Zivilstandsverordnung
(ZStV)

Jede Person wird nur einmal in das Personenstandsregister aufgenommen. Vorbehalten bleibt Artikel 15b.⁷⁵

Die Beurkundung eines Zivilstandsereignisses oder einer Zivilstandstatsache setzt voraus, dass die aktuellen Daten der betroffenen Personen im Personenstandsregister abrufbar sind; diese Voraussetzung entfällt bei der Beurkundung der Geburt eines Findelkindes (Art. 10) und des Todes einer unbekannten Person.

Die Zivilstandsereignisse einer Person werden in chronologischer Reihenfolge beurkundet.

Die Datensätze (Gesamtheit der Daten betreffend eine Person) der im Personenstandsregister geführten Personen werden gestützt auf die familienrechtlichen Verhältnisse miteinander verknüpft. Wird das Rechtsverhältnis aufgehoben, so entfällt die Verknüpfung.

Anlässlich einer Beurkundung werden die Daten aller von der Beurkundung betroffenen Personen aktualisiert.

Jede Person wird mit der Beurkundung ihrer Geburt in das Personenstandsregister aufgenommen.

Eine ausländische Person, deren Daten nicht abrufbar sind, wird in das Personenstandsregister aufgenommen, wenn sie:

1. von einem in der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandsereignis oder einer in der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandserklärung betroffen ist;

2. ein Gesuch um Erwerb des Schweizer Bürgerrechts stellt;

3. einen Antrag auf Eintragung der Tatsache stellt, dass sie einen Vorsorgeauftrag errichtet hat (Art. 8 Bst. k Ziff. 1).⁷⁷

…⁷⁸

Ist es einer ausländischen Person im Zusammenhang mit der Aufnahme in das Personenstandsregister unmöglich oder unzumutbar, Angaben über ihren Personenstand mit Urkunden zu belegen, so wird geprüft, ob eine Erklärung nach Artikel 41 Absatz 1 ZGB entgegengenommen werden kann.

Erfolgt die Aufnahme anlässlich einer Geburt oder einer Kindesanerkennung und können die Angaben zu den Eltern nicht innert nützlicher Frist rechtsgenüglich nachgewiesen werden, so wird in begründeten Ausnahmefällen auf die Aufnahme einzelner Daten über den Personenstand der Eltern verzichtet.⁷⁹

Ein solcher Verzicht ist nicht möglich in Bezug auf die Angaben Name, Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum. Können diese nicht innert nützlicher Frist rechtsgenüglich nachgewiesen werden, werden die Eltern in begründeten Ausnahmefällen mit Namen, Vornamen, Geschlecht, Geburtsdatum sowie dem Vermerk «ungeklärte Personendaten» im Personenstandsregister aufgenommen.⁸⁰

Erfolgt die Aufnahme nach Absatz 2 im Hinblick auf die Beurkundung des Todes innert nützlicher Frist, so wird in begründeten Ausnahmefällen auf die Erfassung einzelner Daten über den Personenstand der verstorbenen Person verzichtet.

Der Datensatz kann gestützt auf nachgereichte Dokumente ergänzt werden.

Mit einer oder mehreren zusätzlichen Identitäten in das Personenstandsregister aufgenommen werden können:

1. zu schützende Personen nach Artikel 5 Buchstabe e des Bundesgesetzes vom 23. Dezember 2011⁸² über den ausserprozessualen Zeugenschutz (ZeugSG);

2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zeugenschutzstelle nach Artikel 19 Absatz 4 ZeugSG;

3. Personen, die als verdeckte Ermittlerinnen und Ermittler nach Artikel 285a der Strafprozessordnung⁸³, Artikel 73 des Militärstrafprozesses vom 23. März 1979⁸⁴ oder kantonalem Recht tätig sind;

4. Personen, die gestützt auf Artikel 14c des Bundesgesetzes vom 21. März 1997⁸⁵ über Massnahmen zur Wahrung der inneren Sicherheit mit einer Tarnidentität ausgestattet sind;

5. Personen, die gestützt auf Artikel 1 Buchstabe a des Bundesgesetzes vom 3. Oktober 2008⁸⁶ über die Zuständigkeiten im Bereich des zivilen Nachrichtendienstes sicherheitspolitisch bedeutsame Informationen über das Ausland beschaffen und gestützt darauf nach Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung vom 4. Dezember 2009⁸⁷ über den Nachrichtendienst des Bundes mit Tarnpapieren und Legenden ausgestattet sind.

Die Anträge zur Aufnahme einer oder mehrerer zusätzlicher Identitäten in das Personenstandsregister müssen die Angaben der einzutragenden Daten und der massgebenden Rechtsgrundlagen enthalten. Sie sind schriftlich, unterzeichnet und im Original einzureichen.

Die Bundesbehörden reichen ihre Anträge bei dem im Bundesamt für Justiz (BJ) zuständigen Fachbereich Infostar (FIS) ein.⁸⁸

Die kantonalen Behörden reichen ihre Anträge beim Bundesamt für Polizei ein. Dieses überprüft die Authentizität der antragstellenden Behörde und leitet den Antrag an den FIS weiter.⁸⁹

Das Erfassen, die Meldungen, die amtlichen Mitteilungen und die Bekanntgabe der Daten erfolgen im Einzelfall auf Anweisung des FIS.⁹⁰

Die Zivilstandsbehörde prüft, ob:

1. sie zuständig ist;

2. die Identität der beteiligten Personen nachgewiesen ist und diese handlungsfähig sind;

3. ⁹¹die abrufbaren Daten …⁹² und die zu beurkundenden Angaben richtig, vollständig und auf dem neusten Stand sind.

Die beteiligten Personen haben die erforderlichen Dokumente vorzulegen. Diese dürfen nicht älter als sechs Monate sein. Ist die Beschaffung solcher Dokumente unmöglich oder offensichtlich unzumutbar, sind in begründeten Fällen ältere Dokumente zulässig.

…⁹³

Personenstandsdaten, die abrufbar sind, müssen nicht mit Dokumenten nachgewiesen werden.⁹⁴

Die Zivilstandsbehörde informiert und berät die betroffenen Personen, veranlasst nötigenfalls zusätzliche Abklärungen und kann verlangen, dass die Beteiligten dabei mitwirken.

Wird eine ausländische Person nach Artikel 15a Absatz 2 in das Personenstandsregister aufgenommen, so können die Kantone vorsehen, dass die Akten der Aufsichtsbehörde zur Prüfung zu unterbreiten sind.⁹⁵

Die Zivilstandsbehörde zeigt den zuständigen kantonalen Strafverfolgungsbehörden Straftaten an, die sie bei ihrer amtlichen Tätigkeit feststellt (Art. 43a Abs. 3^bis ZGB). Sie zieht zuhanden der zuständigen Behörde die Dokumente ein, bei denen der begründete Verdacht besteht, dass sie gefälscht oder unrechtmässig verwendet worden sind. Die zuständigen Behörden treffen umgehend die nötigen Schutzmassnahmen.⁹⁶

Meldet die Zivilstandsbehörde der für die Klage auf Ungültigerklärung zuständigen Behörde, dass bei einer Ehe oder eingetragenen Partnerschaft Anlass zur Annahme eines Ungültigkeitsgrundes besteht (Art. 106 Abs. 1 zweiter Satz ZGB, Art. 9 Abs. 2 zweiter Satz PartG), so informiert sie die Aufsichtsbehörde darüber.⁹⁷

Eine schriftliche Bestätigung über die Richtigkeit der Angaben nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe c kann verlangt werden:

1. bei der Aufnahme einer ausländischen Person in das Personenstandsregister;

2. bei der Prüfung des Standes der abrufbaren Daten.

Vor der Entgegennahme der Richtigkeitsbestätigung macht die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte auf die strafrechtlichen Folgen der Erschleichung einer falschen Beurkundung aufmerksam (Art. 253 Strafgesetzbuch⁹⁹). Ausfertigung und Entgegennahme sind kostenfrei.

Die Richtigkeitsbestätigung ist von der betroffenen Person oder der Person, die sie gesetzlich vertritt, zu unterschreiben. Ausser in besonders begründeten Ausnahmefällen ist die Unterschrift in Gegenwart einer Zivilstandsbeamtin oder eines Zivilstandsbeamten anzubringen.

Die Richtigkeitsbestätigung wird zusammen mit den Belegen zum Beurkundungsvorgang archiviert.

Die Aufsichtsbehörde kann im Einzelfall den Nachweis von Angaben über den Personenstand durch Abgabe einer Erklärung vor der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten unter folgenden Voraussetzungen bewilligen:

1. die zur Mitwirkung verpflichtete Person weist nach, dass es ihr nach hinreichenden Bemühungen unmöglich oder unzumutbar ist, die entsprechenden Urkunden zu beschaffen; und

2. die Angaben sind nach den zur Verfügung stehenden Unterlagen und Informationen nicht streitig.

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte ermahnt die erklärende Person zur Wahrheit, weist sie auf die Straffolgen einer falschen Erklärung hin und beglaubigt ihre Unterschrift.

Erklärt sich die Aufsichtsbehörde für unzuständig, so erlässt sie eine formelle Verfügung und fordert die betroffene Person auf, zur Feststellung des Personenstandes das zuständige Gericht anzurufen.¹⁰⁰

Eigenhändig und in Gegenwart der Person, die für die Entgegennahme oder Beurkundung zuständig ist, sind zu unterschreiben die:

• a. Zustimmung zur Anerkennung (Art. 11 Abs. 4);

• b. Erklärung über die Anerkennung eines Kindes (Art. 11 Abs. 5 und 6);

• bbis. ¹⁰²Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge (Art. 11b Abs. 1);

• c. ¹⁰³Namenserklärung vor der Trauung oder nach der Eintragung der Partnerschaft im Ausland (Art. 12 Abs. 3);

• d. ¹⁰⁴…

• e. Namenserklärung nach Auflösung der Ehe (Art. 13 Abs. 2);

• f. Namenserklärung nach Auflösung der eingetragenen Partnerschaft (Art. 13a Abs. 2);

• g. Namenserklärung nach Artikel 8a Schlusstitel ZGB (Art. 14a Abs. 2);

• h. ¹⁰⁵Erklärung über die Änderung des im Personenstandsregister eingetragenen Geschlechts und über die damit verbundene Änderung von Vornamen (Art. 14b Abs. 1);

• hbis. ¹⁰⁶Zustimmung zur Erklärung über die Änderung des im Personenstandsregister eingetragenen Geschlechts (Art. 14b Abs. 2);

• i. Bestätigung der Richtigkeit der Angaben (Art. 16a);

• j. Erklärung zum Nachweis nicht streitiger Angaben (Art. 17);

• k. ¹⁰⁷Erklärung über den Namen des Kindes (Art. 37 Abs. 5 und 37a Abs. 6);

• l. Zustimmung des Kindes zur Namensänderung (Art. 37b Abs. 2);

• m. ¹⁰⁸Erklärung über die Voraussetzungen für die Eheschliessung (Art. 65 Abs. 1 und 2);

• n. Bestätigung der Trauung (Art. 71 Abs. 4);

• o. ¹⁰⁹Erklärung über die Umwandlung der eingetragenen Partnerschaft in eine Ehe (Art. 75n Abs. 4 und 75o Abs. 1 Bst. c);

• p. ¹¹⁰….

Ist eine unterschriftsbereite Person ausserstande zu unterschreiben, so wird dies von der nach Artikel 4 oder 5 zuständigen Amtsperson mit einer Begründung schriftlich festgehalten.

Die nach Artikel 4 oder 5 zuständige Amtsperson beglaubigt in den in dieser Verordnung vorgesehenen Fällen die Unterschrift einer Person. Unmittelbar vorher vergewissert sie sich über deren Identität.

Sie beglaubigt die Übereinstimmung von Kopien und Abschriften mit dem Originaldokument.

Bezweifelt sie die Echtheit einer Unterschrift oder ist unklar, ob das Dokument von der zuständigen Behörde ausgefertigt worden ist, so kann sie die Beglaubigung durch die zuständige Amtsstelle im Inland oder Ausland verlangen.

Nachgewiesene Personenstandsdaten sind unverzüglich zu beurkunden.

Behörden, namentlich die Zivilstandsämter, sind verpflichtet, der Aufsichtsbehörde Fehler zu melden.

Jede betroffene Person kann der Aufsichtsbehörde Fehler melden.

Hat die betroffene Person fehlerhafte Dokumente entgegengenommen, so ist sie vor der Behebung der Fehler anzuhören.

Die Geburt wird im Zivilstandskreis beurkundet, in dem sie stattgefunden hat.

Hat die Geburt während der Fahrt stattgefunden, so wird sie im Zivilstandskreis beurkundet, in dem die Mutter das Fahrzeug verlassen hat.

Die Geburt eines Findelkindes wird im Zivilstandskreis des Auffindungsortes beurkundet; die Beurkundung umfasst Angaben über Ort, Zeit und Umstände der Auffindung, das Geschlecht des Kindes sowie sein vermutliches Alter und allfällige körperliche Kennzeichen.

Werden Abstammung, Geburtsort und Geburtszeit eines Findelkindes später festgestellt, so wird die nach Absatz 3 durchgeführte Beurkundung auf Verfügung der Aufsichtsbehörde gelöscht und die Geburt neu beurkundet.

Der Tod wird im Zivilstandskreis beurkundet, in dem er eingetreten ist.

Ist die Person während der Fahrt gestorben, so wird der Tod im Zivilstandskreis beurkundet, in dem die Leiche dem Fahrzeug entnommen worden ist.

Lässt sich nicht feststellen, wo die Person gestorben ist, so wird der Tod im Zivilstandskreis beurkundet, in dem die Leiche gefunden worden ist; das zuständige Zivilstandsamt beurkundet das Datum und die Zeit der Auffindung der Leiche.

Wird später festgestellt, dass eine tot aufgefundene Person in einem anderen Zivilstandskreis gestorben ist, so wird die nach Absatz 3 durchgeführte Beurkundung auf Verfügung der Aufsichtsbehörde gelöscht und der Tod vom zuständigen Zivilstandsamt neu beurkundet. Vorbehalten bleibt die Bereinigung der Angaben über Todesort, Todesdatum und Todeszeit von Amtes wegen oder, wenn der Nachweis streitig ist, auf Anordnung des Gerichtes.

Kann die Person innert einer absehbaren Frist nicht identifiziert werden, so werden Ort, Datum und Zeit des Todes oder der Auffindung der Leiche, das Geschlecht, das mutmassliche Alter, allfällige körperliche Kennzeichen und Angaben über die Umstände des Todes oder der Auffindung der Leiche beurkundet.

Wird die Identität der verstorbenen Person später festgestellt, so wird die nach Absatz 5 durchgeführte Beurkundung auf Verfügung der Aufsichtsbehörde mit einem Hinweis ergänzt, um wen es sich handelt, und der Tod neu beurkundet.

Die Zuständigkeit für die Beurkundung der Geburten und Todesfälle, die sich an Bord eines Luftfahrzeuges oder eines Seeschiffes ereignen, richtet sich nach den Artikeln 18 und 19 der Verordnung vom 22. Januar 1960¹¹⁷ über die Rechte und Pflichten des Kommandanten eines Luftfahrzeuges und nach Artikel 56 des Seeschifffahrtgesetzes vom 23. September 1953¹¹⁸.

Erscheint der Tod einer Person als sicher, obwohl niemand die Leiche gesehen hat, so wird er gestützt auf eine gerichtliche Verfügung im Zivilstandskreis des wahrscheinlichen Todesortes beurkundet (Art. 34 und 42 ZGB).

Geburten und Todesfälle im Ausland, für die keine zivilstandsamtlichen Urkunden beigebracht werden können, werden gestützt auf eine gerichtliche Verfügung durch das Zivilstandsamt am Sitz des nach kantonalem Recht zuständigen Gerichts beurkundet (Art. 40 Abs. 1 Bst. a).

Die Trauung und die Erklärungen über die Umwandlung der eingetragenen Partnerschaft in eine Ehe, über die Anerkennung eines Kindes, über die Namensführung sowie über die Änderung des im Personenstandsregister eingetragenen Geschlechts werden vom Zivilstandsamt beurkundet, das die Amtshandlung durchgeführt hat.¹²¹

Die Zuständigkeit für die Beurkundung der Erklärungen, die von einer Vertretung der Schweiz im Ausland entgegengenommen wurden, richtet sich sinngemäss nach Artikel 23.¹²²

Die Anerkennung eines Kindes vor Gericht oder durch letztwillige Verfügung wird vom Zivilstandsamt am Sitz des Gerichts oder am Ort der Testamentseröffnung beurkundet. Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit der Sonderzivilstandsämter nach Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe b.

Die Erklärung über den Nachweis nicht streitiger Angaben nach Artikel 17 wird vom Zivilstandsamt entgegengenommen, das die ausländische Person in das Personenstandsregister aufnimmt.

Inländische Gerichtsurteile, Verwaltungsverfügungen und Einbürgerungen werden im Kanton beurkundet, in dem sie erlassen werden.

Bundesgerichtsurteile werden im Kanton des Sitzes der ersten Instanz, Verwaltungsverfügungen des Bundes im Heimatkanton der betroffenen Person beurkundet.

Die Aufsichtsbehörde ist dafür verantwortlich, dass die mitgeteilten Personenstandsdaten beurkundet werden und die Bekanntgabe von Amtes wegen erfolgt (6. Kapitel, 2. Abschnitt).

Das kantonale Recht regelt die internen Zuständigkeiten.

Ausländische Entscheidungen und Urkunden über den Zivilstand werden aufgrund einer Verfügung der Aufsichtsbehörde des Heimatkantons der betroffenen Person durch das zuständige Zivilstandsamt beurkundet. Ist die Person in mehreren Kantonen heimatberechtigt, so entscheidet die Aufsichtsbehörde des Heimatkantons, dem die ausländische Entscheidung oder Urkunde über den Zivilstand vorgelegt wird.

Ausländische Entscheidungen und Urkunden über den Zivilstand ausländischer Personen werden aufgrund einer Verfügung der Aufsichtsbehörde durch das zuständige Zivilstandsamt beurkundet:

1. wenn die Beurkundung familienrechtliche Wirkungen für eine Person mit Schweizer Bürgerrecht hat: im Heimatkanton dieser Person;

2. wenn die Daten der Person abrufbar sind und eine Zuständigkeit nach Buchstabe a entfällt: im Wohnsitzkanton oder im Kanton, in dem anschliessend eine weitere Amtshandlung vorzunehmen ist;

3. wenn eine Zuständigkeit nach Buchstabe a oder b entfällt: im Geburtskanton.

Die Aufsichtsbehörde meldet der zuständigen kantonalen Ausländerbehörde am Aufenthaltsort der betroffenen Person anlässlich der Verfügung nach Artikel 32 Absatz 1 IPRG¹²⁴ Tatsachen, die im Zusammenhang mit einer im Ausland erfolgten Eheschliessung oder Begründung einer eingetragenen Partnerschaft auf eine Umgehung der Bestimmungen über Zulassung und Aufenthalt von Ausländerinnen und Ausländern hindeuten (Art. 82a VZAE¹²⁵). Sie teilt ihr auch das Resultat allfälliger Abklärungen sowie die Verweigerung oder Anerkennung mit.¹²⁶

Das kantonale Recht regelt die Zuständigkeit für die Beurkundung nach Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe a oder Absatz 3.

Die Anzeige der festgestellten Straftaten und die Schutzmassnahmen richten sich nach Artikel 16 Absatz 7. Die Meldung an die Behörde, die für die Klage auf Ungültigerklärung einer Ehe oder eingetragenen Partnerschaft zuständig ist, richtet sich nach Artikel 16 Absatz 8.¹²⁷

Jedes Zivilstandsamt ist auf Antrag zuständig für:

1. die Eintragung der Tatsache, dass ein Vorsorgeauftrag errichtet worden ist, und des Hinterlegungsorts;

2. die Änderung einer Eintragung;

3. die Löschung einer Eintragung.

Namen werden so erfasst, wie sie in den Zivilstandsurkunden oder, wenn solche fehlen, in anderen massgebenden Ausweisen geschrieben sind, soweit es der Standardzeichensatz (Art. 80) erlaubt.¹²⁹

Als Ledigname einer Person wird der Name erfasst, den sie:

1. unmittelbar vor ihrer ersten Eheschliessung oder Begründung einer eingetragenen Partnerschaft geführt hat; oder

2. gestützt auf einen Namensänderungsentscheid als neuen Ledignamen erworben hat.¹³⁰

Amtliche Namen, die weder Familiennamen noch Vornamen sind, werden als «andere amtliche Namen» erfasst.

Namen dürfen weder weggelassen noch übersetzt noch in ihrer Reihenfolge geändert werden.

Titel und Grade werden nicht erfasst.

Als Ereignisort wird beurkundet:

1. der Name der schweizerischen Gemeinde nach dem amtlichen Gemeindeverzeichnis der Schweiz;

2. der Name des ausländischen Staates oder geografisch abgrenzbaren Gebietes von internationaler Bedeutung; Namen von Städten, Stadtteilen, Ortschaften und Gebietseinteilungen werden als Zusatzangaben erfasst, wie sie in den massgebenden Ausweisen geschrieben sind und soweit es der Standardzeichensatz nach Artikel 80 erlaubt.

Der Name des ausländischen Staats wird in der Kurzform gemäss der von der Bundeskanzlei geführten «Liste der Staatenbezeichnungen»¹³² beurkundet.¹³³

Befindet sich der Ereignisort in einem Gebiet, bei dem umstritten ist, welchem Staat es zugehörig ist, so wird der Name des Staats gemäss dem vom Bundesamt für Statistik geführten Staaten- und Gebietsschlüssel für Statistiken des Bundes¹³⁴ als Ereignisort beurkundet.¹³⁵

Die rechtsgültige Beurkundung der Personenstandsdaten erfolgt durch die Funktion des Beurkundens im Personenstandsregister.

Beurkunden dürfen nur Zivilstandsbeamtinnen und Zivilstandsbeamte mit dem entsprechenden Zugriffsrecht (Art. 79) und unter Verwendung ihrer persönlichen Identifikation.

Die administrative Bereinigung der Beurkundung von Personenstandsdaten nach Artikel 43 ZGB erfolgt auf Verfügung der Aufsichtsbehörde; vor der Beurkundung eines neuen Zivilstandsereignisses festgestellte Ungenauigkeiten können jedoch durch das fehlbare Zivilstandsamt in eigener Verantwortung behoben werden.¹³⁸

Sind mehrere Aufsichtsbehörden betroffen, so ist für die Bereinigung die Aufsichtsbehörde zuständig, in deren Zuständigkeitsbereich:

1. die zu bereinigenden Personenstandsdaten erstmals beurkundet wurden; oder

2. Zivilstandsereignisse oder -tatsachen nachbeurkundet werden müssen, die sich vor der letzten Beurkundung ereignet haben.¹³⁹

Sind die Zuständigkeiten unklar, so ist für die Bereinigung nach den Weisungen des EAZW vorzugehen.¹⁴⁰

…¹⁴¹

Steht in einem Kanton aufgrund eines vorübergehenden Personalengpasses keine geeignete Person zur Verfügung, um Bereinigungen von Personenstandsdaten vorzunehmen, so können diese für eine begrenzte Zeit im Einvernehmen mit dem EAZW durch eine Zivilstandsbehörde eines anderen Kantons ausgeführt werden.

Hat ein Gericht eine Bereinigung angeordnet, wird diese von der Aufsichtsbehörde am Sitz des Gerichts veranlasst.

Sind mehrere Kantone betroffen, richtet sich die Zuständigkeit sinngemäss nach Artikel 29.

Die Kantone sind für eine zweckmässige und sichere Ablage der Belege zur Beurkundung der Personenstandsdaten (Art. 7) sowie der Unterlagen zu weiteren im Personenstandsregister geführten Einträgen (Art. 8) verantwortlich.

Der Bund stellt den Kantonen die Möglichkeit einer elektronischen Belegablage in einem zentralen System zur Verfügung.

Die Zivilstandsämter müssen die Belege elektronisch ablegen, wenn bei einer Bereinigung von Personenstandsdaten mehrere Aufsichtsbehörden betroffen sind und sich die Zuständigkeit nach Artikel 29 Absatz 2 richtet.

Die Belege in Zusammenhang mit der Beurkundung von Personenstandsdaten, die dem Staatssekretariat für Migration nach Artikel 2b der Asylverordnung 1 vom 11. August 1999¹⁴⁵ übermittelt werden, werden durch diese Behörde aufbewahrt. Sie stellt die Belege den Zivilstandsbehörden zur Verfügung.

Die Belege sind 50 Jahre aufzubewahren.

Werden Papierbelege digitalisiert und im zentralen System zur elektronischen Belegablage (Art. 31 Abs. 2) abgelegt, können diese drei Monate nach der Ablage vernichtet werden, sofern den betroffenen Personen eine Rückgabe der Papierbelege angeboten wurde und diese ausdrücklich auf die Papierbelege verzichtet haben.¹⁴⁶

Bei ausländischen Zivilstandsurkunden und ausländischen Gerichts- und Verwaltungsentscheiden, die nicht zurückgegeben werden können, gilt Absatz 1.¹⁴⁷

Die Bekanntgabe von Daten aus den Belegen richtet sich nach den Vorschriften des 6. Kapitels über die Bekanntgabe von Daten.

Dokumente aus den Belegen können von den Zivilstandsämtern den Berechtigten zurückgegeben werden. Sie sind durch beglaubigte Kopien zu ersetzen.

Zur Meldung der Geburt verpflichtet sind:

• a. wenn das Kind in einem Spital, einem Geburtshaus oder einer vergleichbaren Einrichtung geboren worden ist, die Leitung der Einrichtung; sie kann unter Wahrung der Verantwortung Mitarbeitende mit der Meldung beauftragen;

• b. ¹⁴⁹wenn die Voraussetzungen nach Buchstabe a nicht erfüllt sind, in folgender Reihenfolge: die zugezogene Ärztin oder der zugezogene Arzt, die zugezogene Hebamme oder der zugezogene Entbindungspfleger;

• bbis. ¹⁵⁰wenn die Voraussetzungen nach den Buchstaben a und b nicht erfüllt sind, in folgender Reihenfolge: die Hilfspersonen des Arztes oder der Ärztin oder der Hebamme oder des Entbindungspflegers, jede andere bei der Geburt anwesende Person, die Mutter;

• c. wenn es sich um ein Findelkind handelt, die nach kantonalem Recht zuständige Behörde (Art. 38);

• d. wenn die Geburt nicht gemeldet worden ist, jede Behörde, welcher die Geburt zur Kenntnis kommt.

Zur Meldung des Todes verpflichtet sind:

1. wenn die Person in einem Spital, in einem Alters- und Pflegeheim oder einer vergleichbaren Einrichtung gestorben ist, die Leitung der Einrichtung; sie kann unter Wahrung der Verantwortung Mitarbeitende mit der Meldung beauftragen;

2. wenn die Person nicht in einer Einrichtung nach Buchstabe a gestorben ist, die Witwe oder der Witwer, die überlebende Partnerin oder der überlebende Partner, die nächstverwandten oder im gleichen Haushalt lebenden Personen sowie jede andere Person, die beim Tod zugegen war oder die Leiche gefunden hat;

3. wenn der Todesfall nicht gemeldet worden ist, jede Behörde, welcher der Todesfall zur Kenntnis kommt.

Meldepflichtige nach Absatz 1 Buchstabe b können eine Drittperson schriftlich zur Meldung des Todes bevollmächtigen.

Wer beim Tod einer unbekannten Person zugegen war oder die Leiche einer unbekannten Person findet, hat unverzüglich die Polizeibehörde zu benachrichtigen. Diese leitet die Meldung an das Zivilstandsamt weiter.¹⁵²

Die Meldepflichtigen haben Todesfälle innert zwei Tagen und Geburten innert drei Tagen dem Zivilstandsamt schriftlich in Papierform oder elektronischer Form oder durch persönliche Vorsprache zu melden.¹⁵³ Der Tod einer unbekannten Person und das Auffinden der Leiche einer unbekannten Person sind innert zehn Tagen zu melden.¹⁵⁴

Das Zivilstandsamt nimmt auch eine verspätete Meldung entgegen. Liegen zwischen der Geburt oder dem Todesfall einerseits und der Meldung andererseits mehr als dreissig Tage, so ersucht es die Aufsichtsbehörde um eine Verfügung.

Es zeigt der Aufsichtsbehörde die Personen an, die ihrer Meldepflicht nicht rechtzeitig nachgekommen sind (Art. 91 Abs. 2).

Das kantonale Recht kann vorsehen, dass Meldepflichtige nach Artikel 34a Absatz 1 Buchstabe b den Tod durch Vermittlung einer Amtsstelle der Wohngemeinde der verstorbenen Person melden können.¹⁵⁵ Die Amtsstelle leitet die Meldung dem zuständigen Zivilstandsamt unverzüglich schriftlich in Papierform oder elektronischer Form weiter.¹⁵⁶

Wird der Tod oder eine Totgeburt gemeldet, so ist eine ärztliche Bescheinigung einzureichen.

Das Zivilstandsamt kann eine ärztliche Bestätigung der Niederkunft verlangen, wenn die Meldung durch eine in Artikel 34 Buchstabe b^bis aufgeführte Person erfolgt.¹⁵⁷

Ist die Mutter im Zeitpunkt der Geburt mit einer Frau verheiratet und wurde das Kind nach den Bestimmungen des Fortpflanzungsmedizingesetzes vom 18. Dezember 1998¹⁵⁸ (FMedG) durch eine Samenspende gezeugt, so ist dies gegenüber dem Zivilstandsamt mit einer schriftlichen Bestätigung der behandelnden Ärztin oder des behandelnden Arztes zu belegen, die oder der nach Artikel 25 FMedG zur Meldung der Geburt verpflichtet ist. Der Beleg kann gemeinsam mit der Meldung der Geburt oder nachträglich beim Zivilstandsamt, bei welchem die Geburt beurkundet worden ist, eingereicht werden.¹⁵⁹

Erfolgt die Meldung in Papierform, so ist sie von der meldepflichtigen Person zu unterzeichnen.¹⁶⁰

Die Übermittlung von Meldungen und ärztlichen Bescheinigungen in elektronischer Form richtet sich nach Artikel 89 Absatz 4.¹⁶¹

Kann das Geschlecht des Neugeborenen nicht eindeutig festgestellt werden und wird ein entsprechendes ärztliches Zeugnis vorgelegt, so können die Meldung der Geburt und deren Beurkundung zunächst ohne Angabe des Geschlechts erfolgen.

Das Geschlecht muss spätestens drei Monate nach dem Tag der Geburt beim Zivilstandsamt, das die Geburt beurkundet hat, nachgemeldet werden. Meldepflichtig sind die Eltern des Kindes. Gleichzeitig können dem Kind neue Vornamen gegeben werden.

Das nachgemeldete Geschlecht ist auf Anordnung der kantonalen Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen zu beurkunden. Diese ordnet gegebenenfalls die Berichtigung des Eintrags der Vornamen des Kindes an.

Erst nach der Meldung des Todes oder des Leichenfundes darf die Leiche bestattet oder ein Leichenpass ausgestellt werden.

In Ausnahmefällen kann die nach kantonalem Rechtzuständige Stelle die Bestattung erlaubenoder denLeichenpass ausstellen, ohne dass ihr eine Bestätigung der Anmeldung eines Todesfalles vorliegt. In diesem Fall muss sie unverzüglich Meldung an das Zivilstandsamt erstatten.

Hat die Bestattung oder die Ausstellung des Leichenpasses vor der Meldung ohne behördliche Bewilligung stattgefunden, so darf die Eintragung nur mit Bewilligung der Aufsichtsbehörde vorgenommen werden.

Der Name des Kindes miteinander verheirateter Eltern bestimmt sich nach Artikel 270 ZGB.

Tragen die Eltern verschiedene Namen und haben sie bei der Eheschliessung nicht erklärt, welchen Namen ihre Kinder tragen sollen, so erklären sie mit der Geburtsmeldung des ersten Kindes schriftlich gegenüber der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten, welchen ihrer Ledignamen ihre Kinder tragen sollen.

Haben die Eltern bei der Eheschliessung erklärt, welchen ihrer Ledignamen ihre Kinder tragen sollen, so können sie mit der Geburtsmeldung des ersten Kindes oder innerhalb eines Jahres seit dessen Geburt gemeinsam schriftlich erklären, dass das Kind den Ledignamen des andern Elternteils tragen soll (Art. 270 Abs. 2 ZGB).

Die Erklärung kann in der Schweiz jeder Zivilstandsbeamtin oder jedem Zivilstandsbeamten abgegeben werden. Im Ausland kann sie der Vertretung der Schweiz abgegeben werden.

Die Unterschriften werden beglaubigt, wenn die Erklärung nach Absatz 3 nicht mit der Geburtsmeldung erfolgt.

Der Name des Kindes nicht miteinander verheirateter Eltern bestimmt sich nach Artikel 270a ZGB.

Steht die elterliche Sorge bei der Geburt des ersten Kindes einem Elternteil zu (Art. 298a Abs. 5, 298b Abs. 4 oder 298c ZGB), so erhält das Kind dessen Ledignamen.

Steht die elterliche Sorge bei der Geburt des ersten Kindes den Eltern gemeinsam zu, so erklären sie mit der Geburtsmeldung schriftlich gegenüber der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten, welchen ihrer Ledignamen ihre Kinder tragen sollen.

Die Erklärung nach Artikel 270a Absatz 2 ZGB ist gemeinsam und schriftlich abzugeben.

Die Erklärung kann in der Schweiz jeder Zivilstandsbeamtin oder jedem Zivilstandsbeamten abgegeben werden. Im Ausland kann sie der Vertretung der Schweiz abgegeben werden.

Die Unterschriften werden beglaubigt, wenn die Erklärung nicht mit der Geburtsmeldung erfolgt.

Hat das Kind das zwölfte Altersjahr vollendet, so kann sein Name nur geändert werden, wenn es zustimmt (Art. 270b ZGB).

Das Kind muss die Zustimmung persönlich abgeben. Es kann die Zustimmung in der Schweiz jeder Zivilstandsbeamtin oder jedem Zivilstandsbeamten abgeben. Im Ausland kann es die Zustimmung der Vertretung der Schweiz abgeben.

Sind die Eltern miteinander verheiratet, so bestimmen sie die Vornamen des Kindes. Sind sie nicht miteinander verheiratet, so bestimmt die Mutter die Vornamen, sofern die Eltern die elterliche Sorge nicht gemeinsam ausüben.

Die Vornamen sind dem Zivilstandsamt mit der Geburtsmeldung mitzuteilen.

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte weist Vornamen zurück, welche die Interessen des Kindes offensichtlich verletzen.

Wer ein Kind unbekannter Abstammung findet, hat die nach kantonalem Recht zuständige Behörde zu benachrichtigen.

Die Behörde gibt dem Findelkind Familiennamen und Vornamen und erstattet dem Zivilstandsamt Meldung.

Wird die Abstammung oder der Geburtsort des Findelkindes später festgestellt, so ist dies auf Verfügung der Aufsichtsbehörde zu beurkunden.

Schweizerinnen und Schweizer sowie ausländische Staatsangehörige, die zu Schweizerinnen oder Schweizern in einem familienrechtlichen Verhältnis stehen, haben ausländische Ereignisse, Erklärungen und Entscheidungen, die den Personenstand betreffen, der zuständigen Vertretung der Schweiz im Ausland zu melden.

Die bei den Zivilstandsbehörden tätigen Personen sind zur Verschwiegenheit über Personenstandsdaten verpflichtet. Die Schweigepflicht besteht nach der Beendigung des Dienstverhältnisses weiter.

Vorbehalten bleibt die Bekanntgabe von Personenstandsdaten auf Grund besonderer Vorschriften.

Die Bekanntgabe von Amtes wegen fällt in die Zuständigkeit des Zivilstandsamtes, das die Beurkundung durchgeführt hat.

Die Ausfertigung von Zivilstandsurkunden auf Bestellung fällt in die Zuständigkeit folgender Zivilstandsämter:

1. Urkunden über Zivilstandsereignisse werden vom Zivilstandsamt ausgestellt, das den Vorgang beurkundet hat.

2. Ausweise über den Personenstand und den Familienstand werden vom Zivilstandsamt des Heimatortes oder, wenn die Person das Schweizer Bürgerrecht nicht besitzt, durch das Zivilstandsamt des Wohnsitzes oder Aufenthaltes oder des letzten Wohnsitzes ausgestellt.

3. Familienausweise und Partnerschaftsausweise können ausserdem vom Zivilstandsamt ausgestellt, erneuert oder ersetzt werden, welches das letzte Ereignis bezüglich der betroffenen Person beurkundet hat.

4. Auszüge aus den in Papierform geführten Zivilstandsregistern werden vom Zivilstandsamt erstellt, welches das Register aufbewahrt (Art. 92a Abs. 1).

Ersucht die Person um Auskunft über Daten und ist für sie nicht ersichtlich, welches Zivilstandsamt für die Bekanntgabe der Daten zuständig ist, verweist das EAZW sie auf Anfrage hin an das zuständige Amt, soweit es über die dafür notwendige Information verfügt.¹⁸⁴

Sind mehrere Zivilstandsämter zuständig und würde durch die Bearbeitung des Gesuchs durch mehrere Ämter ein verhältnismässig grosser Aufwand entstehen, kann das EAZW bestimmen, welches Amt für die Datenbekanntgabe zuständig ist, oder die Daten bekannt geben.¹⁸⁵

…¹⁸⁶

Personenstandsdaten, die nicht auf dem neusten Stand sind (Art. 16 Abs. 1 Bst. c) oder die noch nicht rechtsgültig beurkundet (Art. 28), zu bereinigen (Art. 29 und 30) oder gesperrt (Art. 46) sind, dürfen nur mit Bewilligung der Aufsichtsbehörde bekannt gegeben werden.¹⁸⁷

Die Aufsichtsbehörde veranlasst die Sperrung der Bekanntgabe von Personenstandsdaten:

1. auf Antrag oder von Amtes wegen, sofern dies zum Schutz der betroffenen Person unerlässlich oder gesetzlich vorgesehen ist;

2. ¹⁸⁸aufgrund einer gerichtlichen Verfügung;

3. ¹⁸⁹im Hinblick auf eine gerichtliche Entscheidung als superprovisorische Massnahme; ein eingelegtes Rechtsmittel hat keine aufschiebende Wirkung;

4. ¹⁹⁰wenn diese nicht aktuell sind und eine Aktualisierung in absehbarer Zeit möglich ist.

Als superprovisorische Massnahme nach Absatz 1 Buchstabe c veranlasst die Aufsichtsbehörde die Sperrung insbesondere, wenn ein Verfahren auf Ungültigerklärung der Ehe oder Partnerschaft eingeleitet wird.¹⁹¹

Entfallen die Voraussetzungen für die Sperrung, so veranlasst die Aufsichtsbehörde die Aufhebung der Sperrung.

Vorbehalten bleibt das Recht des Adoptivkindes auf Auskunft über die Personalien der leiblichen Eltern (Art. 268c ZGB).

Die Aufsichtsbehörde sperrt die Verwendung der abrufbaren Daten über den Personenstand, wenn sie die Gefahr der Erschleichung einer falschen Beurkundung vermutet.

Sie hebt die Sperrung auf, sobald sie eine missbräuchliche Verwendung der Daten ausschliessen kann.

Zivilstandsereignisse und Zivilstandstatsachen sowie Personenstandsdaten werden auf den dafür vorgesehenen Zivilstandsformularen (Art. 6) in Form einer öffentlichen Urkunde bekannt gegeben.

Ist kein Formular vorgesehen oder ist dessen Verwendung nicht zweckmässig, so erfolgt die Bekanntgabe:

1. durch eine schriftliche Bestätigung oder Bescheinigung in Form einer öffentlichen Urkunde;

2. durch eine beglaubigte Kopie oder Abschrift aus dem in Papierform geführten Zivilstandsregister in Form einer öffentlichen Urkunde;

3. durch eine beglaubigte Kopie oder Abschrift des Beleges in Form einer öffentlichen Urkunde;

4. auf Verlangen der ZAS gemäss den spezialgesetzlichen Bestimmungen des Bundesrechts;

5. mündlich an Zivilstandsämter und Aufsichtsbehörden, wenn die anfragende Person zweifelsfrei identifiziert werden kann;

6. durch eine nicht beglaubigte Kopie aus den Zivilstandsregistern, die als Archivgut gemäss Artikel 6a Absatz 3 gelten.

Für Behörden ausserhalb des Zivilstandswesens richtet sich der Zugriff im Abrufverfahren auf Daten, die im Personenstandsregister geführt werden, nach Artikel 43a Absätze 4 und 5 ZGB.¹⁹⁴

Die in Papierform ausgefertigten öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen sind zu datieren, durch die Unterschrift der Zivilstandsbeamtin oder des Zivilstandsbeamten als richtig zu bescheinigen und mit dem Amtsstempel zu versehen.

Das EAZW erlässt Weisungen zur Papierqualität und zur Beschriftung von Zivilstandsdokumenten. Für die Bekanntgabe von Zivilstandsereignissen, Zivilstandstatsachen sowie Personenstandsdaten ist das vom EAZW definierte Sicherheitspapier zu verwenden.

Für die Beglaubigung gemäss Artikel 18a Absatz 2 gilt bei elektronischen Ausgangsdokumenten die Verordnung vom 8. Dezember 2017¹⁹⁶ über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV), insbesondere deren Artikel 17 EÖBV.

Die als Zivilstandsbeamtin oder Zivilstandsbeamter ernannte oder gewählte Person ist ermächtigt, Zivilstandsdokumente in elektronischer Form zu erstellen, einschliesslich öffentlicher Urkunden und Beglaubigungen.

Die kantonalen Aufsichtsbehörden und das EAZW können ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermächtigen, die Beglaubigungen nach Artikel 18a Absatz 2 elektronisch vorzunehmen.

Das EAZW kann seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermächtigen, Zivilstandsdokumente einschliesslich öffentlicher Urkunden und Beglaubigungen im Bereich von Artikel 92b Absatz 1^bis elektronisch zu erstellen.

Die EÖBV¹⁹⁸ ist anwendbar.

Für die elektronische Übermittlung von Zivilstandsdokumenten gilt Artikel 89 Absatz 4.¹⁹⁹

Die Dokumente nach Artikel 47 haben die gleiche Beweiskraft wie die Datenträger (Personenstandsregister und Belege), aus denen Personenstandsdaten bekannt gegeben werden.

Die Bekanntgabe von Amtes wegen erfolgt unverzüglich.

Das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt teilt der Gemeindeverwaltung des aktuellen oder des letzten bekannten Wohnsitzes oder Aufenthaltsortes der betroffenen Person im Hinblick auf die Führung des Einwohnerregisters insbesondere die folgenden Angaben mit:

1. ²⁰³die Geburt, den Tod, die Verschollenerklärung sowie deren Aufhebung;

2. ²⁰⁴jede Änderung von Name, Zivilstand, Bürgerrecht, Abstammung oder Geschlecht;

3. die Bereinigung von Personenstandsdaten, soweit diese Auswirkungen auf die aktuellen Daten der Person haben;

4. ²⁰⁵…

Die Mitteilung enthält die AHV-Nummer²⁰⁶, sofern sie von der ZAS der betroffenen Person zugewiesen worden ist (Art. 8a).

Die Datenlieferungen erfolgen automatisiert und in elektronischer Form.

Das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt teilt den Zivilstandsämtern der bisherigen Heimatorte den Erwerb des Gemeindebürgerrechts durch Einbürgerung mit.

Besitzt eine Person an ihrem Heimatort ein Burger- oder Korporationsrecht und verlangt es ihr Heimatkanton, so teilt das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt dem Zivilstandsamt des Heimatortes der betroffenen Person mit:

1. die Geburt und den Tod;

2. jede Änderung von Name, Zivilstand oder Bürgerrecht;

3. die Bereinigung von Personenstandsdaten.

Das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt teilt der Kindesschutzbehörde des Wohnsitzes des Kindes mit:²⁰⁹

• a. ²¹⁰die Geburt eines Kindes, wenn zum Zeitpunkt der Geburt nur zu einem Elternteil ein Kindesverhältnis besteht;

• b. die Geburt eines innert 300 Tagen nach dem Tod oder der Verschollenerklärung des Ehemannes der Mutter geborenen Kindes;

• c. ²¹¹die Anerkennung eines minderjährigen Kindes;

• cbis. ²¹² die zusammen mit der Anerkennung abgegebene Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge sowie die Vereinbarung über die Anrechnung von Erziehungsgutschriften;

• cter. ²¹³die nachträgliche Anmeldung einer zweiten Mutter gemäss Artikel 35 Absatz 6^bis;

• d. den Tod eines die elterliche Sorge ausübenden Elternteils;

• dbis. ²¹⁴den Tod innerhalb des ersten Lebensjahres eines Kindes, wenn kein Kindesverhältnis zu einem zweiten Elternteil besteht;

• e. das Auffindeneines Findelkindes;

• f. ²¹⁵die Adoption eines Kindes im Ausland.

…²¹⁶

Die Aufsichtsbehörde teilt den Eingang eines Gesuchs um Anerkennung einer im Ausland mit einer minderjährigen Person geschlossenen Ehe der Kindesschutzbehörde an deren Wohnsitz mit.²¹⁷

Das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt meldet dem Staatssekretariat für Migration folgende Zivilstandsereignisse und Änderungen von Personenstandsdaten, die eine schutzbedürftige, eine asylsuchende, eine abgewiesene asylsuchende oder eine vorläufig aufgenommene Person oder einen vorläufig aufgenommenen Flüchtling oder einen Flüchtling mit einer Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung betreffen:²²⁰

1. Geburten;

2. ²²¹Entstehung und Aufhebung von Kindesverhältnissen;

3. ²²²Eheschliessungen, eingetragene Partnerschaften und deren Umwandlungen in eine Ehe sowie Auflösungen von Ehen und eingetragenen Partnerschaften;

4. Todesfälle.

Das für die Vorbereitung der Eheschliessung zuständige Zivilstandsamt nimmt zudem die Mitteilungen nach den Artikeln 67 Absatz 5 und 74a Absätze 6 Buchstaben b und c sowie 7 vor.²²³

Das Bundesamt für Statistik erhält die statistischen Angaben nach der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025²²⁴.²²⁵

Die Datenlieferungen erfolgen automatisiert und in elektronischer Form.²²⁶

Das elektronische Personenstandsregister übermittelt der Datenbank RIPOL nach Artikel 15 des Bundesgesetzes vom 13. Juni 2008²²⁸ über die polizeilichen Informationssysteme des Bundes bei einer Änderung von RIPOL-Personendaten, auf die das Bundesamt für Polizei gemäss der Tabelle im Anhang Zugriff hat, automatisch einen entsprechenden elektronischen Hinweis.

Das für die Beurkundung zuständige Zivilstandsamt meldet der ZAS für jede Person:

1. bei der Geburt (Art. 15a Abs. 1) oder bei der späteren Aufnahme in das Personenstandsregister (Art. 15a Abs. 2) die Daten nach Artikel 8 Buchstaben a Ziffer 1, c, d, e Ziffern 1 und 3, f, l, m und n Ziffern 1 und 2;

2. die Änderung der gemeldeten Daten, unter Angabe der AHV-Nummer (Art. 8 Bst. b);

3. bei der Verschollenerklärung oder beim Tod die Daten nach Artikel 8 Buchstaben a Ziffer 1, c, d, e Ziffern 1 und 3, f, g, l, m und n Ziffern 1 und 2.

Die Daten werden automatisch und in elektronischer Form geliefert.

Ausländischen Behörden werden Personenstandsdaten über ihre Staatsangehörigen mitgeteilt, wenn eine internationale Vereinbarung dies vorsieht.

Fehlt eine solche Vereinbarung, so kann eine Meldung grundsätzlich nur durch die berechtigten Personen (Art. 59) erfolgen. Vorbehalten bleibt in Ausnahmefällen die amtliche Zustellung eines Auszuges auf Gesuch einer ausländischen Behörde (Art. 61).

Mitteilungen nach Absatz 1 übermittelt das Zivilstandsamt direkt dem FIS zuhanden der ausländischen Vertretung, sofern die internationale Vereinbarung keine abweichende Regelung vorsieht.²³⁰

Das Zivilstandsamt des Todesortes meldet alle von ihm zu beurkundenden Todesfälle von ausländischen Staatsangehörigen der Vertretung des Heimatstaates, in deren Konsularkreis der Todesfall eingetreten ist (Art. 37 Bst. a des Wiener Übereink. vom 24. April 1963²³¹ über konsularische Beziehungen).

Die Meldung erfolgt unverzüglich und enthält die folgenden Angaben, soweit sie verfügbar sind:

1. Familiennamen;

2. Vornamen;

3. Geschlecht;

4. Ort und Datum der Geburt;

5. Ort und Datum des Todes.

Vorbehalten bleiben weitere Mitteilungs- und Meldepflichten der Zivilstandsämter auf Grund des Rechts des Bundes oder der Kantone.

Personen mit einem Burger- oder Korporationsrecht werden im Register auf Grund der Angaben der zuständigen kantonalen Stellen als solche gekennzeichnet.²³²

Für die Behörden, welche die Mitteilungen oder Meldungen erhalten, gelten die Grundsätze der Geheimhaltung ebenfalls (Art. 44).²³³

Die Zivilstandsbehörden sind verpflichtet, schweizerischen Gerichten und Verwaltungsbehörden die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben unerlässlichen Personenstandsdaten auf Verlangen bekannt zu geben.

Anfragen von schweizerischen Gerichten und Verwaltungsbehörden gleichgestellt sind Anfragen des Schweizerischen Roten Kreuzes im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben, namentlich bei der Herkunftssuche und bei der Suche nach vermissten Personen.²³⁵

Privaten, die ein unmittelbares und schutzwürdiges Interesse nachweisen, werden Personenstandsdaten bekannt gegeben, wenn die Beschaffung bei den direkt betroffenen Personen nicht möglich oder offensichtlich nicht zumutbar ist.

Forschenden werden Personenstandsdaten bekanntgegeben, wenn deren Beschaffung bei den betroffenen Personen nicht möglich oder offensichtlich nicht zumutbar ist; die Datenbekanntgabe erfolgt gestützt auf eine Bewilligung der Aufsichtsbehörde.

Die Datenbekanntgabe erfolgt unter den Auflagen des Datenschutzes; insbesondere sind die Forschenden verpflichtet:

1. die Daten zu anonymisieren, sobald es der Zweck der Bearbeitung erlaubt;

2. die Daten nur mit Zustimmung der Zivilstandsbeamtin oder des Zivilstandsbeamten weiterzugeben;

3. im Falle der Veröffentlichung der Ergebnisse sicherzustellen, dass die betroffenen Personen nicht identifizierbar sind.

Erfolgt die Datenbekanntgabe zum Zweck der personenbezogenen Forschung, so dürfen die Ergebnisse nur mit der schriftlichen Zustimmung der betroffenen Personen veröffentlicht werden. Die Zustimmung ist von der Forscherin oder dem Forscher einzuholen.

Besteht keine internationale Vereinbarung (Art. 54), so können in Ausnahmefällen Personenstandsdaten auf Gesuch einer ausländischen Vertretung bekannt gegeben werden.

Das Gesuch ist an das EAZW zu richten.

Die ausländische Vertretung muss nachweisen, dass:

1. sie die gewünschte Information trotz zureichender Bemühungen von der berechtigten Person (Art. 59) nicht erhalten konnte;

2. die berechtigte Person die Bekanntgabe ohne zureichenden Grund verweigert, namentlich um sich einer schweizerischen oder ausländischen gesetzlichen Bestimmung zu entziehen;

3. für sie datenschutzrechtliche Vorschriften gelten, die mit jenen der Schweiz vergleichbar sind;

4. sie den Grundsatz der Gegenseitigkeit beachtet.

Ist der Nachweis erbracht oder handelt es sich um eine Todesurkunde, die von einer Behörde eines Vertragsstaates des Wiener Übereinkommens vom 24. April 1963²³⁷ über die konsularischen Beziehungen für einen eigenen Staatsangehörigen verlangt wird, so bestellt das EAZW den entsprechenden Auszug direkt beim Zivilstandsamt. Dieses übermittelt das Dokument direkt dem Eidgenössischen Amt zuhanden der ausländischen Vertretung.

Es werden keine Gebühren erhoben.

Zuständig für die Durchführung des Vorbereitungsverfahrens ist:

1. ²³⁸das Zivilstandsamt des schweizerischen Wohnsitzes einer oder eines der Verlobten;

2. das Zivilstandsamt, das die Trauung durchführen soll, wenn beide Verlobten im Ausland wohnen.

Ein nachträglicher Wohnsitzwechsel hebt die einmal begründete Zuständigkeit nicht auf.

Schwebt eine verlobte Person in Todesgefahr, so kann die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte an ihrem Aufenthaltsort auf ärztliche Bestätigung hin das Vorbereitungsverfahren durchführen und die Trauung vornehmen.²³⁹

Die Verlobten reichen das Gesuch um Durchführung des Vorbereitungsverfahrens beim zuständigen Zivilstandsamt ein.

Verlobte, die sich im Ausland aufhalten, können das Gesuch durch Vermittlung der zuständigen Vertretung der Schweiz einreichen.

Die Verlobten legen dem Gesuch folgende Dokumente bei:

1. Ausweise über den aktuellen Wohnsitz;

2. ²⁴¹Dokumente über Geburt, Geschlecht, Namen, Abstammung, Zivilstand (Verlobte, die verheiratet gewesen sind oder in eingetragener Partnerschaft mit einer Drittperson gelebt haben: Datum der Eheauflösung oder der Auflösung der eingetragenen Partnerschaft) sowie Heimatorte und Staatsangehörigkeit, wenn die Angaben über den aktuellen Personenstand noch nicht beurkundet worden sind oder wenn die abrufbaren Daten nicht richtig, nicht vollständig oder nicht auf dem neusten Stand sind;

3. Dokumente über Geburt, Geschlecht, Namen und Abstammung gemeinsamer Kinder, wenn das Kindesverhältnis noch nicht beurkundet worden ist oder wenn die abrufbaren Daten nicht richtig, nicht vollständig oder nicht auf dem neusten Stand sind.

Verlobte, die nicht Schweizerbürgerinnen oder Schweizerbürger sind, legen zusätzlich ein Dokument zum Nachweis der Rechtmässigkeit ihres Aufenthaltes in der Schweiz bis zum voraussichtlichen Zeitpunkt der Trauung bei.

Die Verlobten erklären vor der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten, dass:

1. die Angaben im Gesuch und die vorgelegten Dokumente auf dem neuesten Stand, vollständig und richtig sind;

2. ²⁴²…

3. ²⁴³sie weder durch leibliche Abstammung noch durch Adoption miteinander in gerader Linie verwandt und nicht Geschwister oder Halbgeschwister sind;

4. ²⁴⁴sie keine bestehende Ehe oder eingetragene Partnerschaft mit einer Drittperson verschwiegen haben.

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte macht die Verlobten darauf aufmerksam, dass die Eheschliessung ihren freien Willen voraussetzt.²⁴⁵

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte ermahnt die Verlobten zur Wahrheit und informiert sie über die Straffolgen:

1. einer Zwangsheirat (Art. 181a des Strafgesetzbuches²⁴⁶; StGB);

2. einer strafbaren Handlung gegen die sexuelle Integrität (Art. 187–200 StGB);

3. eines Verbrechens oder Vergehens gegen die Familie (Art. 213–220 StGB);

4. einer Urkundenfälschung (Art. 251–257 StGB);

5. einer Widerhandlung gegen die Artikel 115–122 des Ausländer- und Integrationsgesetzes vom 16. Dezember 2005²⁴⁷ (AIG)²⁴⁸.²⁴⁹

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte beglaubigt die Unterschriften.²⁵⁰

In begründeten Fällen kann die Erklärung nach Absatz 1 ausserhalb der Amtsräume entgegengenommen werden.²⁵¹

Das Zivilstandsamt führt die Prüfung nach Artikel 16 durch.

Zusätzlich prüft es, ob:

1. das Gesuch in der richtigen Form eingereicht worden ist;

2. die nötigen Dokumente und Erklärungen vorliegen;

3. die Ehefähigkeit beider Verlobten feststeht (Art. 94 ZGB);

4. ²⁵²keine Ehehindernisse vorliegen (Art. 95 und 96 ZGB);

5. ²⁵³die Verlobten, die nicht Schweizerbürgerinnen oder Schweizerbürger sind, ihren rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz während des Vorbereitungsverfahrens nachgewiesen haben (Art. 98 Abs. 4 ZGB);

6. ²⁵⁴kein Umstand erkennen lässt, dass das Gesuch offensichtlich nicht dem freien Willen der Verlobten entspricht (Art. 99 Abs. 1 Ziff. 3 ZGB).

Das Zivilstandsamt kann die Rechtmässigkeit des Aufenthaltes gestützt auf das Zentrale Migrationsinformationssystem überprüfen. Im Zweifelsfall kann es sie durch Rückfrage bei der zuständigen Ausländerbehörde am Wohnsitz oder Aufenthaltsort der Verlobten überprüfen lassen. Diese Behörde ist verpflichtet, die Auskunft gebührenfrei und unverzüglich zu erteilen.²⁵⁵

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte stellt das Ergebnis des Vorbereitungsverfahrens fest.

Sind die Voraussetzungen nach Artikel 66 Absatz 2 erfüllt, so eröffnet das Zivilstandsamt den Verlobten den Entscheid, dass die Trauung stattfinden kann. Es vereinbart die Einzelheiten des Vollzugs oder verweist die Verlobten an das Zivilstandsamt, das sie für die Trauung gewählt haben. Wenn diese sofort nach Abschluss des Vorbereitungsverfahren stattfindet, so erfolgt die Mitteilung mündlich.²⁵⁷

Sind die Ehevoraussetzungen nicht erfüllt oder bleiben erhebliche Zweifel bestehen, so verweigert das Zivilstandsamt die Trauung.²⁵⁸

Der Entscheid der Zivilstandsbeamtin oder des Zivilstandsbeamten über die Verweigerung der Eheschliessung wird den Verlobten schriftlich mitgeteilt; er enthält eine Rechtsmittelbelehrung.

Das Zivilstandsamt teilt der zuständigen Ausländerbehörde am Aufenthaltsort der betroffenen Person die Identität von Verlobten mit, die ihren rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz nicht nachgewiesen haben.

Die Anzeige der festgestellten Widerhandlungen und die Schutzmassnahmen richten sich nach Artikel 16 Absatz 7.²⁵⁹

Die Trauung kann nach Mitteilung des Entscheids über das positive Ergebnis des Vorbereitungsverfahrens innerhalb von drei Monaten stattfinden.

Ist es für die Verlobte oder den Verlobten offensichtlich unzumutbar, im Vorbereitungsverfahren persönlich beim zuständigen Zivilstandsamt zu erscheinen, so kann insbesondere für die Entgegennahme der Erklärung nach Artikel 65 Absatz 1 die Mitwirkung des Zivilstandsamtes am Aufenthaltsort verlangt werden.

Verlobte, die sich im Ausland aufhalten, können die Erklärung nach Artikel 65 Absatz 1 bei einer Vertretung der Schweiz abgeben. In begründeten Ausnahmefällen kann die Erklärung mit Bewilligung der Zivilstandsbeamtin oder des Zivilstandsbeamten auch bei einer ausländischen Urkundsperson abgegeben werden, welche die Unterschrift beglaubigt.

Die Trauung findet im Trauungslokal des Zivilstandskreises statt, den die Verlobten gewählt haben (Art. 67 Abs. 2).

Weisen die Verlobten nach, dass es für sie offensichtlich unzumutbar ist, sich in das Trauungslokal zu begeben, so kann die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte die Trauung in einem andern Lokal durchführen.

Wurde das Vorbereitungsverfahren in einem anderen Zivilstandskreis durchgeführt, so haben die Verlobten die Trauungsermächtigung vorzulegen.²⁶²

Die Trauung ist öffentlich und findet in Anwesenheit von zwei volljährigen und urteilsfähigen Zeuginnen und Zeugen statt. Diese müssen von den Verlobten gestellt werden.²⁶³

Die Trauung wird vollzogen, indem die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte an die Verlobten einzeln die Frage richtet:

«N. N., ich richte an Sie die Frage: Wollen Sie mit M. M. die Ehe eingehen?»

«M. M., ich richte an Sie die Frage: Wollen Sie mit N. N. die Ehe eingehen?»²⁶⁴

Haben beide die Frage bejaht, so erklärt die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte:

«Da Sie beide meine Frage bejaht haben, ist Ihre Ehe durch Ihre beidseitige Zustimmung geschlossen.»

Unmittelbar nach der Trauung wird der vorbereitete Beleg für die Erfassung der Trauung von den Ehegatten, den Zeuginnen oder Zeugen und der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten unterzeichnet.

Lassen die Umstände erkennen, dass das Eheschliessungsgesuch offensichtlich nicht dem freien Willen der Verlobten entspricht, so verweigert die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte die Trauung und hebt die Trauungsermächtigung durch schriftliche Eröffnung des Entscheids an die Verlobten und an die Zivilstandsbeamtin oder den Zivilstandsbeamten auf, die oder der das Vorbereitungsverfahren durchgeführt hat. Sie oder er zeigt die Tatsachen den Strafverfolgungsbehörden an (Art. 16 Abs. 7).²⁶⁵

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte kann die Zahl der teilnehmenden Personen aus Ordnungsgründen beschränken. Wer die Trauhandlung stört, wird weggewiesen.

Die Trauung mehrerer Paare zur gleichen Zeit darf nur erfolgen, wenn alle Verlobten damit einverstanden sind.

An Sonntagen und an den am Amtssitz des Zivilstandsamtes geltendenallgemeinen Feiertagen dürfen keine Trauungen stattfinden.

Die Aufsichtsbehörde entscheidet über Gesuche um Bewilligung der Eheschliessung zwischen ausländischen Verlobten, die beide nicht in der Schweiz wohnen (Art. 43 Abs. 2 IPRG²⁶⁶).

Das Gesuch ist beim Zivilstandsamt einzureichen, das die Trauung durchführen soll. Beizulegen sind:

1. die Eheanerkennungserklärung des Heimat- oder Wohnsitzstaates beider Verlobten (Art. 43 Abs. 2 IPRG);

2. ²⁶⁷die Dokumente nach Artikel 64.

Gleichzeitig mit dem Entscheid über das Gesuch entscheidet die Aufsichtsbehörde über die schriftliche Durchführung des Vorbereitungsverfahrens (Art. 69).²⁶⁸

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte, die oder der für die Durchführung des Ehevorbereitungsverfahrens oder für die Trauung zuständig ist, tritt auf das Gesuch nicht ein, wenn die Braut oder der Bräutigam offensichtlich keine Lebensgemeinschaft begründen, sondern die Bestimmungen über Zulassung und Aufenthalt von Ausländerinnen und Ausländern umgehen will (Art. 97a ZGB).

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte hört die Verlobten einzeln an. Ausnahmsweise werden die Verlobten gemeinsam angehört, wenn dies für die Abklärung des Sachverhalts besser geeignet erscheint. Die Verlobten haben die Möglichkeit, Dokumente einzureichen.

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte fordert das Dossier der Ausländerbehörden an; sie oder er kann auch bei anderen Behörden und bei Drittpersonen Auskünfte einholen.

Die Behörden sind verpflichtet, die Auskünfte ohne Verzug und gebührenfrei zu erteilen.

Die Anhörung der Verlobten und mündlich oder telefonisch erteilte Auskünfte werden protokolliert.

Die Zivilstandsbeamtin oder der Zivilstandsbeamte teilt den Entscheid, dass auf das Gesuch um Ehevorbereitung nicht eingetreten oder die Trauung verweigert wird, folgenden Personen und Stellen schriftlich mit:

1. den Verlobten; der Entscheid enthält eine Rechtsmittelbelehrung;

2. der Aufsichtsbehörde des Heimatkantons, wenn eine der verlobten Personen das Schweizer Bürgerrecht besitzt;

3. der Aufsichtsbehörde des Wohnsitzkantons der Braut und des Bräutigams.²⁷¹

Das Zivilstandsamt meldet der kantonalen Ausländerbehörde am Aufenthaltsort der betroffenen Person Tatsachen, die darauf hindeuten, dass mit der beabsichtigten oder erfolgten Eheschliessung eine Umgehung der Bestimmungen über Zulassung und Aufenthalt von Ausländerinnen und Ausländern bezweckt wird (Art. 82a VZAE²⁷²). Zudem teilt es ihr das Resultat allfälliger Abklärungen, seinen Entscheid und den allfälligen Rückzug des Gesuchs mit.²⁷³

Die Anzeige der festgestellten Widerhandlungen und die Schutzmassnahmen richten sich nach Artikel 16 Absatz 7.²⁷⁴

Ein für die Trauung einer Schweizer Bürgerin oder eines Schweizer Bürgers im Ausland notwendiges Ehefähigkeitszeugnis wird auf Gesuch beider Verlobten ausgestellt.

Zuständigkeit und Verfahren richten sich sinngemäss nach den Vorschriften über das Vorbereitungsverfahren für eine Eheschliessung in der Schweiz (Art. 62–67, 69 und 74a). Besteht kein Wohnsitz in der Schweiz, so ist das Zivilstandsamt des Heimatortes einer oder eines der Verlobten zuständig.²⁷⁵