Weisungen über die Verwaltung der Unternehmensidentifikationsnummer (UID) durch die AHV-Ausgleichskassen (W-VUID) (Gültig ab 01.01.2015; Stand: 01.01.2022)
Directives sur la gestion des numéros d’iden- tification des entreprises (IDE) par les caisses de compensation AVS (D-IDE)
Valables à partir du 1er janvier 2017
Etat : 1er janvier 2022
318.106.08 f
01.22
Avant-propos
Conformément à la loi fédérale sur le numéro d’identification des en- treprises (LIDE), toutes les caisses de compensation AVS sont te- nues de se raccorder au registre IDE à compter du 1er janvier 2016. Les caisses de compensation AVS qui se raccorderont au registre avant cette date doivent se conformer aux présentes directives.
Ces directives portent essentiellement sur les aspects organisation- nels de la gestion des IDE par les caisses de compensation AVS.
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Remarque préliminaire à la version du 1er janvier 2022 (Seules les modifications importantes sont mentionnées)
Les directives D-IDE seront adaptées à partir du 1er janvier 2022 afin que, lors de la mise à jour du registre IDE, la description d’activité(s) soit faite de manière à permettre un codage précis du NOGA par l’OFS.
– Cm. 4101 (adaption): Précision d’activité(s) à déclarer lors de la mise à jour du registre IDE par les caisses de compensation AVS (obligatoire dès le 1er janvier 2024).
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Avant-propos au supplément 1, valable dès le 1er janvier 2017
Les directives ont été adaptées suite à la modification de l’article Art.
52 al. 2 du code civil suisse [14] à compter du 01.01.2016. L’inscrip-
tion au registre de commerce étant devenue obligatoire pour les fon- dations (Fondations de famille et fondations ecclésiastiques).
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Liste des abréviations
AVS Assurance-vieillesse et survivants
CC Caisse de compensation (cantonales et professionnelles)
CCC Caisse cantonale de compensation
CCP Caisse de compensation professionnelle
CCS Code civil suisseCdC Centrale de compensation
IDE Numéro unique d’identification des entreprises
InfoAbo Information automatique des mutations effectuées dans le registre IDE envoyée aux services IDE abonnés
LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants
LIDE Loi fédérale sur le numéro d’identification des entreprises
NOGA Version suisse de la Nomenclature Générale des Activi- tés économique
OFS Office fédéral de la statistique
OIDE Ordonnance sur le numéro d’identification des entreprises
RC Registre du commerce
sedex Secure Data Exchange
SOAP Simple Object Access Protocol
TVA Taxe sur la valeur ajoutée
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Références
[1] LAVS – loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assu- rance-vieillesse et survivants (RS 831.10)
[2] RAVS - règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance- vieillesse et survivants (RS 831.101)
[3] LIDE – loi fédérale du 18 juin 2010 sur le numéro d’identi- fication des entreprises (RS 431.03)
[4] OIDE – ordonnance du 26 janvier 2011 sur le numéro d’identification des entreprises (RS 431.031)
[5] LAA – loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’assurance-acci- dents (RS 832.20)
[6] eCH-0097, norme concernant les données Identification des entreprises
[7] CO – code des obligations du 30 mars 1911 (RS 220)
[8] ORC – ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du commerce (RS 221.411)
[9] LFus – loi fédérale du 3 octobre 2003 sur la fusion, la scission, la transformation et le transfert de patrimoine (RS 221.301)
[10] Directives sur la plateforme informatique d’échange de données (PED) entre caisses de compensation AVS et offices AI
[11] Concept d’interfaces de données IDE-CC de l’Office fédé- ral de la statistique
[12] eCH-108, norme concernant les données registre des en- treprises
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[13] eCH-0116, motifs d’annonce registre IDE
[14] CC, code civil suisse du 10 décembre 1907 (RS 210)
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Chapitre I
1. Champ d’application
1.1 Champ d‘application
1101 En vertu des articles 63 al.3 de la Loi fédérale sur l'assu-
rance-vieillesse et survivants (LAVS RS 831.10) [1], de l’ar- ticle 176, alinéa 4, du règlement du sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS, RS 831.101) [2] ainsi que des articles 5,
9 et 17 al.1 de la Loi fédérale sur le numéro d'identification
des entreprises (LIDE 431.03) [3], les présentes directives rè- glent les conditions-cadres pour l’administration de l’IDE par les caisses de compensation AVS.
Chapitre II
2. Considérations générales
2.1 But de l‘IDE
2101 Depuis janvier 2011, l’OFS attribue à chaque entreprise active
en Suisse un numéro non signifiant et immuable qui identifie une entité IDE de manière univoque, appelé l’IDE. L’IDE per- met aux entreprises de s’identifier lors de tout contact avec des autorités à l’aide d’un seul numéro. Il permet également de rendre la collaboration entre les entreprises et l’administration publique plus simple et plus efficiente.
2.2 Mandat légal aux caisses de compensation AVS
2201 Conformément à l’art. 3, al. 1, OIDE [4], les caisses de com-
pensation AVS sont définies comme des services IDE (cf. cha- pitre 2.3.3).
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2.3 Système IDE
2301 Un système IDE est exploité par l’OFS pour attribuer et gérer
les IDE. Il se compose des trois éléments principaux ci-des- sous, reliés entre eux par des interfaces : entités IDE services IDE registre IDE
Le quatrième élément est le public, qui peut effectuer des re- cherches et consulter les caractères clés publiés des entités IDE.
Fig. 1: composantes et interactions dans le système IDE
2.3.1 Entités IDE
2311 Par entités IDE, on entend les entreprises et les autres institu-
tions qui reçoivent un IDE. Dans le système IDE, le terme d’en- treprise est compris de manière large. Les entités IDE regrou- pent non seulement toutes les entreprises actives en Suisse
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au sens strict du terme, mais aussi toutes les entités organisa- tionnelles ou institutionnelles possédant les caractéristiques d’une entreprise ou devant être identifiées à des fins juri- diques, administratives ou statistiques. Les entités IDE ne se voient imposer aucune nouvelle obligation. Les informations nécessaires à leur identification sont saisies et actualisées lors des contacts ordinaires avec l’administration.
2312 Sont des entités IDE (conformément à l’art. 3, al. 1, let. c, LIDE
[3]) : les entités inscrites au registre du commerce les entités assujetties à la TVA les personnes exerçant une activité indépendante les personnes inscrites dans un registre cantonal des avo- cats/notaires les sociétés simples (par ex. cabinets de groupe) les entreprises étrangères possédant un siège en Suisse les exploitations agricoles et forestières les unités de l’administration publique les institutions chargées de l’exécution de tâches de droit public les associations et fondations
2313 Les entités IDE et leur forme juridique seront décrites plus
précisément au chapitre 3.
2.3.2 Services IDE
2321 Par services IDE, on entend les unités administratives de la
Confédération, des cantons et des communes, qui sont en contact avec des entités IDE à des fins administratives ou statistiques et qui gèrent des fichiers de données concernant des entités IDE dans le cadre de leur activité.
2322 Sont également compris les établissements de droit public et
les institutions privées chargées de tâches de droit public.
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Cette définition large des services IDE doit permettre aux en- treprises de s’identifier lors de tous les contacts importants avec les autorités. Le système est en outre conçu pour être le plus utile possible à l’administration publique et assurer une tenue complète et actualisée du registre IDE (cf. chapitre 2.3.4).
2323 Les services IDE jouent un rôle important dans l’attribution de
l’IDE et l’actualisation des données dans le registre IDE. Toute nouvelle annonce ou mutation d’une entité IDE au re- gistre IDE doit passer par eux. Cela garantit notamment que les données saisies sont soumises à un contrôle de plausibi- lité et de qualité et que les entreprises ne se voient imposer aucune nouvelle obligation.
2324 Les services IDE sont tenus d’annoncer au registre IDE les
caractères clés (cf. chapitre 2.3.4.1) et, si nécessaire, les ca- ractères additionnels (cf. chapitre 2.3.4.2) des nouvelles enti- tés IDE, ainsi que toute modification apportée aux caractères gérés dans le registre IDE et toute cessation d’activité d’une entité IDE. Ils doivent en outre accepter l’IDE en tant qu’iden- tificateur, l’introduire dans leur fichier de données et l’utiliser pour les échanges de données avec d’autres services et enti- tés IDE.
