Kantonspolizei, Wartungs- und Supportvertrag Smartpolice, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. September 2021

1013. Kantonspolizei, Wartungs- und Supportvertrag Smartpolice (gebundene Ausgabe und Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Kantonspolizei setzt für das Erfassen und Verwalten von fallbe- zogenem Bildmaterial wie Foto- und Videoaufnahmen die Software Smartpolice der futureLAB AG, Winterthur (futureLAB), ein. Beim Bildmaterial handelt es sich hauptsächlich um Fallakten des Unfallfoto- dienstes oder Aufnahmen der Frontfunktionärinnen und -funktionäre. Smartpolice unterstützt den gesamten Prozess von der Erstellung von Bilddaten über die Einlieferung und Verknüpfung an einen Fall im Poli- zei-Informationssystem bis zur Aufbereitung und Erstellung von voll- ständigen und medienbruchfreien Fotodokumentationen zuhanden der Staatsanwaltschaft. Durch die wegfallenden Medienbrüche konnten die Abläufe massiv beschleunigt werden. Smartpolice wurde 2009 bei der Kantonspolizei eingeführt, in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Polizeikorps der Schweiz laufend weiterentwickelt und stellt heute ein unverzichtbares Arbeitsmittel in der Polizeiarbeit dar.

B. Vertragliches und Vergabe Die Kantonspolizei hat sich gemeinsam mit den anderen Schweizer Polizeikorps, die Smartpolice nutzen, entschieden, ihre jeweiligen Ver- träge mit der futureLAB zu vereinheitlichen und neu abzuschliessen. In den jeweiligen Verträgen werden sowohl die Wartung und der Support der bestehenden Softwareversion geregelt als auch die Rahmenbedingun- gen für zukünftige vorhabenspezifische Erweiterungen. Die finanziellen Konditionen bleiben unverändert. Die mit den anderen Schweizer Polizei- korps abgestimmten Verträge haben eine Mindestvertragsdauer von zwei Jahren. Diese verlängern sich ohne Kündigung automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, bis zu einer Vertragsdauer von längstens acht Jahren (bis Ende 2029). Smartpolice darf aus lizenzrechtlichen Gründen nur durch die future- LAB angepasst und gewartet werden, weshalb die Aufträge für Wartung und Support sowie Anpassungen und Erweiterungen im Sinne der tech- nischen Besonderheiten und einer Ergänzung von bereits erbrachten Leis- tungen gemäss § 10 Abs. 1 lit. c und f der Submissionsverordnung (LS 720.

11) – vorerst für die Dauer von fünf Jahren (bis 2026) – direkt zu verge- ben sind. In dieser Zeit ist geplant, das Erfassen und Verwalten von fall- bezogenem Bildmaterial im offenen Verfahren auszuschreiben, zu ver- geben und umzusetzen. Vergabeübersicht Anpassungen und Wartung und Total für (in Franken, einschliesslich MWSt) Erweiterungen Support fünf Jahre (einmalige (jährliche (bis 2026) Aufwendungen) Aufwendungen) Wartungs- und Supportvertrag 245 900 1 229 500 für fünf Jahre Wartung und Support, Reserven 54 100 270 500 für Erweiterungen (Schätzung) Vorhabenspezifische Anpassungen 1 500 000 1 500 000 und Erweiterungen (Schätzung) Total Aufwendungen 1 500 000 300 000 3 000 000

C. Finanzierung Es werden Ausgaben für die Wartung und den Support von Smart- police für eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren wie folgt vorgesehen: Kostenübersicht Erfolgsrechnung Total für (in Franken, einschliesslich MWSt) (jährliche fünf Jahre Aufwendungen) (bis 2026) Wartung und Support für fünf Jahre 245 900 1 229 500 Wartung und Support, Reserven für Erweiterungen 54 100 270 500 (Schätzung) Total Aufwendungen 300 000 1 500 000 Zukünftige, heute noch nicht bekannte voneinander unabhängige An- passungen und Erweiterungen auf der Fachapplikationsplattform Smart- police, die voraussichtlich weitere Ausgaben erfordern (z. B. an Schnitt- stellen bei anderen Fachapplikationen oder für externe Unterstützung), sollen vorhabenspezifisch von der gemäss §§ 34 und 39 der Finanzcon- trollingverordnung (LS 611.2) zuständigen Instanz bewilligt werden. Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebe- nen Aufgaben (u. a. gemäss Polizeiorganisationsgesetz [LS 551.1]) zwin- gend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneue- rung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen sachlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Wartungs- und Supportkosten von Smartpolice für die fünfjäh- rige Vertragslaufzeit bis Ende 2026 betragen insgesamt Fr. 1 500 000. Die anteilmässigen Beträge sind im Budgetentwurf 2022 sowie im Konsoli- dierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025 eingestellt und

werden der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantons- polizei, belastet. Die Beträge für das Planjahr 2026 sind im KEF einzu- stellen. Es fallen keine Folgeaufwendungen und -erträge an. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik und dem Gremium «Operative Informatiksteuerung (OIS)» abgestimmt (u. a. anlässlich der OIS-Sitzung vom 8. April 2021). Es gab keine Einwände.

Dispositiv

Auf Antrag der Sicherheitsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Wartung und den Support der Software Smartpolice während einer fünfjährigen Vertragslaufzeit (bis Ende 2026) wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 500 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, bewilligt.

II. Der Auftrag zur Erbringung von Lieferungen, Dienstleistungen, Wartung und Support für die Software Smartpolice bis Ende 2026 wird gemäss Abschnitt B der Erwägungen an die futureLAB AG, Winterthur, zu höchstens Fr. 3 000 000 vergeben.

III. Die Kantonspolizei wird ermächtigt, mit der futureLAB AG, Win- terthur, einen Vertrag gemäss Abschnitt B der Erwägungen abzuschlies- sen.

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Sicherheitsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli