Betrieb digitaler Arbeitsplatz, gebundene Ausgabe, Vergabe, Amt für Informatik, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 25. Februar 2026

174. Betrieb digitaler Arbeitsplatz (gebundene Ausgabe, Vergabe), Amt für Informatik (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 383/2018 eine neue kanto- nale IKT-Strategie festgesetzt und die Finanzdirektion mit deren Um- setzung beauftragt. Im Rahmen der Umsetzung des IKT-Programms waren Investitions- und Betriebskosten der künftigen Lösungen nicht Teil der bewilligten Ausgabe (RRB Nr. 625/2019, E. 7.3). Die Beschaffung von Hardware, Software und Dienstleistungen für die Einführung des digitalen Arbeits- platzes (DAP) wurde anschliessend mit RRB Nrn. 492/2020 und 895/2024 beschlossen. Mit dem DAP wurden die bestehenden Arbeitsplatzinfra- strukturen in der kantonalen Verwaltung durch eine zeitgemässe und einheitliche IT-Arbeitsumgebung ersetzt. Ziel dieses Vorhabens war es, sowohl die Arbeitsweise der Mitarbeitenden als auch den zukünftigen Betrieb durch das Amt für Informatik (AFI) effizient, zukunftsfähig und standardisiert zu gestalten. Der digitale Arbeitsplatz wurde im ers- ten Quartal 2025 erfolgreich ausgerollt und ist seitdem in allen Organi- sationseinheiten in Betrieb. Um diesen Betrieb und die dazugehörige digitale Infrastruktur stabil, sicher und effizient zu betreiben, sind wei- tere Vorhaben und damit einhergehende Ausgaben notwendig. Damit wird gewährleistet, dass die digitale Grundversorgung in diesem Sinn weitergeführt werden kann. Ein weiterer Schwerpunkt betrifft den Bildungssektor. Mit RRB Nr. 259/2019 wurde das AFI beauftragt, die Schulen der Sekundar- stufe II (SEK II) mit einer einheitlichen IKT-Grundversorgung auszu- statten. Damit soll die Chancengleichheit im Zugang zu digitalen Res- sourcen gestärkt und die Medienkompetenz der Schülerinnen und Schü- ler gefördert werden. Die IKT-Grundversorgung ermöglicht es den Schulen, sich auf ihre Kernaufgaben in Bildung und Betreuung zu kon- zentrieren, während technologische Grundlagen effizient verwaltet und weiterentwickelt werden. Zur umfangreichen IKT-Grundversorgung gehören zentrale Services wie der DAP und die standardisierte Applikationsbereitstellung. Auf- grund der einheitlichen Beschaffungswege für die kantonale Verwaltung (GOV) und SEK II im Bereich der Applikationen der IKT-Grundver- sorgung (Standard- und Basisapplikationen) werden die Sachmittel für

GOV und SEK II im vorliegenden Beschluss gemeinsam bewilligt. Der Mittelbedarf für den DAP (Hardware und dazugehörige Peripherie) sowie Dienstleistungen rund um den DAP für GOV und SEK II werden aufgrund des unterschiedlichen und getrennten Betriebs separat bean- tragt. Um die technischen Lösungen für den DAP GOV sowie die Appli- kationsbereitstellung für GOV und SEK II in Form von Projekten und Vorhaben weiterzuentwickeln, auszubauen und reibungslos zu betreiben, sind zusätzliche finanzielle und personelle Mittel notwendig.

2. Microsoft-365-Service Die Microsoft-365-Leistungen blieben bei der ursprünglichen Res- sourcenplanung unberücksichtigt. Angesichts der hohen Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit und Weiterentwicklung ist eine ausschliess- lich externe Betreuung unzureichend. Um Fragmentierung, erhöhte Komplexität und Sicherheitsrisiken zu vermeiden, ist eine eigene zent- rale Koordination und Architekturverantwortung wesentlich. Insbeson- dere bei cloudbasierten Plattformen wie Microsoft 365 ist es für den Kanton Zürich unerlässlich, eigene Kompetenzen aufzubauen, um re- gulatorische Vorgaben einzuhalten und Risiken wirksam zu steuern. Die Einbindung von Cloud-Expertinnen und -Experten als Solution- Architektinnen und -Architekten von Microsoft 365 stellen dabei einen gezielten Beitrag zur Minimierung dieser Risiken dar.

3. Beschaffung und Lebenszyklus von Basis- und Standard- applikationen Gemäss Geschäftsorganisationshandbuch des AFI werden die Ap- plikationen der IKT-Grundversorgung in Standard- und Basisapplika- tionen eingeteilt: – Die Basisapplikationen stehen allen DAP-Anwendenden auf ihren Geräten zur Verfügung und sind auf dem DAP vorinstalliert. Sie stellen das Mindestmass an Applikationen dar, die Anwendende be- nötigen, um den DAP nutzen zu können. – Bei den Standardapplikationen handelt es sich um optionale Anwen- dungen, die von den Anwendenden bei Bedarf für ihre DAP-Geräte bestellt werden können. Der Lizenzbedarf kann hierbei stark schwan- ken. Im Rahmen der Einführung des DAP in den Direktionen und der Staatskanzlei wurden im Anschluss an die Festlegung der kantonalen IKT-Strategie verschiedene Applikationen vereinheitlicht und standar- disiert. Diese standardisierten Anwendungen stehen allen DAP-Nut-

zenden zentral zur Verfügung und sind dem Service «Standardapplika- tionen» zugeordnet. Dadurch wurden die Zuständigkeiten für die Be- schaffung und Wartung dieser Applikationen vom jeweiligen Direk- tionsbereich ins AFI verlagert. Infolgedessen fallen die entsprechenden Kosten nicht mehr bei den Direktionen an, sondern beim AFI. Das AFI ist in seiner Geschäftstätigkeit weiterhin bedacht, direktionsübergrei- fende Applikationen, wo möglich und wirtschaftlich sinnvoll, zu identi- fizieren und zu standardisieren.

4. Mittelbedarf Die nachfolgende Tabelle umfasst die Mittel für die Betriebsunter- stützung sowie den Kauf von Hardware und von Software für den digi- talen Arbeitsplatz. Im Rahmen des Betriebs, der Weiterentwicklung und der Instandhaltung des DAP sind finanzielle Mittel erforderlich. Die Kosten für die Jahre 2026–2030 teilen sich dabei gesamthaft wie folgt auf: Tabelle 1: Gesamthafter Mittelbedarf Mittelbedarf IKT-Grundversorgung-DAP in Franken Total Mittelbedarf 79 372 000 davon zulasten der Erfolgsrechnung 65 216 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 14 156 000 Reserve rund 10% 7 938 000 Total Ausgabesumme 2026–2030 87 310 000 Kapitalfolgekosten für die zusätzlichen Investitionen (ohne Reserven) 2 937 370 Abschreibungen Hardware, Nutzungsdauer fünf Jahre 2 831 200 Kalkulatorische Zinsen 0,75% 106 170 Für die Betriebsunterstützung und die Instandhaltung des DAP, die weiterführende Weiterentwicklung und die Basis- und Standardappli- kationen ist eine Ausgabe von 73,15 Mio. Franken zulasten der Erfolgs- rechnung und eine Ausgabe von 14,16 Mio. Franken zulasten der Inves- titionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, zu bewilligen. Die gesamte Ausgabesumme beträgt 87,31 Mio. Franken. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe (§ 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [LS 611]). Die Ausgaben sind für die gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforder- lich und betreffen die Betriebsunterstützung sowie die Hardware und Software des DAP in der kantonalen Verwaltung. Ferner erstreckt sich der Einsatz der Software auch auf die SEK II. Die nachfolgende Tabelle umfasst die Mittel für die Betriebsunter- stützung sowie den Kauf von Hardware und von Software.

Tabelle 2: Mittelbedarf Betriebsunterstützung / Hardware und Soft- ware Position Investitions­ Erfolgs- rechnung rechnung in Franken in Franken Digitaler Arbeitsplatz – Betriebsunterstützung und Hardware 10 845 000 44 280 000 Basis- und Standardsoftware 3 311 000 20 936 000 Total Betriebsunterstützung / Hardware und Software 14 156 000 65 216 000

Tabelle 3: Zusätzlicher Mittelbedarf Erfolgsrechnung für Betrieb (in Franken) Erfolgsrechnung 2026 2027 2028 2029 2030 Total Mittelbedarf 12 623 000 12 814 000 13 023 000 13 253 000 13 503 000 65 216 000

Der Mittelbedarf in der Erfolgsrechnung ist im Budget 2026 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2026–2029 nicht eingestellt. 2026 erfolgt die Finanzierung mittels der Beantragung eines Nachtragskredits mit der I. Sammelvorlage 2026. Die Mittel für die fol- genden Jahre werden im KEF 2027–2030 eingeplant. Tabelle 4: Mittelbedarf Investitionsrechnung (in Franken) Investitionsrechnung 2026 2027 2028 2029 2030 Total Mittelbedarf 2 321 000 2 896 000 2 936 000 2 978 000 3 025 000 14 156 000

Der Mittelbedarf in der Investitionsrechnung ist im Budget 2026 und im KEF 2026–2029 nicht eingestellt. 2026 erfolgt die Finanzierung mit- tels der Beantragung eines Nachtragskredits mit der I. Sammelvorlage 2026. Die Mittel für die folgenden Jahre werden im KEF 2027–2030 eingeplant. Die interne Weiterverrechnung der Leistungen der IKT-Grundver- sorgung für den Betrieb des DAP und der Standardapplikationen wer- den vom AFI gemäss RRB Nr. 1233/2020 und dem IKT-Verrechnungs- handbuch festgelegt.

5. Vergabe Mit RRB Nr. 492/2020 wurde der Abraxas Informatik AG der Zu- schlag für die Erbringung von Grundleistungen der Variante 1 «DAP On-Premises» und den Bezug von Projektleistungen für die Einfüh- rung des DAP in der kantonalen Verwaltung zu Fr. 46 167 000 bzw. Fr. 50 784 000 (einschliesslich 10% Reserven) erteilt. Im Anschluss da- ran schloss der Kanton Zürich, vertreten durch das AFI, am 25. Juni 2020 mit der Abraxas Informatik AG einen Rahmenvertrag auf unbe- stimmte Zeit ab über die Erbringung von Leistungen in der IKT-Grund-

versorgung DAP für den Kauf von Hardware und den Bezug von Pro- jektleistungen für die Einführung des DAP in der kantonalen Verwal- tung. Mit RRB Nr. 895/2024 wurde eine zusätzliche gebundene Aus- gabe im Los 1 von Fr. 11 570 000 bewilligt. Ein Wechsel der Lieferantin und Hauptverantwortlichen im komplexen DAP-Betrieb würde erheb- liche Schwierigkeiten bereiten und substanzielle Mehrkosten sowie Ver- zögerungen mit sich bringen, da der sogenannte «DAP On-Premises» als Gesamtleistung erbracht werden muss. Deshalb kommt nur eine freihändige Vergabe gestützt auf Art. 21 Abs. 2 lit. e der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (LS 720) in Be- tracht und es ist die Abraxas Informatik AG weiterhin mit der Leis- tungserbringung zu beauftragen. Die Leistung «Betriebsleistungen IKT-Arbeitsplatz» wird gemäss Angebot vom 5. September 2025, jedoch anstelle der fünf Jahre nur bis zum Ablauf des Rahmenvertrages spätestens Ende 2028, zu einem Net- topreis von Fr. 28 059 000 sowie zusätzlichen Reserven für Unvorherge- sehenes von Fr. 4 800 000 und unter Einbezug der gesetzlichen Mehr- wertsteuer von 8,1%, insgesamt von Fr. 32 859 000, an die Abraxas In- formatik AG vergeben. Die Vergabe des restlichen Volumens erfolgt über eine separate Ausschreibung.

6. Bestehender Rahmenvertrag mit der SoftwareONE AG Im Rahmen der Submission «Rahmenvertrag Beschaffung von Stan- dardsoftware» im offenen Verfahren hat der Kanton Zürich, vertreten durch die Finanzdirektion (kdmz), am 25. Mai 2023 den Zuschlag für die Dienstleistung für die Beschaffung von Standardsoftware und damit verbundene Beratungsdienstleistungen an die SoftwareONE AG erteilt. Gestützt auf diesen Rahmenvertrag beziehen der Kanton Zürich so- wie Drittorganisationen Standardsoftware sowie Basisapplikationen und damit verbundene Beratungsdienstleistungen. Der Rahmenvertrag ist seit dem 1. Juli 2023 und bis zum 30. Juni 2026 gültig. Hierbei besteht die Möglichkeit einer Verlängerung um 24 Monate, bis zum 30. Juni 2028. Der Rahmenvertrag beläuft sich auf eine Gesamtsumme von Fr. 35 000 000, wovon im Oktober 2025 rund Fr. 24 000 000 als reiner Ein- kaufswert (ohne allfällige Aufschläge der kdmz) aufgebraucht waren. Bis zu der notwendigen Erneuerung des Rahmenvertrages werden die Sachmittel innerhalb dieses Vorhabens weiterhin über den Rahmen- vertrag mit der SoftwareONE AG abgerufen. Es ist für Softwarebe- schaffungen derzeit keine Vergabe notwendig, da es sich um Bezüge aus einem bestehenden Vertrag handelt. Es entstehen somit keine direkten Folgekosten.

