AS 1999 2424
Ordonnance relative à la loi fédérale sur l'archivage
Ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage (Ordonnance sur l’archivage, OLAr)
du 8 septembre 1999
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 24 de la loi fédérale du 26 juin 19981 sur l’archivage (loi), arrête:
Chapitre 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet 1 La présente ordonnance règle les droits et les obligations des services entrant dans le champ d’application de la loi qui sont tenus de proposer leurs documents aux Ar- chives fédérales et qui archivent eux-mêmes leurs documents, les droits et les obli- gations des Archives fédérales, l’accès aux archives et l’utilisation des archives à des fins commerciales. 2 Sauf disposition contraire dans la suite du texte, les présentes dispositions s’appli- quent par analogie aux services qui archivent eux-mêmes leurs documents.
Art. 2 Champ d’application (Art. 1 LAr) 1 Entrent dans le champ d’application de la présente ordonnance l’Assemblée fédé- rale, le Conseil fédéral, les Services du Parlement et la Banque nationale suisse, ain- si que les organes fédéraux mentionnés à l’annexe 1, visés à l’art. 1, al. 1, let. b à d et g, de la loi. 2 Les établissements fédéraux autonomes et les institutions fédérales similaires visés à l’art. 1, al. 1, let. e, de la loi, auxquels s’applique la présente ordonnance, sont mentionnés à l’annexe 2. 3 Les personnes de droit public ou de droit privé visées à l’art. 1, al. 1, let. h, de la loi sont, en particulier, les personnes ou les institutions auxquelles sont déléguées des compétences relevant de la souveraineté de l’Etat, notamment des compétences décisionnelles, ou qui, dans l’exercice de leurs tâches d’exécution, sont soumises à la surveillance directe et complète de la Confédération. Le Département fédéral de l’intérieur (département) désigne ces personnes et ces institutions dans une ordon- nance.
RS 152.11 1 RS 152.1; RO 1999 2243
2424 1999-4752
Ordonnance sur l’archivage RO 1999
4 Le département peut modifier ou compléter les annexes 1 et 2 après avoir consulté les services concernés.
Art. 3 Vérification de l’activité (Art. 2, al. 2, art. 5, al. 2 et 3, LAr) 1 Les services tenus de proposer leurs documents aux Archives fédérales veillent à ce que ces documents permettent de vérifier ultérieurement leurs activités et d’en ren- dre compte. Ils prennent les mesures organisationnelles, administratives et techni- ques nécessaires à la constitution et à la gestion de documents archivables. 2 En outre, les services fédéraux visés à l’art. 1, al. 1, let. b, c et e, de la loi sont soumis aux Instructions du Département fédéral de l’intérieur du 13 juillet 19992 concernant la gestion des documents dans l’administration fédérale.
Chapitre 2 Prise en charge des documents
Art. 4 Echéance de l’obligation de proposer les documents aux Archives fédérales (Art. 6 LAr) 1 Les documents ne sont plus utilisés en permanence et doivent par conséquent être proposés aux Archives fédérales lorsque le service tenu de les proposer ne les utilise plus de manière fréquente et régulière, l’échéance étant toutefois de dix ans après l’ajout du dernier document au dossier. 2 Les Archives fédérales peuvent prolonger le délai fixé à l’al. 1 si le service tenu de leur proposer ses documents peut justifier qu’il en a encore besoin.
3 Certains types de documents sont proposés voire versés aux Archives fédérales
immédiatement après qu’ils ont été établis ou signés; les traités internationaux pas- sent par la Direction du droit international public. Les Archives fédérales règlent les détails de cette prise en charge dans des instructions.
Art. 5 Modalités de l’obligation de proposer les documents et du versement des documents (Art. 5, 6 et 7 LAr) 1 Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales veille à les pré- parer de telle manière que l’on puisse, sans surcroît de travail, les évaluer et, si on les a désignés comme ayant une valeur archivistique, les archiver. 2 Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales indique les do- cuments qui ont une valeur archivistique du point de vue juridique et administratif. 3 Les cas où des délais de protection particuliers en application de l’art. 12 de la loi sont nécessaires doivent être signalés dès le moment où les documents sont proposés aux Archives fédérales.
2 FF 1999 4988
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Les Archives fédérales règlent dans des instructions les détails de l’obligation de proposer les documents et du versement des documents.
Art. 6 Détermination de la valeur archivistique (Art. 7 et 8 LAr) 1 Les Archives fédérales décident si les documents proposés doivent être archivés durablement, en tenant compte des propositions du service tenu de proposer ses do- cuments. Elles évaluent les documents proposés en fonction de critères historiques et archivistiques. 2 Si la valeur archivistique de certains documents fait l’objet d’un désaccord entre les Archives fédérales et le service tenu de proposer ses documents, les documents en question sont archivés. 3 Les Archives fédérales déterminent, en collaboration avec les services qui archi- vent eux-mêmes leurs documents, la valeur archivistique de ces documents. 4 Les Archives fédérales disposent d’un délai d’une année pour déterminer la valeur archivistique des documents qui leur sont proposés. A cette échéance, si elles ne se sont pas prononcées, l’obligation d’archivage cesse. Le délai d’une année peut être prolongé si les Archives fédérales peuvent faire valoir qu’il leur est impossible d’évaluer les documents dans le délai imparti.
Art. 7 Archivage autonome (Art. 4, al. 3 à 5, LAr) 1 La Banque nationale suisse, ainsi que les établissements fédéraux autonomes et les institutions fédérales similaires mentionnés à l’annexe 2, archivent eux-mêmes leurs documents. 2 Les autres personnes de droit public ou de droit privé, visées à l’art. 1, al. 1, let. h, de la loi et à l’art. 2, al. 3, de la présente ordonnance, pour autant qu’elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédération leur a déléguées, et les commissions fédérales de recours et d’arbitrage visées à l’art. 1, al. 1, let. d, de la loi et mention- nées à l’annexe 1, indiquent aux Archives fédérales si elles veulent archiver elles- mêmes leurs documents. 3 Les Archives fédérales leur accordent l’archivage autonome au sens de l’al. 2 si les conditions requises à l’art. 8, al. 1 sont réunies. 4 Les services mentionnés à l’al. 2 qui n’archivent pas eux-mêmes leurs documents sont tenus de les proposer aux Archives fédérales. Ces dernières peuvent leur factu- rer les coûts d’archivage. 5 Par analogie avec les services fédéraux, les services qui archivent eux-mêmes leurs documents veillent, dans leur domaine de compétences, à ce que leurs documents permettent de vérifier ultérieurement leurs activités et d’en rendre compte.
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Art. 8 Garantie d’une pratique uniforme d’archivage (Art. 4, al. 3 à 5, LAr)
1 Les services qui archivent eux-mêmes leurs documents et qui sont visés à l’art. 1, al. 1, let. d, e et h, de la loi concluent un accord avec les Archives fédérales sur la constitution, la prise en charge, la conservation et la communication de leurs docu- ments. Ils prévoient les ressources nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers. 2 Les Archives fédérales peuvent visiter les bureaux des archives courantes ou les services chargés de la gestion des informations des organes qui archivent eux- mêmes leurs documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés.
3 Les Archives fédérales peuvent révoquer l’archivage autonome ou en demander la
révocation si l’obligation d’archivage n’est pas respectée ou ne l’est pas conformé- ment aux principes de la loi. 4 En cas de révocation, les coûts occasionnés par la reprise des documents, leur ar- chivage et la réparation d’éventuels dommages sont à la charge du service produc- teur.
Art. 9 Obligation d’établir un contrat pour les activités exercées en vertu d’un mandat de droit privé (Art. 24, al. 2, LAr)
Pour les activités exercées en vertu d’un mandat de droit privé, le service mandant règle au préalable la question de l’archivage des documents dans un contrat dont il sera convenu avec les Archives fédérales.
Chapitre 3 Accès aux archives Section 1 Généralités
Art. 10 Principes (Art. 9, 11 et 12 LAr)
1 Toute personne a le droit de consulter les archives de la Confédération après
l’expiration des délais de protection visés aux art. 9, 11 et 12 de la loi.
2 Le droit de consulter les archives comprend en particulier:
a. la consultation des instruments de recherche; b. la consultation des documents; c. la reproduction photographique, photomécanique ou numérique des docu- ments, sous réserve de restrictions liées à leur conservation; d. la reproduction et l’exploitation des informations recueillies, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la personnalité, en particulier de celles de la protection des données.
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Art. 11 Emoluments (Art. 24, al. 1, LAr) 1 Les prestations de base des Archives fédérales, telles que l’aide à l’identification et à la consultation des documents, sont gratuites pour autant qu’elles soient compati- bles avec une gestion administrative rationnelle. 2 Les prestations supplémentaires, p. ex. la reproduction de documents, sont factu- rées selon le temps et le matériel qu’elles ont requis.
3 Le département édicte une ordonnance sur les émoluments.
Art. 12 Instruments de recherche (art. 17, al. 3, LAr)
1 Les instruments de recherche sont librement accessibles pour rendre possible
l’identification des archives. A cette fin, les Archives fédérales peuvent les élaborer et les publier. 2 Les instruments de recherche sont des inventaires, des listes, des index, des fichiers conventionnels, des fichiers numériques et d’autres moyens qui permettent l’accès aux archives en les énumérant ou en les décrivant. 3 Les instruments de recherche qui, en tant que tels, contiennent des données per- sonnelles sensibles ou des profils de la personnalité ne peuvent être publiés qu’après l’expiration du délai de protection. Avant l’expiration du délai de protection, une publication n’est possible qu’aux conditions figurant aux art. 11 et 13 de la loi.
Section 2 Délais de protection
Art. 13 Calcul du délai de protection (Art. 10 LAr)
1 En règle générale, le délai de protection vaut pour l’ensemble d’un dossier ou
d’une affaire. 2 Le délai de protection se calcule à partir de l’année du document le plus récent. Les documents versés ultérieurement au dossier ou à l’affaire qui ne contiennent pas d’informations essentielles relatives à son déroulement ne sont pas pris en compte dans le calcul du délai de protection. 3 L’autorité compétente peut autoriser la consultation de dossiers ou d’affaires en- core soumis au délai de protection: a. si l’essentiel de la recherche porte sur des documents dont la date se situe en dehors du délai de protection; ou b. si la critique contextuelle des sources requiert la consultation de l’ensemble des documents.
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Art. 14 Délai de protection prolongé (Art. 11 et 12 LAr) 1 Les archives classées selon des noms de personnes et contenant des données per- sonnelles sensibles ou des profils de la personnalité sont soumises au délai de pro- tection prolongé, fixé à 50 ans d’après l’art. 11 de la loi. Ce délai peut être raccourci dans un cas particulier en vertu des art. 11 et 13 de la loi, ou prolongé conformé- ment à l’art. 12, al. 2, de la loi. 2 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose à la con- sultation par des tiers, le délai de protection ordinaire visé à l’art. 9 de la loi peut être prolongé pour certaines catégories d’archives ou dans un cas particulier. Le dé- lai de protection prolongé est, pour les catégories d’archives, en règle générale de 50 ans au total. 3 Un intérêt public prépondérant, digne de protection, s’oppose à la consultation lorsque celle-ci est susceptible: a. de mettre en danger la sécurité intérieure ou extérieure de la Confédération; b. de porter atteinte durablement aux relations avec des Etats étrangers, avec des organisations internationales ou aux relations entre la Confédération et les cantons; ou c. de nuire gravement à la capacité d’action du Conseil fédéral. 4 Un intérêt privé prépondérant, digne de protection, peut s’opposer à la consulta- tion, en particulier lorsque celle-ci conduit à révéler prématurément des secrets pro- fessionnels ou des secrets de fabrication. 5 Les fonds soumis à des délais de protection particuliers en application de l’art. 12, al. 1, de la loi sont mentionnés à l’annexe 3. Le département peut modifier ou com- pléter cette liste. La dernière version de la liste est conservée aux Archives fédérales et peut être librement consultée. L’annexe mise à jour est publiée chaque année dans le Recueil officiel.
Section 3 Requête adressée aux autorités
Art. 15 Demandes de consultation; généralités (Art. 9, 11, 12 et 13 LAr)
1 La consultation peut être demandée oralement ou par écrit.
2 Les demandes de consultation pendant le délai de protection doivent être motivées par écrit. 3 Les demandes de consultation des documents encore soumis au délai de protection doivent prouver, le cas échéant, que les documents avaient été accessibles au public, pour autant que l’accès public ne soit pas réglé par une loi.
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Art. 16 Demandes de consultation des documents soumis au délai de protection prolongé (Art. 11 LAr) 1 Pour les demandes de consultation pendant le délai de protection prolongé visé à l’art. 11 de la loi, il suffit de prouver: a. que la personne concernée a donné son autorisation; ou b. que la personne concernée est décédée depuis au moins trois ans. 2 Si la recherche ne porte pas expressément sur des personnes, il suffit que la de- mande soit assortie d’une déclaration écrite appropriée.
Section 4 Décision de l’autorité
Art. 17 Droit de décision L’autorité compétente décide, dans le cadre des dispositions de la loi et de la pré- sente ordonnance, de l’accès à tous les documents qu’elle a produits ou qu’elle a reçus.
Art. 18 Autorisation de consulter pendant les délais de protection (Art. 9, 11, 12 et 13 LAr) 1 L’autorité compétente autorise la consultation pendant le délai de protection si les documents concernés, qu’ils portent sur des faits ou sur des personnes, avaient été accessibles au public avant l’expiration du délai de protection, sous réserve qu’aucun nouvel intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y oppose. 2 L’autorité compétente autorise la consultation pendant le délai de protection pro- longé prévu à l’art. 11, al. 1 et 2, de la loi si les conditions prévues à l’art. 16, al. 1 sont remplies. 3 L’autorité compétente peut, à la demande des Archives fédérales, autoriser la con- sultation des documents pendant le délai de protection: a. si aucune disposition légale n’en dispose autrement; et b. si aucun intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y oppose; ou c. si la recherche ne porte pas expressément sur des personnes conformément à l’art. 11, al. 3, de la loi. 4 Aucun intérêt privé prépondérant ne peut être invoqué pour protéger les activités publiques des personnes appartenant à l’histoire contemporaine.
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Art. 19 Charges et conditions (Art. 13, al. 2 et 3, LAr) 1 Pendant les délais de protection, l’autorité de décision peut assortir la consultation de charges et de conditions; elle peut en particulier interdire l’exploitation de certai- nes parties de dossiers ou exiger que les données soient rendues anonymes. 2 Les Archives fédérales peuvent exiger de la personne qui consulte les archives une déclaration écrite confirmant qu’elle a pris connaissance des charges et des condi- tions. 3 Dans des cas particuliers, l’autorité peut exiger que le texte lui soit présenté avant la publication.
Section 5 Protection des données; procédure
Art. 20 Droit d’obtenir des renseignements (Art. 15, al. 1 et 2, LAr)
1 Toute personne peut demander des renseignements sur des données archivées qui
la concernent et qui sont conservées aux Archives fédérales ou dans les services qui archivent eux-mêmes leurs documents. 2 Avant de communiquer ces renseignements, le service compétent vérifie l’identité du requérant et décide de la légitimité de la demande visée à l’al. 1.
3 Une demande de renseignements n’est pas recevable si les données ne sont plus
classées selon le nom de la personne concernée ou si la communication des rensei- gnements est incompatible avec une gestion administrative rationnelle. 4 Pour le reste, le droit d’obtenir des renseignements est régi par la législation sur la protection des données.
Art. 21 Contestation (Art. 15, al. 3, LAr)
1 Si une personne concernée apprend que des données qu’elle considère comme in-
exactes se trouvent dans des documents archivés, elle peut en faire mentionner le caractère inexact, mais ne peut en exiger la rectification. 2 La contestation est déposée par écrit auprès du service où la consultation a eu lieu. Elle indiquera explicitement qu’il s’agit d’une contestation et elle mentionnera le lieu, la date et la signature de la personne concernée.
3 La contestation sera jointe aux documents à l’endroit correspondant.
Art. 22 Procédure en cas de refus d’autoriser la consultation ou de commu- niquer des renseignements (Art. 9, al. 1, 11, 13, al. 1, et 15 LAr) 1 Avant qu’une décision négative ou partiellement positive ne soit rendue, le requé- rant sera entendu. A sa demande, une décision sujette à recours sera rendue.
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2 La procédure est régie par la loi sur la procédure administrative3. La procédure de l’art. 15, al. 1, de la loi est réservée.
Chapitre 4 Utilisation des archives à des fins commerciales
Art. 23 Utilisation des archives à des fins commerciales par les Archives fédérales (Art. 19 LAr)
Les Archives fédérales peuvent utiliser les archives à des fins commerciales lorsque cela n’entrave pas les activités relevant de la souveraineté de l’Etat, ne porte pas abusivement atteinte à des tiers dans l’exercice de leurs activités commerciales et ne s’oppose pas aux droits d’auteur.
Art. 24 Transfert de droits sur les archives pour leur utilisation à des fins commerciales (Art. 19 LAr) 1 Les Archives fédérales peuvent, par une autorisation, transmettre à des tiers des droits sur les archives pour qu’ils les utilisent à des fins commerciales. L’autorisation se fonde sur une demande écrite adressée aux Archives fédérales.
2 L’autorisation peut être accordée:
a. si un accord a été conclu, qui circonscrit l’utilisation des archives et qui fixe le montant de l’indemnité; b. si cette utilisation n’empiète pas sur d’autres droits qui s’y opposeraient; et c. si les droits d’utilisation des autres utilisateurs ne s’en trouvent pas res- treints.
3 Les Archives fédérales peuvent renoncer à demander une indemnité lorsque les
droits d’utilisation sont concédés à une institution ou à une personne à but non lu- cratif.
4 L’autorisation peut être assortie de charges et de conditions.
5 L’approbation des Archives fédérales est nécessaire pour l’utilisation à des fins commerciales des archives des services qui archivent eux-mêmes leurs documents. 6 La procédure est régie par les dispositions de la loi sur la procédure administra- tive4.
3 RS 172.021 4 RS 172.021
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Art. 25 Exception à l’inaliénabilité des archives (Art. 20 LAr)
Les archives ne peuvent pas être aliénées à moins qu’elles ne soient disponibles en deux ou plusieurs exemplaires identiques et que les copies ne soient plus nécessai- res.
Chapitre 5 Dispositions finales
Art. 26 Abrogation du droit en vigueur
1 Le Règlement du 15 juillet 19665 pour les archives fédérales est abrogé.
2 L’art. 15 de l’ordonnance du 14 juin 19936 relative à la loi fédérale sur la protec- tion des données est abrogé.
Art. 27 Modifications du droit en vigueur 1. L’ordonnance du 10 décembre 19907 sur la classification et le traitement d’infor- mations de l’administration civile est modifiée comme suit:
Art. 20 Archivage 1 La proposition aux Archives fédérales des informations classifiées qui ne sont plus utilisées en permanence est régie par les dispositions de la loi fédérale du 26 juin
19988 sur l’archivage.
2 En l’absence de réglementation dérogatoire, la classification d’informations archi- vées devient caduque après l’expiration des délais de protection prévus aux art. 9, 11 et 12 de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage.
2. L’ordonnance du 14 juin 19939 relative à la loi fédérale sur la protection des don- nées est modifiée comme suit:
Art. 27 Proposition des documents aux Archives fédérales 1 Conformément à la loi fédérale du 26 juin 199810 sur l’archivage, les organes fédé- raux proposent aux Archives fédérales de reprendre toutes les données personnelles dont ils n’ont plus besoin en permanence, à moins qu’ils ne les archivent eux- mêmes.
5 RO 1966 942, 1973 1591 6 RS 235.11 7 RS 172.015 8 RS 152.1; RO 1999 2243 9 RS 235.11 10 RS 152.1; RO 1999 2243
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2 Les organes fédéraux détruisent les données personnelles que les Archives fédéra- les ont désignées comme n’ayant pas de valeur archivistique, à moins que celles-ci: a. ne soient rendues anonymes; b. ne doivent être conservées à titre de preuve ou par mesure de sûreté.
er
3. L’ordonnance du DDPS du 1 mai 199011 concernant la protection des informa-
tions militaires est modifiée comme suit:
Art. 15 Archivage 1 L’administration doit proposer aux Archives fédérales toutes les informations clas- sifiées dont elle n’a plus besoin en permanence, conformément aux dispositions de la loi fédérale du 26 juin 199812 sur l’archivage. 2 En l’absence de réglementation dérogatoire, la classification des documents archi- vés devient caduque après l’expiration des délais de protection prévus aux art. 9, 11 et 12 de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage.
Art. 28 Entrée en vigueur er La présente ordonnance entre en vigueur le 1 octobre 1999.
8 septembre 1999 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Ruth Dreifuss Le chancelier de la Confédération, François Couchepin
11 RS 510.411 12 RS 152.1; RO 1999 2243
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Annexe 1 (Art. 2, al. 1)
Liste des organes fédéraux (Art. 1, al. 1, let. b à d, LAr)
a. Unités administratives de l’administration fédérale centrale: Selon l’annexe de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouver- nement et de l’administration13.
b. Unités administratives de l’administration fédérale décentralisée: −= Régie fédérale des alcools −= Contrôle fédéral des finances −= Préposé fédéral à la protection des données −= Institut suisse de droit comparé −= Secrétariat des Commissions des finances et de la délégation des finances des Chambres fédérales −= Commission fédérale des banques −= Commission fédérale de la communication −= Commission de la concurrence
c. Formations de l’armée −= Etat-major de l’armée −= Grandes Unités −= Corps de troupe −= Unités de troupe
d. Représentations diplomatiques et consulaires suisses
13 RS 172.010.1
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e. Commissions fédérales de recours et d’arbitrage Département fédéral des affaires étrangères −= Commission de recours concernant les demandes d’indemnisation envers l’étranger Département fédéral de l’intérieur −= Commission de recours EPF −= Commission de recours en matière d’encouragement de la recherche −= Commission de recours concernant la Fondation Pro Helvetia −= Commission de recours en matière d’assurance-vieillesse, survivants et inva- lidité pour les personnes résidant à l’étranger −= Commission de recours en matière de prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité −= Commission de recours en matière de liste des spécialités de l’assurance- maladie −= Commission de recours en matière d’assurance-accidents Département fédéral de justice et police −= Commission de recours en matière de propriété intellectuelle −= Commission de recours en matière de surveillance des assurances privées −= Commission suisse de recours en matière d’asile14 −= Commission arbitrale fédérale pour la gestion de droits d’auteur et de droits voisins Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports −= Commission de recours DDPS −= Commission de recours en matière de protection civile Département fédéral des finances −= Commission de recours en matière de personnel fédéral −= Commission de recours en matière de contributions −= Commission de recours en matière de douanes −= Commission de recours en matière d’alcool −= Commission de recours en matière de marchés publics −= Instance de recours paritaire
14 L’art. 22 de l’Ordonnance du 18 décembre 1991 concernant la Commission suisse de recours en matière d’asile est réservé (RS 142.317).
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Département fédéral de l’économie −= Commission de recours DFE −= Commission de recours pour les questions de concurrence Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la com- munication −= Commission fédérale de recours en matière d’économie des eaux, de télé- communications et de poste15 −= Commission d’arbitrage en rapport avec la loi sur les chemins de fer −= Autorité indépendante d’examen des plaintes en matière de radio-télévision (AIEP) Chancellerie fédérale −= Commission fédérale de la protection des données
15 A compter du 1er janvier 2000: Commission de recours DETEC.
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Annexe 2 (Art. 2, al. 2)
Liste des établissements fédéraux autonomes et des institutions fédérales similaires (Art. 1, al. 1, let. e, LAr)
a. Archivent eux-mêmes leurs documents: −= La Poste −= l’Institut fédéral pour l’aménagement, l’épuration et la protection des eaux −= l’Institut fédéral de recherches sur la forêt, la neige et le paysage −= le Laboratoire fédéral d’essai des matériaux et de recherches −= les Ecoles polytechniques fédérales (de Lausanne et de Zurich) −= l’Institut Paul Scherrer −= le Conseil des écoles polytechniques fédérales −= les Chemins de fer fédéraux (CFF) −= la Caisse nationale d’assurance-accidents (SUVA)
b. Est soumis à l’obligation de proposer ses documents aux Archives fédérales: −= l’Institut fédéral de la Propriété Intellectuelle
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Annexe 3 (Art. 14, al. 5)
Liste des archives soumises à un délai de protection prolongé (Art. 12, al. 1, LAr) Archives soumises à un délai de protection de 50 ans selon l’art. 12, al. 1, LAr et l’art. 14, al. 5, OLAr. Le Département fédéral de l’intérieur peut modifier ou compléter cette liste. La dernière version de la liste est conservée aux Archives fédérales et peut être li- brement consultée. L’annexe mise à jour est publiée chaque année dans le Re- cueil officiel. Cote du fonds et pé- Désignation officielle du fonds: Remarques: riode16:
E 1002 Cahiers de notes du rédacteur des pro- (1919)–(1961) cès-verbaux (des séances du Conseil fédéral) E 1003 (–) Procès-verbaux des délibérations du (1946)– Conseil fédéral E 1005 (–) Procès-verbaux secrets du Conseil fé- (1914)– déral E 1050.8 (–) Commissions militaires des Chambres Sous réserve de l’accès (1946)– fédérales17 aux documents corres- (aujourd’hui appelées: Commissions de pondants des services du la politique de sécurité) DDPS E 2001 –0.2 [en partie DFAE, Le délai de protection anc. E 2001 (D)] Division des affaires étrangères prolongé, fixé à 50 ans, 1937–1945 ne vaut que pour les do- cuments produits dans l’exercice de mandats de représentation d’intérêts étrangers. Sous réserve d’accords internationaux E 2001 (E) Az. B.24 DFAE, Sous réserve d’accords 1946– Intérêts étrangers internationaux
16 Les années entre parenthèses sont les dates limites marquant l’année où ont été établis le premier et le dernier document du fonds. Les années sans parenthèses renvoient à la durée de validité du cadre de classement con- cerné. Le laps de temps indiqué montre ainsi la période durant laquelle la majorité des documents du fonds ont été établis. 17 Sous réserve de l’art. 27, al. 2 du Règlement du Conseil national du 22 juin 1990 et de l’art. 20, al. 2 du Règlement du Conseil des Etats du 24 sept. 1986, qui prévoient que les procès-verbaux des commissions relatifs à des actes législatifs sont disponibles, après le vote final, s’il y a lieu après l’expiration du délai référendaire ou une votation populaire, à des fins de recherches scientifiques ou d’application du droit.
Ordonnance sur l’archivage RO 1999
Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques:
E 2003 (A) Az. o.8 DFAE, Le délai de protection 1955– Direction des organisations internatio- prolongé, fixé à 50 ans, nales ne vaut que pour les do- cuments produits dans l’exercice de mandats de représentation d’intérêts étrangers. Sous réserve d’accords internationaux E 2200 (A–Z) DFAE, Le délai de protection [représentation] Représentations diplomatiques et con- prolongé, fixé à 50 ans, (dès 1966, position 82 sulaires suisses à l’étranger ne vaut que pour les do- sur le cadre de classe- cuments produits dans ment, avant pas de l’exercice de mandats de systématique) représentation d’intérêts étrangers. Sous réserve d’accords internationaux E 3240 (A) DFF, Le délai de protection (1877)– Office des constructions fédérales prolongé, fixé à 50 ans, (aujourd’hui appelé: l’Office fédéral ne vaut que pour les ins- des constructions et de la logistique) tallations classifiées. E 3241 (–) DFF, Des délais de protection Versement Akz. Direction des constructions fédérales: supplémentaires – au- 1971/158 contrats relatifs aux constructions clas- delà de 50 ans – sont 1884–1969 sifiées, appendices des contrats et do- décidés en fonction de la cuments y relatifs durée d’utilisation de (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- l’installation. ral des constructions et de la logisti- que) E 3242 (–) DFF, Des délais de protection (1944)– Direction des constructions fédérales: supplémentaires – au- génie civil, installations classifiées delà de 50 ans – sont (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- décidés en fonction de la ral des constructions et de la logisti- durée d’utilisation de que) l’installation. E 4001 (C) –(E) DFJP, Le délai de protection 1941– Dossiers personnel de documentation prolongé, fixé à 50 ans, des chefs du Département ne vaut que pour les do- cuments de la Confédé- ration établis pour assu- rer la protection de l’Etat. E 4002 (–) 1991/190 DFJP, Le délai de protection (1925)– Secrétariat général, presse + radio prolongé, fixé à 50 ans, ne vaut que pour les ins- tallations classifiées. E 4110 (B) DFJP, 1900–(1990) Office fédéral de la Justice, Service des questions spéciales du droit de néces- sité
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Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques:
E 4113 (A) DFJP, (1953)–(1982) Office fédéral de la Justice, Bureau central pour la préparation civile à la guerre E 4320 (B) DFJP, Le délai de protection (1931–1959) Ministère public de la Confédération, prolongé, fixé à 50 ans, Service de police ne vaut que pour les do- cuments de la Confédé- ration établis pour assu- rer la protection de l’Etat. E 4320 (C) DFJP, Le délai de protection 1960– Ministère public de la Confédération, prolongé, fixé à 50 ans, Service de police (SOBE) ne vaut que pour les do- cuments de la Confédé- ration établis pour assu- rer la protection de l’Etat. E 4321 (A) DFJP, Le délai de protection 1931– Ministère public de la Confédération, prolongé, fixé à 50 ans, Service juridique ne vaut que pour les do- cuments de la Confédé- ration établis pour assu- rer la protection de l’Etat. E 4323 (A) DFJP, (1848)– Ministère public de la Confédération, Bureau central de police (fausse mon- naie) (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- ral de la police) E 4324 (A) DFJP, (1930)– Ministère public de la Confédération, Bureau central de police (stupéfiants) (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- ral de la police) E 4326 (A) DFJP, (1931)– Ministère public de la Confédération, Bureau central de police (Service In- terpol) (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- ral de la police) E 4327 (A) DFJP, Le délai de protection (1891)– Ministère public de la Confédération prolongé, fixé à 50 ans, (diverses unités organisationnelles) ne vaut que pour les do- cuments de la Confédé- ration établis pour assu- rer la protection de l’Etat. E 4380 (B) DFJP, Le délai de protection 1990/96 Office fédéral de la Propriété Intellec- prolongé, fixé à 50 ans, tuelle ne vaut que pour les re- (aujourd’hui appelé: l’Institut fédéral quêtes de réintégration.
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Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques: de la Propriété Intellectuelle) E 5460 (B) DDPS, Le délai de protection 1982–(1994) Office fédéral de l’aviation militaire et prolongé, fixé à 50 ans, de la défense contre avion ne vaut que pour les do- cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5460–01 DDPS, Le délai de protection 1998/162 Office fédéral de l’aviation militaire et prolongé, fixé à 50 ans, de la défense contre avion, guerre ne vaut que pour les do- électronique cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5461 (A) DDPS, Le délai de protection 1968–1976 Commandement des troupes d’aviation prolongé, fixé à 50 ans, et de défense contre avions, conduite et ne vaut que pour les do- engagement cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5461 (B) DDPS, Le délai de protection 1977– Commandement des troupes d’aviation prolongé, fixé à 50 ans, et de défense contre avions, conduite et ne vaut que pour les do- engagement cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res.
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Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques:
E 5462 (A) DDPS, Le délai de protection (1914)–(1989) Renseignements aviation et défense prolongé, fixé à 50 ans, contre avions ne vaut que pour les do- cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5465 (B) DDPS, Le délai de protection 1953–1963 Direction des aérodromes militaires prolongé, fixé à 50 ans, ne vaut que pour les do- cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5465 (C) DDPS, Le délai de protection 1964–1968 Service des aérodromes militaires prolongé, fixé à 50 ans, ne vaut que pour les do- cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5465 (D) DDPS, Le délai de protection 1969–(1987) Office fédéral des aérodromes militai- prolongé, fixé à 50 ans, res ne vaut que pour les do- cuments classés secrets et spécialement désignés, conformément à l’art. 15, al. 2, de l’ordonnance du DDPS du 1er mai 1990 relative à la protection des informations militai- res. E 5480 (A) DDPS, Des délais de protection (1846)–1950 Office fédéral du génie et des fortifica- supplémentaires – au- tions delà de 50 ans – sont décidés en fonction de la durée d’utilisation de l’installation.
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Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques:
E 5480 (B) DDPS, Des délais de protection 1951–1978 Office fédéral du génie et des fortifica- supplémentaires – au- tions delà de 50 ans – sont décidés en fonction de la durée d’utilisation de l’installation. E 5480 (C) DDPS, Des délais de protection 1979– Office fédéral du génie et des fortifica- supplémentaires – au- tions delà de 50 ans – sont décidés en fonction de la durée d’utilisation de l’installation. E 5481 (–) DDPS, Des délais de protection 1815–1947 Bureau des fortifications supplémentaires – au- (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- delà de 50 ans – sont ral du matériel d’armée et des cons- décidés en fonction de la tructions ou le Groupe de la planifica- durée d’utilisation de tion de l’Etat-major général) l’installation. E 5485 (A) DDPS, Des délais de protection (1938)–(1964) Bureau des fortifications de Sargans supplémentaires – au- (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- delà de 50 ans – sont ral du matériel d’armée et des cons- décidés en fonction de la tructions ou le Groupe de la planifica- durée d’utilisation de tion de l’Etat-major général) l’installation. E 5486 (A) DDPS, Des délais de protection 1939–1947 Bureau de la construction de Sargans supplémentaires – au- (compétent aujourd’hui: l’Office fédé- delà de 50 ans – sont ral du matériel d’armée et des cons- décidés en fonction de la tructions ou le Groupe de la planifica- durée d’utilisation de tion de l’Etat-major général) l’installation. E 5562 (–) DDPS, (1972)–(1991) Etat-major du Groupement de l’Etat- major général, Services de sécurité de l’armée E 5563 (–) DDPS, (1981)–(1993) Etat-major du Groupement de l’Etat- major général, Projet 26 E 6501 (–) DFF, Le délai de protection 1988/160 Office fédéral de l’organisation, Plani- prolongé, fixé à 50 ans, (1955)– fication fonctionnelle de la construc- ne vaut que pour les ins- tion concernant des abris tallations classifiées. (compétent aujourd’hui: le Secrétariat général du Département fédéral des finances et l’Office fédéral des cons- tructions et de la logistique) E 8170 (D) DETEC, Le délai de protection 1938–(1984) Office fédéral de l’économie des eaux prolongé, fixé à 50 ans, ne vaut que pour les cal- culs d’ondes de submer- sion (barrages).
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Cote du fonds et période: Désignation officielle du fonds: Remarques:
E 8171 (–) DETEC, Le délai de protection (1930)–(1987) Office fédéral de l’économie des eaux; prolongé, fixé à 50 ans, correction de cours d’eau et grands ne vaut que pour les cal- barrages culs d’ondes de submer- sion (barrages). E 8300 (A) DG/DA CFF, usines électriques Le délai de protection 1922/146 + 147 prolongé, fixé à 50 ans, ne vaut que pour les cal- culs d’ondes de submer- sion. E 9500.73 (–) Commission des fortifications Des délais de protection 1926–1939 supplémentaires – au- delà de 50 ans – sont décidés en fonction de la durée d’utilisation de l’installation. E 9500.174 (–) Commission de la sécurité des instal- (1960)–(1977) lations nucléaires pas encore de désigna- DETEC, tion Section Technologie nucléaire et sûreté de l’Office fédéral de l’énergie