Projekt «Einführung IT-Standardanwendung Computer Aided Facility Management», gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 23. Oktober 2024

1079. Projekt «Einführung IT-Standardanwendung Computer Aided Facility Management» (gebundene Ausgabe, Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit der Einführung des Mietermodells 2019 wurden die Aufgaben des Immobilienmanagements für einen Grossteil des kantonalen Immobi- lienportfolios dem Immobilienamt (IMA) übertragen. Seither werden die Aufgaben des IMA im Bereich der Immobilienbewirtschaftung mit der SAP-Lösung «FMzh» softwaregestützt wahrgenommen. Inzwischen konnte viel Erfahrung in der Anwendung gesammelt werden und auch die Aufgaben sowie das Mengengerüst haben sich konkretisiert. Eine 2022 durchgeführte Evaluation zeigte, dass ein Grossteil des Systems und der Abläufe gut funktioniert, insbesondere die Abwicklung der Werteflüsse. Es hat sich aber auch bestätigt, dass die Aufgaben im Betrieb und Flächenmanagement von «FMzh» nicht ausreichend unterstützt werden. Es soll deshalb eine sogenannte CAFM-Standardsoftware (Computer Aided Facility Management) zur Ergänzung der im bestehenden System gut abgedeckten Funktionen beschafft werden. Die Betreiberorganisation der Kantonspolizei (Kapo) hat bisher die Immobilienbewirtschaftung ebenso wie das IMA mithilfe der Lösung «FMzh» sichergestellt. Auch im Rahmen der Nutzung durch die Kapo hat sich gezeigt, dass die Aufgaben im Betrieb und Flächenmanagement durch die Einführung einer CAFM-Standardsoftware effizienter wahr- genommen werden können. Aus diesem Grund wirkte die Kapo im vor- liegenden Beschaffungsprojekt mit. Nach erfolgreicher Einführung der Software bei den zwei Betreiber- organisationen Kapo und IMA, Facility Services, ist vorgesehen, dass auch weitere kantonale Betreiberorganisationen die Software bei sich einführen können. Ausgaben, die im Rahmen von Implementierungs- projekten bei weiteren Betreibern anfallen, sind in der vorliegenden Ausgabenbewilligung nicht enthalten.

B. Ziele und Inhalt des Vorhabens Das zu beschaffende CAFM-System soll primär die Funktionen des Betriebs und des Flächenmanagements abdecken und wesentlich verbes- sern. Dazu gehören die Pflege der entsprechenden Daten (z. B. technische Gebäudeanlagen, Verträge, Arbeitsplätze), Funktionen wie die Wartungs- und Instandhaltungsplanung, die Belegungsplanung sowie das Meldungs- und Auftragsmanagement.

Es ist vorgesehen, dass das SAP für den Grossteil der Immobiliendaten (Stammdaten, Belegungsdaten, Flächendaten usw.), die dort insbeson- dere für die Verrechnung benötigt werden, Hauptsystem bleibt. Im Rah- men des vorliegenden Projekts ist geplant, dass diese Daten über eine Schnittstelle aus dem SAP ins CAFM übertragen werden, sodass dort auf deren Grundlage gearbeitet werden kann.

C. Vergabe Die Leistung wurde im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich am 3. Mai 2024 auf simap.ch veröffentlicht. Bis zum Einsendeschluss am 21. Juni 2024 sind vier Angebote mit einer Preisspanne von Fr. 698 820 bis Fr. 2 376 438.81 (ohne MWSt) eingegangen. Eine Anbieterin wurde wegen Nichteinhalten der Angebotsfrist und Nichterfüllen von Eignungs- kriterien aus dem Verfahren ausgeschlossen. Die Prüfung der Angebote ergab, dass das Angebot der Walder + Trüeb Engineering AG, Oster- mundigen, vom 21. Juni 2024 die Zuschlagskriterien am besten erfüllt. Namentlich ist die von Walder + Trüeb angebotene Software «Speedikon» sehr stark in der grafischen Darstellung von Grundrissplänen. Die Soft- ware bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten und ist einfach be- dienbar. Entscheidend war auch das grosse Verständnis der Anbieterin für die Ausgangs- und Problemlage und die damit verbundenen, nach- vollziehbaren Lösungsvorschläge. Gemäss Lizenzvertrag fallen für die einzelnen Module jeweils ein- malige Unternehmenslizenzkosten an. Das bereinigte Angebot der Zu- schlagsempfängerin umfasst folgende Leistungen zu folgenden Preisen: Beschrieb Betrag in Franken Projekt- und Lizenzkosten Realisierung und Einführung CAFM-System 518 700 Lizenzkosten 180 000 Zwischentotal 698 700 Betriebskosten (2025–2034) Pauschale pro Jahr 39 000 für eine Vertragsdauer von zehn Jahren 390 000 Zwischentotal 390 000 Total ohne MWSt und Reserven 1 088 700 20% Reserve (Projekt- und Lizenzkosten) 139 740 10% Reserve (Betriebskosten) 39 000 8,1% MWSt 102 663 Total Vergabesumme einschliesslich MWSt und Reserven 1 370 103

Die Nutzungsdauer des CAFM-Systems auf fünf Jahre zu beschrän- ken ist aus wirtschaftlichen Gründen nicht sinnvoll, weshalb die Vertrags- laufzeit für die Betriebsdienstleistungen auf zehn Jahren festgelegt wird. Daraus ergeben sich Kosten von Fr. 1 370 103 (einschliesslich MWSt). Für Unvorhergesehenes und einen daraus resultierenden höheren Betriebs- aufwand ist eine Reserve von 20% für die Projekt- und Lizenzkosten sowie von 10% für die Betriebskosten enthalten.

D. Ausgaben Für die Beschaffung und Einführung der Software ist eine einmalige Ausgabe von Fr. 1 579 944 zu bewilligen. Darin sind die Kosten für die Beschaffung der Software, alle weiteren damit zusammenhängenden Dienstleistungen und die Anpassung von Schnittstellen zu Umsystemen enthalten. Für die Unterstützung der Projektleitung und die Qualitätssicherung werden Dienstleistungen von externen Beratungsunternehmen in An- spruch genommen. Die geschätzten Kosten dafür belaufen sich auf Fr. 273 590 (einschliess- lich MWSt). Davon wurden während der Initialisierungs- und Konzept- phase bereits Leistungen im Betrag von Fr. 123 590 bezogen. Für diese Leistungen wurden mit Verfügung vom 21. März 2023 Fr. 59 500 für die Initialisierungsphase und mit Verfügung vom 30. November 2023 Fr. 64 090 für die Konzeptphase durch die Baudirektion, Generalsekretariat, be- willigt. Für die Unterstützung bei der Erstellung der Schnittstellen aus Um- systemen wird mit Kosten von Fr. 400 000 (einschliesslich MWSt) gerech- net, wofür eine entsprechende Ausgabe zu bewilligen ist. Für den Betrieb (Wartung und Support) für 2025–2034 ist eine ein- malige Ausgabe von Fr. 463 749 zu bewilligen.

Insgesamt ist mit nachfolgenden Kosten zu rechnen. Beschrieb Ausgaben Ausgaben Total Ausgaben zulasten der zulasten der in Franken Investitionsrechnung Erfolgsrechnung in Franken in Franken Einmalige Projekt- und Lizenzkosten Realisierung und Einführung des CAFM 518 700 518 700 Lizenzkosten 180 000 180 000 + 20% Reserve 139 740 139 740 + 8,1% MWSt 67 914 67 914 Zwischentotal 906 354 906 354 Externe Beratung und Qualitäts- 273 590 273 590 sicherung (einschliesslich MWSt) Geschätzte Kosten für die kantonsseitige 400 000 400 000 Erstellung der Schnittstellen (einschliesslich MWSt) Total einmalige Projekt- und 1 306 354 273 590 1 579 944 Lizenzkosten Einmalige Betriebskosten (2025–2034) 390 000 390 000 + 10% Reserve 39 000 39 000 + 8,1% MWSt 34 749 34 749 Total Betriebskosten 463 749 463 749

Die Ausgaben verteilen sich über die nächsten Jahre wie folgt: Finanzplanung, Ausgaben 2024 2025 2026 2027–2034 Einmalige Projektausgaben 123 590 1 056 354 400 000 Betriebskosten 46 375 46 375 371 000 Das Projekt «Einführung IT-Standardanwendung Computer Aided Facility Management» ist für die gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungs- aufgaben und für eine zeitgemässe Verwaltungsführung im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung zwingend erforderlich (vgl. §§ 32 Abs. 2 und 33 Abs. 1 Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung [LS 172.1]). Somit sind die einmaligen Projektkosten sowie die Kosten für den Betrieb gebunden (§ 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [LS 611]). Die benötigten Mittel sind im Budgetentwurf 2025 sowie im Konso- lidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2025–2028 in der Leistungs- gruppe Nr. 8000, Generalsekretariat (Baudirektion), eingestellt. In den oben erwähnten Projektkosten sind die mit den Verfügungen der Baudirektion, Generalsekretariat, vom 21. März 2023 und vom 30. November 2023 bewilligten Kosten für die externe Beratung und Qualitätssicherung während der Initialisierungs- und Konzeptphase von insgesamt Fr. 123 590 enthalten. Die Verfügungen sind somit aufzu- heben.

Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer von fünf Jahren Fr. 266 170 und setzen sich zusammen aus Abschreibungen von Fr. 261 271 und Zinsen von Fr. 4899. Das Gremium «Operative Informatiksteuerung» hat anlässlich seiner Sitzung vom 16. November 2023 dem Vorhaben zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für das Projekt «Einführung IT-Standardanwendung Computer Aided Facility Management (CAFM)» wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 579 944 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 8000, Ge- neralsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 306 354 zulasten der Inves- titionsrechnung und Fr. 273 590 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Die Verfügungen der Baudirektion vom 21. März 2023 und vom 30. November 2023 betreffend die Ausgaben für die externe Beratung und Qualitätssicherung während der Initialisierungs- und Konzeptphase von insgesamt Fr. 123 590 werden aufgehoben.

III. Für den Betrieb des CAFM für 2025–2034 wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 463 749 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 8000, Generalsekretariat, bewilligt.

IV. Die Lieferung einer CAFM-Standardsoftware, die Erbringung der damit verbundenen Dienstleistungen sowie Betriebsleistungen für 2025– 2034 werden gemäss Angebot vom 21. Juni 2024 zu Fr. 1 088 700 an die Walder + Trüeb Engineering AG, Ostermundigen, vergeben. Die Verga- besumme kann sich für Unvorhergesehenes auf Fr. 1 370 103 erhöhen.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an die Sicherheitsdirektion, die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli