Kreisschreiben über die Beiträge an Organisationen der privaten Behindertenhilfe (KSBOB). Gültig für Beiträge für die Betriebsjahre 2024 - 2027.

Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH)

Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exer­ cices 2024 – 2027

Etat: 3.2023

318.507.10 f CSOAPH

03.2023

Avant-propos

La circulaire CSOAPH avait été entièrement révisée pour la période contractuelle 2020 à 2023. La présente circulaire n’a été adaptée que là où des précisions étaient convenues ou indiquées.

Les principales adaptations et optimisations ont consisté en ceci :

− Préciser l’article sur le but et l’orienter davantage vers l’inclu­ sion ; − Définir et clarifier plus précisément les prestations (aperçu des prestations) ; − Clarifier davantage le rôle et la responsabilité des organisa­ tions faîtières ; − Optimiser davantage les concepts spécialisés.

Certaines parties de la présente circulaire ont été élaborées dans le cadre d’un processus participatif entre des représentantes et repré­ sentants d’organisations de l’aide privée aux personnes handica­ pées et l’OFAS.

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2.3 Définition de l’organisation (mandataire / sous-traitant) ... 16

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Abréviations

AI Assurance-invalidité

al. alinéa

art. article

CA Comptabilité analytique

CAF Contrat(s) portant sur l’octroi d’aides financières

SCAF Sous-contrat portant sur l’octroi d’aides financières

CC Contribution de couverture

CF Comptabilité financière

ch. chiffre marginal

CSOAPH Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées

DCP Décompte des coûts et des prestations

LAI Loi fédérale sur l’assurance-invalidité

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants

LEg Loi fédérale sur l’égalité entre femmes et hommes

LPD Loi fédérale sur la protection des données

LSu Loi fédérale sur les aides financières et les indemni­ tés

Mdt Mandataire (resp. organisation faîtière)

OF Organisation faîtière (resp. mandataire)

OFAS Office fédéral des assurances sociales

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PROSPREH Prestations ayant pour objet de soutenir et d’encou­ rager la réadaptation des handicapés

RAI Règlement sur l’assurance-invalidité

RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants

SC Sous-contractant (sous-traitant)

SCI Système de contrôle interne

SCP Statistique des clients et des prestations

TCA Tableau de la comptabilité analytique

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1. Dispositions générales

1.1 Bases légales

1001 La conclusion et la mise en oeuvre du contrat portant sur

l’octroi d’aides financières reposent sur les dispositions lé­ gales suivantes (liste non exhaustive) :

– Art. 74 et 75 de la loi fédérale du 19 juin 1959 sur l’assu­ rance-invalidité (LAI ; RS 831.20) – Art. 108 à 110 du règlement du 17 janvier 1961 sur l’as­ surance-invalidité (RAI ; RS 831.201) – Art. 101bis de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS ; RS 831.10) – Art. 222 à 225 du règlement du 31 octobre 1947 sur l’as­ surance-vieillesse et survivants (RAVS ; RS 831.101) – Loi fédérale du 5 octobre 1990 sur les aides financières et les indemnités (Loi sur les subventions LSu ; RS 616.1) – Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées, applicable aux sub­ ventions pour les exercices 2024 à 2027 (CSOAPH 2024 – 2027) – Loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des don­ nées (LPD ; RS 235.1) – Loi sur l’égalité du 24 mars 1995 (LEg ; RS 151.1)

1002 Les annexes sont parties intégrantes de la CSOAPH.

Leurs dispositions sont assimilables à celles de la circulaire et sont modifiées dans le cadre de la même procédure.

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1.2 Article définissant le but

1003 Des subventions sont versées aux organisations de l’aide

privée aux personnes handicapées afin de promouvoir et de garantir l’autonomie ainsi que l’autodétermination des personnes bénéficiant de prestations individuelles de l’AI1 selon la première partie, chapitre 3 de la LAI, ainsi que de leurs proches. Sont favorisées et soutenues des prestations visant l’aide à l’entraide, en particulier dans le but de rendre possible et d’encourager la prise de décision autodéterminée, la parti­ cipation à la société (inclusion) et la pleine participation au sens de la convention de l’ONU relative aux droits des per­ sonnes handicapées. Les prestations soutenues doivent en premier lieu :

1. Répondre aux besoins actuels d’aide et d’information

des personnes en situation de handicap et de leurs proches ;

2. Promouvoir le développement personnel, l’autodétermi­

nation, l’autoreprésentation, l’autonomie et l’inclusion des personnes bénéficiant de prestations individuelles de l’AI ;

3. Sensibiliser la population, les autorités et les institutions

aux questions liées au handicap et contribuer à promou­ voir une meilleure accessibilité à l’environnement social et à l’inclusion.

1004 Sont considérées comme étant en situation de handicap

les personnes qui au cours des dix dernières années ont bénéficié d’une prestation individuelle de l’AI selon la pre­ mière partie, chapitre 3 de la LAI.

1 Il en va de même pour les personnes au bénéfice de mesures de détection précoce et pour

celles qui, menacées par une invalidité, sont sur le point de déposer une demande auprès de l’AI. Sont également reconnues comme ayants droit les personnes auxquelles une me­ sure de pédagogie spécialisée a été attribuée par l’autorité cantonale compétente au sens des art. 4 - 6 de l’accord intercantonal du 25 octobre 2007 sur la collaboration dans le do­ maine de la pédagogie spécialisée. EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

Les organisations faîtières sont responsables pour la fixa­ tion des priorités et de la répartition des subventions entre leurs sous-traitants ainsi que pour l’application des disposi­ tions contractuelles et des prescriptions de la CSOAPH.

1.3 Bénéficiaires reconnus comme ayants droit

1006 Sont reconnues comme ayants droit aux prestations les

personnes en situation de handicap, leurs proches et les autres personnes de référence qui ont un lien personnel di­ rect et étroit avec elles.

1007 Le public au sens large est également considéré comme

bénéficiaire légitime dans le cadre des prestations ayant pour objet de soutenir et de promouvoir la réadaptation des handicapés (PROSPREH).

1008 La présente circulaire emploie en principe l’expression

« personnes en situation de handicap » qui désignent les personnes individuelles lesquelles se réfèrent à l’article dé­ finissant le but.

1.4 Principe des aides financières (art. 7 LSu)

1009 Les aides financières visées à l’art. 74 LAI sont destinées à

un usage captif et versées pour des prestations fournies de manière adéquate et économique. Sur la base des disposi­ tions de la loi sur les subventions, elles doivent être affec­ tées aux prestations raisonnablement exigibles (travail bé­ névole, contributions des participants aux cours, etc.), aux ressources financières existantes / disponibles librement et aux autres sources de financement (dons et autres pro­ duits) proportionnellement pour l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI (conformément au principe de subsidiarité, voir annexes 4 et 5).

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1010 La fourniture des prestations adéquates comprend, outre

l’accent mis sur le contenu, l’utilisation rapide des subven­ tions de l’AI/AVS pour les prestations selon l’article définis­ sant le but de la présente circulaire.

1011 Conformément aux normes reconnues, par ex. ZEWO, les

dons reçus par l’organisation doivent aussi être utilisés ra­ pidement. Les aides financières sont versées conformé­ ment à l’article définissant le but.

1012 Aux fins de la présente circulaire, on entend par « utilisa­

tion rapide » l’emploi rapide des subsides dans la période contractuelle en cours.

1013 Les excédents (contributions de couverture 4 CC 4 posi­

tives) résultant des activités dans le cadre de l’art. 74 LAI sont à usage captif et servent à compenser des fluctua­ tions (découverts) ou sont restitués si le contrat passé en vertu de l’art. 74 LAI est résilié ou s’il n’est pas reconduit.

1.5 Capacité de prestations propres (subsidiarité)

1014 Mise en œuvre

Sur la base du principe de subsidiarité, la capacité de pres­ tations propres (propre capacité économique, mesures d’entraide raisonnablement exigibles et autres possibilités de financement) est déterminée au début et pour toute la période contractuelle pour l’OF/mandataire et les SC et prise en compte lors de la fixation du montant de la sub­ vention AI/AVS. Le calcul de la capacité de prestations propres peut amener à une réduction de la subvention AI/AVS par rapport à la période contractuelle précédente. Si une réduction de la subvention AI/AVS intervient pour l’OF/mandataire ou le SC, cette réduction peut être réper­ cutée sur d’autres SC ou à l’OF/mandataire dans le cadre du contrat portant sur l’octroi d’aides financières (CAF). La capacité de prestations propres est redéfinie à nouveau pour chaque période contractuelle.

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1015 Les organisations proches de l’OF/SC sont prises en consi­

dération dans le calcul de la capacité de prestations propres. Sont réputées les organisations qui ont un lien étroit entre elles (par ex. la similarité de leurs noms et de leurs buts, l’identité des membres dans leurs organes di­ recteurs, la collecte commune des donations ou des con­ trats de donations, etc.) ou qui ont une influence détermi­ nante sur l’OF/SC.

1016 Calcul

Le calcul de la capacité de prestations propres s’effectue au moyen de la détermination du substrat de capital et de la CC4 (cf. modèle de calcul en annexe de la CSOAPH).

1017 Substrat du capital

Du substrat du capital calculé2 et de l’éventuel solde du ta­ bleau de fluctuations du fonds (Annexe 6), s’il n’est pas en­ core comptabilisé dans ce substrat, vient se déduire le montant maximal admis du substrat du capital. Sous « montant maximal admis du substrat du capital » s’entend la somme des coûts complets dues à l’exploitation art. 74 LAI multipliée par 1,5 (maximum 18 mois de couverture des coûts en absence de recettes). En cas de solde rési­ duel positif, celui-ci est utilisé pour réduire les aides finan­ cières versées durant la période contractuelle (solde rési­ duel positif divisé par 4 donne la réduction annuelle du substrat de capital).

2 Substrat du capital (capital de l’organisation après répartition selon la clé de répartition* indi­

qué au 31.12 des derniers comptes annuels révisés) : Capital libéré + capital libre généré (y c. réserves libres et fonds libres) + fonds affectés à l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI

• capital investi nécessaire au fonctionnement de l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI (par ex. immeubles utilisés, etc.)

• 200 000 francs de franchise

• Clé de répartition : lorsque l’organisation gère d’autres affaires en plus de l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI, le substrat du capital déterminant est fonction du rapport entre les coûts complets de l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI et les charges totales indiquées dans la CF de l’organisation.

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1018 Contribution de couverture (CC 4)

Dans une phase ultérieure, on prend en considération le montant moyen de la CC 4 (positive) qui est fixé sur la base des quatre exercices précédents (au plus) dispo­ nibles (dans une optique prospective). Si la valeur moyenne pour les années considérées est tirée vers le haut par des événements significatifs ou extraordinaires (par ex. un legs unique important ou des dons particulière­ ment nombreux), cet élément extraordinaire va être exclu du calcul. Si l’estimation de la CC 4 ainsi calculée dépasse la limite de 2 % des coûts totaux de l’exploitation art. 74 LAI ainsi que le seuil minimal de 50 000 francs (valeur plancher), le montant dépassant cette limite de 2 pour cent est également déduit des aides financières allouées sur la base de la période contractuelle précédente.

1019 Retrait des fonds pour le calcul de la capacité de pres­

tations propres Si les fonds prélevés du calcul de la capacité des presta­ tions propres, p.ex. par voie de cession de l’entreprise au sens de l’art. 74 LAI à une organisation nouvelle ou exis­ tante (spin-off), l’OFAS inclut les fonds prélevés dans le calcul de la capacité des prestations propres.

1.6 Groupes cibles

1020 Pour la statistique des prestations, on distingue les

groupes suivants :

Personnes atteintes d’un ou de plusieurs handicaps au sens de l’art. 74 LAI, par exemple

– handicap mental ou difficultés d’apprentissage, – handicap de l’ouïe, – handicap physique, – handicap par suite de maladie, – handicap psychique, – handicap de la vue, – handicap du langage, EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

– handicap par suite de dépendance.

C’est le groupe cible principal qui est saisi dans la statis­ tique.

1.7 Preuve du droit aux prestations

1021 L’OFAS peut en tout temps vérifier la preuve du droit aux

prestations selon le ch. marg. 1004, resp. le respect de cette prescription. À cet effet, l’organisation remet à l’OFAS, sous la forme d’un tableau Excel, le nom, le pré­ nom et la date de naissance (jj.mm.aaaa) des personnes ayant eu recours à un conseil avec dossier (y c. des ser­ vices d’aide ou d’interprètes), à un accompagnement à do­ micile ou ayant suivi des cours. Dans l’alternative, l’organi­ sation faîtière / le mandataire peut joindre au dossier une copie de la décision relative à la mesure AI octroyée.

L’annonce lors de la détection précoce doit être consignée et prouvée. La procédure est réglée au cas par cas avec l’organisation faîtière / le mandataire.

Pour les cours d’un jour et les lieux d’accueil aucune preuve n’est requise.

1022 Les clients reconnus qui atteignent l’âge de référence AVS

continuent à être considérés comme ayant-droit au sens de la présente circulaire.

1023 Les clients qui présentent un handicap après avoir atteint

l’âge de référence AVS sont considérés comme ayants droit au sens de la présente circulaire en vertu de l’art. 101bis LAVS, mais vont être mentionnés séparément et pris en considération par l’OFAS à charge du Fonds AVS. Dans l’intérêt des clients concernés, les organisa­ tions faîtières / les mandataires spécialisés et leurs sous- traitants concluent avec l’OFAS un seul contrat portant sur l’octroi d’aides financières afin de maintenir le plus bas

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possible les charges administratives. La fourniture de pres­ tations et le décompte remis à l’OFAS sont effectués sur la base des dispositions contractuelles en lien avec l’art. 74 LAI.

1024 Au niveau du CAF, les organisations ne peuvent, dans le

cadre du reporting, faire valoir ou décompter plus de pres­ tations au sens de l’art. 101bis LAVS que celles (en moyenne par année) qui avaient été comptabilisées lors de la période contractuelle précédente. Le plafond de la sub­ vention AVS est fixé dans le CAF.

1.8 Activité bénévole

1025 On entend par activité bénévole la fourniture de prestations

sans compensation salariale. La subvention AI/AVS est versée lorsque ces prestations ont été convenues dans un concept spécialisé et qu’elles correspondent aux prescrip­ tions qualitatives. Par contre sont indemnisés les frais d’as­ surance, les frais administratifs de recrutement et de coor­ dination, les frais effectifs de repas, de déplacement et de matériel ainsi que les modestes montants (significative­ ment inférieurs à des salaires comparables) émis en signe de reconnaissance pour l’engagement des bénévoles.

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2. Conditions d’octroi pour les aides financières

2.1 Généralités

2001 Les organisations qui perçoivent des subventions de

l’AI/AVS d’un montant supérieur à 300 000 francs doivent être inscrites au registre du commerce.

2002 Les organisations bénéficiaires d’aides financières en vertu

de l’art. 74 LAI s’engagent à respecter la loi sur l’égalité entre femmes et hommes (RS 151.1), en particulier les dis­ positions relatives à l’égalité salariale (à travail égal, salaire égal) et à l’élimination des inégalités à l’encontre des per­ sonnes en situation de handicap.

2.2 Partenariat contractuel entre l’OFAS et l’organisa­

tion faîtière/le mandataire

2003 L’OFAS conclut des contrats CAF selon l’art. 74 LAI et

l’art. 101bis LAVS avec les organisations faîtières de l’aide privée aux personnes handicapées. Les organisations faî­ tières définissent dans leurs documents commerciaux cen­ traux (par ex. statuts, stratégie) clairement les groupes cibles et les prestations fournies qui doivent être conformes à l’article définissant le but. La durée du contrat est de quatre ans.

2.3 Définition de l’organisation (mandataire / sous-trai­

tant)

2004 Fonction/rôle de l’organisation faîtière (OF/mandataire)

L’organisation faîtière/mandataire est l’interlocuteur direct de l’OFAS pour tout ce qui relève du CAF ; tous les con­ tacts entre les deux parties passent exclusivement par les personnes désignées à cette fin dans le contrat. L’OF/ mandataire coordonne, soutient et surveille la fourniture des prestations établies dans le contrat de ses sous-trai­ tants, et veille à ce que soient garanties des conditions

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équitables. Les sous-contrats définissent entre autres les subventions AI/AVS, les catégories de prestations conve­ nues, les délais, les règles d’intervention et les sanctions possibles en cas de non-respect des exigences contrac­ tuelles.

2005 L’OF/mandataire assume sa fonction et son rôle dans le

dialogue avec ses sous-traitants et représente ces derniers vis-à-vis de l’OFAS.

2006 L’indemnité annuelle prévue pour la fonction d’organisation

faîtière est fixée au début de chaque période contractuelle et reste inchangée pour toute sa durée. L’indemnité est calculée sur la base des subventions octroyées en 2022 aux sous-traitants ; elle s’élève au minimum à 1000 francs par sous-traitant ou à 5 % de la subvention de l’AI/AVS oc­ troyée au sous-traitant, jusqu’à un maximum de

5000 francs.

2.4 Désignation « organisation de l’aide privée aux

personnes handicapées »

2007 Conditions d’octroi d’une subvention

La conclusion d’un contrat portant sur l’octroi d’aides finan­ cières (CAF) suppose que les conditions énoncées dans la présente circulaire sont remplies.

2008 La désignation « organisation de l’aide privée aux per­

sonnes handicapées » vaut aussi bien pour l’organisation faîtière (OF/mandataire) que pour les organisations sous mandataires (sous-traitantes). L’organisation doit être de droit privé, reconnue d’utilité publique, exemptée de l’impôt cantonal et de l’impôt fédéral direct et avoir son siège en Suisse. Les objectifs statutaires ne doivent pas poursuivre de but lucratif mais être d’intérêt public et être voués au bien-être de tiers. Les moyens financiers doivent être utili­ sés de manière adéquate et économique. L’organe direc­ teur se compose de membres indépendants les uns des autres. La présidence (et son suppléant) et la direction (et EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

son suppléant) de l’organisation ne doivent pas avoir de liens personnels. Les membres du niveau opérationnel de l’organisation faîtière/ mandataire n’ont pas le droit de vote. La séparation personnelle des niveaux stratégique et opé­ rationnel est déterminée en fonction de la taille de l'organi­ sation, garante dans le sens d’une bonne gouvernance. Un système de contrôle interne (SCI) suffisant est en place (comprenant au moins le principe des quatre yeux, une ré­ glementation des signatures, une réglementation des com­ pétences) qui est régulièrement contrôlé et, le cas échéant, adapté, et dont la preuve peut être apportée.

2009 L’organisation poursuit l’objectif de s’engager de manière

déterminante à tous niveaux en faveur des personnes en situation de handicap et de leurs proches et de les impli­ quer (autoreprésentation). Les nouvelles attributions de postes de travail et les nominations des organes de direc­ tion sont effectuées en tenant compte de cet objectif. L’or­ ganisation doit tenir compte de la mise en œuvre de ces di­ rectives dans ses processus de gestion du personnel et peut être contrôlée sur place dans le cadre d’un audit.

2010 Des organisations et/ou des établissements juridiquement

indépendants sont rattachés à une organisation faîtière. L’organisation faîtière / mandataire s’assure que les aides financières sont utilisées de manière appropriée et écono­ mique. L’organisation faîtière / le mandataire pilote et coor­ donne les prestations convenues et axe son offre sur le plus grand nombre possible de nouveaux clients. Les ob­ jectifs des prestations sont en rapport avec les documents de l’organisation (statuts, stratégie).

2011 L’organisation faîtière elle-même/mandataire lui-même

fournit les prestations convenues dans le contrat à hauteur d’au moins 10 % de la subvention de l’AI/AVS (y c. les charges nécessaires pour la fonction d’organisation faî­ tière) ou de 300 000 francs de la subvention de l’AI/AVS. L’OF peut faire appel à des tiers pour la fourniture des prestations et conclure avec eux des sous-contrats. Tout sous-contrat doit être conclu par écrit et faire appliquer, le EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

cas échéant, les dispositions de la présente circulaire. Ce dernier doit également prévoir un droit de regard par l’orga­ nisation faîtière/mandataire et l’OFAS.

2012 Sont considérées comme sous-traitants :

– en premier lieu, des organisations de droit privé recon­ nues d’utilité publique qui consacrent leurs activités en­ tièrement ou dans une large mesure à l’aide aux per­ sonnes handicapées ; – en second lieu, d’autres organisations de droit privé re­ connues d’utilité publique, lorsqu’aucune organisation du chapitre précédent n’est en mesure de fournir des pres­ tations adaptées aux besoins conformément au ch. 2018 ; les justificatifs correspondants doivent être présentés à l’OFAS ; – exceptionnellement, des organisations de droit privé non reconnues d’utilité publique ; l’organisation faîtière/ man­ dataire doit alors préalablement prouver à l’OFAS que pour des raisons économiques et techniques, elle n’est pas en état de fournir des prestations qui répondent aux besoins ni directement ni indirectement via ses sous-trai­ tants.

2013 Lorsqu’un sous-traitant perçoit pour ses prestations des

subventions de l’AI/AVS en vertu de plusieurs contrats, les organisations faîtières/mandataires concernés sont tenus d’ajuster et de coordonner les prestations entre eux.

2014 L’adhésion ou le départ de tout sous-traitant doivent être

signalés sans délai à l’OFAS et à éviter autant que pos­ sible au cours de la période contractuelle. En cas de dé­ part, les éventuels fonds de fluctuation existants (et les soldes positifs selon le tableau des mises à jour) doivent être réglés/remboursés. L’OFAS contrôle les adhésions et les départs pour vérifier et approuver la conformité des dis­ positions contractuelles.

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2015 Tout changement de nom d’une organisation faîtière / man­

dataire ou d’un sous-traitant doit être communiqué à l’OFAS.

2016 Large mesure

L’organisation faîtière/mandataire doit se consacrer entiè­ rement ou dans une large mesure aux personnes en situa­ tion de handicap/invalides.

2017 Cette exigence est remplie lorsque, pour chaque exercice

comptable, l’une au moins des conditions suivantes figure au niveau du contrat :

– au moins 50 % des clients sont reconnus comme bénéfi­ ciaires de prestations au sens de l’art. 74 LAI ; – au moins 1000 personnes reconnues comme bénéfi­ ciaires de prestations au sens de l’art. 74 LAI ; – les coûts complets imputables aux prestations fournies aux bénéficiaires de prestations au sens de l’art. 74 LAI s’élèvent à 1'000’000 francs au moins.

2018 Les prestations doivent être proposées à l’échelle nationale

ou dans une région linguistique de façon continue. Elles doivent être fournies en Suisse conformément à l’article définissant le but et font en principe l'objet d'un appel d'offres public.

2019 L’organisation faîtière / mandataire s’engage à réexaminer

régulièrement son offre, à l’optimiser et à l’adapter aux be­ soins actuels sur le plan du contenu et de la méthode. L’OFAS doit être informé des résultats.

2.5 Subvention de l’AI/AVS

2020 Les subventions de l’AI/AVS sont uniquement octroyées

pour des prestations appropriées et économiques desti­ nées à des personnes reconnues comme ayants droit con­ formément à l’article définissant le but.

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2021 Les valeurs de référence de chaque unité de prestation

prises en compte par l’OFAS pour évaluer l’économicité fi­ gurent en annexe. Si les coûts par unité de prestation au niveau de l’organisation faîtière / du mandataire dépassent la valeur de référence correspondante au niveau du man­ dataire, l’organisation faîtière / le mandataire doit justifier cette différence dans le reporting. Si besoin est, l’OFAS et convient avec le mandataire des mesures adéquates et adopte si nécessaire des mesures de sanction en confor­ mité avec les Ch. 4008 ss.

2022 La subvention versée à un partenaire contractant pour une

période contractuelle correspond au maximum à la subven­ tion accordée pour la période contractuelle précédente (voir art. 108quater, al. 1, RAI).

2023 Pour la période contractuelle 2024 - 2027, le renchérisse­

ment positif sur les subventions AI/AVS est pris en compte comme suit : Le renchérissement pour une année en cours se base sur le renchérissement annuel au 31.12 de l'année précédente selon l'indice suisse des prix à la consomma­ tion (IPC) et il est ajusté en fonction de la dernière adapta­ tion. La correction est effectuée par le biais des acomptes ordinaires. Pour la première année contractuelle 2024, le renchérissement sera calculé sur la base de l'indice au 31.12.2023.

2024 Aucune subvention n’est versée pour des prestations nou­

velles ou élargies durant la période contractuelle 2024- 2027.

2025 Au niveau de l’organisation faîtière / du mandataire et des

sous-traitants, le taux de financement AI moyen sur quatre ans ne peut dépasser 80%. Le taux de financement de l’AI désigne le rapport entre la subvention de l’AI/AVS et les coûts complets de l’exploita­ tion au sens de l’art. 74 LAI. Si le taux de financement est supérieur à 80 %, la subvention de l’AI/AVS est réduite en conséquence.

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2.6 Prescriptions minimales concernant la structure, le

pilotage, le reporting, y c. la révision des comptes

2026 Saisie des prestations et des bénéficiaires

Les organisations sont tenues d’enregistrer de manière constante et systématique les prestations de l’exploitation art. 74 LAI. Les exigences en la matière figurent dans les directives sur le reporting.

2027 Les organisations doivent appliquer les normes de présen­

tation des comptes suivantes : – les organisations qui reçoivent une subvention de l’AI/AVS (y c. indemnité pour l’organisation faîtière) jusqu’à 300 000 francs au maximum tiennent au moins une comptabilité conforme aux principes d’une comptabi­ lité commerciale ; – celles qui reçoivent une subvention de l’AI/AVS de plus de 300 000 francs tiennent une comptabilité aux normes Swiss GAAP RPC 21 et 28.

2028 Une comptabilité analytique (CA) de l’exploitation art. 74

LAI doit être tenue pour toute organisation faîtière / manda­ taire et pour chacun de leurs sous-traitants ; l’organisation faîtière / le mandataire transmet à l’OFAS, jointes aux autres informations de base, toutes les CA des organisa­ tions concernées, ainsi qu’une comptabilité analytique con­ solidée.

2029 La CA distingue les catégories de coûts, les centre de

coûts et les unités d’imputation. La CA doit permettre de remonter à la comptabilité financière (déclaration de l’en­ semble des charges et des produits). Après délimitation, les charges et les produits sont répartis, dans la mesure du possible, entre unités d’imputation distinctes. Si l’organisa­ tion est engagée dans d’autres secteurs d’exploitation, les produits non entièrement imputables à l’exploitation art. 74 LAI sont pris en compte à proportion du rapport entre les coûts complets de l’exploitation art. 74 LAI et les charges totales indiquées dans la CF de l’organisation, puis répartis sur l’exploitation art. 74 LAI. EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

2030 En fonction des éléments déterminants, les centres de

coûts sont à répartir, resp. à facturer sur les unités coûts. Les flux de valeurs sont à documenter de manière adé­ quate.

2031 D’autres exigences figurent dans les directives sur le repor­

ting.

2.7 Excédent et découvert ; contribution de couverture

(CC 4)

2032 Utilisation de la subvention de l’AI et obligation de

remboursement (s’applique à l’organisation faîtière / au mandataire et aux sous-traitants) Principe de l’affectation : un éventuel excédent de couver­ ture (CC 4 positive) figurant au total de l’unité d’imputation art. 74 LAI ne peut être ni distribué ni utilisé à d’autres fins que celles prévues, mais doit en principe être utilisé les an­ nées suivantes pour atteindre les objectifs fixés et il est soumis à une obligation de remboursement sous condi­ tions (voir ch. 4011).

2033 Pour toutes les organisations, la CC 4 est inscrite chaque

année dans une tabelle de progression / tableau de fluc­ tuations du fonds (voir annexe) conformément à la CA. La compensation de CC 4 négatives par des CC 4 positives est permise.

2034 L’annexe aux comptes annuels de l’exercice correspondant

doit indiquer que les excédents provenant d’aides finan­ cières constituent un capital de fonds affecté.

2035 Pour les organisations qui bénéficient contractuellement,

d’une subvention annuelle de l’AI/AVS supérieur à 300 000 francs, la CC 4 est comptabilisée au plus tard l’année sui­ vante (c’est-à-dire pendant l’année qui suit l’exercice sous revue) et inscrite dans un fonds de fluctuation séparé af­ fecté à l’exploitation art. 74 LAI. Le cas échéant, une indi­ cation doit impérativement être ajoutée dans l’annexe aux

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comptes annuels. Pour ce qui concerne la compensation, le ch. 2033 est applicable par analogie. L’organisation faîtière / le mandataire doit en tout temps être en mesure de donner des renseignements détaillés sur la dotation du fonds de fluctuation et de son utilisation.

2036 Les règles suivantes s’appliquent :

– La valeur du fonds de fluctuation s’élève au maximum, à la subvention de l’AI/AVS allouée selon le contrat. – Toute correction de la CA dérivée du reporting de l’OFAS qui a une incidence sur les CC 4 doit être men­ tionnée dans le fonds de fluctuation / dans la tabelle de progression / tableau de fluctuation du fonds. – Le transfert de contributions de couverture ou de fonds de fluctuation art. 74 LAI entre les organisations (organi­ sations faîtières / mandataires et sous-traitants) n’est pas admis. L’organisation faîtière / le mandataire peut ré­ gir au cas par cas pour les prestations et les subventions de l’AI/AVS dans les sous-contrats, sous réserve du ch. 2011 CSOAPH. – Les fonds de fluctuation négatifs ne sont pas tenus.

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3. Prestations subventionnées

3.1 Prestations et catégories de prestations (confor­

mément à l’aperçu des prestations, annexe 1)

Prestations spécifiques aux personnes

Principe Toutes les prestations subventionnées sont définies dans un concept spécialisé contractuel conformément à l’article définissant le but avec leurs groupes cibles.

3001 Individus, spécifique aux personnes en situation de

handicap et à leurs proches

– Conseil social et pratique fourni par des spécialistes – Conseil social et pratique fourni par des personnes con­ cernées (conseils de pairs) avec le soutien de spécia­ listes – Mise en relation avec des services d’aide par des spé­ cialistes – Accompagnement à domicile par des spécialistes – Conseil en matière de construction par des spécialistes – Conseil juridique par des spécialistes

Remarque Le travail de fond relatif à chaque prestation est désormais indiqué séparément dans le concept spécialisé, et fait par­ tie intégrante de la prestation spécifique individuelle en question.

3002 Pour des Groupes, spécifiques aux personnes en si­

tuation de handicap et à leurs proches

– Médias et publications rédigés et publiés de manière ac­ cessible pour les groupes cibles – Développement, élaboration et diffusion de matériel d’in­ formation et médias rédigés et publiés en mode acces­ sible pour les groupes cibles – Service d’information et de documentation

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– Cours destinés aux personnes en situation de handicap et à leurs proches (avec ou sans nuitée). Les contenus des cours, en particulier leurs objectifs et la transmission des informations, doivent être conçus spécifiquement pour les groupes cibles. La publication et la mise en œuvre doivent être accessibles (y c. pour les personnes aux handicaps multiples et leurs proches). Aucun justifi­ catif n’est nécessaire pour les cours d’un jour, l’imputa­ tion se faisant ici aussi en fonction du contenu spécifique du cours selon le concept spécialisé correspondant et de la publication/mise en œuvre en mode accessible. Les contenus spécifiques doivent être élaborés pour les caté­ gories de cours suivantes : a) Cours fournissant des compétences aux clients « Aide à l’entraide (autonomie) » ; b) Cours permettant aux clients de maintenir les « contacts sociaux - loisirs et sport »

Remarque générale : Le travail de fond relatif à chaque prestation de cours est indiqué séparément dans le concept spécialisé ; pour des raisons techniques, le reporting est effectué dans le mo­ dèle de saisie via « PROSPREH Travail de fond ayant pour objet un thème spécifique ». Ce travail de fond est dé­ compté comme « prestation spécifique à la personne ».

– Lieux d’accueil conçus et réalisés de manière accessible pour les personnes en situation de handicap et leurs proches

3.2 Prestations non destinées à des bénéficiaires/per­

sonnes (PROSPREH)

3003 Prestations ayant pour objet de soutenir et d’encoura­

ger la réadaptation des handicapés PROSPREH :

– Tâches générales d’information et de relations publiques – Travail de fond ayant pour objet un thème spécifique / Projets art 74 LAI EDI BSV | Circulaire sur les subventions aux organisations de l’aide privée aux personnes handicapées (CSOAPH) Valables à partir du 1.1.2024, valable pour les années d’exercices 2024 – 2027 | Etat: 3.2023

– Encouragement de l’entraide

3004 Les projets au sens de l’art 74 LAI dont le volume des

coûts dépasse 100 000 francs doivent être soumis préala­ blement à l’OFAS pour approbation. Les demandes dépo­ sées après coup pour des projets ayant déjà démarré ne peuvent être approuvées rétroactivement. Un reporting an­ nuel doit être établi et transmis à l’OFAS pour chaque pro­ jet validé. L’OFAS se réserve le droit de coordonner l’ap­ probation de projets avec le Bureau fédéral de l’égalité pour les personnes handicapées (BEPH). Les projets en cours ou terminés avec un coût supérieur à 100 000 francs doivent être publiés sur le site Internet de l’organisation, dans un portfolio (mandat du projet, organisation, étapes, clôture). Les projets de moins de 100 000 francs ne néces­ sitent pas d’approbation préalable par l’OFAS. Néanmoins, leurs objectifs et leurs contenus doivent être documentés.

3.3 Concepts spécialisés

3005 Les concepts spécialisés décrivent les prestations et les

objectifs associés qui relèvent de l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI et constituent une partie intégrante du contrat CAF 2024-2027 correspondant.

3006 Pour chaque catégorie de prestations prévue (selon les

points 3.1 et 3.2), l’organisation faîtière / le mandataire re­ met si possible au moins un concept spécialisé consolidé pour toutes les organisations parties au contrat fournissant la même prestation dans le même contrat (mandataire / sous-traitants).

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3.4 Communication des prestations (site Internet, obli­

gation de publication, etc.)

3007 Les organisations publient les contenus de leurs presta­

tions sur leur page Internet sur leurs médias numériques ou sur leurs médias imprimés. Un accès sans obstacle tant du contenu que de la technique doit être garantie (p.ex. langage simple ou simplifié, facile à lire, etc.).

3.5 Coûts pris en compte

3008 Les coûts planifiés pour chaque année de la période con­

tractuelle sont indiqués dans le concept spécialisé ; avant la conclusion du contrat, l’OFAS en vérifie la plausibilité.

3.6 Délimitation des prestations et règles de compen­

sation

3009 Pour chaque CAF, un plafond global de subvention AI/AVS

est fixé. Ce dernier comprend une subvention maximale pour les prestations non destinées aux personnes. Pour ce qui concerne le plafond de subvention de l’AVS voir le ch. 1024.

3010 Pour les prestations non destinées à des individus / per­

sonnes (PROSPREH), le montant versé en faveur des « tâches générales d’information et de relations pu­ bliques » (Groupe de Compensation B) représente au plus

5 % du total de la subvention de l’AI/AVS (= 100 %).

3011 Des compensations sont possibles entre les prestations

spécifiques à des personnes. Pour les prestations non des­ tinées à des personnes, la subvention de l’AI/AVS non utili­ sée peut être compensée par des prestations supplémen­ taires spécifiques aux personnes. Si des prestations ne peuvent être fournies comme convenu durant la période contractuelle, l’OFAS doit en être informé à temps.

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4. Procédure d’octroi des aides financières

4.1 Contrat portant sur l’octroi d’aides financières CAF

4.1.1 Conclusion du CAF (requête au moyen d’une de-

mande d’aide financière)

4001 Le CAF est conclu par le biais des négociations contrac­

tuelles et contient les documents suivants :

– la demande formelle de l’organisation faîtière / du man­ dataire adressée à l’OFAS selon le formulaire séparé, – le contrat signé avec les annexes requises (annexe A-E).

4.1.2 Durée

4002 La période contractuelle débute le 1er janvier 2024 et se

termine le 31 décembre 2027.

4.1.3 Voies de droit

4003 Si l’organisation faîtière et l’OFAS ne parviennent pas à

s’entendre sur le contrat, l’OFAS rend sur demande une décision sujette à recours sur le droit aux subventions.

4.1.4 Rapport de droit

4004 Le contrat règle le rapport de droit entre l’OFAS et le man­

dataire.

4.1.5 Droit de regard et obligation de renseigner

4005 L’organisation faîtière / le mandataire est tenu de rensei­

gner en tout temps l’OFAS sur l’emploi des subventions, d’autoriser les organes de contrôle à consulter de manière complète les documents pertinents et de leur donner accès aux lieux d’exploitation, y compris ceux de ses sous-trai­ tants (voir art. 15c LSu). En principe, les contrôles de l’OFAS sont annoncés à l’avance, mais des vérifications inopinées peuvent aussi avoir lieu dans certains cas. En

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cas de modification ou d’adaptation durant la période con­ tractuelle, une copie des statuts (mandataires/sous-trai­ tants) doit être remise à l’OFAS.

4.1.6 Entrée en vigueur et solutions transitoires

4006 La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2024

et s’applique pour la période contractuelle 2024-2027.

4007 Dans les cas de rigueur, l’OFAS et l’organisation faîtière /

le mandataire peuvent s’accorder sur des solutions transi­ toires pour mettre en œuvre la présente circulaire. Un cas est dit « de rigueur » si les changements apportés par la nouvelle circulaire menacent de manière substantielle (par­ ticulièrement en cas de faillite) l’existence de l’organisation faîtière / du mandataire ou du sous-traitant.

4.1.7 Non-exécution totale ou partielle (sanctions)

4008 L’organisation faîtière/le mandataire qui s’aperçoit qu’il lui

sera impossible d’atteindre les objectifs et de répondre aux exigences ou aux conditions fixées dans le contrat doit en informer immédiatement l’OFAS par écrit, et lui soumettre une proposition de plan d’action. S’il n’est pas d’accord avec la proposition avancée ou s’il apprend par ailleurs que le contrat n’est pas exécuté ou de manière totale ou par­ tielle, l’OFAS adresse à l’organisation faîtière / au manda­ taire une mise en demeure assortie d’un délai pour qu’elle / il procède aux correctifs nécessaires et revienne à une si­ tuation conforme à son engagement contractuel. La procé­ dure se poursuit ensuite conformément aux dispositions de l’art. 28 LSu.

4009 Si l’organisation faîtière/le mandataire ne se conforme pas

à l’obligation de renseigner, l’OFAS peut lui refuser l’octroi des aides financières ou lui demander la restitution des subventions déjà versées, conformément à l’art. 40 LSu.

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4.1.8 Résiliation du contrat

4010 L’OFAS peut résilier en tout temps le contrat si l’organisa­

tion faîtière/le mandataire a obtenu une subvention en vio­ lation des dispositions légales ou sur la base d’un état de fait inexact ou incomplet. Lorsqu’il résilie le contrat, l’OFAS exige la restitution des subventions déjà versées, confor­ mément aux art. 30 et 31 LSu.

4011 Si le CAF conclu selon l’art. 74 LAI est interrompu (par ex.

suite à une résiliation, à la dissolution de l’organisation, ou si le contrat n’est pas reconduit), le mandataire est tenu d’établir un décompte final pour les prestations déjà four­ nies et de restituer à l’OFAS tout solde éventuel résultant d’un excédent de couverture, toute provision et tout fonds affecté à l’exploitation au sens de l’art. 74 LAI.

4.2 Reporting

4.2.1 Rapports de l’organisation faîtière / du manda­

taire

4012 Données annuelles du reporting

Pour chaque année contractuelle l’organisation faîtière/le mandataire soumet par voie électronique les données de reporting complètes et correctes (via le modèle de saisie). Le modèle de saisie doit contenir : – le reporting des prestations destinées et non destinées à des personnes, – les données sur son organisation (EPT, etc.), – une comptabilité analytique (CA) de l’organisation faî­ tière/ mandataire et des sous-traitants, – une statistique des clients et des prestations (SCP) de l’organisation faîtière/mandataire et des sous-traitants, – auto-évaluation de la prestation.

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Autres documents :

– la tabelle de progression avec les contributions de cou­ verture de l’organisation faîtière/mandataire et des sous- traitants, – la déclaration d’intégralité (mandataire), – la liste des liens économiques de l’organisation faî­ tière/mandataire (uniquement au début de chaque pé­ riode contractuelle).

4013 L’organisation faîtière / mandataire veille à ce que les

heures effectuées puissent être retracées pour chaque ac­ tivité et pour chaque prestataire.

4014 Chaque organisation doit en outre mettre à la disposition

de l’OFAS les données suivantes sous forme électronique :

– le rapport annuel et/ou le rapport d’activité, – le rapport de révision signé (certification des comptes, bi­ lan, compte de résultat et annexe) ou le rapport de l’or­ gane de contrôle, – la déclaration d’intégralité (celles des sous-traitants sont classées auprès de l’organisation faîtière /du manda­ taire).

4015 Pour les organisations qui reçoivent une subvention de

l’AI/AVS inférieure à 300 000 francs, le rapport de l’organe de contrôle (y c. les comptes annuels révisés) peut être transmis.

4016 Des exigences détaillées figurent dans les directives sur le

reporting.

4017 Après l’examen des données de reporting, l’OFAS élabore

un rapport annuel à l’intention de l’organisation faîtière / du mandataire, qui le transmet ensuite à l’organe de direction.

4018 Si malgré l’octroi d’un délai supplémentaire, les données et

les informations requises dans le cadre de la vérification du

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respect des dispositions contractuelles ne sont pas four­ nies, soit fournies de manière incomplète ou incorrecte, ou bien s’il existe des doutes fondés quant à l’exécution du contrat, l’OFAS peut retenir ou réduire les acomptes jusqu’à ce que les données et les informations requises soient de qualité suffisante pour être traitées ou jusqu’à ce que des garanties soient apportées quant au respect du contrat.

4.2.2 Délais

4019 Les données annuelles mentionnées dans les directives

sur le reporting doivent être remises à l’OFAS au plus tard le 30 juin de l’année suivante. Le report de ce délai n’est possible qu’en cas d’événement imprévisible et doit être dûment motivé.

4020 L’inobservation du délai, normal ou prolongé, entraîne une

réduction de la subvention d’un cinquième par mois de re­ tard à compter du premier mois.

4.3 Procédure

4.3.1 Mutations

4021 Toute modification des coordonnées des interlocuteurs de

l’organisation faîtière/mandataire ainsi que toute modifica­ tion des statuts doit être communiquée par écrit à l’OFAS. Remarque : l’organisation faîtière/le mandataire doit com­ muniquer à l’OFAS, par écrit et munies d’une double signa­ ture, toute modification des coordonnées du compte sur le­ quel doit être versée la subvention de l’AI/AVS.

4022 L’admission de nouvelles catégories de prestations durant

la période contractuelle n’est possible qu’à titre exception­ nel et après approbation de l’OFAS. Le mandataire an­ nonce le plus tôt possible à l’OFAS toute suppression

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d’une catégorie de prestations prévue dans le contrat et in­ dique les motifs de cette suppression.

4.3.2 Conditions relatives à la qualité

4023 Les conditions relatives à la qualité comprennent des pres­

criptions et des critères de contrôle sur les points suivants :

– la structure de l’organisation, – le personnel, – les processus des prestations, – les résultats.

4024 L’organisation faîtière/ mandataire est responsable du res­

pect des conditions relatives à la qualité (respect des dé­ lais inclus) en son nom et au nom des sous-traitants ratta­ chés au contrat.

4.3.3 Protection des données

4025 Les parties au contrat s’engagent à respecter les régle­

mentations fédérales et cantonales en vigueur concernant la protection des données.

4.3.4 Audit de l’OFAS

4026 Les audits ont pour but d’évaluer le respect des exigences

et des directives relatives aux subventions visées à l’art. 74 LAI. Pour réaliser ces audits, l’OFAS est habilité, entre autres, à exiger la transmission de données personnelles. Un audit est réalisé auprès du mandataire au moins une fois par période contractuelle. Au besoin, des audits sup­ plémentaires peuvent être réalisés, y compris auprès des sous-traitants.

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4.3.5 Mode de paiement

4027 – La subvention de l’AI/AVS pour une période contrac­

tuelle est versée en huit acomptes. – En règle générale, le montant d’un acompte représente

50 % du montant de la subvention annuelle.

– Les acomptes versés sont comparés régulièrement avec les prestations effectivement fournies selon les données de reporting dont la vraisemblance a été vérifiée, et ils sont ajustés en conséquence en cas d’écart de plus de 20 %. – Le décompte des subventions AI/AVS s’effectue confor­ mément aux tarifs par unité de prestation convenus con­ tractuellement d’après l’annexe D du CAF. – Un décompte est établi à la fin de la période contrac­ tuelle pour les prestations effectivement fournies. Le remboursement du solde pour la période contractuelle est versé après présentation et vérification des données du reporting de la dernière année contractuelle. – S’il reste un solde en faveur de l’OFAS au moment du décompte final, il peut être déduit de la subvention de l’AI/AVS de la période contractuelle suivante.

4.3.6 Conclusion de la période contractuelle

4028 Un décompte final est établi au terme de la période con­

tractuelle.

4.3.7 Publication des comptes annuels et du rapport

d’activité

4029 Les comptes annuels et les rapports d’activité doivent être

publiés chaque année en temps utile (par ex. après valida­ tion par l’assemblée) sur tout site internet existant de l’or­ ganisation.

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Annexes

1 Aperçu des prestations

2 Directives sur le reporting

3 Conditions relatives à la qualité

4 Calcul de la capacité de prestations propres (exemple)

5 Calcul de la capacité de prestations propres (modèle)

6 Tabelle de progression

7 Modèle de concept spécialisé

8 Guide d’élaboration de concept spécialisé

9 Valeurs de référence par unité de prestation

10 Déclaration d’intégralité pour l’année xxxx

11 Liste des liens économiques pour l’année xxxx (si né­

cessaire)

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