Interpellation André Müller, Uitikon, Hans-Peter Brunner, Horgen, und Sonja Rueff-Frenkel, Zürich, betreffend RIS 2, Beantwortung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich KR-Nr. 418/2016

Sitzung vom 8. Februar 2017

123. Interpellation (RIS 2) Die Kantonsräte André Müller, Uitikon, und Hans-Peter Brunner, Horgen, sowie Kantonsrätin Sonja Rueff-Frenkel, Zürich, haben am 19. Dezember 2016 folgende Interpellation eingereicht: Die FDP nimmt den Regierungsratsbeschluss Nr. 1116 – RIS 2 Über- prüfung (Ergebnisse und weiteres Vorgehen) zur Kenntnis. Dieser legt dar, dass die Weiterführung der RIS 2-Eigenentwicklung hinsichtlich der technologischen, kostenbezogenen und zeitlichen Risiken keinen vernünf- tigen und gangbaren Weg darstellt. Nachdem die Umsetzung der Phase A bereits deutlich mehr als die ur- sprünglich geplanten Mittel verschlang, musste leider festgestellt werden, dass die Umsetzungsarbeiten der Phase B (JUV-Dienste), die Hochrech- nung der Aufwände für die Umsetzung der Phase C (JUV-Institutionen) und die Aufwandschätzung für die Phase D (Generalsekretariat, Gemein- deamt, Staatsarchiv und Fachstellen) nur mit einer teilweise massiven Überschreitung des Budgets hätten abgeschlossen werden können. Offensichtlich ist es der Verwaltung nicht gelungen, dieses so wichtige IT-Projekt zu einem Ende zu führen, das a) für die Nutzer einen Mehr- wert generieren und b) im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen abge- schlossen werden kann. Es wird nun vorgeschlagen, eine sogenannte Jus- tiz-Fachapplikation als «Standardlösung individualisiert» zu beschaffen. Angesichts dieser Ausgangslage wird der Regierungsrat um die Beant- wortung folgender Fragen gebeten:

Erwägungen

1. Was sind die Lehren der Verwaltung aus diesem Projekt? Welche Schlussfolgerungen hat die verantwortliche Verwaltung aus dem Schei- tern von RIS 2 gezogen?

2. Wie wurde das Projektmanagement und -controlling verändert, damit beim nächsten lT-Grossprojekt nicht wieder mit massiven Kostenüber- schreitungen zu rechnen ist?

3. Wird in Zukunft ganz auf die Eigenentwicklung von Individuallösun- gen verzichtet? Wenn auch in Zukunft Eigenentwicklungen program- miert werden sollen, wie werden die Kunden besser abgeholt, damit diese ein System erhalten, das sie auch wirklich nutzen können, und nicht weiter Prozesse ausserhalb des lT-Systems handhaben müssen?

4. Wie wird in Zukunft eine Test- und Implementierungsphase umgesetzt, damit die Kunden ein System ohne Kinderkrankheiten benutzen kön- nen?

5. Wie müssen nach Ansicht des Regierungsrates die verschiedenen Kom- missionen, hier Finanzkommission, Geschäftsprüfungskommission und Justizkommission, anders informiert werden, damit diese ihre offen- sichtlich dringend nötige Aufsichtsaufgabe über die Verwaltung besser wahrnehmen können?

6. Wo kann die Verwaltung sparen, um die zusätzlichen Kosten für die Ersatzbeschaffung von RIS 2 zu finanzieren?

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Interpellation André Müller, Uitikon, Hans-Peter Brunner, Hor- gen, und Sonja Rueff-Frenkel, Zürich, wird wie folgt beantwortet: Zu Frage 1: Die Applikation RIS 2 ist im Oktober 2014 bzw. im Januar 2015 erfolg- reich im Bereich Strafverfolgung Erwachsene (SVE) bzw. der Jugendstraf- rechtspflege (JSP) eingeführt worden und hat sich seither bei den 600 Be- nutzerinnen und Benutzern im täglichen Einsatz bewährt. Zusätzlich ha- ben seither Benutzerinnen und Benutzer aus dem Bereich Justizvollzug, dem Gemeindeamt sowie den Fachstellen der Direktion der Justiz und des Innern lesenden Zugriff auf RIS 2, um die für ihre Arbeiten notwen- digen Informationen direkt abrufen zu können. Das Projekt RIS 2 ist in Bezug auf die erste Umsetzungsphase ein funktionsfähiges und solides Projekt. Dennoch werden die Erfahrungen aus dem Projekt RIS 2 in zukünf- tige IT-Grossprojekte einfliessen. Die Lehren sind in der Beantwortung der nachfolgenden Fragen dargelegt. Zu Frage 2: Bisher wurde das kantonale Projektführungssystem Posat ZH ange- wendet. Neu soll mit dem Produkt «HERMES 5.1» gearbeitet werden. Grössere Bedeutung wird zudem das Risikomanagement bekommen. Neben der Budgetkontrolle gehört auch die schriftliche Beschreibung des Inhalts und des Umfangs des Projekts dazu sowie deren regelmäs- sige Überprüfung (sogenanntes Scope-Management). Auch die Integration eines Informatikprojekts in die Fachorganisation ist stärker zu beachten, z. B. indem ein separates Organisationsprojekt geführt wird, wenn dies notwendig erscheint.

Zu Frage 3: Gemäss Informatikstrategie der kantonalen Verwaltung wird bei der Beschaffung von Anwendungen Standard-Software bevorzugt. Da aber immer wieder Anwendungen für sehr spezifische Amtsprozesse benötigt werden kann nicht grundsätzlich auf Individuallösungen verzichtet werden. Um die Kundinnen und Kunden während der Entwicklung besser ein- zubinden, ist bei Eigenentwicklungen auf moderne Entwicklungsmetho- den (Agilität) Wert zu legen. Dabei müssen die Fachvertretungen mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet sein. Der Entscheid zur Eigenentwicklung von RIS 2 geht bis ins Jahr 2008 zurück. Zu diesem Zeitpunkt war kein Produkt auf dem Markt erhält- lich, das auch nur im Ansatz die geforderten fachlichen Anforderungen erfüllte. Zum damaligen Zeitpunkt erschien die Eigenentwicklung als wirt- schaftlich vorteilhafteste Option. Mit zunehmender Projektdauer und stei- genden Entwicklungskosten musste diese frühere Einschätzung revidiert werden. Die darauffolgende RIS-2-Überprüfung ergab sodann, dass sich die Fortführung der Eigenentwicklung von RIS 2 nicht als sinnvoll erweist. Zu Frage 4: Bei Informatikprojekten kommt der Testphase eine grosse Bedeutung zu. Auch bei der Einführung von RIS 2 wurden eingehende Tests vorge- nommen. Auf die Durchführung einer «klassischen» Pilot-Einführungs- phase wurde jedoch verzichtet, weil der «testende Teil» der Mitarbeiten- den alle Arbeiten zweimal hätte ausführen müssen. Dieser Mehraufwand war den Amtsstellen nicht zuzumuten. Das Submissionsverfahren stellt die Verwaltung bei Informatik-Gross- projekten vor erhebliche Schwierigkeiten. Die technischen und funktio- nalen Spezifikationen sind bereits anlässlich des Submissionsverfahrens sehr detailliert zu beschreiben. Damit kann nur mit grosser Mühe auf den raschen technologischen Wandel reagiert werden. Zu Frage 5: Das Projekt RIS 2 war mehrmals Thema in den verschiedenen Auf- sichtskommissionen des Kantonsrates. Insbesondere die Justizkommis- sion wurde mehrmals direkt von den Projektverantwortlichen informiert. Beim letzten Treffen mit der Justizkommission hat zudem der Leitende Staatsanwalt der Staatsanwaltschaft See/Oberland als Fachvertreter über den erfolgreichen Einsatz von RIS 2 in seiner Verwaltungseinheit infor- miert. Zu Frage 6: Diese Frage muss zum gegebenen Zeitpunkt beantwortet werden.

II. Mitteilung an die Mitglieder des Kantonsrates und des Regierungs- rates sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber: Husi