852.12

Ordinanza
sui sistemi d’informazione consolare
del Dipartimento federale degli affari esteri

del 18 giugno 2021 (Stato 1° aprile 2026)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000 ¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 57 h ^ter della legge del 21 marzo 1997 ² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, ³

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Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Responsabilità

La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.

Sezione 2 EDAssist+

Art. 3 Scopo

EDAssist+ serve per:

1. trattare le richieste della popolazione;
2. trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge del 26 settembre 2014⁴ sugli Svizzeri all’estero (LSEst);
3. fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst;
4. trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;
5. avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;
6. trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst;
7. gestire gli atti relativi ai casi;
8. elaborare statistiche.

Art. 4 Struttura

EDAssist+ è composto da quattro moduli:

1. hotline;
2. helpline;
3. protezione consolare;
4. aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.

Art. 5 Contenuto del modulo hotline

Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:

1. persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che risultano scomparse;
2. persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

Art. 6 Contenuto del modulo helpline

Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.

Art. 7 Contenuto del modulo protezione consolare

Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.

Art. 8 Contenuto del modulo aiuto sociale

Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:

1. richiedente;
2. coniuge o partner registrato del richiedente;
3. concubino del richiedente;
4. figli delle persone di cui alle lettere a–c;
5. genitori del richiedente;
6. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;
7. persone di riferimento del richiedente.

Art. 9 Dati trattati e provenienza dei dati

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.

I dati sono registrati:

1. dalla DC;
2. dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;
3. ⁵ ...

I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.

Art. 10 Diritti di trattamento

La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso.

... ⁶

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 11⁷ Comunicazione di dati

La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

Art. 12 Documenti

In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.

Art. 13 Distruzione di set di dati

I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.

I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Sezione 3 Travel Admin

Art. 14 Scopo

Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.

Art. 15 Struttura

Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’applicazione per dispositivi mobili.

Art. 16 Contenuto

Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.

Art. 17 Dati trattati e provenienza dei dati

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.

I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.

Art. 18 Diritti di trattamento

La DCe le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso. ⁸

I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 19 Comunicazione di dati

La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone. ⁹

In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.

Art. 20 Distruzione di set di dati

I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.

Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Sezione 4 Gestione e diritti di accesso

Art. 21 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione.

L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.

Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 22 Conferimento dei diritti di accesso

I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.

Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 5 Sicurezza dei dati

Art. 23 Obblighi di diligenza

La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.

Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.

Art. 24 Regolamento sul trattamento dei dati

La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 25 Verbale

Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

I verbali sono conservati per per un anno, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. ¹⁰

Sezione 6 Disposizioni finali

Art. 26 Abrogazione di altri atti normativi

Sono abrogati:

1. l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 2014¹¹;
2. l’ordinanza del 9 dicembre 2011¹² sul sistema d’informazione EDAssist+.

Art. 27 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.

Allegato 1¹³

(art. 9 cpv. 1)

Dati personali trattati in EDAssist+

1. Hotline

1.1 Dati su persone scomparse

1. Cognomi
2. Nomi
3. Numero AVS
4. Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
5. Lingue
6. Sesso
7. Data di nascita
8. Nazionalità
9. Luoghi d’origine
10. Assicurazioni
11. Indirizzi
12. Numeri di telefono
13. E-mail
14. Dati sull’ultimo luogo di soggiorno
15. Evento

1.2 Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca

1. Cognomi
2. Nomi
3. Lingue
4. Sesso
5. Rapporto con la persona scomparsa
6. Data di nascita
7. Nazionalità
8. Luoghi d’origine
9. Assicurazioni
10. Indirizzi
11. Numeri di telefono
12. E-mail
13. Data dell’ultimo contatto

2. Helpline

1. Cognomi
2. Nomi
3. Lingue
4. Sesso
5. Indirizzi
6. Numeri di telefono
7. E-mail
8. Richieste

3. Protezione consolare

1. Cognomi
2. Nomi
3. Lingue
4. Sesso
5. Data di nascita
6. Nazionalità
7. Luoghi d’origine
8. Stato civile
9. Numero AVS
10. Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
11. Data della morte
12. Dati sul dossier: titolo, numero di riferimento, evento, tipo, Paese, competenza (rappresentanza e collaboratore specializzato)
13. Indirizzi
14. Numeri di telefono
15. Numeri di fax
16. E-mail

4. Aiuto sociale

	Richiedente	Figli del richiedente	Coniuge o partner registrato	Figli del coniuge o del partner registrato	Genitori	Concubino	Figli del concubino	Persone che vivono nella stessa economia domestica	Persone di riferimento
Cognomi	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Nomi	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Sesso	x
Data di nascita	x	x	x	x		x	x	x
Luogo di nascita	x	x	x	x		x	x	x
Luogo d’origine	x	x	x	x			x
Cantone d’origine	x	x	x	x			x
Nazionalità e modalità di acquisizione	x	x	x	x		x	x	x
Stato civile	x	x	x	x		x	x
Lingua di corrispondenza	x		x
Lingua materna	x		x
Professione	x		x			x
Formazione	x		x			x
Indirizzi	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Domicilio	x	x	x	x		x	x	x	x
Numero di telefono/fax	x	x	x	x	x	x	x	x	x
E-mail	x	x	x	x	x	x	x	x	x
Luogo di soggiorno	x	x	x	x		x	x
Durata del soggiorno	x	x	x	x		x
Dati sulle prestazioni di aiuto sociale	x	x	x	x		x	x
Certificato medico	x	x	x	x		x
Cure mediche	x	x	x	x		x
Beneficiario di una rendita AI	x	x	x	x		x
Assicurazione	x	x	x	x		x
Dati sulla capacità di guadagno	x	x	x	x		x
Dati sull’alloggio	x	x	x	x		x
Reddito	x	x	x	x	x	x	x
Patrimonio	x	x	x	x	x	x	x
Debiti	x	x	x	x	x	x	x
Tipo di relazione con le persone di riferimento									x

Allegato 2¹⁴

(art. 9 cpv. 3)

Elenco dati interfacce

Sistema d’informazione	Dati personali
E-VERA	Cognomi Nomi Indirizzo, mezzi di comunicazione: dati di contatto Data di nascita Sesso Lingue Luoghi d’origine Nazionalità Numero AVS Numero personale
Travel Admin	Cognomi Nomi Data di nascita Dati di contatto Numeri di telefono Nazionalità

Allegato 3

(art. 17 cpv. 1)

Dati personali trattati in Travel Admin

1. Cognomi
2. Nomi
3. Data di nascita
4. Domicilio e Paese
5. Numeri di telefono
6. E-mail
7. Sesso
8. Appellativo
9. Nazionalità
10. Dati sui compagni di viaggio: appellativo, cognomi, nomi, data di nascita, nazionalità, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono
11. Indirizzo di emergenza: appellativo, cognomi, nomi, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono
12. Dettagli relativi all’itinerario/destinazione: longitudine/latitudine, città, indirizzo, codice Paese, codice regionale
13. Informazioni aggiuntive sulla destinazione
14. Informazioni sulla durata del viaggio/del soggiorno
15. Campi di gestione (non visibili ai viaggiatori): stato del viaggio, ultimo contatto, informazioni per i soccorsi (aeroporto, numero di volo, numero di autobus ecc.)