RRB Nr. 63/2017
Konzept Raumverrechnung, Zustimmung
25 janvier 2017Allemand9 min
Source zh.ch
Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 25. Januar 2017
63. Übergangskonzept Raumverrechnung
Erwägungen
A. Ausgangslage Das Immobilienamt des Kanton Zürich (IMA) ist für die Bewirtschaf- tung der Immobilien des Kantons mit Büronutzung zuständig. Darunter fällt auch die Verrechnung der kalkulatorischen Raumkosten und der Neben- und Dienstleistungskosten. Das IMA baut derzeit die IT-Unter- stützung der Immobilienprozesse neu auf. Angestrebt wird der Einsatz einer Standardsoftware, wie SAP RE-FX und PM/CS. Dazu müssen die Werteflüsse für die Verrechnung der Raum-, Neben- und Dienstleistungs- kosten neu festgelegt werden. Zudem wird der Neubau für das Polizei- und Justizzentrum (PJZ) geplant. Die neue IT-Unterstützung der Ver- rechnungsprozesse muss deshalb auf ein Geschäftsmodell mit mehreren Betreibern ausgelegt werden. Mit dem neuen Konzept werden geltende Regelungen für die Verrech- nung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten des Immobilienam- tes aufgrund folgender Schwachstellen und Ereignisse überarbeitet: – Die Festlegung der Raumkosten je Quadratmeter erfolgt zeitverscho- ben und hat bei Investitionen in die Gebäude grosse Schwankungen der Quadratmeterpreise zur Folge. Diesbezüglich soll für die Nutzen- den mehr Transparenz geschaffen werden. – Derzeit ist keine verursachergerechte Verrechnung der Nebenkosten möglich, da nicht alle Leistungen (z. B. Verwaltung, Immobilienmana- gement) erfasst werden. Es gibt keine Kostentransparenz, da Leistun- gen, die bereits heute erbracht werden, nicht zu den tatsächlichen Kos- ten verrechnet werden können (fehlende Vollkostenrechnung). Damit fehlt es auch an einem Anreiz für die Nutzenden für Kosteneinsparun- gen. Durch die Einführung des Prozess-/Leistungsmodells (ProLeMo; Industrie-Standard) werden die Leistungen und Kosten vollständig erfasst und können dadurch mit denjenigen anderer Facility-Manager- Organisationen verglichen werden. Dienstleistungen lehnen sich an das Prozess-/Leistungsmodell im FM (ProLeMo) an und können da- nach ausgewertet werden. – Die geltenden Regelungen bilden nicht alle Aspekte ab (Modell mit mehreren Betreibern), die beispielsweise für die Raumverrechnung des künftigen PJZ benötigt werden. Hier muss der neue Verrechnungspro- zess auf das Geschäftsmodell mit mehreren Betreibern ausgerichtet werden.
– Die bestehende IT-Lösung des Immobilienamtes für die Raumverrech- nung kann nur noch befristet unterhalten und muss spätestens im Hin- blick auf die Inbetriebnahme des PJZ abgelöst werden. Es ist vorge- sehen, anstelle der heutigen Individuallösung eine SAP-Standardsoft- ware einzusetzen. Dazu müssen zwingend und so rasch wie möglich die Werteflüsse für die Liegenschaftserfolgsrechnung und die Verrech- nung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten festgelegt werden. Falls dies nicht im Laufe von 2017 erfolgen kann, ist mit Verzögerun- gen im Rahmen der vom Kantonsrat geforderten Umsetzung der Re- organisation des Immobilienmanagements (KR-Nr. 29/2013) zu rech- nen, weil keine Erfahrungen mit dem neuen Verrechnungskonzept ge- sammelt werden können. Das vorliegende Konzept wirkt sich unmittelbar auf die rund 160 Im- mobilien, die der Kanton im Verwaltungsvermögen hält, aus. Hiervon sind ungefähr 40 Immobilien von der Verrechnung der Kostenmiete betroffen. Demgegenüber betrifft die Verrechnung der Neben- und Dienstleistungs- kosten alle Gebäude. Das vorliegende Konzept stellt eine Übergangslösung dar bis zur defini- tiven Umsetzung der Reorganisation des Immobilienmanagements.
B. Zielsetzungen des Konzepts Vor dem Hintergrund der Reorganisation des Immobilienmanagements (KR-Nr. 29/2013) und der zu überarbeitenden Rechtsgrundlagen betref- fend Raumverrechnung hat die Projektgruppe das heutige Konzept über- arbeitet und Verbesserungsmöglichkeiten mit konkreten Massnahmen aufgezeigt. Ziel dieses Übergangskonzepts ist es, im nächsten Jahr Erfah- rungen zu sammeln, um das Mietermodell gestützt auf das hierfür erfor- derliche Verrechnungskonzept umzusetzen und Anpassungen rechtzei- tig in die Wege leiten zu können. Mit der Umsetzung der neuen Raumverrechnung werden in Überein- stimmung mit den Vorgaben zur Reorganisation des Immobilienmanage- ments die nachfolgenden Ziele verfolgt: – aktuelle, möglichst stabile, mittelfristig kostendeckende Quadratmeter- preise für die Raumverrechnung; – perioden- und verursachergerechte Verrechnung der Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten (die durch die Nutzenden beeinflusst wer- den können); – einfachere Budgetierung durch die Nutzenden; – Ermöglichung der Umsetzung mit den bestehenden Richtlinien, allen- falls mit Anpassung der bestehenden Richtlinien im Rahmen der Re- vision der Immobilienverordnung;
– geringer administrativer Aufwand seitens Immobilienamt, einfache Be- rechnung und Pflege der Quadratmeterpreise (Kostenmiete); – Verbesserung der Nachvollziehbarkeit; Akzeptanz bei den Nutzenden; – Einhaltung der Saldovorgaben des Regierungsrates durch das Immo- bilienamt; – Ausbau der IT-Unterstützung der Verrechnungsprozesse für das Ge- schäftsmodell mit mehreren Betreibern. Mit dem vorliegenden Konzept Raumverrechnung können diese Ziele erreicht werden. Die Immobilien des Verwaltungsvermögens der Bau- direktion werden neu in einer finanziellen Leistungsgruppe abgebildet. Dies ermöglicht stabilere Raumkosten je m2, weil die finanzielle Leistungs- gruppe Über- oder Unterdeckungen aufweisen kann, ohne dass dadurch Saldovorgaben des Regierungsrates verletzt werden. Die Über- oder Un- terdeckungen der Immobilien im Verwaltungsvermögen werden getrennt vom Ergebnis des Immobilienamtes ausgewiesen (analog zur Leistungs- gruppe Nr. 8710 mit den Liegenschaften des Finanzvermögens). Der Saldo der Erfolgsrechnung muss jedoch langfristig ausgeglichen sein. Angestrebt wird, dass das Ergebnis über eine Periode von acht Jahren ausgeglichen ist. Der Ausgleich kann durch die Anpassung der Raumkosten durch den Regierungsrat erreicht werden. Da Neuinvestitionen durch den Regie- rungsrat genehmigt werden müssen, ist zudem sichergestellt, dass bei posi- tiven Abschlüssen in der neuen Leistungsgruppe keine unzweckmässigen Mehrinvestitionen getätigt werden.
C. Inhalt des Konzepts Pro Gebäude führt das Immobilienamt mit Einführung der SAP-Lö- sung eine Liegenschaftenerfolgsrechnung. Diese ermöglicht eine neue Gliederung der Kosten und damit verbunden Verursachergerechtigkeit, Transparenz, Qualität und Aktualität. Die Direktionen (Nutzenden) und deren Ämter werden dadurch finanziell nicht stärker belastet. Den Nut- zenden werden nur die tatsächlichen Ist-Kosten belastet und im Rahmen des neuen Konzepts Raumverrechnung keine zusätzlichen Kosten auf- erlegt werden. Die Verwaltungskosten sind ebenfalls nicht enthalten, wer- den jedoch für den Benchmark aus rein statistischen Gründen mitgeführt. Anpassungen des Mietzinses erfolgen erst bei Zinsschritten von 0,25%. Bisher wurden die Raumkosten den Mietern mit den Betriebs- bzw. Nebenkosten verrechnet. Künftig werden die Nebenkosten perioden- und wo möglich verursachergerecht, sonst pauschal pro Objekt und Nutzen- den über die neue finanzielle Leistungsgruppe verrechnet. Das Geschäfts- jahr für die Nebenkostenabrechnung umfasst damit neu den Zeitraum
von Oktober bis und mit September (und nicht mehr wie bis anhin von Januar bis Dezember), sodass die finanzielle Leistungsgruppe jährlich aus- geglichen werden kann. Ein Vergleich des bisherigen Modells mit dem neuen Modell ist mithin aus diesem Grund nicht möglich. Der Aufwand für mieterseitige Dienstleistungen wird den Bestellen- den direkt in Rechnung gestellt. Die Anpassungen bei den Raumkosten erfolgt neu einschliesslich der eigentümerseitigen Betriebskosten und Gruppierung der Gebäude nach Objektarten. Die Verrechnung der Ne- benkosten erfolgt neu als Ist-Kosten der Periode statt bisher als Budget- verrechnung gestützt auf die Ist-Kosten der Vorjahre. Mit der Umsetzung des Konzepts werden die Ist-Kosten neu perioden- und wo möglich ver- ursachergerecht verrechnet. Die Qualität, Aktualität und Transparenz der Immobilienkosten werden mit der Übergangslösung verbessert und lie- fern im Hinblick auf die Einführung des Mietermodells wertvolle Zusatz- informationen betreffend der zu setzenden Anreize. Bei der Festlegung der Raumkosten wird der Gebäudezustand eben- falls mitberücksichtigt werden. Der erhöhte administrative Aufwand ist aus Sicht des Immobilienamtes vertretbar. Um sicherzustellen, dass der Zustand aktuell und einheitlich erfasst ist, werden die betroffenen Ge- bäude 2017 einer neuen Zustandsbewertung unterzogen. Dies kann in der Folge für einzelne Gebäude zu einer Anpassung der Kostenmieten auf den 1. Januar 2019 führen. Unter Berücksichtigung des heutigen Gebäudezustands ergeben sich folgende Mietpreise je m2: Flächenart Engere Bezirksverwaltungen Einzeln genutzte Zentralverwaltung Gebäude – Polizeiposten Top Mittel Sanie- Top Mittel Sanie- Top Mittel Sanie- rung rung rung Büro-, Aufenthalts- 367 335 – 704 356 390 – 240 226 und Schalterräume Bürotechnik 257 235 – 493 249 273 – 168 158 Werkstätten, Labor, 220 201 – 423 214 234 – 144 136 Küchen Werkhallen 147 134 – 282 142 156 – 96 90 Lager 110 101 – 211 107 117 – 72 68 Die in der Tabelle aufgeführten Raumkosten je m2 für Büro-, Aufent- halts- und Schalterräume weichen geringfügig von denjenigen im An- hang 5 des Konzepts Raumverrechnung ab, weil in der Zwischenzeit der Zustand für alle betroffenen Gebäude berücksichtigt werden konnte.
Die Raum-, Neben- und Dienstleistungskosten werden wie bisher pe- riodisch in Rechnung gestellt. Die übrigen Dienstleistungskosten, wie z. B. Telematik, Büromobiliar und Umzüge, erfahren mit dem neuen Kon- zept Raumverrechnung keine Änderungen. Spezialvereinbarungen mit den Parlamentsdiensten bezüglich der Ver- rechnung der Raumkosten sind vom neuen Konzept Raumverrechnung nicht betroffen und bleiben nach wie vor gültig. Die IT-Unterstützung der Prozesse erfolgt neu, wie erwähnt, mittels SAP-Standardsoftware. Die bestehende, veraltete und kaum mehr zu un- terhaltende Individuallösung des Immobilienamtes wird abgelöst. Mit der SAP-Lösung und durch die Verabschiedung des vorliegenden Konzepts wird ab 2019 für die Nutzenden ein Lesezugriff auf die Liegenschaften- erfolgsrechnung je Gebäude in die Wege geleitet. Damit können die Di- rektionen zukünftig jederzeit die Kosten und die verrechneten Mieten, Nebenkosten und Dienstleistungen kontrollieren und es wird Transpa- renz geschaffen. Zu berücksichtigen ist, dass die SAP-Standardsoftware 2017 eingeführt werden muss, damit die Daten rechtzeitig bereitgestellt werden können.
D. Massnahmen – Die neu berechnete Kostenmiete ist vom Regierungsrat festzulegen und durch die Baudirektion im Hinblick auf die Erarbeitung des KEF 2018–2021 bekannt zu gegeben. – Die neue Kostenmiete und die Ist-Verrechnung der Nebenkosten wer- den auf den 1. Januar 2018 eingeführt. – Auf den 1. Januar 2018 werden die Hochbauten der Baudirektion in die neue finanzielle Leistungsgruppe übergeführt. – Die aktualisierte Kostenmiete wird jährlich mit dem Beschluss des Regierungsrates betreffend die Richtlinien zum KEF beschlossen.
E. Umsetzung Konzept Das Immobilienamt der Baudirektion setzt das neue Konzept Raum- verrechnung um und legt dem Regierungsrat Änderungen des Konzepts zum Beschluss vor. Im Weiteren setzt es die neuen Werteflüsse entspre- chend dem vorliegenden Konzept Raumverrechnung unter Berücksich- tigung des Gebäudezustands auf den 1. Januar 2018 um.
Dispositiv
Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:
I. Dem Konzept Raumverrechnung des Immobilienamtes vom 26. Ok- tober 2016 wird zugestimmt. Es gilt als Übergangslösung bis zur defini- tiven Einführung des Mietermodells.
II. Bei den Nebenkosten werden 2018 erstmals die Ist-Kosten der Pe- riode Oktober 2017 bis September 2018 verrechnet.
III. Mitteilung an – die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei – die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich) – die Finanzkontrolle – die Parlamentsdienste – die Ombudsperson – den Datenschutzbeauftragten
Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:
Husi