Circulaire AI no 176 du 13 mars 2003
Accords bilatéraux avec l’UE et l'AELE Avec le bulletin AVS n° 118 du 30 septembre 2002, nous avons répondu pour la première fois à différentes questions relatives au champ d’application temporel de l'accord sur la libre circulation des personnes et à la manière de remplir les formulaires E. Les expériences acqui- ses depuis nous permettent d’apporter quelques précisions supplémentaires. Les présentes informations abordent à nouveau la question du champ d’application temporel eu égard à l'utilisation des formulaires E et traite plus particulièrement du formulaire d’instruction d’une demande de pension d’invalidité (E 204). C’est la raison pour laquelle elles paraissent simul- tanément dans un bulletin AVS et dans un circulaire AI.
1. Champ d’application temporel
1.1 Cas AVS
Si le requérant est soumis aux accords bilatéraux conclus avec l’UE ou l’AELE et qu’il appert que le dépôt de sa demande de rente peut déboucher sur l’octroi d’une telle prestation au sein d’un Etat de l’UE ou de l’AELE, (cf. nos 1001 à 1009 et 9002 CIBIL), la procédure inter- étatique doit être mise en oeuvre immédiatement et dans tous les cas. Il en va de même pour les cas actuellement en cours de traitement au sein des caisses de compensation. Les ensei- gnements de la pratique tendent en effet à démontrer que les institutions d’assurance étrangè- res sollicitent toujours la mise en oeuvre de la procédure dès qu’elles ont vent d’une de- mande.
1.2 Cas AI
Que l’on soit en présence de nouvelles demandes de rentes AI ou de cas actuellement en cours de traitement, la situation est identique. La pratique enseigne, là aussi, que les institu- tions d’assurance étrangères exigent la mise en oeuvre de la procédure UE/AELE, peu im- porte que le début du droit soit antérieur ou postérieur au 1er juin 2002. Il sied dès lors d’engager la procédure inter-étatique dans tous les cas de rente AI.
Une particularité concerne toutefois les ressortissants des Etats de l’UE ou de l’AELE liés par une convention de type A (Belgique, Espagne, France, Grèce, Norvège, Pays-Bas et Portu- gal). Selon les accords de sécurité sociale conclus avec lesdits Etats, les périodes de cotisa- tions étrangères doivent en effet être prises en compte.
Pour la fixation de rentes dont le début du droit est antérieur au 1er juin 2002, un calcul com- paratif doit désormais être opéré au 1er juin 2002: d’une part, on tiendra compte des périodes de cotisations étrangères au vu des accords de sécurité sociale conclus avec des Etats de l’UE
Secteur réadaptation et rente page 1 de 9
ou de l’AELE. La rente AI ainsi obtenue est en tous les cas versée jusqu’à et y compris mai 2002. Lors d’un deuxième calcul, on examine si les nouvelles dispositions (= rente partielle de la Suisse d’une part, de l’Etat concerné de l’UE ou de l’AELE d’autre) permettent l’octroi d’un total de rentes plus élevé. Seules les rentes les plus favorables aux assurés seront versées dès le 1er juin 2002. Les caisses de compensation doivent impérativement procéder à ces cal- culs comparatifs (art. 94, al. 5 Règl. 1408/71 et art. 118 Règl. 574/72).
Pour éviter tout risque de paiements à double (Suisse et étranger), la procédure à suivre dans ces cas doit être définie de manière très précise. La question est actuellement l’examen. L’information utile sur la procédure à suivre sera communiquée aux organes d’exécution dans les meilleurs délais.
2. Formulaires E
2.1 Généralités
En principe, les caisses de compensation et les offices AI doivent remplir tous les formulaires électroniquement ou à la machine (no 2012 CIBIL). Les seules exceptions tolérées ont trait aux formulaires E 213 (rapport médical détaillé) et E 207 (renseignements concernant la car- rière de l’assuré), dans la mesure où ils ont été remplis par l’assuré lui-même ou par ses sur- vivants. Par contre, si un formulaire de demande (E 202, E 203 ou E 204) a été rempli par l’assuré, les indications fournies doivent être vérifiées par la caisse de compensation ou l’office AI compétent et être reportées sur un nouveau formulaire électroniquement ou à la machine.
On établira une copie de tous les formulaires et documents qui, dans le cadre de la mise en oeuvre de la procédure, doivent être transmis à la Caisse suisse (no 2014 CIBIL). Les disposi- tions de la Circulaire relative à la conservation des actes en matière d’AVS/AI/APG/PC/AFA sont applicables à cet égard.
Les envois à la Caisse suisse sont adressés comme suit :
Schweizerische Ausgleichskasse Caisse suisse de compensation Internationale Verwaltungshilfe Entraide administrative internationale Postfach 3100 Case postale 3100
1211 Genf 2 1211 Genève 2
Une procédure particulière s’applique aux frontaliers (no 2030 CIBIL). Les règles de traite- ments prévues ci-après ne s’appliquent dès lors pas aux frontaliers travaillant en Suisse. En raison de leur domicile étranger, c’est en effet l’institution d’assurance étrangère qui est com- pétente pour la mise en oeuvre de la procédure d’annonce. Par conséquent, les formulaires E 204, 205, 207 et 213 ne doivent pas être remplis dans ces cas. Il suffit d’adresser à la Caisse suisse une copie du formulaire suisse de demande (no 2030 CIBIL).
Secteur réadaptation et rente page 2 de 9
2.2 Formulaire E 204 « Instruction d’une demande de pension d'invalidité »
2.2.1 Traitement par l’office AI après réception de la demande
L’office AI remplit le plus complètement possible le formulaire E 204 et le transmet à la caisse de compensation compétente.
Rubrique Observation Compétence En-tête du Mentionner les pays concernés. Le numéro d’identification est OAI formulaire le n° d’assuré de l’intéressé dans le pays concerné, pour autant qu’il soit connu. S’agissant de l’institution en cause, il sied d’indiquer l’institution d’assurance étrangère (si connue) à laquelle l’assuré était soumis à l’étranger.
1 Laisser vide
2 Obligatoire: nom de famille (2.1), év. nom de naissance (2.2) OAI
ou noms antérieurs (2.4), prénoms (2.3), sexe (2.5) et état civil (2.8).
Nom et prénoms du père (2.6) et de la mère (2.7), code fiscal (2.9) et code Sofi (2.10) peuvent être remplis si connus, , sinon laisser en blanc..
3 Obligatoire: Nationalité OAI
Le D.N.I. peut être rempli si l’on dispose d’une copie de la carte d’identité espagnole, sinon laisser en blanc..
4 Obligatoire: Date de naissance (4.1) OAI
Localité de naissance (4.2), province ou département (4.3) ainsi que pays (4.4) peuvent être remplis si connus, sinon lais- ser en blanc.
5 Obligatoire: Adresse de l’assuré (5.1) OAI
La relation bancaire(5.2) peut être remplie si connue, sinon laisser en blanc.
6 Obligatoire: Numéro AVS (6.1) OAI
Référence du dossier de l’institution d’instruction (6.2), laisser en blanc.
7 Les rubriques 7.1 et 7.2 sont obligatoires, mais ne peuvent être OAI
remplies qu’une fois le prononcé connu. Les rubriques 7.3 à 7.11 peuvent être remplies si connues, si- non laisser provisoirement en blanc.
8 Rubrique 8 ne peut être remplie qu’au moment du prononcé. OAI
9 Obligatoire: Dans le cas d’une pension d’invalidité, mettre une OAI
croix dans la case correspondante de la colonne « a demandé les prestations suivantes » (9.5)
Secteur réadaptation et rente page 3 de 9
Les autres prestations peuvent être complétées à condition de posséder les informations nécessaires, sinon laisser en blanc.
La rubrique 9.16 ne sera remplie qu’après le prononcé. (CC)
La rubrique 9.17 ne sera remplie qu’après le prononcé.
La rubrique 9.18 peut être laissée en blanc.
A la rubrique 9.19, il peut être répondu deux fois par la néga- tive. Dans le cas où l’assuré a également déposé une demande d’allocation pour impotent, répondre à la 1ère question par « non encore établi » et à la 2ème par « non »
10 Obligatoire: Aux rubriques 10.1 à 10.3, on répondra par OAI
« non ». La rubrique 10.4 peut être laissée en blanc par l’office AI (CC)
11 Obligatoire: Nom, s’il y a lieu, nom de naissance et noms an- OAI
térieurs, prénoms, adresse ainsi que date de mariage.
Les rubriques 11.6 à11.8 peuvent être remplies dès lors que l’on est en possession des informations, sinon laisser en blanc.
Les rubriques 11.9 bis 11.16 peuvent être laissées en blanc par l’office AI (CC)
12 Obligatoire: La rubrique 12.1 doit être remplie. Tous les en- OAI
fants ( même majeurs ) doivent être mentionnés. Sous la rubrique 12.2, répondre par « l’institution d’instruction » et sous la rubrique 12.3 par « n’a pas encore pris de décision en ce qui concerne le droit au prestations ».
13 Laisser en blanc
14 Obligatoire: Date de présentation de la demande. On observe- OAI
ra ce qui suit : (CC) - si la demande de prestation étrangère est présentée en même temps que la demande de rente suisse, la date déterminante est celle de cette dernière. - si la demande de prestation étrangère est présentée avant la demande de rente suisse, la date déterminante est celle de la première présentation de la demande auprès de l’office AI ou de la caisse de compensation. - si une rente suisse est déjà versée au moment de la présen- tation d’une demande de prestation étrangère, la date de la demande suisse présentée en son temps est déterminante.
Les mêmes critères sont valables pour la rubrique 13 du for- mulaire E 202.
Secteur réadaptation et rente page 4 de 9
Le jour du début du droit à la rente ne peut être inscrit qu’une fois le prononcé rendu.
La rubrique 14.1 peut être remplie si les informations sont connues, sinon laisser en blanc.
15 Obligatoire: Laisser en blanc
16 Obligatoire: Laisser en blanc
17 Obligatoire: Laisser en blanc (CC)
18 Obligatoire: sera remplit par la Caisse suisse (Caisse
suisse)
Le formulaire E 204 sera alors transmis à la caisse de compensation compétente. Dans le même temps, l’office AI adressera le formulaire E 213 au médecin. Dès réception, ce formu- laire sera immédiatement transmis à la Caisse suisse. Les offices AI garderont toujours une copie des formulaires.
2.2.2 Traitement par la caisse de compensation compétente après réception de la de- mande de l’office AI
Après réception du formulaire E 204 de l’office AI, la caisse de compensation compétente complète le formulaire E 205 et requiert de l’assuré le formulaire E 207. La caisse de com- pensation complète alors le formulaire E 204 comme suit :
10 Obligatoire: La rubrique 10.4 doit être remplie par la caisse de CC
compensation. La règle est de répondre par « non »Si la per- sonne assurée a cotisé volontairement (présentation d’un CI de la CC 27), il convient de répondre par « oui »
11 Les rubriques 11.9 à 11.15 peuvent être remplies par la caisse CC
de compensation dans le cas où le conjoint touche d’ores et déjà une rente. Autrement, laisser les rubriques en blanc.
La rubrique 11.16 peut être laissée en blanc.
17 Mettre une croix aux cases correspondantes des formulaires CC
joints E 205 et E 207.
Les formulaires à demander sont en général les formulaires E 205, E 210, ainsi que la décision.
Secteur réadaptation et rente page 5 de 9
2.2.3 Transmission à la Caisse suisse
La caisse de compensation transmet le formulaire E 204 complété, accompagné des formulai- res E 205 et E 207, à la Caisse suisse, et garde une copie de tous les formulaires (cf. aussi ch. 2.1, paragraphe 2).
La Caisse suisse envoie les formulaires aux institutions d’assurance étrangères compétentes, les informant du fait que les informations manquantes ne pourront être fournies qu’au terme de la procédure d’examen. La transmission aux institutions d’assurance étrangères ne saurait toutefois intervenir avant réception du formulaire E 213 par la Caisse suisse.
2.2.4 Procédure à suivre après prononcé d’un avis favorable de l’office AI
2.2.4.1 Compléments à apporter par l’office AI
L’office AI doit compléter la copie du formulaire E 204 en sa possession (cf. ch. 2.2.1, der- nier paragraphe) comme suit :
7 Obligatoire: Les rubriques 7.1 ainsi que 7.2 doivent être rem- OAI
plies. Il en va de même pour les rubriques 7.3 à 7.11, dès lors qu’elles ne l’ont pas été initialement (cf. ci-dessus ch. 2.2.1).
8 Obligatoire: La rubrique 8 doit être remplie. OAI
9 Obligatoire: Mettre une croix à la rubrique « bénéficie des OAI
prestations suivantes » Les prestations dont il est déjà fait état lors de la demande (cf. ci-dessus ch. 2.2.1) doivent être complétées dans la mesure du possible (rubriques 9.2 à 9.14). Il sied, en particulier, d’indiquer les prestations qui ont été accordées depuis le dépôt de la demande.
Lors de demandes de compensation, la rubrique 9.17 doit être remplie.
Le formulaire E 204 ainsi complété est alors transmis à la caisse de compensation compé- tente. l’office AI garde une copie.
Secteur réadaptation et rente page 6 de 9
2.2.4.2 Compléments à apporter par la caisse de compensation
La caisse de compensation reporte les compléments d’information fournis par l’office AI sur sa copie du formulaire E 204 qu’elle avait transmis à la Caisse suisse avant le prononcé et remplit les rubriques suivantes comme suit :
9 Obligatoire: CC
- Rubrique 9.15: nom et adresse de la caisse de compensa- tion compétente. - Rubrique 9.16: renseignements complémentaires Prestations: mentionner « 9.5 ». N° de référence: indiquer le n° AVS. Période ou date d’effet: date d’ouverture du droit à la rente. montant: mettre une croix à « mensuel » et et spécifier « en francs suisses ». - Rubrique 9.17: Dans le cas d’une demande de compen- sation dont l’office AI n’a pas eu connaissance, cette ru- brique doit être remplie par la caisse de compensation.
12 Obligatoire: Si le 12.1 fait état d’enfants, la rubrique 12 .3 doit CC
être remplie. Ce faisant, ne rien indiquer à la rubrique,
« n’accorde pas de prestations pour les enfants indiqués aux lignes .... » de la rubrique 12.1...............“
quant à la durée de la rente accordée. Bien davantage, inscrire à la rubrique 12.5 « Observations » les conditions d’octroi d’une rente pour enfants (jusqu’à 18 ans, ou 25 ans pour ceux poursuivant leurs études).
14 A « Date d’effet de » il convient d’indiquer la même date que CC
celle figurant sous 9.16.
16 Cette rubrique doit provisoirement rester vide. On ne sait pas
encore, à l’heure actuelle, dans quelle mesure l’AVS/AI peut émettre des prétentions sur des (arriérés de) pensions étrangè- res.
La caisse de compensation envoie le formulaire E 204 complété, auquel elle aura joint le E 205 complété (au cas où des périodes d’assurance supplémentaires auraient été découvertes après le premier envoi à la Caisse suisse) ainsi qu’une copie de la décision. La caisse de com- pensation garde une copie des formulaires épurés.
Secteur réadaptation et rente page 7 de 9
2.2.5 Procédure en cas de décision négative de l’office AI
2.2.5.1 Compléments par l’office AI
L’office AI doit compléter la copie du formulaire E 204 en sa possession (cf. ch. 2.2.1, der- nier paragraphe) comme suit :
7 Les rubriques 7.1 et 7.2 doivent rester vides. OAI
Les rubriques 7.3 à 7.9 sont à remplir si elles ne l’ont pas déjà été initialement.
8 Obligatoirement à remplir OAI
9 Les prestations dont il est déjà fait état lors de la demande (cf. OAI
ci-dessus ch. 2.2.1) doivent être complétées dans la mesure du possible (rubriques 9.2 à 9.14). Il sied, en particulier, d’indiquer les prestations qui ont été accordées depuis le dépôt de la demande.
Le formulaire complété E 204 est ensuite transmis à la caisse de compensation compétente avec une copie de la décision de rejet.
2.2.5.2 Complément à apporter par la caisse de compensation
La caisse de compensation reporte les compléments apportés par l’office AI sur sa copie du formulaire E 204 qu’elle avait remis à la Caisse suisse avant le prononcé.
Ensuite, elle envoie à la Caisse suisse le formulaire, auquel elle aura joint le E 205 dûment complété (au cas où des périodes d’assurance supplémentaires auraient été découvertes après le premier envoi à la Caisse suisse) ainsi qu’une copie de la décision de rejet. La caisse de compensation garde une copie du formulaire épuré (cf. ch. 2.1, paragraphe 2).
2.3 Formulaire E 205 « Attestation concernant la carrière d’assurance en Suisse »
On a pu dernièrement constater un nombre accru de demandes concernant le formulaire E 205.
Sur le E 205, il convient de reporter les périodes d’assurance (= périodes de cotisation au sens des nos 5020 à 5042 DR) et non pas les mois de cotisation tels qu’ils figurent dans les CI. Font dès lors également partie des périodes d’assurance les années de mariage sans cotisa- tions ainsi que les périodes pour lesquelles des bonifications pour tâches éducatives peuvent être prises en compte. On prêtera avant tout attention à ce qui suit :
- Les années de jeunesse doivent toujours être indiquées sur le E 205, et ce pour les années durant lesquelles des cotisations ont effectivement été payées (soit les an- nées antérieures à l’accomplissement de la 20e année).
Secteur réadaptation et rente page 8 de 9
- Il en va de même des périodes d’assurance de l’année de la survenance du cas d’assurance; ces mois doivent être indiqués sur le E 205 pour l’année de la surve- nance du cas d’assurance. En l’absence d’indications utiles de l’employeur à cet effet, nous invitons la caisse à prendre contact avec celui-ci. Le montant du revenu de l’activité lucrative n’a aucune importance au regard du E 205, mais uniquement la période de cotisations et le genre d’activité.
- D’éventuels mois d’appoint au sens des nos 5045s. DR ne sauraient être reportés sur le E 205.
2.4 Formulaire E 213 « rapport médical détaillé »
Le médecin doit procéder au remplissage du formulaire E 213 pour chaque cas de rente AI dans lequel une procédure UE/AELE est engagée. Des actes médicaux déjà existants ne sau- raient remplacer le formulaire E 213, mais peuvent toutefois lui être annexé.
Sur la base des expériences faites à ce jour, nous conseillons aux offices AI:
- sur la 1ère page du formulaire, de remplir les rubriques 1.2 et 1.3 avant l’envoi au médecin. Les rubriques 1.1 et 1.4 doivent être laissées en blanc (la 1.4 étant rem- plie par la Caisse suisse).
- Pour que le médecin puisse dûment remplir le formulaire E 213, celui-ci lui sera adressé avec le règlement des tarifs en annexe.
Dès réception du formulaire rempli par le médecin, l’office AI le transmet immédiatement à la Caisse suisse. Il n’est pas exclu que le E 213 parvienne à la Caisse suisse avant le E 204 qui aura été transmis par l’office AI à la caisse de compensation compétente. Dans une note d’accompagnement, on indiquera dès lors à la Caisse suisse le nom de la caisse de compensa- tion compétente.
Lorsque le formulaire E 213 a été requis par organisme d’assurance étranger (par l’intermédiaire de la Caisse suisse), l’office AI transmettra à la Caisse suisse le formulaire E 213 avec la facture du médecin en annexe. Celle-ci procédera alors au remboursement des honoraires du médecin. En cas de problèmes inhérents à la facturation (p. ex. facturation in- correcte), la Caisse suisse entreprendra les démarches utiles par l’intermédiaire de l’office AI.
Secteur réadaptation et rente page 9 de 9