Organisation des kantonalen Beschaffungswesens, Festlegung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 29. August 2012

890. Organisation des kantonalen Beschaffungswesens

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 die Finanzdirektion beauftragt, das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungs- wesens» durchzuführen. Er hat mit Beschluss Nr. 235/2009 den Stand des Projekts am 31. August 2008 und mit den Beschlüssen Nrn. 684/2010, 518/2011 und 889/2012 den jeweiligen Stand am 31. Dezember 2009, 2010 und 2011 zur Kenntnis genommen. Das Projekt zielt darauf ab, eine nachhaltige Senkung der Beschaf- fungskosten zu erreichen, eine hohe Qualität der Beschaffungen sicher- zustellen und die Risiken so gering wie möglich zu halten. Die bisherigen Projektarbeiten zeigen, dass mit verwaltungsübergrei- fenden Massnahmen ein erheblicher Nutzen erzielt werden kann, vor allem eine Verminderung von Beschaffungskosten sowie administrative Entlastungen. Sie zeigen auch, dass sich wiederkehrend neue Optimie- rungspotenziale ergeben, die erschlossen werden können. Die Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens soll deshalb in Zukunft als Daueraufgabe wahrgenommen werden.

2. Organisation und Zuständigkeiten

2.1 Bestehende Gremien Mit Bezug zum kantonalen Beschaffungswesen bestehen bisher meh- rere Gremien, die je unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen. Zu erwähnen ist die kantonale Kommission für das öffentliche Be- schaffungswesen (KöB) gemäss § 43 der Submissionsverordnung (SVO; LS 720.11). Die KöB nimmt im Bereich der koordinierten Umsetzung der Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen sowie bei der Weiterentwicklung des Beschaffungswesens eine zentrale Rolle wahr. Sie wird beispielsweise bei Rechtsänderungen, bei der Bearbei- tung von politischen Vorstössen zuhanden des Regierungsrates sowie bei der Koordination von wichtigen Vollzugs- und Praxisfragen regel- mässig beigezogen. In der KöB wirken Vertretungen aller Direktionen und der Staatskanzlei mit, wobei die Führung der Baudirektion obliegt. Als weitere Stellen in der Baudirektion zu erwähnen sind die Koordi- nationsstelle für Umweltschutz (KofU), die unter anderem für die ökolo- gische Beschaffung zuständig ist, sowie das Kompetenzzentrum SIMAP, das die Abwicklung von Ausschreibungen über eine schweizweite elekt- ronische Beschaffungsplattform (www.simap.ch) leitet und unterstützt.

2.2 Zusätzliche Gremien und Funktionen Die Zielsetzungen des Projekts «Optimierung des kantonalen Be- schaffungswesens», bei denen eine betriebswirtschaftliche Sichtweise im Vordergrund steht, sollen in Zukunft im Rahmen einer ständigen Organisation weiterverfolgt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass eine enge Vernetzung mit den bisher bestehenden Gremien erfolgt. Die bisherigen Projektarbeiten geben gute Anhaltspunkte, um eine für den Kanton Zürich zweckmässige Organisation zu gestalten und entsprechende Zuständigkeiten festzulegen. Dabei werden folgende Grundsätze beachtet: – Gezielte verwaltungsübergreifende Koordination: Die Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens unter betriebs- wirtschaftlichen Gesichtspunkten erfordert übergreifende Massnah- men (z. B. Bündelung gleichartiger Beschaffungsgüter, koordiniertes Lieferantenmanagement). Dazu sollen Funktionen geschaffen wer- den, die eine verwaltungsübergreifende Koordination fördern. – Optimierung über Materialgruppen: Bei Beschaffungen müssen die besonderen Gesichtspunkte einzelner Materialgruppen (u. a. Art und Verfügbarkeit der Beschaffungsgüter, Dynamik der Beschaffungsmärkte) beachtet werden. Optimierungen sollen deshalb über einzelne, verwaltungsweit genutzte Materialgrup- pen erfolgen. Die Grundidee besteht darin, dass die Direktionen und die Staatskanz- lei die Organisation ihres Beschaffungswesens wie bisher im Rahmen ihrer Zuständigkeiten selber festlegen. Für ausgewählte Beschaffungs- güter, die verwaltungsweit genutzt werden, können die Direktionen und die Staatskanzlei dabei Dienstleistungen von Organisationen in Anspruch nehmen, die für bestimmte Materialgruppen eine vom Regierungsrat übertragene «Lead Buyer»-Funktion (Verantwortung je Materialgrup- pe) innehaben. Neu wird eine «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» mit Vertretun- gen von «Lead Buyer»-Organisationen gebildet, die soweit erforderlich übergreifende fachliche Fragestellungen bearbeiten soll. Neu wird zu- dem ein Gremium «Beschaffungskoordination» geschaffen, das laufen- de Optimierungen des kantonalen Beschaffungswesens fördern soll. Die Zuständigkeiten werden im Einzelnen wie folgt festgelegt: a) Direktionen und Staatskanzlei Die Direktionen und die Staatskanzlei legen im Rahmen ihrer Zu- ständigkeiten die Organisation ihres Beschaffungswesens selber fest. Sie legen insbesondere auch die erforderlichen Beschaffungsgüter und die Beschaffungsmengen fest und führen die Beschaffungen durch. Sie be- achten dabei übergeordnete Vorgaben sowie vorhandene Beschaffungs- strategien und Beschaffungsprozesse für einzelne Materialgruppen, die verwaltungsweit genutzte Beschaffungsgüter umfassen.

b) Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen für ausgewählte Materialgruppen Die Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen sollen eine effi- ziente und wirtschaftliche Abwicklung der Beschaffungen sicherstellen, unter Berücksichtigung vorliegender Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens». Sie nehmen für ausgewählte Materialgruppen insbesondere folgende Auf- gaben wahr: – Wiederkehrende Überprüfung, Anpassung und Umsetzung von Be- schaffungsstrategien und Beschaffungsprozessen – Abwicklung von Beschaffungen einschliesslich Beschaffungscontrol- ling, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement, einschliess- liche Rechtsverfahren – Beratung und Unterstützung von Bestellern, mit Empfehlungen für die zweckmässige Gestaltung von Bestellorganisationen Die «Lead Buyer»-Funktionen für einzelne Materialgruppen werden durch Organisationen wahrgenommen, die bereits heute für entspre- chende Beschaffungen zuständig sind oder solche Aufgaben bisher weit- gehend wahrnehmen. Sie werden wie folgt festgelegt: Materialgruppe Organisation mit Bemerkungen «Lead Buyer»-Funktion Büromaterial * kdmz Publikationen * kdmz Lehrmittel Mittelschul- und Berufsbildungsamt Telematik ** Immobilienamt Mobiliar ** Immobilienamt Facility Management ** Immobilienamt Outputsysteme * kdmz Die Outputsysteme umfassen Multifunktionsgeräte, Kopierer und Drucker Fahrzeuge bis 3,5 t *** Kantonspolizei Für Personenwagen (Fahrzeugdienst) und Lieferwagen Fahrzeuge über 3,5 t *** Tiefbauamt Für Lieferwagen, LKW, Traktoren, (Fahrzeugdienst) Kommunalfahrzeuge, Kehr- maschinen, Spezialfahrzeuge Bemerkungen: * Die Verordnung über die kdmz bildet die Grundlage für die Material- gruppen «Büromaterial», «Publikationen» und «Outputsysteme» ** Die Immobilienverordnung bildet die Grundlage für die Material-

gruppen «Telematik», «Mobiliar» und «Facility Management» *** Kompetenzzentrierung Fahrzeugbeschaffung

Das Gremium «Beschaffungskoordination» beurteilt mit Unterstüt- zung der «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» regelmässig, ob und für welche Materialgruppen (z. B. Fachliteratur, Informatikmittel, Lebens- mittel) weitere «Lead Buyer»-Funktionen festgelegt und durch welche Organisationen diese wahrgenommen werden sollen. Die übergeordnete Festlegung neuer «Lead Buyer»-Funktionen obliegt dem Regierungsrat. c) Fachgruppe Beschaffungsoptimierung Die neue «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» soll soweit im Hin- blick auf optimierte Beschaffungen erforderlich übergreifende fachliche Fragestellungen für ausgewählte Materialgruppen bearbeiten. Sie nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr: – Monitoring von Beschaffungen aus einer verwaltungsübergreifenden Sicht (u. a. Beschaffungsstrategien, Finanzen, Kreditoren) – Bearbeitung von Fachfragen (u. a. Beschaffungsprozesse, Lieferan- tenmanagement) und Aufbereitung von Informationen für Bestel- lende, Beschaffende und Lieferanten – Fallweise Unterstützung der Organisationen mit «Lead Buyer»-Funk- tionen sowie Beurteilung zusätzlicher «Lead Buyer»-Funktionen – Bearbeitung von Aufgaben zuhanden des Gremiums «Beschaffungs- koordination» sowie Empfehlungen für Optimierungen – Koordination mit weiteren Gremien im Beschaffungswesen (v. a. KöB, KofU) In der «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» wirken Vertretungen von Organisationen mit, die «Lead Buyer»-Funktionen wahrnehmen. Die Führung der Fachgruppe wird durch die Finanzdirektion wahrge- nommen. Die Sitzungen erfolgen nach Bedarf, abhängig von den jewei- ligen Themenschwerpunkten. d) Gremium «Beschaffungskoordination» Das neue Gremium «Beschaffungskoordination» soll laufende Opti- mierungen des kantonalen Beschaffungswesens fördern. Es nimmt ins- besondere folgende Aufgaben wahr: – Beurteilung von Entwicklungen des kantonalen Beschaffungswesens im Hinblick auf Optimierungen aus einer verwaltungsübergreifen- den, betriebswirtschaftlichen Sicht, insbesondere auch wiederkeh- rende Beurteilung von Beschaffungsstrategien und Beschaffungspro- zessen – Klärung von Bedürfnissen und Anliegen der Direktionen und der Staatskanzlei zur Optimierung des Beschaffungswesens sowie Über- tragung von Aufgaben an die «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung»

– Empfehlungen zuhanden des Regierungsrates für Optimierungsmass- nahmen sowie auch zur Festlegung und Aufhebung von «Lead Buyer»- Funktionen für einzelne Materialgruppen – Koordination mit weiteren Gremien im Beschaffungswesen (v. a. KöB, KofU) Das Gremium «Beschaffungskoordination» setzt sich aus je einer Ver- tretung der Direktionen und der Staatskanzlei zusammen. Die Universi- tät Zürich, das Universitätsspital Zürich, das Kantonsspital Winterthur, die Zürcher Fachhochschule und die Rechtspflege werden eingeladen, ebenfalls mitzuwirken. Die Führung dieses Gremiums wird durch die Finanzdirektion wahrgenommen. In der Regel werden jährlich zwei Sitzungen durchgeführt.

3. Aufwand und Kosten Für die Vertretungen im neuen Gremium «Beschaffungskoordination» liegt der Aufwand bei jährlich zwei Sitzungen. Für die neue «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» ergibt sich ein Aufwand für koordinative und fachliche Aufgaben, wobei solche von den zuständigen Stellen bereits heute weitgehend bearbeitet werden. Der gesamte Aufwand dürfte sich aufgrund der Erfahrungen der Pro- jektarbeiten bei 1–2 MAK (Mitarbeiterkapazitäten) bewegen und kann mit vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten geleistet werden. Die mit diesem Beschluss geschaffene Organisation des kantonalen Beschaffungswesens führt zu keinem Mehraufwand.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Zur Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens werden das Gremium «Beschaffungskoordination», die «Fachgruppe Beschaffungs- optimierung» sowie «Lead Buyer»-Funktionen für ausgewählte Mate- rialgruppen geschaffen.

II. Die Direktionen und die Staatskanzlei werden beauftragt, je eine Vertretung für das Gremium «Beschaffungskoordination» und, je nach Bedarf, für die «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» zu bezeichnen. Die Universität Zürich, das Universitätsspital Zürich, das Kantonsspi- tal Winterthur und die Zürcher Fachhochschule sowie die Rechtspflege werden eingeladen, sich in diesen Gremien vertreten zu lassen.

III. Die «Lead Buyer»-Funktionen bzw. «Verantwortliche je Material- gruppe» werden für die einzelnen Materialgruppen wie folgt festgelegt: – Büromaterial: kdmz – Publikationen: kdmz – Lehrmittel: Mittelschul- und Berufsbildungsamt – Telematik: Immobilienamt – Mobiliar: Immobilienamt – Facility Management: Immobilienamt – Outputsysteme: kdmz – Fahrzeuge: Kompetenzzentrierung Fahrzeugbeschaffung Kantonspolizei/Tiefbauamt

IV. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte, die Universität Zürich, das Universitätsspital Zürich, das Kantonsspital Winterthur, die Zürcher Fachhochschule und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi