414.123
Verordnung über das Finanz- und Rechnungswesen des ETH-Bereichs
vom 5. Dezember 2014 (Stand am 1. Januar 2015)
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf die Artikel 35a Absatz 5 und 39 Absatz 2 des Bundesgesetzes vom 4. Oktober 19911 über die Eidgenössischen Technischen Hochschulen (ETH-Gesetz), verordnet:
1. Kapitel Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Grundsätze
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten sorgen für einen wirksamen und wirtschaftlichen Einsatz der finanziellen Mittel.
Die ETH und die Forschungsanstalten sind dafür dem ETH-Rat gegenüber verantwortlich.
Art. 2 Drittmittel
Drittmittel sind alle Mittel, die nicht aus den direkten Finanzierungsbeiträgen des Bundes stammen. Sie setzen sich zusammen aus:
den Entgelten für Forschungsaufträge des Bundes und von Bundesinstitutionen sowie den Beiträgen aus europäischen Forschungsprogrammen;
den Beiträgen von dritter Seite.
Die Entgegennahme von Drittmitteln muss mit der Unabhängigkeit sowie mit den Aufgaben und den Zielen der ETH und der Forschungsanstalten vereinbar sein.
Die ETH und die Forschungsanstalten entscheiden über die Entgegennahme und die Verwendung von Drittmitteln im Rahmen der vertraglichen Verpflichtungen, soweit der ETH-Rat nichts anderes bestimmt.
Der ETH Rat, die ETH und die Forschungsanstalten müssen den zuständigen Bundesbehörden über die Herkunft und die Verwendung der Drittmittel sowie über die Projektstände Auskunft geben können.
AS 2014 4579
2. Kapitel Rechnungslegung
1. Abschnitt Grundsätze und Rechnungslegungsstandards
Art. 3 Grundsätze der Rechnungslegung
Für die Rechnungslegung gelten folgende Grundsätze:
Wesentlichkeit: Es sind sämtliche Informationen offenzulegen, die für eine rasche und umfassende Beurteilung der Vermögens-, der Finanz- und der Ertragslage notwendig sind und Entscheide der beschliessenden Behörde beeinflussen können.
Vollständigkeit: Es sind alle Aufwände und Erträge sowie Investitionsausgaben und Investitionseinnahmen aufzuführen.
Verständlichkeit: Die Informationen müssen klar und nachvollziehbar sein.
Stetigkeit: Die Grundsätze der Rechnungslegung und der Buchführung sollen so weit als möglich über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben und die Vergleichbarkeit ermöglichen.
Bruttodarstellung: Aufwände und Erträge sowie Investitionsausgaben und Investitionseinnahmen sind getrennt voneinander ohne gegenseitige Verrechnung in voller Höhe auszuweisen.
Art. 4 Rechnungslegungsstandards
Die Rechnungslegung richtet sich nach den International Public Sector Accounting Standards (IPSAS)2.
Abweichungen von den IPSAS sind in Anhang 1 geregelt. Konkretisierungen der IPSAS sind in Anhang 2 festgehalten.
2. Abschnitt Jahresrechnungen
Art. 5 Aufbau
Die Jahresrechnungen des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten folgen dem Aufbau der Jahresrechnung des ETH-Bereichs gemäss Artikel 35 Absatz 2 des ETH-Gesetzes.
Art. 6 Kontenrahmen
Der ETH-Rat legt in Weisungen den Kontenrahmen der Jahresrechnungen in Abstimmung mit dem Kontenrahmen der konsolidierten Rechnung des Bundes fest.
www.ifac.org/public-sector
Art. 7 Bilanz
Die Bilanz weist die Vermögenswerte (Aktiven) sowie die Verpflichtungen und das Eigenkapital (Passiven) aus.
Die Vermögenswerte werden dem Umlauf- oder dem Anlagevermögen zugeordnet.
Die Verpflichtungen werden in kurz- und in langfristiges Fremdkapital gegliedert.
Art. 8 Bilanzierungsgrundsätze
Vermögensteile werden als Aktiven in der Bilanz aufgeführt, wenn:
sie einen künftigen wirtschaftlichen Nutzen hervorbringen oder unmittelbar der Erfüllung öffentlicher Aufgaben dienen; und
ihr Wert verlässlich ermittelt werden kann.
Bestehende Verpflichtungen aus einem Ereignis in der Vergangenheit werden als Passiven in der Bilanz aufgeführt, wenn ihre Erfüllung voraussichtlich zu einem Mittelabfluss führen wird.
Rückstellungen werden für Verpflichtungen gebildet, deren Ursprung in einem Ereignis in der Vergangenheit liegt, falls der Zeitpunkt der Erfüllung oder die Höhe des künftigen Mittelabflusses mit Unsicherheiten behaftet ist.
Vermögensteile und Verpflichtungen werden in der Rechnungsperiode bilanziert, in der sie die Voraussetzungen nach den Absätzen1, 2 und 3 für eine Aktivierung oder Passivierung erfüllen.
Auf eine Bilanzierung kann verzichtet werden, wenn die Aktivierungs- oder die Passivierungsgrenze (Art. 10) nicht erreicht wird.
Der ETH-Rat legt in Weisungen fest, unter welchen Voraussetzungen ausnahmsweise eine Sammelaktivierung oder -passivierung zulässig ist.
Art. 9 Bewertungsgrundsätze und Abschreibungen
Die Bewertungsgrundsätze richten sich nach den Vorgaben der IPSAS.
Kulturobjekte wie Kunst- und Lehrsammlungen, historische Sammlungen und Bibliotheken sind nicht zu aktivieren.
Gleichartige Vermögensteile und Verpflichtungen sind zu Klassen zusammenzufassen. Innerhalb einer Klasse gelten die gleichen Bewertungsgrundsätze.
Der ETH-Rat legt in Weisungen fest:
die für die einzelnen Klassen anzuwendenden Bewertungsgrundsätze;
die Anlageklassen und deren Abschreibungssätze.
Art. 10 Aktivierungs- und Passivierungsgrenzen
Investitionen und Lagerbestände sind ab folgenden Werten zu aktivieren:
a. Immobilien: ab 100 000 Franken;
nutzerspezifische Ausbauten in bundeseigenen und in gemieteten Liegenschaften: ab 100 000 Franken;
Mobilien: ab 10 000 Franken;
gekaufte immaterielle Vermögenswerte: ab 100 000 Franken;
selbst geschaffene immaterielle Vermögenswerte: ab 1 Million Franken;
Lagerbestände: ab 100 000 Franken.
Rückstellungen sind mindestens ab einem Betrag von 500 000 Franken zu bilden.
Zeitliche Abgrenzungen sind mindestens ab einem Betrag von 100 000 Franken vorzunehmen.
Der ETH-Rat kann in Weisungen weitere Grenzen festlegen.
Art. 11 Reserven
Reserven können auf Stufe ETH-Rat sowie ETH und Forschungsanstalten gebildet werden.
Sie sind Teil des Eigenkapitals.
Die Bildung und die Auflösung von Reserven erfolgen nicht direkt über die Erfolgsrechnung.
Der ETH-Rat regelt in Weisungen die Bildung und die Auflösung von Reserven.
Art. 12 Erfolgsrechnung
Die Erfolgsrechnung enthält den Aufwand und den Ertrag sowie das Jahresergebnis der laufenden Geschäftsperiode.
Art. 13 Geldflussrechnung
Die Geldflussrechnung informiert über die Herkunft und die Verwendung der flüssigen Mittel und der kurzfristigen Geldanlagen und weist deren Veränderungen nach.
Sie zeigt den Mittelfluss auf aus:
operativen Tätigkeiten (Cash Flow);
Investitionstätigkeiten; und
Finanzierungstätigkeiten.
Die Investitionsrechnung ist Teil der Geldflussrechnung.
Art. 14 Eigenkapitalnachweis
Der Eigenkapitalnachweis zeigt die Ursachen der Veränderung des Eigenkapitals auf.
Art. 15 Anhang
Der Anhang der Jahresrechnung umfasst namentlich folgende Punkte:
Er nennt das auf die Rechnungslegung anzuwendende Regelwerk und begründet Abweichungen.
Er fasst Rechnungslegungsgrundsätze einschliesslich der wesentlichen Grundsätze für die Bilanzierung und Bewertung zusammen.
Er führt in geraffter Form wesentliche Einzelheiten zu den anderen Teilen der Jahresrechnung aus.
Er enthält zusätzliche Angaben, die für die Beurteilung der Vermögens- und der Ertragslage, der Verpflichtungen und der finanziellen Risiken von Bedeutung sind.
Art. 16 Konsolidierung
Die konsolidierte Jahresrechnung des ETH-Bereichs wird nach dem Grundsatz der Vollkonsolidierung erstellt. Sie umfasst die konsolidierten Jahresrechnungen des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten.
Sie vermittelt einen Überblick über die Vermögens-, die Finanz- und die Ertragslage des ETH-Bereichs, bereinigt um die Innenbeziehungen.
Sie bildet die Grundlage zur Überleitung in die konsolidierte Rechnung des Bundes gemäss den für dezentrale Verwaltungseinheiten des Bundes geltenden Vorgaben.
Die Konsolidierung der Jahresrechnungen des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten erfolgt nach den gleichen Regeln wie die Konsolidierung der Jahresrechnung des ETH-Bereichs.
Der ETH-Rat legt die Einzelheiten zur Konsolidierung in Weisungen fest; dabei sind die Konkretisierungen der IPSAS nach Anhang 2 zu berücksichtigen.
Art. 17 Unterzeichnung und Bestätigung der Jahresrechnung
Der Präsident oder die Präsidentin des ETH-Rates unterzeichnet zusammen mit dem oder der Finanzverantwortlichen die konsolidierte Jahresrechnung des ETH- Rates sowie die konsolidierte Jahresrechnung des ETH-Bereichs.
Die Präsidenten oder Präsidentinnen der ETH und die Direktoren oder Direktorinnen der Forschungsanstalten unterzeichnen zusammen mit ihren Finanzverantwortlichen die konsolidierte Jahresrechnung ihrer Institution.
Die Unterzeichnenden bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass der Jahresabschluss nach den rechtlichen Vorschriften erfolgt ist und dass er die Vermögens-, die Finanz- und die Ertragslage den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend darstellt.
3. Abschnitt Berichterstattung
Art. 18 Grundsätze
In der Berichterstattung innerhalb des ETH-Bereichs und nach aussen werden die Vermögens-, die Finanz- und die Ertragslage den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend dargestellt.
Die ETH und die Forschungsanstalten bestätigen im Rahmen ihrer Berichterstattung an den ETH-Rat die Ordnungsmässigkeit der in der Jahresrechnung verwendeten Zahlen und Kommentare.
Art. 19 Geschäftsberichte
Die ETH und die Forschungsanstalten erstellen jährlich je einen Geschäftsbericht, bestehend aus dem Lagebericht und der Jahresrechnung.
Der ETH-Rat erstellt jährlich gestützt auf die Berichterstattung der ETH und der Forschungsanstalten den Geschäftsbericht des ETH-Bereichs. Er integriert seinen Lagebericht in den Lagebericht des ETH-Bereichs.
Der ETH-Rat veröffentlicht den Geschäftsbericht des ETH-Bereichs nach der Genehmigung durch den Bundesrat und der Zustellung an die zuständigen Kommissionen der eidgenössischen Räte.
Art. 20 Weitere Berichte
Die ETH und die Forschungsanstalten liefern dem ETH-Rat die notwendigen Angaben für die Erstellung der weiteren vom Bund verlangten Berichte des ETH- Bereichs.
4. Abschnitt Revision
Art. 21
Der Revision unterliegen:
auf Stufe des ETH-Bereichs, der ETH und der Forschungsanstalten: die Jahresrechnungen und die Lageberichte;
auf Stufe des ETH-Rates: die Jahresrechnung.
Die Lageberichte sind zu prüfen auf:
allfällige Widersprüche zu den Jahresrechnungen;
die Durchführung eines adäquaten Risikomanagements;
allfällige Widersprüche im Bereich der Personalberichterstattung.
3. Kapitel Rechnungsführung, interne Kontrolle und Risikomanagement
1. Abschnitt Buchführung und Inventarisierung
Art. 22 Grundsätze
Für die Buchführung gelten die folgenden Grundsätze:
Vollständigkeit: Alle Finanzvorfälle und Buchungstatbestände sind lückenlos und periodengerecht zu erfassen.
Richtigkeit: Die Buchungen müssen den Tatsachen entsprechen.
Rechtzeitigkeit: Die Buchhaltung ist aktuell zu halten. Die Vorgänge sind chronologisch festzuhalten.
Nachprüfbarkeit: Die Vorgänge sind klar und verständlich zu erfassen. Korrekturen sind zu kennzeichnen und Buchungen durch Belege nachzuweisen.
Die Grundsätze der Rechnungslegung gemäss Artikel 3 gelten sinngemäss.
Art. 23 Kosten- und Leistungsrechnung
Die ETH und die Forschungsanstalten führen eine auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Kosten- und Leistungsrechnung (KLR).
Die KLR muss so ausgestaltet sein, dass:
mit ihr die Betriebsführung unterstützt wird;
auf ihrer Grundlage Budget und Jahresrechnung erarbeitet und beurteilt werden können;
auf ihrer Grundlage Statistiken erstellt werden können;
mit ihr die Kostentransparenz im Interesse einer wirtschaftlichen Verwaltungstätigkeit sichergestellt ist.
Art. 24 Aufbewahrung der Belege
Belege sind zusammen mit der Buchhaltung während 10 Jahren aufzubewahren.
Für der Mehrwertsteuer unterliegende Leistungen im Zusammenhang mit Immobilien sind die Belege während 20 Jahren aufzubewahren.
Art. 25 Inventare
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten führen für die aktivierungspflichtigen Sachanlagen und Lagerbestände Wertinventare.
Sie aktualisieren die Wertinventare jährlich. In Bezug auf aktivierungspflichtige Sachanlagen, deren Restbuchwert zum Zeitpunkt der jährlichen Kontrolle unter 100 000 Franken beträgt, aktualisieren sie die Inventare alle drei Jahre.
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten führen für die Kulturobjekte Sachinventare.
Sie regeln für die anderen nicht aktivierungspflichtigen Sachanlagen und Lagerbestände die Führung von Sachinventaren risikogerecht.
2. Abschnitt Interne Kontrolle
Art. 26 Internes Kontrollsystem und Verantwortlichkeit
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten führen je ein internes Kontrollsystem (IKS).
Das IKS dient dazu:
das Vermögen zu schützen;
die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen;
Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Rechnungsführung zu verhindern oder aufzudecken;
die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten.
Es berücksichtigt die Risikolage und das Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Der Präsident oder die Präsidentin des ETH-Rates, die Präsidenten oder Präsidentinnen der ETH und die Direktoren oder Direktorinnen der Forschungsanstalten sorgen für die Einführung, den wirksamen Einsatz und die Überwachung des IKS in ihrem Zuständigkeitsbereich.
Art. 27 Ausgestaltung des IKS
Das IKS umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen.
Es muss vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Zu dokumentieren sind insbesondere die Risikoanalyse und die sich daraus ergebenden Kontrollen sowie die Nachweise für die durchgeführten Kontrollen.
Art. 28 Unterschriftenregelung
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten treffen je eine Unterschriftenregelung.
3. Abschnitt Risikomanagement
Art. 29 Zuständigkeiten
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten betreiben je in ihrem Aufgabenbereich ein Risikomanagement.
Der ETH-Rat regelt die Grundzüge des Risikomanagements im ETH-Bereich in Weisungen. Er legt darin insbesondere fest:
die Ziele der Risikopolitik und die Verantwortlichkeiten bei deren Umsetzung;
die Risikoerfassung;
die Risikobewertung;
die Risikobewältigung und -finanzierung;
das Risikocontrolling.
Art. 30 Risikotragung
Der ETH-Rat, die ETH und die Forschungsanstalten tragen je in ihrem Aufgabenbereich ihre Risiken selber; vorbehalten bleiben Absatz 2 und spezialgesetzliche Bestimmungen.
Tritt beim ETH-Rat, bei den ETH oder bei den Forschungsanstalten ein Schadenereignis ein, das die Erfüllung der in der Bundesgesetzgebung und im Leistungsauftrag verankerten Aufgaben gefährdet, so beantragt der ETH-Rat nach Konsultation der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV) beim Eidgenössischen Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) zuhanden des Bundesrates:
eine Anpassung des Leistungsauftrags; oder
eine Erhöhung des Finanzierungsbeitrags des Bundes und nötigenfalls des Zahlungsrahmens.
Art. 31 Informationspflicht
Der ETH-Rat informiert das Generalsekretariat des WBF und die EFV über wesentliche Entwicklungen der Risikosituation und der Versicherungsdeckungen beim ETH-Rat, bei den ETH und bei den Forschungsanstalten.
4. Kapitel Finanzplan und Budget
Art. 32 Finanzplan
Der ETH-Rat aktualisiert jährlich den Finanzplan des ETH-Bereichs für die drei dem Budget folgenden Jahre.
DieETH und die Forschungsanstalten liefern dem ETH-Rat die notwendigen Angaben.
Art. 33 Budget
Der ETH-Rat erstellt gemäss den für dezentrale Verwaltungseinheiten des Bundes geltenden Vorgaben jährlich das Budget des ETH-Bereichs.
Er erstellt das Budget nach den in den Artikeln 3 und 4 festgelegten Grundsätzen und Standards.
Er erlässt für die Erstellung des Budgets Weisungen zuhanden der ETH und der Forschungsanstalten.
Er kann das Budget in einem Bericht veröffentlichen.
5. Kapitel Übrige Bestimmungen
Art. 34 Weisungen
Der ETH-Rat fasst die Weisungen, die er nach dieser Verordnung zu erlassen hat, in einem einheitlichen Dokument zusammen.
Er kann auch zu weiteren Aspekten der Umsetzung dieser Verordnung Weisungen erlassen.
DieETH und die Forschungsanstalten können für ihre Institution ergänzende Weisungen für die Umsetzung dieser Verordnung erlassen.
Art. 35 Dienstleistungen zwischen den ETH oder den Forschungsanstalten und Dienststellen des Bundes
Leistungen von Dienststellen des Bundes zugunsten des ETH-Bereichs sowie Leistungen der ETH oder der Forschungsanstalten zugunsten der übrigen Bundesverwaltung werden gegenseitig in Rechnung gestellt.
Art. 36 Tresorerie
Die EFV und der ETH-Rat schliessen eine Tresorerievereinbarung ab.
Art. 37 Sicherstellungen
Sicherstellungenzugunsten der ETH und der Forschungsanstalten müssen der Höhe des Risikos entsprechen.
Die Stelle, in deren Aufgabenbereich das Geschäft fällt, verlangt die Sicherstellung.
Sicherstellungen sind zu leisten durch:
Barhinterlagen;
Solidarbürgschaften;
Bankgarantien;
Schuldbriefe und Grundpfandverschreibungen;
Lebensversicherungspolicen mit Rückkaufswert;
kotierte Frankenobligationen von inländischen Schuldnern sowie Kassenobligationen von schweizerischen Banken.
6. Kapitel Schlussbestimmungen
Art. 38 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die Verordnung des ETH-Rates vom 5. Februar 20043 über das Rechnungswesen des ETH-Bereichs wird aufgehoben.
Art. 39 Änderung anderer Erlasse
…4
Art. 40 Übergangsbestimmung
Der ETH-Rat kann für die Rechnungslegung der ersten beiden Rechnungsjahre nach Inkrafttreten dieser Verordnung Abweichungen von den IPSAS festlegen.
Art. 41 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Januar 2015 in Kraft.
[AS 2004 3309]
Die Änderungen können unter AS 2014 4579 konsultiert werden.
Abweichungen der Jahresrechnungen der ETH
und der Forschungsanstalten von den IPSAS Nr. IPSAS Abweichungen
IPSAS 18 Die ETH und die Forschungsanstalten haben keine Segmentberichterstattung zu erstellen. Der ETH-Rat kann in seinen Weisungen etwas anderes festlegen.
Konkretisierungen der IPSAS betreffend die Konsolidierung
der Jahresrechnungen des ETH-Bereichs, des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten Nr. IPSAS Konkretisierungen
IPSAS 6, 7, 8 1. Beteiligungen an juristischen Personen werden ab einer Bilanzsumme von 5,0 Mio. CHF (für beherrschte Einheiten: IPSAS 6) oder einem anteiligen Eigenkapital von 2,0 Mio. CHF (für Einheiten, bei denen ein massgeblicher Einfluss besteht: IPSAS 7, 8) in die konsolidierten Jahresrechnungen des ETH-Bereichs, des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten einbezogen und offengelegt. Bei denjenigen juristischen Personen, welche die erwähnten Kriterien nicht erfüllen, ist die Gesamtzahl und das Total der Bilanzsummen im Anhang offenzulegen. 2. Beteiligungen an einfachen Gesellschaften werden bei einem Jahresumsatz ab 0,5 Mio. CHF oder ab einer Bilanzsumme ab 5 Mio. CHF in die konsolidierten Jahresrechnungen des ETH- Bereichs, des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten einbezogen und offengelegt. Bei den übrigen einfachen Gesellschaften, mit Ausnahme der einfachen Gesellschaften zur Durchführung von gemeinsamen Forschungsaufgaben (Forschungskooperationen), ist die Gesamtzahl und das Total der Bilanzsummen im Anhang offenzulegen. 3. Bei Beteiligungen an Stiftungen, Vereinen und Genossenschaften, bei denen der direkte oder indirekte Nutzen und die Risiken dem ETH-Rat, der ETH oder der Forschungsanstalt zufallen, gilt Folgendes als Beherrschung bzw. als wesentlicher Einfluss: a. Eine Beherrschung liegt vor, wenn der ETH-Rat, die ETH oder die Forschungsanstalt wesentliche Beschlüsse genehmigen oder gegen solche Beschlüsse Einspruch erheben kann oder einen Stimmrechtsanteil von über 50 % hält. b. Ein wesentlicher Einfluss liegt vor, wenn der ETH-Rat, die ETH oder die Forschungsanstalt einen Stimmrechtsanteil von 20–50 % hält. 4. Kann der Beteiligungsanteil nach Ziffer 3 aufgrund der Statuten oder von anderen Urkunden oder Verträgen nicht bestimmt werden, so wird er anhand des Stimmrechtsanteils im Leitungsgremium ermittelt.
Nr. IPSAS Konkretisierungen
5. Beteiligungen, welche die in den Ziffern 1 und 2 erwähnten Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreiten, sind im Folgejahr in die konsolidierten Jahresrechnungen des ETH-Bereichs, des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten einzubeziehen und offenzulegen. 6. Einmal in die konsolidierten Jahresrechnungen des ETH- Bereichs, des ETH-Rates, der ETH und der Forschungsanstalten einbezogene und offengelegte Beteiligungen sind bei einer Unterschreitung der Schwellenwerte weiterhin in die Jahresrechnungen einzubeziehen und offenzulegen.