30.1 Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)(15.12.2004 ; état : 01.04.2013)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 30.1 du 15 décembre 2004 (Etat: 1er avril 2013)

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

Transaction Personne

Ressaisie

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

0 Aperçu systématique

1 Principes

Départ 1.1 Etendue de la ressaisie

1.2 Personne concernée

1.3 Nom de célibataire

Déclenchement 1.4 Données de filiation

1.5 Relations familiales

1.6 Mise en relation des personnes ressaisies

Contrôle des

1.7 Interface Registre de l'état civil ↔ Registre des

données familles

1.7.1 Mention de transfert sur le feuillet de famille

1.7.2 Renvoi sur le feuillet précédent

Données non Clarification et 1.7.3 Renvoi sur le feuillet des parents transférables? actualisation 1.7.4 Indication de la source des données dans le oui registre de l'état civil

1.8 Données historiques

Ressaisie de la personne 2 Motifs de ressaisie

2.1 Enregistrement et actes administratifs

2.2 Etablissement de documents

Ressaisie des membres Collaboration de la famille à la ressaisie

2.3 Ressaisie obligatoire, étendue et systématique

conformément aux 2.4 Dispositions du canton 4 règles

3 Les quatre règles de base de la ressaisie

Ressaisie de Demande de

3.1 Immutabilité des données

tous les membres de la non famille? collaboration 3.2 Enfants de la personne concernée

3.3 Conjoint de la personne concernée

oui 3.4 Parents de la personne concernée Mise en relation Mise en relation de avec les membres 4 Préparation de la ressaisie tous les membres de la non de la famille famille? 4.1 Rectification des données ressaisis oui

4.2 Enregistrement à double

4.3 Multiples lieux d'origine

Inscription des mentions 4.4 Divergence de graphie du nom de famille de transfert dans le registre des familles 4.5 Personnes décédées

4.6 Personnes adoptées

4.7 Lieu d'origine

Fin 4.8 Nationalité d'une personne étrangère

4.9 Données quant au lieu d'événement

4.9.1 Lieu d'événement en Suisse

4.9.2 Lieu d'événement à l'étranger

5 Exécution de la ressaisie

5.1 Date d'événement (date du système)

5.2 Date de transfert

5.3 Source des données

5.4 Données quant au droit de cité

5.5 Ressaisie des membres de la famille

5.6 Mises en relation

5.6.1 Mise en relation avec le conjoint

5.6.2 Mise en relation avec les enfants

5.6.3 Mise en relation avec les parents

5.7 Inscription des mentions de transfert

6 Invitation à collaborer

6.1 Membres de la famille

6.2 Mentions de transfert

7 Pièces justificatives

7.1 Clarification des données saisies

7.2 Correspondance

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

1 Principes

1.1 Etendue de la ressaisie

La ressaisie s'étend à toutes les personnes qui sont nées avant l'introduction du registre de l'état civil et qui sont inscrites en tant que vivantes dans le registre des familles. Sont ressaisies les dernières données inscrites dans le registre des familles. Les personnes décédées sont également ressaisies dans des cas exceptionnels. Ce principe s'applique également aux personnes qui ne possèdent pas la nationalité suisse.

La ressaisie s'étend aussi bien aux personnes qui possèdent le droit de cité communal au moment de la ressaisie ou le possédaient au moment du décès qu'aux personnes de nationalité étrangère dont les données sont disponibles dans le registre des familles (voir les directives no 10.11.01.04 du 1er juin 2011 relatives au transfert de personnes du registre des familles au registre de l'état civil [ressaisie]).

1.2 Personne concernée

Le registre de l'état civil est un registre des personnes qui donnent des renseignements sur une personne individuelle et sur ses relations familiales. De ce fait, la ressaisie doit toujours se faire à partir de la personne concernée.

Ne sont prises en compte que les données d'état civil actuelles et les relations familiales existantes selon le registre des familles au moment de la ressaisie ("données surface utilisateurs" [dernier état des données prouvées dans le registre des familles]).

1.3 Nom de célibataire

Le nom de célibataire fait aussi partie de la "surface utilisateur" même si la personne concernée l'a perdu de par la loi et s'il ne forme pas une partie du nom officiel au moment de la ressaisie. Si la personne concernée n'est plus célibataire au moment de la ressaisie, le nom de célibataire doit être enregistré sans exception aussi bien pour la femme que pour l'homme même si la personne a repris ou porte encore ce nom à ce moment là.

Le nom de célibataire est le nom qu'une personne porte immédiatement avant son premier mariage.

Le nom de célibataire reste accessible même s'il se trouve en statut "inactif" à la suite d'une rectification ou d'un changement de nom officiel. Lors de la ressaisie, il y a lieu de prendre en considération le dernier statut du nom de célibataire.

1.4 Données de filiation

Les données de filiation saisies dans le registre de l'état civil se réfèrent au moment de l'établissement du lien de filiation. Par conséquent, les changements de nom ou de prénom de la

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

mère ou du père, survenus après l'établissement du lien de filiation, ne sont pas pris en considération lors de la ressaisie.

Il est permis de reprendre les données de filiation de la personne concernée directement du feuillet du registre des familles qui sert de base à la ressaisie et de renoncer à élucider le nom porté au moment de l'établissement du lien de filiation si la recherche ne peut se faire dans un investissement démesuré. Le nom de célibataire de la mère ou du père, qui n'est pas porté au moment de la ressaisie, ne sera pas repris comme élément de la filiation dans le registre de l'état civil.

1.5 Relations familiales

Le registre de l'état civil donne également des renseignements sur les relations familiales d'une personne. Par conséquent, lors de la ressaisie, tous les enfants et, en cas de mariage existant, le conjoint de la personne concernée doivent également être transférés dans le registre de l'état civil, selon les règles de base 2 et 3 (voir chiffres 3.2 et 3.3).

Si les données actuelles des membres de la famille devant être saisies ne sont pas disponibles dans le même registre des familles, l'office de l'état civil compétent est invité à collaborer (mandat de ressaisie; voir chiffre 6.1).

1.6 Mise en relation des personnes ressaisies

Les membres de la famille de la personne concernée (enfants, conjoint, parents), ressaisis en même temps ou à une autre date, doivent être reliés les uns avec les autres conformément à leur relation familiale juridique (mariage, filiation). Les offices de l'état civil collaborant procèdent également à la mise en relation obligatoire (art. 15 al. 4 OEC) avec la personne saisie (voir chiffre 6.1).

1.7 Interface Registre de l'état civil ↔ Registre des familles

1.7.1 Mention de transfert sur le feuillet de famille

Pour indiquer le transfert, il y a lieu d'inscrire sur le feuillet de famille le numéro Star donné par le système et la date de transfert. La date de transfert est indépendante de celle de la saisie (jour de traitement) mais peut parfois être identique (en particulier lors d'une ressaisie systématique). Elle se situe toujours entre le dernier événement inscrit dans le registre des familles et le premier événement enregistré dans le registre de l'état civil se rapportant à la personne concernée.

La date de transfert ne doit jamais être la même que celle de l'événement. Elle représente l'interface de la personne entre les deux registres. En général, on indique comme date de transfert, le jour précédant l'événement à enregistrer (règle: x - 1).

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

1.7.2 Renvoi sur le feuillet précédent

Si la personne concernée était inscrite précédemment sur un autre feuillet de famille duquel elle a été transférée entre-temps, un renvoi, conformément au chiffre 1.7.3, sera également mentionné sur ce feuillet malgré le transfert afin que la mise en relation avec des éventuels enfants puisse être garantie.

1.7.3 Renvoi sur le feuillet des parents

Si la personne concernée est transférée à partir du feuillet des parents, il y a lieu d'effectuer un renvoi relatif à la ressaisie sur le feuillet du père et de la mère, si nécessaire avec la collaboration des offices de l'état civil compétents. Le renvoi (numéro Star entre parenthèses) assure la mise en relation avec l'enfant ressaisi lors d'une ressaisie ultérieure des parents. Le renvoi constitue l'interface de la famille. Si l'un ou les deux parents ont été ressaisis avant l'enfant, la relation doit être établie immédiatement.

Si la personne concernée est encore inscrite avec ses données actuelles sur le feuillet des parents, l'interface de la personne et l'interface de la famille se confondent (mention de transfert et renvoi). Dans ce cas, la mention de transfert conformément au chiffre 1.7.1 est suffisante.

On peut renoncer à inscrire un renvoi sur le feuillet des parents de la personne concernée si ceux-ci sont décédés et s'il est certain qu'ils n'ont pas été transférés (exceptionnellement) dans le registre de l'état civil (voir aussi chiffre 4.5).

1.7.4 Indication de la source des données dans le registre de l'état civil

Lors de la ressaisie, le numéro du volume et du feuillet du registre des familles sera inscrit dans le registre de l'état civil. Il doit être possible de retrouver en tout temps la source des données saisies dans le registre de l'état civil (voir aussi Règle 1, chiffre 3.1).

1.8 Données historiques

Seules les "données de la surface" (voir chiffre 1.2) et les relations de famille actuelles d'une personne sont à la disposition des offices de l'état civil et des autorités avec droit d'accès dans le registre de l'état civil. Sont transférées les données d'état civil actuelles après le dernier événement enregistré dans le registre des familles.

Le transfert des données historiques relatives à l'état civil est interdit. De même, les relations de famille n'existant plus au moment de la ressaisie ne doivent pas figurer dans les "données de la surface".

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

2 Motif de ressaisie

2.1 Enregistrement et actes administratifs

La ressaisie est déclenchée si

– un événement doit être enregistré ou – un acte officiel doit être préparé

se rapportant à une personne inscrite dans le registre des familles (art. 93 al. 1 let. a et d OEC). Si les données de la personne concernée ne sont pas disponibles, un mandat de ressaisie sera envoyé à l'office de l'état civil compétent (collaboration).

Si un événement naturel, une déclaration, un jugement ou une décision d'une autorité suisse ou étrangère ou un document d'état civil doivent être enregistrés, la personne concernée sera transférée du registre des familles au registre de l’état civil avec comme date de transfert celle du jour précédant l'événement à enregistrer (règle: x - 1). Il en est de même si la personne concernée demande l’inscription de la constitution d’un mandat pour cause d’inaptitude et de son lieu de dépôt. Si l'enregistrement n'entre pas dans la compétence de l'office de l'état civil qui effectue la ressaisie, la date d'événement sera reprise du mandat de ressaisie.

2.2 Etablissement de documents

La ressaisie est également déclenchée lors de la commande d'un

– certificat individuel d'état civil, – acte d'origine, – acte de famille

à l'office de l'état civil du lieu d'origine d'une personne inscrite dans un registre des familles.

Un certificat relatif à l'état de famille enregistré sera délivré à la place d'un acte de famille si la personne concernée est née après le 31 décembre 1967,

Afin d'assurer une uniformité de l'offre des prestations, il est recommandé d'établir également un certificat relatif à l'état de famille enregistré à la place d'un acte de famille pour les personnes nées avant le 1er janvier 1968.

Si nécessaire, des mandats de ressaisie ou des demandes de contrôle seront effectués en vue de la clarification de l'exhaustivité et de l'exactitude du certificat relatif à l'état de famille à établir. Les offices de l'état civil concernés sont obligés de collaborer en vertu de la directive fédérale (directives no 10.11.01.04 du 1er juin 2011 concernant le transfert de personnes du registre des familles au registre de l'état civil [ressaisie]).

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

2.3 Ressaisie obligatoire, étendue et systématique

Les motifs de ressaisie (voir chiffres 2.1 et 2.2) déclenche la ressaisie obligatoire resp. l'obligation de collaborer à la ressaisie.

Comme toutes les personnes en vie doivent être ressaisies dans l'axe de temps qui s'étend jusqu'à leur décès, il est recommandé dans le sens d'une ressaisie étendue de transférer à l'occasion dans le registre de l'état civil, de manière anticipée, les personnes dont la ressaisie obligatoire n'a pas encore été déclenchée mais qui semble appropriée dans le contexte global (temps, occasion)

Outre cette ressaisie étendue, il est recommandé de procéder à la ressaisie systématique et de fixer la date à laquelle elle devrait être clôturée (voir directives no 10.11.01.04 du 1er juin 2011 concernant le transfert des personnes du registre des familles au registre de l'état civil "Ressaisie", ch. 9.2).

2.4 Dispositions du canton

Il est judicieux, en particulier s'agissant des personnes jeunes qui seront vraisemblablement concernées sous peu par des événements d'état civil, de les transférer systématiquement ou à l'occasion dans le registre de l'état civil.

Etant donné que la ressaisie systématique de toutes les personnes nées après le 1er janvier 1968 est terminée dans la plupart des cantons, il est recommandé de ressaisir toutes les autres personnes en vie figurant dans le registre des familles. Dans ce contexte, il y a lieu de procéder à la mise en relation ultérieure des personnes nées avant le 1er janvier 1968 qui figurent dans le registre de l'état civil.

L'autorité cantonale de surveillance peut prendre des dispositions dans ce domaine (art. 93 al. 1 let. c OEC).

La ressaisie, qu'elle soit spontanée, mandatée ou qu'il s'agisse d'une ressaisie obligatoire déclenchée en vertu du droit fédéral, doit être effectuée conformément aux quatre règles de base (chiffres 3.1 à 3.4).

3 Les quatre règles de base de la ressaisie

3.1 Immutabilité des données

Règle 1: Etat civil

Le dernier état civil figurant dans le registre des familles est transféré sans modification.

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

Le dernier état civil figurant dans le registre des familles doit correspondre au premier état civil inscrit dans le registre de l'état civil; ceci est également valable pour les personnes qui ne possèdent pas la nationalité suisse.

3.2 Enfants de la personne concernée

Règle 2: Enfants

Si la personne à saisir est née après le 31 décembre 1967, tous ses enfants sont également ressaisis et mis en relation avec elle.

Si, conformément à l'articule 93 alinéa 1 lettre c OEC, aucune directive correspondante n'a été édictée par les cantons, il est recommandé de procéder de la même manière si la personne à saisir est née avant le 1er janvier 1968.

Si les données d'état civil actuelles des enfants ne sont pas disponibles dans un registre des familles de l'arrondissement de l'état civil, leur ressaisie doit être assurée par l'office de l'état civil compétent. La communication des données saisies (formule 0.1.2) vaut comme ordre. La ressaisie doit également être mandatée même s'il n'y a qu'une simple possibilité que des enfants de la personne concernée soient inscrits dans un autre registre des familles. Les enfants déjà ressaisis doivent, sans aucune exception, être immédiatement mis en relation avec la personne concernée (indépendamment de sa date de naissance).

3.3 Conjoint de la personne concernée

Règle 3: Conjoint

Si la personne à saisir est mariée, le conjoint est également ressaisi et mis en relation avec elle.

Il n'y a pas d'exception à la règle. L'époux suisse est ressaisi à son lieu d'origine et non au lieu d'origine de son épouse. Les enfants du mari resp. de la femme doivent être ressaisis simultanément dans le registre de l'état civil, conformément aux règles 1 et 2, et mis en relation avec le parent ressaisi.

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

3.4 Parents de la personne concernée

Règle 4: Parents

En principe, le père et la mère de la personne concernée ne doivent pas être ressaisis immédiatement; si l'un des parents est ressaisi ultérieurement, il y a lieu d'appliquer les règles 1 à 4.

La ressaisie immédiate de l'un des parents en vie de la personne concernée n'est pas obligatoire. Toutefois, si la ressaisie du père ou de la mère en vie a lieu immédiatement, ou à une date ultérieure, les règles 1 à 3 doivent obligatoirement être appliquées. Exceptionnellement la ressaisie de l'un des parents (même déjà décédé) est obligatoire si la personne concernée a été adoptée (adoption plénière; voir chiffre 4.6).

La mise en relation avec la personne concernée doit obligatoirement être effectuée immédiatement, sans aucune exception, si l'un de ses parents a été ressaisi précédemment.

4 Préparation de la ressaisie

4.1 Rectification des données

Les données d'état civil ne peuvent pas être modifiées à l'occasion de la ressaisie (règle 1; voir chiffre 3.1). Si des erreurs sont constatées lors du transfert des données, il y a lieu d'entreprendre une procédure de rectification avant ou après la ressaisie, conformément aux prescriptions (art. 43 CC). Une telle procédure peut être effectuée après le transfert des données pour éviter de bloquer l'enregistrement.

Les catégories de noms ne peuvent pas être à nouveau définis à l'occasion de la ressaisie. Il n'est pas permis, par exemple, d'attribuer des middle-names ou des noms de patronage enregistrés en tant que prénoms, à la nouvelle catégorie "autres noms" prévue dans une rubrique spéciale du registre de l'état civil, par une procédure informelle, ou de les saisir nouvellement alors qu'ils ne figuraient pas dans le registre des familles. Une vérification du nom dans le cadre d'une procédure ordinaire de rectification est en tout temps réservée.

4.2 Enregistrement à double

La mention de ressaisie d'une personne (mention de transfert: voir chiffre 1.7.1) doit être indiquée sur les deux feuillets de famille en cas d'une double inscription due à la technique des registres (tenue parallèle des feuillets) afin d'éviter des erreurs. Par contre, l'indication d'une seule source de données dans le registre de l'état civil est suffisante (voir chiffre 1.7.4) étant donné que les deux inscriptions dans le même registre des familles sont identiques.

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

4.3 Multiples lieux d'origine

Si la personne concernée possède d'autres lieux d'origine, il y a lieu de communiquer la saisie dans le registre de l'état civil à chaque office qui tient le registre des familles d'une commune d'origine également concernée (communication des données saisies; formule 0.1.2). Il appartient à cet office d'inscrire la mention de transfert (voir chiffre 1.7.1) et le renvoi (voir chiffres 1.7.2 et 1.7.3).

Si le registre des familles concerné est tenu dans le même arrondissement, l'office de l'état civil procède lui-même à l'annotation.

4.4 Divergence de graphie du nom de famille

Lorsqu'une personne possède plusieurs lieux d'origine et que l'on a connaissance que son nom de famille est orthographié de manière différente dans le registre des familles de ces communes, il y a lieu de clarifier la graphie du nom avant sa saisie (ressaisie) dans le registre de l'état civil.

Le nom de la personne doit en principe être saisi dans le registre de l'état civil avec l'orthographe réellement utilisée. Selon les possibilités, la graphie peut être déterminée sur la base des communications officielles des derniers événements d'état civil enregistrés, des inscriptions portées sur les listes officielles ou d'autres indices. Il faut procéder de la manière suivante:

– Si le domicile de la personne est connu, il y a lieu de lui communiquer (sous forme de proposition), en particulier si le cas n'est pas clair, le nom sous lequel elle va être inscrite dans le registre de l'état civil. Elle a la possibilité de prendre position. En principe, elle peut choisir l'orthographe qui deviendra la seule valable à l'avenir et qui est en général celle habituellement utilisée. Il n'est pas possible d'adopter, par ce biais, une orthographe qui n'a jamais été utilisée officiellement jusqu'ici.

– Si le domicile de la personne n'est pas connu, il y a lieu de déterminer la graphie qui a été utilisée pour les inscriptions les plus récentes faites sur la base des communications officielles dans les registres spéciaux. Il est possible de se référer également à des documents étrangers. La personne sera saisie dans le registre de l'état civil avec la graphie du nom que l'on suppose qu'elle utilise.

La décision relative à la rectification et à la graphie définitive du nom se rapporte à chaque personne majeure. La détermination du nom est aussi valable pour les enfants mineurs et, en cas de mariage existant, pour la conjointe ou le conjoint pour autant que cette personne porte le même nom de famille.

Par contre, il est admis d'enregistrer le nom des frères et sœurs majeurs avec une graphie différente dans le registre de l'état civil, que ce soit entre eux ou par rapport aux parents, à condition qu'ils puissent prouver l'usage de cette orthographe.

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

L'office de l'état civil de la commune d'origine concernée doit être informé de la décision relative à la graphie du nom lors de la communication de la ressaisie en vue de l'annotation (mention de transfert, renvois) dans le registre des familles.

Si un office de l'état civil concerné constate une divergence avec la graphie du nom effectivement utilisé seulement à l'occasion de la communication de la saisie définitive de la personne dans le registre de l'état civil, la rectification peut être demandée par la personne concernée dès qu'elle en a connaissance ou d'office par l'office de l'état civil, dans l'intérêt de la personne concernée.

Si une personne est enregistrée dans le registre de l'état civil avec un nom dont la graphie n'est pas identique à celle du registre des familles, il y a lieu de faire la remarque suivante dans le feuillet du registre des familles, à côté du numéro Star et de la date de transfert: "Rectification de l'orthographe du nom; cette personne a été ressaisie sous le nom 'de Haller'".

4.5 Personnes décédées

La ressaisie se rapporte en principe toujours à une personne en vie (si la ressaisie est déclenchée par le décès: état des données selon la règle x - 1, donc en vie).

La ressaisie d'un enfant décédé de la personne concernée est obligatoire si cet enfant a des descendants en vie. Si tel n'est pas le cas, la ressaisie n'est pas obligatoire mais elle se justifie si l'enfant décédé doit figurer dans un certificat de famille.

La ressaisie d'un parent décédé n'est appropriée que si elle se justifie dans le contexte global (p.ex. établissement d'un certificat relatif à l'état de famille enregistré). Si une personne décédée est exceptionnellement ressaisie, les quatre règles de base seront également appliquées (voir chiffres 3.1 à 3.4).

4.6 Personnes adoptées

Si une personne adoptée (adoption plénière) est ressaisie, l'un des parents au moins doit obligatoirement être ressaisi en même temps (exception à la règle de base 4; voir chiffre 3.4). Si la ressaisie est limitée à un seul parent, il y a lieu de ressaisir la personne qui a procédé à l'adoption. Les règles de base 1 à 3 (voir chiffres 3.1 à 3.4) sont applicables. Cette prescription sera observée même si les deux parents sont décédés. Le parent adoptif doit être ressaisi pour que le fait de l'adoption ressorte du système (clarification de l'absence d'empêchement au mariage lié à la parenté lors de la préparation du mariage).

L'obligation de ressaisir l'un des parents est supprimée s'il s'agit d'une adoption simple (adoption selon l'ancien droit) car la filiation biologique est connue dans ce cas et le contrôle de l'empêchement au mariage résultant de la parenté ne dépend pas du système. Outre la filiation biologique, la filiation adoptive doit également être saisie (nom des parents adoptifs au moment de l'adoption [voir chiffre 1.4]. Si, dans le cas d'une adoption simple, les parents biologiques et les parents adoptifs sont saisis en tant que personnes concernées

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

(en vie ou décédés), ils doivent être mis en relation avec l'enfant pour des raisons de succession.

4.7 Lieu d'origine

Le système d'enregistrement actualise automatiquement les noms des communes d'origine de la personne concernée (lieu d'origine). Cette fonction d'assistance se base sur le fait que personne ne peut être originaire d'une commune historique. Au cas où cette fonction ne serait pas programmée dans le système, la dénomination sera changée manuellement lors de la ressaisie. Le nom actuel de la commune d'origine sera inscrit dans le registre des familles avec le motif "Changement de la dénomination de la commune d'origine" (règle de base 1; voir chiffre 3.1).

4.8 Nationalité d'une personne étrangère

Le système d'enregistrement actualise automatiquement la nationalité de la personne étrangère concernée car elle ne peut posséder la nationalité d'un Etat qui n'existe plus.

Si un Etat historique a été divisé en plusieurs Etats, la collaboration de la personne étrangère concernée est généralement requise pour lui attribuer la nationalité d'un des nouveaux états (p.ex. Yougoslavie: Slovénie, Croatie, Serbie et Monténégro [ultérieurement: Serbie, Monténégro], Bosnie et Herzégovine, Macédoine; Tchécoslovaque: République Tchèque, Slovaquie).

S'il n'est pas possible d'attribuer une nouvelle nationalité à la personne concernée ou si des doutes subsistent sur la nationalité qu'elle possède au moment de la ressaisie, la désignation historique de l'Etat sera exceptionnellement reportée du registre des familles au registre de l'état civil, pour autant que le système le permette. Sinon, il est possible d'accepter provisoirement la proposition du système pour des raisons techniques même si des doutes sur la véracité sont fondés, ou de mentionner nationalité "non élucidée" sous la rubrique correspondante. Une clarification ultérieure des données sur la nationalité est en tout temps réservée (voir aussi le processus no 30.4 "Mise à jour dans des cas particuliers").

4.9 Données quant au lieu d'événement

4.9.1 Lieu d'événement en Suisse

Le lieu d'événement (nom de la commune) doit en principe être reporté sans modification (dénomination au moment de l'événement). La rectification des données lorsqu'il s'agit d'un lieu historique ne figurant pas dans le système d'enregistrement est réservée.

L'actualisation peut avoir lieu exceptionnellement si la personne concernée le demande expressément, si elle se fait habituellement ou si le maintien de l'ancienne désignation du lieu peut être choquant (p.ex. lieu de naissance de la personne Laufen BE et lieu d'origine Laufen BL).

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

Des données complémentaires ne sont admises que si la commune politique dans laquelle l'événement est survenu comprenait plusieurs arrondissements d'état civil à ce moment-là.

Si les données relatives au lieu d'événement figurant dans le registre des familles sont reportées exceptionnellement avec une divergence, une remarque sous forme de rectification sera apportée dans ce registre.

4.9.2 Lieu d'événement à l'étranger

La désignation de l'Etat étranger dans lequel l'événement est survenu ainsi que les données complémentaires quant au lieu d'événement (département ou province, district et ville ou commune) sont en principe à reporter sans modification (dénomination au moment de l'événement).

Une actualisation des données est exceptionnellement admise si elle semble judicieuse et si elle se fait habituellement ou si la nouvelle dénomination du lieu d'événement est prouvée. Le nom de l'Etat où l'événement est survenu peut être exceptionnellement actualisé sur demande de la personne concernée.

Si les données relatives au lieu d'événement étranger figurant dans le registre des familles sont reportées exceptionnellement avec une divergence, une remarque sous forme de rectification sera apportée dans ce registre.

5 Exécution de la ressaisie

5.1 Date d'événement (date du système)

Pour effectuer la ressaisie, le système d'enregistrement exige la mention d'une date d'événement. Le transfert des données d'état civil du registre des familles au registre de l'état civil (ressaisie) n'est cependant pas considéré comme un événement dans le sens de l'enregistrement d'un événement. Comme date d'événement, il y a lieu de saisir celle du dernier événement inscrit dans le registre des familles se rapportant à la personne à ressaisir.

