AS 2021 396
Ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères
RO 2021 www.droitfederal.admin.ch La version électronique signée fait foi
Ordonnance sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères
du 18 juin 2021
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères 1, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration2, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
Art. 2 Responsabilité La DC est responsable des systèmes d’information.
Section 2 EDAssist+
Art. 3 But Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour: a. traiter les demandes soumises par la population; b. traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du 26 sep- tembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)3;
RS 852.12
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c. assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr; d. traiter les avis de recherche de personnes portées disparues; e. prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe; f. traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37 LSEtr; g. gérer les dossiers; h. établir des statistiques.
Art. 4 Structure Le système EDAssist+ se compose de quatre modules: a. la hotline; b. la helpline; c. la protection consulaire; d. l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.
Art. 5 Contenu du module hotline Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes: a. les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui sont portées disparues; b. les personnes ayant déposé un avis de recherche.
Art. 6 Contenu du module helpline Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.
Art. 7 Contenu du module protection consulaire Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.
Art. 8 Contenu du module aide sociale Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la me- sure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale: a. le requérant; b. le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant; c. le concubin du requérant;
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d. les enfants des personnes visées aux let. a à c; e. les parents du requérant; f. les personnes vivant dans le même ménage que le requérant; g. les personnes de référence du requérant.
Art. 9 Type et origine des données traitées
1 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.
2 Les données sont saisies par:
a. la DC; b. les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger; c. le centre de gestion des crises du DFAE (KMZ), dans le module hotline. 3 Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’an- nexe 2.
Art. 10 Droits de traitement 1 La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAs- sist+ dans la limite de leurs droits d’accès. 2 Pour accomplir ses tâches, le KMZ peut traiter toutes les données des modules ho- tline, helpline et protection consulaire dans la limite de ses droits d’accès. 3 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accom- plissement de ses tâches.
4 Les droits de traitement s’exercent en ligne.
Art. 11 Communication de données Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection con- sulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC, les représentations et le KMZ peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant si cela est dans l’intérêt de ces personnes.
Art. 12 Documents Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires trai- tées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.
Art. 13 Destruction des données 1 Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traite- ment, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.
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2 Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation. 3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 3 Travel Admin
Art. 14 But Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.
Art. 15 Structure Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site web et d’une application pour les appareils mobiles.
Art. 16 Contenu Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Départe- ment fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se sont enregistrées dans le système.
Art. 17 Type et origine des données traitées
1 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.
2 Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.
Art. 18 Droits de traitement 1 La DC, les représentations et le KMZ peuvent traiter toutes les données du système Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès. 2 Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données person- nelles. 3 L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accom- plissement de ses tâches.
4 Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.
Art. 19 Communication de données
1 Les représentations, la DC et le KMZ peuvent communiquer à des services de se-
cours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe si cela est dans l’intérêt de ces personnes.
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2 Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatique- ment à EDAssist+ au moyen d’une interface.
Art. 20 Destruction des données 1 Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après l’ex- piration de la durée indiquée du voyage.
2 Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.
3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 4 Exploitation et droits d’accès
Art. 21 Exploitation technique et administration du système
1 L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des sys-
tèmes d’information. 2 Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent les systèmes d’information, les bases de données et les applications. 3 Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs.
Art. 22 Attribution des droits d’accès 1 Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux utili- sateurs. 2 Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour bénéficier de leurs droits d’accès.
Section 5 Sécurité des données
Art. 23 Devoirs de diligence 1 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur. 2 Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux- mêmes.
Art. 24 Règlement relatif au traitement des données La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traitement des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.
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Art. 25 Journalisation 1 Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
2 Les fichiers journaux sont conservés pendant un an.
Section 6 Dispositions finales
Art. 26 Abrogation d’autres actes Sont abrogées:
1. l’ordonnance SAS-DFAE du 5 novembre 20144,
2. l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur le système d’information EDAssist+ 5.
Art. 27 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2021.
18 juin 2021 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Guy Parmelin Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
4 RO 2014 3895; 2021 132 5 RO 2012 337; 2016 2933; 2021 132
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Annexe 1 (art. 9, al. 1)
Données personnelles traitées dans EDAssist+
1. Hotline
1.1 Données concernant les personnes portées disparues
1.1.1 Nom(s)
1.1.2 Prénom(s)
1.1.3 Numéro AVS
1.1.4 État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé
1.1.5 Langue
1.1.6 Sexe
1.1.7 Date de naissance
1.1.8 Nationalité(s)
1.1.9 Lieu(x) d’origine
1.1.10 Assurance(s)
1.1.11 Adresse(s)
1.1.12 Numéro(s) de téléphone
1.1.13 Adresse(s) électronique(s)
1.1.14 Adresse du dernier lieu de résidence
1.1.15 Événement
1.2 Données sur les personnes ayant déposé un avis de recherche
1.2.1 Nom(s)
1.2.2 Prénom(s)
1.2.3 Langue
1.2.4 Sexe
1.2.5 Lien avec la personne portée disparue
1.2.6 Date de naissance
1.2.7 Nationalité(s)
1.2.8 Lieu(x) d’origine
1.2.9 Assurances
1.2.10 Adresse(s)
1.2.11 Numéro(s) de téléphone
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1.2.12 Adresse(s) électronique(s)
1.2.13 Date du dernier contact
2. Helpline
2.1 Nom(s)
2.2 Prénom(s)
2.3 Langue
2.4 Sexe
2.5 Adresse(s)
2.6 Numéro(s) de téléphone
2.7 Adresse(s) électronique(s)
2.8 Demande
3. Protection consulaire
3.1 Nom(s)
3.2 Prénom(s)
3.3 Langue
3.4 Sexe
3.5 Date de naissance
3.6 Nationalité(s)
3.7 Lieu(x) d’origine
3.8 État civil
3.9 Numéro AVS
3.10 État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé
3.11 Date du décès
3.12 Informations sur le dossier: titre, numéro de référence, événement, type
de dossier, pays, compétence (représentation et responsable du dossier)
3.13 Adresse(s)
3.14 Numéro(s) de téléphone
3.15 Numéro(s) de fax
3.16 Adresse(s) électronique(s)
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4. Aide sociale
Enfants du conjoint ou du partenaire
Personnes de référence du requérant Conjoint ou partenaire enregistré Personnes vivant dans le même
Enfants du requérant du requérant enregistré Parents du requérant Concubin du requérant Enfants du concubin Requérant ménage que le requérant
Nom(s) x x x x x x x x x Prénom(s) x x x x x x x x x Sexe x Date de naissance x x x x x x x Lieu de naissance x x x x x x x Lieu d’origine x x x x x Canton d’origine x x x x x Nationalité(s) et mode d’acquisition x x x x x x x État civil x x x x x x Langue de correspondance x x Langue maternelle x x Profession x x x Formation x x x Adresse(s) x x x x x x x x x
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Enfants du conjoint ou du partenaire
Personnes de référence du requérant Conjoint ou partenaire enregistré Personnes vivant dans le même
Enfants du requérant du requérant enregistré Parents du requérant Concubin du requérant Enfants du concubin Requérant ménage que le requérant
Domicile x x x x x x x x Numéro de téléphone et de fax x x x x x x x x x Adresse(s) électronique(s) x x x x x x x x x Lieu de séjour x x x x x x Durée du séjour x x x x x Données portant sur les prestations d’aide sociale x x x x x x Expertise médicale x x x x x Traitements médicaux x x x x x Bénéficiaire d’une rente AI x x x x x Affiliation à une assurance x x x x x Données sur la capacité de gain x x x x x Données sur le logement x x x x x Revenu x x x x x x x Patrimoine x x x x x x x Dettes x x x x x x x Lien avec les personnes de référence x
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Annexe 2 (art. 9, al. 3)
Données enregistrées sur les interfaces Système d’information Données personnelles
E-VERA a. Nom(s) b. Prénom(s) c. Adresse et moyens de communication: coordonnées d. Date de naissance e. Sexe f. Langue(s) g. Lieu(x) d’origine h. Nationalité(s) i. Numéro d’assuré j. Numéro de personne
Travel Admin a. Nom(s) b. Prénom(s) c. Date de naissance d. Coordonnées e. Numéro(s) de téléphone f. Nationalité(s)
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Annexe 3 (art. 17, al. 1)
Données personnelles traitées dans Travel Admin
1. Nom
2. Prénom
3. Date de naissance
4. Lieu et pays de résidence
5. Numéros de téléphone
6. Adresse(s) électronique(s)
7. Sexe
8. Titre
9. Nationalité(s)
10. Coordonnées des personnes voyageant avec la personne enregistrée: titre,
nom, prénom, date de naissance, nationalités, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone 11. Adresse en cas d’urgence: titre, nom, prénom, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone 12. Informations sur l’itinéraire et la destination: longitude et latitude, ville, adresse, code du pays, code régional
13. Informations supplémentaires sur la destination
14. Informations sur la durée des voyages ou des séjours
15. Champs réservés à la gestion (non visibles pour les voyageurs): état du
voyage, dernier contact, indications sur les secours (aéroport, numéro de vol, numéro de bus, etc.)