Le GEC est institué par un accord écrit entre ses membres fondateurs.
Les membres potentiels sont tenus de produire tous les documents nécessaires attestant que les procédures ou formalités obligatoires en vertu de la législation nationale qui leur est applicable ont été respectées. Ces documents seront annexés à l’accord.
Cet accord précisera – outre la liste des membres – le nom et le lieu du siège, la durée, l’objectif et les missions du GEC, ainsi que son champ d’application géographique. Le nom d’un GEC dont les membres ont une responsabilité limitée comprendra le mot «limité».
Avant de conclure un accord portant création d’un GEC ou d’adhérer à un tel groupement, les collectivités ou autorités territoriales informent ou avisent leurs autorités nationales de leur intention, ou obtiennent leur autorisation, le cas échéant.
Cette autorisation peut être refusée lorsque la participation au GEC viole le présent Protocole ou des dispositions du droit national, y compris en ce qui concerne les pouvoirs et les responsabilités des membres potentiels, ou lorsque cette participation ne se justifie ni au titre de l’intérêt général ni au nom de l’ordre public de la Partie concernée. Dans ce cas, la Partie motive les raisons de son refus.
Chaque État peut, dans une déclaration déposée au moment de la ratification ou à tout autre moment par la suite, renoncer à l’obligation relative à l’information, à la notification ou à l’autorisation prévue par le par. 4, de manière générale ou pour certaines catégories de collectivités ou autorités territoriales, ou pour certains types de coopération.
Cet accord est enregistré ou publié dans l’État où le GEC a son siège ainsi que dans tous les États dont relèvent ses membres, conformément aux législations nationales applicables.
Les collectivités ou autorités territoriales membres du GEC informent leurs autorités nationales de la constitution officielle du GEC.
L’accord est rédigé dans la(les) langue(s) de l’État où le GEC a son siège et dans les langues des membres, toutes les versions faisant également foi.