgruppen verbessert die Transparenz und schafft klare Verantwortungsbereiche. Die neue Kommission wird recht- liche und wirtschaftliche Spezialfragen sowie weitere Beschaffungsthe- men aus übergeordneter, interdisziplinärer Perspektive angehen und koordinieren können. Die Beschaffungskoordination soll in der Kantonsverwaltung in Zu- kunft durch ein einziges paritätisches Gremium, die Kommission Be- schaffungswesen (KBW), wahrgenommen werden. Die Leitung wird in enger Abstimmung von der FD und der BD gemeinsam wahrgenommen. Die Fachstellen (kdmz, BD-GS-Stab, KOBU) sollen als Beisitzende vertreten sein, um ihre Expertise direkt in der Kommission einbringen zu können. Die Kommission und die Lead-Buyer pflegen einen regel- mässigen Austausch. Die Lead-Buyer werden fallweise in die Arbeit der Kommission ein- bezogen. Mit Beschluss Nr. 862/2023 hat der Regierungsrat die KöB für die Amtsdauer 2023–2027 neu bestellt. Mit der Bestellung der KBW werden die KöB und die BEKO aufgehoben. Für die laufende Legisla- tur sind entsprechend die von den Direktionen und der Staatskanzlei nominierten Mitglieder zu wählen.

In den letzten Jahren hat sich zudem gezeigt, dass sich die Erwartun- gen an die Fachgruppe Beschaffungsoptimierung nicht mehr erfüllen. Zu unterschiedlich sind die Beschaffungsaufgaben der Lead-Buyer, als dass sich Diskussionsbedarf zu übergeordneten Lead-Buyerspezifischen Fragestellungen ergibt. Die aktuelle Überprüfung der Lead-Buyer-Zu- ständigkeiten wurde im Projekt Beschaffungslandschaft ZH wahrge- nommen. Die mit RRB Nr. 890/2012 eingesetzte Fachgruppe Beschaf- fungsoptimierung kann deshalb aufgelöst werden. Die bisherigen Aufgaben der KöB, der BEKO und der Fachgruppe Beschaffungsoptimierung gehen auf die KBW über. Sie wird aus einer gesamtheitlichen Sicht den koordinierten Vollzug des Beschaffungs- rechts unterstützen, begleiten und für eine kontinuierliche Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens sorgen. Dazu wird sie insbesonde- re das Beschaffungsmonitoring weiterentwickeln, das in der in RRB Nr. 243/2017 anvisierten Form nicht realisiert werden konnte. Die KBW wird zudem regelmässig in Kontakt mit den Organisationen der Kon- solidierungskreise 2 und 3 sowie den Gemeinden stehen und ein Netz- werk mit Fachpersonen ausserhalb der Verwaltung pflegen. Anträge an den Regierungsrat werden auch zukünftig von der FD und der BD im Rahmen ihrer Zuständigkeiten gestellt, wobei die KBW auf geeignete Weise einzubeziehen ist.

C. Direktionsübergreifend koordinierte Beschaffungen: Lead-Buyer Für rund zwei Drittel der Materialgruppen erfolgen direktionsüber- greifend koordinierte Beschaffungen. Bei bestimmten Materialgruppen werden dafür Lead-Buyer definiert. Lead-Buyer spielen eine zentrale Rolle in der Aufgabenerfüllung der kantonalen Verwaltung, indem sie sicherstellen, dass Materialien und Dienstleistungen im Rahmen der gesetzlichen Regelungen und weiteren kantonalen Vorgaben zu best- möglichen Konditionen beschafft werden und die Versorgungssicherheit gewährleistet ist. Folgende bisherigen Lead-Buyer sollen weiterhin bestehen bleiben: Büromaterial kdmz Publikationen kdmz Outputsysteme kdmz Workplace Immobilienamt Facility Management Immobilienamt Fahrzeuge bis 3,5 t Kantonspolizei (Kapo, Fahrzeugdienst) Fahrzeuge über 3,5 t Tiefbauamt

Folgende Materialgruppen sollen neu einer Lead-Buyer-Funktion zugeordnet werden: Postdienstleistungen, grundsätzlich Staatskanzlei betreffend PLZ 8090 / Stadt Zürich IKT-Grundversorgung, Telematik AFI Versicherungen GS FD Die Materialgruppen «Postdienstleistungen» und «Versicherungen» verfügen bereits über rechtliche Grundlagen, die den Einkauf und die Organisation den jeweiligen Organisationen zusprechen. Mit der Defi- nition als Lead-Buyer erhalten die Aufgaben weiteres Gewicht. Das AFI ist für eine anforderungsgerechte und wirtschaftliche Erbrin- gung der IKT-Grundversorgung (RRB Nr. 383/2018) im Konsolidierungs- kreis 1 verantwortlich und verwaltet folgende Bereiche: 1. IT-Infrastruktur-Management (IKT-Grundversorgung): – Verwaltung und Beschaffung von IKT-Grundversorgung Hard- ware (Computer, Peripherie, Server, Netzwerke), – Beschaffung von Software und Lizenzmanagement einschliesslich Lieferanten- und Vertragsmanagement im Bereich IKT-Grund- versorgung. 2. Telematik (Aufhebung der Lead-Buyer Funktion beim Immobilien- amt). 3. Ergänzend dazu verwaltet das AFI z. B. spezifische und durch die zuständigen Gremien klar definierte Kantonsapplikationen sowie die Beschaffungskoordination für IKT-Peripherie. Die Beschaffung von Fachapplikationen obliegt den Direktionen und der Staatskanzlei. Die Beschaffung von Outputsystemen erfolgt durch die kdmz. Innerhalb der IKT-Grundversorgung erfolgt deren Bezug alleine durch das AFI. Mit vorliegendem Beschluss wird keine Ausweitung des Aufgaben- bereiches des AFI vorgenommen; es wird lediglich das bisherige Auf- gabenspektrum im Bereich Beschaffung abgebildet. Die bisherigen Aufgaben, die Lead-Buyer für ausgewählte Material- gruppen wahrnehmen, haben sich bewährt. Sie sollen unverändert be- stehen bleiben. Namentlich nehmen sie folgende Aufgaben wahr: – Wiederkehrende Überprüfung, Anpassung und Umsetzung von Be- schaffungsstrategien und Beschaffungsprozessen pro Materialgruppe, – Abwicklung von Beschaffungen einschliesslich Beschaffungscon­ trolling, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und Rechts- verfahren sowie – Beratung und Unterstützung der Bedarfsträger, einschliesslich Ver- abschiedung von Empfehlungen für die zweckmässige Gestaltung von Bestellorganisationen.

Jeder Lead-Buyer ist im Rahmen der oben aufgeführten Aufzählung für die Zusammenstellung der von ihm bearbeiteten Materialgruppen verantwortlich und beschreibt die darin angebotenen Beschaffungsleis- tungen. Die Direktionen und die Staatskanzlei sind wie bisher verpflichtet, Güter und Dienstleistungen der jeweiligen Materialgruppen der Lead- Buyer zu beziehen und die von diesen festgelegten Beschaffungsprozes- se anzuwenden. Soweit für die konkreten Materialgruppen zulässig, können sie in begründeten Fällen und in Absprache mit den Lead-Buy- ern davon abweichende Festlegungen treffen. Es gelten dabei die jewei- ligen rechtlichen Grundlagen. Institutionen der Konsolidierungskreise 2 und 3, die ihre Aufwendun- gen zu mindestens einem Drittel durch Beiträge der öffentlichen Hand decken, die staatlich anerkannten Kirchen und die Gemeinden sollen Produkte und Dienstleistungen der Lead-Buyer zu gleichwertigen Be- dingungen wie die Bezugsstellen der Verwaltung beziehen dürfen, sofern dies rechtlich und operationell möglich ist.

D. Schaffung eines «Dienstleistungs- und Kompetenzzentrums Beschaffung» Neben der Zusammenführung der Koordinationsgremien sollen auch die Dienstleistungen der verschiedenen Fachstellen besser aufeinander abgestimmt werden. Sie werden für ihre Kundinnen und Kunden zu- künftig unter einem einheitlichen Auftritt als «Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum für Beschaffungen» mit einer einzigen Telefon- nummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar sein. Damit werden die ver- waltungsweite Transparenz, Nachhaltigkeit und Beschaffungssicherheit weiter gestärkt und verbessert. Die Leistungen dieser interdisziplinären Organisation werden durch verschiedene Verwaltungseinheiten der kantonalen Verwaltung erbracht. Dazu zählen das GS-BD (Stab [recht- liche Vorgaben] und KOBU [ökologische und soziale Nachhaltigkeit]), die kdmz (Wirtschaftlichkeit, Beschaffungsprozesse, Beschaffungssys- teme) sowie die kantonale Compliance-Beauftragte (beide Finanzdirek- tion). Die Dienstleistungen des Kompetenzzentrums sollen zentral durch das GS-BD koordiniert werden. Neben der Beratung und Unterstützung von Beschaffungsstellen informiert das Kompetenzzentrum über aktu- elle Entwicklungen im Rahmen von Veranstaltungen und Publikationen und stellt mit einem zentral koordinierten Beschaffungsportal (Web- seite) digitale Beschaffungssysteme für Lead-Buyer und andere Be- schaffungsorganisationen bereit. Die Leistungen des Dienstleistungs- und Kompetenzzentrums werden den Organisationseinheiten der Ver- waltung sowie externen Anfragestellenden grundsätzlich nicht verrech-

net. Eine Ausnahme bilden die Dienstleistungen der kdmz, die – wie gemäss bisheriger Praxis – den einzelnen Vergabestellen nach Aufwand in Rechnung gestellt werden.

E. Änderung der Submissionsverordnung Die Zusammenlegung von KöB und BEKO erfordert eine Anpassung von § 13 SVO. Das neue Koordinationsgremium trägt den Namen Kom- mission Beschaffungswesen (KBW) und vereinigt die Aufgaben der bisherigen KöB und der BEKO. Entsprechend ist Abs. 1 der Bestimmung mit dem bisher mit RRB Nr. 890/2012 der BEKO übertragenen Auftrag zur Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens zu ergänzen. Abs. 2 sieht neu die Co-Leitung des Gremiums durch die FD und die BD vor. Aus Effizienzgründen sollen neben der genannten Änderung auch untergeordnete, formelle Änderungen an der SVO vorgenommen wer- den. Die Bestimmung über die elektronische Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge (§ 7) erfordert zwecks Präzisierung der elektro- nischen Einreichung eines Angebots eine formelle Anpassung von Abs. 2. Gemäss geltendem Wortlaut müssen elektronisch eingereichte Angebo- te und Anträge auf Teilnahme zwingend mit einer qualifizierten elekt- ronischen Signatur (QES) gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur (SR 943.03) versehen sein. Die ausschliess- liche Beschränkung auf eine QES ist zu eng gefasst. Verwendet werden können auch eine elektronische Signatur gemäss dem europäischen Standard eIDAS oder gleichwertig.

F. Finanzielle und personelle Auswirkungen Die Zusammenlegung von KöB und BEKO ist insgesamt finanziell neutral. Die beschränkten finanziellen Aufwendungen, etwa für An- lässe oder externe Beratung, werden weiterhin aus den bestehenden Budgetmitteln des GS-BD und der kdmz bestritten. Pro Direktion und für die Staatskanzlei wird der Aufwand für die Kommissionsarbeit und Beschaffungskoordination wie bereits heute rund 20% einer Vollzeitstelle betragen. Der Personalaufwand der Di- rektionen und der Staatskanzlei verändert sich damit nicht. Wie bisher soll die Arbeit in verschiedenen Ressorts abgewickelt werden, die von den Mitgliedern der KBW geleitet werden. Die Lead- Buyer, die weiteren Organisationen der Konsolidierungskreise und die Gemeinden wirken in den Ressorts mit. Geplant ist ein abwechselnder Vorsitz im Jahreswechsel. Das Fachsekretariat wird von der FD (kdmz) und der BD (GS-Stab) in enger Abstimmung gemeinsam bestritten. Die

Anpassungen der Lead-Buyer-Funktionen und die Weiterentwicklung bestehender Fachstellen zu einem Dienstleistungs- und Kompetenzzen- trum Beschaffung haben keine finanziellen oder personellen Auswir- kungen, da deren Leistungsumfang im Rahmen dieser Neureglung nicht ausgebaut wird.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion und der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Submissionsverordnung vom 28. Juni 2023 wird geändert.

II. Die Verordnungsänderung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft. Wird ein Rechtsmittel ergriffen, wird über die Inkraftsetzung erneut ent- schieden.

III. Als Mitglieder der Kommission Beschaffungswesen werden für den Rest der Amtsdauer 2023–2027 gewählt: – Co-Präsidium: Daniel Wüger, geboren 1971, Stv. Generalsekretär, Abteilungsleiter Stab, Baudirektion, und Markus Kirchhofer, geboren 1981, Amtschef kdmz, Finanzdirektion – Direktion der Justiz und des Innern: Christof Schippers, geboren 1969, Leiter Business Support & Governance, Digital Solutions, Generalsekretariat – Sicherheitsdirektion: Jennifer-Kim Stucker, geboren 1989, Verträge/ Beschaffungen, Kommandobereich 2, Kantonspolizei Zürich – Finanzdirektion: Stefan Hämmerli, geboren 1968, Juristischer Sekretär mbA, Leiter Versicherungsdienst, Generalsekretariat – Volkswirtschaftsdirektion: Matthias Renggli, geboren 1977, Jurist / Stv. Leiter Rechtsdienst, Amt für Mobilität – Gesundheitsdirektion: Vjollca Gashi, geboren 1992, Juristin, Generalsekretariat – Bildungsdirektion: Flavio Bolli, geboren 1991, Juristischer Sekretär, Generalsekretariat – Baudirektion: Petra Luchsinger, geboren 1975, Juristische Sekretärin mbA, Generalsekretariat – Staatskanzlei: Peter Hösli, geboren 1964, Chef Rechtsdienst.

IV. Die Kommission Beschaffungswesen konstituiert sich im Sinne der Erwägungen per 1. Januar 2026.

V. Die Finanzdirektion wird beauftragt, eine Beisitzende oder einen Beisitzenden der Kantonalen Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) für die Kommission Beschaffungswesen zu bezeichnen. Die Baudirek- tion wird beauftragt, je eine Beisitzende oder einen Beisitzenden des Generalsekretariats (Stab) und der Koordination für Bau und Umwelt für die Kommission Beschaffungswesen zu bezeichnen.

VI. Gegen die Verordnungsänderung und Dispositiv II Satz 1 kann innert 30 Tagen, von der Veröffentlichung an gerechnet, beim Verwal- tungsgericht des Kantons Zürich Beschwerde erhoben werden. Die Be- schwerdeschrift muss einen Antrag und dessen Begründung enthalten.

VII. Veröffentlichung dieses Beschlusses, der Verordnungsänderung und der Begründung im Amtsblatt (siehe ABl 2025-07-25).

VIII. Mitteilung an die Gewählten (durch die Direktionen), die Direk- tionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli