Rechtsinformationssystem der Direktion der Justiz und des Innern, Gesamtüberarbeitung, zusätzliche gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. Mai 2014

575. Rechtsinformationssystem der Direktion der Justiz und des Innern

Erwägungen

(Gesamtüberarbeitung, zusätzliche Ausgabe)

Ausgangslage Das heutige Rechtsinformationssystem (RIS 1) wurde 1988 ursprüng- lich als Teillösung für die Bereiche Geschäftskontrolle Untersuchungs- behörden (Justitia 400), Klientenverwaltung Sozialdienste (SD 400), Insassenverwaltung Gefängnisse (Gefängnis 400), allgemeine Geschäfts- kontrolle (Generalsekretariat) und auch als Lösung für die Anstalten ein- geführt, schrittweise zur Gesamtlösung RIS 1 konsolidiert und dabei auch noch für das Gemeindeamt (GEMRIS) erweitert. Es ist nun über 25 Jahre in Betrieb, technisch völlig veraltet und muss dringend ersetzt werden. Die Erneuerungsarbeiten für das Rechtsinformationssystem (RIS 2) wurden mit Verfügung des Direktionsvorstehers vom 30. Oktober 2008 ausgelöst. Grundlage dafür bildeten die Machbarkeitsstudie und die Emp- fehlungen zur Eigenentwicklung von Professor Mumprecht, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Mit Beschluss Nr. 461/2010 bewilligte der Regierungsrat eine gebundene Ausgabe von 4,2 Mio. Fran- ken und mit Beschluss Nr. 1309/2011 zusätzliche Ausgaben von 4,1 Mio. Franken, womit für den Gesamtumbau bisher 8,3 Mio. Franken bewil- ligt wurden. Neben den Vorprojektkosten von rund 0,87 Mio. Franken wurden ge- mäss der heutigen Projektübersicht für die Phase A (Hauptbereiche Straf- untersuchungsbehörden Erwachsene und Jugendliche) bis Ende 2013 bereits 6,9 Mio. Franken, insgesamt 7,77 Mio. Franken, aufgewendet. Mehraufwände entstanden vor allem dadurch, dass die ursprünglich ge- planten Entwicklungszeiten mit den zur Verfügung stehenden Entwick- lungskräften nicht eingehalten werden konnten. Die Programmierung gestaltete sich in der Phase A wesentlich schwieriger und aufwendiger als angenommen, da in dieser Phase auch die vollständig geänderte Be- nutzerverwaltung, das neue Datenmodell, die erweiterte Grundlage des Geschäftskontrollmoduls sowie die Schnittstelle RIS–POLIS usw. ent- halten sind. Zudem wurden folgende weitere Anforderungen des Straf- untersuchungsbereiches Erwachsene in das Grundpaket eingebaut: – e-Thek (elektronische Aktenführung und Akteneinsicht, Verfügung Oberstaatsanwaltschaft vom 21. Oktober 2012 im Betrag von Fr. 625 000),

– vollständiger Workflow (intern durchgehend elektronische Prozesse und Verbindungen zur Kantonspolizei, Verfügung Oberstaatsanwalt- schaft vom 29. Januar 2013 im Betrag von Fr. 650 000), – das Scanning der Akten (Verfügung Oberstaatsanwaltschaft vom 30. September 2013 im Betrag von Fr. 625 000) in das Grundpaket ein- gebaut. Diese weiteren Anforderungen im Umfang von insgesamt 1,9 Mio. Franken sollen ebenfalls mit dem vorliegenden Antrag noch bewilligt werden. Die entsprechenden Ausgabenbewilligungen (Verfügungen der OSTA vom 21. Oktober 2012, 29. Januar 2013 und 30. September 2013 sind aufzuheben. RIS 2 wird in der Direktion der Justiz und des Innern weiterhin die ein- zige Applikation sein, die alle Untersuchungs- und Vollzugsabläufe sowie die Geschäftskontrollfunktionen der wichtigsten Bereiche und Ämter elektronisch ermöglicht. Ergänzend soll dazu nun noch das Modul Re- cord-Management-System mit folgenden Zielsetzungen für alle Ämter und Bereiche der Direktion integriert werden: – Geschäftskontrolle: Anzeige des Geschäftsstandes, Pendenzen-Verwaltung, Suchfunk- tionen. – Ablaufsteuerung: Aufgabenverwaltung mit Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Geschäften auf der Grundlage von Prozessbeschreibungen (Work- flow-System). – Informationsverwaltung: Eröffnung, Bearbeitung und Ablage von digitalen Geschäftsdossiers (auch Verträge) mit den dazugehörigen Dokumenten über die Dauer des vollständigen Lebenszyklus («Von der Entstehung der Informa- tionen bis zu deren Bereitstellung zur Archivierung bzw. bis zur Ver- nichtung»). – Security- und Compliance-Vorgaben: Berechtigungskonzept, Versionierungskonzept.

Die Phasenplanung A–D sieht aus heutiger Sicht wie folgt aus:

Abschluss Phase A: Einführung Release 1 Die Phase A (Release 1: Strafverfolgung) steht mittlerweile kurz vor dem Abschluss. Die Tests seit Anfang April 2014 zeigen sehr erfreuliche Ergebnisse. Die Basisteile Benutzerverwaltung, Personen- und Geschäfts- verwaltung sind fertiggestellt und die alten Daten aus RIS 1 wurden in einem Archivlauf bereinigt. In RIS 2 migriert werden nun noch die offe- nen Fälle. Die neuen Prozessabläufe der Untersuchungsbehörden sind parametriert und alle Formulare eingebunden. Verfahrenskosten können nun automatisiert in die Buchhaltung geschrieben werden. Auch die Schnittstelle zu POLIS ist fertiggestellt. Sie wird die Arbeit zwischen den Strafuntersuchungsbehörden und der Polizei erheblich verbessern. Die Kantonspolizei ist auf die Umstellung vorbereitet. Die Einführung des Release 1 ist wie folgt vorgesehen: – 1. Oktober 2014: Strafverfolgung Erwachsene (504 Arbeitsplätze) – 1. Januar 2015: Jugendstrafrechtspflege (121 Arbeitsplätze) Da RIS 2 auch Veränderungen in der Arbeitsweise der Strafverfolgung mit sich bringt, laufen bereits entsprechende Prozessschulungen; nach den Sommerferien werden die Softwareschulungen einsetzen. Parallel zur Ein- führung von Release 1 erfolgt die Aufnahme der Anforderungen für die Phase B (Amt für Justizvollzug: Bewährungs- und Vollzugsdienste), damit ab 1. Januar 2015 mit der Programmierung begonnen werden kann.

Weiteres Vorgehen und Kosten Im Rahmen der Rechnungsprüfung 2013 empfahl die Finanzkontrolle der Direktion der Justiz und des Innern, die Kreditübersicht für RIS 2 anzupassen. So seien insbesondere die Projektanpassungen der OSTA, Stillstandskosten und aktivierbare Eigenleistungen auszuweisen und wei- tere, von anderen Lieferanten für das Projekt erbrachte Dienstleistun- gen dem Kredit zu belasten. Aus diesen Gründen – insbesondere wegen des zu Beginn des Projektes unterschätzten Entwicklungsaufwands – ergibt sich ein erheblicher Mehraufwand in der Phase A sowie in den weiteren Phasen B–D: Betrag in Franken Übersicht Ausgabenbewilligung Bewilligte Ausgaben zulasten der Investitionsrechnung Ausgabenbewilligungen gemäss RRB Nrn. 461/2010 und 1309/2011 8 300 000 Bewilligte Ausgaben zulasten der Erfolgsrechnung Record Management System (RMS) Kreditübertragung 2013/2014 490 000 Ausgaben noch zu bewilligen zulasten der Erfolgsrechnung 3 Verfügungen OSTA (e-Thek, Workflow, Scanning) 2012/2013 1 900 000 Aktivierbare Eigenleistungen Phase A (Entwicklungsarbeiten) 610 000 Aktivierbare Eigenleistungen Phasen B–D (Entwicklungsarbeiten) 930 000 Ausgaben noch zu bewilligen zulasten der Investitionsrechnung Externer Entwicklungsaufwand in den Phasen B–D 8 000 000 Reserven 500 000 Gesamt als zusätzliche gebundene Ausgabe zu bewilligen 11 940 000 Total Projektkosten RIS 2 20 730 000

Übersicht Ausgabenverwendung Externe Programmierungsaufwendungen Phase A 2010–2013 8 939 000 einschliesslich Zusätze der drei OSTA Verfügungen und Vorprojekt Initialisierungskosten von Fr. 870 000 (Direktionsverfügungen vom 30. Oktober 2008 und 25. Mai 2010 sowie Eigenleistungen der Abteilung Informatik (Fr. 610 000) Noch aufzuwenden bis Ende Phase A (Schätzung) 2014 1 871 000 Abschluss Phase A (einschliesslich Vorprojektkosten) 2012–2014 10 810 000 Schätzungen Phasen B–D zuzüglich Reserven: Entwicklungsaufwendungen Phasen B–D 2015–2017 8 930 000 (davon aktivierbare Eigenleistungen Abteilung Informatik Fr. 930 000) Record Management System (RMS) 490 000 Reserven 500 000 Total Aufwendungen 20 730 000

In die Ausgaben werden die aktivierbaren Eigenleistungen von 1,54 Mio. Franken, die Zusatzverfügungen der OSTA für ihre Teilpro- jekte e-Thek, Workflow und Scanning von 1,9 Mio. Franken und das Record Management System von 0,49 Mio. Franken (Kreditübertra- gung 2013/2014) in das Projekt RIS 2 eingerechnet und in der späteren Projektabrechnung ausgewiesen. Für die drei Phasen B–D ist mit einem externen Entwicklungsaufwand von insgesamt 8 Mio. Franken zu rech- nen. Diese Schätzung beruht auf Erfahrungswerten aus den bisherigen Entwicklungszeiten aus der Phase A. Für die Phasen B und C, Amt für Justizvollzug, ist mit rund acht Monaten zusätzlicher Entwicklungszeit zu rechnen, womit für diese beiden Phasen zwei Jahre Entwicklungszeit einzuplanen sind. Auch in der Phase D für das Gemeindeamt ist auf- grund der bisherigen Erfahrungen mit einer längeren Entwicklungszeit zu rechen. Das System selber führt zu jährlichen Unterhaltskosten von 0,25 Mio. Franken, die in der Erfolgsrechnung (Ablösung RIS 1 durch RIS 2) bereits enthalten sind. Hinzu kommen die Abschreibungen und Zinsen, die sich durchschnittlich auf 2 Mio. Franken pro Jahr belaufen (Abschreibungsdauer zehn Jahre). Die erwähnten Ausgaben gelten ge- mäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG als gebunden. Die zu bewilligenden Ausgaben erhöhen sich somit auf insgesamt 20,73 Mio. Franken (einschliesslich Reserven). Zu bewilligen sind dem- nach 11,94 Mio. Franken: aktivierbare Eigenleistungen über das gesamte Projekt von 1,54 Mio. Franken, die Ausgabenbewilligungen aus den drei Verfügungen der OSTA von gesamthaft 1,9 Mio. Franken, die Projekt- reserve von 0,5 Mio. Franken sowie die Zusatzkosten für die Phasen B–D von 8 Mio. Franken. Die zusätzlichen Ausgaben zulasten der Erfolgsrechnung sind im Bud- get und KEF enthalten. Im Budget 2014 und KEF 2014–2017 sind 6,5 Mio. Franken in der Investitionsrechnung enthalten, d. h., sie können über Pro- jektverschiebungen aufgefangen werden. Es müssen demzufolge noch 2 Mio. Franken in den KEF 2015–2018 der Investitionsrechnung der Leis- tungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat JI, Führungsunterstützung, Zentrale Dienste, eingestellt werden.

Gesamtwürdigung Es handelt sich bei diesem Vorhaben um ein technisch und betrieb- lich notwendiges Ersatzprojekt, das auf den bestehenden Strategien, Mitteln und Investitionen aufbaut. Der Hauptnutzen besteht in der Sicher- stellung der EDV-Arbeitsumgebung der über 1400 Anwenderinnen und Anwender für geschätzte weitere 15–20 Betriebsjahre. Das Produkt RIS 2 hat einen wegweisenden Stellenwert für die Justiz des Kantons Zürich,

stösst aber auch interkantonal bereits auf grosses Interesse, da schweiz- weit noch keine Gesamtlösungen für den Untersuchungs- und Vollzugs- bereich vorhanden sind. Das KITT wurde an der Sitzung vom 4. April 2014 über das Vorhaben informiert. Es hat davon zustimmend Kenntnis genommen.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion Justiz und Inneres beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Gesamtüberarbeitung des Rechtsinformationssystems RIS der Direktion der Justiz und des Innern wird zu den Ausgabenbewilli- gungen gemäss den RRB Nrn. 461/2010 und 1309/2011 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 11 940 000 (Fr. 8 500 00 zulasten der Investi- tionsrechnung und Fr. 3 440 000 zulasten der Erfolgsrechnung) zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat JI, Führungsunterstüt- zung, Zentrale Dienste, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt 20,73 Mio. Franken.

II. Die Ausgabenbewilligungen gemäss Verfügungen der OSTA vom 21. Oktober 2012, 29. Januar 2013 und 30. September 2013 für die Zusatz- aufträge Teilprojekt 1–3 zum RIS 2 werden aufgehoben.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi