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170.711

Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements

(ODArch communes)

du 20.10.2014 (état au 01.08.2018)

Préambule

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne,

vu l'article 11, alinéas 1, lettre b et 2 de la loi du 31 mars 2009 sur l'archivage (LArch)[1] et l'article 1, alinéa 2, lettre b de l'ordonnance du 4 novembre 2009 sur l'archivage (OArch)[2], *

arrête:

Annexes

1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et champ d'application

La présente ordonnance de Direction règle la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de l'article 2, alinéa 1 de la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)[3] et de leurs établissements au sens de l'article 65 LCo (ci-après «communes»).

Elle s'applique aux documents sur support papier ainsi qu'aux documents issus de systèmes électroniques (ci-après «documents électroniques»). Les dispositions sont différenciées en fonction du support.

La gestion et l'archivage de documents d'organisations et de personnes privées accomplissant des tâches de droit public pour une commune sont réglés par l'article 3, alinéa 4, lettre c LArch.

Art. 2 Archives communales

Les archives communales sont les installations nécessaires à la conservation définitive des documents ayant une valeur archivistique et liés aux tâches, à l'activité, aux décisions des organes ou à l'administration des communes.

Art. 3 Documents

Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.

Par documents issus de systèmes électroniques sont entendus

  1. les sous-produits, les produits dérivés ou les produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique;
  2. les documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l'aide d'outils électroniques.

Par documents pertinents pour une affaire sont entendus les documents qui renferment des informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la traçabilité d'une affaire (données primaires) ainsi que les outils de nature descriptive ou technique nécessaires à la compréhension de ces documents (métadonnées).

Ont une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable

  1. pour la sauvegarde des intérêts de la commune,
  2. pour la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de tiers,
  3. pour l'activité administrative,
  4. pour la législation ou l'application du droit,
  5. pour la documentation de l'activité et de l'organisation des autorités,
  6. pour la compréhension du présent et de l'histoire ou
  7. pour la science et la recherche.

Art. 4 Cycle de vie des documents

Le cycle de vie des documents comprend, répartis en trois phases, la création, l'exploitation, le classement et la conservation ainsi que le tri selon un plan de conservation (système de classement) conformément à l'article 5.

Les trois phases qui, dans l'ordre, constituent le cycle de vie des documents sont les suivantes:

  1. le classement: documents relatifs à des affaires en suspens,
  2. les archives intermédiaires: documents dont le délai de conservation n'a pas encore expiré et qui sont nécessaires pour la mise en sûreté des preuves, pour un éventuel réexamen ou pour la réouverture de l'affaire et
  3. les archives définitives: documents considérés, dans le cadre de l'évaluation, comme importants pour la sauvegarde des intérêts de la commune et du public, pour la traçabilité à long terme de l'activité de la commune et pour la recherche scientifique (archives).

Tout au long de leur cycle de vie, les documents doivent être accessibles en tout temps aux personnes autorisées.

Art. 5 Système de classement

La commune établit un système de classement qui sert de base pour le traitement, le classement et la conservation des documents.

Elle range ses documents d'après son système de classement.

Celui-ci

  1. précise la méthode de classement des documents,
  2. mentionne les délais de conservation et
  3. contient l'évaluation.

Le système de classement s'applique aux documents sur support papier et aux documents électroniques.

 

Art. 6 Délais de conservation minimaux et évaluation

Les délais de conservation minimaux ainsi qu'une recommandation d'évaluation pour certains types de documents figurent dans les annexes1 à 4. *

Les communes peuvent évaluer les documents à l'expiration du délai de conservation minimal conformément à l'alinéa 1 et prévoir des délais de conservation plus longs. Ceux-ci doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettre b.

Les communes évaluent la valeur archivistique des documents qui ne sont pas mentionnés dans l'annexe correspondante conformément à l'article 3, alinéa 4. Les délais de conservation et l'évaluation doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettres b et c. *

La conservation en vertu des alinéas 2 et 3 de documents contenant des données personnelles conformément à l'article 30 n'est admissible que sous réserve de l'article 21, alinéa 2.

Les documents qui sont considérés comme étant dépourvus de valeur archivistique doivent être éliminés à l'expiration du délai de conservation. *

Les délais de conservation légaux spéciaux prévus par le droit fédéral ou le droit cantonal sont réservés.

Art. 7 Forme

Les documents sont classés, conservés et archivés sur support papier ou sur support électronique.

… *

2 Responsabilités

Art. 8 Obligation de gérer les documents et d'organiser des archives

Chaque commune veille à la gestion régulière de ses documents et organise un service d'archives.

Les compétences définies aux articles 9 et 10 peuvent relever du ou des mêmes services (autorité ou personne).

Art. 9 Compétence pour la gestion des documents et surveillance

La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion régulière des documents ainsi que les services compétents pour la gestion des documents.

Les services compétents pour la gestion des documents garantissent que les documents sont gérés de manière systématique, traçable et transparente.

Ils sont responsables d'inscrire les documents pertinents pour les affaires dans un inventaire sur support papier ou sous forme électronique.

Ils veillent à ce que toutes les personnes chargées de l'accomplissement des tâches mettent en oeuvre les prescriptions relatives à la gestion des documents.

Art. 10 Compétence pour la gestion des archives et surveillance

La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion des archives et les services compétents pour l'archivage des documents.

Les services compétents pour l'archivage des documents garantissent que les documents sont archivés de manière systématique, traçable et transparente.

Ils sont responsables de décrire complètement les archives dans un instrument de recherche.

Ils sont compétents pour l'utilisation des archives.

Ils veillent à la mise en oeuvre de la législation sur l'archivage.

Art. 11 Archivage par des tiers

Les communes peuvent charger des tiers d'archiver des documents et de gérer des archives définitives.

Les tiers garantissent que les documents seront conservés et gérés de manière sûre, conformément à la législation sur l'archivage. Les communes conservent la responsabilité de la gestion régulière des archives.

Les documents entreposés auprès de tiers ne peuvent être déplacés qu'avec l'accord de la commune.

La commune réglemente l'accès aux documents conservés par des tiers.

3 Traitement et conservation (classement et archives intermédiaires)

3.1 Dispositions générales

Art. 12 Gestion des documents (classement)

Les tâches des communes sont traitées sous forme d'affaires.

Les services compétents pour la gestion des documents traitent et gèrent les affaires.

Art. 13 Constitution des dossiers

Chaque affaire donne naissance à un dossier. S'agissant des documents sur support papier, les communes peuvent consentir des exceptions.

Un dossier réunit tous les documents pertinents pour une affaire conformément à l'article 3, alinéa 3.

Les dossiers sont rangés selon le système de classement conformément à l'article 5 et inscrits dans un inventaire.

Art. 14 Clôture du dossier

Lorsqu'une affaire est liquidée ou interrompue, la personne qui en est chargée nettoie le dossier correspondant, c'est-à-dire qu'elle vérifie que le dossier est complet et traçable, et supprime les documents qui ne sont pas pertinents.

La personne chargée du dossier remet ce dernier aux services compétents pour la gestion des documents afin qu'ils le conservent.

Les services compétents pour la gestion des documents contrôlent que le dossier a été nettoyé et le transmettent sous une forme archivable. Ils veillent à ce que les dossiers restent accessibles aux personnes autorisées. *

Après sa clôture, le dossier et les documents s'y trouvant ne peuvent plus être modifiés jusqu'à l'expiration du délai de conservation. La rectification de documents inexacts et la destruction de documents non nécessaires contenant des données personnelles sont réservées conformément à l'article 23 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)[4].

Art. 15 Conservation (archives intermédiaires)

La clôture du dossier marque le début du délai de conservation prévu dans l'annexe correspondante ou déterminé par la commune. *

Le dossier, après sa clôture, est placé dans les archives intermédiaires.

Les services compétents pour la gestion des documents sont responsables de la conservation de ces derniers dans les archives intermédiaires.

3.2 Traitement et conservation des documents sur support papier

Art. 16 Ouverture d'un dossier physique

Tous les documents sur support papier se rapportant à une même affaire sont classés dans un dossier physique.

Dans le cas où les documents sont gérés sans constitution de dossiers, il convient de satisfaire au moins aux exigences suivantes:

  1. le classement des documents est structuré en fonction d'un système de classement;
  2. les documents sont classés par ordre chronologique;
  3. les documents sont munis d'une inscription et
  4. les documents sont inscrits dans un inventaire.

Art. 17 Conservation de procès-verbaux sur support papier

Lorsque les procès-verbaux de l'assemblée communale, du conseil communal et du parlement communal sont conservés et archivés sur support papier, ils doivent être reliés. *

3.3 Traitement et conservation des documents électroniques

Art. 18 Gestion électronique des documents

Chaque dossier constitué pour une nouvelle affaire peut être subdivisé en sous-dossiers.

Le dossier est inscrit avec ses métadonnées dans le système de gestion des affaires, et une position dans le système de classement lui est attribuée conformément à l'article 13, alinéa 3.

Art. 19 Clôture du dossier en cas d'archivage électronique

La personne qui vérifie que le dossier électronique est complet et traçable conformément à l'article 14, alinéa 1 examine également les métadonnées se rapportant à l'affaire.

Afin de garantir que le dossier et les documents s'y trouvant ne puissent pas être modifiés conformément à l'article 14, alinéa 4, les documents du dossier électronique sont protégés en écriture au moment de la clôture de ce dernier.

Simultanément, les documents électroniques sont convertis dans un format adapté à l'archivage (conversion de documents).

S'agissant du choix de formats adaptés à l'archivage, il convient de satisfaire aux exigences du Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO).

4 Tri

Art. 20 Evaluation

A l'expiration du délai de conservation minimal prévu par l'annexe correspondante, la décision d'évaluation conformément à l'article 6, alinéas 2 à 6 est appliquée. *

Les documents ayant une valeur archivistique sont conservés de manière définitive.

Dans le cas où l'annexe ne contient pas d'évaluation, les services compétents pour la gestion des documents décident, d'entente avec les services compétents pour l'archivage des documents, de l'élimination ou de l'archivage des documents.

Art. 21 Elimination

Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés. *

Les documents dépourvus de valeur archivistique contenant des données personnelles doivent être éliminés s'ils ne sont plus utilisés (art. 19 LCPD). Cela vaut également pour les fonds comprenant une part importante de données personnelles, lorsque seuls quelques-uns ont une valeur archivistique. L'obligation d'éliminer ces documents est mentionnée explicitement dans l'annexe correspondante. *

Les services compétents pour la gestion des documents établissent un procès-verbal de l'élimination des documents.

Le procès-verbal contient des indications sur

  1. la date de l'élimination,
  2. le volume des documents éliminés (indication du nombre de pages ou de boîtes, du poids, etc.) et
  3. le contenu des documents éliminés (indication du domaine, des services de la commune chargés de l'affaire et de la période de traitement des documents).

Le procès-verbal empêche la reconstitution de données personnelles.

5 Archivage (archives définitives)

5.1 Dispositions générales

Art. 22 Fond d'archives

Le plan d'archivage reflète le classement des archives, qui s'effectue en fonction des tâches de la commune et par ordre chronologique. *

Les archives peuvent être organisées chronologiquement en plusieurs sections comme suit:

  1. la section I (section historique) réunit les documents des siècles passés et
  2. les autres sections du plan d'archivage correspondent à chaque nouveau système de classement utilisé pour les documents dans la phase de classement courante.

Les archives qui ne sont pas liées aux tâches, à l'activité ou à l'administration de la commune sont attribuées à une section spéciale.

Art. 23 Instruments de recherche

Des instruments de recherche doivent être élaborés et tenus à jour pour les archives de la commune.

L'instrument de recherche contient au minimum les informations suivantes:

  1. la position des documents dans le plan d'archivage,
  2. l'identification des documents (service responsable et indications relatives au contenu) et
  3. la période de création des documents.

5.2 Archivage des documents sur support papier

Art. 24 Fond d'archives sur support papier

Les archives sur support papier sont conservées dans des locaux d'archives.

Elles sont organisées de telle sorte qu'elles sont facilement accessibles, qu'elles permettent une vue d'ensemble et qu'elles sont séparées en fonction des différentes sections.

Elles sont classées selon la méthode définie dans le plan d'archivage et peuvent être retrouvées.

Art. 25 Locaux d'archives

Les locaux d'archives sont conçus de telle sorte que les archives ne peuvent ni être volées ou empruntées illicitement, ni être consultées par des personnes non autorisées, ni subir des dommages.

Les communes peuvent utiliser en commun des locaux d'archives.

Les archives sont conservées séparément pour chaque commune.

5.3 Archivage de documents électroniques

Art. 26 Reprise des documents électroniques

Les documents issus de domaines d'activité qui font l'objet d'un traitement exclusivement électronique peuvent être archivés durablement sur un support électronique dans la mesure où les systèmes utilisés pour la gestion des affaires et l'archivage électroniques répondent aux exigences techniques du CECO, qui font office de normes minimales. *

Les services compétents pour la gestion des documents gardent les documents électroniques ayant une valeur archivistique dans le système de gestion des affaires (archives intermédiaires conformément à l'art. 15) jusqu'à ce que le succès de la reprise dans les archives électroniques leur soit confirmé.

Une fois la reprise des documents confirmée, les documents qui ont été versés sont effacés du système de gestion des affaires ou signalés comme ayant été archivés. Les documents contenant des données personnelles doivent en outre être signalés comme tels, et l'accès à de tels documents doit être restreint conformément à l'article 31.

Si la commune a confié l'archivage électronique à un tiers, ce dernier lui confirme par écrit que la reprise des documents a réussi avant qu'elle ne les supprime du système de gestion des affaires.

Art. 27 Description

Les archives électroniques sont décrites dans l'instrument de recherche conformément à l'article 23 jusqu'au niveau du dossier.

Des exceptions en raison d'impossibilité technique sont admissibles.

6 Archivage en cas de fusion ou de suppression de communes

Art. 28 Archivage des documents des communes agrandies et des communes créées

Les communes agrandies et les communes créées suite à une fusion

  1. ferment les archives des communes supprimées du fait de la fusion;
  2. les décrivent dans un instrument de recherche;
  3. garantissent que l'instrument de recherche de la commune agrandie ou de la commune créée renvoie à l'instrument de recherche de la commune supprimée, lequel est géré de manière séparée, et
  4. désignent les locaux d'archives dans lesquels les documents des communes supprimées du fait de la fusion seront conservés de manière définitive.

Les locaux d'archives doivent satisfaire aux exigences de l'article 25, alinéa 1.

Art. 29 Archivage des documents des communes supprimées

Les communes devant être supprimées sans succession juridique veillent, avant leur suppression, à ce que leurs documents soient archivés de manière sûre et durable conformément à la législation sur l'archivage.

Elles ferment leurs archives et les décrivent dans un instrument de recherche.

Elles confient leurs archives à une autre commune ou organisation, et les placent dans les archives définitives de celle-ci. Si aucune commune ou organisation ne se déclare prête à reprendre leurs archives, ces dernières sont transmises aux Archives de l'Etat.

7 Archivage des documents contenant des données personnelles

Art. 30 Archivage

L'archivage des documents contenant des données personnelles est régi par l'article 14 LArch.

Art. 31 Accès

Les services compétents pour l'archivage des documents ont accès aux données personnelles archivées.

Les services compétents pour la gestion des documents n'ont accès aux données personnelles archivées que si celles-ci sont conservées comme moyen de preuve ou de sécurité conformément à l'article 19, alinéa 2 LCPD.

L'article 14, alinéa 3 LArch détermine si l'accès aux autres documents contenant des données personnelles est admissible.

Art. 32 Modification

Toute personne contestant la véracité des données personnelles archivées la concernant peut faire joindre une contestation aux documents.

La contestation doit être adressée par écrit aux services compétents pour l'archivage des documents, être explicitement désignée comme telle et mentionner le nom de la personne concernée.

Elle est jointe, datée, aux documents à l'endroit correspondant. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.

8 Utilisation des archives

Art. 33 Consultation

Les archives sont accessibles au public.

La consultation des archives communales est garantie conformément à la loi sur l'information du public et à la législation sur la protection des données. L'accès est régi par les articles 16 à 25 LArch.

Les demandes de consultation de documents contenant des données personnelles dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées sont présentées par écrit et accompagnées d'une justification conformément à l'article 20 LArch.

Les services compétents pour l'archivage des documents statuent sur ces demandes.

Art. 34 Restriction d'accès

Les services compétents pour l'archivage des documents peuvent restreindre ou refuser la consultation de certaines catégories d'archives ou de certains documents

  1. lorsqu'il y a un risque qu'un document soit endommagé ou
  2. lorsque la consultation entraîne une charge de travail démesurée pour la commune.

Art. 35 Prêt

Les communes peuvent, à des fins de recherche scientifique, prêter des archives au canton, à d'autres communes ou à d'autres Archives, dans la mesure où ceux-ci offrent la garantie d'un traitement approprié de ces documents.

Elles peuvent, sur demande, mettre à disposition des archives pour des expositions

  1. s'il n'en découle aucun risque pour leur conservation;
  2. si le lieu d'exposition présente toutes garanties en matière de sécurité et
  3. si le but visé ne peut être atteint par d'autres moyens.

Les documents présentant une valeur historique particulière sont exclus du prêt. Des exceptions peuvent être consenties pour des expositions d'une importance considérable, pour autant que les conditions de l'alinéa 2 soient remplies.

L'utilisation à des fins commerciales et l'inaliénabilité des archives sont régies par les articles 23 et 24 LArch.

9 Surveillance

Art. 36

Les dispositions des articles 87 ss LCo s'appliquent à la surveillance cantonale des archives communales.

Les Archives de l'Etat sont l'autorité cantonale de surveillance pour la section historique des archives communales et peuvent édicter des instructions en la matière.

Les Archives de l'Etat, en leur qualité d'organe cantonal spécialisé dans le domaine de la surveillance des archives communales, sont à la disposition des communes pour leur donner des conseils.

10 Entrée en vigueur

Art. 37

La présente ordonnance de Direction entre en vigueur le 1er janvier 2015.

Egress

Berne, le 20 octobre 2014

Le directeur de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques: Neuhaus

14-94

Tableau des modifications par date de décision

Décision Entrée en vigueur Elément Modification Référence ROB
20.10.2014 01.01.2015 Texte législatif première version 14-94
08.06.2016 01.07.2016 Préambule modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 3 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 al. 5 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 7 al. 2 abrogé 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 14 al. 3 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 15 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 17 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 20 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 al. 2 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 22 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 26 al. 1 modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Annexe 1 Contenu modifié 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Annexe 2 introduit 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Annexe 3 introduit 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Annexe 4 introduit 16-040
22.12.2017 01.02.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-006
22.12.2017 01.02.2018 Annexe 2 Contenu modifié 18-006
06.03.2018 01.08.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-033
09.05.2018 01.08.2018 Annexe 1 Contenu modifié 18-037
09.05.2018 01.08.2018 Annexe 2 Contenu modifié 18-037

Tableau des modifications par disposition

Elément Décision Entrée en vigueur Modification Référence ROB
Texte législatif 20.10.2014 01.01.2015 première version 14-94
Préambule 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 6 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 6 al. 3 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 6 al. 5 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 7 al. 2 08.06.2016 01.07.2016 abrogé 16-040
Art. 14 al. 3 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 15 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 17 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 20 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 21 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 21 al. 2 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 22 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Art. 26 al. 1 08.06.2016 01.07.2016 modifié 16-040
Annexe 1 08.06.2016 01.07.2016 Contenu modifié 16-040
Annexe 1 22.12.2017 01.02.2018 Contenu modifié 18-006
Annexe 1 06.03.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-033
Annexe 1 09.05.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-037
Annexe 2 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040
Annexe 2 22.12.2017 01.02.2018 Contenu modifié 18-006
Annexe 2 09.05.2018 01.08.2018 Contenu modifié 18-037
Annexe 3 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040
Annexe 4 08.06.2016 01.07.2016 introduit 16-040