Strategie Digitale Verwaltung, Erneuerung, Projektauftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. September 2023

1043. Strategie Digitale Verwaltung (Erneuerung, Projektauftrag)

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Regierungsrat treibt die Digitalisierung und die digitale Transfor- mation der Verwaltung voran. Am 25. April 2018 legte er mit der Strate- gie Digitale Verwaltung 2018–2023 die Grundlage dafür (RRB Nr. 390/ 2018). Mit Beschluss Nr. 1362/2021 hat der Regierungsrat die Ambition festgelegt, dass der Kanton Zürich seinen Einwohnerinnen und Einwoh- nern sowie Unternehmen ermöglicht, ihre Rechte und Pflichten einfach, durchgängig und sicher wahrzunehmen. Auch in der digitalen Welt ist das kantonale Leistungsangebot konsequent auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet. Die Verwaltung soll nach aussen konsequent «digital first» und nach innen «digital only» handeln. Dies setzt voraus, dass die kanto- nale Verwaltung gemeinsam rechtliche, organisatorische und technische Rahmenbedingungen erarbeitet. Gestützt auf RRB Nr. 1362/2021 erfolgt die Umsetzung einerseits durch Vorhaben der Direktionen und ander- seits durch fünf strategische Initiativen mit Querschnittcharakter, mit denen die digitale Transformation der kantonalen Verwaltung ganzheit- lich angegangen wird. Mit RRB Nrn. 1331/2022 und 914/2023 wurden die dafür notwendigen Stellen geschaffen. Die Geschäftsprüfungskommission und die Finanzkommission des Kantonsrates haben ihren «Bericht über die Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie und der Strategie Digitale Verwaltung 2019–2023» (KR- Nr. 67/2023) dem Kantonsrat zur Kenntnisnahme überwiesen. Sie begrüs- sen die erreichten Fortschritte in der Standardisierung und Zentralisie- rung der kantonalen Informatik. Sie werden die nächste Digitalisierungs- phase weiter mit der parlamentarischen Oberaufsicht eng begleiten, um die Wirkungen in Bezug auf Kostentransparenz und effizienten Mittel- einsatz bewerten zu können. Die Deloitte Consulting AG wurde 2022 beauftragt, eine Prüfung der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung und der IKT-Strategie Kan- ton Zürich vorzunehmen. Ein Ziel dieser Prüfung war es, eine Aussage zur «Adäquanz des beantragten Stellenbedarfs» zu treffen. Die Empfeh- lungen aus dem Bericht vom 1. März 2023 adressieren Handlungsbedarf in den Bereichen Steuerung, Kulturwandel, Transparenz und Zusammen- arbeit im Kanton, Kundenorientierung sowie im Einsatz und in der Pla- nung von personellen Mitteln (RRB Nr. 694/2023).

Die Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 läuft Ende 2023 aus. Für die Periode ab 2024 ist diese strategische Grundlage unter Berücksichti- gung der zusätzlichen Anforderungen zu erneuern. Dies wird unter dem Titel «Strategie Digitale Verwaltung 2024+» («Strategie DV 2024+») er- folgen.

B. Grundlagen Die «Strategie DV 2024+» baut auf den strategischen Initiativen auf, stärkt diese und konkretisiert die gezielte Weiterentwicklung. Bei den an- stehenden Arbeiten sollen folgende Anforderungen berücksichtigt werden: – Die Ausrichtung der «Strategie DV 2024+» orientiert sich am Legisla- turziel RRZ 10 des Regierungsrates gemäss den Richtlinien der Regie- rungspolitik 2023–2027: «In einem vielfältigen, sich rasch verändern- den Umfeld Agilität der Verwaltung und Vertrauen in den Staat stär- ken.» (siehe RRB Nr. 871/2023) – Die bestehenden normativen Elemente, insbesondere die Leitsätze «ge- meinsam digital unterwegs» (RRB Nr. 1362/2021) setzen die inhalt- lichen Leitplanken bei der Umsetzung der digitalen Transformation. – Die «Strategie DV 2024+» schliesst an relevante Vorgaben und Über- legungen der Strategie Digitale Verwaltung Schweiz sowie an vorhan- dene Arbeiten auf kommunaler bzw. städtischer Ebene im Kanton an. – Die «Strategie DV 2024+» trägt dazu bei, die Wirtschafts- und Innova- tionskraft im Kanton zu stärken. Das Wachstum der Bevölkerung und die kulturelle Vielfalt des Kantons sind zu berücksichtigen. – Im Sinne der Kundenorientierung sind durchgängige Prozesse anzu- streben. Aus diesem Grund leistet die «Strategie DV 2024+» einen Bei- trag zur besseren inhaltlichen und zeitlichen Abstimmung der Quer- schnittaufgaben aus den strategischen Initiativen und der direktiona- len Aufgaben und stärkt damit die Zusammenarbeit nachhaltig. Eine gemeinsame Verantwortung für die Umsetzung der Strategie ist eine dafür notwendige Voraussetzung. – Die «Strategie DV 2024+» strebt ein Gleichgewicht zwischen kurzfris- tigen Erfolgen und längerfristig angelegten Vorhaben mit Grundlagen- charakter an. – Die Umsetzung der «Strategie DV 2024+» soll ohne zusätzliche Stellen erfolgen.

C. Ziele und Vorgehen Mit der «Strategie DV 2024+» wird das Ziel verfolgt, die Zukunfts- fähigkeit der Digitalen Verwaltung sicherzustellen, indem sie – die inhaltliche Ausrichtung entlang der Bedürfnisse der Einwohnerin- nen und Einwohner sowie der Unternehmen und der Erfordernisse der Partner aus Gemeinden und Bund überprüft, ergänzt und konkre- tisiert, – die Umsetzung darauf ausrichtet, dass dezentrale und zentrale Einhei- ten aufeinander abgestimmt arbeiten, die personellen und finanziellen Mittel entlang der inhaltlichen Ausrichtung priorisiert und eingesetzt werden, – die kantonale Verwaltung ihre Mitarbeitenden konsequent auf den Weg der digitalen Transformation mitnimmt, Innovationen unterstützt und damit als Arbeitgeberin attraktiv bleibt. Die «Strategie DV 2024+» umfasst Vision, Ambition, Ziele und Erfolgs- kriterien sowie einen Massnahmenplan. Die Erarbeitung erfolgt als Pro- jekt unter Leitung der Staatsschreiberin und des Finanzdirektors. Die Projektleitung obliegt der Leitung des Bereichs Digitale Verwaltung der Staatskanzlei. Das Projekt wird vom Gremium Steuerung Digitale Ver- waltung und IKT (SDI) begleitet. Der Regierungsrat setzt die Strategie fest. Das Vorgehen zur Erarbeitung der Strategie gliedert sich in folgende Schritte: – Im ersten Arbeitsschritt werden die Ausgangssituationen auf der Quer- schnittebene sowie auf der dezentralen Ebene in den Direktionen und Ämtern sowie der Staatskanzlei erfasst und analysiert. Die Kernfra- gen beziehen sich einerseits auf inhaltliche Themen, bei denen die Leis- tungen für die Einwohnerinnen und Einwohner sowie die Unterneh- men und die Erfordernisse an die Verwaltung aus Sicht der Mitarbei- tenden im Zentrum stehen. Anderseits werden Fragen nach einer bes- seren Abstimmung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben sowie nach einer konsequenten Steuerung beleuchtet. – Die Analyse der Ausgangssituation und die normativen Elemente ins- besondere das Legislaturziel RRZ10 des Regierungsrates (RRB Nr. 871/2023), die Leitsätze «gemeinsam digital unterwegs» (RRB Nr. 1362/2021) und die Ambitionen der strategischen Initiativen (RRB Nr. 1331/2022) dienen als Grundlage zur Erarbeitung von Vision und Ambition der «Strategie DV2024+». Diese werden innerhalb der kan- tonalen Verwaltung sowie mit Dritten (u. a. Gemeinden, Bund) disku- tiert und anschliessend finalisiert. Gestützt darauf werden Ziele und Massnahmen erarbeitet, die wiederum im Rahmen von Workshops

mit verschiedenen Stakeholdern aus der kantonalen Verwaltung und Dritten abgeglichen werden. Die Ergebnisse fliessen in den Strategie- entwurf ein. – Der Strategieentwurf wird anschliessend durch ein kantonsinternes Mitberichtsverfahren gefestigt. Dieses Vorgehen bietet den Direktio- nen und der Staatskanzlei die Möglichkeit, letzte Anpassungen vorzu- nehmen, bevor die Strategie dem SDI und dem Regierungsrat zur Be- schlussfassung unterbreitet wird. Nach der Festsetzung erfolgt ab 2025 die Umsetzung der «Strategie DV 2024+».

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Staatskanzlei wird beauftragt, die «Strategie Digitale Verwal- tung 2024+» zu erarbeiten und dem Regierungsrat zur Festsetzung vor- zulegen.

II. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli