Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens, Stand des Projekts per 31. Dezemer 2011, Berichterstattung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 29. August 2012

889. Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens; Berichterstattung über den Stand des Projekts per 31. Dezember 2011

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 die Finanzdirektion beauftragt, das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungs- wesens» durchzuführen. Er hat mit Beschluss Nr. 235/2009 den Stand des Projekts am 31. August 2008, mit Beschluss Nr. 684/2010 den Stand am 31. Dezember 2009 und mit Beschluss Nr. 518/2011 den Stand am 31. Dezember 2010 zur Kenntnis genommen. Das Projekt zielt darauf hin, eine nachhaltige Senkung der gesamten Beschaffungskosten zu erreichen, eine hohe Qualität der Beschaffun- gen sicherzustellen und die Risiken so gering wie möglich zu halten. Ge- mäss RRB Nr. 48/2007 sind alle nicht strategischen oder besonderen Sachmittel und Dienstleistungen betroffen, die durch den Kanton be- schafft oder finanziert werden. Das Projekt umfasst alle Direktionen und die Staatskanzlei. Zudem sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten (z. B. Univer- sität Zürich, Universitätsspital Zürich, Kantonsspital Winterthur) sowie interessierte Behörden und die Rechtspflege eingeladen, im Projekt mitzuarbeiten. Gemäss RRB Nr. 235/2009 ist eine jährliche Berichterstattung der Fi- nanzdirektion an den Regierungsrat vorgesehen, jeweils per Ende Jahr. Die vorliegende Berichterstattung für das Berichtsjahr 2011 enthält Ausführungen über das bisherige Vorgehen, vorliegende Ergebnisse und den bisher erzielten Nutzen, das weitere Vorgehen sowie die bean- spruchten Mittel.

2. Stand des Projekts

2.1 Bisheriges Vorgehen Im Projekt wurden 2007 und 2008 umfangreiche Grundlagenarbeiten durchgeführt. Diese umfassten vertiefte Analysen über das Beschaffungs- wesen im Kanton Zürich und dienten vor allem dazu, verwaltungsüber- greifende Optimierungspotenziale und Handlungsfelder zu ermitteln sowie zweckmässige Vorgehensweisen zur Optimierung festzulegen.

Die Projektarbeiten waren 2009 und 2010 darauf ausgerichtet, meh- rere Teilprojekte auszulösen und rasch einen ersten Nutzen zu erzielen sowie eine gut nachvollziehbare Methodik anzuwenden. Im Weiteren wurden Lösungsansätze für die zukünftige Steuerung des Beschaf- fungswesens entwickelt, um in Zukunft die Optimierung des Beschaf- fungswesens als Daueraufgabe sicherstellen zu können. 2011 wurden die Teilprojekte weiter vorangetrieben und die Arbeiten zum Teil abgeschlossen. Zudem wurden Grundlagen geschaffen, um die zukünftige Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens als Dauer- aufgabe wahrnehmen zu können (u. a. Organisation und Zuständigkei- ten, Informationsportal, Informationsanlässe, Eckwerte für eine elek- tronische Beschaffungsplattform). Der Projektausschuss als oberstes Projektorgan mit je einer Vertre- tung jeder Direktion, der Staatskanzlei, der Universität Zürich und der Rechtspflege führte im Jahr 2011 fünf Sitzungen durch. Ein Kernteam mit Vertretungen des Projektausschusses nahm die operative Steuerung des Projekts wahr. In den Teilprojekten wirkten über 30 Personen mit, mit einem Aufwand von in der Regel zwei bis drei Sitzungen pro Jahr. Die Projektplanung zielte gemäss RRB Nr. 235/2009 darauf hin, das Projekt innerhalb von drei Jahren bis Anfang 2012 abzuschliessen, wo- bei die tatsächliche Dauer davon abhängig gemacht wurde, wie schnell einzelne, verwaltungsübergreifende Teilprojekte ausgelöst und umge- setzt werden können.

2.2 Bisherige Ergebnisse und bisheriger Nutzen

2.2.1 Aufgabengebiet «Materialgruppen» Die 2007 und 2008 geleisteten Grundlagenarbeiten umfassten ver- tiefte Analysen der Sachgruppe 31 (Erfolgsrechnung; Sachaufwand) und der Sachgruppe 506 (Investitionsrechnung; Mobilien, Maschinen, Fahr- zeuge). Die Daten dieser Sachgruppen dienten dabei als «Hilfsgerüst», um ein möglichst klares Bild über das Beschaffungswesen und finan- zielle Grössenordnungen zu erhalten. Das finanzielle Volumen dieser Sachgruppen beträgt insgesamt rund 1,1 Mrd. Franken gemäss der Erfolgs- und Investitionsrechnung 2008. Mehrere Sachgruppen enthalten allerdings auch Ausgaben, die keinen Beschaffungscharakter haben. Das für das vorliegende Projekt poten- ziell wesentliche Beschaffungsvolumen beträgt grob geschätzt jährlich rund 0,8 Mrd. Franken. Auf der Grundlage der Sachgruppen 31 und 506 wurden vertiefende Analysen durchgeführt und soweit zweckmässig einzelne Materialgrup- pen gebildet. In der Folge wurden mehrere Teilprojekte festgelegt, vor allem für Materialgruppen, bei denen genügend strukturierte Beschaf-

fungsdaten vorhanden sind und bei denen verwaltungsübergreifende Potenziale erkennbar sind, die genügend rasch zu ersten Erfolgen füh- ren können. Die Teilprojekte beziehen sich schwerpunktmässig auf eine Sachgruppe, enthalten jedoch oft auch Beschaffungsgüter in weiteren Sachgruppen. Gliederung auf der Grundlage Aufwand Teilprojekte mit Bezug der Sachgruppen 31 und 506 in Mio. Franken zu Sachgruppen (Grundlage zur Bildung von Materialgruppen) (RE 2008) Büromaterial 11,3 TP Büromaterial Publikationen 26,3 TP Publikationen Fachliteratur 2,7 Lehrmittel 22,0 TP Lehrmittel Büromaschinen 5,9 Maschinen, Geräte, Fahrzeuge 53,9 Informatik, Hard- und Software 128,2 Kleider und Wäsche 2,8 Übrige Mobilien 15,7 TP Mobiliar Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt 84,5 TP Facility Management Betriebsmaterial 148,3 TP Facility Management (zum Teil) Lebensmittel 14,6 TP Lebensmittel Benützungskosten 8,5 Übriger Sachaufwand 99,3 Dienstleistungen Dritter 208,5 Mehrere TP, u. a. TP Telematik Verschiedenes 270,7 Total 1103,4 Bemerkungen: – Die für die Sachgruppen aufgeführten Aufwendungen beruhen auf den Werten der Erfolgs- und Investitionsrechnung 2008. Zu beachten ist, dass mit der Anpassung des Kontenplans ab 2009 (Rechnungsle- gung: bis Ende 2008 NRM; ab 2009: IPSAS) viele Sachgruppen neu «gruppiert» wurden, was Vergleiche zwischen 2008 und den Folgejah- ren teilweise stark erschwert. – Im Vergleich zu 2008 (1103,4 Mio. Franken) zeigen die Folgejahre fol- gende Werte: 2009: 1110,0 Mio. Franken; 2010: 1066,3 Mio. Franken; 2011: 1053,9 Mio. Franken. – In der Gruppe «Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt» ist der Unterhalt von Staatsstrassen und Nationalstrassen nicht enthalten. – Die Gruppen «Maschinen, Geräte, Fahrzeuge», «Informatik, Hard- und Software» und «Übrige Mobilien» enthalten auch Anteile an Investitionen. – Unter «Verschiedenes» sind u. a. der Unterhalt von Staats- und Natio- nalstrassen, Mieten, Pachten und weitere Elemente enthalten, die im Sinne des Projekts keinen Beschaffungscharakter haben.

(a) Teilprojekte Die Teilprojekte sind gemäss den Zielsetzungen des gesamten Pro- jekts darauf ausgerichtet, eine nachhaltige Senkung der gesamten Be- schaffungskosten zu erreichen, eine hohe Qualität der Beschaffungen sicherzustellen und Risiken so gering wie möglich zu halten. Sie zielen auch auf Sofortmassnahmen hin, um rasche Kostensenkungen erreichen zu können. Die Teilprojekte werden nach einem einheitlichen Vorgehen in vier Phasen (Initialisierung, Lösung, Umsetzungsplanung, Umsetzung) durch- geführt und mit einer nachvollziehbaren Methodik bearbeitet. Zu nen- nen sind die Anwendung von Beschaffungsportfolios (u. a. Aussagen über die Spezifität von Gütern und das Beschaffungsvolumen), die Er- mittlung von Beschaffungsstrategien sowie die Gestaltung zweckmäs- siger Beschaffungsmodelle (z. B. dezentrale Bestellungen und zentrale Beschaffungen). Die bisherigen Arbeiten zeigen, dass finanzielle Einsparungen mög- lich sind und auch erhebliche administrative Entlastungen erreicht wer- den können. Aus heutiger Sicht sind in den Teilprojekten Einsparungen von jährlich mehreren Millionen Franken zu erwarten. Mit Sofortmass- nahmen konnten bisher Einsparungen von jährlich rund 3,9 Mio. Fran- ken erzielt werden, bezogen auf ein gesamtes finanzielles Volumen von 90 bis 100 Mio. Franken. Der Stand Ende 2011 ergibt das folgende Bild: Teilprojekte Aufwand Erwartete Bisherige Stand der Arbeiten in Mio. Franken Einsparung Einsparung am 31. Dezember 2011 pro Jahr pro Jahr pro Jahr (RE 2008) TP 1, Büromaterial 11,3 1,0 0,6 Abgeschlossen TP 2, Publikationen 26,3 0,5 0,2 Teilweise abgeschlossen TP 3, Lehrmittel 22,0 3,0 3,0 Umsetzung in Arbeit TP 4, Telematik 14,5 gering gering Umsetzung in Arbeit TP 5, Mobiliar 15,7 3,0 offen Lösungen in Arbeit, teilweise in Umsetzung TP 6, Lebensmittel 14,6 offen 0,1 Umsetzung bei der PUK in Arbeit TP 7, Facility Management offen offen offen Lösungen in Arbeit, teilweise in Umsetzung Bemerkungen: – Der aufgeführte Aufwand für die Teilprojekte ist eine Grobschätzung, basierend auf Werten der Erfolgs- und Investitionsrechnung 2008. Die Teilprojekte umfassen oft Güter, die in mehreren Sachgruppen verbucht sind, weshalb der Aufwand nur grob beziffert werden kann.

– Die Güter und Dienstleistungen beim TP Facility Management sind in zahlreichen Sachgruppen verbucht (u. a Heizung, Strom, Wasser, Abwasser, Unterhalt, Betriebsmaterial, Dienstleistungen Dritter). Das finanzielle Volumen ist unbekannt, dürfte jedoch bei über 100 Mio. Franken liegen. Die Teilprojekte zeigen im Einzelnen den folgenden Stand: – TP 1, «Büromaterial»: Die Beschaffungsstrategie sieht ein Kernsor- timent vor, mit dem ein Grossteil der Bedürfnisse abgedeckt werden kann, sowie den teilweisen Ersatz bisheriger Artikel durch solche mit ökonomischen und ökologischen Vorteilen. Das Kernsortiment ist im Berichtsjahr online geschaltet worden. Es wird von den Bestellenden gut genutzt und bisherige Erfahrungen sind positiv. Der Ersatz von Artikeln (u. a. Förderung von Recyclingpapieren) wird als Dauer- aufgabe wahrgenommen. Die erwartete Einsparung beträgt jährlich rund 1,0 Mio. Franken bzw. rund 10% des gesamten Aufwands. Bis- her konnten rund 0,6 Mio. Franken gespart werden. – TP 2, «Publikationen»: Die Beschaffungsstrategie sieht eine konse- quente Beschaffung über die Beschaffungsstelle kdmz, vereinfachte Bestell- und Logistikprozesse sowie Informationstechnologien zur Förderung von «Print on demand» vor. Allgemein ist eine zunehmen- de Tendenz von Bestellungen über die kdmz festzustellen, womit deutliche Kostenvorteile erreicht werden können. Mehrere Direk- tionen setzen vermehrt standardisierte Drucksachen ein (u. a. neues CI/CD), verbunden mit optimierten Bestell- und Logistikprozessen, administrativen Entlastungen sowie Kostenvorteilen bei der Produk- tion. Die vorgesehene Verwirklichung eines «Printportals» und eines «elektronischen Drucksachenkatalogs» wird in Abstimmung mit den Arbeiten für eine elektronische Beschaffungsplattform erfolgen. Die erwartete Einsparung beträgt jährlich rund 0,5 Mio. Franken, wobei auch erhebliche administrative Entlastungen zu erwarten sind. Bis- her konnten gemäss Stichproben mindestens 0,2 Mio. Franken er- reicht werden. – TP 3, «Lehrmittel»: Dieses Teilprojekt wird in der Bildungsdirektion durchgeführt, da in der entsprechenden Sachgruppe fast ausschliess- lich Schulmaterial an Mittel- und Berufsschulen verbucht wird. Als Folge dieses Teilprojekts und als «San10»-Massnahme bearbeitet das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) das Thema «Zentraler Einkauf an Mittel- und Berufsschulen». Mit Priorität 1 (Umsetzung sofort) werden Serverstrukturen und Serverräume, die Ablösung von Telefonzentralen, Outputsysteme (Kopierer, Drucker) und Büroma- terial bearbeitet. Mit Priorität 2 (Umsetzung ab 2012) erfolgen die Arbeiten für Mobiliar und Turngeräte sowie IT-Hardware. Die Auf- wandminderung im Bereich Lehrmittel beläuft sich auf mindestens 3,0 Mio. Franken.

– TP 4, «Telematik»: Dieses Teilprojekt zielt auf Optimierungen mit Bezug zur Festnetz- und Mobiltelefonie (Sprache und Daten) hin, wobei eine Koordination mit dem KITT und dem Service Center Lotus Notes erfolgt. Die Prioritäten sind bisher auf einheitliche Be- schaffungs- und Verrechnungsprozesse für Mobiltelefone, Smart- phones und Mobilfunkdienstleistungen gelegt worden. Die Lösung liegt in Form eines Konzepts vor (u. a. Einsatz von Flottenmanagern in den Direktionen, Beschaffungen über ausgewählten Shop). Zur- zeit wird mit externen Dienstleistern und Lieferanten an der techni- schen Umsetzung gearbeitet. Bei diesem Teilprojekt werden zwar keine direkten Einsparungen, jedoch eine erhöhte Transparenz und erhebliche administrative Entlastungen in einem Bereich mit einem wachsenden Beschaffungsvolumen erwartet. – TP 5, «Mobiliar»: Die Lösungsansätze zielen auf eine Verlängerung der Einsatzdauer des Mobiliars, die Festlegung eines durchschnittli- chen Kostendachs je Standardarbeitsplatz sowie klar definierte Zu- ständigkeiten für die Bestellung und Beschaffung von Mobiliar. Mit dem Entscheid des Regierungsrates bezüglich eines modifizierten Immobilienmodells soll die zentrale Bereitstellung einer Grund- ausstattung geprüft werden (u. a. Verrechnung über Flächenneben- kosten, Abstufung Preis nach Alter der Mobiliarlinie), mit fallweise ergänzendem Mobiliar (u. a. Beschaffungen im Rahmen der Budgets der Direktionen). Neu soll auf Umzüge der Grundausstattung ver- zichtet werden. Zudem sind Übergangslösungen vorgesehen, um be- sondere Situationen von Organisationseinheiten zu berücksichtigen (z. B. keine doppelte Bezahlung von Mobiliar durch die Direktionen). Im Berichtsjahr erfolgte zudem eine Submission für das «Büromobi- liar» mit einem neuen Rahmenvertrag und deutlich tieferen Kosten. Die zu erwartenden Einsparungen dürften erheblich sein, allerdings nur schrittweise über einen längeren Zeitraum anfallen. Sie sind zur- zeit offen, werden jedoch grob auf jährlich rund 3,0 Mio. Franken bzw. rund 20% geschätzt. Zu einem späteren Zeitpunkt werden die Direk- tionen zu einer Vernehmlassung eingeladen. – TP 6, «Lebensmittel»: Die Lösungen zielen darauf hin, eine übergrei- fende Optimierung über die heutigen Beschaffungsstellen hinweg zu erreichen (v. a. Psychiatrische Kliniken, Vollzugsanstalten). Die Be- schaffungsstrategie der Psychiatrischen Universitätsklinik (PUK) liegt vor und die Umsetzung von Massnahmen zur Optimierung der Be- schaffungskosten und zur Bündelung der Lieferanten ist in Arbeit. Die Erfahrungen bei der PUK können in der Folge als Grundlage für andere Betriebe und für übergreifende Optimierungen dienen. Als Sofortmassnahme erfolgten die Überprüfung und der Ersatz bishe- riger Artikelgruppen, womit bisher rund 0,1 Mio. Franken gespart werden konnten. Der gesamte zu erwartende Nutzen ist zurzeit offen.

– TP 7, «Facility Management»: Dieses Teilprojekt ist 2010 eingeleitet worden. Es zielt darauf hin, Artikelgruppen zu bilden, Standardsor- timente zu bestimmen, Beschaffungsprozesse und Zuständigkeiten festzulegen sowie eine Bestellplattform einzusetzen. Bisher liegen Übersichten gemäss «Prozess-Leistungsmodell für Immobilienbewirt- schaftung», provisorische Zuordnungen im Beschaffungsportfolio sowie Lösungsansätze für Beschaffungsmodelle einzelner Artikelgrup- pen vor. Zudem sind die Arbeiten zur Optimierung ausgewählter Artikelgruppen eingeleitet worden. Zu nennen sind unter anderem «Inspektion und Wartung», «Reinigungsmaterial», «Förderanlagen» und «Transporte», bei denen Bündelungen und eine Einbindung in bestehende Rahmenverträge erfolgen. Das gesamte Volumen und der zu erwartende Nutzen sind zurzeit offen, da diese Materialgrup- pe einen Bezug zu sehr vielen Sachkonten hat. (b) Weitere Sachgruppen Bei den weiteren Sachgruppen, die keinen oder nur einen teilweisen Bezug zu einem Teilprojekt haben, wurde geklärt, ob und wie sie weiter bearbeitet werden sollen. Die Arbeiten zeigen, dass erhebliche Einspa- rungen erreicht werden können. Diese werden sich aufgrund bisher ge- troffener Massnahmen bei jährlich über 1,5 Mio. Franken bewegen. Der Stand per Ende 2011 ergibt das folgende Bild: Gliederung auf der Grundlage Aufwand Stand der Arbeiten der Sachgruppen 31 und 506 in Mio. Franken am 31. Dezember 2011 pro Jahr (RE 2008) Fachliteratur 2,7 Verzicht auf TP Büromaschinen 5,9 Bisher gute Lösung; Verzicht auf TP; Einsatz einer Arbeitsgruppe; Einzelne Massnahmen in Arbeit Maschinen, Geräte, Fahrzeuge 53,9 Bisher gute Lösung; Verzicht auf TP Informatik, Hard- und Software 128,2 Bearbeitung mit Priorität 2 (Koordination mit KITT); zum Teil Sofortmassnahmen Kleider und Wäsche 2,8 Verzicht auf TP Heizung, Strom, Wasser, 84,5 Lösungen in Arbeit Abwasser, Unterhalt (Bestandteil bei TP 7, Facility Management) Betriebsmaterial 148,3 Lösungen in Arbeit (Bestandteil bei TP 7, Facility Management); Hoher Aufwandanteil bei Kantonsapotheke Benützungskosten 8,5 Bisher gute Lösung; Verzicht auf TP; Einzelne Massnahmen abgeschlossen; Einsparung von jährlich 1,5 Mio. Franken Übriger Sachaufwand 99,3 Verzicht auf TP Dienstleistungen Dritter 208,5 Lösungen teilweise in Arbeit; Bestandteil bei mehreren TP (u. a. TP 4, Telematik)

Die Arbeiten mit Bezug zu den Sachgruppen zeigen im Einzelnen den folgenden Stand: – Sachgruppe «Fachliteratur»: Abklärungen für «Zeitungen und Zeit- schriften» als Teile dieser Sachgruppe deuten darauf hin, dass mit dem Einsatz eines Portals administrative Entlastungen erreicht werden können, jedoch kaum eine Verminderung der Kosten. Bei der Fach- literatur im engeren Sinne wird gewartet, bis zukünftige Regelungen betreffend «Buchpreisbindung» geklärt sind. Auf ein Teilprojekt ist deshalb bisher verzichtet worden. – Sachgruppe «Büromaschinen»: Diese Sachgruppe umfasst vor allem Informatikmittel, die teilweise jedoch auch in anderen Sachgruppen verbucht werden. Die Informatikmittel werden zu einem erheblichen Teil bereits bisher in einer gebündelten Form beschafft, weshalb auf ein verwaltungsweites Teilprojekt verzichtet wird. Hingegen ist eine kleine Arbeitsgruppe eingesetzt worden, um weitere Volumenbünde- lungen zu fördern, mit den grössten Lieferanten verbesserte Kondi- tionen zu erreichen und die Effizienz der Beschaffungsabläufe weiter zu verbessern. Dabei ist auch der Einsatz eines Portals vorgesehen, das in Abstimmung mit den Arbeiten für die elektronische Beschaf- fungsplattform eingerichtet werden soll. Im Berichtsjahr ist zudem eine Ausschreibung zur optimierten Beschaffung von Standardsoft- ware eingeleitet worden. – Sachgruppen «Maschinen, Geräte, Fahrzeuge» und Teile «Betriebs- material»: Der überwiegende Anteil der Beschaffungen erfolgt durch die Kantonspolizei und das Tiefbauamt mit durchdachten und gut eingespielten Abläufen. Diese Stellen führen auf Wunsch auch Be- schaffungen für andere Verwaltungseinheiten durch. Auf die Durch- führung eines Teilprojekts ist deshalb verzichtet worden. Es wird hingegen noch zu klären sein, ob formelle Regelungen festgelegt wer- den sollen, abgestimmt auf zukünftige Regelungen für das kantonale Beschaffungswesen, damit möglichst koordinierte Beschaffungen über diese beiden Beschaffungsstellen sichergestellt sind. – Sachgruppe «Informatik, Hard- und Software»: Die bisherigen Ab- klärungen, die auch mit dem KITT erfolgten, vermitteln ein gutes Gesamtbild über einzelne Handlungsfelder aus Beschaffungssicht. Diese betreffen vor allem Grosskreditoren sowie eine verstärkte Stan- dardisierung und Bündelung von Informatikmitteln (z. B. Drucker, Bildschirme, Zubehör). Das weitere Vorgehen wird geklärt, sobald die Umsetzungsplanung der Informatikstrategie mit Bezug zu Be- schaffungen vorliegt, die unter der Federführung des KITT vorange- trieben wird. Hingegen wurde eine kleine Arbeitsgruppe gebildet, um die Beschaffung von Informatikmitteln zu optimieren (siehe Sach- gruppe «Büromaschinen»).

Mit Bezug zu dieser Sachgruppe ist auch auf Massnahmen zu verwei- sen, die unter der Federführung des KITT und einzelner Direktionen erfolgt sind und die aus der Sicht einer verwaltungsweit optimierten Beschaffung positiv einzustufen sind. Zu nennen sind eine verstärkte Bündelung von Informatikmitteln (z. B. direktionsübergreifende Beschaffungen von PCs und Bildschirmen der BD und JI sowie von Servern der VD), koordinierte Beschaffungen von Basissystemen (z. B. verwaltungsweite Erneuerung von Lotus-Notes-Lizenzen) und erfolgreiche Verhandlungen mit Grosskreditoren für verbesserte Konditionen. – Sachgruppe «Kleider und Wäsche»: Diese Sachgruppe weist geringe finanzielle Grössen aus und enthält viele spezifische Artikel. Auf ein Teilprojekt ist deshalb verzichtet worden. – Sachgruppe «Benützungskosten»: Diese Sachgruppe umfasst vor allem Outputsysteme (Kopiergeräte, Drucker, Multifunktionsgeräte), deren Beschaffungen überwiegend in einer gebündelten Form durch die kdmz als zentrale Beschaffungsstelle durchgeführt werden. Die Be- schaffungen erfolgten bisher gestützt auf Rahmenverträge, die befris- tet waren. Die kdmz hat deshalb im Berichtsjahr eine Ausschreibung für neue Rahmenverträge durchgeführt, auch in Absprache mit dem KITT und der KofU. Die Ergebnisse zeigen, dass neu deutlich besse- re Konditionen erreicht werden können. Die erzielbare Aufwand- minderung liegt bei jährlich mindestens 1,5 Mio. Franken, wobei diese schrittweise über mehrere Jahre erreicht werden kann. – Sachgruppe «Übriger Sachaufwand»: Die bisherigen Abklärungen deuten darauf hin, dass diese Sachgruppe viele Ausgaben enthält, die keinen «Beschaffungscharakter» haben. Auf ein Teilprojekt ist des- halb verzichtet worden. – Sachgruppe «Dienstleistungen Dritter»: Diese Sachgruppe umfasst eine grosse Vielfalt von Beschaffungsgütern, die oft einen Bezug zu ein- zelnen Teilprojekten haben. Sie ist deshalb nach mehreren Beschaf- fungssegmenten strukturiert worden wie beispielsweise «Informatik», «Reinigung», «Versorgung und Entsorgung». Diese werden im Rah- men der Teilprojekte berücksichtigt. Weitere Beschaffungsgüter, die oft einen spezifischen Charakter haben, werden bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt angegangen.

2.2.2 Aufgabengebiet «Beschaffungsprozesse» Gemäss RRB Nr. 235/2009 werden in diesem Aufgabengebiet die Grundsätze für optimierte Beschaffungsprozesse erarbeitet und damit verbundene organisatorische Fragen geklärt. 2010 und 2011 ist ein Ge- samtrahmen für eine zukünftige Steuerung des kantonalen Beschaf- fungswesens erarbeitet worden. Die Regelungen liegen weitgehend vor. Es ist vorgesehen, dass diese mit einem Regierungsratsbeschluss fest- gelegt werden. Die Lösung sieht folgende Eckwerte vor:

– Es soll ein Gremium «Beschaffungskoordination» mit Vertretungen der Direktionen und der Staatskanzlei geschaffen werden, das in Zu- kunft verwaltungsübergreifend koordinierte Beschaffungen fördert. – Es soll zudem eine kleine «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» mit Fachleuten des Beschaffungswesens geschaffen werden, die Auf- gaben für das kantonale Beschaffungswesen wahrnimmt. – Für einzelne Materialgruppen soll die Funktion «Lead Buyer» bzw. «Verantwortliche je Materialgruppe» festgelegt werden, mit dem Ziel, verwaltungsübergreifend koordinierte Beschaffungen für ein- zelne Materialgruppen zu fördern. Diese Funktion soll jeweils durch die Amtsstelle wahrgenommen werden, die gemäss den geltenden Regelungen bereits bisher für die Beschaffungen der entsprechenden Materialgruppe zuständig ist. – Die Direktionen, die Staatskanzlei und die Amtsstellen legen die Durchführung der Beschaffungen im Rahmen ihrer Zuständigkeiten selber fest, unter Berücksichtigung übergeordneter Regelungen für das kantonale Beschaffungswesen. Der vorliegende Gesamtrahmen dient auch als Grundlage für die in- formatikgestützte Verankerung des Beschaffungswesens. Zurzeit ist eine Machbarkeitsstudie für eine entsprechende elektronische Beschaffungs- plattform in Arbeit, auf deren Grundlage der Regierungsrat einen Projektauftrag erteilen soll. Bei diesen Arbeiten ist besonders auch RRB Nr. 1725/2010, Sanierungsprogramm für den Staatshaushalt («San10») zu beachten. Die darin aufgeführten Massnahmen sehen unter anderem vor, dass das Beschaffungsmanagement kantonsweit mit einer möglichst einheitlichen IT-Applikation erfolgen soll.

2.2.3 Aufgabengebiet «Kreditoren» Für einen Grossteil der Kreditoren sind während der Grundlagenar- beiten die finanziellen Werte grob ermittelt worden. Die Optimierungen erfolgen in erster Linie im Rahmen der Teilprojekte. Für ausgewählte Grosskreditoren sind erste vertiefende Abklärungen durchgeführt wor- den. Auf weiter gehende Arbeiten wurde im Jahr 2011 aus Kapazitäts- gründen verzichtet.

2.2.4 Information und Kommunikation Informationen über das Projekt erfolgten vor allem bei der Bearbei- tung der Teilprojekte, die mit zahlreichen Kontakten zu Amtsstellen und Fachstellen verbunden sind. Vereinzelt sind auch Informations- anlässe für interessierte Personen aus den Direktionen durchgeführt worden. Zudem erfolgte ein Informations- und Erfahrungsaustausch mit Beschaffungsorganisationen von privaten Unternehmen und öffent- lichen Institutionen.

Im Berichtsjahr sind zudem eine Grundstruktur und ein Prototyp für ein Informationsportal «Kantonales Beschaffungswesen» erarbeitet wor- den. Damit sollen über das Intranet und das Internet des Kantons Zü- rich wichtige Informationen erschlossen werden, sowohl für Beschaf- fende und Mitarbeitende als auch für Lieferanten. Die Inhalte sind zu einem grossen Teil aufbereitet, womit das Informationsportal 2012 auf- geschaltet werden kann.

2.2.5 Übergreifende Fachfragen Gemäss RRB Nr. 235/2009 werden übergreifende Fachfragen in Zu- sammenarbeit mit den zuständigen Stellen des Kantons Zürich geklärt, mit Bezug zum Submissionsrecht, zur Informatik, zu E-Government und zur Buchführung. Im Berichtsjahr sind vereinzelt Fachfragen mit Bezug zu einzelnen Teilprojekten bearbeitet worden.

2.3 Würdigung Die Arbeiten für das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaf- fungswesens» entfalten eine zunehmend grössere Wirkung. Im Berichts- jahr wurden weitere wichtige Fortschritte erzielt und es liegen zahlrei- che Ergebnisse vor. Bisher konnten Einsparungen in der Höhe von meh- reren Mio. Franken pro Jahr sowie auch administrative Entlastungen erreicht werden. Die Arbeiten zeigen deutlich, dass sich wiederkehrend neue Optimierungspotenziale ergeben, die erschlossen werden können. Die Erfahrungen und Erkenntnisse aus den mehrjährigen Projektar- beiten bestätigen, dass die Optimierung des kantonalen Beschaffungs- wesens in Zukunft zwingend als Daueraufgabe wahrgenommen werden muss. Sie geben zudem gute Anhaltspunkte, um eine für den Kanton Zürich zweckmässige Organisation zu gestalten. Entsprechende Grund- lagen und Regelungen liegen weitgehend vor, sodass die Aufgaben im Jahr 2012 an eine ständige Gremienorganisation übergeben werden können.

3. Weiteres Vorgehen Das weitere Vorgehen zielt darauf hin, die Organisation zur dauer- haften Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens möglichst rasch einzurichten. Die Projektarbeiten sind dementsprechend darauf ausge- richtet, die folgenden Lieferobjekte fertigzustellen: – Regierungsratsbeschluss mit Festlegungen für die ständige Organisa- tion und die Zuständigkeiten des kantonalen Beschaffungswesens – Festlegung und Konkretisierung von Beschaffungsstrategien und Be- schaffungsprozessen für mehrere Materialgruppen, einschliesslich weiterer Umsetzungsschritte – Bereitstellung eines Informationsportals für das kantonale Beschaf- fungswesen als Bestandteil des Intranets und Internets des Kantons Zürich

Nach dem Abschluss des Projekts sollen die Aufgaben, die bisher im Rahmen von Teilprojekten bearbeitet worden sind, durch die entspre- chend zuständigen Lead Buyer weitergeführt werden. Die Arbeiten für die elektronische Beschaffungsplattform erfolgen wie bisher in einer gesonderten Projektstruktur, wobei die Koordina- tion mit der inskünftig ständigen Organisation für das kantonale Be- schaffungswesen sichergestellt wird. Der Projektausschuss berichtet wie bisher zuhanden der Finanzdirek- tion regelmässig über den Projektfortschritt. Die nächste Berichterstat- tung der Finanzdirektion an den Regierungsrat erfolgt mit dem Projekt- abschlussbericht, voraussichtlich bis Herbst 2012.

4. Aufwand und Mittelbedarf Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 einen Objektkredit von Fr. 300 000 und mit Beschluss Nr. 235/2009 einen Zusatzkredit von Fr. 269 000 bewilligt, womit der gesamte Kredit Fr. 569 000 beträgt. Die Kosten für die bisherigen Projektarbeiten betragen per Ende 2011 ins- gesamt Fr. 551 000, wobei im Berichtsjahr keine Mittel beansprucht worden sind. Damit verbleibt ein verfügbarer Kredit von Fr. 18 000.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Berichterstattung über den Stand des Projekts «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens» per 31. Dezember 2011 wird zur Kenntnis genommen.

II. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staats- kanzlei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte, c/o Verwaltungsgericht des Kantons Zürich, Postfach, 8090 Zürich, und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi