Circ. 65.01.01 Conservation des inscriptions dans les registres de l'état civil(08.01.1965)

Circulaire du 8 janvier 1965 du Département fédéral de justice et police aux

1 Autorités cantonales de surveillance de l'état civil, 65-01-01

pour elles et à l'intention des Offices de l'état civil

Conservation des inscriptions dans les registres de l'état civil

1. Aux termes de l'article 5, 3e alinéa, de l'ordonnance sur l'état civil, les inscriptions dans les registres de l'état civil doivent être reproduites sur microfilms aux frais des cantons. Un film de 35 mm 1 de largeur est utilisé à cet effet

2 La reproduction des registres spéciaux sur microfilms n'est pas obligatoire. Afin

d'assurer la conservation aussi complète que possible des inscriptions, nous recommandons cependant de microfilmer aussi les registres spéciaux, même si les cantons adoptent la solution mentionnée sous chiffre 4a. Les registres spéciaux devraient, si possible, être microfilmés à partir de 1900, en particulier les registres des naissances et des mariages. La conservation des registres tenus en un seul exemplaire, conformément à l'article 31, 1er alinéa 2 , de l'ordonnance sur l'état civil, revêt une importance particulière.

3 Le registre des familles sera microfilmé périodiquement, la première fois, pour

les feuillets ouverts depuis le 1er janvier 1929, pendant les années 1965 à 1967; l'organisation de cette tâche incombe aux cantons. Si la reproduction du registre des familles sur microfilms a déjà été opérée pendant les années 1961 à 1964, il n'est pas nécessaire de la répéter actuellement.

4 La reproduction du registre des familles sur microfilms sera renouvelée au plus

tard après 20 ans. Les cantons fixent l'intervalle en adoptant l'une ou l'autre des solutions suivantes:

a. Lorsqu'un canton prévoit le renouvellement de la reproduction du registre des familles sur microfilms tous les 5 ans mais au plus tous les 10 ans, il peut renoncer à microfilmer les registres spéciaux;

b. Si, en raison des frais, un canton fixe des intervalles plus longs, les inscriptions dans les registres spéciaux seront également microfilmées à partir du 1er janvier 1965, l'opération ayant lieu chaque année dans les grands arrondissements de l'état civil; dans les petits arrondissements, elle pourra être effectuée pour deux ou trois années à la fois.

1Dès le 30 décembre 1974, l'emploi de films de 16 mm est également admis (cf. circulaire 74-12-01; note du 1er juillet 1995). 2Cette disposition de l'OEC a été modifiée; toutefois, la directive reste applicable (note du 1er juillet 1995).

Circulaire du 8 janvier 1965 du Département fédéral de justice et police aux 65-01-01 Autorités cantonales de surveillance de l'état civil, 2 pour elles et à l'intention des Offices de l'état civil

5. Les microfilms seront confiés au délégué à la défense nationale économique, Effingerstrasse 55, 3003 Berne 3 . Les bobines seront emballées dans des cassettes métalliques; on observera les directives du délégué, du 14 août 1962 4 , qui ont été remises aux autorités cantonales de surveillance. Les bobines et cassettes mentionneront les registres (canton, arrondissement de l'état civil, année) auxquels elles se rapportent.

6 En confiant au délégué des microfilms provenant d'une nouvelle reproduction

du registre des familles (chiffre 4), les cantons décident s'ils entendent retirer les microfilms antérieurs ou les laisser sous la garde du délégué.

7 Le rapport d'activité, que les autorités cantonales de surveillance présentent au

département fédéral de justice et police conformément à l'article 18 de l'ordonnance sur l'état civil, indiquera également l'état des reproductions sur microfilms.

Département fédéral de justice et police

3Actuellement: à l'Office fédéral pour l'approvisionnement économique du pays, 3003 Berne (note du 1er juillet 1995). 4Actuellement: Règlement pour la mise en sécurité de supports de données du 1er octobre 1994 (ce règlement peut être obtenu auprès de l'Office fédéral pour l'approvisionnement économique du pays; note du 1er juillet 1995).