Kreisschreiben über die Schweigepflicht und die Datenbekanntgabe in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (Gültig ab 01.01.2014)

Circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de l’AVS/AI/APG/PC/AFA/AF

Valable dès le 1er janvier 2014

318.107.06 f COGSC

12.13

Remarques préliminaires

Cette nouvelle édition remplace la circulaire valable depuis le 1er juillet 2006 (état au 1.1.2010). Elle repose fortement sur l’ancienne version. Les adaptations concernent à la fois la forme et le contenu, qui doit être modifié pour correspondre aux nouvelles dispositions légales (protection de l’enfant et de l’adulte, LAI, LAVS, LAFam). Une restructuration a été nécessaire : la circulaire a été renumérotée, de sorte que les chiffres marginaux actuels ne concordent pas avec ceux de la version précédente.

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4.2.6 Communication de données non personnelles ..16

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Annexe 2 Recommandations aux caisses de compensation

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Abréviations

AFA Allocations familiales dans l’agriculture

AFam Allocations familiales

AI Assurance-invalidité

APG Allocations pour perte de gain

AVS Assurance-vieillesse et survivants

CC Code civil suisse du 10 décembre 1907 (RS 210)

CdC Centrale de compensation

ch. Chiffre marginal

CI Compte individuel

CII Collaboration interinstitutionnelle

Circ. recours AI Circulaire concernant les tâches des offices AI quant à l’exercice du droit de recours contre les tiers responsables

Circ. recours AVS Circulaire concernant les tâches des caisses de compensation quant à l’exercice du droit de recours contre les tiers responsables

CPAI Circulaire sur la procédure dans l’assurance- invalidité

Cst. Constitution fédérale de la Confédération suisse du 18 avril 1999 (RS 101)

LAFam Loi fédérale du 24 mars 2006 sur les allocations familiales (RS 836.2)

LAI Loi fédérale du 19 juin 1959 sur l’assurance- invalidité (RS 831.20)

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LAPG Loi fédérale du 25 septembre 1952 sur les allocations pour perte de gain en cas de service et de maternité (RS 834.1)

LAVS Loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (RS 831.10)

LFA Loi fédérale du 20 juin 1952 sur les allocations familiales dans l’agriculture (RS 836.1)

LMSI Loi fédérale du 21 mars 1997 sur les mesures visant au maintien de la sûreté intérieure (RS 120)

LP Loi fédérale du 11 avril 1889 sur la poursuite pour dettes et la faillite (RS 281.1)

LPC Loi fédérale du 6 octobre 2006 sur les prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI (RS 831.30)

LPGA Loi fédérale du 6 octobre 2000 sur la partie générale du droit des assurances sociales (RS 830.1)

LPP Loi fédérale du 25 juin 1982 sur la prévoyance professionnelle, vieillesse, survivants et invalidité (RS 831.40)

LSF Loi fédérale du 9 octobre 1992 sur la statistique fédérale (RS 431.01)

LTEO Loi fédérale du 12 juin 1959 sur la taxe d’exemption de l’obligation de servir (RS 661)

LTN Loi fédérale du 17 juin 2005 concernant des mesures en matière de lutte contre le travail au noir (RS 822.41)

LTrans Loi du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (RS 152.3)

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OFAS Office fédéral des assurances sociales

OPGA Loi fédérale du 11 septembre 2002 sur la partie générale du droit des assurances sociales (RS 830.11)

PC Prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI

RAVS Règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance- vieillesse et survivants (RS 831.101)

RCC Revue mensuelle sur l’AVS, l’AI et les APG publiée par l’OFAS (dès 1993 Pratique VSI)

SRC Service de renseignement de la Confédération

SUVA Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents

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1. Vue d’ensemble : flux de données et bases légales

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2. Champ d’application

2001 La présente circulaire s’applique à l’AVS1, à l’AI2, aux APG3,

divergentes de conventions de sécurité sociale avec d’autres Etats7. Le terme d’assurance désigne ci-après ces différents régimes.

2002 La présente circulaire règle la communication des données

que les organes des assurances sociales transmettent à d’autres autorités ou institutions dans le cadre des dispositions légales relatives aux assurances sociales ou qu’ils sont tenus de transmettre de par la loi aux organes d’autres assurances sociales. En outre, la circulaire contient des indications sur la consultation des dossiers.

2003 La communication des données couvre en général l’accès

aux données personnelles, leur consultation, leur transmission et leur publication. Les lois cantonales en matière de protection des données et de l’information sont également applicables.

2004 La présente circulaire règle la communication des données

en complément à l’assistance administrative définie à l’art. 32 LPGA. L’assistance administrative (qui intervient d’office dans certains cas) contraint les autorités et les organes des assurances sociales (caisses de compensation AVS, organes de l’AI, caisses d’allocations familiales, CdC, assurance-accidents obligatoire, assurance-maladie obligatoire, assurance-chômage obligatoire, assurance militaire) à s’échanger des données pour atteindre les objectifs visés à l’art. 32, al. 1, LPGA.

4 Art. 25, al. 2, LFA

5 Art. 25, let. b, LAFam

6 Art. 26 LPC

7 Annexe II, ACLP (RS 0.142.112.681), art. 78 du règlement no 883/2004 (RS 0.831.109.268.1),

art. 1 à 5 et art. 95 du règlement no 987/2009 (RS 0.831.109.268.11) DFI OFAS Circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine Valable dès le 01.01.2014 318.107.06 f

2005 En plus de la présente circulaire et de la réglementation de

l’art. 32 LPGA, il faut tenir compte des règles sur la communication des données contenues dans les lois spéciales8 (par ex. art. 93 LAVS).

2006 Les annexes 2 à 4 contiennent des indications sur l’accès

aux documents officiels en vertu de la LTrans9. La LTrans règle le droit d’accès aux données, la procédure à suivre et les délais10. Elle ne s’applique pas aux cantons. Les demandes d’information de nature générale ou spécifique et la consultation des pièces de son propre dossier (ch. 5001 ss) n’entrent pas dans le champ d’application de la LTrans.

2007 En complément à la présente circulaire s’appliquent

également les directives techniques pour l’échange informatisé des données avec la Centrale11 et les directives sur les mesures d’instruction et de réadaptation de l’OFAS12.

3. Compétence

3001 Sont compétents pour communiquer des données ou

octroyer l’autorisation de consulter des dossiers l’OFAS, les caisses de compensation AVS, les offices AI, les caisses d’allocations familiales, les organes des PC et la CdC. Les demandes adressées à d’autres institutions doivent être transmises aux organes susmentionnés selon leur domaine de spécialité.

3002 Les organes compétents pour communiquer les données

sont tenus de vérifier leur exactitude.

9 Art. 2, al. 1, let. b, LTrans

10 Art. 12 LTrans

12 http://www.bsv.admin.ch/vollzug/documents/view/3959/lang:fre/category:34

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4. Obligation de garder le secret et exceptions

4.1 Principe

4001 La communication de données personnelles porte atteinte

aux droits fondamentaux de la personne concernée garantis par la Constitution fédérale13. La communication de données personnelles doit par conséquent reposer sur une base légale circonstanciée. Une base légale est circonstanciée lorsqu’elle détermine quelles données peuvent être communiquées, par qui et dans quel but. Ces règles sont exposées ci-après.

4002 Les personnes qui participent à l’application des lois sur les

assurances sociales ainsi qu’à son contrôle ou à sa surveillance sont tenues de garder le secret à l’égard des tiers14. Sont également considérés comme des tiers les services administratifs ainsi que les institutions et les associations de l’aide privée pour autant qu’ils ne collaborent pas à l’examen ou à l’exécution des mesures de réadaptation ni à l’intervention précoce dans l’AI (CII)15.

Si la communication des données repose sur une base légale circonstanciée, il n’est pas nécessaire d’être délié de l’obligation de garder le secret ou du secret de fonction.

4003 Celui qui n’observe pas l’obligation de garder le secret est

punissable en vertu de l’art. 87 LAVS.

4004 Même en présence d’une base légale, la communication des

données ne doit pas s’opposer à un intérêt privé prépondérant16. L’intérêt à la communication des données personnelles (poursuites pénales, protection de l’enfant, contrôle des prestations, etc.) doit dans chaque cas être supérieur aux intérêts privés (protection de la personnalité).

13 Art. 10, al. 2, et art. 13, Cst

14 Art. 33 LPGA

15 CPAI p. 15 ainsi que art. 3c, al. 5, et art. 68bis, al. 2 à 4, LAI

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4.2 Exceptions légales

4005 Seules les données nécessaires au but indiqué par le

requérant peuvent être communiquées, même si la communication est expressément prévue par la loi17.

4.2.1 Communication de données sur demande écrite et

motivée

4006 Sous réserve du ch. 4017 et 5001 et dans la mesure où

aucun intérêt privé prépondérant ne s’y oppose, les organes compétents (ch. 3001) peuvent, dans des cas d’espèce et sur demande écrite et motivée, communiquer des données18 :

4007 – aux autorités compétentes en matière d’aide sociale,

lorsqu’elles leur sont nécessaires pour fixer ou modifier des prestations, en exiger la restitution ou prévenir des versements indus19 ;

4008 – aux tribunaux civils, lorsqu’elles leur sont nécessaires pour

régler un litige relevant du droit de la famille (droit du mariage, du divorce et de la filiation) ou des successions20 ;

4009 – aux tribunaux pénaux et aux organes d’instruction pénale,

lorsqu’elles leur sont nécessaires pour établir les faits en cas de crime ou de délit21 ;

4010 – aux offices des poursuites, conformément aux art. 91, 163

et 222 de la LP, lorsque les données sur le revenu, la fortune et les créances d’un débiteur sont nécessaires dans le cadre d’une exécution forcée ou d’une faillite22 ;

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4011 – aux autorités fiscales, lorsqu’elles leur sont nécessaires

pour appliquer les lois fiscales23 ;

4012 – aux autorités de protection de l’enfant et de l’adulte, pour

l’établissement des faits24 ;

4012 – au SRC ou aux organes de sûreté cantonaux à l’intention

du SRC, pour déceler ou prévenir un danger concret pour la sûreté intérieure25 ;

4014 – au tiers responsable et à son assureur,

– lorsque des prestations de l’AVS ou de l’AI ont été communiquées conformément aux circulaires sur le recours AVS ou AI et – lorsque les données leur sont nécessaires pour se déterminer sur une prétention récursoire, pour autant que la procédure de recours ne soit pas encore achevée26;

4015 – aux organes d’une autre assurance sociale, lorsque

l’obligation de communiquer résulte d’une loi fédérale, en particulier :

– aux institutions de prévoyance, au Fonds de garantie et aux autorités de surveillance au sens de la LPP, lorsque les données leur sont nécessaires pour contrôler l’affiliation des employeurs, fixer ou modifier des prestations ou en exiger la restitution, prévenir des versements indus, fixer et percevoir les cotisations ou faire valoir une prétention récursoire contre le tiers responsable27 ; – aux organes de l’assurance-accidents obligatoire, lorsque les données leur sont nécessaires pour veiller à la prévention des accidents et des maladies professionnelles28.

26 Circ. recours AVS et AI et art. 47, al. 1, let. d, LPGA

27 Art. 87 LPP

28 Art. 98 LAA

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4.2.2 Communication des données sans demande

motivée

4016 Peuvent obtenir des données ou consulter les dossiers, dans

la mesure où aucun intérêt privé prépondérant ne s’y oppose29 :

4017 – les autres organes chargés d’appliquer la même loi que

l’organe compétent (ch. 3001), d’en contrôler ou d’en surveiller l’exécution, lorsque les données sont nécessaires à l’accomplissement des tâches que leur assigne cette

4018 – les organes d’une autre assurance sociale et d’autres

services ou institutions habilités à utiliser le numéro d’assuré, si les données sont nécessaires à l’attribution ou à la vérification de ce numéro31 ;

4019 – les services chargés de l’exploitation de la banque de

données centrale pour les actes de l’état civil ou de la gestion du système d’information commun aux domaines des étrangers et de l’asile, si ces données sont nécessaires à l’attribution ou à la vérification du numéro d’assuré32 ;

4020 – les organes de la statistique fédérale, conformément à la

4021 – les autorités d’instruction pénale, lorsqu’il s’agit de

dénoncer ou de prévenir un crime ou de dénoncer un délit ou une contravention au sens des art. 87 à 91 LAVS34 ;

4022 – le SRC ou les organes de sûreté cantonaux à l’intention du

SRC, pour déceler ou prévenir un danger concret pour la sûreté intérieure35 ;

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4023 – les autorités chargées de l’exécution de la LTEO, lorsque

les données sont nécessaires à la constatation de l’assujettissement et à l’exonération ainsi qu’à la perception, au recouvrement et au remboursement de la taxe36. Il s’agit notamment de données sur l’identité des personnes concernées, d’indications des contrôles militaires et du service civil, d’indications justifiant une réduction de la taxe et d’indications sur la santé ;

4024 – les autorités fiscales, lorsque les données se rapportent au

versement des rentes de l’AI et qu’elles sont nécessaires à l’application de lois fiscales37 ;

4025 – les offices cantonaux de la circulation routière, en cas de

doutes sur les capacités physiques ou psychiques de l’assuré à conduire un véhicule motorisé en toute sécurité38 ;

4026 – les autorités de protection de l’adulte, lorsqu’une personne

semble avoir besoin d’aide39 ;

4027 – les autorités de protection de l’adulte, lorsqu’il existe un

réel danger qu’une personne ayant besoin d’aide mette en danger sa vie ou son intégrité corporelle ou commette un crime ou un délit qui cause un grave dommage corporel, moral ou matériel à autrui40.

4.2.3 Communication de données dans le cadre de la

lutte contre le travail au noir

4028 Les données nécessaires à la lutte contre le travail au noir,

notamment les résultats des contrôles, peuvent être communiquées par les autorités compétentes (par ex. les caisses de compensation, les offices AI ou les caisses d’allocations familiales de droit cantonal)41. Lorsqu’un organe

38 Art. 66c, al. 1, LAI, cf. aussi ch. 2061.5 ss CPAI

39 Art. 443 CC, cf. aussi ch. 2061.1 CPAI

40 Art. 453 CC, cf. aussi ch. 2061.3 CPAI

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de contrôle cantonal au sens de l’art. 4 LTN annonce aux autorités concernées des indices de travail au noir, celles-ci peuvent lui délivrer les renseignements nécessaires dans ce cas particulier42.

4.2.4 Communication de données d’intérêt général

4029 En dérogation à l’art. 33 LPGA, les données d’intérêt général

qui se rapportent à l’application de la LAVS (ou de branches d’assurance dont la loi renvoie à la LAVS pour ce qui concerne la communication des données) peuvent être publiées. L’anonymat des assurés doit être garanti43.

4.2.5 Communication de données avec le consentement

de la personne concernée

4030 Des données personnelles peuvent être communiquées à

des tiers si la personne concernée ou son représentant légal a donné son consentement écrit et sans réserve. Si la demande concerne plusieurs personnes, le consentement de chacune d’elles est nécessaire.

4031 S’il n’est pas possible d’obtenir le consentement de la

personne concernée, des données peuvent être communiquées à des tiers lorsque les circonstances permettent de présumer qu’il en va de l’intérêt de l’assuré44.

4.2.6 Communication de données non personnelles

4032 Les données ne se rapportant pas à une personne identifiée

ou identifiable peuvent être communiquées à des tiers lorsqu’un intérêt prépondérant le justifie45.

42 Art. 12, al. 3 et 4, LTN

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4.2.7 Communication de données engendrant des coûts

élevés

4033 Lorsque la communication de données implique des coûts

élevés ou s’il est prévisible, dans le cas d’espèce, que d’autres recherches ne pourront pas influencer le résultat, l’organe compétent peut décider dans quelle mesure il doit donner suite à la demande.

5. Consultation des dossiers

5.1 Généralités

5001 Dans la mesure où les intérêts privés prépondérants sont

sauvegardés, les personnes, parties et autorités énumérées à l’art. 47, al. 1 et 2, LPGA ont le droit de consulter un dossier. La consultation du dossier peut être subordonnée à une demande écrite.46

5002 L’assuré qui veut consulter son dossier peut se faire

représenter ; son représentant devra être en possession d’une procuration. Demeurent réservées les règles relatives aux extraits de CI (ch. 5011).

5003 Les dossiers et les données doivent être fournis dans un

délai de 30 jours après réception de la demande. Si la consultation des pièces est refusée ou fait l’objet de restrictions, le requérant doit en être avisé dans le même délai. Lorsque le dossier ou les données ne peuvent pas être remis dans les 30 jours, l’organe compétent en avertit le requérant et lui indique le délai dans lequel il recevra une réponse.

46 Art. 8, al. 1, OPGA.

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5.2 Mode de consultation du dossier

5.2.1 Forme

5004 La consultation des dossiers (organes compétents : cf.

ch. 3001) a lieu en principe au siège de l’assurance ou de ses organes d’exécution. Sur demande du requérant, l’assurance peut fournir des copies des pièces du dossier47. La transmission au moyen d’un support informatique est autorisée.

5005 Les pièces originales ne doivent jamais être envoyées à

l’étranger.

5006 Les pièces originales ou les copies peuvent être envoyées

pour consultation aux organes de l’assurance, aux autorités, aux tribunaux, aux assureurs en responsabilité civile conformément au ch. 4014 et aux avocats qui représentent une personne autorisée à consulter le dossier en question. La transmission au moyen d’un support informatique est autorisée.

5.2.2 Conditions et réserves

5007 La transmission des pièces (originaux et copies) est

subordonnée aux conditions suivantes : – les pièces originales doivent être renvoyées dans le délai fixé, sous pli recommandé ; – leur contenu ne peut en aucun cas être révélé à des tiers sans une autorisation spéciale de l’organe compétent (ch. 3001), que ce soit par transmission des originaux, d’extraits, de copies ou de toute autre manière. Le ch. 4002 est applicable par analogie.

5008 La même règle est applicable par analogie en cas de

consultation du dossier. Les pièces mises à disposition pour consultation ne peuvent pas être reproduites (copiées, photographiées, etc.) sans l’autorisation de l’organe compétent (ch. 3001).

47 Art. 8, al. 2, OPGA

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5.3 Moment de la consultation du dossier

5009 Le dossier peut être consulté en tout temps. L’organe

compétent (ch. 3001) choisit un mode de consultation qui ne compromette ni l’instruction du dossier, ni la notification d’une décision ou d’une décision sur opposition. Après le dépôt d’un recours, c’est le tribunal compétent qui statue sur la consultation du dossier48.

5.4 Limitations dans la consultation des dossiers

5.4.1 Renseignements et consultation concernant des

dossiers médicaux

5010 Toute personne a le droit de recevoir des renseignements sur

les dossiers médicaux qui la concernent et de les consulter. Si la consultation de ces données peut lui être dommageable, la personne peut être tenue de désigner un médecin qui les lui communiquera49.

5.4.2 Extraits de CI

5011 Les extraits de CI au sens de l’art. 141 RAVS ne sont en

général délivrés que sur demande écrite et uniquement à la personne concernée, à son représentant légal ou à un avocat muni d’une procuration.

Si la demande provient d’un autre tiers, celui-ci doit être légitimé par une procuration qui corresponde au moins au texte fourni à l’annexe 1. Lorsque la procuration est incomplète, l’extrait du CI est adressé directement à la personne concernée, avec mention du tiers.

48 Art. 56 ss LPGA et art. 84 ss LAVS

49 Art. 47, al. 2, LPGA

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5.4.3 Pièces internes à l’administration

5012 Dans le cas de pièces internes, l’intérêt à les garder secrètes

peut être prépondérant sur l’intérêt à les consulter. Les pièces dites internes et ne constituant pas un élément constitutif de preuve dans la motivation des prononcés sont celles qui servent exclusivement à l’administration et qui lui permettent de se forger une opinion sans a priori sur le cas d’espèce ; il s’agit notamment de rapports, propositions, procès-verbaux, notes ou projets50. En cas de doute, une pièce n’est pas considérée comme interne. Les annexes à une pièce interne ne sont pas nécessairement qualifiées d’internes.

5013 Dans le cadre du recours contre le tiers responsable, la

correspondance entre les organes AVS/AI et le service de recours, l’OFAS et la Suva est considérée comme pièce interne.

5014 En revanche, les documents établis par les organes de l’AVS

ou de l’AI dans le cadre de leur activité au sens des circ. sur le recours AVS et AI peuvent être communiqués (par ex. les formulaires « Feuille annexe R », « Annonce du recours contre le tiers responsable »).

5.4.4 Dossiers appartenant à des tiers

5015 Les pièces mises à disposition par un tiers (par ex.

l’assurance militaire) ne peuvent en principe être données en consultation qu’avec l’autorisation de celui-ci, sauf si la personne concernée ou son représentant autorisé veut consulter son propre dossier51.

50 ATF 115 V 297, cf. aussi ATF 121 I 225, consid. 2a, p. 227 et ATF 125 II 473

51 Arrêt du Tribunal fédéral des assurances du 9.12.1986, RCC 1988, p. 42 ss, consid. 2b

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5.5 Emoluments

5016 La communication de données ou de dossiers est en principe

gratuite.

5017 Lorsque la consultation de données ou d’un dossier

nécessite le consentement exprès de la personne concernée (ch. 4030 et 4031) ou s’il s’agit de données non personnelles (ch. 4032), un émolument sera perçu si la communication exige de nombreuses copies ou reproductions ou des recherches particulières52. Les émoluments suivants sont exigés53 : – photocopies et impression de documents archivés sous forme électronique : 20 centimes par page, 2 francs pour des formats particuliers ; – autres moyens de reproduction : selon le tarif des imprimés de la Chancellerie fédérale54 ; – recherches : 70 francs par demi-heure ou fraction de demi- heure.

Si les données sont transmises sur support électronique, les émoluments sont réduits en conséquence.

5018 L’organe compétent (ch. 3001) peut réduire ou remettre

l’émolument en cas d’indigence de la personne assujettie ou pour d’autres raisons importantes.

5019 Lorsqu’une personne demande à consulter son dossier en

dehors d’une procédure, l’organe compétent peut exceptionnellement lui demander une participation équitable aux frais si : – les renseignements désirés ont déjà été communiqués à cette personne dans les douze mois précédant la demande, et qu’elle ne peut justifier d’un intérêt digne d’être protégé (par ex. modification non annoncée de données la concernant), ou

52 Art. 9, al. 1 et 2, OPGA

53 Ordonnance du 10 septembre 1969 sur les frais et indemnités en procédure administrative

(RS 172.041.0) 54 Ordonnance du 23 novembre 2005 sur les émoluments des publications (RS 172.041.11)

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– la communication des données demandées occasionne un volume de travail particulièrement important. Les ch. 5016 et 5017 sont applicables par analogie. Le requérant est préalablement informé du montant à payer et peut retirer sa requête dans les dix jours. Le ch. 5017 est réservé.

5020 L’assuré a le droit d’exiger gratuitement de chaque caisse de

compensation qui tient pour lui un compte individuel un extrait des inscriptions faites55. Les demandes de rectification doivent être présentées dans les 30 jours.

5.6 Voies de droit

5021 Tout refus concernant la communication de données, la

consultation d’un dossier et la remise de pièces à la personne concernée ou à son représentant doit faire l’objet d’une décision avec indication des voies de droit56.

6. Entrée en vigueur

6001 La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2014.

Elle remplace l’édition valable depuis le 1er janvier 2006.

55 Art. 141 RAVS

56 Art. 49 ss LPGA

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Annexe 1 Modèle de procuration visé au ch. 5011

« J’autorise X à demander des extraits de mes comptes individuels (CI) de l’AVS et à prendre connaissance de toutes les informations qui y figurent, à savoir, notamment, le montant de mes salaires et rémunérations depuis l’âge de 17 ans, le nom de mon ou mes employeurs actuel(s) et précédent(s), d’éventuels divorces, mon statut professionnel présent et passé, mes bonifications pour tâches d’assistance, mes périodes d’affiliation à l’assurance facultative AVS/AI, mes périodes de chômage, mes périodes de service à l’armée, à la protection civile ou au service civil, mes périodes d’invalidité, mes indemnisations de l’assurance militaire, etc. Je libère du secret professionnel et légal la ou les caisses de compensation compétentes et leur demande expressément de transmettre directement ces CI à X, lequel s’engage à m’alerter sur les anomalies qu’il constaterait et à me remettre une copie de tous mes CI dès qu’il les aura reçus, afin que je puisse en vérifier l’exactitude et faire rectifier les erreurs dans le délai de 30 jours à compter de la notification de mes CI à X. Je sais que, conformément à l’art. 141, al. 3, RAVS, lorsqu’il n’est demandé ni extrait de compte ni rectification, ou lorsqu’une demande en rectification a été rejetée, la rectification des inscriptions ne peut être exigée, lors de la réalisation du risque assuré, que si l’inexactitude des inscriptions est manifeste ou si elle a été pleinement prouvée. »

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Annexe 2 Recommandations aux caisses de compensation professionnelles

1. Les caisses de compensation professionnelles ne sont pas

soumises à la LTrans pour l’ensemble de leurs activités, mais seulement dans les domaines où elles rendent des décisions57.

2. La LTrans vise à promouvoir la transparence en contribuant à

l’information du public ; elle définit la notion de document officiel58. Les art. 7 et 8 LTrans énumèrent les exceptions au droit d’accès à examiner pour chaque cas.

3. L’Office fédéral de la justice, compétent pour la LTrans, a

développé divers outils pour faciliter son application :  Recommandations sur les aspects techniques et organisationnels (en allemand)  Guide pour l’appréciation des demandes et check-list  Modèle de prise de position  Modèle de décision Il est recommandé d’utiliser ces outils, qui sont accessibles sur Internet à l’adresse suivante : https://www.bj.admin.ch/bj/fr/home.html

4. Les exigences de la protection des données sont aussi garanties

dans le cadre de la LTrans. En cas de doute, il est justifié de refuser l’accès à un document (prise de position écrite conformément à l’art. 12 LTrans) et d’attendre que le requérant dépose une demande en médiation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Si la procédure de médiation59 n’aboutit pas, le PFPDT établit une recommandation. Ce n’est qu’après cette recommandation qu’une décision peut être rendue, dans le respect des conditions fixées à l’art. 15 LTrans. En vertu de l’art. 18, let. b, LTrans, le PFPDT est aussi chargé, entre autres, d’informer d’office ou à la demande d’autorités sur les modalités d’accès à des documents officiels.

57 Art. 2, al. 1, let. b, LTrans

58 Art. 1 et 5 LTrans

59 Art. 13 LTrans

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Annexe 3 Modèle de prise de position

Au sens de l’art. 12, al. 4, de la loi fédérale sur le principe de la transparence dans l’administration

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous prenons position sur votre demande d’accès du …… de la manière suivante :

1. L’accès est refusé (partiellement refusé / différé jusqu’au …..)

pour les documents suivants :

Désignation précise de chaque document faisant l’objet d’une restriction, nature de la restriction, motivation sommaire et base légale applicable.

2. L’accès est accordé pour les autres documents.

Veuillez noter que la présente prise de position peut faire l’objet d’une demande en médiation en vertu de l’art. 13 LTrans, dans la mesure où elle restreint votre droit d’accès. Votre demande doit être adressée par écrit au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, Feldeggweg 1, 3003 Berne, dans un délai de

20 jours à compter de la date de réception de la présente prise de

position.

Conformément à l’art. 17 LTrans et aux art. 15 à 17 de l’ordonnance sur la transparence, nous vous transmettons ci-joint notre facture pour les prestations fournies. En cas de contestation du montant facturé, vous pouvez demander que notre autorité rende une décision d’émolument au sens de l’art. 11, al. 2, de l’ordonnance générale sur les émoluments (RS 172.041.1).

Nous restons volontiers à votre disposition pour toute information et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Signature]

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Motivation de la prise de position : check-list

La demande d’accès n’est pas formulée de manière suffisamment précise (art. 10, al. 3, LTrans).

L’autorité n’a pas reçu le document sollicité en tant que destinataire principal.

Le document sollicité ne constitue pas un document officiel au sens de la LTrans, pour la raison suivante : il n’est pas enregistré sur un support (art. 5, al. 1, let. a, LTrans, a contrario) ; il n’est pas détenu par l’autorité (art. 5, al. 1, let. b, LTrans, a contrario) ; il ne concerne pas l’accomplissement d’une tâche publique (art. 5, al. 1, let. c, LTrans, a contrario) ; il ne peut pas être établi par un traitement informatisé simple pour les raisons suivantes (art. 5, al. 2, LTrans, a contrario) : ... ; il est commercialisé par l’autorité suivante (art. 5, al. 3, let. a, LTrans) : ... ; il n’a pas atteint son stade définitif d’élaboration (art. 5, al. 3, let. b, LTrans) ; il est destiné à l’usage personnel (art. 5, al. 3, let. c, LTrans).

Le document sollicité a été produit ou reçu par l’autorité avant l’entrée en vigueur de la loi sur la transparence (art. 23 LTrans).

Le document sollicité a déjà été publié par la Confédération (art. 6, al. 3, LTrans). Les références de publication sont les suivantes : ...

Le document sollicité concerne un domaine qui ne relève pas du champ d’application de la loi sur la transparence : L’autorité compétente est extérieure à l’administration fédérale et n’édicte pas des actes ni ne rend des décisions dans le domaine en question (art. 2, al. 1, let. b, LTrans) ; le document sollicité concerne une procédure judiciaire, juridictionnelle ou d’arbitrage (art. 3 LTrans) : [indiquer la nature de la procédure] ; Le document est déclaré secret en vertu des dispositions spéciales suivantes (art. 4, let. a, LTrans) : [citer la loi fédérale applicable au cas d’espèce].

Il s’agit d’un document afférent à la procédure de co-rapport (art. 8, al. 1, LTrans).

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Le document sollicité porte sur des positions prises dans des négociations en cours ou futures (art. 8, al. 4, LTrans).

L’accès au document sollicité (art. 7 LTrans) : est susceptible de porter atteinte au processus de la libre formation de l’opinion et de la volonté d’une autorité (art. 7, al. 1, let. a, LTrans) ; entrave l’exécution de mesures concrètes prises par une autorité conformément à ses objectifs (art. 7, al. 1, let. b, LTrans) ; risque de compromettre la sûreté intérieure ou extérieure de la Suisse (art. 7, al. 1, let. c, LTrans) ; risque de compromettre les intérêts de la Suisse en matière de politique extérieure et ses relations internationales (art. 7, al. 1, let. d, LTrans) ; risque de compromettre les relations entre la Confédération et les cantons ou les relations entre les cantons (art. 7, al. 1, let. e, LTrans) ; risque de compromettre les intérêts de la politique économique ou monétaire de la Suisse (art. 7, al. 1, let. f, LTrans) ; peut révéler des secrets professionnels, d’affaires ou de fabrication (art. 7, al. 1, let. g, LTrans) ; peut avoir pour effet de divulguer des informations fournies librement par un tiers à une autorité qui en a garanti le secret (art. 7, al. 1, let. h, LTrans) ; peut porter atteinte à la sphère privée de tiers (art. 7, al. 2, LTrans).

L’autorité [désignation de l’autorité] n’a pas encore pris de décision pour laquelle le document sollicité constituera la base (art. 8, al. 2, LTrans). Le droit d’accès du requérant est par conséquent différé jusqu’au : ...

Il s’agit d’un document afférent à une procédure de consultation des offices que le Conseil fédéral a déclaré non accessible (art. 8, al. 3, LTrans).

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Annexe 4 Modèle de décision

Décision de l’autorité … [désignation de l’autorité compétente] à l’encontre de … [identité du requérant, évent. nom du représentant légal) ; procédure d’accès à des documents officiels en vertu de la loi fédérale sur le principe de transparence dans l’administration

I. Les faits

1. Le …[date], le requérant a requis de l’autorité compétente

[désignation de l’autorité compétente] de pouvoir consulter les documents suivants : … [désignation des documents sollicités].

2. Le ...[date], l’autorité compétente a pris position sur la demande

d’accès du …[date] et a informé le requérant qu’elle limitait [différait ou refusait] son droit d’accès, pour les motifs suivants : … [exposé des motifs de la prise de position].

3. Suite à la demande en médiation du requérant, le Préposé

fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) a ouvert une procédure de médiation entre les parties, qui n’a pas abouti. Le …[date], le PFPDT a établi la recommandation suivante : … [résumé de la recommandation].

4. Par demande du ...[date], le requérant a requis de l’autorité

compétente qu’elle rende une décision en vertu de l’art. 15, al. 1, de la loi fédérale du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (LTrans, RS 152.3)

[ou]

Conformément à l’art. 15, al. 2, let. a, de la loi fédérale du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (LTrans, RS 152.3), l’autorité rend une décision si, en dérogation à la recommandation du PFPDT, elle entend limiter, différer ou refuser le droit d’accès.

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II. En droit

1. [Motivation juridique des restrictions du droit d’accès selon les

éléments déterminants du cas d’espèce.]

2. Les arguments du requérant ne sont pas fondés pour les raisons

suivantes : … [examen et motivation].

Par ces motifs et vu les art. ….. [désignation des articles applicables], l’autorité compétente rend la décision suivante :

1. [Le droit d’accès est limité pour les documents officiels suivants :

désignation des documents].

[Le droit d’accès est différé jusqu’au ..., pour les documents officiels suivants : désignation des documents].

[Le droit d’accès est refusé pour les documents officiels suivants : désignation des documents].

[Le droit d’accès est accordé pour les documents officiels suivants : désignation des documents].

2. Il n’est pas perçu d’émoluments.

3. La présente décision est notifiée au requérant. Elle est

communiquée en copie au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

La présente décision peut faire l’objet d’un recours auprès du Tribunal administratif fédéral, dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la présente décision. Le mémoire de recours est adressé au Tribunal administratif fédéral en deux exemplaires. Il indique les conclusions, motifs et moyens de preuve, et porte la signature du recourant ou de son représentant légal. Une copie de la décision attaquée et les pièces invoquées comme moyens de preuve y sont jointes si elles sont en possession du recourant.

Date et signature de l’autorité

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