Automatisierung von Geschäftsprozessen, Robotic Process Automation, gebundene Ausgabe, Vergabe, Kenntnisnahme

A. Ausgangslage In der kantonalen Verwaltung werden zahlreiche Prozesse von den Mitarbeitenden nach wie vor manuell oder nur teilweise informatikgestützt ausgeführt. Die starke Zunahme der administrativen Arbeiten in allen Bereichen erfordert zunehmend Unterstützung durch automatisierte Prozesse. Durch den Einsatz softwaregestützter Roboter («Bots») können vermehrt «einfache», also repetitive, regelbasierte Prozesse wie z. B. Daten erfassen, Formulare ausfüllen oder Inhalte in andere Systeme übertragen, effizienter und ressourcensparender erfolgen. Solche Robotic Process Automation (RPA)-Lösungen stellen oft eine kostengünstige Alternative zu aufwendigen IT-Projekten wie der Einführung neuer Fachapplikationen oder dem Aufbau von komplexen Schnittstellen dar. Daher wurde in der Direktion der Justiz und des Innern (JI) das Projekt «RPA-Factory» gestartet. Die Ergebnisse eines 2018–2020 durchgeführten Proof of Concept haben gezeigt, dass in der kantonalen Verwaltung grosses Potenzial vorhanden ist, um manuelle Routinetätigkeiten durch RPA-Software automatisiert auszuführen zu lassen. In der Folge wurde in der JI eine Umgebung für robotergestützte Prozessautomatisierung eingeführt. Die «RPA-Factory» sollte dabei softwaregestützte Bots nicht nur für die Organisationseinheiten der JI, sondern auch für andere Direktionen und die Staatskanzlei entwickeln und zur Verfügung stellen. Dazu gehören unter anderem die Weiterverarbeitung von zurückgegebenen Nummernschildern beim Strassenverkehrsamt oder das automatisierte Hochladen von Dokumenten ins SAP, eine Anwendung, die allen Mitarbeitenden im Personalwesen des Kantons zur Verfügung steht. Im Zuge eines Personalkonflikts und der damit einhergehenden Geschäftsfallaufarbeitung wurde ersichtlich, dass für das Projekt «RPA-Factory» ein erforderlicher Regierungsratsbeschluss nicht eingeholt worden ist. Dies soll mit dem vorliegenden Antrag nachgeholt werden.

B. Beschaffung und Vergabe Submission «Beschaffung RPA Lösung» 2020/2021 wurde eine Submission im offenen Verfahren gemäss GATT/WTO «Beschaffung RPA Lösung» durchgeführt (vgl. simap.ch Projekt-ID: 197232, Publikation vom 6. Dezember 2019). Ausgeschrieben wurde die Lieferung von Lizenzen für eine RPA-Software einschliesslich Softwarepflege- und Supportleistungen sowie Dienstleistungen für den Betrieb der RPA-Lösung. Der Auftrag wurde für eine Vertragsdauer von fünf Jahren mit einmaliger Verlängerungsoption um zwei Jahre ausgeschrieben. Auf die Ausschreibung sind Offerten von neun Unternehmen eingegangen. Die Auswertung der eingereichten Angebote ergab, dass BEterna Automation AG (ehemals Boydak Automation AG) das wirtschaftlich günstigste Angebot unterbreitet hat und die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllte. Der Auftrag wurde daher an die BE-terna Automation AG gemäss Angebot vom 3. Februar 2020 zu Fr. 2 598 725.00 (ohne MWSt) vergeben (vgl. Simap-Projekt ID: 197232, Publikation vom 14. Mai 2021). Submission «Beschaffung IKT-Dienstleistungen als Rahmenvertrag (2024)» Um zusätzliche Geschäftsprozesse mittels softwaregestützter «Bots» automatisieren zu können, wurden im Zuge der Submission «IKT-Dienstleistungen als Rahmenvertrag (2024)» auch entsprechende IKT-Unterstützungsleistungen im Bereich RPA ausgeschrieben (vgl. Simap-Projekt ID: 277005 vom 14. März 2024). BE-terna Automation AG erhielt den Zuschlag als Rahmenvertragspartnerin für das Los Nr. 1 (RPA Projektleiter/in, RPA Business Analyst/in, RPA Software Entwickler/in, RPA Maintenance & Support). Der Zuschlag wurde am 10. Juni 2024 auf der Beschaffungsplattform simap.ch publiziert (vgl. Simap-Projekt ID: 277005 Publikation vom 10. Juni 2024). Der Rahmenvertrag wurde über eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren mit einmaliger Verlängerungsoption um zwei Jahre abgeschlossen. Die Vergabe von konkreten Aufträgen von 2024 bis 2026 im Gesamtbetrag von Fr. 2 217 680 erfolgte über Einzelverträge, die unter dem Rahmenvertrag geschlossen wurden. Im Verlauf des Vorhabens wurden gegenüber dem zugeschlagenen Auftragsvolumen Mehrleistungen im Betrag von Fr. 766 399 abgerufen. Diese Mehrausgaben sind ebenfalls mit dem vorliegenden Beschluss zu bewilligen.

C. Ausgabenbewilligung Die Beschaffung der RPA-Lösung stellt eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) dar. Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Der Einsatz von RPA-Bots stellt ein technisches Hilfsmittel zur Erbringung von Informatikleistungen dar, da sie IT-gestützte Prozesse automatisiert ausführen, steuern und überwachen. Vergleichbar mit anderer Systemsoftware dienen sie der effizienten, standardisierten und qualitätsgesicherten Verarbeitung von Daten und Geschäftsprozessen.

D. Kosten Zur Beschaffung und Realisierung einer RPA-Lösung sowie Gewährleistung von Softwarepflege und Support ist für die Jahre 2021 bis 2026 eine gebundene Ausgabe von Fr. 5 782 906 (einschliesslich MWSt) rückwirkend zu bewilligen. Projektkosten Für 2021 bis 2025 sind die bereits angefallenen Projektkosten einschliesslich der Pflege und Wartungskosten aufgeführt, für 2026 der geschätzte Aufwand.

Leistungs- Kosten Kosten 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Total erbringerin (ohne MWST) (inkl. MWST) (IST) (IST) (IST) (IST) (IST) (PLAN) Investitionsrechnung (IR) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Zwischentotal Erfolgsrechnung (ER) 5 356 758 5 782 906 612 084 700 497 773 970 812 535 1 390 640 1 493 180 5 782 906 Zwischentotal Dienstleistungen BE-terna 4 036 621 4 357 760 478 272 538 252 552 253 532 349 1 077 047 1 179 587 4 357 760

Automation AG Lizenzkosten BE-terna 1 320 137 1 425 145 133 812 162 245 221 717 280 186 313 593 313 593 1 425 145 Automation AG Total Kosten 5 356 758 5 782 906 612 084 700 497 773 970 812 535 1 390 640 1 493 180 5 782 906 Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich MWSt)

Die Gesamtkosten gehen zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat.

Budgetdeckung Der Mittelbedarf in den Jahren 2021 bis 2025 wurde innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert. Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2026–2029 für das Jahr 2026 Fr. 879 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung. Die für 2026 zusätzlich benötigten Mittel werden in der Gesamtrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert: Jahr 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Total Investitionsrechnung 0 0 0 0 0 0 0 Erfolgsrechnung 612 084 700 497 773 970 812 535 1 390 640 1 493 180 5 782 906 Projektumsetzungs- 612 084 700 497 773 970 812 535 1 390 640 1 493 180 5 782 906 kosten Kompensation 0 0 0 0 0 0 0 (Investitionsrechnung) Kompensation 614 180 614 180 (Erfolgsrechnung) Zu kompensierende 614 180 614 180 Mittel

Tabelle 2: Mittelbedarf (Beträge in Franken einschliesslich MWSt)

Für die Weiterführung des Vorhabens ab 2027 wird ein neuer Antrag gestellt werden.

E. Wirtschaftlichkeit Der Einsatz von RPA-Bots steigert die Wirtschaftlichkeit, da automatisierte Prozesse schneller und mit deutlich geringerer Fehlerquote abgewickelt werden, wodurch Nachbearbeitungen und Qualitätssicherungsaufwände reduziert werden. Dadurch werden die Mitarbeitenden entlastet und es kann das steigende Arbeitsvolumen besser bewältigt werden. In geeigneten Fällen stellen RPA-Lösungen darüber hinaus eine deutlich kostengünstigere Alternative zu aufwendigen IT-Projekten wie der Einführung neuer Fachapplikationen oder dem Aufbau komplexer Schnittstellen dar. RPA-Technologien werden daher eingesetzt, wenn sich eine technische Schnittstelle zwischen zwei Systemen wirtschaftlich nicht lohnt oder nicht erlaubt ist.

F. Strategiekonformität Der Einsatz von RPA-Technologien ermöglicht es, Digitalisierung und Innovation gezielt voranzutreiben und die Leistungserbringung effizient, wirkungsvoll und praxisnah zu unterstützen. Damit wird ein Beitrag zur Umsetzung des Leitbildes der kantonalen IKT-Strategie (vgl. RRB Nr. 383/2018) geleistet.