AS 2012 6669
Verordnung
über die elektronische Geschäftsverwaltung
in der Bundesverwaltung
(GEVER-Verordnung)
vom 30. November 2012
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971 (RVOG),
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Grundsätze
Die Bundesverwaltung bearbeitet ihre geschäftsrelevanten Dokumente grundsätzlich in elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER-Systeme). Als geschäftsrelevant gelten die Dokumente, die für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit im Sinne von Artikel 22 der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 19982 (RVOV) notwendig sind.
Die GEVER-Systeme der Bundesverwaltung dienen der rechtskonformen, prozessorientierten, nachvollziehbaren, systematischen, transparenten, sicheren und wirtschaftlichen Geschäftsabwicklung.
Neben den GEVER-Systemen dürfen für geschäftsrelevante Dokumente keine parallelen Ablagesysteme bewirtschaftet werden.
Art. 2 Gegenstand
Diese Verordnung regelt für die GEVER-Systeme der Bundesverwaltung:
die Grundsätze für die Datenbearbeitung;
die Anforderungen an die Informationssicherheit;
die Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung.
Art. 3 Geltungsbereich
Diese Verordnung gilt für:
die Verwaltungseinheiten der zentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 in Verbindung mit Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe a RVOV3;
für Dritte, die Zugriff auf ein GEVER-System der Bundesverwaltung haben.
Die Departemente und die Bundeskanzlei können die ihnen zugeordneten Verwaltungseinheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7a in Verbindung mit Artikel 8 Absätze 1 Buchstabe b und 2 RVOV den Vorschriften der Verordnung unterstellen, soweit die dezentralen Einheiten nicht ermächtigt sind, selbstständig zu archivieren.
Werden geschäftsrelevante Dokumente vorübergehend ausserhalb von GEVER- Systemen der Bundesverwaltung bearbeitet, so ist ein Bearbeitungsreglement nach
Artikel 7 zu erstellen. Zudem sind die Artikel 12 und 14 sinngemäss anwendbar.
Sie gilt nicht, soweit die Gesetzgebung für ein System abweichende Regelungen aufstellt, und nicht für Applikationen, in denen keine Personendaten bearbeitet werden.
Art. 4 Begriffe
In dieser Verordnung bedeuten:
GEVER-ÜDP: das GEVER-System, das die Bundeskanzlei für die Abwicklung und Koordination überdepartementaler Prozesse einsetzt;
Dokument: eine Datei mit ihren Metadaten;
Ordnungssystem: Struktur, die sämtliche Aufgaben der jeweiligen Verwaltungseinheit abbildet und sicherstellt, dass Dokumente in ihrem Aufgabenzusammenhang abgelegt werden können.
Art. 5 Produktwahl
Verwaltungseinheiten, die dieser Verordnung unterstehen, wählen ein GEVER- System, das als Standard zugelassen ist.
Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes genehmigt, nach Konsultation der Generalsekretärenkonferenz, Ausnahmen auf Antrag des Steuerungsausschusses (Art. 18), wenn die betreffende Verwaltungseinheit ihre Aufgaben mit einem anderen System besser erfüllen kann.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung und Datenschutz
Art. 6 Für die Datenbearbeitung verantwortliches Organ
Für die Datenbearbeitung verantwortliches Organ ist:
für GEVER-ÜDP: die Bundeskanzlei;
für die andern GEVER-Systeme: die jeweilige Verwaltungseinheit nach den Artikeln 7–8 RVOV4.
Art. 7 Bearbeitungsreglemente
Jede Verwaltungseinheit, die ein GEVER-System führt, erlässt für dieses ein Bearbeitungsreglement nach Artikel 21 der Verordnung vom 14. Juni 19935 zum Bundesgesetz über den Datenschutz.
Art. 8 Anmeldung der GEVER-Systeme
Die Verwaltungseinheiten melden ihre GEVER-Systeme beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten als Datensammlung im Sinne von
Artikel 11a Absatz 2 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19926 über den Datenschutz
an.
Art. 9 Ordnungssysteme
Die Ordnungssysteme der GEVER-Systeme sind so aufzubauen, dass ihre Bekanntgabe nicht schon zur unzulässigen Weitergabe von besonders schützenswerten Personendaten, Persönlichkeitsprofilen oder klassifizierten Informationen führt.
Art. 10 Trägerwandel
Für die Umwandlung physischer Dokumente in elektronische Dokumente oder umgekehrt oder von einem elektronischen Format in ein anderes (Trägerwandel) regelt die Bundeskanzlei:
die Prozesse und die Qualitätssicherungsmassnahmen;
die zu verwendende elektronische Signatur und das Format.
Die nach diesen Vorschriften elektronisch erfassten Dokumente gelten als Original.
Physische Originaldokumente werden drei Monate nach ihrer elektronischen Erfassung vernichtet. Nicht vernichtet werden dürfen Dokumente, die:
aufgrund gesetzlicher Regelungen physisch aufzubewahren sind;
für die Erledigung der Geschäfte noch benötigt werden;
voraussichtlich benötigt werden, um rechtserhebliche Sachverhalte zu beweisen;
aufgrund ihrer historischen oder kulturellen Bedeutung aufbewahrt werden sollen.
Art. 11 Signatur
Die Bundeskanzlei regelt die zu verwendende elektronische Signatur und in Absprache mit dem Bundesarchiv das Dateiformat für Dokumente, die zum Zweck der Bearbeitung in GEVER-Systemen der Bundesverwaltung signiert werden.
3. Abschnitt: Daten- und Systemsicherheit
Art. 12 Grundsätze
Dokumente sind im GEVER-System so zu bearbeiten, dass sie vor Kenntnisnahme durch Unberechtigte geschützt sind.
Dokumente, die besonders schützenswerte Personendaten, Persönlichkeitsprofile oder VERTRAULICH klassifizierte Informationen enthalten, sind im GEVER- System zu verschlüsseln. In GEVER-Systemen enthaltene Dokumente mit solchen Inhalten sind auch bei der Übermittlung zu verschlüsseln.
Im GEVER-System dürfen keine GEHEIM klassifizierten Dokumente bearbeitet werden.
Art. 13 Datenaustausch
Benutzerinnen und Benutzer können Dokumente ihres eigenen GEVER-Systems in ein anderes schicken; sie können aber nicht Dokumente aus einem anderen GEVER- System in das eigene abrufen.
Für die Übermittlung zwischen GEVER-Systemen ist ein gesicherter Kanal zu verwenden.
Die Bundeskanzlei bestimmt das zu verwendende Produkt im Einvernehmen mit dem Informatiksteuerungsorgan des Bundes.
Art. 14 Authentifikation
Die GEVER-Systeme sind mit einer Zwei-Faktoren-Authentifikation gemäss den Vorgaben über die Informatiksicherheit zu führen.
Art. 15 Protokollierung
Zugriffe auf sowie Druck und Versand von Dokumenten sowie Änderungen am Zugriffsschutz, insbesondere an der Verschlüsselung, sind von GEVER-Systemen in einem Protokoll festzuhalten.
Die Protokolle werden zwei Jahre lang gemäss der Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 20027 aufbewahrt.
Art. 16 Informationssicherheitskonzept
Das für die Datenbearbeitung verantwortliche Organ dokumentiert die Massnahmen zur Umsetzung und Erhaltung der Informationssicherheit. Das Konzept ist regelmässig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.
Bleiben nach der Umsetzung der Massnahmen Risiken bestehen, so müssen sie und ihre potenziellen Folgen ausgewiesen werden und der Entscheidungsträgerin oder dem Entscheidungsträger schriftlich mitgeteilt werden.
4. Abschnitt: Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung
Art. 17 Generalsekretärenkonferenz
Die Generalsekretärenkonferenz genehmigt auf Antrag des Steuerungsausschusses die GEVER-Strategie der Bundesverwaltung.
Sie koordiniert auf Antrag des Steuerungsausschusses die Finanzierung der Umsetzung der GEVER-Strategie der Bundesverwaltung.
Sie genehmigt auf Antrag der Bundeskanzlei die organisatorischen Richtlinien, die für das einheitliche Funktionieren der GEVER-Systeme notwendig sind.
Sie genehmigt auf Antrag der Bundeskanzlei die GEVER-Dokumentation. Diese besteht aus:
dem Organisationshandbuch GEVER;
dem GEVER-Systemkonzept.
Art. 18 Steuerungsausschuss
Der Steuerungsausschuss besteht aus Vertretungen:
der Departemente und der Bundeskanzlei; b des Bundesarchivs;
des Informatiksteuerungsorgans des Bundes;
des Bundesamtes für Informatik und Telekommunikation;
der Parlamentsdienste;
der GEVER-Leistungserbringer.
Die Bundeskanzlei führt den Vorsitz.
Die Departemente und die Bundeskanzlei verfügen im Steuerungsausschuss über je eine Stimme.
Der Steuerungsausschuss:
stellt die kontinuierliche Umsetzung der GEVER-Strategie der Bundesverwaltung sicher;
sorgt für die langfristige Planung im Rahmen der GEVER-Strategie;
beantragt der Generalsekretärenkonferenz Änderungen der GEVER- Strategie;
stellt der Generalsekretärenkonferenz Anträge zur Finanzierung der Umsetzung der GEVER-Strategie;
sorgt für die regelmässige Überprüfung der GEVER-Systeme der Departemente und der Bundeskanzlei.
Art. 19 Bundeskanzlei
Die Bundeskanzlei:
ist für die Gesamtkoordination zuständig;
führt die Geschäfte des Steuerungsausschusses und erstattet ihm regelmässig Bericht;
organisiert die Umsetzung der strategischen Ziele;
leitet die Fachgruppe GEVER und die Benutzergruppen standardisierter GEVER-Lösungen;
sorgt für die Aktualisierung der organisatorischen und technischen Anforderungen an GEVER-Systeme;
koordiniert zusammen mit den Benutzergruppen die technische Umsetzung der GEVER-Anforderungen in den GEVER-Standardlösungen;
überwacht den korrekten Einsatz von GEVER-ÜDP durch die Departemente;
erstattet dem Bundesrat jährlich Bericht.
Art. 20 Bundesarchiv
Das Bundesarchiv:
berät und unterstützt die Verwaltungseinheiten gemäss GEVER-Dokumentation;
legt die Schnittstelle und das Format für die Archivierung von Dokumenten aus GEVER-Systemen im Einvernehmen mit der Bundeskanzlei fest;
sorgt in Absprache mit dem Ausbildungszentrum des Bundes im eidgenösssischen Personalamt für die Ausbildung im Bereich GEVER.
Art. 21 Informatiksteuerungsorgan des Bundes
Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes bestimmt die technischen Standards zur Gewährleistung der Datensicherheit.
Art. 22 Wahl des Leistungserbringers
Die Verwaltungseinheiten, die dieser Verordnung unterstehen, wählen die Leistungserbringer für ihre GEVER-Systeme selber, soweit nicht der Bundesrat nach
Artikel 14 Buchstabe b der Bundesinformatikverordnung vom9. Dezember 20118
die Wahl auf einen oder mehrere Standarddienste eingeschränkt hat.
5. Abschnitt: Finanzierung
Art. 23
Anschaffung, Betrieb, Unterhalt und Weiterentwicklung der GEVER-Systeme werden über das Budget der jeweiligen Verwaltungseinheit finanziert.
6. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 24 Bearbeitungsreglemente und Weisungen
Die Departemente und die Bundeskanzlei erlassen die notwendigen Weisungen.
Die Bearbeitungsreglemente nach Artikel 7 und die Informationssicherheitskonzepte nach Artikel 16 sowie allfällige Weisungen der Verwaltungseinheiten sind der Bundeskanzlei zur Kenntnis zu bringen.
Art. 25 Änderung bisherigen Rechts
Die nachstehenden Verordnungen werden wie folgt geändert:
1. Verordnung vom4. März 20119 über die Personensicherheitsprüfungen
Art. 11 Abs. 2 Bst. abis
Die erweiterte Personensicherheitsprüfung wird durchgeführt:
abis. im Bereich von Geschäftsverwaltungssystemen nach der GEVER-Verordnung vom 30. November 201210 bei: 1. Administratorinnen und Administratoren, 2. Registratorinnen und Registratoren mit umfassenden Zugriffsrechten, 3. Personal von Leistungserbringern sowie beauftragten Dritten.
2. Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 199811
Art. 22 Nachweis der Verwaltungstätigkeit
Die Verwaltungseinheiten führen den Nachweis über die eigene Geschäftstätigkeit aufgrund einer systematischen Aktenführung.
Der Einsatz elektronischer Geschäftsverwaltungssysteme richtet sich nach der GEVER-Verordnung vom 30. November 201212.
Art. 26 Übergangsbestimmung
GEVER-Systeme, die dieser Verordnung nicht entsprechen, sind spätestens auf den 1. Januar 2016 anzupassen.
Art. 27 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Januar 2013 in Kraft.
30. November 2012 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
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Die Bundespräsidentin: Eveline Widmer-Schlumpf |
Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova |