Bot-Anwendungen, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. Juli 2022

968. Bot-Anwendungen (Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 383/2018 eine neue kanto- nale IKT-Strategie festgesetzt. Eine der zentralen strategischen Stossrich- tungen bildet die Bereitstellung einer standardisierten IKT-Grundver- sorgung durch das Amt für Informatik (AFI). Eine konsequente Stan- dardisierung bildet den Grundstein für eine durchdringende und damit wirksame Digitalisierung. In der fortschreitenden Digitalisierung sind Bot-Anwendungen oder -Lösungen ein zentraler Baustein, um das Dienstleistungs- und Service- angebot neu zu definieren. Bots sind auf Künstlicher Intelligenz basie- rende digitale Assistenten, die per Chat oder Sprache Aufgaben wie die Beantwortung von Fragen selbstständig übernehmen. Es handelt sich dabei um ein Zusammenspiel von Menschen, Daten und Technologien. Bots bestehen aus Computerprogrammen, die ohne Mitwirkung von Anwendenden Aufgaben automatisiert erledigen. Auf dem Markt gibt es verschiedene Arten von Bots, die unterschiedliche Aufgaben aus- führen. Die Spanne reicht von Voice-Bots über Chat-Bots und Social- Bots bis zu Suchmaschinen-Bots. Als «digitale Berater» sind Bots in der Lage, Servicezeiten zu verkürzen und die Interaktion mit den Einwohne- rinnen und Einwohnern des Kantons effizient und zeitnah zu steuern. Sie fördern die Wünsche der verschiedenen Anspruchsgruppen zutage und tragen dazu bei, die bestehenden Dienstleistungen der kantonalen Verwaltung in einer digital voranschreitenden Welt zu optimieren und zugleich kostendeckend abzuwickeln. Das Strassenverkehrsamt (StVA) und die Staatskanzlei haben Bedarf für sogenannte Voice- und Chat-Bots beim AFI gemeldet. Einzelne Ämter wie das Handelsregisteramt und das Migrationsamt haben be- reits Chat-Bots im Einsatz. Die Bereitstellung einer standardisierten und zentralisierten Bot-Lösung durch das AFI ist deshalb angezeigt. Im Rahmen einer Situationsanalyse in den Direktionen und der Staats- kanzlei wurden unterschiedliche Anwendungsfälle erhoben, welche die künftige Bot-Lösung abzudecken hat.

Mit der Einführung einer Bot-Lösung werden folgende Ziele verfolgt:

1. Nach Einführung der Bot-Lösung steht ein Standard-Bot-Service im Rahmen der Grundversorgung für alle Direktionen und die Staats- kanzlei zur Verfügung. Dieser Service kann von der gesamten kanto- nalen Verwaltung sowie den kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen bestellt werden.

2. Die Bot-Lösung soll über eine gemeinsame Künstliche Intelligenz verfügen, damit alle Anwendungsfälle innerhalb der Bot-Lösung von- einander lernen können. Deshalb soll nur eine Serverlösung geschaf- fen werden.

3. Die Bot-Lösung soll die unterschiedlichen Anwendungsfälle innerhalb der kantonalen Verwaltung unterstützen.

4. Die Lösung muss die AFI-Sicherheitsstandards erfüllen und den Be- stimmungen des kantonalen Datenschutzes entsprechen. Aus diesem Grund wurde eine Voice- und Chat-Bot-Lösung ausge- schrieben, die folgende Vorteile bieten soll: – Mittels Chat-Bot-Anwendung können Anliegen der Einwohnerinnen und Einwohner und weiterer Interessengruppen über ZHweb rund um die Uhr beantwortet werden. – Telefonanrufe auf wichtige Rufnummern können über Voice-Bot rund um die Uhr mit automatisierten Standardantworten und ohne zusätz- lichen Personalaufwand zur Zufriedenheit der anrufenden Personen beantwortet werden. – Das Dienstleistungsangebot und die Qualität der digitalen Verwal- tungsprozesse werden erheblich unterstützt oder verbessert. – Voice- und Chat-Bot-Funktionen unterstützen die Aufgaben der kan- tonalen Verwaltung und steigern die Effizienz. – Weitere Vorteile sind im Schlussbericht der Studie der Universität Zürich, zum Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung vom 28. Februar 2021, welche die Staatskanzlei in Auftrag gegeben hat, auf- geführt (zh.ch/content/dam/zhweb/bilder-dokumente/themen/poli- tik-staat/kanton/digitale-verwaltung-und-e-government/projekte_ digitale_transformation/ki_einsatz_in_der_verwaltung_2021.pdf). Mit einer Testinstallation im StVA konnten mit wenigen Fragen 91% der Bedürfnisse der anrufenden Kundinnen und Kunden zufrieden- stellend geklärt werden.

2. Öffentliche Ausschreibung und Vergabe Für die Beschaffung einer Bot-Lösung wurde eine öffentliche Aus- schreibung durchgeführt. Die Publikation auf simap.ch erfolgte im of- fenen Verfahren im Staatsvertragsbereich am 20. August 2021. Es gingen fünf gültige Angebote ein. Die Bewertung der Angebote ergab, dass die ti&m AG, Zürich, die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist.

Die Ausschreibung «Bot-Lösung» umfasst die folgenden Leistungen: – Dienstleistungen Die Grundleistung für die Vergabe umfasst die Projektleistungen sowie Betrieb und Support. Betrieb und Support werden durch die Zuschlagsempfängerin zusammen mit dem AFI erbracht. Zudem wird die Zuschlagsempfängerin auch für die Leistungen des 2nd- und 3rd– Level-Supports sowie für die Weiterentwicklung der Bot-Lösung und deren Integration in den Ämtern beauftragt. – Hard- und Software Die Zuschlagsempfängerin und das AFI streben eine reine Cloud- Architektur an, also keinen Betrieb in einem eigenen Rechenzentrum. Sollte dies aus Datenschutzgründen nicht möglich sein, kann eine Lösung aufgebaut werden, bei der die Bots und die Konversations- Datenbank im Rechenzentrum des AFI lokal in Betrieb sind. Mit der Zuschlagsempfängerin wird ein Vertrag mit einer Laufzeit von fünf Jahren abgeschlossen; dieser kann um längstens drei Jahre verlängert werden. Der Angebotspreis wird für die Vergabesumme über die Vertrags- dauer von fünf Jahren berechnet. Tabelle 1: Vergabesumme einschliesslich MWSt in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 2 490 815 Vergabesumme 2 490 815 Reserve rund 15% für kontinuierliche Anpassungen 380 000 Total Ausgaben einschliesslich Reserven 2 870 815 davon zulasten der Erfolgsrechnung 2 353 588 davon zulasten der Investitionsrechnung 517 227 Kapitalfolgekosten für Investitionen (ohne Reserven) 105 385 Abschreibungen Hardware, Nutzungsdauer fünf Jahre 103 445 Kalkulatorische Zinsen 0,75% 1 940

3. Finanzierung Die Beschaffung der genannten Lösung ist für eine zeitgemässe Ver- waltungsführung zwingend erforderlich und dient damit unmittelbar der Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben (vgl. §§ 32 Abs. 2 und 33 Abs. 1 Gesetz über die Organisation des Re- gierungsrates und der kantonalen Verwaltung [LS 172.1]). Es handelt sich damit um eine gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Es geht um die Schaffung der Grundlagen für den digitalen Wandel. Dieses Vor- haben ist ein innovativer Schritt in Richtung Digitalisierung der Ver-

waltung. Es stellt eine zeitgemässe Plattform für Bot-Anwendung zur Erfüllung der Verwaltungstätigkeit bereit und steigert deren Effektivität. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird eine Vergrösserung der Anwendungsgruppen erwartet. Die Vergabe umfasst die Projektleistungen für die Bereitstellung der Bot-Anwendungen sowie Betriebsleistungen für fünf Jahre. Ob die aus- geschriebene Option zur Vertragsverlängerung beansprucht wird, ent- scheidet die Vergabestelle zu gegebener Zeit. Eine Bot-Lösung muss auch nach ihrer Einführung laufend an die wachsenden Bedürfnisse angepasst werden. Dazu gehören insbesondere das Anlernen des Bots und das Einrichten und Anpassen an die spezi- fischen Fragestellungen der einzelnen Organisationen. Für diese Auf- wände ist rund ein Fünftel des Vergabebetrages vorgesehen. Dieser Be- trag ist für die Vergabe und Ausgabenbewilligung ebenfalls zu berück- sichtigen. Das Vorhaben ist begrenzt durch die Ausgabenbewilligung und die Vergabesumme. Gemäss der Erhebung bei den Direktionen, der Staatskanzlei und den Schulen Sek II sind alle Anforderungen mit der Bereitstellung von 50 Voice- und 150 Chat-Bot abgedeckt. Bestehende Bot-Lösungen im Handelsregisteramt und Migrationsamt werden durch dieses Vorhaben abgelöst. Für die Vergabe einschliesslich der Reserve für Anpassungen ist eine gebundene Ausgabe von Fr. 2 870 815 zu bewilligen. Die aus der Einfüh- rung der Bot-Anwendungen folgenden Betriebskosten sollen künftig über die einzelnen Services des AFI intern verrechnet werden. Allfällige Folgeaufwände sind im Kostendach enthalten. Die Bot-Lösung soll als Kantonsapplikation den Direktionen, der Staatskanzlei und den Schulen Sek II aus dem IKT-Servicekatalog angeboten werden. Der grobe jährliche Bedarf der anfallenden Kosten für die Bot-Platt- form ist nachfolgend dargestellt. Er berücksichtigt die Bereitstellung der Bot-Plattform, die Implementierung, die Betriebskosten und die Reserve für Weiterentwicklungen. Aus der vorliegenden Vergabe be- steht folgender Finanzbedarf: (in Franken) 2023 2024 2025 2026 2027 Total 2022–2027 Erfolgsrechnung 473 588 470 000 470 000 470 000 470 000 2 353 588 Investitionsrechnung 400 000 117 227 517 227 Die erforderlichen Mittel sind in der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, für das Budget 2023 nicht vorgesehen, können aber in- nerhalb der Leistungsgruppe Nr. 4610 kompensiert werden. Sie werden für die Folgejahre im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2024–2027 einzustellen sein.

4. Gremien Das Gremium Operative Informatiksteuerung wurde am 27. Mai 2021 über dieses Vorhaben in Kenntnis gesetzt.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Leistungen der Bot-Anwendungen wird eine gebundene Aus- gabe von insgesamt Fr. 2 870 815 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 2 353 588 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 517 227 zulasten der Investitionsrechnung.

II. Die Leistungen zur Erbringung der Bot-Anwendungen werden gemäss Angebot vom 4. Oktober 2021 zu Fr. 2 490 815 an die ti&m AG, Zürich, vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehe- nes auf Fr. 2 870 815 erhöhen.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli