Vergabestatistik, Einführung in den Direktionen und der Staatskanzlei, Verpflichtung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 24. Oktober 2018

1002. Vergabestatistik (VStat), Einführung in den Direktionen und der Staatskanzlei

Erwägungen

A. Ausgangslage Eine direktionsübergreifende Vergabestatistik besteht heute im Kan- ton Zürich im Bereich der Vergaben im Staatsvertragsbereich (§ 41 Abs. 1 Submissionsverordnung, LS 720.11). Diese jährlich zuhanden der Schwei- zerischen Bau-, Planungs- und Umweltdirektorenkonferenz (BPUK) bzw. des Bundes zu erstellende WTO-Statistik umfasst die auf der Beschaf- fungsplattform simap.ch publizierten Zuschläge im offenen und selekti- ven Verfahren sowie die freihändig erteilten Zuschläge im Staatsvertrags- bereich. Neben der WTO-Statistik verfügt der Kanton Zürich heute nicht über eine zentral geführte Vergabestatistik. Angaben zu den erteilten Zuschlä- gen müssen im Bedarfsfall bei den Direktionen und der Staatskanzlei erhoben werden. Solche Erhebungen sind regelmässig mit grossem Auf- wand verbunden und die Ergebnisse erweisen sich meist als interpreta- tionsbedürftig. Der Regierungsrat kann neben der WTO-Statistik ergänzende Statis- tiken verlangen (§ 41 Abs. 2 Submissionsverordnung). Künftig soll eine Berichterstattung über die relevanten Beschaffungstätigkeiten mit der Möglichkeit zur übergeordneten Steuerung geschaffen werden. Zu die- sem Zweck hat die Baudirektion nach Konsultation der Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen des Kantons Zürich (KöB) sowie im Hinblick auf eine verwaltungsweite Anwendung eine bereits in an- deren Kantonen eingesetzte Applikation pilotweise bei sich eingeführt und getestet.

B. Applikation Die webbasierte Applikation VStat ist heute ausser im Kanton Zürich in mehreren Kantonen im Einsatz (Basel-Landschaft, Glarus, Graubün- den, Neuenburg, Nidwalden, Schwyz, Thurgau und Wallis). Diese neun Kantone haben eine Nutzungsvereinbarung über den Betrieb und die Wei- terentwicklung der Applikation einschliesslich Kostentragung geschlos- sen. Darin wurde vereinbart, dass das Programm im Eigentum der be-

teiligten Kantone ist und eine Nutzung unter der Einräumung gleicher Eigentums- und Mitspracherechte gestattet ist. Die Kosten werden grund- sätzlich zu gleichen Teilen getragen, Ausnahme bilden zusätzlich ge- wünschte Anpassungen einzelner Kantone. Die Baudirektion wendet die Applikation VStat seit 1. Januar 2017 für Zuschläge ab Fr. 50 000 an. In der praktischen Handhabung erweist sie sich als einfach und übersichtlich. Die Erfassung erfolgt auf einer einzi- gen Seite und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Bedenken im Hinblick auf die Gefahr von Doppelspurigkeiten zu Erfassungen in anderen Syste- men kann mit der Einrichtung von automatisierten Schnittstellen begeg- net werden. Bei der Auswertung ist es möglich, per Mausklick die relevanten Ver- gabedaten zentral abzurufen und für verschiedene Verwaltungszwecke aufzubereiten. Es bestehen Sortierfunktionen (nach Staats- und Nicht- staatsvertragsbereich, Verfahrensarten, Auftragswert, Aufraggeber, An- bieter und deren Herkunft usw.) sowie frei konfigurierbare Felder. Fragen nach Umfang, Anzahl und Art des Verfahrens können intern ausgewer- tet sowie zentral beantwortet werden, was das Controlling und das Füh- ren des internen Kontrollsystems erleichtert. Neben den internen Auswertungsmöglichkeiten kann die WTO-Sta- tistik künftig auf Knopfdruck bzw. mit geringfügigem Aufwand erstellt werden.

C. Vorgehen Die Vergabestatistik soll unter der Leitung der Baudirektion in der gesamten Verwaltung eingeführt werden. Die Baudirektion vertritt die Interessen des Kantons Zürich gegenüber den übrigen Kantonen. Zudem ist die Baudirektion Hauptadministratorin, das heisst, sie legt die Hierar- chiestufen fest und hat als einzige Zugriff auf alle erfassten Daten. Die Einführung in den Direktionen und der Staatskanzlei erfolgt mit Unter- stützung einer bereits bestehenden Arbeitsgruppe aus Vertretungen der Direktionen und der Staatskanzlei. Die Vertreterinnen und Vertre- ter haben Administratorenrechte für ihre Organisationseinheit erhalten und setzen die Vorgaben in ihren Untereinheiten um. Die Direktionen und die Staatskanzlei organisieren sich im Rahmen dieser Vorgaben selbst. Für Administratorinnen und Administratoren sowie für Benutzerin- nen und Benutzer wird je ein Handbuch zur Unterstützung zur Verfügung gestellt. Eine Kurzanleitung (Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, Er- fassungszeitpunkt, einheitliche Definition der Begriffe usw.) stellt die einheitliche Anwendung innerhalb der kantonalen Verwaltung sicher.

Regelmässig stattfindende Treffen mit Vertreterinnen und Vertretern der Direktionen und der Staatskanzlei werden durchgeführt, um Erfah- rungen beim Erfassen zu sammeln, wesentliche Erkenntnisse zu sichern sowie Weiterentwicklungen zu besprechen.

D. Festlegungen Erfassungspflichtig sind die dem Regierungsrat unterstellten Direk- tionen und die Staatskanzlei, einschliesslich der unterstellten Ämter, Ab- teilungen und Betriebe. Erfasst werden ausschliesslich Aufträge, die dem öffentlichen Beschaf- fungsrecht unterstehen. Eine Pflicht zur Erfassung besteht für alle Zu- schläge ab Fr. 50 000. Eine weitergehende Pflicht erscheint nicht angemes- sen, da die manuelle Erfassung je nach Anzahl der Zuschläge aufwendig wird und kein grösserer Nutzen mehr entsteht. Die Schwellenwerte für die WTO-Statistik liegen derzeit für Dienstleistungs- und Lieferaufträge bei Fr. 350 000, bei Bauaufträgen (Gesamtwert) bei 8,7 Mio. Franken. Die Schwelle zur Erfassung von Zuschlägen in der VStat soll nicht auf einen höheren Betrag als Fr. 50 000 angesetzt werden, um die erwähnten Ziel- setzungen des Controllings und der Transparenz zu gewährleisten. Die Erfassungspflicht soll ab 1. Januar 2019 gelten.

E. Kosten Die Kosten für die Initialeinführung der Applikation von Fr. 35 000 hat die Baudirektion übernommen. Die internen Aufwendungen im Zu- sammenhang mit der Einführung von VStat bei den Direktionen und der Staatskanzlei können nicht näher beziffert werden. Sie fallen bei den jeweiligen Direktionen an und hängen davon ab, ob und wenn ja, was für eine Schnittstelle benötigt wird. Die Kosten für den Betrieb von VStat von jährlich rund Fr. 2500 ge- hen zulasten der Baudirektion.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die statistische Auswertung von Zuschlägen gemäss öffentli- chem Beschaffungsrecht wird die Vergabestatistik VStat geführt.

II. Die Direktionen und die Staatskanzlei werden verpflichtet, ab 1. Ja- nuar 2019 Zuschläge ab Fr. 50 000 in der Vergabestatistik VStat zu erfas- sen.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staatskanz- lei und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli