Standardmobiliar und Dienstleistungen, Rahmenverträge. gebundene Ausgabe, Vergaben

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 9. Februar 2022

227. Standardmobiliar und Dienstleistungen, Rahmenverträge (Ausgabenbewilligung und Vergaben)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Arbeitsplätze der Verwaltung des Kantons Zürich sind grundsätz- lich mit Standardmobiliar ausgestattet (RRB Nr. 750/2010). Das Immo- bilienamt schliesst mit Dritten Rahmenverträge für Dienstleistungen und Güter der Bewirtschaftung wie Standardmobiliar ab (§ 40 Abs. 1 Im- mobilienverordnung [ImV, LS 721.1]). Die Direktionen bzw. deren Betrei- berorganisationen sind verpflichtet, die vom Immobilienamt koordiniert beschafften Dienstleistungen und Güter zu beziehen (§ 41 Abs. 1 ImV). Die öffentlich-rechtlichen Anstalten einschliesslich der Universität Zü- rich und die Fondsverantwortlichen bzw. deren Betreiberorganisationen sind berechtigt, die vom Immobilienamt koordiniert beschafften Dienst- leistungen und Güter für die Bewirtschaftung zu beziehen (Abs. 3). Das Immobilienamt ermittelt in Zusammenarbeit mit den Direktionen bzw. deren Betreiberorganisationen das jeweilige Sortiment für Büromobiliar und schliesst darüber einen Rahmenvertrag ab. Mit Beschluss vom 9. No- vember 2011 wurde letztmals eine wiederkehrende Ausgabe und Ver- gabe von 6,6 Mio. Franken jährlich für das Büromobiliar bewilligt. Unter dem Projektnamen «agilis» wurden die in Zusammenhang mit dem Büromobiliar stehenden Leistungen in vier Submissionen aufgeteilt. Am 18. Mai 2021 wurden alle vier Submissionen im selektiven Verfahren im Staatsvertragsbereich auf simap.ch publiziert. Die vier Submissionen haben folgenden Inhalt:

A. Planungs- und Beratungsleistungen Mobiliar B. Standardmobiliar C. Mobiliarlogistik D. Aufwertung und Umnutzung Mobiliar

B. Submissionen Projekt «agilis» Planungs- und Beratungsleistungen Mobiliar Mit der Submission Planungs- und Beratungsleistungen Mobiliar sol- len Planungs- und Beratungsleistungen für Ausstattungs- und Umzugs- projekte beschafft werden. Insbesondere folgende Leistungen werden be- nötigt: Layoutplanung und im Bedarfsfall 3D-Visualisierung, Kunden- beratungen, Vor- und Aufbereitung von Mobiliarbestellungen, Mobiliar- inventarisierungen und Umzugsmanagement.

Standardmobiliar Mit der Submission Standardmobiliar werden Möbellieferanten für die Beschaffung von Standardmobiliar gesucht. Als Standardmobiliar wird das gesamte, in einem Katalog aufgeführte Mobiliar bezeichnet, das durch die kantonale Verwaltung sowie von Dritten bezogen werden muss bzw. darf. Mobiliarlogistik Die Submission Mobiliarlogistik umfasst folgende Dienstleistungen: Warenannahmen, Qualitätskontrollen, Lagerhaltung (Einlagerung, Zwi- schenlagerung), Auffrischung und Reparaturen, Kommissionierungen, Dispositionen, Möbelmontagen und -service, Entsorgungslogistik. Aufwertung und Umnutzung Mobiliar Mit der Submission Aufwertung und Umnutzung Mobiliar soll ausran- giertes Mobiliar einer Refabrikation oder einem neuen Zweck zugeführt werden. Im Sinne der Kreislaufwirtschaft bzw. Nachhaltigkeit soll mit innovativen Lösungen neues, ansprechendes Mobiliar hergestellt werden.

C. Ausgaben Gemäss § 40 des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG, LS 611) ist der Grundsatz der Einheit der Materie anzuwenden, wonach Ausgaben für ein bestimmtes Vorhaben, die in einem sachlichen und zeitlichen Zusammenhang stehen oder sich gegenseitig bedingen, in demselben Verpflichtungskredit aufzunehmen sind. Die Ausgabe betrifft nur den Ersatz bestehender Ausstattungen. Die Gesamtkosten sind ge- mäss nachstehender Tabelle wie folgt veranschlagt: Ausgaben Erfolgsrechnung in Franken

A. Planungs- und Beratungsleistungen Mobiliar 327 000

B. Standardmobiliar Los 1 Büromobiliar 2 242 000 Los 2 Objektmobiliar 1 023 000 Los 3 Sitzungsmobiliar 194 000 Los 4 Stauraummobiliar 930 000 C. Mobiliarlogistik 834 000

D. Aufwertung und Umnutzung Mobiliar 450 000 20% Reserven 1 500 000 Total (einschliesslich 7,7% MWSt) 7 500 000 Für die Beschaffung von Standardmobiliar und Dienstleistungen ist für die Vertragslaufzeit von längstens sieben Jahren eine einmalige gebun- dene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG von insgesamt Fr. 52 500 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8700, Immobilien- amt, Konto 3110 0 00000, zu bewilligen.

Für das Vorhaben sind im Budget 2022 sowie im Konsolidierten Ent- wicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025 folgende Mittel eingestellt: Verteilung pro Jahr (gemäss KEF/Budget, in Franken) 2022 2023 2024 2025 6 500 000 10 500 000 6 500 000 6 500 000

Die restlichen Mittel werden im Budget 2022 kompensiert und in den KEF 2023–2026 eingestellt. Da der Umfang des jährlichen Leistungsbe- zugs variiert, ist die Ausgabenhöhe pro Jahr als Mittelwert zu verstehen. Die anfallenden Kosten werden den Leistungsbezügerinnen und -bezü- gern in Rechnung gestellt. Die Ausgaben sind daher innerhalb der Leis- tungsgruppe Nr. 8700, Immobilienamt, saldoneutral. Es fallen keine per- sonellen und betrieblichen Folgekosten an.

D. Vergaben Rahmenverträge Die konkreten Leistungen der vier Submissionen können gemäss dem in den Ausschreibungsunterlagen definierten Verfahren bezogen werden. Mit dem Abschluss der Rahmenverträge entsteht weder eine Abnahme- pflicht für den Kanton noch eine Leistungspflicht für die Vertragspartne- rinnen. Gestützt auf den Rahmenvertrag werden bei Beauftragungen separate Leistungsverträge abgeschlossen. Erst die Leistungsverträge be- gründen die gegenseitige Leistungspflicht. Planungs- und Beratungsleistungen Mobiliar Die Auswertung der eingereichten Angebote ergab, dass die Offconsult AG, Zürich, die Zuschlagskriterien am besten erfüllt. Somit ist der Off- consulat AG der Zuschlag zu erteilen. Mit der Zuschlagsempfängerin wird ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren abgeschlossen. Der Vertrag kann optional höchstens um vier Jahre verlängert werden. Im Laufe der nächsten sieben Jahre wird mit einem Volumen von Fr. 2 289 000 für die Planungs- und Beratungsleistungen gerechnet. Standardmobiliar Die nachfolgenden Leistungen wurden in vier Losen ausgeschrieben: Los 1) Büromobiliar, Los 2) Objektmobiliar, Los 3) Sitzungszimmer- mobiliar, Los 4) Stauraummobiliar. Die Vergabe erfolgt pro Los. Gemäss den Submissionsbedingungen war es den Anbietenden freigestellt, sich auf ein Los oder mehrere Lose zu bewerben. Pro Los soll der Zuschlag an ein Unternehmen erteilt wer- den. Mit den Zuschlagsempfängerinnen wird ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren abgeschlossen. Der Vertrag kann optional höchstens um vier Jahre verlängert werden.

Die Auswertung der eingereichten Angebote ergab, dass die nachfol- genden Unternehmen die Zuschlagskriterien am besten erfüllen und ihnen somit der Zuschlag zu erteilen ist: Büromobiliar (Los 1): Haworth Schweiz AG, Menziken Objektmobiliar (Los 2): Lista Office Vertriebs AG, Zürich Sitzungsmobiliar (Los 3): Lista Office Vertriebs AG, Zürich Stauraummobiliar (Los 4): Haworth Schweiz AG, Menziken Im Laufe der nächsten sieben Jahre wird mit einem Beschaffungs- volumen von gesamthaft Fr. 30 723 000 für Standardmobiliar gerechnet. Mobiliarlogistik Nur eines von zwei präqualifizierten Unternehmen hat termingerecht seine Offerte eingereicht. Die Auswertung der Zuschlagskriterien bzw. des Angebots zeigte, dass es sich um ein wirtschaftliches Angebot handelt. Der Auftrag ist somit an die Welti-Furrer AG, Dielsdorf, zu vergeben. Mit der Zuschlagsempfängerin wird ein Rahmenvertrag mit einer Lauf- zeit von vier Jahren abgeschlossen. Der Vertrag kann optional höchstens um drei Jahre verlängert werden. So ist die Mobiliarlogistik in einer all- fälligen Übergangsphase auf neue Anbietende sichergestellt. Im Laufe der nächsten sieben Jahre wird mit einem Beschaffungs- volumen von Fr. 5 838 000 für die Mobiliarlogistik gerechnet. Aufwertung und Umnutzung Mobiliar Die Auswertung der eingereichten Angebote ergab, dass die nachfol- genden Unternehmen die Zuschlagskriterien am besten erfüllen und ihnen somit der Zuschlag zu erteilen ist: 1. Girsberger AG, Bützberg 2. Vifian Möbelwerkstätte AG, Schwarzenburg Mit den Zuschlagsempfängerinnen wird ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren abgeschlossen. Der Vertrag kann optional höchs- tens um vier Jahre verlängert werden. Im Laufe der nächsten sieben Jahre wird mit einem Beschaffungs- volumen von Fr. 3 150 000 für die Aufwertung und Umnutzung des Mo- biliars gerechnet.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung von Standardmobiliar und Dienstleistungen für die Arbeitsplätze der kantonalen Verwaltung wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 52 500 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 8700, Immobilienamt, bewilligt.

II. Die Ausgabe wird nach Massgabe des Preisindexes des Gesamtan- gebots im Inland vom Bundesamt für Statistik, gemäss folgender Formel der Teuerung angepasst: Bewilligte Ausgabe × Zielindex ÷ Startindex (Indexstand Dezember 2020)

III. Die Beschaffung für die Planungs- und Beratungsleistungen des Mobiliars wird zu gesamthaft Fr. 2 289 000 an die Offconsult AG, Zürich, vergeben.

IV. Die Beschaffung des Standardmobiliars wird zu gesamthaft Fr. 30 723 000 an die folgenden Unternehmen vergeben: Los 1, Büromobiliar: Haworth Schweiz AG, Menziken Los 2, Objektmobiliar: Lista Office Vertriebs AG, Zürich Los 3, Sitzungsmobiliar: Lista Office Vertriebs AG, Zürich Los 4, Stauraummobiliar: Haworth Schweiz AG, Menziken

V. Die Beschaffung für die Mobiliarlogistik wird zu gesamthaft Fr. 5 838 000 an die Welti-Furrer AG, Dielsdorf, vergeben.

VI. Die Beschaffung für die Aufwertung und Umnutzung des Mobiliars wird zu gesamthaft Fr. 3 150 000 an die folgenden Unternehmen vergeben: 1. Girsberger AG, Bützberg 2. Vifian Möbelwerkstätte AG, Schwarzenburg

VII. Die Beträge gehen zulasten der Leistungsgruppe Nr. 8700, Immo- bilienamt.

VIII. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung der Zuschläge auf simap.ch nicht öffentlich.

IX. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Peter Hösli