2.3.3 Compétences des services IDE dans le système IDE
2331 Afin de régler la gestion des éventuelles différences entre les
fichiers de données dans les services IDE et de garantir que seuls les services IDE autorisés puissent annoncer certaines entités IDE, un ordre de priorité (hiérarchisation) a été fixé (art, 3, al. 1, OIDE [4]).
Niveau hié- Services IDE rarchique A registres cantonaux du commerce registre central de l’Office fédéral du registre du commerce B registres cantonaux de l’agriculture
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fichiers de données des services vétérinaires can- tonaux fichiers de données des chimistes cantonaux ou des laboratoires cantonaux registre de l’Office fédéral de l’agriculture registre des professions médicales registres cantonaux des avocats registres cantonaux des notaires C registres des caisses de compensation AVS registres fiscaux cantonaux D registre des assujettis à la TVA E registre des entreprises et des établissements de l’OFS fichiers de données de l’Administration fédérale des douanes concernant les entreprises enregis- trées sous l’appellation importatrices ou exporta- trices système d’information central sur la migration (SYMIC) registres de la caisse nationale d’assurance (Suva) et des assureurs au sens de l’art. 68 LAA [5].
2332 Dans le système IDE, chaque entité IDE relève de la compé-
tence d’un service IDE, à savoir le service de plus haut ni- veau hiérarchique (service prioritaire). Si deux services IDE d’un même niveau hiérarchique (par ex. deux caisses de compensation AVS) gèrent une même entité IDE en tant que plus haut niveau hiérarchique, le service prioritaire est celui qui s’est annoncé en dernier pour l’entité en question.
2.3.4 Registre IDE
2341 L’OFS exploite un registre IDE afin de garantir l’attribution, la
gestion, l’utilisation et la consultation de l’IDE. Le registre IDE est une banque de données centrale utilisée exclusivement DFI OFAS Directives sur la gestion des IDE par les caisses de compensation AVS (D-IDE) Valables à partir du 01.01.2015 Etat : 1er janvier 2022 318.106.08 f
pour l’identification des entreprises et consultable par les ser- vices IDE, les entités IDE et le public en fonction de leurs droits d’accès respectifs. Le registre ne contient que les don- nées minimales nécessaires à l’identification.
2342 Les données gérées dans le registre IDE sont divisées en trois
catégories utilisées différemment et donnant lieu à des droits d’accès différents : caractères clés caractères additionnels caractères système
2.3.4.1 Caractères clés
2344 Les caractères clés sont nécessaires à l’identification des en-
tités IDE. Ils contiennent en particulier l’IDE, le statut de l’ins- cription au registre IDE (actif ou inactif), l’ajout IDE, le nom, la raison de commerce ou une autre dénomination, l’adresse de localisation de l’entité IDE et, le cas échéant, le statut des inscriptions au registre du commerce et au registre des assu- jettis à la TVA ainsi que la date de début et de fin de l’assu- jettissement à la TVA.
2.3.4.2 Caractères additionnels
2346 Les caractères additionnels servent à caractériser plus préci-
sément les entités IDE en fournissant des données plus dé- taillées sur leur activité économique. Les caractères addition- nels ne sont pas accessibles au public. Les services IDE peuvent en revanche y accéder.
2.3.4.3 Caractères système
2348 Les caractères système sont des données techniques ou or-
ganisationnelles. En font partie la date d’inscription au re- gistre IDE et la date de radiation. Ces données sont néces- saires à la tenue du registre IDE.
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2349 Les entités IDE ont accès à l’ensemble des données enregis-
trées à leur sujet (au moyen du login WebGUI personnel (cf. chapitre 2.3.5.1)).
2.3.5 Interfaces IDE
2351 Le système IDE est accessible au moyen de trois interfaces :
WebGUI (GUI = Graphical User Interface) Webservice Sedex (secure data exchange)
2.3.5.1 WebGUI
2353 Le WebGUI est l’interface accessible publiquement sur Inter-
net. Les personnes intéressées peuvent y effectuer diffé- rentes recherches. Les services IDE reçoivent des droits d’accès élargis protégés par mot de passe afin de satisfaire à leurs obligations de saisie, d’annonce et d’utilisation dans des cas particuliers.
2.3.5.2 Web Service
2355 Pour effectuer des consultations et des mutations impor-
tantes dans le registre, les services IDE peuvent utiliser cette interface, basée sur le protocole SOAP. Cette interface per- met la communication de machine à machine pour intégrer automatiquement le registre IDE dans les processus informa- tiques de la caisse de compensation. L’échange de données se base sur la norme eCH-0108 norme concernant les don- nées registre des entreprises [12]. Le service web est aussi mis à disposition via un proxy webservice sedex.
2.3.5.3 sedex
2357 Par sedex, le registre IDE est en mesure d’informer les ser-
vices IDE sur les modifications survenues dans le registre
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(InfoAbo). La communication via sedex se fait par messages et se passe de manière asynchrone.
2358 L’échange de messages se base sur la norme eCH-0116 Mo-
tifs d’annonce Registre IDE [13].
2.3.5.4 InfoAbo
2359 Les services IDE ont la possibilité d’activer l’InfoAbo mis à
disposition par le système IDE. Ainsi, le service IDE est in- formé en continu de toutes les mutations survenues dans le registre IDE qui concernent les entités IDE pertinentes pour lui.
Chapitre III
3. Entités pertinentes du système IDE
3.1 Types d’entreprise et formes juridiques
3101 Conformément au concept d’interfaces IDE-CC [11], les
types d’entreprise qui sont pertinents pour les caisses de compensation AVS sont rattachés ci-dessous à une forme ju- ridique:
Type d’entreprise Forme juridique selon eCH-0097 [6]
Personnes morales 05 Société en commandite par actions
06 Société par actions
07 Société à responsabilité limitée
08 Société coopérative
09 Association
10 Fondation
11 Filiale étrangère inscrite au registre
du commerce
13 Forme juridique particulière
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15 Société d’investissement à capital
variable (SICAV)
16 Société d’investissement à capital
fixe (SICAF)
17 Institut de droit public
18 Procurations non commerciales
19 Chef d’indivision
Sociétés de personnes 03 Société en nom collectif (sociétés en nom collectif 04 Société en commandite et en commandite) 14 Société en commandite pour les placements collectifs de capitaux Succursales inscrites au 51 Succursale suisse inscrite au re- registre du commerce gistre du commerce Sociétés simples (y c. 02 Société simple communautés hérédi- taires) Indépendants 01 Entreprise individuelle
3.2 Types d’entreprise pertinents du système IDE
3201 Les types d’entreprise suivants sont pertinents pour le sys-
tème IDE.
Type d’entreprise Service IDE Remar- prioritaire ques Personnes morales RC 1) Associations RC/CC 4) Sociétés de personnes RC - Succursales inscrites au registre du RC - commerce Sociétés simples (y c. communautés CC 2) héréditaires) Indépendants : entreprise individuelle RC/CC 5)
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titulaire d’une société simple titulaire d’une société en nom col- CC 2) lectif ou en commandite inscrit dans le MedReg ou dans un registre des Reg 3) avocats ou notaires Remarques 1) Font exception les associations (09) qui, sous certaines condi- tions, n’ont pas besoin d’être inscrites au registre du com- merce. Les caisses de compensation AVS sont les services IDE prioritaires dans ce cas. 2) Il est possible que certaines entités IDE (indépendants ou communautés héréditaires) inscrites au registre du commerce aient déjà un IDE. Le registre du commerce est alors le ser- vice IDE compétent pour ces entités.
3 « Reg » désigne le registre professionnel correspondant (avo-
cats, notaires, médecins ou agriculteurs).
4 Les associations doivent être annoncées au registre IDE pour
autant qu’ils sont inscrits au registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.
5 Un IDE demandé par le RC n’est pas contraignant pour une
caisse de compensation AVS tant que le statut d’indépendant n’est pas clarifié. S’il s’avère que le statut d’indépendant est confirmé, l’IDE du RC doit alors être utilisé.
3202 Les titulaires d’une société en nom collectif ou en comman-
dite ne reçoivent pas d’IDE s’ils ne sont pas inscrits dans le MedReg ou dans un registre des avocats ou des notaires. Ils peuvent cependant être identifiés avec l’IDE de la société.
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3.3 Entités, similaires à des entreprises et soumises à
cotisations, non pertinentes pour le système IDE
3301 Les entités suivantes, similaires à des entreprises et sou-
mises à cotisations, ne sont pas pertinentes pour le registre IDE :
Personnes employant du personnel de maison Propriétaires de biens fonciers Salariés dont l’employeur n’est pas tenu de cotiser Entreprises étrangères (sauf Liechtenstein) Personnes non actives Toutes les autres formes juridiques non citées dans les cha- pitres 3.1 et 3.2
Chapitre IV
4. Annonces des caisses de compensation AVS au re-
gistre IDE
4.1 Généralités
4101 Pour actualiser le registre IDE, les caisses de compensation
AVS doivent annoncer les caractères clés et additionnels conformément aux documents de spécification [11] de l’OFS (exploitant du système IDE). Dans l’annonce, la description d’activité(s) doit être faite de manière à permettre un codage précis du NOGA par l’OFS (obligatoire dès le 1er janvier 2024). Pour le reste, les caisses de compensation ont les droits et les obligations prévus dans la LIDE [3] et l’OIDE [4].
4102 Pour éviter les doublons, le service IDE doit vérifier avant
toute nouvelle annonce au registre IDE, si l’entité IDE n’est pas déjà enregistrée dans le registre IDE.
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4.2 Nouvelle annonce d’une entité IDE (create)
4201 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute nouvelle inscription d’une entité IDE à son registre des affiliés.
4202 Une nouvelle entité créée dans le registre IDE se verra attri-
buer un IDE avec un statut provisoire. Cet IDE provisoire ne peut être utilisé que lorsque le statut devient « Définitif ».
4203 Une entité IDE dont le service IDE prioritaire est exclusive-
ment le registre du commerce (cf. chapitre 3.2), doit déjà être enregistrée dans le registre IDE pour pouvoir être inscrite dans le registre des affiliés d’une caisse de compensation AVS.
4.3 Mutation d’une entité IDE (update)
4301 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer au registre IDE toute mutation d’un caractère clé ou addition- nel d’une entité IDE. L’annonce doit être faite même si la caisse de compensation AVS n’est pas le service IDE priori- taire de l’entité IDE.
4302 Après l’annonce d’une mutation au registre IDE, l’entité pren-
dra le statut « En mutation ». La mutation est validée dès que le statut « Actif » est confirmé par le registre IDE.
4.4 Radiation d’une entité IDE (delete)
4401 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer immédiatement au registre IDE toute entité IDE à radier (pour cause de liquidation, cessation d’activité, fusion ou si un indé- pendant devient non actif).
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4402 Après l’annonce d’une radiation, le statut de l’entité devient
« En mutation ». La radiation est validée dès que le statut de l’entité « Radiée » est confirmé par le registre IDE.
4403 Lorsqu’une entité IDE change de caisse de compensation,
elle ne cesse pas son activité économique. L’ancienne caisse ne doit donc pas faire d’annonce de radiation dans ce cas, mais un désenregistrement (cf. chap. 4.7).
4.5 Réactivation d’une entité IDE radiée (reactivate)
4501 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation est tenue de réacti- ver une entité IDE radiée qui aurait repris son activité écono- mique (y.c. une personne non active qui reprendrait une acti- vité indépendante). La réactivation annule la radiation et l’en- tité IDE demeure. Une entité IDE pour laquelle le service prioritaire est le registre du commerce (conformément au chapitre 3.2), ne peut pas être réactivée.
4502 Après l’annonce d’une réactivation au registre IDE, le statut
de l’entité devient « En réactivation ». La réactivation est vali- dée dès que le statut de l’entité « Actif » est confirmé par le registre IDE.
4.6 Enregistrement (register)
4601 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation est tenue d’annoncer dans le registre IDE l’affiliation d’une entité IDE déjà inscrite dans le registre IDE (enregistrement actif). Lors de l’enregis- trement, aucune nouvelle IDE n’est attribuée. Un enregistre- ment peut par exemple avoir lieu lors d’une inscription pour une entité du registre du commerce ou lors d’un changement de caisse. Par l’enregistrement, le service IDE s’annonce dans le registre IDE comme le service compétent pour l’entité IDE en question. Si aucun autre service IDE de niveau hiérar- chique A ou B n’est encore enregistré pour une entité (cf.
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chapitre 2.3.3), la caisse de compensation AVS devient le service IDE prioritaire pour cette entité.
4602 Lorsqu’une entité IDE, qui n’est pas tenue par un service IDE
avec un niveau hiérarchique A ou B (cf. chapitre 2.3.3), est gérée par plus d’une caisse de compensation AVS, la caisse de compensation AVS qui s’est enregistrée en dernier pour cette entité IDE devient le service IDE prioritaire.
4.7 Désenregistrement (deregister)
4701 Dans le cadre des obligations qui lui incombent en tant que
service IDE, la caisse de compensation doit annoncer au re- gistre IDE le départ (changement de caisse ou de canton) d’une entité IDE.
4702 Jusqu’à ce que le nouveau service IDE prioritaire annonce
l’arrivée d’une entité IDE, le service qui a procédé à l’an- nonce de départ reste prioritaire pour cette entité.
Chapitre V
5. Changement de caisse
5.1 Généralités
5101 Si une entité IDE change de caisse, l’enregistrement (cf. cha-
pitre 4.6) doit être annoncé en fonction de la date d’entrée dans la nouvelle caisse.
5102 En cas de dissolution de l’entité IDE entre l’annonce du chan-
gement de caisse et l’affiliation auprès d’une nouvelle caisse, la première caisse est responsable de la radiation de l’entité (cf. chapitre 4.4).
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Chapitre VI
6. Changement de forme juridique
6.1 Généralités
6101 En cas de changement de forme juridique, le registre IDE suit
les dispositions applicables au registre du commerce (CO [7], ORC [8] et LFus [9]).
6102 Les changements de forme juridique pertinents pour les
caisses de compensation AVS sont mentionnés à l’annexe A.
Chapitre VII
7. Entrée en vigueur
7001 Les présentes directives entrent en vigueur le 1er janvier
2015.
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6. Annexe A: Changement de forme juridique
Le tableau suivant détermine les changements de forme juridique pertinents pour les caisses de compen- sation AVS. Les couleurs indiquent si un nouvel IDE est attribué ou si l’IDE actuel doit être utilisé. Modification de la forme juridique de en
5 Société en commandite par actions
11 Etablissement étranger inscrit au 12 Etablissement étranger qui n'est
7 Société à responsabilité limitée
34 Corporation de droit public
1 Entreprise individuelle 3 Société en nom collectif 4 Société en commandite *¹(communauté héréditairet)
6 Société anonyme 8 Société coopérative
2 Société simple (Sàrl) 9 Association 10 Fondation registre du commerce pas inscrit au registre du commerce (entreprise)
1 Entreprise individuelle x x x x x x
2 Société simple x x² x² x x
3 Société en nom collectif x x x x x x x
4 Société en commandite x x x x x x x
5 Société en commandite par actions x x x
6 Société anonyme x x x x x x
7 Société à responsabilité limitée (Sàrl) x x x x x x
8 Société coopérative x x x x
9 Association x x x x
10 Fondation
11 Etablissement étranger inscrit au registre du commerce
12 Etablissement étranger qui n'est pas inscrit au registre du commerce
34 Corporation de droit public (entreprise)
*(communauté héréditaire) x
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Légende: Nouvel IDE IDE identique (sous certaines conditions, conformément à LFus [9]) IDE identique
*¹ La communauté héréditaire n’est pas une forme juridique officielle, mais est utilisée par les caisses de compensation AVS. Sans inscription RC= société simple, avec inscription au RC= société en nom collec- tif ou en commandite.
*2 Changement de société simple en société en nom collectif ou en commandite: selon indication de l’en- tité DIE au registre du commerce.
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