Anwendung Projektmanagementmethodik HERMES in der kantonalen Verwaltung, Verbindlichkeitserklärung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 27. September 2017

903. HERMES – Methode für Projektmanagement im Kanton Zürich

Erwägungen

1. Ausgangslage Eine einheitliche Projektmanagementmethodik stellt eine standardi- sierte und formal korrekte Abwicklung von Projekten sicher und ermög- licht die übergeordnete Steuerung und Überwachung von Projekten. Mit Beschluss Nr. 1257/1984 hat der Regierungsrat die Einführung der Methode Posat, eine Adaption von HERMES (Bund), für die Abwick- lung von EDV-Projekten festgelegt. Im Laufe der Jahre wurde die Me- thode weiterentwickelt und an die Gegebenheiten und Bedürfnisse des Kantons Zürich angepasst. Für die Pflege der Methodik zeichnete sich die Abteilung Organisation und Informatik im Generalsekretariat der Baudirektion verantwortlich. Seit 2015 wird diese Aufgabe durch das Competence Center für Informatik-Projektmanagement (CC IT-PM) des Kantonalen IT-Teams (KITT), das ebenfalls in der Abteilung Organisa- tion und Informatik der Baudirektion angesiedelt ist, wahrgenommen. Die derzeitige Version von PosatZH ist nicht mehr auf dem aktuellen Stand, insbesondere fehlen agile Entwicklungsmethoden, und die Vor- lagen müssten einer umfassenden Überarbeitung unterzogen werden, was mit grossem Aufwand verbunden wäre. Als Nachteil erweist sich zu- dem die fehlende Verbreitung und Bekanntheit von PosatZH bei den Mit- arbeitenden und bei externen Leistungserbringern. Schulungen müssen durch den Kanton Zürich selber konzipiert und durchgeführt werden.

2. HERMES als Projektmanagement-Methode im Kanton Zürich Mit der Version HERMES 5.1 hat der Bund eine Projektmanagement- methodik weiterentwickelt, die über einen grossen Bekanntheitsgrad verfügt und sehr anwenderfreundlich und praxistauglich ist. Mit der Me- thode können nicht nur Informatikprojekte, sondern auch andere Projek- tarten abgewickelt werden. HERMES ermöglicht eine flexible Anpassung an die jeweiligen Projektausprägungen und berücksichtigt unter anderem auch agile Vorgehensweise in den Projekten. Insbesondere bietet HER- MES mit seiner Online-Lösung (www.hermes.admin.ch) eine grosse Hilfe für die Projektbeteiligten. HERMES stellt damit eine gute Alternative zu PosatZH dar, indem es die beschriebenen Probleme, die sich mit PosatZH ergeben haben, gelöst hat. Die Anwendung der Projektmanagementme- thodik HERMES soll deshalb für alle Arten von Projekten für die dem Re- gierungsrat unterstellten Verwaltungseinheiten und für die Staatskanz-

lei ab dem 1. Januar 2018 als verbindlich erklärt werden. Über Ausnah- men zur Anwendung von HERMES für bestimmte Projektarten bestim- men die Direktionen und die Staatskanzlei in ihrem Zuständigkeitsbe- reich selbst. Ein Abweichen von HERMES ist dort möglich, wo bereits eine anerkannte fachspezifische Methode für bestimmte Projektarten etabliert ist (z. B. werden Bauprojekte auch künftig nach SIA-Normen abgewickelt). Mit dem einheitlichen Einsatz von HERMES kann die Methoden- kompetenz bei den Projektleitenden und Auftraggebern innerhalb der kantonalen Verwaltung verbessert werden. Der Standard von HERMES soll weitestgehend übernommen werden. Kantonsspezifische Anpassun- gen der Methode sind auf ein Mindestmass zu beschränken. Erweiterun- gen im Sinne der Methode (z. B. ein zusätzliches Szenario) sollen aber möglich sein. Ein Szenario ist auf die Durchführung von Projekten mit einer spezifischen Charakteristik ausgerichtet, beispielsweise für kleine, weniger umfassende Projekte. Den Direktionen und der Staatskanzlei werden im Sinne von Praxis- hilfen eine einheitliche Lösung mit Online-Tool, Vorlagen und Check- listen sowie ein Musterprojektleitfaden, der alle Belange an der Schnitt- stelle zwischen der Linienorganisation und dem Projektmanagement regelt, zur Verfügung gestellt.

3. Vorgehen und kantonsspezifische Anpassungen Die Einführung von HERMES im Kanton Zürich wird durch das CC IT-PM geführt. Sie erfolgt mit Unterstützung einer Review-Gruppe aus Vertretungen der Direktionen und der Staatskanzlei. Die Umsetzung in den Direktionen und der Staatskanzlei ist durch diese sicherzustellen. Meilensteine/Lieferobjekte Verantwortlich Termin Umsetzung Webseite, Vorlagen und CC IT-PM Oktober 2017 Checklisten sowie Musterprojektleitfaden Durchführung Schulungen und Direktionen und November/ Einführungsmassnahmen Staatskanzlei Dezember 2017 HERMES für alle Projektarten eingeführt Direktionen und Januar 2018 Staatskanzlei In organisatorischer Hinsicht wird das CC IT-PM auf den 31. Dezem- ber 2017 aufgelöst, und die Rahmenvereinbarung und die gegenseitigen Verpflichtungen im Rahmen des KITT zwischen der Finanzdirektion und der Baudirektion werden ausser Kraft gesetzt. Das neue Compe- tence Center für Projektmanagement (CC PM) wird in der Abteilung Organisation und Informatik der Baudirektion weiterbetrieben und von dort aus fachlich geführt.

Das CC PM führt jährlich Erfahrungsaustauschrunden mit Vertretun- gen der Direktionen und der Staatskanzlei durch, um Erfahrungen bei der Umsetzung von HERMES zu sammeln, wesentliche Erkenntnisse zu sichern und das Projektmanagement im Kanton Zürich auf diese Weise weiterzuentwickeln. Die vom Bund zur Verfügung gestellten Vor- lagen werden an das Erscheinungsbild des Kantons Zürich angepasst. Die Direktionen und die Staatskanzlei passen den Musterprojektleitfa- den an die eigenen organisatorischen Vorgaben und Bedürfnisse an. Im Intranet wird eine Webseite des CC PM aufgeschaltet werden, die wich- tige Informationen und Neuerungen rund um das Thema Projektmana- gement bereitstellt. Das HERMES-Online-Tool Kanton Zürich soll die Anwendenden mit Vorlagen und Checklisten unterstützen und auf diese Weise eine rasche und einheitliche Anwendung innerhalb der kantona- len Verwaltung gewährleisten. Im Rahmen des Umsetzungsbudgets sollen zur Erleichterung und Unterstützung der Einführung von HERMES in den Direktionen und der Staatskanzlei initiale Schulungen durch das CC PM für insgesamt rund 65 Projektleitende und rund 65 Auftraggeber angeboten werden. Diese Schulungen stellen einen zentralen Erfolgsfaktor für die erfolg- reiche Einführung dar und werden durch die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) durchgeführt. Weitere Schulungen der Mitarbeitenden sind Sache der Direktionen und der Staatskanzlei. Die Methodik PosatZH wird mit der Einführung von HERMES nicht mehr weitergepflegt, die Produktion des Handbuches wird einge- stellt und durch das CC PM erfolgt keine Unterstützung zu PosatZH mehr. Ende 2017 laufende Projekte können jedoch noch nach PosatZH abgeschlossen werden.

4. Kosten Einführungskosten Für die Bereitstellung der Online-Lösung, die Erstellung der angepass- ten Vorlagen, die Anpassung von HERMES für den Kanton Zürich und die initialen Schulungen ist mit einmaligen Kosten von Fr. 120 000 zu rech- nen. Diese Kosten werden in der Leistungsgruppe Nr. 4600, Direktions- übergreifende Informatik, anfallen und sind dort im Budget 2017 und im KEF 2018–2021 eingestellt. Die weiteren direktionsinternen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Einführung von HERMES bei den Direktionen und der Staats- kanzlei können nicht näher beziffert werden. Sie fallen individuell bei den Direktionen und der Staatskanzlei an und hängen insbesondere vom jeweiligen Schulungsbedarf und den spezifischen Bedürfnissen ab.

Betriebskosten Die ab 2018 anfallenden Betriebskosten werden gleich wie für das CC IT-PM (PosatZH) auf Fr. 120 000 pro Jahr geschätzt. In der Vergan- genheit wurden sie der Baudirektion vom KITT jährlich vergütet. Diese Entschädigung an die Baudirektion fällt nun weg, als Aufwand fällt sie aber auch in der neuen Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, die ab 2018 die Leistungsgruppe Nr. 4600, Direktionsübergreifende In- formatik, ablöst, nicht an. Aufgrund der Ausweitung der Anwendung der Projektmethode auf alle Projektarten ist zukünftig mit einem per- sonellen Mehraufwand für das CC PM zu rechnen. Die Baudirektion wird zu gegebener Zeit eine Analyse des Bedarfs vornehmen und gege- benenfalls zusätzliche Stellenprozente zur Wahrnehmung dieser Auf- gaben des CC PM beantragen.

5. Nutzen Der Nutzen einer verbindlichen und einheitlichen Anwendung von HERMES innerhalb der kantonalen Verwaltung liegt in erster Linie in folgenden Bereichen: – Schweizweit etablierte und standardisierte (eCH) Projektmanage- mentmethode, die frei verfügbar ist und eine grosse Verbreitung im öffentlichen Sektor aufweist – Ermöglichung einer übergeordneten einheitlichen Projektsteuerung und Programmbildung – Einheitliche Begrifflichkeiten und gemeinsames Verständnis für Auf- gaben und Verantwortung innerhalb der kantonalen Verwaltung – Breites bestehendes Schulungsangebot an öffentlichen Bildungsinsti- tuten – Unterstützung der Projektbeteiligten durch Bereitstellung von Me- thode, Vorlagen und weiteren Hilfsmitteln durch das CC PM

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion und der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Anwendung der Projektmanagementmethodik HERMES ist für die dem Regierungsrat unterstellten Verwaltungseinheiten und die Staats- kanzlei ab dem 1. Januar 2018 verbindlich. Ausnahmen zur Anwendung von HERMES sind dort zulässig, wo be- reits eine anerkannte fachspezifische Methode für bestimmte Projekt- arten etabliert ist. Über solche Ausnahmen entscheiden die Direktionen und die Staatskanzlei in ihrem Zuständigkeitsbereich selbstständig.

II. Die Baudirektion wird beauftragt, das Projekt zur Einführung von HERMES umzusetzen und den Betrieb des Competence Centers für Pro- jektmanagement (CC PM) sicherzustellen.

III. Die Direktionen und die Staatskanzlei melden der Baudirektion je eine Vertretung für den jährlichen Erfahrungsaustausch mit dem CC PM.

IV. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staats- kanzlei und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi