Allgemeine Vorgaben zu den Betreiberaufträgen im Mietermodell, Festsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. November 2018

1089. Allgemeine Vorgaben zu den Betreiberaufträgen im Mietermodell

I. Grundlagen Die Baudirektion ist für die kantonalen Immobilien zuständig. Sie stellt diese den Direktionen und der Staatskanzlei einschliesslich der selbst- ständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten (im Folgenden «Direktionen») zur entgeltlichen Nutzung zur Verfügung (vgl. § 40a Gesetz über die Or- ganisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung, OG RR; LS 172.1; zum Begriff der Immobilien vgl. § 2 lit. a Immobilienverord- nung vom 20. Juni 2018 [ImV, ABl 2018-06-29; Vorlage 5467]). Der Be- trieb und die Instandhaltung der Immobilien werden vom Immobilienamt zentral gesteuert, aber dezentral von verschiedenen Betreiberorganisa- tionen vor Ort geplant und erbracht (gestützt auf die Delegationsmög- lichkeit bezüglich Gebäudemanagement gemäss § 40a Abs. 2 OG RR). – Das Immobilienamt unterstützt die Betreiber im Rahmen seiner Auf- sichtspflicht, ist zuständig für die übergeordnete Qualitätssicherung des Betriebs und führt das kaufmännische Gebäudemanagement. Es erbringt zentrale Leistungen für die Bewirtschaftung wie z. B. die ko- ordinierte Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern oder das Stammdatenmanagement der Immobilien. – Der Betreiber erbringt die vereinbarten betrieblichen Leistungen (tech- nisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement) für Immobilien unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben. Betreiber können die Di- rektionen und Anstalten bzw. deren Organisationseinheiten oder das Immobilienamt sein. Das Immobilienamt schliesst gemäss § 36 ImV mit jeder Betreiberor- ganisation (im Folgenden «Betreiber») einen Betreiberauftrag ab. Die Auftragspartnerin kann eine einzige Verwaltungseinheit sein, wenn eine Gruppe von Betreibern besteht. Zugunsten einer möglichst einheitlichen Handhabung beschliesst der Regierungsrat allgemeine Vorgaben für die Betreiberaufträge. Diese sind für alle Betreiber bzw. Direktionen gleicher- massen verbindlich. Sie dienen zusammen mit den Betreiberaufträgen der Regelung und Sicherstellung von fachgerechten, vorgabenkonformen und wirtschaftlichen Betriebsleistungen für die kantonalen Immobilien.

Der Betreiberauftrag wird vom Immobilienamt erstellt und gilt für vier Jahre. Er umfasst das Immobilienverzeichnis über die zu betreiben- den Flächen, die Leistungsmatrix, die Ansprechpartnerinnen und An- sprechpartner sowie die Kontierungsinformationen. Anhang zum Betrei- berauftrag bildet die Budget- und KEF-Planung (Konsolidierter Ent- wicklungs- und Finanzplan) des Betreibers für die Betriebsleistungen ge- mäss Betreiberauftrag. Ist der Betreiber ausnahmsweise ein privater Dienstleister, sind die allgemeinen Vorgaben zu den Betreiberaufträgen sinngemäss als allge- meine Vertragsbedingungen zu verwenden und ist ein marktüblicher Auftrag gemäss Art. 394 ff. OR abzuschliessen.

II. Vorgaben

Erwägungen

A. Gegenstand Nutzungsgegenstand sind die Immobilien, die im Eigentum des Kan- tons sind und die der Kanton von Dritten mietet, damit die Direktion ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen kann (Geltungsbereich des Mieter- modells gemäss § 40a OG RR und § 1 ImV). Das Immobilienamt be- stimmt zusammen mit der jeweiligen Direktion für die von ihr genutzten Immobilien bzw. Flächen die zuständigen Betreiber (§ 36 Abs. 1 ImV). Ist wegen besonderer Umstände (z. B. Sicherheitsaspekte) eine Aufteilung des Betriebs innerhalb eines Objekts auf mehrere Betreiber notwendig, legt das Immobilienamt mit den betroffenen Direktionen einen Haupt- betreiber und den oder die Nebenbetreiber fest. Die von dem jeweiligen Betreiber zu betreibenden Immobilien wer- den in einem Immobilienverzeichnis, das Teil des Betreiberauftrags ist, festgehalten. Es enthält jeweils pro kleinste Einheit insbesondere die fol- genden Informationen: – Objektbezeichnung, Objektnummer AOID (Architektonische Objekt-­ ID), Adresse – Spezifikation nach Eigentum/Miete – Fläche in m² (i. d. R. Hauptnutzfläche) – Nutzer/in der Fläche (i. d. R. Amt, Anstalt, Betrieb) Die Leistungsmatrix orientiert sich am Prozess- und Leistungsmodell (ProLeMo) der IFMA Schweiz (International Facility Management Association). Sie zeigt auf, für welche Leistungen bzw. Prozesse die Auf- tragspartner die Durchführungsverantwortung, die Entscheidungskom- petenz oder eine Mitarbeit wahrzunehmen haben. Die kantonalen Vor- gaben für Immobilien, insbesondere die Immobilienstrategie des Kan- tons Zürich (vgl. RRB Nr. 901/2017) und Standards, sind einzuhalten bzw. umzusetzen.

B. Aufgaben des Immobilienamts Übergeordnetes Qualitätsmanagement Das Immobilienamt prüft jährlich die Budget- und KEF-Planung des Betreibers für die beauftragten Leistungen und bestätigt diese jeweils für das kommende Budgetjahr als Grundlage für die Vergütung durch das Immobilienamt. Es kann dazu bei Bedarf weiterführende Informationen vom Betreiber fordern. Das Immobilienamt führt in der Regel alle zwei Jahre ein Audit be- züglich der Umsetzung der Leistungen des Betreibers in ausgewählten Immobilien durch. Das Audit umfasst die Begehung vor Ort und eine stichprobenartige Prüfung insbesondere der Leistungsverzeichnisse Un­ terhaltsreinigung einschliesslich Reinigungskalkulation sowie der Unter- halts- und Überwachungsplanung des Betreibers. Im Rahmen der Audits werden mögliche Optimierungsmassnahmen bezüglich der Leistungs- erbringung und Zusammenarbeit besprochen und angestossen. Das Immobilienamt führt in der Regel einmal innerhalb der vierjähri- gen Laufzeit des Betreiberauftrags eine Nutzerumfrage durch. Die Resul- tate werden dem Betreiber und den Nutzenden zur Verfügung gestellt. Vorlagen und Vorgaben Das Immobilienamt stellt dem Betreiber Applikationen und Muster- vorlagen für die Leistungsverzeichnisse Unterhaltsreinigung einschliess- lich Reinigungskalkulation, die Unterhalts- und Überwachungsplanung sowie für die Budget- und KEF-Planung zur Verfügung und berät den Be- treiber bei Bedarf. Das Immobilienamt kann im Rahmen seiner eigentümerseitigen Auf- sichtspflicht und seiner Kompetenzen Vorgaben für den Betrieb der Im- mobilien (insbesondere Richtlinien, koordinierte Beschaffung, Qualitäts- management) und die Kostenerfassung bestimmen und stellt diese dem Betreiber zur Verfügung. Koordinierte Beschaffung und zentrale Dienstleistungen Das Immobilienamt ist für die koordinierte Beschaffung von Dienst- leistungen und Güter der Bewirtschaftung zuständig (Lead Buyer). Es schliesst mit Dritten entsprechende Rahmenverträge ab und stellt sicher, dass dem Betreiber die notwendigen Informationen zur Erfüllung seiner diesbezüglichen Bezugspflicht zur Verfügung stehen (§§ 40 und 41 ImV). Das Immobilienamt stellt einen zentralen Kundendienst zur Verfü- gung, der durch den Betreiber genutzt werden kann. Das Immobilienamt erbringt die Einrichtungs- und Umzugsplanung für Bürobauten sowie die Durchführung von Umzügen zentral für die Direktionen. Für diese Leistungen besteht Bezugspflicht; ausgenommen sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten. Im Falle von

Gesamtumzügen innerhalb eines geschlossenen Areals mit mehreren Nutzungsarten und einem untergeordneten Anteil an Büronutzung kann in Absprache mit dem Immobilienamt von dieser Bezugspflicht abgewi- chen werden (Ausnahme gemäss § 41 Abs. 2 ImV). Stammdatenpflege Das Immobilienamt stellt dem Betreiber die Immobilienstammdaten zur Verfügung und hält die Stammdaten der Gebäude und technischen Anlagen beruhend auf den Meldungen der Betreiber aktuell (§ 4 Abs. 1 und 3 ImV). Es legt fest, welche Daten zu den Immobilienstammdaten zählen und stellt für die Meldung von Veränderungen ein Meldesystem zur Verfügung. Planungs- und baubegleitendes Facility-Management Das Immobilienamt bringt sich nach Bedarf als Fachexperte des pla- nungs- und baubegleitenden Facility-Managements in baulichen Projek- ten ein und nimmt entsprechend Einsitz in die Projektorganisation. Das Immobilienamt kann den Betreiber dazu beiziehen. Bewilligung räumlicher Massnahmen mit aktivierbaren Kosten gemäss § 15 ImV Das Immobilienamt prüft vom Betreiber beantragte räumliche Mass- nahmen mit aktivierbaren Kosten bis je höchstens Fr. 150 000 auf ihre Konformität mit § 15 ImV, die Finanzierbarkeit und gegenüber bereits regulär geplanten räumlichen Massnahmen, insbesondere der Instandset- zungsplanung (zum Begriff «räumliche Massnahme» vgl. § 2 lit. c ImV). Das Immobilienamt gibt die beantragten Mittel bei positiver Prüfung zeit- nah frei.

C. Aufgaben des Betreibers Betreiberverantwortung Der Betreiber ist für die Planung und Umsetzung der Betriebsleis- tungen für die Immobilien gemäss Betreiberauftrag zuständig. Er ist im Rahmen des Betriebs für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, ein- schlägigen Normen sowie Richtlinien (z. B. Brandschutzrichtlinien, Richt- linien der Eidgenössischen Koordinationskommission für Arbeitssicher- heit und des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen) verantwortlich und hält die behördli- chen und arbeitsrechtlichen Vorgaben ein. Der Betreiber ergreift im Rah- men seiner Betreiberverantwortung und Kompetenz alle erforderlichen und zumutbaren Massnahmen, um die Gefahren für Leib, Leben oder Eigentum zu vermeiden oder zu verringern und dokumentiert diese. Ihm obliegt es, ein mögliches Haftungsrisiko nach Art. 58 OR abzuwenden.

Betriebsplanung und -führung Der Betreiber plant die konkreten Betriebsleistungen und hält diese in den Leistungsverzeichnissen Unterhaltsreinigung sowie der Unter- halts- und Überwachungsplanung fest. Diese Dokumente werden durch ihn regelmässig geprüft, bei Bedarf aktualisiert und im Rahmen der Audits zur Verfügung gestellt. Der Betreiber ist für die Qualitätssiche- rung seiner Betriebsleistungen zuständig. Er erläutert dem Immobilien- amt die Betriebsplanung und -führung anlässlich der Audits. Der Betreiber erstellt bzw. aktualisiert jährlich die Budget- und KEF-­ Planung zum Betreiberauftrag und reicht diese jeweils vor der Erstein- gabe des KEF und Budgetentwurfs an das Immobilienamt ein. Die Bud- get- und KEF-Planung umfasst die Kosten für die Betriebsleistungen gemäss Betreiberauftrag für jeweils vier Jahre. Der Betreiber führt die Betriebsleistungen wirtschaftlich, umwelt- freundlich und unter Berücksichtigung von denkmalpflegerischen An- forderungen aus. Er sorgt damit für eine gute Gebrauchstauglichkeit, nut- zungsgerechte Funktionalität, die Sicherheit und den Werterhalt der Im- mobilien einschliesslich der zugehörigen technischen Anlagen sowie für eine grosse Zufriedenheit der Nutzenden. Personal und Arbeitsmittel Der Betreiber stellt das für die Leistungserbringung erforderliche, qualifizierte Personal und koordiniert alle Aktivitäten, die zur Leistungs- erbringung nötig sind. Er kann ihm beauftragte, einzelne Betriebsleis- tungen Dritten übertragen (§ 39 ImV). Er beauftragt diese eigenverant- wortlich und vergütet deren Leistungen direkt. Der Betreiber sorgt dafür, dass diese Subunternehmer über entsprechende Qualifikationen verfü- gen und dass sie sämtliche gesetzlichen Bestimmungen und arbeitsrecht- lichen Vorschriften einhalten. Der Betreiber ist zuständig für die Beschaffung von sämtlichen zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen notwendigen Geräte, Werkzeuge, Materialien, Hilfs- und Verbrauchstoffe. Bezug mittels Rahmenverträgen Die seitens des Immobilienamts als Lead Buyer Bewirtschaftung zen- tral beschafften Dienstleistungen und Güter bezieht der Betreiber anhand der entsprechenden Rahmenverträge (Bezugspflicht gemäss § 41 Abs. 1 ImV, ausgenommen sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstal- ten gemäss § 41 Abs. 3 ImV). Der Betreiber meldet dem Immobilienamt Optimierungsmöglichkeiten bezüglich der Rahmenverträge bzw. deren Dienstleistungen und Güter.

Kommunikation und Meldepflicht Der Betreiber ist die Ansprechstelle für alle betrieblichen Anliegen der Nutzenden (z. B. Störungen, Mängel). Die Nutzenden richten diese direkt an ihn oder nutzen den zentralen Kundendienst des Immobilienamts, der die Anfragen an den Betreiber weiterleitet. Der Betreiber bearbeitet die Anfragen und zieht bei Bedarf das Immobilienamt bei. Der Betreiber bestätigt dem Immobilienamt jährlich die Aktualität der Stammdaten der von ihm betriebenen Immobilien und meldet Änderun- gen laufend (vgl. § 4 Abs. 3 ImV), damit die Aktualität der Daten zentral gewährleistet werden kann. Der Betreiber meldet Mängel innerhalb der Rügefrist von fünf Jahren sofort nach der Feststellung dem Bauherrenvertreter. Nach Ablauf der Rügefrist von fünf Jahren festgestellte Mängel oder Defekte, welche die Gebrauchstauglichkeit, Gebäudesicherheit, die Einsatzbereitschaft von Bauteilen und Haustechnikanlagen betreffen, Folgeschäden oder grosse Auswirkungen auf die Kosten zur Folge haben können, meldet der Be- treiber umgehend dem Facilitymanager, sofern er sie nicht im Rahmen der eigenen Kompetenzen beheben kann. Sachbeschädigung und Missachtung gerichtlicher Verbote Bei Sachbeschädigungen und Missachtung gerichtlicher Verbote ob- liegt es dem Betreiber, bei Bedarf die Strafanzeige und gegebenenfalls den Strafantrag einzureichen. Ist ein Strafantrag notwendig, wird der Kanton dabei durch den Betreiber vertreten, welcher für die Fristeinhal- tung und Schadenabwicklung verantwortlich ist. Planungs- und baubegleitendes Facility-Management Der Betreiber unterstützt und berät das Immobilienamt im planungs- und baubegleitenden Facility-Management einzelner Projekte. Räumliche Massnahmen mit aktivierbaren Kosten gemäss § 15 ImV Der Betreiber kann – neben seiner Kompetenz für die Betriebsleistun- gen (nicht aktivierbare Kosten) und vorbehältlich direktionsinterner Be- schränkungen – räumliche Massnahmen mit aktivierbaren Kosten von je Fr. 50 000 bis höchstens Fr. 150 000 direkt beim Immobilienamt bean- tragen und bei dessen Bewilligung umsetzen. Die Bedingungen gemäss § 15 Abs. 1 lit. a und b ImV, wonach kein baurechtliches Bewilligungs- verfahren erforderlich und kein Schutzobjekt betroffen sein darf, sind sei- tens des Betreibers vor der Beantragung beim Immobilienamt zu prüfen und einzuhalten. Der Betreiber kann für die Umsetzung der räumlichen Massnahme Dritte oder das Hochbauamt beauftragen. Ist der Beizug von Fachplanenden notwendig, ist das Hochbauamt zu beauftragen (vgl. § 15 Abs. 2 ImV). Der Betreiber ist zuständig für die zeitgerechte Information der betroffenen Direktion/Nutzenden über diese Massnahmen.

Der Betreiber verantwortet die vorgabenkonforme Umsetzung und Abrechnung dieser Massnahmen. Er informiert das Immobilienamt über den Abschluss bzw. relevante Verzögerungen der Umsetzung. Mögliche Kostenüberschreitungen müssen dem Immobilienamt frühzeitig bean- tragt werden und obliegen dessen Bewilligung.

D. Betriebskosten und Verrechnung Budgetierung Der Betreiber budgetiert die beauftragten Leistungen und stellt die Budget- und KEF-Planung zum Betreiberauftrag dem Immobilienamt jährlich zu. Das Immobilienamt prüft die Budget- und KEF-Planung und bestätigt dem Betreiber die Vergütung der Leistungen gemäss Betreiber- auftrag für das kommende Budgetjahr im Rahmen der KEF-Ersterfas- sung. Es kann Erläuterungen und allenfalls Anpassungen einfordern. Die Direktion des Betreibers sorgt für die Mitteleinstellung im KEF und Budgetentwurf. Verrechnung der Betriebsleistungen an das Immobilienamt Der Betreiber verrechnet gemäss § 37 ImV die tatsächlich anfallenden Betriebskosten für die Leistungen gemäss Betreiberauftrag dem Immo- bilienamt (Vollzug gemäss § 42 Abs. 1 ImV). Der Betreiber stellt monat- lich oder quartalweise eine Sammelrechnung, spätestens auf den 5. Arbeits- tag nach Monats- bzw. Quartalsende, über die erbrachten bzw. an Dritte vergüteten Leistungen. Grundsätzlich wird für die Verrechnung das elek- tronische Buchungssystem der Finanzdirektion verwendet. Die Verrech- nung erfolgt wie folgt: – Eigenleistungen der Betreiber: Die gemäss Betreiberauftrag tatsäch- lich geleisteten Stunden werden mit den Stundenansätzen je Einrei- hungsklasse vergütet. Die Berechnung der Stundenansätze erfolgt ge- mäss der Formel: (Lohnkosten + Arbeitsplatzkosten) ÷ produktive Stunden × 1,3 Bei der Rechnungstellung müssen die Eigenleistungen mindestens pro Leistungsart gemäss Vorgaben des Immobilienamts aufgeschlüs- selt werden. – Drittleistungen: Vom Betreiber vergütete Drittleistungen werden 1 : 1 dem Immobilienamt weiterverrechnet. Bei der Rechnungstellung müs- sen die Drittleistungen auf Kosten- und Leistungsart, Immobilie bzw. Abrechnungseinheit (bei Nebenkosten) oder technische Anlagen und Kostenträger (Eigentümer oder Nutzende) abgerechnet werden.

Vergütung der Betriebsleistungen durch das Immobilienamt Das Immobilienamt ist verpflichtet, die vom Betreiber gemäss Betrei- berauftrag und bestätigter Budgetplanung erbrachten und verrechneten Leistungen zu vergüten. Eine Rechnung gilt als genehmigt, sofern das Im- mobilienamt nicht innert 30 Tagen seit Erhalt schriftlich Einwand da- gegen erhebt.

E. Vereinbarungsmanagement Vereinbarungsabschluss und Aktualisierung Der Betreiberauftrag gemäss § 36 Abs. 2 ImV wird zwischen dem Im- mobilienamt und dem jeweiligen Betreiber abgeschlossen. Er wird in der Regel auf Stufe Amt unterzeichnet. Für eine Gruppe von Betreibern kann die Auftragspartnerin eine Verwaltungseinheit sein (vgl. § 36 Abs. 3 ImV). Die vorliegenden allgemeinen Vorgaben zu den Betreiberaufträgen sind Grundlage und verbindlicher Bestandteil des Betreiberauftrags. Der Betreiberauftrag gilt für vier Jahre. Er wird entsprechend mindes- tens alle vier Jahre überprüft, bei Bedarf aktualisiert und durch beidsei- tige Unterzeichnung erneuert. Bei wesentlichen Leistungsanpassungen, z. B. Zu- und Abgängen, wird das Immobilienverzeichnis und/oder die Leistungsmatrix unterjährig angepasst. Die Vereinbarungspartnerinnen und -partner melden sich gegenseitig geplante Leistungsanpassungen mindestens neun Monate im Voraus. Sie legen notwendige Änderungen des Leistungsauftrags und der Vergütung einvernehmlich fest. Sämtliche Änderungen sind schriftlich mitzuteilen. Objekte mit mehreren Betreibern Im Falle von Objekten mit mehreren Betreibern grenzt der Haupt- betreiber in Abstimmung mit dem oder den Nebenbetreiber(n) die Zu- ständigkeitsbereiche bzw. Perimeter innerhalb des Objekts, bestehend aus Gebäudeteilen und Anlagen, eindeutig ab. Der Hauptbetreiber do- kumentiert die Abgrenzung und Schnittstellen in Einigung mit dem oder den Nebenbetreiber(n) zuhanden des Immobilienamts, das darauf be- ruhend die einzelnen Betreiberaufträge abschliesst. Uneinigkeit und Eskalation Uneinigkeiten zwischen den Vereinbarungspartnerinnen und -part- nern sind grundsätzlich einvernehmlich zu lösen. Findet sich keine Lö- sung, obliegt es der Baudirektion und der jeweiligen Direktion, eine Eini- gung zu erzielen. Gemäss § 5 ImV ist der Regierungsrat anzurufen, wenn eine Einigung nicht möglich ist.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die allgemeinen Vorgaben zu den Betreiberaufträgen im Mieter- modell werden festgesetzt. II. Sie gelten ab dem 1. Januar 2019.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli