Projekte im Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie, Freigabe, zusätzliche Ausgabe, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 26. Juni 2019

625. Projekte im Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie (Freigabe, zusätzliche Ausgabe, Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 383/2018 eine neue kantonale IKT-Strategie festgelegt und die Finanzdirektion mit der Umsetzung be- auftragt. Nach der Festlegung der IKT-Strategie waren verschiedene Vorarbei- ten für das Programm zu leisten. Neben der Personalsuche für die vom Regierungsrat für das Programm bewilligten internen Stellen wurden externe Dienstleistungen beschafft. Für die Wahl der Programm- und Projektunterstützung wurde eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt (Vergabe gemäss RRB Nr. 1106/2018). Zudem wurde ein externer Quali- täts- und Risikomanager für das Programm beauftragt. Inzwischen sind neun Projektaufträge im Programm erarbeitet wor- den. Mit dem vorliegenden Beschluss werden diese neun Projekte frei- gegeben (vgl. RRB Nr. 383/2018, Dispositiv IX) und geringfügige Anpas- sungen an der Programmorganisation festgelegt (vgl. RRB Nr. 383/2018, Dispositiv VIII).

2. Änderungen an der Programmorganisation Ausgerichtet an den Bedürfnissen der Programmführung, die sich im Verlauf der ersten Arbeiten ergeben haben, wird die Programmorgani- sation gegenüber RRB Nr. 383/2018 wie folgt geändert: – Die Programmstruktur wird vereinfacht, indem die organisatorische Ebene der Hauptprojekte weggelassen wird. – Folgende Projekte werden zusammengeführt: – Die Projekte «Organisation» und «Steuerungs- und Führungspro- zesse» zum Projekt «Organisation, Steuerungs- und Führungspro- zesse» – Die Projekte «Ablauforganisation» und «Aufbauorganisation» zum Projekt «Aufbau- und Ablauforganisation Amt für Informatik». – Das Thema «Rechtsgrundlagen» wird nicht mehr als Projekt, sondern als projektübergreifende Aufgabe geführt und ist deshalb der «Pro- grammunterstützung» zugeordnet. – Mit Beschluss Nr. 260/2019 hat der Regierungsrat die Finanzdirektion mit der Durchführung des Projekts «IKT-Grundversorgung Sek II» beauftragt und das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-­ Strategie um dieses Projekt erweitert.

3. Projekte zur Freigabe Gemäss RRB Nr. 383/2018 sind die Umsetzungsprojekte dem Regie- rungsrat auf Stufe der Hauptprojekte bzw. im Hauptprojekt «Standar- disierte IKT-Grundversorgung» auf Stufe der einzelnen Projekte zu beantragen. Aufgrund des Verzichts auf die Hauptprojekte werden die Projekte einzeln beantragt. Neun der zwölf Projekte des Programms werden mit dem vorliegenden Beschluss freigegeben. Die Zielsetzung und das geplante Vorgehen werden nachfolgend kurz beschrieben. Die Ter- minplanung und der Mittelbedarf für die Projekte sind in Ziff. 5 und 6 dargestellt.

3.1. Organisation, Steuerungs- und Führungsprozesse (OSF) Das Projekt OSF hat zum Ziel, die Aufbau- und Ablauforganisation zur Steuerung und Führung der IKT zu operationalisieren. Dies umfasst die Ausgestaltung der verwaltungsweiten IKT-Prozesse (IKT-Prozess- landkarte) und der an den Prozessen beteiligten Rollen mit ihren Aufga- ben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie der Fähigkeiten, die für die Ausübung der Rollen notwendig sind. Das Projekt OSF bildet da- mit eine Klammer über alle Projekte im IKT-Programm. Die Realisierung und die Einführung der für die IKT-Steuerung er- forderlichen Prozesse und Managementinstrumente erfolgen in unter- schiedlichen Etappen. Die Prozesse orientieren sich am international an- erkannten Rahmenwerk zur IT-Governance «COBIT 5».

3.2. IKT-Verrechnung (VRG) Die Verrechnung von Informatikleistungen innerhalb des Kantons ist historisch gewachsen und deshalb sehr uneinheitlich. Mit dem Projekt VRG wird ein verwaltungsweit einheitliches Konzept für die Verrechnung von IKT-Leistungen der Grundversorgung und von Kantonsapplikatio- nen – und soweit möglich auch für Fachapplikationen – erarbeitet und umgesetzt. Das Verrechnungskonzept bestimmt, wie die Preise für IKT-Leistun- gen festgelegt werden; gemäss IKT-Strategie sind sie kostenbasiert fest- zulegen. Projektergebnisse sind ein Katalog von IKT-Leistungen mit Prei- sen und Vorgaben zur Verrechnung von IKT-Leistungen in der Weisung zum KEF.

3.3. IKT-Controlling (CTL) Der Regierungsrat verfügt zurzeit über keine wirksamen Instrumente zur Steuerung der Informatik der kantonalen Verwaltung. Es fehlt an einer Gesamtsicht der für die Steuerung erforderlichen Informationen. Das Projekt IKT-Controlling schafft entsprechend Instrumente, Berichte und Übersichten. Dabei werden sowohl die Grundversorgung als auch die Kantons- und Fachapplikationen einbezogen.

3.4. IKT-Sicherheit (SEC) Mit der geplanten Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) und der Allgemeinen Informationssicherheitsricht- linie wird zurzeit im Kanton Zürich ein Informationssicherheitsmanage- ment (ISMS; Information Security Management System) geschaffen, das auch die Steuerung der IKT-Sicherheit ermöglicht. Das Projekt SEC schafft die Grundlage für ein zeitgemässes ISMS mit folgenden Schwer- punkten: – Sicherheitsniveau definieren und durch organisatorische, regulatori- sche und technische Massnahmen sicherstellen. – Festlegung einer Sicherheitsorganisation innerhalb der kantonalen Verwaltung, einschliesslich Vorgaben an die Direktionen und die Staatskanzlei zu Fach- und Kantonsapplikationen. – Aufbau der Sicherheitsorganisation im Amt für Informatik. – Erarbeitung, Umsetzung und Pflege der Allgemeinen und der Beson- deren Richtlinien zur Festlegung der Sicherheitsmassnahmen in der kantonalen IKT. – Aufbau eines Security Operations Centers (SOC) zur Überwachung der IKT-Sicherheit und zur Steigerung der Widerstandsfähigkeit gegen- über Cyber-Angriffen. Der Betrieb des SOC ist in drei unterschiedlichen Varianten geprüft worden. Es soll die Variante weiterverfolgt werden, wonach der Betrieb an einen externen Partner ausgelagert wird, aber die Phasen Problem- ermittlung («Detect») und Problemlösung («React») im Amt für Informa- tik verbleiben. Zusätzlich sollen bei Bedarf Beratungsleistungen in Anspruch genommen werden, um das SOC weiterzuentwickeln.

3.5. Digitaler Arbeitsplatz (DAP) Die heutigen kantonalen Arbeitsplätze sind geprägt von grosser Viel- falt hinsichtlich der Hardware-Komponenten und Softwarepalette. Mit dem Projekt DAP wird verwaltungsweit ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Zum Projekt gehören auch ein kantonsweiter Druckservice und der erweiterte Arbeitsplatz auf mobilen Geräten. Der Arbeitsplatz wird in allen Einheiten der kantonalen Verwaltung, die der IKT-Strategie unterstehen, ausgerollt. Den Mitarbeitenden wird eine einheitliche Palette an Endgeräten in verschiedenen Varianten (z. B. Desk- tops, Notebooks usw.) und in mehreren Ausprägungen (z. B. Mobil, Stan- dard, Power) zur Verfügung gestellt. In einer Studie sind verschiedene Varianten für den Betrieb der Arbeits- plätze erarbeitet worden. Den Entscheid über eine allfällige Auslagerung von Betriebsleistungen fällt der Regierungsrat mit dem Vergabeentscheid im Rahmen der geplanten öffentlichen Ausschreibung.

3.6. Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) Im Rahmen dieses Projekts wird für die Mitarbeitenden der kantona- len Verwaltung ein einheitliches Prozessmodell erarbeitet, um digitale Identitäten eindeutig erstellen, verwalten und beenden zu können. Ziel ist es, allen Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung eine eindeutige digitale Identität zuzuweisen. Im Weiteren werden verwaltungsweit ein- heitliche Prozesse zur Authentisierung sowie zum Management von Grob- berechtigungen vorgegeben und in der IAM-Lösung bereitgestellt. Die Prozesse wurden bislang in den einzelnen Direktionen bzw. der Staatskanzlei definiert und umgesetzt. Die dezentrale Organisation hat eine direktionsübergreifende Zusammenarbeit erschwert und eine über- greifende Steuerung des IAM verunmöglicht. Das Projekt IAM ist des- halb in der Hauptsache ein Organisationsprojekt, das zu erheblichen Aus- wirkungen in den Direktionen und der Staatskanzlei führen wird.

3.7. Unified Communication and Collaboration / Messaging (UCC) Im Rahmen des Projekts werden neue und in den digitalen Arbeits- platz integrierte Lösungen für UCC sowie Messaging eingeführt: – Die heute durch das Amt für Informatik bewirtschaftete Voice-Infra­ struktur wird durch eine neue, auf IP-Telefonie basierende Kommuni- kations- und Kollaborationslösung (UCC-Lösung) ersetzt. Die neue Lösung deckt Funktionen in den Bereichen Unified Communication (Chat, Präsenz, Audio, Video und Desktop-Sharing) und Collabora- tion (Communities, Blog, Filesharing, Foren, Wiki) ab. Die Lösung kann aus mehreren Komponenten bestehen. – Mit einer Messaging-Lösung werden die Funktionen E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen abgedeckt. Die neuen Lösungen bzw. Lösungskomponenten bieten in Bezug auf die Wahl der eingesetzten Geräte, den Arbeitsort und die Arbeitsweise die für eine moderne Verwaltung benötigte Flexibilität. Für die neue UCC-Lösung wurden in einer Studie auch Varianten mit externem Betrieb geprüft. Den Entscheid über eine allfällige Auslagerung von Betriebsleistungen im Bereich UCC und Messaging fällt der Regie- rungsrat mit dem Vergabeentscheid im Rahmen der geplanten öffentli- chen Ausschreibung. Die Einführung der neuen UCC-Lösungen ist mit dem Rollout des digitalen Arbeitsplatzes geplant. In Bezug auf die zeitliche Einführung der Messaging-Lösung wurden in der Initialisierungsphase verschiedene Vorgehensvarianten geprüft, welche in der Konzeptphase konkretisiert werden müssen. Dabei geht es in erste Linie um die Frage, ob die neue Messaging-Server-Infrastruktur bereits vor dem Rollout des digitalen Arbeitsplatzes aufgebaut werden kann. Denn bis zu diesem Zeitpunkt müssen verschiedene Umsysteme aufgebaut werden (z. B. eine neue Mo- bile-Device-Management-Lösung), damit es aus Sicht der Benutzerinnen und Benutzer nicht zu Einschränkungen im Vergleich zur heute nutzba- ren Funktionalität kommt.

3.8. Netzwerk (NET) Das heutige Netzwerk der kantonalen Verwaltung (LEUnet) weist einen hohen Standardisierungsgrad und eine gute Verfügbarkeit und Sicher- heit durch Segmentierung auf, genügt jedoch den steigenden Anforderun- gen der digitalen Verwaltung nicht vollumfänglich. Mit dem Projekt NET wird das LEUnet an die Anforderungen der digitalen Verwaltung bezüglich Mobilität und Anwenderzentriertheit so- wie an die neuen technischen Erfordernisse bezüglich Sicherheit, Sta- bilität, Robustheit und Ausbaufähigkeit angepasst. Kommunikationsbe- ziehungen sollen kantonsweit ohne manuelle Interventionen oder Netz- werkanpassungen möglich sein, bei garantierter Netzwerksicherheit so- wie ohne Einbusse bei Leistung und Qualität. Anwenderinnen und Anwender sollen sich frei zwischen den Standorten der zentralen Ver- waltung bewegen können, unabhängig von der gewählten Verbindungsart (LAN, CWLAN). Das Netzwerk muss flexibel, skalierbar und IPv6-­ bereit (Internet Protocol Version 6) sein. Es soll eine Real-Time-Sicht über die aktuelle Auslastung und Leistungskennzahlen auf Netzwerk-, Service- und Applikationsebene ermöglichen.

3.9. Aufbau- und Ablauforganisation Amt für Informatik (AFI) Ziel des Projekts AFI ist es, die betrieblichen Voraussetzungen für die zentrale Erbringung der IKT-Grundversorgung schrittweise auszu- bauen und bis Anfang 2023 vollständig bereitzustellen. Dafür wird das Amt für Informatik als zentraler Dienstleistungserbringer in der kan- tonalen Verwaltung aufgebaut und etabliert. Die für die Erbringung der IKT-Grundversorgung in den heutigen IKT-Organisationen der Direk- tionen und der Staatskanzlei eingesetzten Mitarbeitenden werden im Amt für Informatik zusammengeführt. Das Projekt AFI wird in drei Teilprojekte «Zielorganisation», «Pro- zesse» und Tools» sowie «Integration» strukturiert. Es ist vorgesehen, Prozess-, Tool- und Organisationsanpassungen einschliesslich Personal- verschiebung als ein Integrationsvorhaben pro Direktion spätestens im Rahmen des jeweiligen Rollouts des neuen Arbeitsplatzes vorzunehmen. Der genaue Rollout-Plan mit den Terminen der Integrationsvorhaben wird am Ende der Konzeptphase Ende 2019 in enger Abstimmung mit den Direktionen und der Staatskanzlei sowie dem Projekt DAP festgelegt.

4. Übrige Projekte im Programm Für drei der zwölf Projekte sind die Arbeiten für die Projektaufträge noch nicht abgeschlossen. Die Finanzdirektion wird beauftragt, die Pro- jektaufträge zu den drei folgenden Projekten dem Gremium SDI zur Beschlussfassung zu unterbreiten.

Plattformen und Rechenzentren (PRZ) Mit Beschluss Nr. 780/2017 hat der Regierungsrat die strategischen Eckpfeiler der neuen kantonalen IKT festgelegt und festgehalten, dass die kantonale Verwaltung künftig nur noch über zwei Standorte in einem Rechenzentrumsverbund verfügen soll. Im Projekt PRZ des Programms wird die Überführung der bestehen- den Serverstandorte im Rechenzentrumverbund und die Übergangszeit bis zur Inbetriebnahme der beiden neuen Rechenzentren von rund drei Jahren geregelt. Zudem ist der Betrieb durch das Amt für Informatik aufzubauen. Das Thema «Plattformen» des Projekts wird bis zur Frei- gabe des Projektauftrags als Querschnittaufgabe im IKT-Programm ge- führt. Beschaffung (BSG) Ziel des Projekts ist es, dass sämtliche IKT-Mittel der Grundversor- gung zentral durch das Amt für Informatik beschafft werden. Dazu sind entsprechende Prozesse zu definieren und Kompetenzen aufzubauen. Der Entscheid, ob im Rahmen des Projekts BSG zur Unterstützung der Beschaffungsprozesse eine verwaltungsweite Beschaffungsplattform aufgebaut wird, soll spätestens im Frühjahr 2020 erfolgen. IKT-Grundversorgung Sek II (MBA) Mit dem Projekt MBA wird in den kantonalen Mittel- und Berufs- fachschulen der Sekundarstufe II die IKT-Grundversorgung auf- und ausgebaut. Das Projekt wird gemäss RRB Nr. 260/2019 abgewickelt.

5. Terminplanung In der Phase Initialisierung der neun gestarteten Projekte wurde auch die Zeitplanung überprüft und angepasst. 2019 2020 2021 2022

Organisation, Steuerungs- und Führungsprozesse

IKT-Verrechnung

IKT-Controlling

IKT-Sicherheit

Digitaler Arbeitsplatz Dir A (Pilot) Dir B Dir C Dir D Dir E

Identitäts- und Zugriffsmanagement

UCC und Messaging Dir A (Pilot) .. Dir B Dir C Dir D Dir E

Netzwerk

Aufbau- und Ablauforganisation AFI Dir A (Pilot) Dir B Dir C Dir D Dir E

Nachgeführter Zeitplan zur Umsetzung der IKT-Strategie (die HERMES-Phasen sind in unterschiedlichen Grautönen dargestellt: weissgrau = Initialisierung; hellgrau = Konzept; mittelgrau = Realisierung; dunkelgrau = Einführung).

6. Aufwandschätzung Nachfolgend wird die heutige Planung der Personalmittel für die Pro- gramm- und Projektarbeiten aufgeführt und mit der groben Schätzung aus RRB Nr. 383/2018, Abbildung 8, verglichen. Abweichung zu RRB Nr. 383/2018 (+Mehraufwand, –Minderaufwand) Rolle Personentage Kosten Personentage Kosten in Franken in Fanken Programmführung AFI 4 770 4 770 000 +70 +70 000 und -steuerung Direktionen/SK 836 836 000 +36 +36 000 Extern 1 042 2 084 000 +142 +284 000 IKT-Governance AFI 750 750 000 –150 –150 000 Extern 811 1 622 000 –39 –78 000 IKT-Sicherheit AFI 452 452 000 –198 –198 000 Extern 283 566 000 +233 +466 000 Standardisierte AFI 4 960 4 960 000 +360 +360 000 gung Extern 2 370 4 739 000 +1 220 +2 439 000 Zentrale Bereit­ AFI 2 188 2 188 000 +1 088 +1 088 000 stellung IKT-­ Direktionen/SK 642 642 000 +292 +292 000 Grundversorgung Extern 833 1 666 000 +333 +666 000 Reserve AFI – – –2 390 –2 390 000 Extern – – –690 –1 380 000 Gesamtprogramm AFI 13 120 13 120 000 –1 220 –1 220 000 Extern 5 339 10 677 000 +1 199 +2 397 000 Aufgrund der grosszügigen Reserve von 20% in der ursprünglichen Planung fällt die Aufwandschätzung für das Amt für Informatik rund 1200 Tage und für die Direktionen und die Staatskanzlei rund 300 Tage tiefer aus. Ohne Reserven ergibt sich ein interner Mehraufwand von je rund 1100 Tagen. In der neuen Planung sind keine Reserven berück- sichtigt. Die Erhöhung beim externen Aufwand begründet sich im Wesentli- chen wie folgt: +0,3 Mio. Franken Programmführung und -steuerung Der Aufwand für das ehemalige Projekt der Rechtsgrundlagen ist der Programmführung zugerechnet worden. Ausserdem sind die Kosten für das externe Qualitäts- und Risikomanagement (Programmsteuerung) eingerechnet worden.

