AHV/EL Mitteilung Nr. 312 vom 30.08.2012

1.1 Dossiers d’assurés

– Le décès de l’assuré n’autorise pas la caisse de compensation à modifier les dix ans prescrits de durée de conservation avant de détruire les dossiers. Les dossiers pourront être détruits lorsque, au vu du temps passé depuis le décès de l’assuré, il peut être établi avec une probabilité raisonnable qu’aucun descendant ni aucun-e conjoint-e (séparé-e) ne fera valoir une quelconque exigence. o En ce qui concerne le domaine de la prévoyance professionnelle, l’art. 27j, al. 2 OPP stipule que, au cas où la personne assurée n’aurait pas fait valoir ses droits de prestations de prévoyance, la durée de conservation du dossier dure jusqu’au moment où l’assuré a atteint cent ans révolus. Les dossiers peuvent ensuite être détruits. Cette règle peut également être appliquée par analogie aux caisses de compensation. Toutefois, celles-ci doivent attendre le moment où la personne assurée a atteint cent-cinquante ans révolus. Ce n’est qu’ensuite qu’il est possible d’exclure toute prétention de rentes de la part des enfants ou du/de la conjoint- e de la personne assurée.

Le calcul est basé sur une espérance de vie maximale théorique de cent-quinze ans. Selon un document de l’Office fédéral de la statistique datant de 2009, celle-ci s’élève déjà à cent-dix ans et progresse chaque année (www.bfs.admin.ch/bfs/portal/de/index/.../publ.Document.11975 5.pdf). Le fait de tenir compte d’une espérance de vie maximale de cent-quinze ans permet de ne pas devoir procéder à une adaptation au cours de ces prochaines années, ce qui, étant donné la charge administrative que cela représente, est également très appréciable au niveau des EAS. Il n’est en pas moins recommandé de procéder régulièrement (environ tous les cinq ans) à un contrôle de l’adéquation de l’espérance de vie maximale appliquée.

Partant de ce principe, d’éventuels descendants de l’assuré peuvent donc encore faire valoir un droit à des prestations jusqu’à vingt-cinq ans après le décès de ce dernier, avant que ne débute la durée de conservation de dix ans prescrite pour les dossiers. Il peut être établi avec une probabilité raisonnable que, à échéance de cette durée de conservation, les dossiers

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ne seront en effet plus nécessaires pour déterminer d’ultérieures prestations.

– Dans le domaine des caisses de compensation, si un assuré change de caisse, les dispositions de la directive concernant les rentes de l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité fédérale (DR) doivent alors être respectées. o Selon le ch. 2037, la caisse de compensation jusqu’alors compétente transmet l’ensemble des dossiers de rente à la nouvelle caisse de compensation compétente. o Le changement de caisse ne donne pas lieu à un transfert intégral de tous les dossiers de l’assuré concerné (p. ex. dossiers de contribution, APG, AM, etc.). o C’est pour cette raison que la caisse de compensation jusqu’alors compétente doit continuer à conserver les dossiers car, comme déjà évoqué, le moment auquel les dossiers ne serviront plus à déterminer un éventuel futur droit à une prestation ne peut pas être défini avec certitude, ce qui signifie que la durée de conservation est prolongée jusqu’à ce que l’assuré ait atteint ses cent-cinquante ans révolus. – Si la certitude existe que les dossiers ne serviront plus à déterminer un éventuel futur droit à une prestation, ils doivent alors être détruits après un délai de dix ans. C’est généralement le cas pour les dossiers concernant le domaine des APG / AM, CAF, indemnité AI journalières et PrestCompl. – Les données personnelles permettant la compréhension et/ou la recherche des dossiers conservés ne doivent pas être effacées tant qu’il existe encore des dossiers relatifs à l’assuré ou au membre concerné.

Graphique 2: durée de vie des dossiers d’assurés

1.2 Dossiers de membres

Les dossiers de membres contiennent d’une part des informations sur le membre assuré et, d’autre part, des informations sur la personne assurée (employé).

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En principe, les dossiers de membres peuvent être régulièrement détruits à échéance de dix ans. Font exception, les types de dossiers suivants: – dossiers de membres du registre central; – décisions en matière de cotisations, de rappels, de réductions et de remises; – dossiers d’amortissement servant de base aux inscriptions pour les CI (comptes individuels); – documents de décompte servant de base aux inscriptions pour les CI; – dossiers de recours servant de base aux inscriptions pour les CI. En cas de dissolution d’une personne juridique (du membre), le dossier de membre peut être détruit après un délai de cent-sept ans suivant la dissolution ou être proposé à l’archive compétente en la matière. Ce délai de cent-sept ans est établi en fonction des réflexions suivantes: – passé l’âge de dix-huit ans, l’employé exercera une activité rémunérée et sera de ce fait assujetti aux contributions; – la demande de rente de vieillesse est généralement déposée durant la soixante-cinquième année de vie; – en principe, il faut compter avec le fait qu’un employé qui avait dix-huit ans au moment de la dissolution de la personne juridique (membre) déposera une demande de rente de vieillesse au plus tard quarantesept ans après la dissolution; – étant donné que les assurés peuvent déposer une demande de rente de vieillesse jusqu’à la fin de leur vie, il n’est pas possible de se baser avec certitude sur ce laps de temps de quarante-sept ans; – il s’avère plus judicieux de prendre l’espérance maximale de vie comme base de détermination d’un délai maximal. L’expérience actuelle permet en effet de prendre en compte une espérance de vie maximale fixée à cent-quinze ans, car ce chiffre ne devrait pas être dépassé en Suisse durant ces prochaines années. Cette espérance de vie maximale de cent-quinze ans permet d’une part d’empêcher que les dossiers d’une personne encore en vie soient détruits et, d’autre part, de ne pas devoir procéder à des adaptations annuelles, ce qui, étant donné la charge de travail administratif que cela représente, est également très appréciable au niveau des offices AI. L’adéquation de l’espérance de vie maximale doit toutefois faire l’objet d’un contrôle effectué tous les cinq ans, et ceci à partir du 1er janvier 2016. En tenant

compte d’une durée de cent-quinze ans, le droit aux prestations devient en effet caduc après nonante-sept ans, après quoi les dossiers doivent encore être conservés durant dix ans. Dans le cas de la dissolution d’une personne juridique (membre), la conservation des dossiers de membres durant cent-sept ans semble donc appropriée.

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Graphique 3: durée de vie des dossiers de membres

2. Offices AI

2.1 Introduction

En ce qui concerne la durée de conservation des dossiers AI, il y a lieu, à l’instar des dossiers des caisses de compensation, de procéder à leur destruction en évitant tout conflit d’intérêt entre le devoir de gestion des dossiers dans l’intérêt de l’assuré et les dispositions régissant la protection des données et de la sphère privée d’une part et le fait de proposer ces dossiers aux archives de droit public compétentes lorsque les dossiers en question ne sont plus utiles d’autre part. Dans ce contexte, il y a lieu dès lors de procéder à une pesée des intérêts de l’assuré, pesée d’intérêts dans laquelle l’importance accordée à la possibilité d’accéder aux dossiers inhérente au droit à d’éventuelles prestations sera fondamentalement prioritaire par rapport à celle accordée à la protection de la sphère privée. Cette pesée des intérêts devra toutefois également prendre en compte la charge de travail administratif générée par une séparation éventuelle des différentes sortes de dossiers AI car, dans un tel contexte, l’accroissement de la charge de travail administratif se traduira finalement par une augmentation des déductions sociales qui sera imputée aux assurés.

Les DGD prévoient que les dossiers ne peuvent être détruits que lorsque la certitude est acquise que ceux-ci ne seront plus utilisés dans le cadre du droit à des prestations subséquentes. En principe, les assurés et respectivement leurs descendants ne peuvent plus faire valoir de droits en la matière après un délai de prescription de cinq ans (art. 24 LPGA). De ce fait, il peut être admis que les dossiers AI peuvent entrer dans leur période de conservation d’une durée de dix ans cinq ans après le décès de l’assuré (DGD, chiffre 1602), car il existe alors la certitude qu’aucune prétention ne sera plus faite valoir.

Etant donné que les offices AI ne connaissent pas dans tous les cas avec certitude la date du décès de l’assuré et que celle-ci n’est pas systématiquement annoncée, la détermination du début de la période de conservation de dix ans doit donc être effectuée de façon analogue à ce qui prévaut dans le cadre de la destruction des dossiers des assurés dans le domaine des caisses de compensation, c’est-à-dire en se basant sur une espérance de vie maximale théorique. Dans les cas où la date exacte du décès n’est pas connue, les centquinze ans susmentionnés, auxquels sont ajoutés les cinq ans du délai de prescription et les dix ans de la durée de conservation, aboutissent ainsi à une

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durée totale de conservation des dossiers AI allant jusqu’au 130e anniversaire théorique de l’assuré.

Les dossiers des assurés dont la date du décès est connue peuvent être effacés et respectivement détruits quinze ans après la date effective du décès de l’assuré (soit après cinq ans de délai de prescription et dix ans de durée de conservation).

– Il est à noter que le décès de l’assuré ne constitue pas forcément le moment déterminant le début du délai de prescription de cinq ans et de la période de conservation de dix ans subséquente pour tous les types de dossiers et respectivement pour toutes les prétentions en matière de droit aux prestations de l’AI. En principe, le droit à des prestations de l’AI fournies à titre de rentes d’invalidité devient caduc lorsque l’assuré atteint l’âge de l’AVS et respectivement lorsqu’il devient bénéficiaire de prestations AI. En ce qui concerne l’attribution de rentes d’invalidité, cela signifie qu’il est possible, selon l’art. 40, al. 1, LAVS, de considérer la date à laquelle l’assuré atteint l’âge AVS comme jour de référence pour la détermination du début du délai de prescription de cinq ans et de la période de conservation de dix ans subséquente. Il en va de même en ce qui concerne les indemnités journalières. Il est ainsi possible d’atteindre une durée de conservation allant jusqu’au 80e anniversaire de l’assuré (65 ans (âge AVS des hommes, décalé par rapport aux femmes) + cinq ans (délai de prescription) + dix ans (délai de conservation)). – Ce principe comporte toutefois de nombreuses exceptions: par exemple au cas où le droit de l’assuré à bénéficier de prestations de l’AI s’étend au-delà de la date où celui-ci a atteint l’âge AVS et respectivement lorsque des dossiers AI sont encore pertinents après que l’assuré ait atteint l’âge AVS, ce qui est notamment le cas pour ce qui concerne les allocations pour impotent (art. 21 LAI) et les moyens auxiliaires (art. 21 LAI) attribués avant que l’assuré n’ait atteint l’âge AVS, pour certaines rentes complémentaires (art. 20 LAI) ainsi que dans les cas où une modification des bases de calcul de conversion de l’AI en AVS s’avérerait désavantageuse pour l’assuré concerné (art. 33bis LAVS). – Pour tous les dossiers AI relevant des catégories d’exceptions susmentionnées, c’est également la date du décès et respectivement l’espérance de vie maximale de cent-quinze ans qui fait foi pour la détermination du début du délai de prescription de cinq ans et de la durée de conservation subséquente. – Une répartition des dossiers dans les différentes catégories susmentionnées en fonction de la date du début de la période de conservation de dix ans impliquerait par ailleurs, pour les offices AI compétents, une

très lourde charge de travail administratif. A l’heure actuelle, les offices AI sont en réalité dans l’impossibilité de catégoriser et respectivement de subdiviser les dossiers AI en fonction des différentes exigences évoquées, car les critères pertinents en la matière n’ont jusqu’ici pas encore été enregistrés, ce qui implique une saisie manuelle. De plus, en cas de modifications, les informations concernant les moyens auxiliaires, les rentes pour impotent, etc. ne sont pas forcément fournies

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sous une forme élaborée aux offices AI compétents (voir chiffre 2.5).

La différence existant entre la détermination de la durée de conservation de dossiers d’assurés dont la date du décès est connue et ceux dont cette date est inconnue est illustrée ci-dessous. Cette différenciation peut être effectuée par les offices AI moyennant une charge de travail administratif raisonnable.

2.2 Dossiers AI avec date du décès connue

Des demandes de prestations peuvent encore être déposées dans le délai de prescription de cinq ans qui suit le décès de l’assuré (art. 24 LPGA), ce qui signifie que la période de conservation de dix ans des dossiers AI ne commence à courir que cinq ans après la date du décès de l’assuré.

Naissance Date de décès officiellement confirmée

Personne assurée

Gestion / conservation des dossiers 5 ans 10 ans

Date de décès officiellement confirmée + 5 ans Destruction / Proposition aux archives

Graphique 4: durée de vie des dossiers AI avec date de décès officiellement confirmée

2.3 Dossiers AI avec date du décès inconnue

Au cas où le décès de l’assuré n’est pas officiellement confirmé, il peut être tenu compte d’une espérance de vie maximale de cent-quinze ans. Des demandes de prestations peuvent encore être déposées dans le délai de prescription de cinq ans qui suit le décès de l’assuré (art. 24 LPGA), ce qui signifie que la période de conservation de dix ans des dossiers AI ne commence à courir que cinq ans après la date d’expiration de l’espérance de vie maximale de l’assuré.

Naissance Espérance maxi- Vernich- male de vie tung / Anbietung

Jahre Aktenfüh- Personne assurée rung / Aktenauf- Gestion / conservation des dossiers 5 ans 10 ans bewahrung für Akten im 115 ans + 5 ans = 120 ans Zusam- Destruction / menhang Proposition mit Hilfs- aux archives mitteln

Jahre 5: durée de vie des dossiers AI sans date de décès officiellement confirmée Graphique Versicherter Standard de5mise Jahreen œuvre DGD 28.08.2012 / Page 25 / 31 JahJ- Jahre

2.5 Changement de l’office AI compétent

En cas de transfert de dossier dû au fait que l’assuré change de canton, part à l’étranger, etc., dans la pratique, le domaine des offices AI procède en principe à un transfert de l’intégralité du dossier de l’assuré au nouvel office AI compétent. Selon le ch. 4012 de la circulaire sur la procédure dans l'AI (CPAI), le dossier, y compris les pièces relatives aux prestations déjà payées, est transmis au nouvel office AI compétent du cas. L’office AI jusqu’alors compétent prend note du changement. Dans la lettre d’accompagnement, l’office AI mentionne la date à laquelle la prochaine révision est prévue. C’est à ce moment que, selon le ch. 1601 DGD, commence à courir, pour l’office AI jusqu’alors compétent, le délai de conservation de dix ans. A l’échéance de ce délai, les dossiers doivent être effacés et respectivement détruits, pour autant qu’ils ne doivent pas être proposés à des archives de droit public compétentes. Au surplus, les modèles du groupe de travail Dossier ED sont applicables. Ceux-ci définissent les conditions cadres techniques de la transmission des dossiers des assurés par l’intermédiaire de l’interface sedex. La durée de conservation des dossiers qui font l’objet d’une transmission assurée par le biais d’interfaces électroniques ou d’autres types de transfert électronique est identique à celle des autres dossiers. Ch. Les règles suivantes s’appliquent en dérogation au ch. 1602:

• les actes constitutifs et les dossiers d’organisation sont conservés pour une durée illimitée;

• les dossiers de comptabilité sont conservés dix ans. Durée de la conservation Commentaire La conservation des actes constitutifs et des dossiers d’organisation est illimitée. Ces dossiers doivent être conservés sous forme papier (voir ch. 1403). Les dossiers de comptabilité des EAS peuvent être détruits dix ans après la fin de l’année calendaire durant laquelle la dernière inscription a été effectuée (ch. 1601, point 2). Le compte d’exploitation et le bilan, sous forme papier et signés, doivent être conservés dix ans (voir ch. 1403). Les chiffres détaillés et les pièces justificatives de chaque affaire doivent être conservés dans les dossiers d’assuré correspondants.

Obligation de proposer les documents aux archives et archivage

Les organes d’exécution vérifient régulièrement si leurs archives et stocks d’informations contiennent des documents à proposer aux archives compétentes. Quels sont les fonds, le contenu et la portée concernés par l’obligation de proposer les documents aux archives? Commentaire Les DGD ne stipulent aucune obligation générale de proposer les docu-

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ments aux archives compétentes. Selon l’art. 14, let. a et b LAFam, les caisses cantonales de compensation, les offices AI et les caisses de compensation pour allocations familiales – dont font partie les caisses de compensation pour allocations familiales professionnelles et interprofessionnelles reconnues par les cantons et les caisses de compensation pour allocations familiales cantonales – proposent leurs dossiers aux archives cantonales compétentes selon les dispositions cantonales en vigueur. Il appartient aux caisses de compensation et aux offices AI concernés de clarifier s’il existe une obligation de proposer des documents aux archives cantonales et si celles-ci doivent les accepter (ch. 1703). Le document «Dossiers de cas des assurances sociales» de l’AAS (Association des archivistes suisses), groupe de travail Evaluation, santé – travail – sécurité sociale C21 peut faire référence pour la mise en œuvre.

La Caisse suisse et la Caisse fédérale de compensation, la Centrale de compensation et l’office AI pour les assurés résidant à l’étranger sont soumis, en tant qu’organes de l’administration fédérale, à l’obligation de proposer leurs documents aux Archives fédérales. Conformément à l’art. 6 LAr et à l’art. 4 OLAr, ils proposent les dossiers dont ils n’ont plus besoin aux Archives fédérales.

Les caisses cantonales de compensation, les offices AI et les CAF visées à l’art. 14, let. a et b, LAFam doivent, après écoulement du délai de conservation, proposer leurs dossiers aux archives cantonales compétentes, conformément aux dispositions cantonales en vigueur.

Les caisses de compensation professionnelles et les CAF qu’elles gèrent, visées à l’art. 14, let. c, LAFam, appliquent le droit fédéral et sont par là même soumises à la LAr. Conformément à l’art. 6 LAr et à l’art. 4 OLAr, elles proposent les dossiers dont elles n’ont plus besoin aux Archives fédérales.

Une décision de principe du 15 juin 2010 dispense jusqu’à nouvel ordre les caisses de compensation professionnelles de leur obligation de proposer les documents dont elles n’ont plus besoin aux AFS (annexe I).

Destruction

Après écoulement du délai de conservation, les dossiers doivent pouvoir être détruits (sous réserve de l’obligation mentionnée au chapitre 7).

Si les archives compétentes jugent qu’un dossier ne doit pas être archivé, celui-ci est détruit après écoulement de la durée de conservation, à moins que l’organe d’exécution puisse faire état d’un intérêt justifié à prolonger cette durée. C’est notamment le cas lorsque les dossiers pourront servir de moyen de preuve dans le cadre d’un litige en cours ou à venir.

La destruction des dossiers est effectuée de manière contrôlée et dans le respect de la confidentialité de toutes les informations qu’ils contiennent.

Il faut s’assurer que les dossiers détruits ne puissent pas être restaurés. Les dossiers tenus et conservés sous forme électronique

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doivent être effacés définitivement. Est considérée comme équivalente à l’effacement définitif la suppression de données électroniques de leur support, dans la mesure où elles ne sont plus lisibles sans déployer des efforts techniques et organisationnels considérables.

Toutes les opérations de suppression et de destruction de dossiers font l’objet d’un procès-verbal.

Les documents originaux sur papier, à l’exception de ceux mentionnés au ch. 1403, peuvent être détruits après avoir été numérisés dans la mesure où les conditions énumérées aux ch. 1304 et 1306 sont respectées. En fonction des processus d’affaires, les documents originaux reçus peuvent être retournés à leurs expéditeurs. Destruction de dossiers Commentaire Les dossiers qui ne sont pas proposés aux archives compétentes et les dossiers qui ne sont pas repris par les archives compétentes doivent être détruits. Cette obligation de destruction est également stipulée à l’art. 21 LPD ainsi que dans de nombreuses lois cantonales sur la protection des données. Il n’existe aucune obligation de destruction pour les documents qui ont été rendus anonymes. Les dossiers d’assurés, les dossiers de membres et les dossiers individuels qui font l’objet d’un litige en suspens ou d’un litige possible ne doivent pas être détruits, même si leur durée de conservation est dépassée! Les documents originaux qui n’appartiennent pas à l’EAS mais à un tiers (p. ex. l’assuré) ne doivent pas être détruits. Dès lors que des documents originaux appartenant à des tiers sont numérisés dans les règles de l’art (ch. 1306) et enregistrés dans le système électronique, ils pourront alors être rapidement restitués à leur propriétaire, p. ex. à l’issue d’une numérisation réalisée avec succès (voir schéma de la durée de vie, commentaire au ch. 1205). Afin d’assurer le respect de la protection des données et du devoir de discrétion, la destruction doit être contrôlée. De plus, la destruction doit être effectuée de manière à ce que les dossiers ne puissent plus être reconstitués. Selon le ch. 1805, le procès-verbal de suppression et de destruction des dossiers doit comporter la mention des actes détruits et la date de la destruction. La destruction des dossiers électroniques doit être faite de façon à ce que l’effacement des documents soit définitif – ce qui est généralement obtenu par l’écrasement des données ou par la destruction du support de données. Etant donné que l’utilisation de supports de données non réinscriptibles (tels que p. ex. WORM) empêche tout effacement du contenu, il est préconisé d’en éradiquer les données afin d’en rendre toute reconstitution impossible même en déployant des efforts techniques et organisationnels considérables.

Si la destruction est sous-traitée à une entreprise tierce, il s’agit alors d’une externalisation de la procédure de destruction. Comme pour chaque cas de sous-traitance, l’EAS qui externalise demeure responsable de l’application des dispositions en vigueur, même si l’opération est menée par l’entreprise tierce (voir commentaire du ch. 1502). En ce qui concerne les documents physiques, cela signifie que l’EAS ne doit pas les trans-

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mettre à l’entreprise tierce pour destruction sans avoir préalablement contrôlé la procédure de destruction et en avoir stipulé contractuellement les termes. Les dossiers à détruire ne doivent en aucun cas être transmis à l’entreprise tierce concernée dans des conteneurs ouverts.

Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1er janvier 2011, date à laquelle la circulaire relative à la conservation des actes en matière

Délai transitoire: les organes d’exécution ont un délai de deux ans à partir de l’entrée en vigueur pour prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires. Un délai transitoire de cinq ans est fixé pour l’exécution des mesures techniques de destruction visées au chapitre 8.

Annexe I: décision de principe AFS

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