AS 1999 618

Ordonnance de l'Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent concernant les obligations de diligence des intermédiaires financiers qui lui sont directement soumis

Ordonnance de l’Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d’argent concernant les obligations de diligence des intermédiaires financiers qui lui sont directement soumis

du 25 novembre 1998

L’Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (autorité de contrôle), vu les art. 18, al. 1, let. e et 41 de la loi du 10 octobre 1997 sur le blanchiment d’argent1 (LBA), arrête:

Chapitre 1: Dispositions générales

Art. 1 Objet et champ d’application 1 La présente ordonnance précise les mesures organisationnelles que doivent prendre les intermédiaires financiers ainsi que les modalités d’application des obligations de diligence conformément aux art. 3 à 7 LBA. 2 Elle s’applique à tous les intermédiaires financiers directement soumis à la sur- veillance de l’autorité de contrôle selon l’art. 13, let. b, LBA.

Art. 2 Circulaires Au besoin, les règles énoncées dans la présente ordonnance seront précisées par voie de circulaire.

Art. 3 Opérations à l’étranger Les intermédiaires financiers s’abstiendront de prendre part à des opérations de leurs sociétés mères, de leurs sociétés sœurs ou de leurs filiales à l’étranger, ayant pour but de contourner les dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Chapitre 2: Mesures organisationnelles (art. 8 et 14 LBA)

Art. 4 Organisation interne

1 L’intermédiaire financier crée les fonctions suivantes:

a. délégué à l’information en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (délégué à l’information);

RS 955.033.2 1 RS 955.0

618 1998-0236

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

b. répondant vis-à-vis de l’autorité de contrôle (répondant); c. chargé d’enquêtes pour les contrôles internes (chargé d’enquêtes). 2 Le cumul des fonctions est autorisé, pour autant que l’application des dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent n’en soit pas compromise.

3 Les fonctions de délégué à l’information et de chargé d’enquêtes peuvent être

confiées à une personne ou à un service externe (p. ex. un service spécialisé d’une association ou de la société mère), pour autant que l’application des dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent n’en soit pas compromise. 4 Le délégué à l’information et le chargé d’enquêtes doivent disposer des connais- sances de base en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et connaître les évolutions les plus récentes dans ce domaine. 5 Lorsque certaines particularités de l’intermédiaire financier le justifient, l’autorité de contrôle peut autoriser la mise en place d’une organisation différente.

Art. 5 Tâches du délégué à l’information Le délégué à l’information: a. veille à ce que l’organisation interne de l’intermédiaire financier respecte les dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent; b. élabore et met en application les directives internes de l’intermédiaire financier visant à prévenir le blanchiment d’argent et à lutter contre ce dernier; c. s’occupe de la formation du personnel en contact avec la clientèle de l’intermé- diaire financier, y compris du personnel d’encadrement et des autres personnes travaillant pour le compte de l’intermédiaire financier; d. apporte son aide dans toute question relative à la lutte contre le blanchiment d’argent et, en particulier, collabore à l’éclaircissement des cas douteux.

Art. 6 Directives internes Les directives internes édictées par l’intermédiaire financier selon l’art. 5, let. b, décrivent notamment: a. les modalités de mise en œuvre des obligations de diligence prévues par la LBA et précisées par la présente ordonnance; b. la procédure à suivre par le personnel lorsqu’il a affaire à une transaction ou à un client douteux, en particulier la façon dont le délégué à l’information doit être averti.

Art. 7 Programme de formation

1 Le délégué à l’information établit un programme de formation du personnel en

matière de prévention et de lutte contre le blanchiment d’argent. 2 Le programme porte sur la connaissance des dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, en particulier: a. des obligations de diligence (art. 3 à 8 LBA), de l’obligation de communiquer (art. 9 LBA) et de bloquer les fonds (art. 10, al. 1 et 2, LBA), de l’interdiction d’informer les personnes concernées ou des tiers de la communication faite (art. 10, al. 3, LBA);

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

b. des dispositions d’exécution de la LBA; c. des dispositions déterminantes du code pénal2, en particulier les art. 260ter, d. des directives internes selon l’art. 6.

3 Le programme de formation est remis à l’autorité de contrôle en annexe de la

demande d’autorisation. L’intermédiaire financier joint une version actualisée du programme de formation au rapport annuel (art. 32). Il doit le tenir à la disposition de l’autorité de contrôle en tout temps.

Art. 8 Tâches du répondant vis-à-vis de l’autorité de contrôle Le répondant assure la liaison entre l’intermédiaire financier et l’autorité de con- trôle.

Art. 9 Tâches du chargé d’enquêtes 1 Le chargé d’enquêtes veille, en procédant à des contrôles au sein de l’organisation de l’intermédiaire financier, à ce que les dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, y compris les directives internes de l’intermédiaire financier, soient respectées. Il vérifie notamment si: a. les documents résultant de la mise en œuvre des obligations de diligence sont correctement établis et conservés; b. il ressort des documents cités sous la let. a que les obligations d’identification et de clarification ont été respectées; c. l’obligation de communiquer a été correctement remplie. 2 Le chargé d’enquêtes consigne le résultat de ses contrôles dans un rapport qu’il remet au délégué à l’information.

3 Le délégué à l’information donne au rapport la suite appropriée.

Chapitre 3: Obligations de diligence (art. 3 à 7 LBA) Section 1: Vérification de l’identité du cocontractant (art. 3 LBA)

Art. 10 Documents et informations requis Lors de l’établissement d’une relation d’affaires, l’intermédiaire financier requiert du cocontractant un document attestant son identité et les informations suivantes: a. pour les personnes physiques: le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse, l’état de domicile et la nationalité, b. pour les personnes morales: la raison sociale, l’adresse, le siège, la date de fondation et éventuellement l’inscription au registre du commerce.

2 RS 311.0

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

Art. 11 Personnes physiques, en général 1 Sont considérés comme probants pour l’identification des personnes physiques, un passeport ou une carte d’identité valable. 2 Si le cocontractant ne peut obtenir de son Etat d’origine l’un ou l’autre de ces documents, il fournira une attestation d’identité de l’autorité compétente de son lieu de domicile.

Art. 12 Personnes physiques, relation d’affaires établie par correspondance 1 Lorsqu’une relation d’affaires est établie par correspondance, l’intermédiaire fi- nancier vérifie l’identité du cocontractant en demandant, par échange de correspon- dance ou par tout autre moyen adéquat, la confirmation des informations requises selon l’art. 10 et une copie certifiée conforme de son passeport ou de sa carte d’identité. 2 Si le cocontractant n’est pas domicilié en Suisse, l’intermédiaire financier exige une copie certifiée conforme de son passeport ou de sa carte d’identité munie de l’apostille conformément à ce que prévoit la convention du 5 octobre 1961 suppri- mant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (convention)3. Il exige, en outre, une légalisation officielle ou une attestation de l’authenticité de la signa- ture du cocontractant. Peut être présentée une attestation d’une ambassade ou d’un consulat suisse. 3 Si le cocontractant se présente personnellement à l’intermédiaire financier, celui-ci procède à une nouvelle vérification d’identité.

Art. 13 Personnes morales et sociétés 1 Sont considérés comme probants pour l’identification des personnes morales et des sociétés, un extrait du registre du commerce ou un document équivalent. 2 L’identité des personnes morales non inscrites au registre du commerce est établie sur la base des statuts ou, à défaut, sur la base d’un document équivalent.

3 Sont, en particulier, considérés comme équivalents au sens des al. 1 et 2:

a. l’acte de fondation ou le contrat de fondation; b. une attestation de l’organe de révision; c. une autorisation officielle d’exercer une activité.

4 L’intermédiaire financier requiert:

a. des personnes morales et des sociétés suisses: les documents originaux ou une copie certifiée conforme; b. des personnes morales et des sociétés étrangères: les documents originaux ou une copie certifiée conforme munie de l’apostille prévue par la convention. Peut être présentée une attestation d’une ambassade ou d’un consulat suisse. 5 Les documents requis pour l’établissement de l’identité d’une personne morale ou d’une société doivent attester de l’état social actuel. L’extrait du registre du com-

3 RS 0.172.030.4

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

merce, l’attestation de l’organe de révision et les copies certifiées conformes ne doivent pas dater de plus de six mois.

Art. 14 Opérations de caisse 1 On entend par opération de caisse toute forme de transaction au comptant (p. ex. le change, la vente de chèques de voyage, l’encaissement de chèques) ou portant sur des titres au porteur ou des métaux précieux, qui n’entraîne pas de relation d’affaires suivie. 2 L’intermédiaire qui effectue une opération de caisse vérifie l’identité du cocon- tractant lorsqu’une ou plusieurs transactions paraissant liées entre elles excèdent

15 000 francs; pour les opérations de change ce seuil est fixé à 5000 francs.

3 Lorsqu’il y a des indices de blanchiment d’argent au sens de l’art. 3, al. 4, LBA, l’identité du cocontractant doit être vérifiée même si le montant des transactions n’atteint pas les seuils fixés à l’al. 2.

Art. 15 Exceptions à la vérification de l’identité du cocontractant 1 L’intermédiaire financier peut renoncer à vérifier l’identité d’une personne morale connue. Une personne morale est réputée connue lorsqu’elle est cotée en bourse. Cette règle n’est pas applicable aux sociétés de domicile (art. 18). Lorsque l’intermédiaire financier renonce à vérifier l’identité d’une personne morale, il en indique le motif dans le dossier. 2 L’identité d’un cocontractant ne doit pas être vérifiée lorsque cette vérification a déjà été effectuée dans le cadre du groupe auquel appartient l’intermédiaire finan- cier. Toute entité du groupe concernée par cette vérification doit conserver une copie des documents ayant servi à la vérification initiale.

Art. 16 Délégation de l’obligation de vérifier l’identité 1 Lorsque plusieurs intermédiaires financiers fournissent des prestations au même cocontractant, la vérification de l’identité de ce dernier peut être déléguée à l’un d’entre eux, pour autant qu’il s’agisse de la même opération.

2 Chacun des intermédiaires financiers concernés reçoit une copie des documents

ayant servi à la vérification, avec la mention de l’identité de l’intermédiaire financier délégué et l’attestation de celui-ci que les copies sont conformes aux pièces ayant servi à la vérification.

Section 2: Identification de l’ayant droit économique (art. 4 LBA)

Art. 17 Indices 1 Lorsque l’intermédiaire financier doute que le cocontractant soit l’ayant droit économique, il doit procéder à l’identification de ce dernier notamment si: a. une procuration est établie au nom d’une personne qui n’a pas de liens suffi- samment étroits avec le cocontractant;

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

b. la situation financière du cocontractant est connue de l’intermédiaire financier et que les valeurs patrimoniales remises sont, de façon reconnaissable, hors de proportion avec sa situation financière; c. dans le cadre de ses relations avec le cocontractant, l’intermédiaire financier est amené à faire d’autres constatations insolites. 2 Lors d’opérations de caisse au sens de l’art. 14 portant sur un montant supérieur à 15 000 francs, ou 5000 francs pour les opérations de change, l’intermédiaire finan- cier doit toujours exiger une déclaration écrite du cocontractant indiquant qui est l’ayant droit économique.

Art. 18 Sociétés de domicile 1 Par sociétés de domicile, on entend, sous réserve de l’al. 2, les sociétés, les établis- sements, les fondations (y compris les fondations de famille), les trusts ou organisa- tions fiduciaires qui n’exercent pas dans l’Etat de leur siège une activité de com- merce ou de fabrication, ou une autre activité exploitée en la forme commerciale. Sont également réputées sociétés de domicile celles qui ne disposent pas de leurs propres locaux, qui n’emploient pas de personnel en propre, ou qui, si elles ont du personnel en propre, l’affectent uniquement à des tâches administratives. 2 Ne sont pas considérées comme des sociétés de domicile, les personnes morales et les sociétés dont le siège est en Suisse et qui ont pour but la sauvegarde des intérêts de leurs membres par une action commune ou qui se consacrent essentiellement à des buts politiques, religieux, scientifiques, artistiques, de bienfaisance, de récréa- tion ou des buts analogues, pour autant qu’elles se consacrent effectivement à leurs buts statutaires. 3 L’intermédiaire financier doit toujours procéder à l’identification de l’ayant droit économique d’une société de domicile. L’ayant droit économique d’une société de domicile peut être soit une personne physique, soit une personne morale qui exerce une activité commerciale ou de fabrication ou une autre activité exploitée en la forme commerciale. Une société de domicile ne peut avoir qualité d’ayant droit économique.

Art. 19 Informations requises La déclaration écrite du cocontractant concernant l’ayant droit économique doit indiquer: a. pour les personnes physiques: le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse, l’état de domicile et la nationalité, b. pour les personnes morales: la raison sociale, l’adresse, le siège, la date de fondation et éventuellement l’inscription au registre du commerce.

Art. 20 Groupements de personnes ou d’entités patrimoniales

1 Lorsqu’il n’existe pas d’ayant droit économique déterminé dans un groupements

de personnes ou d’entités patrimoniales (p. ex. les discretionary trusts), le cocon- tractant doit produire une déclaration attestant cet état de fait. Cette déclaration doit en outre mentionner le fondateur effectif (et non pas le fondateur fiduciaire) ainsi que, si elles peuvent être déterminées, les personnes habilitées à donner des instruc-

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

tions au cocontractant ou à ses organes et le cercle des personnes pouvant entrer en ligne de compte comme bénéficiaires (par catégories, p. ex. «membres de la famille du fondateur»). Doivent également figurer dans la déclaration les curateurs et les protecteurs. 2 Dans le cas des constructions révocables (p. ex. les revocable trusts), le fondateur effectif est assimilé à l’ayant droit économique.

Art. 21 Echec de l’identification de l’ayant droit économique Lorsque des doutes sérieux persistent quant à l’exactitude de la déclaration du co- contractant et qu’ils ne peuvent être levés par d’autres éclaircissements, l’inter- médiaire financier refuse d’entrer en relation d’affaires ou s’abstient d’exécuter l’opération.

Section 3: Renouvellement de la vérification de l’identité du cocontractant ou de l’identification de l’ayant droit économique (art. 5 LBA), rupture de la relation d’affaires

Art. 22 Indices 1 Lorsque, au cours de la relation d’affaires, des doutes surviennent quant à l’identité du cocontractant ou de l’ayant droit économique, l’intermédiaire financier procède immédiatement au renouvellement de la vérification de l’identité du cocontractant ou de l’identification de l’ayant droit économique selon les art. 10 à 21. Il procède à ce renouvellement notamment lorsque: a. survient un doute quant à l’exactitude des indications données sur l’identité du cocontractant; b. survient un doute quant au fait que le cocontractant est l’ayant droit économi- que; c. survient un doute quant à la conformité de la déclaration remise par le cocon- tractant au sujet de l’ayant droit économique; d. des indices donnent à penser que des informations collectées par l’intermé- diaire financier ont subi des modifications. 2 Si le cocontractant refuse de renouveler son identification ou celle de l’ayant droit économique sans motif valable, l’intermédiaire financier doit rompre la relation d’affaires, sous réserve de l’art. 25.

Art. 23 Doute sur l’exactitude des indications données L’intermédiaire financier doit rompre la relation d’affaires lorsqu’un doute donne à penser qu’il a été trompé, si: a. des indications sciemment erronées lui ont été données lors de la vérification de l’identité du cocontractant ou à propos de l’ayant droit économique, ou b. des doutes subsistent au sujet des indications fournies par le cocontractant après que la procédure visée à l’art. 22 a été effectuée.

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

Art. 24 Rupture de la relation d’affaires, restitution Lorsque l’intermédiaire financier rompt la relation d’affaires pour l’un des motifs énoncés aux art. 22 et 23, il doit restituer les valeurs patrimoniales sous une forme qui permette aux autorités d’en suivre la trace.

Art. 25 Rupture de la relation d’affaires exclue La relation d’affaires avec le cocontractant ne peut plus être rompue lorsque les conditions de l’obligation de communiquer citées à l’art. 9 LBA sont remplies.

Section 4: Obligation particulière de clarification (art. 6 LBA)

Art. 26 Indices 1 L’intermédiaire financier doit clarifier l’arrière-plan économique et le but d’une transaction ou d’une relation d’affaires qui paraissent inhabituelles, notamment lorsque: a. de l’argent au comptant, des titres au porteur ou des métaux précieux d’une contre-valeur excédant 100 000 francs sont déposés ou retirés par une ou plu- sieurs transactions paraissant liées entre elles; b. de l’argent au comptant, des titres au porteur ou des métaux précieux d’une contre-valeur anormalement élevée eu égard à l’activité et à la situation finan- cière connues du cocontractant sont déposés ou retirés par une ou plusieurs transactions paraissant liées entre elles; c. de l’argent lui est adressé et qu’il a des raisons de penser que cet argent ne vient pas de son cocontractant, à moins que ce transfert ait été fait par une ban- que suisse ou par une banque soumise à une surveillance équivalente au sens de l’art. 2, al. 4, let. d, LBA. 2 L’intermédiaire financier peut renoncer à la clarification lorsque la légalité d’une transaction ou d’une relation d’affaire est manifeste.

Art. 27 Informations requises 1 S’il y a lieu de procéder à une clarification particulière, l’intermédiaire financier doit en principe requérir les informations suivantes: a. le but et le genre de la transaction; b. la provenance des valeurs patrimoniales déposées; c. l’activité professionnelle ou commerciale du cocontractant et de l’ayant droit économique; d. la situation financière du cocontractant et de l’ayant droit économique. 2 L’intermédiaire financier apprécie l’opportunité de supprimer l’un des critères mentionnés à l’al. 1 ou d’en rajouter. Il peut recueillir les informations nécessaires auprès du cocontractant ou d’une autre manière, par exemple auprès de tiers.

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

3 L’intermédiaire financier doit vérifier la plausibilité des explications obtenues du cocontractant. Dans tous les cas, l’intermédiaire financier doit consigner le résultat de ses recherches par écrit.

4 Les autres obligations de diligence demeurent réservées.

Section 5: Obligation d’établir et de conserver des documents (art. 7 LBA)

Art. 28 Principe 1 L’intermédiaire financier établit les documents et les pièces justificatives concer- nant ses relations avec les cocontractants et les transactions effectuées ainsi que les clarifications requises en vertu de la LBA de manière à ce qu’un tiers expert – en particulier l’autorité de contrôle ou un tiers désigné par celle-ci en vertu de l’art. 18, al. 2, LBA – puisse en tout temps se faire une idée objective sur les transactions et les relations d’affaires ainsi que sur le respect des obligations fixées dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, contrôler l’identité du cocontractant et iden- tifier l’ayant droit économique. 2 Les documents et les pièces justificatives doivent être établis de façon à ce que l’intermédiaire financier soit à même de donner suite à une demande d’information ou de saisie des autorités de poursuite pénale dans le délai imparti. Les documents et les pièces justificatives doivent permettre de reconstituer les transactions indivi- duelles.

Art. 29 Conservation des documents 1 Aux fins de permettre le contrôle des opérations de vérification de l’identité du cocontractant et de l’identification de l’ayant droit économique, l’intermédiaire financier doit conserver: a. une copie des documents ayant servi à la vérification de l’identité du cocon- tractant; b. la déclaration écrite remise par le cocontractant selon l’art. 4 LBA et les art. 19 et 20 de la présente ordonnance; c. le compte-rendu écrit qu’il a établi en vertu de l’art. 27, al. 3; d. les documents relatifs aux transactions effectuées. 2 Les documents doivent être conservés dans un endroit sûr et accessible immédia- tement.

Chapitre 4: Obligation de communiquer (art. 9 LBA)

Art. 30 Mode de communication La communication au sens de l’art. 9 LBA doit être faite par écrit, par télécopie ou, à défaut, par courrier A. L’intermédiaire financier peut utiliser le formulaire ad hoc

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

établi par le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent (bureau de communication).

Art. 31 Responsable de la communication L’intermédiaire financier transmet au bureau de communication les coordonnées du responsable de chaque communication.

Chapitre 5: Rapport annuel

Art. 32 1 L’intermédiaire financier établit à l’intention de l’autorité de contrôle un rapport annuel qui expose les mesures prises pour la mise en application des dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Le rapport doit décrire: a. l’activité du délégué à l’information et du chargé d’enquêtes; b. les procédures suivies dans les cas douteux, ainsi que le résultat atteint; c. les communications faites selon l’art. 9 LBA; d. tout élément (investigation, sanction d’une autorité de surveillance ou de pour- suite) déterminant pour la mise en application de la LBA ou ayant trait aux conditions d’octroi d’une autorisation au sens de l’art. 14 LBA.

2 Le premier rapport est remis un an après l’octroi de l’autorisation.

Chapitre 6: Entrée en vigueur

Art. 33 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 1999.

25 novembre 1998 Pour l’autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d’argent: Le directeur de l’Administration fédérale des finances, Gygi

Autorité de contrôle sur les obligations de diligence des intermédiaires financiers RO 1999

Cette page est vierge pour permettre d'assurer une concordance dans la pagination des trois éditions du RO.