+0,4 Mio. Franken IKT-Sicherheit Die interne Stelle für die Projektleitung konnte erst im Mai 2019 be- setzt werden und musste mit externer Unterstützung überbrückt werden. +0,5 Mio. Franken Digitaler Arbeitsplatz Die Erweiterung des Projektumfangs mit den Themen mobiles Arbei- ten und verwaltungsweiter Druckservice führt zu zusätzlichen externen Kosten. +0,5 Mio. Franken Identitäts- und Zugriffsmanagement Weil die interne Stelle für die Projektleitung erst im Mai 2019 besetzt werden konnte, musste vermehrt auf externe Unterstützung zurückge- griffen werden. Vertiefte Abklärungen haben ergeben, dass weit um- fangreichere Arbeiten im Projekt anfallen werden und die bestehende Lösung nicht ohne Weiteres ausgebaut werden kann. +0,9 Mio. Franken UCC/Messaging Die Kosten für die externe Unterstützung war ursprünglich in einem Projekt der Baudirektion geplant. Mit der Überführung der Telematik ins Amt für Informatik werden nun sämtliche Kosten im Programm aus- gewiesen. +0,4 Mio. Franken Netzwerk Es ergeben sich Mehrkosten aufgrund neuer Erkenntnisse hinsicht- lich moderner Netzwerkausbauten, welche die Flexibilität und Sicherheit weiter verbessern und die Ansprüche an die Mobilität erfüllen. +0,4 Mio. Franken Aufbau- und Ablauforganisation Die Kosten für die Evaluation der IT-Service-Management-Lösung waren in der ursprünglichen Planung nicht eingerechnet.

7. Mittelbedarf

7.1. Ausgaben für Programm- und Projektkosten Der Regierungsrat hat 1,8 Mio. Franken für die Programmführung bewilligt (RRB Nr. 383/2018). Bei der Vergabe für die externe Unterstüt- zung (RRB Nr. 1106/2018) wurde keine zusätzliche Ausgabe bewilligt. Die Initialisierung der Projekte wurde mit der bewilligten Ausgabe von 1,8 Mio. Franken finanziert. Bis Ende Mai 2019 sind im Programm und seinen Projekten Ausgaben von rund 0,9 Mio. Franken getätigt worden. Diese sind in den Projektkosten eingerechnet. Die nachfolgende Tabelle führt die Kosten aus den vorliegenden Pro- jektaufträgen auf. Für die Programmführung und die noch nicht zum Beschluss vorgelegten drei Projekte (vgl. Ziff. 4) werden die Grobschät- zungen des Programmauftrags unverändert übernommen. Die Kosten für das externe Qualitäts- und Risikomanagement war nicht Teil des Pro- grammauftrags. Die Finanzdirektion hat deshalb mit der Vergabe des

Auftrags auch eine gebundene Ausgabe bewilligt. Die Ausgabe ist eben- falls in das Gesamtvorhaben einzurechnen. Die Ausgabenbewilligung der Finanzdirektion kann entsprechend aufgehoben werden. Betrag in Franken Programmführung und -steuerung 2 084 000 Projekte zur Freigabe (vgl. Ziff. 3) 6 965 000 – Organisation, Steuerungs- und Führungsprozesse (OSF) 676 000 – IKT-Verrechnung (VRG) 574 000 – IKT-Controlling (CTL) 372 000 – IKT-Sicherheit (SEC) 566 000 – Digitaler Arbeitsplatz (DAP) 1 056 000 – Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) 930 000 – UCC/Messaging (UCC) 879 000 – Netzwerk (NET) 554 000 – Aufbau- und Ablauforganisation AFI (AFI) 1 358 000 Übrige Projekte (vgl. Ziff. 4)* 1 628 000 Plattformen und Rechenzentren (PRZ) 1 320 000 IKT-Grundversorgung Sek II (MBA) – Beschaffung (BSG) 308 000 Total 10 677 000 Reserve rund 5% 523 000 Total einschliesslich Reserven 11 200 000 * Planung aus Programmauftrag unverändert übernommen. Für das Projekt IKT-Grundversorgung Sek II muss vor- liegend keine Ausgabe bewilligt werden, da sämtliche Projektkosten zulasten des Mittelschul- und Berufsbildungs- amts gehen (RRB Nr. 260/2019).

Für das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie ist zur Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 383/2018 eine zusätzliche Ausgabe von 9,4 Mio. Franken zulasten der Erfolgsrechnung der Leis- tungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, zu bewilligen. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe (§ 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung, LS 611). Es geht um die Schaffung der Grund- lagen für die digitale Transformation der kantonalen Verwaltung und die Bereitstellung der für die zeitgemässe Verwaltungstätigkeit erforderli- chen organisatorischen und technischen Mittel, die bisher in den Direk- tionen und der Staatskanzlei angefallen sind. Betrag in Franken Gesamtkosten 11 200 000 Bewilligte Ausgabe 1 800 000 Zusätzliche Ausgabe 9 400 000

Die Mittel sind im Budget 2019 und KEF 2019–2022 nur teilweise ein- gestellt. Im Budget 2019 der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informa- tik, sind 2,6 Mio. Franken und in den Planjahren 2020–2022 insgesamt rund 2,9 Mio. Franken eingestellt (2020: 1,6 Mio. Franken; 2021: 0,9 Mio. Franken; 2022: 0,4 Mio. Franken). Im KEF 2020–2023 sollen zusätzliche Mittel eingestellt werden (2020: +0,1 Mio. Franken, 2021: +0,5 Mio. Fran- ken; 2022: +2,1 Mio. Franken). Für das Planjahr 2023 sind rund 2,7 Mio. Franken vorgesehen.

7.2. Stellenbedarf Für das Programm und die Projekte wurden mit RRB Nr. 383/2018 zwei befristete und drei unbefristete Stellen im Amt für Informatik ge- schaffen. Für das Projekt zur IKT-Grundversorgung an den Schulen der Sekundarstufe II bewilligte der Regierungsrat weitere zwei befristete und zwei unbefristete Stellen (RRB Nr. 260/2019). Die unbefristeten Stellen übernehmen nach den Programm- bzw. Projektarbeiten Aufga- ben in der Linienorganisation des Amts für Informatik. Für den Rechen- zentrumsbetrieb im Polizei- und Justizzentrum hat der Regierungsrat auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern im Stellenplan des Amts für Informatik zusätzlich drei Stellen geschaffen (RRB Nr. 338/2019). Insgesamt ergeben sich acht neue Stellen für das Amt für Informatik. Stellen Richtposition bewilligt mit RRB Nr. Klasse VVO 1,0 Hauptabteilungschef/in 383/2018 LK 24 2,0 Informatikspezialist/in mbA 383/2018 LK 21 2,0 Informatikspezialist/in mbA 260/2019 LK 21 3,0 Informatikspezialist/in 338/2019 LK 19 8,0 Total Aus den Projekten im Programm ergeben sich neue Aufgaben im IKT-­ Bereich für das Amt für Informatik als zentraler Leistungserbringer. Die dafür notwendigen Stellen können amtsintern nur teilweise kompensiert werden. Es müssen weitere Stellen geschaffen werden. Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Abteilungschef/in (Organisationsentwicklung) LK 23 1,0 Informatikspezialist/in (OIS-Geschäftsstelle) LK 20 1,0 Informatikspezialist/in (IKT-Controlling) LK 20 4,0 Informatikspezialist/in mbA (Sicherheitsorganisation) LK 21 2,0 Informatikspezialist/in (Security Operations Center) LK 20 9,0 Total –2,0 Kompensation Amt für Informatik LK 23; LK 20 7,0

Der Stellenbedarf ist in den Projektaufträgen aufgeführt und begrün- det. Es geht dabei um: – 1,0 Stellen Organisationsentwicklung: Damit der mit der neuen IKT-­ Organisation in der kantonalen Verwaltung ausgelöste Veränderungs- prozess erfolgreich abgewickelt werden kann, ist der Aufbau besonde- rer Fähigkeiten und von Expertenwissen im Bereich IKT-Organisa- tionsentwicklung auf Stufe der Geschäftsleitung des Amts unabding- bar. Die Stelle wird die Überführungen der IT-Organisationen der Direktionen in das Amt für Informatik begleiten und organisatorische Veränderungen für ein kundenorientiertes, leistungsstarkes Amt für Informatik unterstützen. Die Stelle wird amtsintern kompensiert. – 1,0 Stellen OIS-Geschäftsstelle und Stellungnahmen: Die IKT-Stra- tegie weist dem Amt für Informatik und der Operativen Informatik- steuerung (OIS) eine zentrale Rolle in der Beurteilung von IKT-Vor- haben der Direktionen und der Staatskanzlei zu. Es sind zusätzliche Personalmittel nötig, um die Stellungnahmen des Amts für Informatik zuhanden der OIS bereitzustellen. Da das Amt für Informatik die Ge- schäftsstelle der OIS führt, bereitet die neue Stelle auch die Sitzun- gen der OIS vor, verfasst die Stellungnahmen im Auftrag der OIS und unterstützt die OIS-Mitglieder in der Ausübung ihrer Rolle. – 1,0 Stellen IKT-Controlling: Das IKT-Controlling muss vollständig neu aufgebaut und professionell betreut werden. Für die Führung des verwaltungsweiten IKT-Controllings (vgl. auch § 16 Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung) wird eine neue Stelle geschaffen. – 6,0 Stellen Sicherheitsorganisation und SOC: Neben dem Informa- tiksicherheitsbeauftragten des Kantons muss im Amt für Informatik eine Sicherheitsorganisation aufgebaut werden. Es werden vier Stellen benötigt. Diese Zahl liegt gemessen an der Anzahl der zu betreuenden Benutzerinnen und Benutzer an der unteren Grenze gemäss einer Empfehlung der Gartner Group (weltweit führendes Unternehmen für Analyse von IKT-Trends). Zusätzlich sind für das SOC neu zwei Stellen aufzubauen für die Phasen Problemermittlung und -lösung. Es ist vorgesehen, eine der sechs Stellen intern zu kompensieren. Derzeit fehlen im Amt für Informatik weitere Funktionen und Fähig- keiten. Es geht beispielsweise um die Bereiche Lieferanten-, Sourcing- und Vertragsmanagement, Lizenzmanagement, Architektur Technolo- gie, Architektur Daten und Applikationen, Architektur User Experience oder Cloud Engineering. Der genaue Bedarf wird in der Konzeptphase des Projekts Aufbau- und Ablauforganisation Amt für Informatik er- mittelt. Die Finanzdirektion wird gegebenenfalls dem Regierungsrat bis voraussichtlich Mitte 2020 zusätzliche Stellen beantragen. Es kann da-

von ausgegangen werden, dass zumindest ein Teil der Stellen durch die Zusammenführung der IKT-Grundversorgung der kantonalen Verwal- tung kompensiert werden kann. Im weiteren Verlauf der Projektarbeiten wird der durch die Umset- zung des Programms erforderliche Stellenbedarf bei den Direktionen und der Staatskanzlei erhoben und dem Regierungsrat gegebenenfalls zusätzliche Stellen beantragt.

7.3. Übersicht Folgekosten In den neun vorliegenden Projekten werden verschiedene Lösungen beschafft, die zu Investitions- und Betriebskosten führen werden. Sie sind nicht Teil der vorliegenden Programmkosten. Die Kosten für die Lösungen können noch nicht beziffert werden. In mehreren Projekten müssen öffentliche Ausschreibungen durchgeführt werden. Die nachfolgende Übersicht zeigt die mit den Projekten zu- sammenhängenden geplanten Beschaffungen. Projekt Beschaffungen (Investitions- oder Betriebskosten) Organisation, Steuerungs- Keine Beschaffung und Führungsprozesse IKT-Verrechnung Offen, ob Vorsysteme zur Verrechnung nötig sind IKT-Controlling Keine Beschaffung IKT-Sicherheit Betrieb des SOC durch einen externen Partner (ohne Phasen «Detect» und «React») Digitaler Arbeitsplatz Hard- und Software sowie Dienstleistungen (Endgeräte, Zubehör, Betriebssystem, Drucklösung usw.) Identitäts- und Zugriffs­ Annahme: Keine neue Lösung, aber Anpassungsarbeiten management UCC/Messaging Neue Hard- und Software sowie Dienstleistungen wie Unterstützung im Rollout, Schulung usw. Netzwerk Anpassungen am Netzwerk der kantonalen Verwaltung LEUnet Aufbau- und Ablauf­ Lizenzen für IT-Service-Management-Tool organisation AFI

8. Wirtschaftlichkeit Vor allem von den Zentralisierungs- und Standardisierungsvorhaben im Programm zur Umsetzung der IKT-Strategie, vom technologischen Fortschritt sowie von der zentralen Beschaffung der IKT-Grundversor- gung ist eine Steigerung der Kosteneffizienz zu erwarten. Andere IKT-­ Aufgaben, die in Zukunft verstärkt wahrgenommen werden sollen, wie

insbesondere das IKT-Controlling und die IKT-Sicherheit, werden in einer ersten Phase Mehrkosten verursachen und erst mittel- bis lang- fristig zu einer Verbesserung der Wirtschaftlichkeit beitragen können. Im Rahmen der Erarbeitung der Projektaufträge wurde die Wirtschaft- lichkeit der einzelnen Vorhaben beurteilt. Da jedoch die Kosten nicht bekannt sind, ist in den meisten Bereichen eine Quantifizierung der Wirt- schaftlichkeit kaum möglich.

9. Risiken Die in RRB Nr. 383/2018 aufgezeigte Risikosituation mit Blick auf die gesamte IKT-Situation im Kanton Zürich ist nach wie vor gültig. Die grössten Risiken für den Erfolg der Umsetzung des Programms sind aus heutiger Sicht: – Die Umsetzung erfolgt nicht verwaltungsweit, wodurch nicht das ge- samte Potenzial ausgeschöpft werden kann. – Es gibt starke Abhängigkeiten der Projekte innerhalb des Programms. Dadurch entsteht eine grosse Komplexität, da Probleme in einem Pro- jekt mehrere andere Projekte in Bezug auf Termin und Erfolg beein- flussen können. – Aufgrund der Komplexität müssen gewisse Annahmen und Entscheide getroffen werden. Werden diese zu einem späteren Zeitpunkt hinter- fragt, gefährdet dies die bis dahin geleistete Arbeit. – Der ambitionierte Zeitplan erfordert ein zielgerichtetes Arbeiten, in dem kurze Reaktionszeiten notwendig sind. Kann dies nicht einge- halten werden, können Verzögerungen entstehen. – Unpräzise Anforderungen für Vergaben führen im Betrieb zu Mehr- kosten. Die Bewirtschaftung der Risiken obliegt der Programmleitung. Diese führt ein Risikomanagement mit weiteren Risiken und hat bereits ver- schiedene Massnahmen zur Verringerung der Risiken ergriffen.

10. Gremien Ein Projektausschuss ist für alle Projekte im Programm zuständig. Dies ermöglicht eine einfachere Abstimmung der verschiedenen Ab- hängigkeiten unter den Projekten. Der Projektausschuss setzt sich aus den Mitgliedern des Gremiums OIS zusammen. Der Projektausschuss hat die Projektaufträge einzeln besprochen und zuhanden des Gre- miums SDI beschlossen. Das Gremium SDI, das als Programmausschuss wirkt, hat an seiner Sitzung vom 12. Juni 2019 der Freigabe der neun Projektaufträge und ge- stützt darauf dem Antrag der Finanzdirektion zugestimmt.

11. Weiteres Vorgehen Mit der Freigabe der neun Projekte wird die Konzeptphase gestartet. Die übrigen drei Projekte werden zu gegebener Zeit dem Gremium SDI vorgelegt. Der Regierungsrat wird gemäss seiner Zuständigkeit über die Vergaben beschliessen. Dabei entscheidet er auch, welche Leistungen extern vergeben und welche Leistungen intern erbracht werden. Nach Be- endigung der Projektarbeiten wird der Regierungsrat als Programm-­ Auftraggeber über den Abschluss des Programms beschliessen. Die Programmleitung erstattet dem Gremium SDI regelmässig Be- richt zum Stand des Programms. Im Übrigen wird im Geschäftsbericht des Regierungsrates über das Programm informiert.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die geänderte Programmorganisation wird gemäss Erwägung 2 fest- gelegt.

II. Die Projekte gemäss Erwägung 3 werden freigegeben.

III. Die Finanzdirektion wird beauftragt, die Projektaufträge zu den drei Projekten gemäss Erwägung 4 dem Gremium SDI zur Beschluss- fassung zu unterbreiten.

IV. Für das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie wird zur Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 383/2018 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 9 400 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt Fr. 11 200 000.

V. Die Ausgabenbewilligung gemäss Verfügung der Finanzdirektion vom 21. Januar 2019 betreffend Externer Qualitäts- und Risikomanager im Programm zur Umsetzung der IKT-Strategie wird aufgehoben.

VI. Im Stellenplan des Amts für Informatik der Finanzdirektion wer- den mit Wirkung ab 1. Oktober 2019 folgende Stellen neu geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 4,0 Informatikspezialist/in mbA LK 21 3,0 Informatikspezialist/in LK 20

VII. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli