Département fédéral de l’intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Domaine Assurance-invalidité
Annexe 2 : Directives sur le reporting Table des matières
Table des matières ................................................................................................................ 1 Abréviations .......................................................................................................................... 2 1 Généralités ..................................................................................................................... 3 2 Reporting des prestations............................................................................................... 3 2.1 Saisie des prestations.................................................................................... 3 2.1.1 Principes / exigences minimales ............................................................... 4 2.1.2 Heures de travail, journées ou heures des participants à comptabiliser .......... 4 2.2 Relevé des clients ......................................................................................... 7 2.3 Statistique des clients et des prestations (SCP) : aperçu des données du reporting 7 2.3.1 Prestations spécifiques aux personnes ...................................................... 7 2.3.2 Prestations non destinées à des personnes................................................ 9 3 Reporting financier ........................................................................................................10 3.1 Objectifs .................................................................................................... 10 3.2 Principes / exigences minimales.................................................................... 10 3.3 Délimitations .............................................................................................. 10 3.4 Catégorie de coûts ...................................................................................... 11 3.5 Centres de coût .......................................................................................... 13 3.6 Unités d’imputation de coûts ......................................................................... 14 4 Données de l’organisation .............................................................................................15
Abréviations
CA Comptabilité analytique
CC 4 Contribution de couverture 4
CF Comptabilité financière
ch. Chiffre marginal
chap. Chapitre Circulaire sur les subventions aux organisations CSOAPH de l’aide privée aux personnes handicapées EPT Équivalent plein temps
OF Organisation faîtière
OFAS Office fédéral des assurances sociales Prestations ayant pour objet de soutenir et d’en- PROSPREH courager la réadaptation des handicapés SC Sous-contractants ; sous-traitants
SCP Statistique des clients et des prestations
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1 Généralités
Les présentes directives servent de guide pour l’élaboration du rapport annuel et fixent des principes et des prescriptions uniformes à cet effet. Ce n’est qu’ainsi qu’il est possible d’assurer une comparai- son entre les organisations. Le reporting se compose des parties suivantes, qui sont présentées plus en détail ci-après : - Statistique des clients et des prestations (SCP) (reporting des prestations) - Comptabilité analytique (CA) (reporting des finances) - Données sur l’organisation (informations de base) - Autres documents (comptes annuels / rapport annuel, formulaires, etc.) L’organisation faîtière (OF) / le mandataire a pour tâche de transmettre à l’OFAS chaque année et dans les délais impartis les documents de reporting de l’OF / le mandataire et ceux des sous-traitants (SC). L'indemnité annuelle pour la fonction d’organisation faîtière sert de dédommagement pour l'accomplis- sement des tâches en tant qu'organisation faîtière. L’OF / le mandataire coordonne, soutient et sur- veille la fourniture de prestations de ses sous-traitants conformément au contrat et veille à ce que les conditions soient équitables. L’OF / le mandataire veille à ce que les heures effectuées pour chaque activité soient traçables jusqu'à la personne qui les a fournies. L’OF / le mandataire est responsable du respect des conditions qualitatives (y compris les délais) conformément au ch. 4023 CSOAPH tant pour lui-même que pour les SC affiliés au contrat. Un modèle (fichier de saisie) est disponible à cet effet sur le site Internet de l'OFAS. En cas d'adapta- tion des modèles l'OFAS informe les OF / les mandataires des adaptations et de la nouvelle mise en ligne du modèle sur le site Internet. Le modèle de saisie contient les tableaux suivants : Aperçu des prestations du mandataire et sous-mandataire (y.c. brèves instructions) A. SCP Conseils B. SCP Mise en relation aide C. SCP Accompagnement à domicile D. SCP Médias et publications E. SCP Cours F. SCP Aide dans les lieux d’accueil G. SCP PROSPREH I. Données de l’organisation II. Auto-évaluation III. Comptabilité financière – CA mandataire, sous-mandataire et consolidée IV. Questions et remarques générales Les documents de reporting comprennent le fichier de saisie, le guide rapide et les autres documents mentionnés au chap. 4.2 CSOAPH. Les documents de reporting doivent être transmis à l’OFAS de manière complète jusqu’au 30 juin de l’année suivante au plus tard au moyen du fichier de saisie (modèle sur la page d’accueil de l’OFAS). Le report de ce délai n’est possible qu’en cas d’événement imprévisible et dûment motivé.
2 Reporting des prestations
Les principes relatifs aux prestations et au reporting des prestations sont fixés aux chap. 3 et 4.2 CSOAPH.
2.1 Saisie des prestations
La saisie des prestations doit remplir l’objectif principal suivant :
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Certification des prestations : prouver les prestations que le mandataire facture conformément au con- trat conclu avec l’OFAS.
2.1.1 Principes / exigences minimales
Les prestations doivent être saisies de manière à garantir leur traçabilité jusqu’à la personne qui les a fournies. La statistique des clients et des prestations (SCP) doit mentionner toutes les prestations visées au chap. 3 CSOAPH, indépendamment du fait qu’elles soient fournies par des collaborateurs internes ou par des collaborateurs rémunérés par des honoraires ou sur la base d’un mandat. Si l’on n’en connaît pas le nombre d’heures effectuées sur la base d’honoraires ou par voie de man- dat, calculer ainsi : montant de l’honoraire divisé par un taux horaire de 130 francs. Les prestations fournies à titre bénévole ou honorifique ne peuvent être comptabilisées dans la SCP qu’à condition que les collaborateurs bénévoles, respectivement honorifiques, satisfassent les critères de qualifications ou les conditions prévues par l'Annexe 3 de la CSOAPH. Sont pris en compte les frais d'assurance, les frais administratifs liés au recrutement et à la coordina- tion, à la formation des bénévoles, à la préparation et à la mise en œuvre qualitative et administrative de ces prestations, les frais effectifs de repas, de déplacement et de matériel, ainsi que des montants modérés (nettement inférieurs à des salaires comparables) en reconnaissance de l'engagement, etc.
2.1.2 Heures de travail, journées ou heures des participants à comptabiliser
Peut être comptabilisé le temps de travail que les personnes qualifiées consacrent spécifiquement aux clients. Pour les cours, ce sont les journées ou les heures des participants. Le travail de fond pour les prestations est imputable. Ne peuvent pas figurer dans la statistique des clients et des prestations (SCP) les activités suivantes (liste non exhaustive) :
• les activités administratives générales (par exemple comptabilité, administration du personnel, direction, encadrement de personnes qui suivent une formation initiale, une formation conti- nue ou un perfectionnement, lecture générale de revues et d’ouvrages spécialisés, etc.) • les activités en lien avec la recherche de fonds (fundraising, publicité ou marketing, gestion des dons, etc.) • les activités des organes de la fondation et de l’association (assemblées de l’association et des délégués, tâches de représentation incombant aux organes de l’association, etc.) • Les intérêts politiques ne sont pas compris dans les prestations de l'article relatif au but et ne sont donc pas soutenus par une aide financière. Les directives de l'OFAS excluent que les or- ganisations puissent utiliser les contributions de l'AI pour défendre des intérêts politiques. • les absences payées du personnel employé (maladie, vacances, visites médicales, pauses durant le travail, etc.) • la formation continue du personnel employé • la conduite des procédures en cas de litige juridique • les traductions orales simultanées • les activités en rapport avec la fabrication, la distribution et la remise en état de moyens auxi- liaires • les prestations de service relevant du domaine de compétence des offices AI • les prestations ménagères, les soins, les mesures thérapeutiques ou médicales • les mesures qui servent à la prévention primaire ou à la réadaptation médicale • les tâches relevant de l’activité d’écoles spéciales, d’établissements de réadaptation profes- sionnelle, d’ateliers, de homes et des centres de jour • les prestations de psychologie scolaire ou de logopédie
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• la préparation et suivi des cours. La saisie des prestations de 'Préparation et suivi des cours' se réfère exclusivement au temps du/de la chargé/e de cours et non à l'administration géné- rale du cours. Les coûts pour l'administration peuvent toutefois être indiqués dans la CA dans la rubrique de coûts correspondant sous les coûts complets. Ci-dessous, des exemples d'activités par catégorie de prestations qui peuvent être rapportées comme heures de prestations dans le fichier de saisie (onglets A-G) (liste non exhaustive) :
Catégorie de prestations Activités à comptabiliser Conseil (bref conseil ou conseil avec - Contact direct avec les clients/es et leurs proches dossier) fourni à des personnes han- (personnellement, par écrit ou par téléphone) dicapées et à leurs proches (conseil - Conseil / transmission d’informations aux social, conseil en matière de cons- clients/es, à leurs proches ou aux personnes de truction et conseil juridique) référence (accent mis sur les problèmes de la personne handicapée*) - Préparation et suivi appropriés - Clarifications spécifiques avec le client et recherche d’informations, concertation sur la répartition du travail avec d’autres services - Administration spécifique au client (correspondance spécifique au client, dépôt de demandes, gestion des dossiers, etc.) - Discussion des cas (ne sont pas comprises ici les réunions/supervisions d’équipe sans discussion de cas, les réunions avec les supérieurs hiérarchiques) - Temps pour les déplacements au lieu d’intervention et temps d’attente qui ne peuvent pas être mises à profit pour effectuer une autre tâche (ceux-ci doivent rester dans la mesure du raisonnable) - Travail de fond à cette prestation
* Les informations générales sont à saisir en tant que renseignements PROSPREH Mise en relation avec des services Évaluation des besoins / mise en relation / coordination des d’aide services de relève - Évaluation des besoins en matière de soutien et de demande de relève - Recherche / recrutement / mise en relation / évaluation des personnes qui assurent la relève - Entretien du coordinateur avec le client (et la/les personne[s] qui assure[nt] la relève) - Planification des interventions discutée avec le client - Coordination des interventions - Travail de fond à cette prestation Accompagnement à domicile - Conseil ou intervention sur place (dans le logement du bénéficiaire) - Préparation et suivi de l’intervention sur place - Temps pour les déplacements au lieu d’intervention et temps d’attente qui ne peuvent pas être mises à profit pour effectuer une autre tâche (ceux-ci doivent rester dans la mesure du raisonnable) - Clarifications spécifiques avec le client
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Catégorie de prestations Activités à comptabiliser - Contacts avec les proches et les personnes de référence - Discussion de cas - Administration spécifique au client (correspondance spécifique au client, dépôt de demandes, gestion des dossiers, etc.) - Travail de fond à cette prestation
Direction / coordination / administration Accompagnement à domicile - Évaluation des besoins en matière de soutien et demande d’un accompagnement à domicile - Mise en relation / évaluation de l'accompagnant approprié - Entretiens du coordinateur/-trice avec le/la client/e (et l'accompagnateur/-trice) - Planification des interventions discutée avec le/la client/e - Coordination des interventions - Contrôle de l’allocation pour impotent pour l’accompagnement pour faire face aux nécessités de la vie Médias et publications - Site Internet de l’organisation ou collaboration à un Développement, élaboration et diffu- site commun sion de matériel d’information et mé- - Médias et publications : publier des lettres dias d’information, des brochures d’information, des Service d’information et de documen- mémentos tation - Vidéos sur des informations utiles au quotidien (par ex. en langue des signes) - Médias sociaux - Module de conseil standardisé (indépendants entre eux) - App (applications) - Médias et informations - Travail de fond à cette prestation Cours Cours «Aide à l’entraide (Autonomie)» avec ou sans nui- tée. Les prestations sont rapportées pour les cours-blocs et les cours d'un jour en tant que jours-participants et pour les cours semestriels/annuels en tant que heures-participants.
Cours «Contacts sociaux - loisirs et sport» avec ou sans nuitée. Les prestations sont rapportées pour les cours- blocs et les cours d'un jour en tant que jours-participants et pour les cours semestriels/annuels en tant que heures-par- ticipants.
Le travail de fond pour les cours est à saisir en tant qu’heures de prestation sous PROSPREH ("Travail de fond ayant pour objet un thème spécifique"). Le travail de fonds doit être saisi en plus dans le fichier de saisie, reg. IV. L'OFAS comptabilisera ce travail de fonds comme une prestation spécifique à la personne. Aide dans des lieux d’accueil Heures de travail effectivement fournies par les personnes qualifiées (heures d’ouverture plus au maximum une heure pour la préparation / le suivi)
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Catégorie de prestations Activités à comptabiliser Travail de fond à cette prestation
PROSPREH Heures de travail effectivement fournies (y compris la pré- paration et le suivi) par les personnes qualifiées pour les activités PROSPREH selon le chap. 3.2 CSOAPH Travail de fond à cette prestation
2.2 Relevé des clients
Pour les prestations spécifiques aux personnes selon le ch. 3001 CSOAPH, une personne n’est comptée qu’une seule fois par année civile, même si le dossier a été clos entre-temps. Les personnes qui accompagnent les personnes handicapées à une consultation de conseil et pendant la consulta- tion de conseil ne doivent pas être comptées. La gestion structurée des dossiers permet de garantir un conseil systématique et ciblé. Pour les prestations spécifiques aux groupes selon le ch. 3002 CSOAPH, la personne peut être comp- tée plus d’une fois par année civile, car elle est comptée par évènement / visite. Pour chaque client/e, il convient de saisir le groupe-cible, la qualité d’ayant-droit et le canton de domi- cile (pour les lieux d’accueil, saisir la localité où se déroule l’activité). Les informations fournies se ré- fèrent toujours au client/à la cliente, même si le conseil s’adresse aux proches ou aux personnes de référence. La preuve du handicap doit être fournie conformément au chap. 1.7 CSOAPH.
2.3 Statistique des clients et des prestations (SCP) : aperçu des données du
reporting Les données relatives aux prestations et nécessaires à la saisie pour la SCP sont indiquées ci-des- sous. Pour le descriptif des prestations, voir le chap. 3 CSOAPH.
2.3.1 Prestations spécifiques aux personnes
2.3.1.1 Prestations spécifiques aux individus
Le conseil social, le conseil juridique et le conseil en matière de construction doivent être saisis sépa- rément.
Catégorie de prestations Données requises Conseil (bref conseil ou conseil com- Nombre d’heures de conseil pour les bénéficiaires (y compris prenant la tenue d’un dossier) fourni à 20 % sans justificatif AI, voir aperçu des prestations CSOAPH An- des personnes handicapées / à leurs nexe 1) par proches (conseil social, conseil juri- - groupe-cible dique, conseil en matière de construc- - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) tion) - non ayant-droit (sd ; il est clair dès le départ qu’il n’est pas bénéficiaire)
* Il est possible de compter le conseil de suivi dans la catégorie de conseil en groupe. En cas de conseil de groupe, saisir le temps de travail du conseiller et le répartir proportionnellement entre les dossiers des clients.
Nombre de clients/es par - leur qualité d’ayant droit selon (AI/AVS) - dont nouveaux - canton de domicile
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Catégorie de prestations Données requises Autoévaluation de la prestation par l’OF/mandataire Mise en relation avec des services Nombre d’heures de mise en relation selon d’aide - groupe-cible - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) - non ayant-droit (sd)
Nombre de clients/es par - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) - dont nouveaux - canton de domicile
Autoévaluation par l’OF/mandataire de la prestation Accompagnement à domicile Nombre d’heures d’accompagnement* pour les ayants-droit par - groupe-cible - leur qualité d’ayant-droit selon (AI/AVS) - non ayant-droit (sd)
* Il est possible de compter le conseil de suivi dans la catégorie de conseil en groupe. En cas de conseil de groupe, il faut saisir le temps de travail du conseiller et le répartir proportionnellement entre les dossiers des clients.
Nombre de clients/es par - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) - dont nouveaux - de foyer/ home - avec accompagnement terminé, vivant de manière auto- nome - canton de domicile
Autoévaluation de la prestation par l’OF/mandataire
2.3.1.2 Prestations destinées à des groupes
Catégorie de prestations Données requises Médias et publications Heures de travail effectivement fournies par des personnes quali- Développement, élaboration et diffu- fiées (y compris la préparation et le suivi) sion d’informations et de médias Ser- vice d’information et de documentation Autoévaluation de la prestation par l’OF/mandataire Cours Heures-participants (cours semestriels / annuels) Répartis par type de cours (« Aide à l’entraide (Autonomie) » ou «Contacts sociaux – loisirs et sport »)
- Nombre de cours
Nombre d’heures-participants* (heures de cours suivies multi- pliées par le nombre de participants). Le nombre d’heures de cours est enregistré par unités d’une heure par - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) - non ayant-droit (sd)
Nombre de participants (la même personne peut être mentionnée plusieurs fois) par : - leur qualité d’ayant-droit selon (AI / AVS) - canton de domicile
Journées-participants (cours d’un jour et cours-bloc)
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Catégorie de prestations Données requises Répartis par type de cours (« Aide à l’entraide (autonomie) » ou « Contacts sociaux – loisirs et sport »)
- Nombre de cours
Nombre de journées-participants* (journées de cours suivies mul- tipliées par le nombre de participants). Si un cours ne débute que l’après-midi ou se termine à midi : ces jours sont à considérer comme des demi-journées de cours.
- selon la qualité d’ayant-droit (AI / AVS) - non ayant-droit (sd)
Nombre de participants (la même personne peut être mentionnée plusieurs fois) par : - leur qualité d’ayant-droit (AI / AVS) - canton de domicile Pour les cours d’un jour, le nombre de participants est limité à 20, au maximum.
* Les heures-participants ou les jours-participants sont saisis sans la direction du cours ni le personnel d’encadrement. Si une per- sonne suit plusieurs cours, elle sera saisie (prise en compte) une fois pour chaque cours suivi.
Autoévaluation de la prestation par le mandataire/sous-manda- taire Aide dans des lieux d’accueil à des Nombre d’heures d’accompagnement par personnes handicapées et à leur - groupe-cible proches - l’enregistrement sous AI
Nombre de clients/es par - total des prestataires AI/AVS, dont nouveaux - canton : lieu d'exécution
Autoévaluation de la prestation par le mandataire/sous-manda- taire
2.3.2 Prestations non destinées à des personnes
Catégorie de prestations Données requises PROSPREH Tâches générales d’infor- Heures de travail effectivement fournies mation et de relations publiques Autoévaluation de la prestation par le mandataire/sous-manda- PROSPREH Travail de fond ayant taire pour objet un thème spécifique (y compris travail de fond pour les cours)
PROSPREH Encouragement de l'en- traide PROSPREH Travaux relatifs à un pro- Heures de travail effectivement fournies jet (une fois celui-ci approuvé)
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3 Reporting financier
Les exigences en matière de comptabilité financière (CF) se trouvent aux chap. 2.6 et 2.7 CSOAPH. Conformément au ch. 2028 CSOAPH, une comptabilité analytique (CA) doit être établie pour chaque organisation pour l’exploitation art. 74 LAI et doit être transmise à l’OFAS. Les exigences en matière de comptabilité analytique sont expliquées ci-après.
3.1 Objectifs
La CA de l’exploitation art. 74 LAI présente l’ensemble des coûts et des produits relevant de l’exploita- tion art. 74 LAI. Par « exploitation art. 74 LAI » on entend toutes les activités en rapport avec les pres- tations annoncées par le biais de la SCP conformément à la CSOAPH (pour les personnes avec qua- lité d’ayant-droit (AI/AVS) ou de non ayant-droit) ainsi que tous les coûts et produits qui y sont liés. La CA doit permettre de déterminer automatiquement les grandeurs suivantes : - Coûts totaux des différentes catégories de prestations (contrôle de l’économicité ; base pour le calcul des tarifs) - Contribution de couverture de l’exploitation art. 74 LAI (CC 4) (vérification de la capacité de prestation propre) - Taux de financement AI (= Subvention de l’AI / Coûts totaux de l’exploitation 74 LAI) (base pour le calcul du tarif) - Part de l’art. 74 LAI (= Clé de répartition : Coûts totaux de l’exploitation art. 74 LAI / Charges selon la CF)
3.2 Principes / exigences minimales
La CA de l’exploitation art. 74 LAI se base sur les principes suivants : - Calcul des coûts totaux effectifs (=couts directs et coûts indirects effectifs) - Distinction par nature de coûts, par unité de coûts et unité d’imputation - La CA prend comme base de départ l’ensemble des charges et des produits de la comptabi- lité financière. Ce n’est qu’ainsi qu’il est possible de garantir de remonter à la CF - Attribution directe avant répartition - Les répartitions doivent être attribuées aux unités d’imputation en fonction des facteurs géné- rateurs de coûts. Les flux de valeurs doivent être documentés de manière compréhensible. - La CA est élaborée de manière proportionnée et efficiente.
3.3 Délimitations
Les charges et les produits sans lien avec l’exploitation sont présentés séparément dans la CA et doi- vent être délimités. Délimitations matérielles Exemples types (liste non exhaustive) : - Tous les coûts et produits qui ne concernent pas l’exploitation art. 74 LAI doivent être délimi- tés matériellement. Une partie des frais généraux doit également être prise en compte pour l’exploitation hors art. 74 LAI. Les dons affectés à un but particulier/autres revenus pour des prestations hors art. 74 LAI doivent aussi être délimités. Les dons sans affectation spé- ciale/autres revenus doivent être répartis sur l’exploitation art. 74 LAI au prorata des coûts to- taux de l’exploitation art. 74 LAI par rapport aux charges totales selon la CF. Seule une partie est donc prise en compte. - Les organisations qui sont parties à plus d’un contrat art. 74 LAI doivent fournir les charges/ produits relatifs pour chaque contrat séparément. Les charges/produits qui ne concernent pas le contrat doivent être délimités.
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- Contributions versées par l’OF/mandataire aux sous-traitants pour des prestations art. 74 LAI (transferts financiers) : l’OF/mandataire délimite la subvention AI art. 74 LAI qu’il transfère au sous-traitant si celle-ci a été comptabilisée selon la méthode au brut dans la CF. Délimitations temporelles Les délimitations temporelles sont effectuées dans la CF au moyen d’écritures transitoires. Dans la CA, les délimitations temporelles ne peuvent être effectuées que dans des cas exceptionnels et doi- vent être indiquées à l’OFAS dans le cadre du reporting.
3.4 Catégorie de coûts
L’OFAS n’impose pas de plan comptable uniforme. L’imputation à des catégories de coûts / produits selon le modèle est indiquée dans le tableau ci-des- sous.
Genres de charges / de produits Descriptif Frais de personnel (honoraires exclus) Les frais de personnel (honoraires exclus) in- cluent comme suit (liste non exhaustive): Charges salariales • Salaires et traitements, y c. les primes de toutes sortes (primes de performan- ce, primes de fidélité, cadeaux pour an- cienneté de service, etc.) Charges sociales • Charges sociales obligatoires et faculta- tives de l’employeur (AVS, AI, AC, APG / maternité, AFC, LPP, indemnités jour- nalières en cas d’accident ou de mala- die, etc.) Autres frais de personnel • Formation continue et de perfectionne- ment • Remboursement des frais (par ex. frais de voyage, de repas et de nuitée) * • Supervision • Recrutement de personnel • Réunions du personnel • Cadeaux (par ex. anniversaire, jubilé, in- demnité de départ)
Les prestations des assurances sociales (APG, indemnités journalières de l’assurance-maladie ou de l’assurance-accidents, etc.) doivent être comptabilisées sous charges de personnel. * Exception : les remboursements de frais con- cernant l’organe directeur (comité, conseil de fondation) sont enregistrés sous charges de biens et de services. Honoraires Honoraires pour des prestations de travail * par des travailleurs indépendants qui paient eux- mêmes leurs cotisations aux assurances so- ciales. Indemnités modérées versées aux accompa- gnateurs des chargés de cours
Par ex. : chargés de cours externes, comptables externes, etc.
* Exception : les charges dues au personnel de nettoyage externe font partie intégrante des frais
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Genres de charges / de produits Descriptif de locaux et sont donc enregistrées sous charges de biens et de services. Coûts de biens et services Font partie des coûts de biens et services (liste non exhaustive) : Frais de locaux • Loyers de locaux versés à des tiers et/ou valeur locative du bien immobilier appartenant à l’organisation • Energie et eau • Nettoyage (matériel et frais de net- toyage effectué par des tiers) • Entretien et réparations des immeubles (à la charge du/de la locataire) • Frais accessoires liés à l’immeuble
Autres charges de biens et services • Entretien, réparations, remplacement et location de mobilier • Charges d’administration (matériel de bureau, imprimés, frais de port, télé- phone, etc.) • Assurances de choses, émoluments • Révision, conseil (clôture des comptes annuels, adaptation aux normes de la présentation des comptes, etc.) • Indemnités versées à l’organe directeur (conseil de fondation, comité) (jetons de présence, frais de transport, etc.) • Frais informatiques • Frais de publicité • Provisions • Amortissements *
Le montant des amortissements dépend en prin- cipe de la durée d’utilisation prévue. Si les amor- tissements figurant dans la comptabilité finan- cière (CF) ne correspondent pas à la durée d’uti- lisation prévue, cela doit être compensé dans la CA par des calculs. Les montants ou les taux publiés par l’Administration fédérale des contri- butions (impôt fédéral direct) servent de limites supérieures pour les amortissements.
* Les amortissements des biens immobiliers font partie intégrante du résultat des biens immobi- liers (voir ci-dessous).
Produits des prestations Font partie des produits des prestations (liste non exhaustive) : • Produits des services (=prestations fac- turées aux clients/es) • Autres produits de prestations et fourni- tures (prestations facturées à des tiers, vente de publications, etc.) • Pertes sur débiteurs Subventions AI/AVS (art. 74 LAI et art. 101bis Subvention annuelle OFAS reçue (directement LAVS) de l’OFAS ou via l’organisation faîtière), indem- nité de faîtière
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Genres de charges / de produits Descriptif Autres subventions de la Confédération / des Contributions des pouvoirs publics (Confédéra- cantons ou des communes tion, canton, communes) Dons affectés / autres produits/recettes En font partie (liste non exhaustive) : Produits des dons affectés à un but particu- lier • Dons individuels affectés • Dons importants affectés • Legs / héritages affectés Dons non affectés / autres produits/recettes (ré- En font partie (liste non exhaustive) : partis selon la clé de répartition) Produits des dons sans affectation spéciale • Contributions des membres et des do- nateurs • Parrainages • Revenus découlant des collectes en fa- veur de l’organisation • Dons, legs/héritages sans affectation spéciale
Résultat financier (produits moins charges) • Frais bancaires et postaux (gestion des comptes, transactions, gestion de dé- pôts, etc.) • Intérêts passifs et actifs • Produits des placements financiers et monétaires à court et long terme • Amortissements sur des placements fi- nanciers • Gains réalisés et non réalisés sur place- ments financiers
Résultat des immeubles (produits moins charges) • Charges hypothécaires • Amortissements sur immeubles • Revenus locatifs
Résultats extraordinaires (produits moins charges) • Résultat hors exploitation • Résultat des activités annexes • Résultat extraordinaire
3.5 Centres de coûts
Chaque fois que cela est possible, les coûts/produits doivent être attribués directement à une unité de coûts. Lorsque cela n’est pas possible, les coûts et les produits indirects (frais et produits géné- raux) sont attribués au centre de coûts « coûts / produits indirects »). Les coûts et les produits sont ensuite répartis entre les unités de coûts au moyen d’une clé de répartition. Les frais et les produits généraux doivent être répartis ou imputés aux unités de coûts en fonction des facteurs de coûts. Les clés de répartition servent à l’imputation la plus adéquate possible des coûts/ produits aux unités de coûts. Les répartitions doivent être documentées de manière compréhensible. Les paramètres suivants, par exemple, peuvent être utilisées comme clés de répartition :
Genre de charges / de pro- Clé Source duits Frais de personnel - Heures de travail - Saisie des prestations - CA
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Genre de charges / de pro- Clé Source duits - Part des coûts directs des unités d’imputation Frais de locaux - Heures de travail - Saisie des prestations - m2 (le cas échéant, pondé- - Plan du bâtiment ration selon la qualité des locaux) Les produits indirects sont attribués aux unités de coûts selon une clé de répartition précisé- ment définie : Genre de charges / de pro- Clé Source duits Dons indirects / autres recettes Rapport entre les coûts totaux - indirectes art. 74 LAI et les coûts totaux selon la CF Les coûts de la collecte de fonds sont également attribués proportionnellement à l’exploitation art. 74 LAI par le bais des frais généraux (coûts indirects). Il est judicieux d’appliquer ici aussi le rap- port entre les coûts totaux de l’exploitation art. 74 LAI et les coûts totaux de la CF. Les dépenses et les produits (AI) liés à la fonction d’organisation faîtière (consolidation de la statis- tique des prestations et de la CA, garantie du respect des normes de qualité par les sous-traitants, gestion des contrats, etc.) doivent également être indiqués comme coûts et produits généraux (indi- rects) et répartis globalement sur l’exploitation art. 74 LAI.
3.6 Unités d’imputation de coûts
Les unités d’imputation de coûts correspondent en principe aux catégories de prestations selon le chap. 3.1 CSOAPH. Pour les cours, les unités d’imputation de coûts sont réparties en cours d’un jour, en cours-bloc et en cours semestriels/annuels. Les coûts du travail de fond pour les cours sont toutefois saisis sous PROSPREH, car la prestation figure également dans cette unité de coûts. Les cours peuvent être rapportés comme cours-bloc, cours semestriels/annuels ou cours d'un jour. Les cours-bloc sont des cours qui se déroulent sur plusieurs jours avec ou sans nuitée (par exemple du lundi matin au mercredi). Les cours semestriels/annuels sont des cours qui ont lieu plusieurs fois ou régulièrement sur l'année ou sur un semestre (ont une fréquence régulière et sont de courte durée 1-2 heures (exemples : cours de céramique/de sport deux fois par mois de 9h00 à 11h30). Un cours d'un jour est un cours qui a lieu sur une journée (également sur une demi-journée : seulement le matin ou seulement l'après-midi) et qui n'a pas de répétition (exemple : cours d'informatique le mardi 25 juil- let 2024 9h00 à 17h00). Les activités sans concept de cours/transmission de connaissances selon le concept spécialisé con- venu sont considérées comme des prestations de contacts sociaux à bas seuil et sont rapportées comme des lieux de rencontre. Les prestations « Tâches générales d’information et de relations publiques », « Travail de fond ayant pour objet un thème spécifique », « Encouragement de l’entraide » et « Projets » forment une seule unité d’imputation de coûts. Les unités d’imputation de coûts indiquent l’ensemble des coûts et produits des différentes catégories de prestations (indépendamment de la qualité d’ayant droit). Il faut prendre en compte tous les frais de personnel des collaborateurs (y compris les frais pour le temps non facturable, l’administration générale comme les réunions d’équipe, les pauses, etc., la for- mation continue et perfectionnement, les absences, les vacances, etc.. Exemples typiques (liste non exhaustive) :
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- Frais de personnel (salaires, prestations sociales, frais, etc.) et honoraires des collaborateurs qualifiés - Frais de personnel (salaires, prestations sociales, frais, etc.) et honoraires des collaborateurs dans le domaine direction / coordination / administration des cours ou accompagnement à domi- cile - Coûts pour les postes de travail des collaborateurs susmentionnés - Coûts matériels pour les clients/-es - Frais supplémentaires liés au handicap (par exemple frais de nuitée des personnes accompa- gnant les bénéficiaires, coûts supplémentaires pour un lit médicalisé, etc.) - Coûts overhead - Produits des prestations (si la prestation est facturée) - Subventions cantonales et communales (y compris pour les non bénéficiaires) - Dons affectés à un but particulier - Dons répartis selon la clé de répartition - Frais d’impression pour les PROSPREH
4 Données de l’organisation
Outre le reporting des prestations et le reporting financier, des informations sur les ressources an- nuelles en personnel doivent être fournies. Les données suivantes doivent être communiquées : - EPT (équivalents plein temps) des collaborateurs employés au total (toute l’organisation) - ETP des collaborateurs employés actifs dans l’exploitation art. 74 LAI - EPT des collaborateurs bénévoles/honorifiques au total (toute l’organisation) - EPT des collaborateurs bénévoles/honorifiques actifs dans l’exploitation art. 74 LAI (seule- ment ceux pour lesquels une prestation est indiquée dans la SCP) Pour le nombre de postes il faut indiquer les équivalents plein temps (EPT). Par exemple, deux postes à 100 % et un poste à 50 % donnent 2,5 EPT. Il convient d’indiquer tous les collaborateurs/-trices employés/es. Sont considérés comme collabora- teurs/-trices employés/-ées les personnes qui reçoivent un contrat de travail avec un salaire conforme aux conditions du marché. Les personnes qui travaillent sur la base d’honoraires et qui s’acquittent donc elles-mêmes des cotisations aux assurances sociales n’en font pas partie. En revanche, les ap- prentis/-ies et les stagiaires sont aussi considérés/-ées comme des collaborateurs employés (person- nel salarié). Les collaborateurs payés au mois qui sont entrés et sortis en cours d’année doivent être calculés au prorata (selon les décomptes des assurances sociales). Pour la conversion des heures des collabora- teurs payés à l’heure, 1900 heures de travail correspondent à un EPT. La liste des liens économiques (Annexe 11) ne doit être remise qu'au début de chaque période con- tractuelle.
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