AS 2021 396
Verordnung vom 18. Juni 2021 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten
AS 2021 www.bundesrecht.admin.ch Massgebend ist die signierte elektronische Fassung
Verordnung über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten
vom 18. Juni 2021
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972, verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Informationssysteme E- DAssist+ und Travel Admin der Konsularischen Direktion (KD) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Verantwortung Die KD trägt die Verantwortung für die Informationssysteme.
2. Abschnitt: EDAssist+
Art. 3 Zweck Das EDAssist+ dient zur: a. Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung;
SR 852.12
2021-2197 AS 2021 396
Konsularische Informationssysteme des EDA. V AS 2021 396
b. Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 39–49 des Aus- landschweizergesetzes vom 26. September 20143 (ASG); c. Bearbeitung weiterer konsularischer Dienstleistungen nach den Artikeln 50– 52 ASG; d. Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen; e. Einleitung von Massnahmen im Krisen- und Katastrophenfall; f. Bearbeitung von Gesuchen um Sozialhilfeleistungen nach den Artikeln 22– 37 ASG; g. Verwaltung der Fallakten; h. Erstellung von Statistiken.
Art. 4 Struktur Das EDAssist+ besteht aus vier Modulen: a. Hotline; b. Helpline; c. Konsularschutz; d. Sozialhilfe für Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer.
Art. 5 Inhalt des Moduls Hotline Das Modul Hotline enthält Daten über folgende Personen: a. vermisste Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten; b. Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben.
Art. 6 Inhalt des Moduls Helpline Das Modul Helpline enthält Daten über Personen, die mit einem Anliegen an das EDA gelangen.
Art. 7 Inhalt des Moduls Konsularschutz Das Modul Konsularschutz enthält Daten über Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und
2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten
im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.
3 SR 195.1
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Art. 8 Inhalt des Moduls Sozialhilfe Das Modul Sozialhilfe enthält Daten über folgende Personen, soweit die Daten für die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleistungen erforderlich sind: a. gesuchstellende Personen; b. Ehegattin oder Ehegatte, eingetragene Partnerin oder eingetragener Partner der gesuchstellenden Person; c. Konkubinatspartnerin oder -partner der gesuchstellenden Person; d. Kinder von Personen nach den Buchstaben a–c; e. Eltern der gesuchstellenden Person; f. Personen, die im selben Haushalt leben wie die gesuchstellende Person; g. Bezugspersonen der gesuchstellenden Person.
Art. 9 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten
1 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
2 Die Daten werden erfasst von:
a. der KD; b. den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland; c. dem Krisenmanagementzentrum des EDA (KMZ) im Modul Hotline. 3 Daten, die Personen betreffen, die in den Informationssystemen E-VERA oder Tra- vel Admin eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren über eine Schnittstelle aus diesen Systemen übernommen. Welche Daten übernommen werden können, ist in Anhang 2 aufgeführt.
Art. 10 Bearbeitungsrechte
1 Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten im EDAssist+ im Rahmen
ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten. 2 Das KMZ hat zur Erfüllung seiner Aufgaben das Recht, alle Daten der Module Hot- line, Helpline und Konsularschutz im Rahmen seiner Zugriffsrechte zu bearbeiten. 3 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
4 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 11 Bekanntgabe von Daten Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von Personen, die in den Mo- dulen Hotline, Helpline und Konsularschutz erfasst und von einer Krise oder Kata- strophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Be- hörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
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Art. 12 Dokumente Im EDAssist+ können alle Dokumente zu im Informationssystem erfassten Personen und zu elektronischen Geschäften gespeichert werden.
Art. 13 Vernichtung von Datensätzen 1 Die Daten des Moduls Sozialhilfe werden zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung, spätestens aber 30 Jahre nach der Eröffnung des Dossiers vernichtet.
2 Die Daten der Module Hotline, Helpline und Konsularschutz mit dem Status deak-
tiviert, erledigt oder archiviert werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.
3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun-
des.
3. Abschnitt: Travel Admin
Art. 14 Zweck Das Travel Admin dient dem EDA zur Lokalisierung und Kontaktierung von im oder ins Ausland reisenden Personen in Not-, Krisen- oder Katastrophensituationen.
Art. 15 Struktur Das Travel Admin besteht aus einer Datenbank, einem Online-Zugang über die Web- site und einer Applikation für mobile Endgeräte.
Art. 16 Inhalt Das Travel Admin enthält Daten von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eid- genössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im oder ins Ausland reisen und sich registriert haben.
Art. 17 Bearbeitete Daten und Herkunft der Daten
1 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.
2 Die Daten werden von den Reisenden und den Vertretungen erfasst.
Art. 18 Bearbeitungsrechte
1 Die KD, die Vertretungen und das KMZ haben das Recht, alle Daten im Travel Ad-
min im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten. 2 Die Reisenden verfügen für ihre eigenen Daten über sämtliche Bearbeitungsrechte.
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3 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
4 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 19 Bekanntgabe von Daten
1 Die KD, die Vertretungen und das KMZ können Daten von erfassten Personen, die
von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Ver- tretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffe- nen ist. 2 Die Daten nach Anhang 2 werden bei Bedarf über eine Schnittstelle in einem auto- matisierten Verfahren an das EDAssist+ übermittelt.
Art. 20 Vernichtung von Datensätzen
1 Die Daten zu Reisen werden 90 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer ver-
nichtet.
2 Die übrigen Daten werden 2 Jahre nach dem letzten Login vernichtet.
3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun-
des.
4. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 21 Technischer Betrieb und Systemverwaltung 1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Informati- onssysteme verantwortlich. 2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für In- formatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört der KD
an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 22 Erteilung der Zugriffsberechtigungen 1 Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die in- dividuellen Zugriffsrechte. 2 Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen wei- terhin bestehen.
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5. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 23 Sorgfaltspflichten
1 Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenom- men sind die Daten im Travel Admin, welche die Reisenden selbst bearbeiten können.
Art. 24 Bearbeitungsreglement Die KD erlässt für beide Informationssysteme ein Bearbeitungsreglement. Dieses ent- hält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Da- tensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 25 Protokollierung
1 Die Zugriffe auf die Informationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend
protokolliert.
2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.
6. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 26 Aufhebung anderer Erlasse Die folgenden Erlasse werden aufgehoben:
1. SAS-EDA-Verordnung vom 5. November 20144;
2. Verordnung vom 9. Dezember 20115 über das Informationssystem EDAs-
sist+.
Art. 27 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. August 2021 in Kraft.
18. Juni 2021 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Guy Parmelin Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr
4 AS 2014 3895; 2021 132 5 AS 2012 337; 2016 2933; 2021 132
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Anhang 1 (Art. 9 Abs. 1)
Im EDAssist+ bearbeitete Personendaten
1. Hotline
1.1 Daten über vermisste Personen
1.1.1 Namen
1.1.2 Vornamen
1.1.3 Sozialversicherungsnummer
1.1.4 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf
1.1.5 Sprache