7. Stellenbedarf Zur Erfüllung der vorn aufgeführten Vorhaben und Aufgaben wer- den insgesamt sechs zusätzliche Stellen im AFI benötigt, um die gestie- genen Anforderungen der IKT-Grundversorgung nachhaltig abzudecken und den laufenden Betrieb des DAP gezielt zu verstärken und sicher- zustellen. Die vorgesehenen Rollen sichern die operative Leistungsfähigkeit und stabilisieren zentrale Kernbereiche. Sie sind notwendig, um die stei- gende Komplexität im Tagesgeschäft zu bewältigen und eine hohe Qua- lität im Betrieb zu gewährleisten. Im Fokus stehen dabei insbesondere die Weiterentwicklung und der Betrieb des DAP, ein wirksames Be- darfs- und Anforderungsmanagement, die konsequente Einhaltung der Architekturvorgaben, eine professionelle Steuerung der Lieferantinnen und Lieferanten sowie die Sicherstellung von Datenschutz, Informa- tionssicherheit und Servicequalität. Die damit verbundenen Aufgaben verlangen eine breite technische, organisatorische und rechtliche Expertise und erfordern eine enge Zu- sammenarbeit mit kantonalen Stellen und externen Partnerinnen und Partnern. Durch deren frühzeitige Einbindung in Projekte werden über- greifende Standards verlässlich eingehalten und langfristig tragfähige Lösungen im Betrieb ermöglicht. Gleichzeitig schaffen sie die Grund- lage für eine vorausschauende Steuerung und Koordination der techno- logischen Weiterentwicklung. Ohne diese zusätzlichen Kapazitäten besteht das Risiko, dass die steigenden Anforderungen nicht mehr zuverlässig erfüllt werden kön- nen. Dies hätte Engpässe im Betrieb, Qualitätsverluste und eine gerin- gere Skalierbarkeit der digitalen Infrastruktur zur Folge. Die zusätzli- chen Stellen sind daher eine zentrale Voraussetzung für eine stabile, sichere und zukunftsorientierte IKT-Grundversorgung und für den nachhaltigen Betrieb des DAP. Bei den zu schaffenden Stellen handelt es sich um eine ordentliche Aufstockung von im Stellenplan des AFI bereits bestehenden Stellen (Informatikspezialist/in [Teamleiter/in], Lohnklasse 20, Informatikspe- zialist/in, Lohnklasse 19, und Informatikspezialist/in, Lohnklasse 18) in der Abteilung Infrastructure Solutions, weshalb sich eine Einreihungs- überprüfung erübrigt. Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Informatikspezialist/in 20 3,0 Informatikspezialist/in 19 1,0 Informatikspezialist/in 18 6,0 Total

8. Personalaufwand Die anfallenden Personalkosten für den Stellenbedarf im Plattform- und Applikationsbetrieb lassen sich wie folgt zusammenfassen: (in Franken) 2026 2027 2028 2029 2030 Personalaufwand 525 000 1 050 000 1 050 000 1 050 000 1 050 000 Für die Schätzung wurden Fr. 175 000 pro Vollzeitstelle berechnet, unabhängig der Lohnklasse. Die Personalkosten sind im Budget 2026 und für die Folgejahre im KEF 2026–2029 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, nicht eingestellt. Der Personalaufwand im Jahr 2026 wird in der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, kom- pensiert. Die Kosten für die Folgejahre sind im KEF 2027–2030 in der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, einzustellen.

9. Gremien Das Gremium Operative Informatiksteuerung hat dem Antrag an seiner Sitzung vom 30. Oktober 2025 mit Auflagen zugestimmt. Das Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT hat an seiner Sitzung vom 27. November 2025 vom Antrag an den Regierungsrat zu- stimmend Kenntnis genommen.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Betrieb des digitalen Arbeitsplatzes wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 87 310 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 73 154 000 zulasten der Er- folgsrechnung und Fr. 14 156 000 zulasten der Investitionsrechnung.

II. Die Leistung «Betriebsleistungen IKT-Arbeitsplatz» wird gemäss Angebot vom 5. September 2025 zu Fr. 28 059 000 an die Abraxas Infor- matik AG, Zürich, vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvor- hergesehenes auf Fr. 32 859 000 erhöhen.

III. Der Stellenplan des Amtes für Informatik wird mit Wirkung ab 1. Juni 2026 wie folgt ergänzt: Stellen Richtposition Klasse VV0 2,0 Informatikspezialist/in 20 3,0 Informatikspezialist/in 19 1,0 Informatikspezialist/in 18

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli