Richtlinien über die Gesuchstellung, die Budgetierung und die Abrechnung von eidgenössischen Berufs- und höheren Fachprüfungen nach Artikel 56 BBG und Artikel 65 BBV
Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung WBF Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation SBFI Direktion
RICHTLINIEN (Entwurf) über die Gesuchstellung, die Budgetierung und die Abrechnung von eidgenössischen Berufs- und höheren Fachprüfungen nach Artikel 56 BBG und Artikel 65 BBV
Geplantes Inkrafttreten: 01.01.2013
Abkürzungsverzeichnis
Bundesgesetz über die Berufsbildung (Berufsbildungsgesetz, BBG) vom 13.12.2002, BBG SR 412.10
BBV Verordnung über die Berufsbildung (Berufsbildungsverordnung, BBV) vom 19.11.2003, SR 412.101
SBFI Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation
BP Eidgenössische Berufsprüfung
HFP Eidgenössische höhere Fachprüfung
HF Höhere Fachschulen
SuG Bundesgesetz über Finanzhilfen und Abgeltungen (Subventionsgesetz) vom 5.10.1990, SR 616.1
Herausgeber Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation SBFI Direktion Effingerstrasse 27, 3003 Bern
Bezugsquelle
Richtlinien «Bundesbeiträge an die Durchführung von eidgenössischen BP und HFP» 3/12
1 Ausgangslage und Zielsetzung
Die Berufsbildung ist gemäss Bundesgesetz über die Berufsbildung vom 13. Dezember 2002 (BBG, SR 412.10) eine gemeinsame Aufgabe von Bund, Kantonen und Organisationen der Arbeitswelt. Sie beruht auf dem Prinzip der Verbundpartnerschaft. Die Massnahmen des Bundes zielen darauf ab, die Initiative der Kan- tone und Organisationen der Arbeitswelt im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten zu fördern. Das BBG und die Verordnung über die Berufsbildung vom 19. November 2003 (BBV, SR 412.101) bilden die rechtliche Grundlage.
Der Artikel 56 BBG ermöglicht direkte Bundesbeiträge an die eidgenössischen Prüfungen. Mit der vom Bun- desrat beschlossenen Verordnungsänderung werden die Subventionen für die Durchführung von eidgenössi- schen Berufs- und höheren Fachprüfungen per 2013 von 25 Prozent auf höchstens 60 Prozent und in Aus- nahmefällen auf bis zu 80 Prozent erhöht. Diese Massnahme hat zum Hauptziel, die Absolventinnen und Absolventen finanziell zu entlasten. Im weiteren soll damit die Qualität der Prüfungen gefördert werden.
Die vorliegenden Richtlinien stützen sich auf Artikel 66 Absatz 1 BBV. Sie regeln die Beitragszahlungen an die Prüfungsträger und bezwecken eine einfache, transparente und pragmatische Beitragsgewährung. Die Prü- fungsträger reichen von sämtlichen durchgeführten Prüfungen eine Prüfungsabrechnung mittels vorgegebe- nem Raster ein.
Die Pflicht der Prüfungsträger, die Prüfungsabrechnungen dem SBFI einzureichen, leitet sich von Artikel 39 Absatz 4 BBV ab. Der Absatz schreibt vor, dass Einkünfte aus Entgelten für eidgenössische Prüfungen die Vollkosten der Trägerschaft im sechsjährigen Durchschnitt nicht übersteigen dürfen. Damit wird sichergestellt, dass mit den eidgenössischen Prüfungen nur bildungspolitische Ziele und nicht Erwerbszwecke verfolgt wer- den.
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2 Rechtliche Grundlagen
2.1 Berufsbildungsgesetz
Art. 56 BBG Beiträge für eidgenössische Berufsprüfungen und eidgenössische höhere Fachprüfungen; Bildungsgänge höherer Fachschulen
Der Bund kann die Durchführung von eidgenössischen Berufsprüfungen und eidgenössischen höheren Fach- prüfungen sowie Bildungsgänge höherer Fachschulen, die von Organisationen der Arbeitswelt angeboten werden, mit Beiträgen unterstützen.
Art. 57 BBG Bedingungen und Auflagen Beiträge nach den Artikeln 53 – 56 werden nur gewährt, wenn das zu subventionierende Vorhaben: a. bedarfsgerecht ist; b. zweckmässig organisiert ist; c. ausreichende Massnahmen zur Qualitätsentwicklung einschliesst. Der Bundesrat kann weitere Bedingungen und Auflagen vorsehen. Er regelt die Bemessung der Beiträge.
2.2 Berufsbildungsverordnung
Art. 39 BBV Kostenbeteiligung (Art. 41 BBG) Die Einkünfte aus Entgelten für eidgenössische Berufsprüfungen und eidgenössischen höheren Fachprü- fungen dürfen die Vollkosten der Trägerschaft im sechsjährigen Durchschnitt unter Berücksichtigung einer angemessenen Reservebildung nicht übersteigen.
Art. 65 BBV Beiträge für die Durchführung eidgenössischer Berufsprüfungen und eidgenössischer höherer Fachprüfungen (Art. 56 BBG) Die Bundesbeiträge nach Artikel 56 BBG für die Durchführung eidgenössischer Berufsprüfungen und eidge- nössischer höherer Fachprüfungen decken höchstens 60 Prozent des Aufwandes. Für Prüfungen, die aus fachlichen Gründen besonders kostenintensiv sind, kann ein Beitrag gewährt wer- den, der bis zu 80 Prozent des Aufwandes deckt. Entsprechende Gesuche sind besonders zu begründen.
Art. 66 BBV Verfahren der Beitragsgewährung (Art. 57 BBG) Das Bundesamt erlässt Richtlinien über die Gesuchstellung, die Budgetierung und die Abrechnung von Vor- haben nach den Artikeln 54-56 BBG.
2.3 Subventionsgesetz
Art. 11-40 (3. Kapitel)
Für die Ausrichtung von Beiträgen kommt im Übrigen auch das 3. Kapitel des Bundesgesetzes über Finanzhil- fen und Abgeltungen (Subventionsgesetz, SuG, SR 616.1) zur Anwendung (vgl. Art. 2 Abs. 2 SuG). Insbe- sondere sieht Artikel 25 Absatz 1 SuG vor, dass die zuständige Behörde prüft, ob der Empfänger die Aufgabe gesetzmässig und nach den ihm auferlegten Bedingungen erfüllt hat.
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3 Beitragsgewährung
3.1 Grundsätze
Bundesbeiträge werden nur gewährt, wenn die Prüfungen bedarfsgerecht und zweckmässig organisiert sind und wenn ausreichende Massnahmen zur Qualitätsentwicklung bestehen (vgl. Art. 57 BBG). Die Einkünfte aus Entgelten für die eidgenössischen Prüfungen dürfen die Vollkosten der Trägerschaft im sechsjährigen Durchschnitt unter Berücksichtigung einer angemessenen Reservebildung nicht übersteigen.
Bundesbeiträge werden für die Durchführung von Teil- und Schluss- bzw. Abschlussprüfungen gemäss Prü- fungsordnung gewährt. Zulassungsprüfungen und Kompetenznachweise von Modulen, welche für die Zulas- sung zu den Prüfungen erforderlich sind, sind nicht beitragsberechtigt.
3.2 Angemessene Reservebildung
Die maximale Reservebildung gemäss Art. 39 Abs. 4 BBV beträgt 40% des durchschnittlich massgebenden Jahresaufwandes laut Prüfungsabrechnung(en).
Zur Ermittlung des Anfangsbestandes ist der Gewinnvortrag gemäss Bilanz oder der Anfangsbestand laut dem Nachweis der finanziellen Eigenmittel gemäss Eingabe 2011 massgebend (Beilage zur Prüfungsab- rechnung, http://www.bbt.admin.ch/dienstleistungen/formulare/00391/index.html?lang=de ). Allfällige Berichti- gungen und/oder Korrekturen dazu können beim SBFI beantragt oder nachgereicht werden.
Die Verwendung der Reserven bei einer Nicht-Weiterführung der Prüfung ist vorgängig durch die Prüfungs- trägerschaft zu regeln. Diese Regelung muss sicherstellen, dass die Reserve der Berufsbildung zugeführt wird.
3.3 Prüfungsgebühren
Die Prüfungsgebühren sind so auszugestalten, dass die Vorgaben von Art. 39 Abs. 4 BBV eingehalten wer- den. Diese sind aufgrund der Beitragserhöhung signifikant zu senken.
4 Höhe der Beiträge
4.1 Bemessungsgrundlage
Die Grundlage zur Bemessung der Beitragsgewährung sind die Vollkosten je Prüfung, d.h. das SBFI finanziert einen Anteil am massgebenden Aufwand gemäss Erfolgsrechnung.
4.2 Beitragssatz
Die Bundesbeiträge decken höchstens 60 Prozent des Aufwandes.
Für Prüfungen, die aus fachlichen Gründen besonders kostenintensiv sind, kann ein Beitrag gewährt werden, der bis zu 80 Prozent des Aufwandes deckt. Diese Gesuche sind besonders zu begründen und können na- mentlich aus folgenden Gründen als kostenintensiv angesehen werden:
Prüfungen mit sehr wenig Kandidaten (weniger als 5 Kandidaten)
Besonders personalintensive Prüfungen (Taggelder Prüfungsexperten)
Besonders material- oder infrastrukturintensive Prüfungen (Sachaufwand)
Die Entgelte nach Art. 39 Abs. 4 BBV betreffen dabei namentlich die Prüfungsgebühren der Kandidaten und Kandidatinnen und die Subventionen des Bundes. Teil-, Schluss- und Abschlussprüfungen gemäss Prüfungsordnung Im Jahr 2011 Übergang auf neue Finanzierung (Anteil an den Vollkosten); dieses Formular ist Bestandteil der Richtlinien BP/HFP
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5 Gesuchstellung, Abrechnung und Budgetierung
5.1 Gesuchstellung und Abrechnung
5.1.1 Einreichefrist
Das Gesuch bzw. die Abrechnung ist von sämtlichen Prüfungsträgern spätestens innert 6 Monaten nach Abschluss der Prüfungen (Notensitzung) oder des Rechnungsjahres einzureichen (vgl. Art. 66 Abs. 1 BBV).
5.1.2 Einzureichende Dokumente
Für jede Prüfung ist eine Prüfungsabrechnung einzureichen (Kalenderjahr oder Prüfungsjahr/Rechnungsjahr). Die Abrechnung erfolgt mit den Formularen im Anhang und umfasst folgende Dokumente:
a) Variante mit Jahresrechnung
Abrechnungsformular SBFI (pro Berufstitel) Jahresrechnung der Prüfungen (Bilanz und Erfolgsrechnung)
Die Prüfungsträger reichen eine von der ordentlichen Verbandsrechnung getrennt geführte Jahresrechnung ein.
b) Variante mit Kostenstellen- oder Projektrechnung
Auf eine separate, von der ordentlichen Verbandsrechnung getrennte Jahresrechnung (s. Variante a) kann verzichtet werden, wenn die Finanzbuchhaltung so ausgestaltet ist, dass die relevanten Zahlen beispielsweise mit Hilfe einer Kostenstellen- oder Projektrechnung ermittelt und belegt werden können.
Die nach Gesetz oder Statuten vorgesehene Revisionsstelle oder die Geschäftsleitung bestätigen mit dem Formular „Beilage zu Abrechnungsformular SBFI“ die Einhaltung des Art. 39 Abs. 4 BBV und die zweckge- bundene Verwendung der die Vollkosten übersteigenden Entgelte.
Somit sind mit dieser Variante folgende Dokumente einzureichen:
Abrechnungsformular SBFI (pro Berufstitel) Beilage zu Abrechnungsformular SBFI (pro Berufstitel oder kumuliert über sämtliche Prüfungen der gleichen Branche) Kostenstellen-/Projektrechnung der Prüfungen
Bei beiden Varianten sind ergänzende Unterlagen und/oder Buchungsbelege (Spesenabrechnungen, Konten- blätter etc.) auf Verlangen einzureichen.
5.1.3 Mehrere Prüfungssessionen des gleichen Berufes in einer Abrechnungsperiode
Bei mehreren Prüfungssessionen (z.B. Frühling und Herbst) für den gleichen Beruf ist nur eine jährliche Prü- fungsabrechnung einzureichen. Die einzelnen Prüfungssessionen sind somit jeweils in einer Jahresrechnung oder Kostenstellen-/Projektrechnung und in einem Abrechnungsformular SBFI zu konsolidieren.
5.1.4 Mehrere Prüfungen der gleichen Branche in einer Jahresrechnung oder
Kostenstellen-/Projektrechnung Finden im gleichen Jahr eine Berufs- und eine Höhere Fachprüfung statt, ist es dem Prüfungsträger freige- stellt, diese in einer einzigen Jahres- oder Kostenstellen-/Projektrechnung zu konsolidieren. Es ist aber so- wohl für die Berufs- als auch für die Höhere Fachprüfung je ein separates Abrechnungsformular SBFI einzu- reichen. Werden pro Jahr mehrere verschiedene Prüfungen der gleichen Branche durchgeführt (diverse Berufe), kön- nen diese ebenfalls in einer einzigen Jahres- oder Kostenstellen-/Projektrechnung konsolidiert werden. Es ist für jeden Berufstitel je ein separates Abrechnungsformular SBFI einzureichen.
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Beispiel: Im Jahre 2011 findet in der Branche "XY" die Berufsprüfung XY im Frühling und im Herbst statt (zwei Sessionen). Im Sommer wird die Höhere Fachprüfung XY durchgeführt. Dem SBFI sind daher einzureichen:
1 Abrechnungsformular SBFI für die BP XY
1 Abrechnungsformular SBFI für die HFP XY
1 Jahresrechnung oder Kostenstellen-/Projektrechnung für die BP und HFP "XY"
(oder, falls erwünscht, eine für BP und eine für HFP)
5.2 Budgetierung
Zur Festsetzung der Prüfungsgebühren und zur Sicherstellung der finanziellen Planung wird die Erstellung eines Budgets vorausgesetzt.
5.3 Weitere Bestimmungen
Neben den allgemein gültigen Buchungsgrundsätzen (ordnungsgemässe Buchführung: Vollständigkeit und Richtigkeit ) sind die nachfolgenden Vorgaben zu beachten.
5.3.1 Verbuchung der Bundesbeiträge
Bundesbeiträge sind erfolgswirksam zu verbuchen.
5.3.2 Abschreibungen
Die Durchführung von Prüfungen erfordert in der Regel keine permanente Infrastruktur. Abschreibungen wer- den daher nur in begründeten Ausnahmefällen als subventionsberechtigter Aufwand angerechnet und sind entsprechend zu belegen (Zweck, Anschaffungsjahr und -preis, Abschreibungsverfahren und -dauer).
5.3.3 Rückstellungen
Rückstellungen beschränken sich auf künftige Verpflichtungen, welche mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, ohne dass deren Höhe und/oder Fälligkeit genau bezifferbar ist. Zweckgebundene und begründete Rückstel- lungen sind in der Bilanz offen auszuweisen und eindeutig zu benennen («Rückstellungen …»). Bestehende Rückstellungen sind auf jeden Bilanzstichtag neu zu beurteilen. Nicht mehr benötigte Rückstellungen sind aufzulösen. Bei der Berechnung des massgebenden Aufwandes werden die Rückstellungen nicht berücksich- tigt. Der entsprechende Aufwand wird gegebenenfalls bei der Auflösung der Rückstellung angerechnet
5.3.4 Gemeinkosten/Overhead
Zu den Vollkosten gehören neben den direkten Kosten auch ein Anteil der indirekten Kosten (Gemeinkos- ten/Overhead). Die indirekten Kosten sind entsprechend zu belegen.
5.3.5 Expertenansätze
Die Tagesansätze der Experten werden nicht durch das SBFI geregelt. Das SBFI kann die Angemessenheit der Expertenentschädigungen überprüfen und nötigenfalls die erforderlichen Massnahmen treffen.
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5.4 Kostenstruktur
Diese Auflistung dient als Hilfestellung und ist nicht abschliessend:
Aufwand-Konto Inhalt Prüfung erstellen Prüfung einrichten und durchführen Prüfung korrigieren Taggelder Prüfungsexperten Prüfungsaufsicht Expertenschulung Beschwerdeverfahren Sitzungen Qualitätssicherung für Kompetenznachweise/Modulprüfungen Taggelder Prüfungs-/ Gleichwertigkeitsbeurteilungen Qualitätssicherungskommission Anerkennung von Modulanbietern Beschwerdeverfahren Expertenspesen (Reise, Verpflegung, Übernachtung) Spesenentschädigungen PK/QSK-Spesen (Reise, Verpflegung, Übernachtung) Prüfungsmaterial Hilfsmittel für Prüfungen (Modelle, Aufgabensammlungen etc.) Miete von Apparaturen und Material Sachaufwand Übersetzungen Fachausweise/Diplome Raumkosten Prüfungssekretariat (Organisation, Ausschreibung, etc.) Buchführung/Treuhand Administration Büromaterial (Fotokopien, Drucksachen, Porti) Büroinfrastruktur (Telefon, EDV, etc) Verbrauchsmaterial Verpflegung Diplomfeier Unterhaltung Raumkosten Diverses Abschreibungen s. Kapitel 5.3.2 Rückstellungen s. Kapitel 5.3.3
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6 Zahlungen
Die Auszahlung erfolgt nach Prüfung der Abrechnung mit einer Gutschriftanzeige auf das Post- oder Bank- konto des Prüfungsträgers.
Auf Gesuch hin wird im Rahmen der üblichen Subventionsgrundlagen höchstens (insbesondere Art. 23 SuG) 60% des voraussichtlichen Bundesbeitrages gemäss Budget als Vorschuss gewährt.
7 Controlling
Die Prüfungsabrechnungen gemäss vorgegebenem Raster bilden die Grundlage für die Beitragsausrichtung sowie für ein Controlling. Das SBFI führt eine Statistik zur Umsetzung und Kontrolle von Art. 39 Abs. 4 BBV, zur Entwicklung der Prüfungsgebühren und zur Errechnung diverser Kennzahlen.
8 Weitere Massnahmen des SBFI
Das SBFI kann jederzeit zusätzliche Informationen einholen. Dies betrifft namentlich die Grundlagen der Prü- fungsabrechnungen sowie die Angemessenheit der erhobenen Prüfungsgebühren (vgl. Art. 39 Abs. 4 und Art. 71 BBV).
Das SBFI wird bei unangemessenen Reservebildungen bzw. Überschüssen die geeigneten Massnahmen treffen. In jedem Fall ist die Prüfungsträgerschaft vorgängig anzuhören.
Die Richtlinien werden nach 3 Jahren überprüft und bei Bedarf angepasst.
9 Auskünfte
Folgende Mitarbeiter des SBFI stehen für Fragen und Auskünfte zur Verfügung:
Josiane Bielmann josiane.bielmann@bbt.admin.ch 031 / 322 28 38 Antoinette Bongras antoinette.bongras@bbt.admin.ch 031 / 322 28 38 Dimitry Bohner dimitry.bohner@bbt.admin.ch 031 / 322 28 63
10 Schlussbestimmungen
10.1 Übergangsbestimmungen
Die vor Inkrafttreten der Revision des Art. 65 BBV vom 1. Januar 2013 durchgeführten Prüfungen werden nach bisherigem Recht abgerechnet und subventioniert.
10.2 Inkrafttreten
Die Richtlinien treten (rückwirkend) auf den … in Kraft und ersetzen die Richtlinien „Bundesbeiträge an die Durchführung von eidgenössischen Berufs- und höheren Fachprüfungen BP/HFP, Stand 28.03.2012“.
10.3 Beschwerdeinstanz
Die Beschwerdeinstanz ist das Bundesverwaltungsgericht.
Bern, xx.xx.2013
Direktion SBFI
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Anhang 1: Abrechnungsformular SBFI
Richtlinien «Bundesbeiträge an die Durchführung von eidgenössischen BP und HFP» 11/12
Anhang 2: Beilage zu Abrechnungsformular SBFI Bei Abrechnung nach Variante b: "Kostenstellen-/Projektrechnung" (Kap. 5.1.2 Richtlinien BP/HFP)
Beilage zu Abrechnungsformular BBT bei Abrechnung nach Variante b: "Kostenstellen-/Projektrechnung" (Kapitel 5.1.2 Richtlinien BP/HFP)
Prüfungsträger
Prüfung(en)
Prüfungsjahr
NACHWEIS FINANZIELLE EIGENMITTEL DER EIDGENÖSSISCHEN PRÜFUNGEN BP/HFP * (kann entweder separat pro Berufstitel oder kumuliert über sämtliche Prüfungen BP/HFP der gleichen Branche erbracht werden)
Veränderung Voraussichtlicher Anfangsbestand Abrechnungs- Endbestand Bundesbeitrag periode
Gewinnvortrag (+) / Verlustvortrag (-) 0.00
Zweckgebundene und begründete Rückstellungen BP/HFP 0.00
Total 0.00 0.00 0.00 0.00
Ort und Datum
Unterschrift * (Revisionsstelle oder Geschäftsleitung)
Version 1.2
* Die nach Gesetz oder Statuten vorgesehene Revisionsstelle oder die Geschäftsleitung bestätigen die Richtigkeit der Angaben. Es ist zu beachten, dass allfällige Überschüsse nach Art. 39 Abs. 4 BBV zweckgebunden sind und ausschliesslich für die eidg. Prüfungen verwendet werden dürfen.
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