1.1.6 Geschlecht
1.1.7 Geburtsdatum
1.1.8 Nationalitäten
1.1.9 Heimatorte
1.1.10 Versicherungen
1.1.11 Adressen
1.1.12 Telefonnummern
1.1.13 E-Mail
1.1.14 Angaben zum letzten Aufenthaltsort
1.1.15 Ereignis
1.2 Daten über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben
1.2.1 Namen
1.2.2 Vornamen
1.2.3 Sprache
1.2.4 Geschlecht
1.2.5 Beziehung zur vermissten Person
1.2.6 Geburtsdatum
1.2.7 Nationalitäten
1.2.8 Heimatorte
1.2.9 Versicherungen
1.2.10 Adressen
1.2.11 Telefonnummern
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1.2.12 E-Mail
1.2.13 Datum des letzten Kontakts
2. Helpline
2.1 Namen
2.2 Vornamen
2.3 Sprache
2.4 Geschlecht
2.5 Adressen
2.6 Telefonnummern
2.7 E-Mail
2.8 Anliegen
3. Konsularschutz
3.1 Namen
3.2 Vornamen
3.3 Sprache
3.4 Geschlecht
3.5 Geburtsdatum
3.6 Nationalitäten
3.7 Heimatorte
3.8 Zivilstand
3.9 Sozialversicherungsnummer
3.10 Zustand: unbekannt, tot, verletzt, krank, wohlauf
3.11 Todesdatum
3.12 Angaben zum Dossier: Titel, Referenznummer, Ereignis, Dossiertyp,
Land, Zuständigkeit (Vertretung und Sachbearbeiter/in)
3.13 Adressen
3.14 Telefonnummern
3.15 Faxnummern
3.16 E-Mail
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4. Sozialhilfe
Kinder der Ehegattin / des Ehegatten
Kinder der gesuchstellenden Person Kinder der Konkubinatspartnerin /
Personen im selben Haushalt Ehegattin/Ehegatte, oder der eingetragenen Partnerin /
Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Bezugspersonen Eltern
Namen x x x x x x x x x Vornamen x x x x x x x x x Geschlecht x Geburtsdatum x x x x x x x Geburtsort x x x x x x x Heimatort x x x x x Heimatkanton x x x x x Staatsangehörigkeiten und Art des Erwerbs x x x x x x x Zivilstand x x x x x x Korrespondenzsprache x x Muttersprache x x Beruf x x x Ausbildung x x x Adressen x x x x x x x x x
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Kinder der Ehegattin / des Ehegatten
Kinder der gesuchstellenden Person Kinder der Konkubinatspartnerin /
Personen im selben Haushalt Ehegattin/Ehegatte, oder der eingetragenen Partnerin /
Gesuchstellende Person Konkubinatspartner/in des Konkubinatspartners eingetragene/r Partner/in des eingetragenen Partners Bezugspersonen Eltern
Wohnsitz x x x x x x x x Telefon-/Faxnummer x x x x x x x x x E-Mail x x x x x x x x x Aufenthaltsort x x x x x x Aufenthaltsdauer x x x x x Daten über Sozialhilfeleistungen x x x x x x Medizinisches Gutachten x x x x x Medizinische Behandlungen x x x x x IV-Bezüger/in x x x x x Versicherung x x x x x Daten zur Erwerbsfähigkeit x x x x x Daten zur Wohnung x x x x x Einkommen x x x x x x x Vermögen x x x x x x x Schulden x x x x x x x Art der Beziehung zu den Bezugspersonen x
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Anhang 2 (Art. 9 Abs. 3)
Datenkatalog Schnittstellen Informationssystem Personendaten
E-VERA a. Namen b. Vornamen c. Adressdaten und Kommunikationsmittel: Kontaktangaben d. Geburtsdatum e. Geschlecht f. Sprachen g. Heimatorte h. Staatsangehörigkeiten i. Versichertennummer j. Personennummer
Travel Admin a. Namen b. Vornamen c. Geburtsdatum d. Kontaktangaben e. Telefonnummern f. Staatsangehörigkeiten
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Anhang 3 (Art. 17 Abs. 1)
Im Travel Admin bearbeitete Personendaten
1. Name
2. Vorname
3. Geburtsdatum
4. Wohnort und Land
5. Telefonnummern
6. E-Mail
7. Geschlecht
8. Anrede
9. Nationalitäten
10. Angaben zu Mitreisenden: Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationa-
litäten, Wohnort, Land, E-Mail, Telefonnummern
11. Notfalladresse: Anrede, Name, Vorname, Wohnort, Land, E-Mail, Telefon-
nummern
12. Angaben zu Reiseroute/-ort: Längen-/Breitengrad, Stadt, Adresse, Länder-
code, Regionalcode
13. Zusatzinformation zum Reiseort
14. Angaben zur Dauer der Reisen / der Aufenthalte
15. Managementfelder (nicht sichtbar für Reisende): Reisestatus, letzte Kontakt-
nahme, Angaben zur Rettung (Flughafen, Flugnummer, Busnummer usw.)