Projekt eVorhaben, Ausgabenbewilligung, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 12. Juli 2023

920. eVorhaben (Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Erwägungen

1. Ausgangslage Im Kanton Zürich besteht kein einheitlicher und durchgängig elek­ tronisch unterstützter Prozess zur Abwicklung von Vorhaben. Diese Vorhaben weisen einen typischen Ablauf auf: An erster Stelle steht ein Entscheid, ein Vorhaben zu starten. Danach folgen Abklärungen ver­ schiedener Art, die in einen Entscheid über das zu wählende Vorgehen münden. Anschliessend folgt die detaillierte Konzeption, die Realisie­ rung und die Einführung. Dabei können Kosten für externen Aufwand entstehen, wozu nach kantonalem Recht eine Ausgabenbewilligung (bzw. auf Stufe Kantonsrat ein Verpflichtungskredit, in der Folge ledig­ lich «Ausgabenbewilligung») sowie Budgetmittel notwendig sind. Die Verwendung der bewilligten finanziellen Mittel ist zu überwachen, so­ dass Massnahmen ergriffen werden können, wenn sich abzeichnet, dass die bewilligten Mittel nicht ausreichen. In bestimmten Geschäftspro­ zessen, wie zum Beispiel in der Kreditorenabwicklung (Rechnung, Zah­ lung und Verbuchung), sind Abläufe bereits heute automatisiert oder elektronisch unterstützt. Vor- und nachgelagerte Prozesse, wie das Er­ stellen und der Beschluss von Ausgabenbewilligungen, die laufende Überwachung der Verwendung der bewilligten Mittel, die Abrechnung der Ausgabenbewilligung sowie die Berichterstattung finden noch weit­ gehend auf Papier statt bzw. sind lediglich über manuelle Schnittstellen an die Systeme angebunden. Aufgrund der Systembrüche ist der admi­ nistrative Aufwand hoch, die Überwachung personalintensiv und eine Berichterstattung nur mit grossem Aufwand möglich. Das Potenzial, den ganzheitlichen Prozess zur Abwicklung von Vorhaben mithilfe be­ stehender oder neuer elektronischer Systeme zu unterstützen und da­ durch zu vereinfachen, ist vorhanden.

2. Zielsetzung Das Projekt «eVorhaben» hat das Ziel, von der Bewilligung bis zur Abrechnung von Vorhaben sämtliche Arbeitsschritte im finanzrecht­ lichen Kontext digital zu integrieren. Damit sollen die Transparenz, Effizienz und Prozesssicherheit bei der Abwicklung von Vorhaben ver­ bessert und Compliance-Herausforderungen gelöst werden. Die wich­ tigsten Funktionalitäten sind die folgenden:

– Kantonsweit einheitliche Erfassung sowie korrekte Ausgestaltung von Ausgabenbewilligungen mithilfe eines Workflows mit Standard- Eingabemasken – Reporting und Monitoring von bewilligten Ausgaben: systembasier­ tes Controlling mit einheitlichem Frühwarnsystem und automatische Abfragemöglichkeit über den Stand der Umsetzung von Ausgaben­ bewilligungen – Fortlaufende Ergänzung der späteren Kreditabrechnung, sobald eine Rechnung bezahlt wird (dies führt zur sofortigen Bereitstellung und Genehmigungsmöglichkeit der vollständigen Abrechnung bei Pro­ jektende) – Integrierte Prüf- und Genehmigungsprozesse Das Projekt wurde vom Gremium Operative Informatiksteuerung am 31. Oktober 2019 behandelt und vom Steuerungsgremium Digitale Verwaltung und IKT am 22. November 2019 freigegeben.

3. Vergabe Am 26. April 2023 wurde die Ausschreibung «eVorhaben» im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich publiziert. Mit der Ausschreibung wurde eine Partnerin oder ein Partner für die Detailkonzeption, die Realisierung und die Einführung einer für den ganzen Kanton skalier­ baren Lösung gesucht. Der Auftrag wird gesamthaft vergeben und gilt für die Einführung beim Pilotamt Finanzverwaltung. Die Offertöffnung fand am 9. Juni 2023 statt. Es wurden drei Angebote eingereicht. Die Auswertung ergab, dass die SAP (Schweiz) AG, Zürich, die Zu­ schlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist. Vergabe Investitions- Erfolgs- Total (in Franken einschliesslich MWSt) rechnung rechnung Realisierung/Einführung 1 473 627 163 736 1 637 363 Betrieb & Support 4 Jahre 707 977 707 977 Reserve 136 373 18 287 154 660 Total Vergabe 1 610 000 890 000 2 500 000

Die Angebotssumme von Fr. 2 345 340 gemäss Angebot vom 8. Juni 2023 kann sich um Ausgaben für Unvorhergesehenes (Reserven) auf Fr. 2 500 000 erhöhen. Der Rollout auf die weiteren Verwaltungseinheiten wird über den aktuellen (RRB Nr. 1095/2019) bzw. zukünftigen Beraterpool des Am­ tes für Informatik abgewickelt.

4. Ausgabe Die Ausgaben sind zur Sicherstellung einer effizienten Abwicklung von Vorhaben im finanzrechtlichen Kontext zwingend erforderlich und deshalb gebunden im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Con­ trolling und Rechnungslegung (LS 611). Die Beträge werden der Leis­ tungsgruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, belastet. Ausgabenbewilligung Investitions- Erfolgs- Total (in Franken einschliesslich MWSt) rechnung rechnung Einführung eVorhaben, Vorbereitungs- 147 000 147 000 arbeiten, Ausgabenbewilligung der Finanz­verwaltung (Nr. 4100A-00167) Vergabe 1 610 000 890 000 2 500 000 Reserven, einschliesslich Rollout auf 100 000 253 000 353 000 die anderen Organisationseinheiten Total Ausgabenbewilligung 1 710 000 1 290 000 3 000 000

Die Investitionsausgaben betragen voraussichtlich Fr. 1 710 000. Der Aufwand zulasten der Erfolgsrechnung beträgt voraussichtlich Fr. 1 290 000. Im Betrag sind Vorbereitungsarbeiten insbesondere im Rahmen der Machbarkeitsstudie und für die Ausschreibung über Fr. 147 000 enthalten. Die entsprechende Verfügung der Finanzverwaltung vom 31. Oktober 2022 wird mit der vorliegenden Ausgabenbewilligung aufgehoben.

5. Finanzielle Auswirkungen Für das Vorhaben sind im Budget 2023 und im Konsolidierten Ent­ wicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 insgesamt Fr. 1 103 000 ein­ gestellt. Zudem stehen aus der Kreditübertragung Fr. 490 000 zur Ver­ fügung: Ausgaben (in Franken) bis 2022 2023 2024 2025 2026 Erfolgsrechnung 50 000 390 000 50 000 50 000 50 000 Investitionsrechnung 1 003 000 50 000 Total 50 000 1 393 000 100 000 50 000 50 000

Zusätzlich werden in der KEF-Periode 2024–2027 noch Fr. 1 357 000 benötigt; diese sind in der Leistungsgruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, intern zu kompensieren. Die Kapitalfolgekosten betragen jährlich rund Fr. 348 000, davon rund Fr. 342 000 für Abschreibungen und rund Fr. 6000 für Zinsen. Die Durchführung steht unter dem Vorbehalt, dass das Vorhaben im Rahmen der zur Verfügung stehenden Budgetkredite der Investitions­ rechnung finanziert werden kann und im Vergleich zu anderen Vorhaben priorisiert wird.

6. Weitere Auswirkungen Das Vorhaben hat keine regulatorischen Auswirkungen. Es fördert das effektive und effiziente Verwaltungshandeln.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung der Lösung «eVorhaben» wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 3 000 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 290 000 zulasten der Er­ folgsrechnung und Fr. 1 710 000 zulasten der Investitionsrechnung.

II. Die Leistungen für die Beschaffung und Einführung der Lösung «eVorhaben» werden gemäss Angebot vom 8. Juni 2023 zu Fr. 2 345 340 (einschliesslich MWSt) an die SAP (Schweiz) AG, Zürich, vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes (Reserve) auf Fr. 2 500 000 erhöhen.

III. Die Finanzverwaltung wird ermächtigt, den Vertrag mit der Zu­ schlagsempfängerin abzuschliessen.

IV. Die Ausgabenbewilligung Nr. 167 der Finanzverwaltung vom 31. Oktober 2022 für die Vorbereitungsarbeiten wird aufgehoben.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats­ kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli