AS 2016 2933
Verordnung
über das Informationssystem E-VERA
(Verordnung E-VERA, VEVERA)
vom 17. August 2016
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20142,
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E-VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
die Führung des Auslandschweizerregisters;
die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
die Erstellung von Auswertungen und Statistiken; e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
SR 235.22
f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19463 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19614 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
Art. 3 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Art. 4 Struktur
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung
Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen
Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten
Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
Die im E-VERA erfassten Versichertennummern nach Artikel 50c AHVG5 (Versichertennummer) werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19476 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne Versichertennummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die Versichertennummer zu.
Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
Art. 7 Bearbeitungsrechte
Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.
Diefolgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;
das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
die ZAS: zur Zuweisung der Versichertennummer.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Art. 8 Bekanntgabe von Daten
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 19937 und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 20078;
der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der Versichertennummer.
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Art. 9 Vernichtung von Datensätzen
Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, wird der Datensatz der betreffenden Person vernichtet:
abgemeldet;
gestorben;
tot geboren;
Tod ohne Todesurkunde;
verschollen.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 12 Schnittstelle
Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Infor- mationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermittlung.
4. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 13 Sorgfaltspflichten
Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14 Datensicherheit
Die Informatiksicherheit richtet sich nach:
der Verordnung vom14. Juni 19939 zum Bundesgesetz über den Datenschutz;
Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom9. Dezember 201110;
den Weisungen des Bundesrates vom1. Juli 201511 über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.
Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 15 Protokollierung
Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die VERA-Verordnung vom7. Juni 200412 wird aufgehoben.
AS 2004 2997, 2007 6719, 2012 337
Art. 17 Änderung anderer Erlasse
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
1. Verordnung vom9. Dezember 201113 über das Informationssystem EDAssist+ Ersatz eines Ausdrucks Im ganzen Erlass wird «VERA» durch «E-VERA» ersetzt.
Art. 6 Abs. 4
Die Daten werden von der KD und von den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) erfasst. Daten nach Anhang 2 Ziffern 1–10 und Anhang 3 Ziffern 1–6, die Personen betreffen, die im Informationssystem E-VERA (E-VERA) eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus E-VERA übernommen.
Art. 10 Abs. 3
Das Krisenmanagementzentrum des EDA hat zur Erfüllung seiner Aufgaben ein Leserecht für alle Daten in EDAssist+.
2. Verordnung vom 31. Oktober 194714 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung
Art. 134quater Abs. 1
Die ZAS gibt Infostar, ZEMIS und E-VERA die Versichertennummer unmittelbar nach der Zuweisung automatisiert und in elektronischer Form bekannt.
Art. 18 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. September 2016 in Kraft.
17. August 2016 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
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Der Bundespräsident: Johann N. Schneider-Ammann |
Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr |
Anhang 1
(Art. 5 Abs. 2) Bearbeitungsrechte Zeichenerklärung Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen Bearbeitungsrechte Vertretungen Schweizerische Vertretungen im Ausland A Sämtliche Bearbeitungsrechte KD Konsularische Direktion B Leserecht Fachstelle Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip C Antrags- und Leserecht und Informationssicherheit EDA D Datenübermittlung verschlüsselt IR Interne Revision EDA KMZ Krisenmanagementzentrum SAK Schweizerische Ausgleichskasse ZAS Zentrale Ausgleichsstelle BFS Bundesamt für Statistik Namen A A B B B B B/D B/D D C Vornamen A A B B B B B/D B/D D C Geburtsdatum A A B B B B B/D B/D D C Geburtsort A A B B B B B/D B/D D C Geschlecht A A B B B B B/D B/D D C Zivilstand A A B B B B B/D B/D D C Heimatort A A B B B B B/D B D C Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht A A B B B B B/D B/D D C Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, A A B B B B B/D B/D D C Behörde, Rechtskraft Anrede A A B B B B D C Titel A A B B B B D C Versichertennummer A A B B B B B/D B/D D C Bildungsstand A A B B B B D C Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, A A B B B B D C Erfassungsdatum Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, A A B B B B B/D B/D D C Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart A A B B B B B/D B/D D C Sprache A A B B B B B/D B/D D C Korrespondenzsprache A A B B B B D C Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: A A B B B B B/D B C Name, Vorname, Geburtsdatum, Versichertennummer Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, A A B B B B B/D B C Versichertennummer, Sorgerechtsberechtigte Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, A A B B B B B/D B D C Faxnummer Angaben zum Konsularkreis A A B B B B B/D D C Personennummer nach Art. 6 Abs.
1 A A B B B B B/D B/D Angaben zu Eltern: Name, Vorname A A B B B B B/D B/D C Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt A A B B B B B/D C Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D D C Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D D C Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, A A B B B B D C Sprache Stimmmaterial An-/Abmeldung A A B B B B B/D C Logindaten Online-Schalter E-VERA A A B B B B C Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit A A B B B B Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, A A B B B B C Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum Verschollenenmeldung: Datum, Behörde, Ort A A B B B B B/D C RIPOL-Check B B Hinterlage: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und A A B B B B C der Aushändigung Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben A A B B B B Abonnierte Publikationen A A B B B B C Militärische Meldepflicht A A B B B B
Anhang 2
(Art. 12) Datenkatalog und Periodizität Informationssystem Personendaten Periodizität EDAssist+ a. Namen Nach Bedarf
Vornamen
Adressdaten und Kommunikationsmittel (Kontaktangaben)
Geburtsdatum
Geschlecht
Sprachen
Heimatorte
Staatsangehörigkeiten
Versichertennummer
Personennummer