Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF) (Gültig ab 1.10.2022; Stand 1.10.2022)

2 Bases légales et champ d’application

2.1 Bases légales

Les présentes directives règlent la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans l’AVS, l’AI, les APG, les PC, les Ptra, les AFam et les AFamAgr.

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

Elles se basent sur les dispositions des articles 46 LPGA, 8 ss OPGA et 156, al. 2, RAVS.

La gestion, la conservation et la destruction des documents en lien avec le matériel d’observation sont soumises aux dispositions des art. 43a, al. 8, let. b et al. 9, let. b, LPGA, des art. 8c et 9a, al. 4, OPGA, ainsi que des directives sur les observations effectuées pour les assurances sociales (DOAS).

Pour le traitement des documents de comptabilité des caisses de compensation il faut également tenir compte des directives sur la comptabilité et les mouvements de fonds des caisses de compensation (DCMF).

Pour les comptes individuels, il faut également tenir compte des directives concernant le certificat d’assurance et le compte individuel (D CA/CI)

Pour l’obligation de garder le secret, le traitement des doex-1102 cuments est soumis aux dispositions de l’art. 33 LPGA et de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de l’AVS/AI/APG/PC/AFA/AF (COGSC).

Pour la consultation du dossier (art. 47 LPGA, les dispositions applicables sont en principe celles de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de

Demeurent réservées les règles supplémentaires spéciales ex-1103 sur l’obligation de proposer les documents aux archives compétentes et les dispositions des cantons relatives à la gestion des documents.

2.2 Champ d’application personnel/organisationnel

Les présentes directives s’appliquent aux organes d’exécuex-1104 tion suivants :

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

- la Centrale de compensation avec la Caisse fédérale de compensation et la Caisse suisse de compensation (art.

de l’Ordonnance du DFF sur la Centrale de compensation );

• les caisses de compensation cantonales et leurs agences ;

• les caisses de compensation professionnelles et leurs agences ;

• les offices AI ;

• les organes cantonaux et communaux des PC et les organes des Ptra ;

• les caisses de compensation pour allocations familiales visées à l’art. 14 LAFam.

Si les organes d’exécution délèguent des tâches à des ex-1105 tiers, ils veillent à ce que ces derniers observent les présentes directives.

2.3 Champ d’application matériel

Le champ d’application matériel comprend tous les documents pouvant être déterminants pour l’accomplissement des tâches des organes d’exécution3.

3. Gestion (art. 8 OPGA)

Les documents sont gérés systématiquement et dans l’ordre chronologique.

Une gestion systématique des documents doit toujours se dérouler selon des critères définis, appropriés et conformes aux objectifs poursuivis, et ce indépendamment de leur mise en œuvre technique. Elle doit en outre fournir et garantir à tout moment et de manière compréhensible l’attestation de l’activité administrative concernant non seulement

ATF 138 V 218 consid. 8.1.2 ; 130 II 473 consid. 4.1 ; arrêt du Tribunal fédéral 8C_370/2010

du 7 février 2011 consid. 5.3. DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

l’instruction des faits, mais aussi le processus de prise de décision4.

Les documents doivent être consultables selon l’ordre chronologique dans le système de classement systématique.

Pour toute demande de consultation d’un dossier (art. 47 LPGA) ainsi que pour la transmission aux tribunaux et autorités, les pages du dossier doivent être entièrement numérotées (paginer) et un bordereau doit être créé5.

Un bordereau contient une liste chronologique de toutes les données saisies dans le cadre d’une procédure. Il consiste en un numéro de séquence, le nombre de pages de chaque document enregistré, la date de réception du document, un identificateur de document ainsi qu’une brève description du type de document et de son contenu6.

4. Conservation (art. 8a OPGA)

4.1 Conservation sécurisée

Les documents sont conservés de manière sécurisée et sont protégés contre toute cause d’endommagement. Les organes d’exécution disposent d’un dispositif de sécurité correspondant (cf. p.ex. ISO/IEC 27001).

L’accès aux documents doit être garanti, en principe, en tout temps. Les exigences de disponibilité sont d'autant plus élevées que les documents sont critiques pour l’exécution.

Des mesures techniques et organisationnelles (p.ex. concepts de contrôle d’accès aux systèmes d’information et

Arrêt du Tribunal fédéral 8C_319/2010 du 15 octobre 2010 consid. 2.2.2.

ATF 138 V 218 consid. 8.1.2 ; arrêt du Tribunal fédéral 8C_616/2013 du 28 janvier 2014

consid. 2.1.

Arrêt du Tribunal fédéral 8C_319/2010 du 15 octobre 2010 consid. 2.2.2.

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

dispositif de sécurité pour les locaux) doivent être prises pour garantir que les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.

Des mesures doivent être prises pour éviter que des modifications non répertoriées soient apportées aux documents.

4.2 Forme de la conservation

4.2.1 Principes

Les documents doivent en principe être gérés et conservés au format numérique. La conservation sur papier est l’exception.

Lors de la numérisation de documents papier, il faut pouex-1306 voir reproduire fidèlement le contenu de l’original.

Les documents papier peuvent en principe être détruits après leur numérisation (cf. chapitre 7).

Si l'original de la signature est détruit après avoir été scanné, l'organe d'exécution risque de ne pas pouvoir prouver l'authenticité du document7. Il est donc recommandé de conserver l'original des documents signés à la main qui doivent être signés en vertu de la loi ou pour des raisons de preuve.

Les documents appartenant à un tiers (p. ex. à la personne assurée) et qui sont manifestement des originaux (p.ex. pièce d’identité, passeport, certificat médical, diplôme, etc..) ne doivent pas être détruits. Ils seront restitués à la personne concernée après leur numérisation.

Toute modification d’un document doit être traçable.

Les anciens documents et les documents relatifs à des cas clôturés, au format papier, peuvent être numérisés ultérieurement. Ceux qui sont nécessaires dans le cadre d’une

Arrêt du Tribunal fédéral 9C_634/2014 du 31 août 2015 consid. 4, 5, 6.1.2 et 6.3.2.

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

consultation du dossier (art. 47 LPGA) ou d’une procédure en cours doivent être numérisés.

4.2.2 Exceptions

Le compte annuel et les rapports de révision doivent être conservés par écrit et signés (cf. art. 958f, al. 2, CO et art.

CO).

La conservation des livres de comptes et des documents comptables est soumise à l’art. 958f, al. 3, CO.

Les actes constitutifs et les documents relatifs à l’organisation doivent être conservés au format original.

4.2.3 Lisibilité et migration

L’organe d’exécution est tenu de vérifier régulièrement l’intégrité et la lisibilité des supports d’information, et si nécessaire, de migrer vers des formats de données actuels.

Lors de la migration de documents dans un autre format ou ex-1306 sur un autre support, il faut s’assurer que l’opération se fait en conservant l’intégralité du contenu et que celui-ci reste disponible et lisible. L’opération de migration doit faire l’objet d’un procès-verbal qui doit être conservé avec les documents.

Une copie de sauvegarde des documents doit être disponible. Cette copie est régulièrement mise à jour.

4.3 Lieu de conservation

Les documents peuvent être conservés auprès des orex-1501 ganes d’exécution ou dans un autre lieu en Suisse, adapté au type et à la durée de conservation. Un lieu est adapté, s’il est approprié, facilement accessible et suffisamment sûr au sens du chapitre 4.1.

Si la conservation n’est pas assurée par les organes d’exéex-1502 cution (p. ex. si cette tâche est déléguée à une société de

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

services externe), ce tiers doit s’engager contractuellement au respect des règles concernant l’obligation de garder le secret, la protection des données et la conservation conforme au droit (en tenant compte également du chapitre 4.1.) ainsi que pour permettre la consultation dans un délai raisonnable.

Pour les données personnelles, la protection des données selon la LPD et les dispositions cantonales doit être garantie et il faut s'assurer que les autorités étrangères n'y ont pas accès.

La responsabilité du respect des dispositions concernant la conservation conforme au droit, l’obligation de garder le secret et la protection des données incombe dans tous les cas à l’organe d’exécution.

4.4 Début et durée de la conservation

4.4.1 Début

Pour le calcul de la durée de conservation des documents, ex-1601 le début est défini de la manière suivante :

• En général, après écoulement de l’année calendaire au cours de laquelle les documents ont été créés ou ont acquis force de loi.

• Pour les documents dans lesquels les inscriptions sont permanentes (p. ex. livres de comptes), après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle a été effectuée la dernière inscription.

• Pour les documents relatifs à des cas individuels de prestations en espèces ou en nature, après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle le dernier droit aux prestations s’est éteint.

4.4.2 Durée

Les documents sont conservés dix ans après l’extinction ex-1602 du dernier droit à une prestation, après quoi ils peuvent être détruits s’il est certain qu’ils ne seront plus nécessaires pour des prestations octroyées ultérieurement. Cette DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

condition est remplie au plus tard lorsque la personne assurée atteint l'âge hypothétique de 150 ans.

Les règles suivantes s’appliquent en dérogation au ch. ex-1603 4421 :

• Les actes constitutifs et les documents d’organisation sont conservés pour une durée illimitée.

• Les documents de comptabilité sont conservés dix ans

5. Obligation de proposer les documents

À la fin de la période de conservation, il convient de vérifier s’il existe une obligation de proposer les documents concernés à des archives.

6. Archivage

Les organes d’exécution vérifient régulièrement si leurs arex- 1701 chives et stocks d’informations contiennent des documents à proposer aux archives compétentes.

Conformément à l’art. 6 LAr et à l’art. 4 OLAr, les organes d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs documents aux AFS après écoulement du délai de conservation :

• la Centrale de compensation ;

• la Caisse suisse de compensation ;

• la Caisse fédérale de compensation ;

• l’office AI pour les assurés résidant à l’étranger.

La valeur archivistique des documents est déterminée conjointement avec les AFS (art. 7, al. 1, LAr).

Conformément aux dispositions cantonales, les organes d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs documents aux archives cantonales compétentes après écoulement du délai de conservation : - les caisses de compensation cantonales ;

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

• les offices AI ;

• la CAF, conformément à l’art. 14, let. a et b, LAFam.

Les archives compétentes décident de la valeur archivistique des documents.

Suite à une décision de principe des AFS du 15 juin 2010, les caisses de compensation professionnelles et les CAF qu’elles gèrent, conformément à l’art. 14, let. c, LAFam, sont libérées de l’obligation de proposer aux AFS les documents dont elles n’ont plus besoin (annexe 1).

7. Destruction

Si les archives compétentes jugent qu’un document ne doit ex-1802 pas être archivé, celui-ci est détruit après écoulement de la durée de conservation.

La destruction des documents doit être effectuée dans le ex-1803 respect de la confidentialité de toutes les informations qu’ils contiennent.

Il faut s’assurer que les documents sont détruits de maex-1804 nière irrévocable selon des standards reconnus internationalement (cf. p.ex. ISO/IEC 21964, instructions de la NSA).

Toutes les opérations de suppression et de destruction de ex-1805 documents font l’objet d’un procès-verbal (quand, comment et par qui).

Si la destruction du document est effectuée par un tiers, l’organe d’exécution s’assure contractuellement du respect des présentes directives.

8. Entrée en vigueur

Les présentes directives entrent en vigueur le 1er octobre 2022, date à laquelle les directives sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam du 1er janvier 2011 sont abrogées. DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des

Annexe I Décision de principe AFS (seulement en allemand)

DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des