824.095
Ordonnance sur le système d'information du service civil
du 14 août 1996 (Etat le 3 novembre 1998)
Le Conseil fédéral suisse, vu les articles 79, 1er alinéa, et 80 de la loi fédérale du 6 octobre 19951 sur le service civil (LSC), arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Champ d'application
La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l'exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des tâches d'exécution du service civil (chargés d'exécution) ont été déléguées au sens de l'article 79, 2e alinéa, LSC.
Art. 2 Organes responsables du système d'information automatisé
Le domaine «Service civil» (organe d’exécution), rattaché à l’Office fédéral du développement économique et de l’emploi, est responsable du développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système ZIVI). Il assume la responsabilité de la protection et de la sécurité des données.2
L’organe d’exécution peut faire appel à un autre service fédéral ou à un prestataire privé pour le développement technique du système ZIVI et l’exploitation de l’application. L’institution ou la personne choisie assume avec l’organe d’exécution la responsabilité de la protection et de la sécurité des données dans son domaine.3
Les organes participant au système ZIVI au sens de l'article9 assument la responsabilité du traitement des données dans leur domaine.
Art. 3 But du système ZIVI
Le système ZIVI sert de soutien à toute l'exécution du service civil, en particulier:
à la conduite de la procédure d'admission au service civil;
à la conduite de la procédure de reconnaissance des établissements d'affectation;
RO 1996 2461
à la préparation, à l'administration, au contrôle et à l'évaluation des périodes d'affectation;
à la mise sur pied des journées d'information pour les personnes astreintes au service civil et au travail;
à la préparation, à l'organisation et au financement des cours d'introduction;
à la conduite des procédures disciplinaires;
au traitement des demandes de conseil et d'assistance des personnes astreintes au service civil et au travail, ainsi qu'au remboursement des prestations d'assistance;
au prélèvement de contributions auprès des établissements d'affectation et à l'octroi d'une aide financière aux établissements d'affectation;
à la participation de l'organe d'exécution à la procédure de recours;
à la gestion des membres des commissions d'admission et de reconnaissance;
aux écritures comptables concernant les créanciers et les débiteurs;
à la documentation;
à l'établissement de statistiques.
Art. 4 Financement du système ZIVI
La Confédération finance le développement et l'exploitation du système ZIVI, ainsi que le raccordement et le fonctionnement des circuits de transmission des données jusqu'aux organes raccordés directement («on-line») au système ZIVI.
Les organes raccordés directement («on-line») au système ZIVI assument les frais d'acquisition et d'exploitation de leurs appareils et des logiciels nécessaires. La Confédération fixe les conditions auxquelles ces appareils et logiciels doivent satisfaire.
Section 2 Traitement des données
Art. 5 Provenance des données
Les données traitées dans le cadre de l'exécution du service civil proviennent:
des auteurs de demandes d'admission au service civil et des personnes astreintes au service civil et au travail;
des institutions qui demandent leur reconnaissance en qualité d'établissement d'affectation;
des organisateurs de cours d'introduction;
des membres des commissions d'admission et de reconnaissance;
des destinataires de la communication des données au sens des articles7 et 8.
Art. 6 Contenu du système ZIVI
Les données traitées dans le système ZIVI concernent notamment:
les auteurs de demandes d'admission au service civil et les personnes astreintes au service civil et au travail;
les institutions qui demandent leur reconnaissance en qualité d'établissement d'affectation et les établissements d'affectation reconnus;
les organisateurs de cours d'introduction;
les périodes d'affectation et les cours d'introduction;
le contenu des livrets de service;
les procédures disciplinaires et de recours;
les membres des commissions d'admission et de reconnaissance;
les séances des commissions d'admission et de reconnaissance.
Dans le système ZIVI peuvent être traitées des données particulièrement sensibles au sens de l'article3, lettre c, de la loi fédérale du 19 juin 19924 sur la protection des données.
Le système ZIVI contient des données structurées et des données non structurées.
Art. 7 Mesures de sécurité
Compte tenu des données particulièrement sensibles traitées, le système ZIVI doit être protégé au moyen des mesures de sécurité adéquates.
L'organe d'exécution journalise les accès au système ZIVI.
Art. 8 Communication des données
L'organe d'exécution communique, dans le but mentionné, des données aux organes suivants:
aux établissements d'affectation, en vue de l'occupation des personnes astreintes au service civil et au travail;
aux organisateurs de cours d'introduction, en vue de la réalisation des cours d'introduction;
aux chargés d'exécution, en vue de l'accomplissement des tâches qui leurs ont été déléguées, dans la mesure où ils ne sont pas raccordés directement;
aux médecins-conseil, en vue de l'examen de la capacité de travail;
5 au Groupe des affaires sanitaires de l’armée en vue de l’appréciation de l’aptitude au service militaire des personnes qui ont déposé une demande d’admission au service civil;
au Groupe du personnel de l'Etat-major général de l'armée, en vue de la communication du nombre de jours de service militaire non effectués et de la mise à jour du système d'information du personnel de l'armée (PISA);
au Groupe du personnel de l'Etat-major général de l'armée ou à l'Auditeur en chef de l'armée, en vue du traitement des demandes de réincorporation dans l'armée;
à la justice militaire, en vue de la prise en compte dans le cadre d'une procédure pendante pour cause de refus de servir, en vue de la fixation d'une nouvelle peine au sens de l'article 81, 3e alinéa, LSC et en vue du contrôle de l'achèvement de l'astreinte au travail;
aux autorités militaires compétentes, en vue du contrôle des jours d'astreinte au travail effectués, respectivement non effectués, et en vue de la coordination dans le temps des convocations des personnes astreintes au travail qui n'ont pas été exclues de l'armée;
à l'Office fédéral de la police, Section Casier judiciaire, en vue de la radiation de la condamnation pénale militaire pour refus de servir au casier judiciaire central suite à l'admission ultérieure au service civil;
à la justice pénale, en vue du traitement des cas d'espèce en matière d'infraction à la LSC;
à l'Office fédéral de la police, en vue de l'inscription de recherches d'adresse dans le système de recherches RIPOL concernant les personnes astreintes au service civil et au travail dont le domicile est inconnu;
6 au Département fédéral des finances, à La Poste Suisse, aux CFF, et au Conseil des EPF, en vue du traitement des cas de responsabilité civile;
à l'Office fédéral de la statistique, à l'Office fédéral de la protection civile et aux CFF, en vue de l'établissement de statistiques;
aux organes officiels spécialisés suisses et éventuellement aux autres institutions spécialisées, en vue de l'examen des programmes relatifs aux affectations à l'étranger et dans le domaine de l'agriculture;
aux offices cantonaux de l'emploi, en vue de leur prise de position sur les demandes de reconnaissance des établissements d'affectation;
aux autorités cantonales d'exécution des peines compétentes pour l'exécution des peines privatives de liberté prononcées suite au refus de servir, en vue de la libération au sens de l'article 81, 1er et 2e alinéas, LSC;
aux offices de protection civile des communes de domicile, en vue de la coordination dans le temps des convocations concernant les personnes astreintes au travail, en vue de l'incorporation des personnes qui ont été libérées du service civil et de l'astreinte au travail ou exclues du service civil, et en vue de la prise en compte de l'admission ultérieure au service civil;
1998 (RO 1997 2779).
aux administrations cantonales de la taxe d'exemption, en vue de la fixation et du remboursement de la taxe d'exemption;
aux autorités cantonales ou communales compétentes, en vue de l'assistance aux personnes astreintes au service civil et au travail;
aux offices des poursuites et faillites, en vue de la constatation des féries et de l'insaisissabilité des biens;
7 aux personnes astreintes au service civil et aux centres de conseil en matière de service civil pour les soutenir dans leur recherche de possibilités d’affectation.
Art. 9 Communication des données par procédure d'appel
L'Office fédéral de l'assurance militaire est raccordé directement («on-line») au système ZIVI, en vue du traitement des cas d'assurance.
Les chargés d'exécution sont raccordés directement («on-line») au système ZIVI dans la mesure des contrats prévus dans l'ordonnance du 22 mai 19968 sur la délégation de tâches d'exécution du service civil à des tiers.
Peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur Internet les données de base fournies par les établissements d’affectation reconnus qui ont consenti à la publication de leurs données sur ce réseau.9
Art. 10 Communication des données dans des cas particuliers
Dans les cas particuliers et sur demande, l'organe d'exécution ne communique aux autres organes que les données dont ils ont absolument besoin pour accomplir leurs tâches légales.
Art. 11 Durée de conservation et archivage
Sont conservées pendant cinq ans les données qui concernent:
les personnes astreintes au service civil et au travail, dès la fin de l'astreinte au service civil ou de l'astreinte au travail;
les établissements d'affectation, dès l'extinction de la reconnaissance;
les organisateurs de cours d'introduction, dès la fin du dernier cours d'introduction;
les membres des commissions d'admission et de reconnaissance, dès la fin de leur mandat.
A l'échéance de la durée de conservation, l'organe d'exécution transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données, conformément aux dispositions applicables.
Les données transmises aux Archives fédérales sont effacées du système ZIVI.
Section 3 Entrée en vigueur
Art. 12
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 1996.