Archivreglement

Dieses Reglement ordnet:

• a) die Archivierung von Unterlagen:

• 1. des Kantons

• 2. natürlicher und juristischer Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie kantonale Aufgaben erfüllen. Die Urner Kantonalbank fällt nicht unter dieses Reglement

• 3. der Gemeinden, Korporationen und Privaten, soweit sie gemäss gesetzlicher Vorschrift oder privater Vereinbarung dem Staatsarchiv Unterlagen zur Archivierung übergeben

• b) die Benützung des Staatsarchivs durch Organe des Kantons und Dritte

Die Archivierung dient der sicheren Aufbewahrung und dokumentarischen Überlieferung rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, historischer, sozialer oder kultureller Unterlagen für die Organe des Kantons und die Öffentlichkeit.

Unterlagen im Sinne dieses Reglements sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, sowie alle Hilfsmittel, die für deren Verständnis und Benützung notwendig sind.

Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Staatsarchiv als archivwürdig zur Aufbewahrung übernommen worden sind. Archivwürdig sind Daten, die voraussichtlich von dauerndem Wert sind, um:

1. die Tätigkeit der öffentlichen Verwaltung zu dokumentieren

2. die Aufgaben der Gesetzgebung, der Verwaltung und der Rechtsprechung zu unterstützen

3. die berechtigten Interessen betroffener Personen und Dritter zu sichern

4. der Wissenschaft und Forschung zu dienen

5. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte zu fördern

Das Staatsarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen und den Vollzug dieses Reglements zuständig, soweit die Gesetzgebung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt.

Das Staatsarchiv hat insbesondere:

1. die Unterlagen nach wissenschaftlichen und archiv-fachlichen Kriterien zu sichern und zu bewerten

2. das Archivgut sicher aufzubewahren

3. die Erschliessung des Archivguts und dessen Benützbarkeit sicherzustellen

4. die Erhaltung (Konservierung und Restaurierung) des Archivguts zu gewährleisten

5. die anbietepflichtigen Stellen bei der Organisation und Verwaltung der Handregistraturen und der Zwischenarchive zu beraten und zu überwachen

6. die Gemeinden, Korporationen und, soweit es die Hauptaufgaben zulassen, die Privaten bei der Organisation und Verwaltung der Archive zu beraten

Das Staatsarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, für die keine Anbietepflicht besteht und über deren Archivwürdigkeit noch nicht entschieden ist.

Die ordentlichen Finanzkompetenzen nach der Kantonsverfassung (RB 1.1101) bleiben vorbehalten.

Anbietepflichtig sind:

1. die Organe und Verwaltungsstellen des Kantons

2. die Organe und Verwaltungsstellen der natürlichen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie kantonale Aufgaben oder Aufgaben im Auftrag des Kantons erfüllen

3. die Organe und Verwaltungsstellen der Gemeinden und der Korporationen, soweit die Gesetzgebung sie dazu verhält

4. weitere Personen, soweit sie mit dem Staatsarchiv eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben

Wer anbietepflichtig ist, hat seine Unterlagen mit Registraturplänen zu erfassen und periodisch dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald die Unterlagen zur Erfüllung der entsprechenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Das Staatsarchiv legt zusammen mit den anbietepflichtigen Stellen fest, welche Unterlagen archivwürdig sind und ins Archiv übernommen werden.

Bis zu diesem Zeitpunkt haben die anbietepflichtigen Stellen die Unterlagen in geordneten Registraturen und Zwischenarchiven aufzubewahren.

Das Staatsarchiv regelt die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung in Weisungen. Die Weisungen sind von der zuständigen Direktion¹ zu genehmigen.

Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden.

Das Staatsarchiv vernichtet vor Ablauf der Schutzfristen grundsätzlich keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stellen.

Nach Ablauf der Schutzfristen entscheidet das Staatsarchiv über die Vernichtung von Unterlagen. Bei Akten mit besonders schützenswerten Personendaten hat es vorgängig das Einverständnis der anbietepflichtigen Stelle einzuholen.

Die Vernichtung vertraglich übertragenen Archivguts richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.

Unterlagen, die bereits vor der Archivierung der Öffentlichkeit zugänglich waren, bleiben öffentlich zugänglich.

Im Übrigen darf das Archivgut benützt werden, soweit die Gesetzgebung nichts anderes bestimmt und eine Schutzfrist von 30 Jahren, berechnet ab dem Datum des jüngsten Dokuments in einem Geschäft oder Dossier, verstrichen ist.

Die abliefernden Stellen können jederzeit die von ihnen abgelieferten Unterlagen benützen. Das Staatsarchiv berät sie und stellt die Unterlagen zur Verfügung.

Die Benützung von vertraglich übertragenem Archivgut richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.

Die Benützung von gerichtlichem Archivgut und Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer verlängerten Schutzfrist von zehn Jahren seit dem Tod der betroffenen Person oder, wenn das Todesdatum nicht bekannt oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand feststellbar ist, von 100 Jahren seit der Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdatum feststellbar, beträgt die verlängerte Schutzfrist 80 Jahre, berechnet ab dem Datum des jüngsten Dokuments in einem Geschäft oder Dossier. Vorbehalten bleibt die Einwilligung der betroffenen Person in eine frühere Benützung des Archivguts.

Ausnahmsweise darf Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen für wissenschaftliche, nicht personenbezogene Zwecke benützt werden. Dabei sind die Daten zu anonymisieren und die Ergebnisse dürfen nur so veröffentlicht werden, dass die betroffenen Personen nicht bestimmbar sind.

Wer eine Ausnahmebewilligung begehrt, hat ein schriftliches, begründetes Gesuch einzureichen, das namentlich den Forschungszweck und die betroffenen Akten nennt.

Solche Ausnahmebewilligungen erteilt der Regierungsrat oder, wenn es sich um gerichtliches Archivgut handelt, das betreffende Gericht. In geringfügigen Fällen und sofern keine besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile betroffen sind, erteilt das Staatsarchiv die Ausnahmebewilligung.

Die Ausnahmebewilligungen können mit Bedingungen und Auflagen verbunden werden.

Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut oder im Einzelfall ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen eine Benützung durch Dritte, so kann der Regierungsrat eine Benützung nach Ablauf der Schutzfristen einschränken oder ganz untersagen.

Die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (RB 2.2511) und jene des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (SR 210) über den Schutz der Persönlichkeit bleiben vorbehalten.

Das Staatsarchiv erlässt eine Benützungsordnung, die von der zuständigen Direktion² zu genehmigen ist.

Die Benützung des Staatsarchives ist unentgeltlich.

Besondere Dienstleistungen sind gebührenpflichtig. Die Gebühren richten sich nach der Gebührenverordnung (RB 3.2512) und dem Gebührenreglement (RB 3.2521).

Die Nutzung des Archivgutes zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung des Regierungsrates. In geringfügigen Fällen entscheidet das Staatsarchiv.

Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfanges und allfälligen Gewinnbeteiligungen des Kantons abhängig gemacht werden.

Die gewerbliche Nutzung von vertraglich übertragenem Archivgut richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche, sind diejenigen dieses Reglements anwendbar.

Von allen Arbeiten und Veröffentlichungen, die ganz oder teilweise auf der Benützung von Archivgut des Staatsarchives beruhen, ist diesem unentgeltlich ein Belegexemplar abzugeben.

Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2002 in Kraft.