5.2 Date de transfert

Si un nouvel événement doit être enregistré dans le registre de l'état civil directement après la ressaisie, il y a lieu d'indiquer comme date de transfert celle du jour précédent l'événement (voir chiffre 1.7.1; règle x - 1). Si aucun événement ne doit être enregistré, la date de transfert sera la même que celle de la saisie (jour ouvrable, ressaisie).

5.3 Source des données

Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux au moment de la ressaisie, elle sera transférée à partir de plusieurs registres des familles dans le registre de

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

l'état civil et, dans des cas spéciaux, de plusieurs feuillets du même registre des familles (tenue parallèle des feuillets). L'indication de la source des données dans le registre de l'état civil (numéro du volume et du feuillet du registre des familles) sera effectuée en même temps que la mention de transfert dans le registre des familles.

5.4 Données quant au droit de cité

Le mode d'acquisition de chaque droit de cité communal de la personne concernée doit être indiqué séparément dans le registre de l'état civil. Le système prévoit les modes d'acquisition suivants:

– Filiation (naissance; présomption de paternité de l'époux de la mère) – Reconnaissance (jusqu'au 31.12.1977 et depuis le 1.1.2006) – Adoption (adoption simple jusqu'au 31.3.1973 dans certains cantons, adoption plénière depuis 1.4.1973) – Reconnaissance du droit de cité – Mariage des parents (légitimation jusqu'au 31.12.1977) – Naturalisation – Naturalisation facilitée – Mariage – Changement de nom avec effet sur le droit de cité – Reprise du droit de cité – Réintégration

Il est possible d'indiquer provisoirement "inconnu" lorsque des recherches approfondies doivent être effectuées pour déterminer le mode d'acquisition (voir aussi point 1.4). Une actualisation des données par l'office de l'état civil qui peut constater le mode d'acquisition dans le registre des familles est en tout temps possible (voir processus no 30.4 Mise à jour dans des cas particuliers: à l'aide de la fonction "Corriger" dans la transaction Personne lors de la clarification, sinon au moyen de la fonction "Nouvelle saisie"). Le droit de cité acquis selon l'ancien droit (jusqu'au 31.12.1977) par attribution légale ou légitimation judiciaire (enfant de fiancés) est considéré comme acquis par filiation car une différence ne peut être faite dans le système. Dans ce cas, il y a lieu de saisir la date d'entrée en force de la décision judiciaire sous la rubrique "à partir de" à la place de la date de naissance proposée par le système.

S'il ne ressort pas du registre des familles si la personne est née avant ou pendant le mariage des parents, il faut considérer qu'elle a acquis le droit de cité communal par filiation. Par contre, si l'on constate que l'enfant est né avant le mariage et que le père possédait la nationalité suisse au moment du mariage avec la mère, celui-ci a acquis le droit de cité communal par le mariage des parents même dans le cas d'une légitimation par le mariage des parents, sans reconnaissance préalable, conformément à l'ancien droit.

L'office de l'état civil qui saisit la personne dans le registre de l'état civil, peut enregistrer le mode d'acquisition des autres droits de cité pour autant qu'aucun doute ne subsiste (p.x. par filiation depuis des générations).

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

5.5 Ressaisie des membres de la famille

Les règles de ressaisie doivent obligatoirement être appliquées dans chaque cas. Par conséquent, au besoin, les membres de la famille doivent également être saisis, selon les règles de base 2 et 3 (voir chiffres 3.2 et 3.3) dans le registre de l'état civil.

Si les données ne sont pas disponibles dans les registres de familles conservés dans l'arrondissement de l'état civil, il y a lieu d'envoyer un mandat de ressaisie correspondant à l'office de l'état civil compétent qui est tenu de collaborer.

5.6 Mises en relation

5.6.1 Mise en relation avec le conjoint

Les personnes mariées ensemble au moment de la ressaisie doivent être mises en relation l'une avec l'autre (lien de mariage existant).

5.6.2 Mise en relation avec les enfants

Les modes d'établissement de la filiation suivants peuvent être sélectionnés lors de la mise en relation de la mère avec l'enfant (lien de filiation existant):

– Naissance – Adoption plénière – Adoption simple – Constatation de la maternité par jugement du tribunal – sans autre spécification: inconnu

Les modes d'établissement de la filiation suivants peuvent être sélectionnés lors de la mise en relation du père avec l'enfant (lien de filiation existant),

– Présomption de paternité – Reconnaissance (auprès de l'office de l'état civil, auprès du tribunal ou par disposition testamentaire) – Constatation de la paternité par jugement du tribunal (également selon l'ancien droit: attribution juridique ou légitimation judiciaire de l'enfant des fiancés) – Adoption plénière – Adoption simple – Sans autre spécification: inconnu

La filiation avec le père peut aussi avoir été établie selon les anciennes dispositions légales ou par légitimation en vertu du droit étranger.

L'établissement du lien de filiation avec le père résultant de l'attribution juridique avec effet sur l'état civil et de la légitimation judiciaire de l'enfant de fiancés correspond à la constatation de la paternité. Du point de vue juridique, la reconnaissance fait partie intégrante de la légitimation à la suite au mariage du père avec la mère de l'enfant. Comme le système ne

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

prévoit pas la légitimation comme mode d'établissement de la filiation, il y a lieu de sélectionner Reconnaissance. Si l'enfant a été reconnu avant la légitimation, la filiation avec le père a été établie par reconnaissance et non par légitimation.

Si l'on constate du fait du renvoi (voir les points 1.7.2 et 1.7.3) qu'un enfant de la personne concernée a déjà été ressaisi, la mise en relation doit être faite impérativement. La date de naissance de la personne concernée, fixée dans la règle 2, ne doit pas être considérée comme un empêchement car la mise en relation des parents avec leurs enfants, dès qu'ils ont été saisis dans le registre de l'état civil, constitue une preuve des relations familiales au cas où des documents devraient être délivrés (responsabilité civile).

5.6.3 Mise en relation avec les parents

Si l'on constate que l'un des parents de la personne concernée (mention de transfert: point 1.7.1) a déjà été ressaisi, la mise en relation entre les deux personnes doit être faite impérativement.

5.7 Inscription des mentions de transfert

Pour indiquer le transfert, il y a lieu d'inscrire sur le feuillet de famille de la personne ressaisie, sous la rubrique "Changement de l'état civil, du nom ou du droit de cité", le numéro star et la date de transfert (mention de transfert: voir chiffre 1.7.1). Sur le feuillet des parents, sous la rubrique Enfants, et sur un éventuel feuillet précédent, on inscrira en marge de la personne ressaisie le numéro Star entre parenthèses comme indication du transfert (voir chiffres 1.7.2 et 1.7.3).

6 Invitation à collaborer

6.1 Membres de la famille

Si les membres de la famille de la personne ressaisie (époux ou épouse, enfants) doivent être transférés dans le registre de l'état civil, conformément aux règles de base 2 et 3 (voir chiffres 3.2 et 3.3), par un autre office de l'état civil car celui-ci dispose des données d'état civil les plus récentes, il y a lieu d'inviter cet office à procéder à la ressaisie (communication des données saisies; formule 0.1.2).

La communication doit être faite systématiquement si les enfants à saisir avaient été inscrits dans le registre des familles de la commune d'origine que la mère possédait en tant que célibataire ou pendant un mariage précédent. La communication sert également en tant qu'ordre pour l'inscription de la remarque de transfert et du renvoi. L'omission de cette communication peut déclencher des cas de responsabilité civile.

Transfert des données d'état civil à partir du registre des familles (ressaisie)

6.2 Mentions de transfert

Si la personne ressaisie possède plusieurs droits de cité communaux, la ressaisie doit être communiquée à tous les offices de l'état civil concernés en vue de l'inscription de la mention de transfert dans le registre des familles (communication des données saisies; formule 0.1.2). Cela est aussi valable pour les personnes étrangères qui, en raison de leurs relations familiales avec une personne suisse, sont enregistrées dans plusieurs registres des familles.

7 Pièces justificatives

7.1 Actualisation des données saisies

Si des données sont actualisées (corrigées ou complétées) avant la ressaisie, les documents qui ont servi à la mise à jour dans le registre des familles sont à archiver avec les pièces justificatives se rapportant aux inscriptions dans le registre des familles. Si la mise à jour a lieu seulement après le transfert, les documents sont archivés avec les pièces justificatives se rapportant à la transaction correspondante dans le registre de l'état civil.

7.2 Correspondance

La correspondance qui présente un caractère probant (p.ex. prouvant l'orthographe retenue du nom) doit être conservée.

M:\Org\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\30 Aufnahme\30.1 Rückerfassung\30.1 In Bearbeitung\30.1 Processus_Ressaisie_F 8_Apr 13_V 4.0 f.doc