Regolamento sullo stato civile (RSC)

Il Servizio centrale dello stato civile (di seguito Servizio centrale) è designato quale Ufficio dello stato civile speciale ai sensi dell’art. 2 cpv. 2 dell’ordinanza sullo stato civile del 28 aprile 2004 (OSC) con competenza su tutto il territorio cantonale e ha sede a Bellinzona.

Per ragioni organizzative e di prossimità le procedure possono essere effettuate su appuntamento in locali dislocati appositamente adibiti.

Gli ufficiali dello stato civile di un determinato circondario in caso di necessità prestano supplenza presso un altro circondario.

L’Ufficio dello stato civile, preso atto del preavviso espresso dal Servizio circondariale dello stato civile (di seguito Servizio circondariale) interessato, può permettere la celebrazione dei matrimoni e la conversione cerimoniale delle unioni domestiche registrate presso i comuni del circondario che mettono a disposizione locali idonei gratuiti.⁶

I comuni che intendono mettere a disposizione locali idonei per la celebrazione dei matrimoni e la conversione cerimoniale delle unioni domestiche registrate sul proprio territorio notificano tramite il Servizio circondariale interessato, il numero, le particolarità e la documentazione delle sale disponibili gratuitamente. In aggiunta a sale gratuite possono essere proposti locali particolari, soggetti al pagamento delle spese cagionate dal loro utilizzo.⁷

Le spese per la locazione di locali particolari per la celebrazione dei matrimoni e per la conversione cerimoniale, nonché quelle per i relativi disborsi, sono poste a carico dei fidanzati o dei partner direttamente dai comuni interessati, se del caso unitamente alle tasse della celebrazione del matrimonio effettuata dal Sindaco o dal Vicesindaco.⁸

I fidanzati e i partner devono essere informati al momento della riservazione del locale particolare delle spese che saranno poste a loro carico.

Il Servizio circondariale regola i dettagli. In caso di contestazioni decide in via definitiva l’Ufficio dello stato civile.

Il Servizio centrale svolge i compiti stabiliti all’art. 2 cpv. 2 OSC.

Esso inoltre:

• a) si occupa della ripresa sistematica dei dati dai registri delle famiglie al registro dello stato civile e collabora alla ripresa dati di competenza dei servizi circondariali in caso di necessità;

• b) si occupa della conservazione e dell’aggiornamento dei duplicati dei registri delle famiglie e dei registri particolari;

• c) provvede se necessario alla riproduzione su microfilm o su supporto elettronico dei dati delle trascrizioni nei registri dello stato civile e alla loro conservazione.

La celebrazione delle nozze include sia la celebrazione del matrimonio, sia la conversione cerimoniale delle unioni domestiche registrate (art. 75o OSC).

L’esecuzione della procedura preparatoria e il ricevimento della dichiarazione di conversione in matrimonio dell’unione domestica registrata compete ai soli ufficiali dello stato civile (art. 62 e 75n OSC).

È riservata la designazione dei Sindaci e Vicesindaci quali ufficiali straordinari, anche in altri comuni di nomina in caso di supplenze, previa autorizzazione dell’Autorità di vigilanza.

Gli ufficiali straordinari non sono vincolati all’ottenimento dell’attestato professionale di ufficiale dello stato civile, ma sono comunque tenuti a seguire i corsi di formazione e aggiornamento proposti dall’Autorità di vigilanza (art. 96 OSC).

Le decisioni in materia di cambiamento di nome sono di competenza dell’Ufficio dello stato civile.

La domanda, con firma autenticata, dev’essere presentata dall’interessato, dal suo rappresentante legale o da un suo procuratore.

Essa dev’essere corredata dai seguenti documenti:

• a) giustificativi a sostegno della motivazione su cui si fonda l’istanza

• b) libretto di famiglia o cartellina contenente gli atti dello stato civile se in possesso dell’istante;

• c) consenso dei genitori o del rappresentante legale per i minorenni o gli interdetti incapaci di discernimento;

• d) certificato di domicilio dell’istante in originale e rilasciato da meno di sei mesi;

• e) copia di un documento di identità valevole.

È riservata ogni altra richiesta di prova, in particolare gli atti di stato civile che si renderanno necessari nell’ambito della trattazione dell’istanza e per quanto i dati personali utili non siano direttamente rilevabili mediante procedura d’accesso al registro dello stato civile.

L’Ufficio dello stato civile può sollecitare informazioni da altre autorità comunali e cantonali o da terzi utili per verificare i requisiti previsti dalle norme che disciplinano il cambiamento di nome.¹¹

Le decisioni in materia di adozione competono all’Ufficio dello stato civile.

La domanda, con firma autenticata, dev’essere presentata dall’interessato, dal suo rappresentante legale o da un suo procuratore.

Essa dev’essere corredata dai seguenti documenti:

• a) certificato relativo allo stato di famiglia registrato dei genitori adottivi iscritti nel registro dello stato civile, atto di famiglia o atti sostitutivi dei genitori non iscritti nel registro dello stato civile, a dipendenza del caso. I documenti, in originale, devono essere rilasciati da meno di sei mesi dalla competente autorità di stato civile;

• b) certificato di domicilio dei genitori adottivi e dell’adottando; atto di nascita dell’adottando straniero non ancora iscritto nel registro dello stato civile;

• c) certificato relativo allo stato di famiglia registrato dell’adottando iscritto nel registro dello stato civile, atto di famiglia o documenti sostitutivi, a dipendenza del caso, se non iscritto nel registro dello stato civile. I documenti devono essere rilasciati da meno di sei mesi dalla competente autorità di stato civile;

• d) estratto del casellario giudiziale dei genitori adottivi;

• e) consenso del padre e della madre dell’adottando (estratto del verbale della Delegazione tutoria).

È riservata ogni altra richiesta di prova.

Il registro delle famiglie, i registri particolari delle nascite, delle morti e dei matrimoni in forma cartacea sono tenuti, sino alla gestione dei dati mediante il registro dello stato civile, in due esemplari.

L’originale è tenuto e conservato dal Servizio circondariale; il duplicato è depositato e conservato dal Servizio centrale.

Il registro dei riconoscimenti e quello delle legittimazioni sono tenuti e conservati in un solo esemplare presso il Servizio circondariale.

I documenti giustificativi del registro delle famiglie e dei registri particolari tenuti in forma cartacea sono conservati presso il circondario interessato.

I documenti giustificativi inerenti il rilevamento delle persone nel registro dello stato civile sono conservati presso il circondario dello stato civile del luogo di attinenza della persona interessata o dello straniero connesso con un cittadino svizzero e classificati secondo il comune di attinenza, rispettivamente in forma crescente secondo il numero star.

I Servizi circondariali e il Servizio centrale tengono, oltre ad un archivio destinato ad accogliere i documenti giustificativi delle persone inserite nel registro dello stato civile secondo l’indicazione del capoverso precedente, una ulteriore suddivisione d’archivio per gli stranieri inseriti quali persone, non collegati a cittadini attinenti. All’interno di tale archiviazione è pure mantenuta la suddivisione crescente secondo i numeri star.

I documenti giustificativi inerenti le transazioni elaborate sono conservati presso il Servizio che si è occupato delle stesse, separatamente dai giustificativi inerenti l’inserimento delle persone ed archiviati secondo l’anno di trattazione della transazione, successivamente per tipo di transazione e quindi secondo il numero crescente delle medesime.

I documenti giustificativi sono conservati a tempo indeterminato; è riservata la conservazione mediante microfilm o supporto elettronico dei dati, secondo le disposizioni del diritto federale.

Gli estratti dal registro dello stato civile sono rilasciati dal Servizio dello stato civile circondariale o centrale, secondo le competenze stabilite dalle disposizioni federali.

Gli estratti dai registri cartacei sono rilasciati dall’ufficiale dello stato civile del Servizio circondariale presso cui sono depositati i registri originali o, eccezionalmente, dal Servizio centrale presso cui sono depositati i duplicati dei registri se è garantita la corrispondenza degli stessi con i registri originali.

Le autorità, gli enti e le persone tenute alla notifica delle nascite secondo l’OSC effettuano l’annuncio direttamente al Servizio dello stato civile del circondario in cui è avvenuta la nascita o è stato trovato il bambino mediante un modulo firmato in originale.

L’annuncio deve pure riportare il numero di iscrizione della nascita del registro delle levatrici.

Chi trova un bambino abbandonato deve informare il Sindaco del Comune di ritrovamento.

Il Sindaco assegna al bambino un cognome e un nome ed ottempera quanto prescrivono gli art. 34 e seguenti dell’OSC.

Egli, oltre che all’ufficiale dello stato civile, notifica il ritrovamento:

• a) all’autorità tutoria del luogo di ritrovamento;

• b) all’Ufficio dello stato civile per l’avvio della procedura di accertamento dell’attinenza.

Le autorità, gli enti e le persone tenute alla notifica delle morti secondo l’OSC effettuano l’annuncio allegando l’attestato medico di morte originale al Servizio dello stato civile del circondario in cui è avvenuta la morte o è stato ritrovato il cadavere. Copia dell’attestato di morte e della notifica sono inoltre consegnati o trasmessi alla Cancelleria comunale del Comune di morte.

Il Municipio del Comune di morte è competente ad autorizzare la sepoltura, la cremazione e il rilascio della carta di passo per il cadavere secondo l’art. 36 OSC; l’autorizzazione per l’emissione di tali attestati può essere delegata dal Municipio ad un servizio dell’Amministrazione comunale.

La Polizia cantonale, a conoscenza di circostanze in cui la morte di una persona scomparsa debba ritenersi certa, benché nessuno ne abbia visto il cadavere, è tenuta a farne notifica all’Ufficio dello stato civile.

Quest’ultimo è legittimato a promuovere l’azione innanzi all’autorità giudiziaria.

Le decisioni di cambiamento del nome emanate nel Canton Ticino sono notificate dall’Ufficio dello stato civile alla Polizia cantonale ed al Servizio di coordinamento cantonale in materia di casellario giudiziale; se del caso le stesse sono pure notificate al Ministero pubblico, alla Sezione della circolazione, all’Ufficio di esecuzione ed alla Sezione della popolazione, Ufficio della migrazione.¹³

Le decisioni di adozione emanate nel Canton Ticino sono notificate all’autorità di protezione del minore e dell’adulto competente, al tutore, all’assistente sociale e se del caso alla Sezione della popolazione, Ufficio della migrazione.¹⁴

Le dichiarazioni di cambiamento di sesso con cambiamento di nome se vi sono elementi che lo giustificano sono notificate all’Ufficio di esecuzione, alla Polizia cantonale ed alla Sezione della popolazione, Ufficio della migrazione. Le dichiarazioni di cambiamento di sesso senza cambiamento di nome se vi sono elementi che lo giustificano sono notificate alle autorità competenti per il rilascio dei documenti d’identità.¹⁵

Le decisioni di cambiamento del nome e di adozione di cui ai capoversi precedenti sono pure notificate nei casi previsti dall’art. 2 cpv. 2 dell’OSC.

L’Ufficio dello stato civile comunica all’autorità cantonale competente in materia di naturalizzazione le iscrizioni delle decisioni di divorzio avvenute entro otto anni dalla naturalizzazione agevolata.¹⁶

Le comunicazioni sono effettuate mediante una copia completa o un estratto della decisione, a seconda delle necessità.

La celebrazione dei matrimoni e la conversione cerimoniale delle unioni domestiche registrate avviene nei locali appositamente designati conformemente agli art. 2 e 3; le cerimonie all’aperto, in veicoli fermi o in movimento non sono consentite.¹⁸

La celebrazione dei matrimoni e la conversione cerimoniale delle unioni domestiche registrate devono avvenire durante gli orari di apertura del Servizio circondariale o del Comune, non oltre le ore 19.00; esse non possono aver luogo le domeniche e i giorni festivi cantonali riconosciuti.¹⁹

È riservata la procedura d’urgenza di cui agli art. 100 cpv. 2 del Codice civile svizzero, 68 cpv. 2 e 75a cpv. 3 OSC.

Il Servizio circondariale rilascia l’atto d’origine sulla base del registro dello stato civile.

L’atto d’origine è trasmesso al titolare del documento, al suo rappresentante legale o, su sua indicazione, accordo o informazione, all’autorità o alla persona dallo stesso designata; per i minorenni occorre il consenso del rappresentante legale.

Il controllo degli atti d’origine rilasciati è effettuato sulla base del registro dello stato civile o, per gli atti rilasciati in base ai registri delle famiglie e per quanto possibile, sulla base dei repertori degli atti d’origine precedentemente tenuti dagli uffici dello stato civile comunali.

L’atto d’origine è depositato presso il Comune di domicilio svizzero; esso può anche essere consegnato all’interessato in vista della sua immatricolazione presso la Rappresentanza svizzera all’estero.

Nel caso di cambiamento di domicilio in Svizzera, l’atto d’origine è trasmesso al Comune del nuovo domicilio oppure consegnato all’interessato per le formalità di trasferimento del domicilio.

Non è ammessa la trasmissione postale dell’atto d’origine all’estero.

In caso di modifica dello stato civile, del nome o dell’attinenza, occorre sostituire l’atto d’origine.

L’atto d’origine che ha perso validità a seguito della modifica dello stato civile, del nome o dell’attinenza del titolare è distrutto da parte dell’autorità di deposito.

Chi ha perso il proprio atto d’origine deve notificare la perdita all’ufficiale dello stato civile che l’ha emesso.

Se l’ufficiale dello stato civile constata che è già stato emesso un atto d’origine con l’attuale stato personale del richiedente, prima del rilascio di un nuovo documento occorre pretendere che il titolare dichiari, richiamando l’obbligo di dire la verità, che né lui stesso, né altre persone o autorità sono in possesso del documento precedente.

Ricevuta la relativa attestazione, l’autorità competente rilascia un nuovo atto d’origine.

Il titolare dell’atto d’origine che sollecita il rilascio, la sostituzione o l’aggiornamento dell’atto d’origine è tenuto al pagamento della tassa stabilita dall’ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile del 27 ottobre 1999 (OESC).²⁰

Allorquando l’atto d’origine è richiesto dal controllo abitanti, l’incasso della tassa di rilascio, che è a carico del titolare del documento, avviene presso il servizio richiedente.

L’Ufficio dello stato civile, i Servizi circondariali, il Servizio centrale e le Autorità comunali di celebrazione riscuotono le tasse previste dall’OESC.

Per quanto di competenza cantonale, sono stabilite le seguenti tasse:

Le spese per la traduzione, l’autenticazione e la verifica di documenti, l’assunzione di atti e certificazioni ed attestazioni mancanti richiesti dall’Ufficio dello stato civile, dal Servizio centrale o dai Servizi circondariali sono a carico delle persone interessate all’iscrizione o alla procedura, unitamente ai relativi disborsi. E’ riservata l’applicazione dell’art. 13 cpv. 3 OESC.

Le competenze cantonali relative alla rinuncia completa o parziale, rispettivamente all’applicazione dei supplementi degli emolumenti per la celebrazione dei matrimoni e la conversione cerimoniale dell’unione domestica registrata di cui agli art. 3 cpv. 2 e 6 cpv. 2 OESC, sono delegate ai Municipi nei casi di cui all’art. 3 cpv. 3.²¹