Rechtsinformationssystem (RIS), Technologischer Um- und Ausbau, gebundene Ausgabe, Bewilligung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 30. März 2010

461. Rechtsinformationssystem der Direktion der Justiz und des Innern (Technologischer Um- und Ausbau)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das heutige Rechtsinformationssystem (RIS) wurde 1988 als Teillö- sung für die Bereiche Geschäftskontrolle Untersuchungsbehörden (Jus- titia 400), Klientenverwaltung Sozialdienste (SD 400), Insassenverwal- tung Gefängnisse (Gefängnis 400), allgemeine Geschäftskontrolle (Ge- neralsekretariat) und als Lösung für die Anstalten (erster Teil RIS) schrittweise in Betrieb genommen. In mehreren Überarbeitungsschrit- ten wurde die dezentrale Datenhaltung zentralisiert. Die Personen- stammdaten wurden vereinigt und die bereichsspezifischen Einzelan- wendungen in der heutigen Gesamtapplikation RIS zusammengefasst. Die Applikation RIS wurde im Verlaufe ihrer langen Betriebszeit lau- fend den organisatorischen Veränderungen (beispielsweise Schaffung des Amtes für Justizvollzug) angepasst und stets aufgrund gesetzlicher Vorgaben erweitert. Mittlerweile ist auch eine integrierte Dokumenten- verwaltung und Archivierung Bestandteil der komplexen Lösung. Als letzte grosse Ergänzung wurden auch Teile des Gemeindeamtes mit einem angepassten Geschäftskontrollteil RIS (GEMRIS) ausgerüstet. Die Datenbank und Benutzeroberfläche von RIS blieb aber in der langen Betriebszeit trotz einigen grösseren Anpassungen unverändert und die dafür eingesetzte Technologie genügt den Anforderungen der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht mehr. Eine direkte Folge davon sind zunehmende Entwicklungs- und Betriebsrisiken, die ansteigende Unterhaltskosten bewirken. Zudem sind prozessgesteuerte Benutzer- abläufe, komplexe Auswertungen, Statistiken und standardisierte Da- tenübertragungen (eCH-Standard) in dieser Softwaregeneration nur schwer vollziehbar oder teilweise sogar unmöglich. Eine Gesamtüber- arbeitung dieser Hauptapplikation der Direktion der Justiz und des In- nern mit heute über 1200 Nutzerinnen und Nutzern in den Bereichen Strafuntersuchung Erwachsene und Jugendliche, Amt für Justizvollzug, Opferhilfe, Gemeindeamt und Generalsekretariat ist daher nach dieser langen Betriebszeit unumgänglich.

B. Ziele Der technologische Umbau der Applikation RIS soll hauptsächlich nachstehende Grundanforderungen erfüllen: – Bedienerführung und Navigation verbessern – Medienbrüche minimieren – Standardisierte Prozessabläufe integrieren – Arbeitsabläufe unterstützen – Dokumentenverwaltung und Formulare optimieren – Durchlaufzeiten verkürzen – Wechsel vom reinen Daten- zum Informationssystem – Künftige Anpassungen besser gewährleisten – Revisionsvorgaben umsetzen – Integration Klientenbuchhaltung und direkte Schnittstellen SAP – Wartungsaufwand vermindern

C. Weiteres Vorgehen und Kosten Mit Verfügung vom 30. Oktober 2008 hat der Direktionsvorsteher ge- stützt auf die Vorarbeiten (Machbarkeitsstudie und die Empfehlungen von Professor Mumprecht) das Detailkonzept in Auftrag gegeben. Die Ist-Aufnahme und die Detailspezifikationsarbeiten wurden nun nach anderthalbjähriger Arbeit abgeschlossen. Die Entwicklungsarbeiten werden in enger Absprache mit den Ent- wicklern der neuen Geschäftskontrollapplikation der Gerichte des Kantons Zürich und der Kantonspolizei (POLIS) erfolgen, da der erfor- derliche Datenaustausch gemäss eCH-Standard erfolgen soll. Die Umsetzung erfolgt etappiert ab Mitte 2010 und soll Ende 2013 abgeschlossen werden. Die einzelnen Bereiche werden schrittweise auf die neuen Applikationsteile migriert. Die Daten werden während der gesamten Umbau- und Ausbauphase in beiden Umgebungen parallel geführt, damit der Betrieb ohne Unterbrüche gewährleistet werden kann. Mit Inbetriebnahme der letzten Module von RIS2 und der Ab- schaltung von RIS1 kann dann die bisherige Software «Rechnungswe- sen IRIS» durch das Standard Rechnungswesen SAP in einem geson- derten Projekt ersetzt werden. RIS ist in der Direktion der Justiz und des Innern die einzige Appli- kation, die alle Untersuchungs- und Vollzugsabläufe sowie die Ge- schäftskontrollfunktionen der wichtigsten Bereiche und Ämter elektro- nisch ermöglicht. Es handelt sich bei diesem Vorhaben um ein technisch und betrieblich notwendiges Ersatzprojekt, das auf den bestehenden Strategien, Mitteln und Investitionen aufbaut. Ein Hinausschieben des Umbaus würde zu Mehrkosten führen, die Risiken erhöhen, die Zuver- lässigkeit und die Effizienz für die Anwenderinnen und Anwender stark beeinträchtigen sowie die Zufriedenheit mit der Informatik vermindern. Es ist davon auszugehen, dass die Gesamtüberarbeitung des RIS einen

wesentlich höheren Nutzen bei den Bereichen und Ämtern bringt, merkliche Effizienzsteigerungen zu erwarten sind und dennoch die Be- triebs- und die Wartungskosten sicher nicht ansteigen werden. Der Hauptnutzen besteht in der Sicherstellung der EDV-Arbeitsumgebung der über 1200 Anwenderinnen und Anwender für mindestens weitere 15 Betriebsjahre. Aufgrund der Ergebnisse der Initialisierungsphase ist davon auszugehen, dass die betrieblichen Folgekosten sinken werden. Die Nutzerinnen und Nutzer können ihre Geschäfte wesentlich schnel- ler eingeben, was die administrative Fallbearbeitung vereinfachen wird. Das KITT wurde an der Sitzung vom 26. Februar über das Vorhaben informiert und hat davon zustimmend Kenntnis genommen.

Etappen:

Personalaufwand: Funktion Phase Vorbereitung Umsetzung Umsetzung Umsetzung Umsetzung Total Aufwand (Tage) A B C D Gesamtprojektleiter/Entwicklung 30 150 140 133 116 569 Projektcontroller 20 20 20 20 80 Applikationsentwickler 20 600 600 550 467 2237 Total 50 770 760 703 603 2886 Gesamt 2886

Für das Vorhaben ist eine Ausgabe von Fr. 4 200 000 zu bewilligen, die im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rech- nungslegung als gebunden gilt. Die notwendigen Mittel wurden aufgrund von Erfahrungswerten ge- schätzt und sind im Budget 2010 auf dem Konto 2201.41.5064 sowie im KEF 2010–2013 eingestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Gesamtüberarbeitung des Rechtsinformationssystems der Direktion der Justiz und des Innern wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 4 200 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat JI: Führungsunterstützung / Zentrale Dienste, bewilligt.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi