Dir. 10.08.10.03 Exploitation du système d'enregistrement Infostar (Tenue du registre de l’état civil)(01.10.2008 ; état : 01.01.2011)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 10.08.10.03 du 1er octobre 2008 (Etat: 1er janvier 2011)

Exploitation du système d'enregistrement Infostar (Tenue du registre de l’état civil)

Exploitation du système d'enregistrement

En vertu de l’article 84 alinéa 3 lettre a de l’Ordonnance sur l’état civil (OEC), l’Office fédéral de l’état civil édicte les directives ci-après.

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Aperçu

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Tableau des modifications

Modifications au 1er janvier 2011 NOUVEAU

Directives entières Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée valable dès le 01.01.2011. Chiffre 1.2 Remplacement de "Données personnelles" par "Données". Chiffre 4.3 Adaptation du premier alinéa. Chiffre 5.7 Adjonction d'un 5ème alinéa.

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1 Remarques générales

1.1 Les présentes directives sont édictées sur la base des articles 84

Principe de base alinéa 3 lettre a, 79 alinéa 3 et 93 alinéa 2 de l'Ordonnance sur l'état civil du 28 avril 2004 (OEC; RS 211.112.2).

Des informations complémentaires se rapportant à des domaines particuliers de l'état civil, édictées sous forme de directives, circulaires et processus en fonction des besoins et du développement juridique, sont réservées. Les expériences acquises dans la pratique d'enregistrement sont également prises en compte.

1.2 Signification des termes suivants utilisés dans le domaine de l'état

Notions civil:

Données L'ensemble des données se rapportant à une personne.

Transaction Déroulement d'une opération d'enregistrement.

Infostar Système d'enregistrement électronique.

Registre de l'état civil Registre introduit en 2004 conformément à l'article 39 alinéa 1 CC en remplacement de tous les registres tenus jusqu'alors sur papier.

Etat civil Etat documenté des données personnelles à une période déterminée.

Saisie des personnes Enregistrement des données d'état civil actuelles au moment de la saisie d'une personne étrangère dans le registre de l'état civil.

Ressaisie Transfert dans le registre de l'état civil des dernières données d’une personne figurant dans le registre des familles.

Mise en relation Lien entre les données d'état civil résultant d'une relation juridique existante (mariage partenariat, filiation et adoption).

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Banque centrale de Système d'enregistrement et de gestion données des données.

Registres de l'état civil Ensemble de tous les registres tenus sur papier ou sous forme électronique depuis 1876 (registre des naissances, registre des décès, registre des reconnaissances, registre des légitimations, répertoire des publications, registres des mariages, registre des familles, registre de l'état civil).

2 Exploitation

2.1 Seuls les collaborateurs des offices de l'état civil suisses, des auto-

Autorisation rités cantonales de surveillance de l'état civil et de l'Office fédéral d'utilisateur de l'état civil peuvent travailler avec le système d'enregistrement pour autant qu'ils remplissent les conditions suivantes:

• avoir acquis les connaissances exigées pour l'utilisation du software d'enregistrement et disposer de la formation nécessaire pour l'accomplissement des tâches;

• être annoncés en tant d'utilisateurs du système d'enregistrement par l'autorité cantonale de surveillance;

• posséder un mot de passe personnel et une propre identité d'utilisateur correspondant à la fonction (rôle d’utilisateur) attribuée par l'office compétent.

Si les rapports de service sont résiliés, l'autorisation d'utilisateur est à supprimer sans délai après le départ du collaborateur. Le chef de l'office de l'état civil adresse en temps utile la communication y relative à l'Office fédéral de l'état civil, par la voie hiérarchique. L'autorité cantonale de surveillance est responsable de la transmission immédiate de l'annonce à l'office compétent de la Confédération.

2.2 L'Office fédéral de l'état civil du Département fédéral de la justice

Identité d'utilisateur définit l'identité d'utilisateur et délivre, sur demande de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil, l'autorisation de travailler avec le système d'enregistrement Infostar. Il attribue également le numéro d'utilisateur.

Il peut, en sa qualité d'autorité de haute surveillance, retirer les droits d'accès au système d'enregistrement Infostar à une personne si de graves motifs le justifient.

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2.3 L'autorité cantonale de surveillance de l'état civil donne à chaque

Compétence et rôles personne travaillant avec le système d'enregistrement Infostar d'utilisateur l'autorisation d'exercer dans un ou plusieurs arrondissements de l'état civil et lui attribue un rôle d'utilisateur avec des tâches partielles. Une personne peut avoir plusieurs rôles d'utilisateur en fonction des tâches qu'elle doit accomplir. La gestion technique des droits d'accès1, sur la base du numéro d'utilisateur, relève de la compétence des cantons.

2.4 La carte d'utilisateur est à protéger de tout accès illicite pendant

Carte d'utilisateur et les pauses de travail. Elle ne doit être remise à aucune autre permot de passe sonne que ce soit expressément ou implicitement. Il n'est pas permis de communiquer son propre mot de passe à des tiers.

Il est interdit d'accéder au système d'enregistrement à l'aide d'un mot de passe ou d'une carte d'accès appartenant à une autre personne et d'appeler ou de traiter des données dans le système sous l'identité d'une tierce personne.

2.5 L'autorité cantonale de surveillance peut fixer des règles quant à

Classement des l'inscription des renvois au classement des pièces justificatives pièces justificatives dans le champ "Classement de l'office".

Ce champ ne doit pas obligatoirement être utilisé si les pièces justificatives sont classées en fonction des numéros des transactions déterminantes, dans l'ordre alphabétique des noms de famille ou dans l'ordre des numéros Star des personnes directement concernées.

2.6 Les questions relatives à l'application du programme dans le

Support contexte d'une opération d'enregistrement, qui ne peuvent pas être résolues dans un temps raisonnable sur la base de la documentation mise à disposition, sont à soumettre au service de soutien désigné par le canton (1st-Level-Support)

Si la réglementation en vigueur semble lacunaire, peu claire ou si les nouvelles expériences acquises dans la pratique démontrent qu'elle est contradictoire, le service d'assistance cantonal s'adresse à l'Office fédéral de l'état civil (2nd-Level-Support).

Smartcard; token.

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3 Identificateurs

3.1 Un numéro de système2 immuable est attribué automatiquement

Numéro Star par le système à chaque personne au moment de la saisie (numéro Star).

Le numéro Star est inscrit dans les feuillets de famille en tant que renvoi aux données de la personne dans le registre de l'état civil (changement de procédé).

3.2 Le système d'enregistrement attribue un numéro de système3 à

Numéro de chaque transaction ("numéro de transaction") qui apparaît sur les transaction documents établis à partir du système. Ce numéro sert en tant que spécification complémentaire des documents d'état civil suisses.

3.3 Le numéro d'assuré AVS4 attribué5 à chaque personne par la Cen-

Numéro d'assuré trale de compensation de l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité (CdC) est inscrit dans le registre de l'état civil.

4 Tenue du registre de l'état civil

4.1 Toutes les personnes suisses et étrangères figurant en tant

Transfert des que vivantes dans les registres des familles des communes d'oripersonnes des gine au moment de l'introduction du registre de l'état civil sont à registre des familles transférer dans ce registre. Le dernier état civil connu sur la base (ressaisie) de l'inscription figurant dans le registre des familles, en tenant compte de toutes les relations familiales juridiques (mariage, filiation), est déterminant.

Les personnes déjà décédées à cette date ne sont transférées qu'exceptionnellement dans le registre de l'état civil. Au cas où une ressaisie est effectuée, la mise en relation avec leurs enfants ou leurs parents est impérative.

Dans le cadre d'une ressaisie systématique, on peut renoncer provisoirement au transfert d'une personne inscrite en tant que vivante si elle est âgée de plus de 100 ans à cette date. La ressaisie est

Art. 8 let. a ch. 1 OEC. Art. 8 let. a ch. 1 OEC. Art. 8 let. b OEC. Art. 8a OEC.

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réservée si des événements la concernant sont annoncés ultérieurement ou si le décès doit être enregistré.

Dans des cas particuliers, les directives relatives à la ressaisie6 et à la mise en relation des membres de la famille sont à prendre en considération.

4.2 Si, en vu du traitement des données d'état civil, les données d'une

Saisie des personnes personne étrangère ne sont pas disponibles7 dans le registre de étrangères l'état civil, la personne concernée sera préalablement saisie8 dans le système d'enregistrement. L'état des données au moment de la saisie est déterminant. L'enregistrement des données d'état civil se fait sur la base des documents et des données relatives à la naissance, au sexe et à la filiation, ainsi que des noms officiels et de l’état civil actuels.

Si des documents ne peuvent être fournis, l'enregistrement s'effectue, sous certaines conditions, sur la base d'une déclaration9 correspondante ou, si les données ou certains éléments de d'état civil sont litigieux, sur la base d'une décision judiciaire10.

Lors de la saisie d'une personne, le principe de l’intégralité des données d'état civil est à respecter. Dans certains cas particulièrement motivés, on peut cependant renoncer exceptionnellement à ce principe11. Des données d'état civil provisoirement lacunaires sont à compléter dès que les éléments non clarifiés ou manquants sont prouvés12.

Les relations juridiques familiales prouvées existant au moment de la saisie concernant le mariage, le partenariat et les enfants sont à prendre en compte (mise en relation avec la personne étrangère saisie).

Dans des cas particuliers, les directives relatives à la saisie des personnes étrangères13 sont à prendre en considération.

Directives no 10.06.03.01 du 31 mars 2006 concernant le transfert des personnes du registre des familles au registre informatisé de l'état civil Infostar (ressaisie). Art. 16 al. 4 OEC. Art. 15a al. 2 OEC. Art. 15a al. 3 OEC en relation avec l'art. 41 CC. Art. 42 CC. Art. 15a al. 4 et 5 OEC. Art. 15a al. 6 OEC. Directives no 10.08.10.01 du 1er octobre 2008 concernant la saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil.

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4.3 Il est interdit de saisir plusieurs fois une personne dans le registre

Empêchement de de l'état civil resp. d'enregistrer une nouvelle fois ses données saisies multiples d'état civil14.

L'utilisateur doit s'assurer avant le transfert des données du registre des familles (ressaisie) ou avant la saisie d'une personne étrangère (enregistrement des données d'état civil), par tous les critères de recherches appropriés, que les données de la personne concernée ne sont pas encore disponibles dans le système d'enregistrement.

En présence de données similaires, il faut s'assurer qu'elles ne se rapportent pas à la même personne.

Si l'on constate qu'une personne a été enregistrée plusieurs fois avec des données identiques dans le registre de l'état civil, une mise à jour doit être entreprise d'office immédiatement15. Pour les détails, les directives relatives à la rectification des données16 sont à prendre en considération.

4.4 Outre les données, les relations juridiques familiales de chaque

Relations juridiques personne figurant au registre des personnes sont également à familiales enregistrer17. Les données des personnes concernées sont à relier. La mise en relation est à justifier si elle n'a pas lieu dans le cadre de la saisie de la personne ou de l'enregistrement d'un événement.

Les données d'état civil des personnes transférées18 du registre des familles au registre de l'état civil (personnes suisses et étrangères) ou des personnes directement saisies19 (personnes étrangères), sont à relier20 ensemble sur la base des relations juridiques familiales existantes au moment du transfert ou de la saisie (parents, conjoints, partenaires et enfants).

Art. 15 al. 1 OEC. Art. 43 CC. Directives no 10.06.09.01 du 1er septembre 2006 concernant la rectification des données personnelles et des événements d'état civil. Art. 15 al. 4 OEC. Art. 93 al. 1 OEC. Art. 15a al. 2 OEC. Art. 15 al. 4 OEC.

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La mise en relation des données disponibles dans le système d'enregistrement mais qui n'ont pas encore été reliées est à effectuer immédiatement.

Dans des cas particuliers, les directives relatives à la ressaisie21 et à la saisie des personnes étrangères22 et les directives relatives à la rectification des données d'état civil23 sont à prendre en considération.

4.5 L'enregistrement d'un événement exige l'accès aux données

Enregistrement d'état civil des personnes concernées par l'événement. Si cette d'événements condition n'est pas remplie, il y a lieu préalablement de mandater la ressaisie (voir ch. 4.1) ou de procéder à la saisie des personnes (voir ch. 4.2).

a. Les événements naturels, b. les déclarations, c. les décisions des tribunaux et des autorités administratives en matière d'état civil et d. les décisions et les documents d'état civil étrangers

sont à enregistrer dans la transaction correspondante dans le système d'enregistrement.

Dans des cas particuliers, les processus relatifs au traitement des données sont à prendre en considération en tant qu'instructions pour le déroulement de la procédure d'enregistrement.

Dans des cas particuliers, l'enregistrement des événements et des faits d'état civil est effectué exceptionnellement dans la transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie" (voir processus Mise à jour dans des cas particuliers).

5 Règles d'enregistrement générales

5.1 Le champ d'enregistrement "Nom de célibataire" reste vide jus-

Nom de célibataire qu'au premier changement d'état civil (mariage ou partenariat enregistré). Le cas échéant, le champ est à remplir même si le change-

Directives no 10.06.03.01 du 31 mars 2006 concernant le transfert des personnes du registre des familles au registre informatisé de l'état civil Infostar (ressaisie). Directives no 10.08.10.01 du 1er octobre 2008 concernant la saisie des personnes étrangères dans le registre de l'état civil. Directives no 10.06.09.01 du 1er septembre 2006 concernant la rectification des données personnelles et des événements d'état civil.

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ment d'état civil de la personne concernée n'a pas d'influence sur le nom porté jusqu'à présent. Ceci est valable aussi bien pour la femme que pour l'homme24.

Lors de la ressaisie, le nom de célibataire est à inscrire dans le champ prévu à cet effet si la personne concernée est mariée ou a été mariée ou si elle porte encore ou a repris son nom de célibataire au moment du transfert des données d'état civil du registre des familles.

Si l'autorisation de changer de nom est accordée à la personne mariée ou qui a été mariée, qui porte encore son nom de célibataire ou qui l'a repris, le changement de nom doit être enregistré aussi bien dans le champ relatif au nom que dans celui relatif au nom de célibataire.

5.2 Le champ "Autres noms"25 ne doit pas être rempli lors de la ressai-

Autres noms officiels sie. Comme cette catégorie de nom ne figure pas dans le registre des familles, elle ne sera pas prise en considération lors de la ressaisie.

Après la ressaisie, il est possible de transférer des noms du champ "Prénoms" au champ "Autres noms" ou d'enregistrer ultérieurement, de manière informelle, d'autres noms officiels qui n'ont pas été pris en considération pour autant qu'il existe une décision expresse de l'autorité compétente relative au nom porté par la personne concernée.

5.3 Les données sur le lieu de l'événement suisse sont à enregistrer

Désignation conformément au répertoire officiel des communes suisses intégré des lieux dans le système d'enregistrement26. Lors de la ressaisie, le lieu de survenance de l'événement suisse (nom de la commune) est à reporter sans modification (désignation officielle de la commune au moment de l'événement). Une actualisation peut avoir lieu exceptionnellement si elle semble appropriée et si elle correspond à un usage général ou si la personne concernée le demande expressément.

Si le lieu de l'événement se trouve à l'étranger, la désignation du territoire sur lequel l'événement est survenu est à enregistrer conformément à la liste des Etats intégrée dans le système d'enregistrement. Des précisions sur le lieu de l'événement étranger

Art. 24 al. 2 OEC. Art. 24 al. 3 OEC. Art. 26 let. a OEC.

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seront inscrites27 dans le champ "Complément" (département ou province, district et commune ou ville ou quartier de la ville). Lors de la ressaisie, la désignation de l'Etat étranger où est survenu l'événement ainsi que les compléments au lieu d'événement sont à reporter sans modification (désignation au moment de l'événement). Une actualisation peut avoir lieu exceptionnellement si elle semble appropriée et si elle correspond à un usage général ou si la preuve de la nouvelle désignation officielle est apportée. Sur demande expresse de la personne concernée, le nom de l’Etat dans lequel l’événement est survenu peut être exceptionnellement actualisé.

5.4 Les données sur la filiation se rapportent en principe au moment

Filiation de l’établissement du lien de filiation. Elles ne peuvent être modifiées.

Lors de la ressaisie28 (voir ch. 4.1), il est possible de reprendre les données sur la filiation du feuillet de famille et de renoncer à une recherche sur le nom de famille que la mère portait au moment de l’établissement de la filiation. Les compléments relatifs au nom de célibataire apportés aux données sur la filiation dans le registre des familles ne sont pas reportés.

Lors de l'enregistrement des données d'état civil29 (voir ch. 4.2), les données sur la filiation sont à reprendre de l'acte de naissance, ou à défaut d'un tel acte, du document faisant foi. Il n'est pas obligatoire de vérifier s'il s'agit des noms portés par les parents au moment de l'établissement de la filiation.

5.5 L'état civil30 est indiqué avec les termes: "célibataire", "marié", "en

Etat civil partenariat enregistré", "veuf", "divorcé", "non marié"31, "partenariat dissous", ou exceptionnellement "inconnu" si l'état civil ne peut pas être établi lors de la saisie dans le registre de l'état civil32. Le nom de la personne également concernée n'est pas mentionné.

Lors de la ressaisie et de la saisie dans le registre de l'état civil, la date de la dernière modification est à enregistrer avec les données d'état civil si la personne concernée n'est plus célibataire à ce moment là.

Art. 26 let. b OEC. Transfert des données d'état civil des registres des familles. Art. 15a al. 2 OEC; Saisie d'une personne étrangère. Art. 8 let. f ch. 1 OEC. Désignation de l'état civil des personnes dont le mariage est dissous par déclaration de nullité ou par déclaration d'absence de l'épouse ou de l'époux. Art. 15a OEC.

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5.6 Le système d'enregistrement sert notamment à la preuve de la

Nationalité suisse nationalité suisse d'une personne puisqu'elle est indirectement enregistrée dans le registre de l'état civil par l'inscription des droits de cité communaux. Le droit de cité cantonal découle du droit de cité d'une commune du canton. Est citoyen suisse, celui qui possède le droit de cité d'une commune et d'un canton33. Une personne peut être originaire de plusieurs communes et de plusieurs cantons.

Les données relatives aux droits de cité communaux des personnes suisses sont à sélectionner dans le répertoire des communes intégré dans le système d'enregistrement.

Si une personne suisse est ressortissante d'une bourgeoisie ou d'une commune bourgeoise, l'office de l'état civil du lieu d'origine attribuera, lors de la ressaisie, la bourgeoisie ou la commune bourgeoise correspondante à la personne transférée du registre des familles au registre de l'état civil, pour autant que le règlement cantonal le prévoie.

La possession d'une nationalité étrangère d'un citoyen suisse ne doit pas être inscrite en sus.

5.7 L'indication de la nationalité étrangère dans le registre de l'état civil

Nationalité étrangère n'a pas un caractère de preuve. Elle est mise à jour ou rectifiée sur la base de la preuve correspondante produite par l'autorité étrangère compétente.

La nationalité étrangère est à sélectionner dans le répertoire des Etats intégré dans le système.

Si une personne possède plusieurs nationalités étrangères, cellesci peuvent être enregistrées pour autant qu'elles soient établies.

Si une personne étrangère acquiert la nationalité suisse, la nationalité actuelle sera limitée avec effet au jour de l'acquisition de la citoyenneté suisse même si la perte de la nationalité étrangère n'est pas prouvée ("perte technique").

Pour les détails, les directives sur la désignation de la nationalité des ressortissants étrangers dans le registre suisse de l'état civil suisse34 doivent être prises en considération.

Art. 37 al. 1 Cst. Directives no 10.10.05.01 du 15 mai 2010 concernant la désignation de la nationalité des ressortissants étrangers dans le registre suisse de l'état civil suisse.

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5.8 Sur la base des contrôles des tutelles effectués jusqu'à présent, Mise sous tutelle respectivement des nouvelles communications sur les interdictions et leur mainlevée, le champ "tutelle" est à activer ou à inactiver35 lors de la saisie de la personne et le cas échéant de la mise à jour ultérieure des données d'état civil. La curatelle n’est pas comprise dans le contrôle.

Le contrôle relève de la compétence de l'office de l'état civil du lieu d'origine. Les communications reçues par erreur sont à envoyer d'office à l'office de l'état civil compétent.

5.9 Seules les données conformes à la disposition du registre de l'état

Données civil peuvent être inscrites dans les champs des masques de saicomplémentaires sie. Les données complémentaires servent à apporter des précisions aux inscriptions du champ précédent.

En outre, le motif pour lequel un événement a été exceptionnellement enregistré dans la transaction Personne avec la fonction "Nouvelle saisie" ou la raison pour laquelle et sur la base de quelle opération les données d'état civil ont été modifiées en dehors de l'enregistrement d'un événement sont à indiquer dans le champ "Remarques" du masque "Données complémentaires".

6 Etablissement de documents d'état civil

6.1 Les actes d'état civil sont à établir sur la base des données sai-

Base sies dans le système d'enregistrement.

Les documents relatifs à des événements d'état civil sont établis par l'office de l'état civil qui a procédé à l'enregistrement correspondant36.

Les documents relatifs à l'état civil ou à l'état de famille enregistré sont délivrés par l'office de l'état civil du lieu d'origine pour autant que la personne concernée possède la nationalité suisse. Si tel n'est pas le cas, la compétence pour l'établissement de ces documents incombe à l'office de l'état civil du lieu de domicile ou à l'office qui a enregistré le dernier événement juridique familial se rapportant à la personne étrangère concernée37.

Art. 8 let k OEC. Art. 44a al. 2 let. a OEC. Art. 44a al. 2 let. b OEC.

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L'acte d'origine a la valeur d'un certificat de nationalité pour les citoyens suisses. Il sert notamment en tant que document d'identité lors de l'immatriculation auprès d'une représentation suisse à l'étranger. Les cantons déterminent son usage dans les autres cas.

En outre les directives relatives à la divulgation sur demande des données38 sont à prendre en considération.

6.2 Les documents d'état civil destinés à des bureaux officiels en

Forme Suisse et à l'étranger ainsi qu'à des particuliers sont à établir sur papier de sécurité. Seuls les documents d'état civil établis pour répondre au devoir officiel de communiquer en Suisse sont exempts de cette prescription.

Les actes d'état civil (divulgation sur demande des données) sont à établir sur les formules intégrées dans le système d'enregistrement39. Si l'acte d'état civil ne peut pas être délivré à partir du système, le document sera établi de manière conventionnelle (modèle enregistré sur support informatique, machine à écrire).

Les documents d'état civil sont imprimés au format DIN A4. Si un document comporte plusieurs pages de texte, l'impression peut se faire au recto de la feuille. Si un document contient plusieurs pages les feuilles seront reliées ensemble et un timbre sec sera apposé sur chaque page. Le timbrage de plusieurs pages à la fois est admis pour autant que l'écriture du sceau reste lisible.

Les documents d'état civil comportant plusieurs pages doivent être signés sur la dernière page; sur les autres pages, un paraphe suffit.

6.3 Si un acte d'état civil est établi sur la base du système, l'utilisation

Langue d'une langue nationale autre que celle de l'office ne doit pas faire l'objet d'une remarque sur le document.

6.4 Si le système d'enregistrement ne prévoit pas de formule officielle, Attestations et ce fait est à indiquer au moyen d'une attestation ou d'une confirmaconfirmations tion40.

Directives no 10.07.10.02 du 1er octobre 2007 concernant la divulgation sur demande des données relatives aux événements et aux faits d'état civil, à l'état civil et au statut familial. Art. 47 al. 1 OEC. Art. 47 al. 2 let. a OEC.

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7 Dispositions finales

7.1 Les directives D / F / I 10 relatives aux essais d'exploitation durant

Abrogation des la deuxième phase ainsi qu'à l'introduction et à l'extension des directives actuelles transactions sont abrogées.

7.2 Les présentes directives entrent en vigueur le 1er octobre 2008. Entrée en vigueur

01.10.2008 OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\10 Weisungen\10.08.10.03 Betrieb Beurkundungssystem\10.08.10.03 In Bearbeitung\10.08.10.03 Fr\