Anpassung der Gesetzgebung im Bereich der Bildungsdirektion an das Gesetz über die Information und Datenschutz, Vernehmlassung, Ermächtigung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 7. November 2012

1145. Anpassung der Gesetzgebung im Bereich der Bildungsdirektion an das Gesetz über die Information und den Datenschutz (Vernehmlassung)

Erwägungen

1. Ausgangslage Das Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Feb- ruar 2007 (IDG) ist am 1. Oktober 2008 in Kraft getreten. Zweck des Gesetzes ist es, das Handeln der öffentlichen Organe transparent zu ge- stalten und die Grundrechte von Personen zu schützen, deren Daten von öffentlichen Organen bearbeitet werden (§ 1 Abs. 2 IDG). Das IDG bestimmt, dass für das Bearbeiten und Bekanntgeben be- sonderer Personendaten innerhalb von fünf Jahren eine hinreichend bestimmte Regelung in einem formellen Gesetz zu schaffen ist (§ 41 IDG). Diese Frist läuft am 30. September 2013 ab. Ebenso ist der Um- gang mit anderen Personendaten – insbesondere die Herausgabe von Daten an Dritte und Behörden – zu überprüfen und die rechtlichen Grundlagen sind anzupassen.

2. Regelungsentwurf

2.1 Bildungsgesetz vom 1. Juli 2002 (BiG) § 6. Bildungsdaten Zu den Aufgaben der Bildungsdirektion gehört die Erhebung von Daten für Statistikzwecke des Bundes. Neben den vom Bund verlang- ten Bildungsdaten erhebt die Abteilung Bildungsstatistik zusätzliche Merkmale, die dem Kanton, den Schulgemeinden und weiteren Schul- trägern zur Planung der Bildungsaufgaben in ihrer Zuständigkeit dienen. Es handelt sich dabei insbesondere um Daten im Rahmen der Erhebun- gen über Personen in Ausbildung, über Bildungsabschlüsse und über das Schulpersonal sowie Erhebungen mit dem Zweck der Überprüfung der Qualität der Ausbildungsgänge und Bildungsinstitutionen. Mit dem Beitritt zum HarmoS-Konkordat hat sich der Kanton zur Teilnahme an einem systematischen Bildungsmonitoring verpflichtet. Dazu gehören unter anderem Referenztests, mit denen die Erreichung der nationalen Bildungsstandards überprüft wird. In Abs. 2 wird die rechtliche Grundlage geschaffen, dass die für die Lehrpersonalstatistik zuständige Stelle die notwendigen Daten direkt vom Personalverwaltungssystem Puls ZH erheben kann.

§ 6a. Versichertennummer Die Frage der systematischen Verwendung der neuen AHV-Nummer in den Datensammlungen mit Personendaten stellt sich in allen Zustän- digkeitsbereichen der Bildungsdirektion. Diese wird daher neu im Bil- dungsgesetz vorgesehen. Zweck der systematischen Nutzung ist nicht die umfassende Zusammenführung von Daten über alle Bereiche. Die Erfassung der AHV-Nummer dient dazu, dass die bearbeiteten Daten der richtigen Person zugeordnet werden. § 7a. Plagiatserkennung Die Notwendigkeit, schriftliche Prüfungsarbeiten in einer Datenbank zu erfassen, um mit einer besonderen Software Plagiate erkennen zu können, ist seit Längerem ausgewiesen. Die Datenerfassung darf nicht von der Zustimmung des Verfassers abhängig sein. Die gesetzliche Grundlage hierfür wird im Bildungsgesetz aufgenommen, da der Bedarf an der Nutzung einer entsprechenden Software bzw. Datenbank auf allen Bildungsstufen vorhanden ist. §§ 7b. und 7c. Strafverfahren gegen Schülerinnen oder Schüler Bei bestimmten schweren Delikten von Schülerinnen und Schülern meldet die Jugendanwaltschaft die Eröffnung und den rechtskräftigen Abschluss des Strafverfahrens der zuständigen Schulleitung, damit diese Sicherheits- oder andere notwendige Vorkehrungen treffen kann. In Abs. 1 werden die Straftaten aufgelistet, bei denen eine Meldung durch die Jugendanwaltschaft zu erfolgen hat. Gemäss Abs. 2 kann die Jugendanwaltschaft die Schulleitung zudem über wesentliche Verfahrens- schritte wie die Anordnung oder Aufhebung der Untersuchungshaft oder einer vorsorglichen Schutzmassnahme informieren. Die Weitergabe der Informationen innerhalb der Schule hat nur so- weit zu erfolgen, als dies für die Vorkehrungen nötig ist. Mit weiteren Fachpersonen innerhalb der Schule sind z. B. Schulsozialarbeiterinnen oder Schulpsychologen gemeint, die mit dem betroffenen Schüler oder der Schülerin befasst sind. Da die Sicherheit im Schulbetrieb und nicht das Verhältnis der Schülerin oder des Schülers zur Schule im Vorder- grund liegt, sind die Personendaten aus Strafverfahren von der Schul- leitung separat vom Schülerdossier aufzubewahren. Die Schulleitung hat die Jugendanwaltschaft bei den von diesen ge- meldeten Fällen über verordnete Abwesenheiten von der Schule, den Schulaustritt oder den Wechsel in eine andere Bildungseinrichtung zu informieren. Sie vernichtet die Personendaten aus Strafverfahren ein Jahr nach dem Austritt der Schülerin oder des Schülers aus ihrer Schule. Tritt die Schülerin oder der Schüler in eine neue Bildungseinrichtung über, informiert die Jugendanwaltschaft diese über das Jugendstraf- verfahren, wiederum gestützt auf Abs. 1.

§§ 19a.–c. Finanzielle Leistungen an Auszubildende Die Bearbeitung von Personendaten in Zusammenhang mit der Ausrichtung von finanziellen Leistungen an Auszubildende wird in den §§ 19a–d umfassend neu geregelt. Der Zweck der Personendatenbear- beitung im Stipendienbereich besteht darin, alle Informationen über die massgebenden persönlichen und finanziellen Verhältnisse zu be- schaffen, die für die Beurteilung, ob Ausbildungsbeiträge ausgerichtet werden können bzw. zurückgefordert werden müssen, notwendig sind. Die mit der Ausrichtung und Rückforderung befasste Behörde soll die Möglichkeit erhalten, die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Per- sonendaten bei Dritten einzuholen. § 19a. Beschaffung von Personendaten a. Bei der gesuchstellenden Person Personendaten sind grundsätzlich bei der betroffenen Person selber zu beschaffen. Die Auskunftspflicht der gesuchstellenden Person ist in der bestehenden Verordnung über die Leistungen an Personen in Aus- bildung vom 15. September 2004 (StipV) bereits in § 79 geregelt und soll neu gemäss § 8 Abs. 2 IDG auf formell-gesetzlicher Stufe verankert wer- den. Dieser Paragraf dient der Transparenz zugunsten der betroffenen Personen. Er umfasst keine Verpflichtung von öffentlichen Organen oder Dritten, Auskünfte zu erteilen. In lit. a–c werden die Auskünfte genauer umschrieben, die für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe notwendig sind. Zu den Auskünften über die persönlichen Verhältnisse der gesuchstellenden Person gehören Angaben zur familiären und ge- sundheitlichen Situation. Unter Ansprüchen gegenüber Dritten gemäss lit. a fallen Leistungen der Sozialversicherungen (AHV, IV, EO, ALV) und Ansprüche aus Verträgen (z. B. Lohnforderungen) oder gegenüber Versicherungen (vgl. §§ 56 und 57 StipV). Angehörige gemäss lit. b, die mit der gesuchstellenden Person zusam- menleben, können neben den Eltern oder Stiefeltern (vgl. § 51 Abs. 1 StipV) auch Ehepartnerinnen und -partner und eingetragene Partne- rinnen und Partner sein (vgl. §§ 27 Abs. 2, 27a und 61 StipV). Andere Personen, deren finanzielle Verhältnisse bemessungsrelevant gemäss lit. c sein können, sind beispielsweise Geschwister, die nicht im gleichen Haushalt leben. Die Anzahl der in Ausbildung stehenden Geschwister kann für die Bemessung bedeutsam sein (vgl. § 53 Abs. 2 StipV), ebenso der Ausbildungsweg (vgl. § 35 StipV) und der Wohnsitzaspekt (vgl. § 38 StipV), weshalb auch Auskünfte über persönliche Verhältnisse gemäss lit. c für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe geeignet und erforder- lich sein können.

§ 19b. Bei Behörden und Dritten In dieser Bestimmung wird die Ausnahme vom Grundsatz festgelegt, wonach Personendaten zuerst bei der gesuchstellenden Person einzu- holen sind. Nur aus den in Abs. 1 erwähnten Gründen ist die Personen- datenbeschaffung ohne Einwilligung der betroffenen Personen zuläs- sig. In der Regel benötigt die für die Ausrichtung und Rückforderung von Ausbildungsbeiträgen zuständige Behörde Auskünfte von inner- kantonalen und kommunalen Behörden. Wohnsitz- oder Steueraspekte können aber auch zur Datenbekanntgabe von oder an ausserkantonale Stipendienbehörden und Steuerbehörden führen. Andere öffentliche Organe sind Dienststellen wie beispielsweise das Sozialamt. Dritte kön- nen Versicherungen und Ausbildungsstätten sein. Betroffene Personen können neben der gesuchstellenden Person auch Angehörige oder an- dere Personen gemäss § 19a lit. b und c sein. In Abs. 2 wird die Pflicht zur nachträglichen Information festgelegt, wenn eine Personendatenbearbeitung ohne vorgängige Einwilligung aus den gemäss Abs. 1 erlaubten Gründen notwendig wurde. § 19c. Bekanntgabe von Personendaten Die für die Ausrichtung und Rückforderung von Ausbildungsbeiträgen zuständige Behörde muss verschiedentlich auch anderen kantonalen und kommunalen Behörden oder anderen Verwaltungsbehörden der Kantone oder des Bundes Auskünfte erteilen. Statistische Auswertungen können beispielsweise der Grund für die Datenbekanntgabe an Verwaltungsbehörden des Bundes sein.

2.2 Volksschulgesetz vom 7. Februar 2005 (VSG) § 76a. Datenschutz a. Im Allgemeinen Abs. 1 regelt die Datenbearbeitung durch die Personen und Ein- richtungen, die sich mit einer Schülerin oder einem Schüler direkt oder indirekt befassen. Je nach Fragestellung, namentlich im sonderpäda- gogischen Bereich, werden für die Erfüllung der Bildungs- und Erzie- hungsaufgaben unterschiedliche Fachstellen beigezogen. Eine nicht abschliessende Aufzählung der wichtigsten schul- und unterrichtsrelevanten Daten findet sich in Abs. 2. Abs. 3 regelt den Datenaustausch zwischen Schulen, Behörden und Fachstellen, der beispielsweise dann erforderlich ist, wenn eine Schüle- rin oder ein Schüler in die Sekundarstufe übertritt und die Primar- bzw. die Sekundarstufe von zwei verschiedenen Gemeinden geführt werden, wenn eine Familie in eine andere Gemeinde des Kantons Zürich zieht

(lit. b) oder wenn ein Kind eine besondere Förderung benötigt und des- halb eine Sonderschule oder ein Schulheim ausserhalb der Gemeinde besucht (lit. c). § 76b. b. Tagesstrukturen Die Gemeinden sind gemäss § 27 Abs. 3 VSG verpflichtet, bedarfs- gerechte Tagesstrukturen anzubieten. Die Betreuungspersonen sind im Hinblick auf eine gute Betreuung der Kinder auf Informationen der Schule, beispielsweise über ausgeprägte Auffälligkeiten, angewiesen. Die Schule ihrerseits ist im Rahmen ihres Bildungsauftrages für die Aufsicht, Betreuung und Erziehung der ihr anvertrauten Kinder verantwortlich und ist auf entsprechende Informationen von den Eltern (§ 54 Abs. 2 VSG) und anderer Betreuungspersonen angewiesen. § 76c. c. Beurteilung In Schulzeugnissen und Lernberichten werden zahlreiche besondere Personendaten zu Leistungen, Persönlichkeitsmerkmalen und Ver- haltensweisen einer Schülerin oder eines Schülers dokumentiert. So werden in den Zeugnisformularen z. B. das pünktliche Erscheinen zum Unterricht, der respektvolle Umgang mit Lehrpersonen und Mitschüle- rinnen und Mitschülern beurteilt. Die Absenzen sind aufzunehmen, wenn dies in einem formellen Er- lass vorgesehen ist. Derzeit ist dies für die Sekundarstufe I im Zeugnis- reglement des Bildungsrates vorgesehen. Abs. 2 sieht die Möglichkeit vor, Bemerkungen zu Beurteilungen im Zeugnis festzuhalten. §76d. d. Aufsicht Um die gesetzlichen Aufsichtspflichten erfüllen zu können, müssen die notwendigen Informationen und Daten bearbeitet werden.

2.3 Lehrpersonalgesetz vom 1. Mai 1999 (LPG) § 1a. Datenbearbeitung Abs. 1 regelt den Austausch von Personendaten zwischen der Bil- dungsdirektion und den Gemeinden. Für Lehrpersonen, die dem kan- tonalen Lehrpersonalrecht unterstellt sind, gilt ergänzend dazu das allgemeine Personalrecht (§ 1 Abs. 1 LPG). Für die vom Kanton abge- ordneten Vikarinnen und Vikare gelten die besonderen Bestimmungen von § 25 VSG. Die Lehrpersonen an der Volksschule sind kantonale Angestellte und erhalten den Lohn vom Kanton. Weitere Arbeitgeberpflichten erfüllen die Gemeinden (Schulleitungen, Schulpflegemitglieder), die namentlich die Lehrpersonen anstellen und entlassen. Die Schulleitungen sind die direkt Vorgesetzten der Lehrpersonen und nehmen einen Teil der

Personalführungsaufgaben wahr. Diese Aufgabenteilung erfordert insbesondere im Rahmen der Personal- und Lohnadministration den Austausch von Personendaten zwischen Kanton und Gemeinden.

2.4 Mittelschulgesetz vom 13. Juni 1999 (MSG) § 38b. Datenbearbeitung a. Im Allgemeinen Die Bezeichnung «öffentliche Organe, die Prüfungen durchführen» schliesst allfällige schulexterne Prüfungskommissionen mit ein. Im Be- reich der Mittelschulen wird die rechtliche Grundlage zur Bearbeitung von besonderen Daten im Schülerdossier geschaffen. Diese werden bei- spielhaft, aber nicht abschliessend aufgezählt. § 38c. b. In Bezug auf die Erfüllung der Schulpflicht Zur Durchsetzung der Schulpflicht gemäss § 3 VSG ist die Meldung der Prüfungsbehörde (Mittelschulbereich: Zentrale Aufnahmeprüfung, ZAP) über das Nichtbestehen der ZAP erforderlich. Nur in Kenntnis des Entscheids ist die Schulgemeinde in der Lage zu erkennen, dass Schülerinnen und Schüler (wieder) zu erfassen sind, um die Schulpflicht durchzusetzen. Dasselbe gilt auch, wenn eine Schülerin oder ein Schüler im schulpflichtigen Alter von der Schule ausgeschlossen wurde und zur Erfüllung der Schulpflicht wieder in der Schulgemeinde ihres oder seines Wohnsitzes eingeschult werden muss.

2.5 Einführungsgesetz zum Bundesgesetz über die Berufsbildung vom 14. Januar 2008 (EG BBG) § 45a. Datenbearbeitung a. Im Allgemeinen In Abs. 1 wird der Kreis der Personen umschrieben, deren Personen- daten gemäss § 45b bearbeitet werden können. In Abs. 2 und 3 werden die Institutionen oder Organe genannt, die gemäss diesem Gesetz Aufgaben erfüllen müssen. Dabei handelt es sich nicht nur um öffentliche Organe der Bildungsverwaltung, vorweg das für den Vollzug des EG BBG verantwortliche Amt (§ 2 Abs. 1 Ver- ordnung zum EG BBG [VEG BBG]), das AJB (§ 52 Abs. 1 VEG BBG) und die Kommissionen gemäss § 4 Abs. 2 lit. d EG BBG (Schulkommis- sion, Prüfungskommission, kantonale Berufsmaturitätskommissionen, Kommissionen zur Anerkennung nicht formalisierter Bildung). Auf- gaben nach diesem Gesetz müssen auch Private im Auftrag des Kantons erfüllen: Dies sind in erster Linie die nicht staatlichen Berufsfachschu- len (§ 21 EG BBG), weshalb mit der Formulierung «die Leitungen der in diesem Gesetz erwähnten Schulen» sämtliche staatlichen und nicht

staatlichen Schulen der Grundbildung und der höheren Berufsbildung erfasst werden. Private sind auch die Veranstalter von überbetrieblichen Kursen (§ 24 EG BBG). Zudem müssen auch Stellen ausserhalb der Berufsbildung im enge- ren Sinne, namentlich in der Berufs-, Studien- und Laufbahnberatung wie auch im Case Management tätige Personen und Dienste im Rah- men ihrer Aufgaben Personendaten bearbeiten. § 45b. b. Personendaten Art. 16 Abs. 5 des Berufsbildungsgesetzes vom 13. Dezember 2002 (BBG, SR 412.10) verpflichtet die Anbietenden der Bildung in beruf- licher Praxis und der schulischen Bildung sowie der überbetrieblichen Kurse zur Zusammenarbeit. Diese Regelung spricht sich nicht genü- gend klar aus, ob und in welchem Umfang Daten bearbeitet und gegen- seitig bekanntgegeben werden dürfen. Solche Daten umfassen Per- sonendaten, insbesondere auch Leistungsdaten, die für die Gestaltung des Ausbildungsgangs (z. B. die Anordnung von Stützkursen) mass- gebend sind. Im Vordergrund aber stehen die Leistungsdaten (Leis- tungsbeurteilungen, Noten), die letztlich für das Qualifikationsverfahren unabdingbar und für die Schlussqualifikation (Bestehen oder Nicht- bestehen der Abschlussprüfung) entscheidend sind. Besondere Personendaten werden auch im Bereich der Berufs-, Stu- dien- und Laufbahnberatung und anderer Stütz- und Fördermassnahmen bearbeitet. So kann in Fällen des Case Managements Berufsbildung unter Umständen die gesundheitliche Situation der Unterstützung suchenden Person oder auch ihr gesamtes Personenumfeld zu berück- sichtigen sein. § 45c Datenbekanntgabe a. Im Allgemeinen Die Datenbekanntgabe unter den in § 45 aufgeführten Stellen erfolgt kostenlos. § 45d. b. Meldepflicht der Ausbildungsbetriebe Die für die Durchführung der Qualifikationsverfahren zuständigen Organe sind auf die Meldung der Lehrbetriebe, der Berufsfachschulen und der Anbietenden von überbetrieblichen Kursen angewiesen, damit sie diese organisieren und die Lernenden informieren und aufbieten können. § 45e. c. Meldungen in Anwendung des Arbeitsgesetzes und des Unfallversicherungsgesetzes Die Kantone haben im Rahmen der Aufsicht die Qualität der Ausbil- dung in den Lehrbetrieben (Berufliche Grundbildung) sicherzustellen. Sie erteilen oder entziehen dabei die Bildungsbewilligung gemäss Art. 20

Abs. 2 BBG, wenn die Qualität der Ausbildung ungenügend ist oder die für die Ausbildung verantwortlichen Personen des Betriebes ihre Pflich- ten verletzen. Diese Pflichten sind nicht nur auf das reine Ausbildungs- programm und die persönlichen Voraussetzungen beschränkt, sondern umfassen auch die betrieblichen Rahmenbedingungen (Einhaltung der Arbeits- und Schulzeiten), Einhalten der Arbeitsplatzbedingungen (z. B. Gewährleistung der Infrastruktur und der normgemässen Um- weltbedingungen). Überwachungsbehörden für den Betrieb bzw. die betrieblichen Rah- menbedingungen sind in erster Linie die Arbeitsinspektorate, die im Wesentlichen die Einhaltung des Arbeitsgesetzes vom 13. März 1964 (ArbG, SR 822.11), von Teilen des Unfallversicherungsgesetzes vom 20. März 1981 (UVG, SR 832.20) und der entsprechenden Vollzugs- bestimmungen überwachen. Bei besonderen Berufen (vor allem bei Berufen im Gesundheitswesen) kommt diese Aufgabe den Behörden zu, die für die Einhaltung des Gesundheitsgesetzes zuständig sind und die Praxisbewilligungen erteilen oder entziehen und auch den Einsatz oder die Anstellung von unselbstständigem Personal bewilligen. Werden im Lehrbetrieb gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten, z. B. die erforderlichen Ruhezeitenregelungen für die Jugendlichen mehrfach verletzt, Sicherheitsbestimmungen missachtet oder Hygienevorschriften umgangen, müssen diese Pflichtverletzungen dem Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) bekannt sein, um die Lernenden mittels Anordnung aufsichtsrechtlicher Massnahmen entsprechend zu schüt- zen und deren Ausbildung sichern zu können. Die Berufsinspektorinnen und -inspektoren des MBA überwachen unter anderem auch die massgebenden Bedingungen des Arbeitsgeset- zes, wobei die Einhaltung der Ausbildungsvorschriften im Zentrum steht. Pflichtverletzungen von Lehrbetriebsinhabenden können zu Lehrab- brüchen führen, weshalb es erforderlich ist, die bis heute noch fehlen- den Melde- bzw. Informationspflichten im Gesetz zu verankern. § 45f. d. Meldungen in Anwendung des Gesundheitsgesetzes In diesem Bereich ist zu berücksichtigen, dass die zuständige Behörde zwei Bewilligungsarten kennt: die Bewilligung, eine Praxis zu führen, die in Anwendung von § 5 des Gesundheitsgesetzes vom 2. April 2007 (GesG) entzogen werden kann, sowie die Bewilligung, unselbstständige Arbeitnehmende anzustellen, die in Anwendung von § 7 GesG entzogen werden kann. § 45g. Direkter Datenzugriff Der direkte Datenzugriff wird den gemäss § 45d zur Datenbekannt- gabe verpflichteten Betrieben auf die von ihnen mitgeteilten Daten gewährt.

§ 45h. Interinstitutionelle Zusammenarbeit Im Gegensatz zu den vorhergehenden Paragrafen, die den Daten- fluss im Sinne einer Information regeln, pflegt die interinstitutionelle Zusammenarbeit einen Datenaustausch. Im Berufsbildungsbereich kann es beispielsweise darum gehen, Personen mit Mehrfachproblematiken den Einstieg in eine Grundbildung oder in den ersten Arbeitsmarkt mit zielgerichteten Massnahmen zu erleichtern (z. B. Case Management Berufsbildung). Dabei sind in der Regel mehrere Stellen beteiligt und es ist sinnvoll, dass diese gemeinsam und zusammen mit den Betrof- fenen die zu treffenden Massnahmen festlegen. § 45i. Aufbewahrungsfristen Die für die Ausstellung von Duplikaten von Ausbildungsausweisen nötigen Daten müssen länger als zehn Jahre verfügbar sein. Die Direktion wird ermächtigt, die betroffenen Daten und die über die Aufbewahrungsfrist gemäss Archivgesetz gehende Aufbewahrungsfrist festzulegen.

2.6 Fachhochschulgesetz vom 2. April 2007 (FHG) § 33a. Bearbeiten von Personendaten Abs. 1: Datenschutzbestimmungen sind nicht allein für Angehörige der Hochschulen im Sinne der §§ 12 ff., also Personen in einem Sonder- statusverhältnis, zu erlassen. Vielmehr muss sich der Geltungsbereich auf alle Personen erstrecken, die in einem Rechtsverhältnis zu den Hochschulen stehen oder gestanden haben bzw. sich um ein solches Rechtsverhältnis bewerben. Abs. 2: Evaluationen beziehen sich auf Tätigkeiten oder Strukturen. Sachverhalte, Prozesse und Ergebnisse werden mit dem Ziel der Wir- kungskontrolle und Steuerung analysiert und bewertet. Indirekt wird damit auch die Leistung von Personen evaluiert. Entsprechend ist die Ermächtigung zu Evaluationen gesetzlich zu verankern. Dasselbe gilt für weitere Beurteilungsverfahren von Studierenden (z. B. im Rahmen von Berufspraktika) und Hochschulpersonal (z. B. im Rahmen von in- ternen Bewerbungen für Professorenstellen). Besonderer Regelungs- bedarf besteht dabei für den Beizug von externen Fachleuten, die durch ihre Mitwirkung in solchen Verfahren Einblick in Personendaten erhal- ten. Abs. 3: Im Hinblick auf öffentlich-rechtliche Anstellungsverhältnisse enthält die Personalgesetzgebung bereits detaillierte Vorgaben zum Umgang mit Personendaten. Diese Bestimmungen sind sinngemäss auf öffentlich-rechtliche wie privatrechtliche Arbeitsverhältnisse anwend- bar, wobei die Verordnung abweichende Bestimmungen vorsehen kann.

§ 33b. Studierendendossier In dieser Bestimmung werden die Grundsätze für das Führen von Studierendendossiers festgelegt. § 33c. Bekanntgabe von Personendaten Die Personendaten dürfen bekannt gegeben werden, wenn die in der Bestimmung genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Nach Austritt der Personen aus der Hochschule oder bei Nichtzulassung bzw. nach Ab- schluss der Zusammenarbeit erfolgt die Bekanntgabe nur mit Einwilli- gung der betroffenen Person. § 33 d. Aufbewahrungsfristen Die für die Ausstellung von Duplikaten von Ausbildungsausweisen nötigen Daten müssen länger als zehn Jahre verfügbar sein. Der Fach- hochschulrat kann deshalb für diese Daten eine über die Aufbewah- rungsfrist gemäss Archivgesetz hinausgehende Aufbewahrungsfrist festlegen.

2.7 Universitätsgesetz vom 15. März 1998 (UniG) § 21a. Bearbeiten von Personendaten Abs. 1: Datenschutzbestimmungen sind nicht allein für Angehörige der Universität im Sinne der §§ 8 ff., also Personen in einem Sonderstatus- verhältnis, zu erlassen. Diese Bestimmungen müssen sich auf alle Per- sonen erstrecken, die in einem Rechtsverhältnis zur Universität stehen oder gestanden haben bzw. sich um ein solches Rechtsverhältnis bewer- ben. Abs. 2: Evaluationen beziehen sich auf Tätigkeiten oder Strukturen. Sachverhalte, Prozesse und Ergebnisse werden mit dem Ziel der Wir- kungskontrolle und Steuerung analysiert und bewertet. Indirekt wird damit auch die Leistung von Personen evaluiert. Entsprechend ist die Ermächtigung zu Evaluationen gesetzlich zu verankern. Dasselbe gilt für weitere Beurteilungsverfahren von Studierenden (z. B. im Rahmen von Berufspraktika) und Universitätspersonal (z. B. im Rahmen von internen Bewerbungen für Professorenstellen). Besonderer Regelungsbedarf besteht dabei für den Beizug von externen Fachleuten, die durch ihre Mitwirkung in solchen Verfahren Einblick in Personendaten erhalten. Abs. 3: Im Hinblick auf öffentlich-rechtliche Anstellungsverhältnisse enthält die Personalgesetzgebung bereits detaillierte Vorgaben zum Umgang mit Personendaten. Diese Bestimmungen sind sinngemäss auf öffentlich-rechtliche wie privatrechtliche Arbeitsverhältnisse anwend- bar, wobei der Universitätsrat in der Verordnung abweichende Bestim- mungen vorsehen kann.

§ 21b. Personendossier In diesem Paragrafen werden die Grundsätze für das Führen von Personendossiers festgelegt. Dazu gehören insbesondere die Dossiers von Studierenden sowie von Doktorierenden und Habilitierenden. § 21c. Bekanntgabe von Personendaten Die Personendaten dürfen bekannt gegeben werden, wenn die in der Bestimmung genannten Voraussetzungen erfüllt sind (gesetzliche Grund- lage, Einwilligung, Bekanntgabe in Staatskalender oder Verzeichnissen). Nach Austritt der Personen aus der Universität erfolgt die Bekanntgabe nur noch aufgrund einer formell-gesetzlichen Grundlage oder aufgrund der Einwilligung der betroffenen Personen. § 21d. Personendaten aus dem Berufungsverfahren Nach Abschluss des Berufungsverfahrens werden Lebenslauf und Publikationslisten von nicht berücksichtigten Kandidatinnen und Kan- didaten auf deren Wunsch zurückgegeben oder vernichtet. Gutachten, Berufungslisten und Anträge, in denen auch nicht berücksichtigte Kan- didatinnen und Kandidaten erwähnt werden, werden aus wissenschaft- lichen und historischen Gründen aufbewahrt. Die Professorinnen und Professoren der Universität beeinflussen die wissenschaftliche Orien- tierung im jeweiligen Fachgebiet massgeblich über Jahre, und es besteht ein öffentliches Interesse daran, das Auswahlverfahren auch in einem späteren Zeitpunkt lückenlos nachvollziehen zu können. Zudem ist eine Listenplatzierung für die sich Bewerbenden eine Auszeichnung, was die Betroffenen in der Regel in ihren Lebensläufen für andere Bewerbungen dokumentieren. Die spätere Nachvollziehbarkeit des Auswahlverfahrens ist also auch im Interesse der Personen, die zwar auf der Berufungsliste aufgeführt sind, aber nicht berücksichtigt werden konnten. § 21e. Aufbewahrungsfristen Personendaten sind grundsätzlich nur so lange aufzubewahren als sie benötigt werden (§ 4 Abs. 2 IDG). Dies ist bezüglich der Studierenden- daten nach Austritt der Studierenden nicht mehr der Fall. Dennoch zeigt die Erfahrung, dass die ehemaligen Studierenden oftmals auf Daten aus ihren Dossiers zurückgreifen wollen. Dafür genügt die Auf- bewahrungsfrist von zehn Jahren. Für die Daten, die zur Ausstellung von Duplikaten von Ausbildungsausweisen sowie für die Abschluss- arbeiten nötig sind, wird der Universitätsrat ermächtigt, eine darüber hinausgehende Aufbewahrungsfrist festzulegen. Der Universitätsrat kann zudem eine über zehn Jahre hinausgehende Aufbewahrungsfrist für die Personendaten aus dem Berufungsverfahren festlegen.

2.8 Kinder- und Jugendhilfegesetz vom 14. März 2011 (KJHG) § 40a. Bearbeitung von Personendaten Die Personendatenbearbeitung ist auf die vom Zweck des KJHG gemäss § 3 erfassten Tätigkeiten beschränkt. Der Zweck gemäss § 3 des Gesetzes erfasst die Leistungen, die im Rahmen des Service Public von Kanton, Gemeinden und Dritten zugunsten von Kindern, Jugendlicher und deren Familien erbracht werden. Den Zweck dieser Leistungen einzeln aufzuzählen, ist aus gesetzestechnischen Gründen nicht ange- zeigt. Als öffentliche Organe gelten neben der Bildungsdirektion und dem Amt für Jugend und Berufsberatung auch Gemeinden und Dritte, die mit der Erfüllung von öffentlichen Aufgaben im Bereich der ambulan- ten Kinder- und Jugendhilfe betraut worden sind. Zu den Personendaten, die im Rahmen der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe im Einzelfall gemäss Abs. 2 notwendig und geeignet sein können, gehören Informationen über die familiären, finanziellen und gesundheitlichen Verhältnisse sowie die konkreten Lebensumstände der Betroffenen. Als Betroffene gelten die Kinder, Jugendlichen oder Eltern, die Leistungen nach diesem Gesetz beziehen oder Adressatin bzw. Adressat einer von Kindes- oder Erwachsenenschutzbehörden oder einem Gericht angeordneten Massnahme oder Abklärung sind. Wenn die Betroffenen nicht urteilsfähig sind, haben deren gesetzlichen Vertretungen die Einwilligung zu erteilen. Im Bereich der Inkassohilfe gemäss § 16 und der finanziellen Leis- tungen gemäss §§ 21–27 gelten alle Verfahrensbeteiligten als Betroffene, beispielsweise auch Schuldnerinnen und Schuldner, die im Rahmen der Inkassohilfe betrieben werden müssen. Stellvertretend für die Erwähnung in allen nachfolgenden Paragrafen wird in Abs. 2 auch die Pflicht zur nachträglichen Information festgelegt, wenn eine Personendatenbearbeitung ohne vorgängige Einwilligung aus den im Gesetz erlaubten Gründen notwendig wurde. Eine Ausnahme von der Informationspflicht besteht, wenn durch die nachträgliche In- formation Massnahmen zum Kindesschutz gefährdet werden. § 40b. Beschaffung von Personendaten Personendaten sind grundsätzlich immer bei der betroffenen Person selber zu beschaffen. In Abs. 2 werden die Ausnahmen von diesem Grundsatz festgelegt. Abs. 2 lit. c erfasst sämtliche Massnahmen und Aufträge von Kindes- oder Erwachsenenschutzbehörden oder Gerich- ten.

§ 40c. Direkter Datenzugriff auf Daten der Einwohnerregister Bei Massnahmen und Aufträgen von Kindes- oder Erwachsenen- schutzbehörden oder Gerichten und im Bereich der Inkassohilfe gemäss § 16 und der finanziellen Leistungen gemäss §§ 21–27 wird die Möglich- keit geschaffen, im Rahmen eines Abrufverfahrens direkt auf die not- wendigen Personalien zuzugreifen. Eine vorgängige Einwilligung der betroffenen Personen ist nicht nötig. Festzuhalten ist, dass die Bestim- mungen lediglich ein Recht der Behörden festlegen. Eine Verpflichtung der Gemeinden, entsprechende Informatiksysteme einzurichten, die einen Onlinezugriff technisch auch tatsächlich ermöglichen, enthalten die Bestimmungen nicht. § 40d. Bekanntgabe von Personendaten Die mit der Aufgabenerfüllung nach KJHG betrauten öffentlichen Organe sollen die Möglichkeit erhalten, die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Personendaten bei Dritten einzuholen, im Ausnahmefall gemäss Abs. 3 auch ohne Einwilligung der Betroffenen. Die in Abs. 1 lit. a–e aufgezählten Stellen sind verpflichtet, die verlangten Aus- künfte – so sie für die Aufgabenerfüllung geeignet und erforderlich sind – zu erteilen. Vorbehalten bleiben dabei die bundesrechtlichen Schweigepflichten, so z. B. das Berufsgeheimnis der Ärztin oder des Arztes. Gleichzeitig sind auch die mit der Aufgabenerfüllung nach KJHG betrauten öffentlichen Organe verpflichtet, anderen Stellen ge- gebenenfalls Auskünfte zu erteilen, im Ausnahmefall ohne vorgängige Bewilligung der Betroffenen. Vorbehalten bleiben die bundesrecht- lichen Schweigepflichten. § 40e. Interinstitutionelle Zusammenarbeit Im Gegensatz zu § 40d, der den Datenfluss im Sinne einer Infor- mation regelt, pflegt die interinstitutionelle Zusammenarbeit einen Datenaustausch. In der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe ist dies zugunsten einer umfassenden Betrachtungsweise unter Einbezug aller mitwirkenden Stellen in der Regel sinnvoll.

2.9 Gesetz über die Jugendheime und die Pflegekinderfürsorge vom 1. April 1962 § 10b. Bearbeitung von Personendaten Die Personendatenbearbeitung ist auf die vom Jugendheimgesetz erfassten Tätigkeiten beschränkt. Zusammenfassend lassen sich diese Tätigkeiten unter den Begriff «ausserfamiliäre Betreuung» subsumieren. Der Begriff «ausserfamiliär» bedeutet ausserhalb der Herkunftsfamilie. Zu den Tätigkeiten gehört die Betreuung von Kindern und Jugend- lichen in Jugendheimen, Pflegefamilien, Tagesfamilien und Kinderkrip-

pen. Auch die Datenbearbeitung von Stellen, die Pflegekinder vermit- teln (vgl. § 10 a) sowie die Tätigkeit als kantonale Behörde nach der Adoptionsverordnung vom 29. Juni 2011 fallen darunter. Den Zweck dieser Tätigkeiten einzeln aufzuzählen, ist aus gesetzestechnischen Gründen nicht angezeigt. Die Datenschutzbestimmungen gelten für öffentliche Organe. Dazu gehören neben den mit dem Vollzug des Gesetzes befassten Stellen der Bildungsdirektion, der Gemeinden und weiterer Direktionen auch Dritte, die mit der Erfüllung von öffentlichen Aufgaben betraut worden sind (vgl. § 3 lit. c IDG). Dritte sind beispielsweise Jugendheime, nicht aber Vermittlungsstellen, Pflegeeltern, Tagesfamilien oder Krippen. Zu den Personendaten, die im Rahmen einer ausserfamiliären Betreu- ung im Einzelfall gemäss Abs. 2 notwendig und geeignet sein können, gehören Informationen über die familiären, finanziellen und gesund- heitlichen Verhältnisse sowie die konkreten Lebensumstände der Be- troffenen. Als Betroffene gelten die platzierten bzw. ausserfamiliär betreuten Kinder und Jugendlichen. Wenn diese nicht urteilsfähig sind, haben deren gesetzlichen Vertretungen die Einwilligung zu erteilen. Stellvertretend für die Erwähnung in allen nachfolgenden Paragrafen wird in Abs. 2 auch die Pflicht zur nachträglichen Information fest- gelegt, wenn eine Personendatenbearbeitung ohne vorgängige Einwilli- gung aus den im Gesetz erlaubten Gründen notwendig wurde. Gleich- zeitig wird eine Ausnahme von der nachträglichen Informationspflicht bei behördlich angeordneten Kindesschutzmassnahmen ermöglicht. § 10c. Beschaffung von Personendaten Personendaten sind grundsätzlich immer bei der betroffenen Person selber zu beschaffen. In Abs. 2 wird eine Ausnahme bei behördlich an- geordneten Kindesschutzmassnahmen festgelegt. § 10d. Bekanntgabe von Personendaten Die mit der Aufgabenerfüllung nach dem Jugendheimgesetz betrau- ten öffentlichen Organe sollen die Möglichkeit erhalten, die für die Auf- gabenerfüllung erforderlichen Personendaten bei Dritten einzuholen, im Rahmen von behördlich angeordneten Kindesschutzmassnahmen auch ohne Einwilligung der Betroffenen. Die in Abs. 1 lit. a–f aufgezähl- ten Stellen sind verpflichtet, die angefragten Auskünfte – so sie für die Aufgabenerfüllung geeignet und erforderlich sind – zu erteilen. Vor- behalten bleiben dabei die bundesrechtlichen Schweigepflichten, so z. B. das Berufsgeheimnis der Ärztin oder des Arztes. Gleichzeitig sind auch die mit der Aufgabenerfüllung nach dem Jugendheimgesetz be- trauten öffentlichen Organe verpflichtet, anderen Stellen gegebenen- falls Auskünfte zu erteilen. Vorbehalten bleiben die bundesrechtlichen Schweigepflichten.

§ 10e. Interinstitutionelle Zusammenarbeit Im Gegensatz zu § 10d, der den Datenfluss im Sinne einer Informa- tion regelt, pflegt die interinstitutionelle Zusammenarbeit einen Daten- austausch. Im Bereich der ausserfamiliären Betreuung ist dies zugunsten einer umfassenden Betrachtungsweise unter Einbezug aller mitwirken- den Stellen in der Regel sinnvoll. § 10f. Aufbewahrungsfristen Wenn Kinder und Jugendliche ausserfamiliär betreut wurden, kommt es regelmässig vor, dass sie im Erwachsenenalter Einsicht in die in die- sem Zusammenhang erstellten Akten möchten. Das IDG erlaubt den öffentlichen Organen die Aktenaufbewahrung höchstens für zehn Jahre, nachdem die Akten geschlossen werden. Um den Betroffenen ihren Akteneinsichtsanspruch lebenslang zu gewährleisten, sollen die von öffentlichen Organen (Jugendheime, kantonale und kommunale Stellen) gebildeten Personendaten im Bereich der ausserfamiliären Betreuung 100 Jahre aufbewahrt werden (vgl. § 61 Einführungsgesetz zum Kindes- und Erwachsenenschutzrecht vom 25. Juni 2012, EG KESR).

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Bildungsdirektion wird ermächtigt, eine Vernehmlassung zur Anpassung der Gesetzgebung im Bereich der Bildungsdirektion an das Gesetz über die Information- und den Datenschutz durchzuführen.

II. Mitteilung an die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi